Controleprotocol 2005 Centraal Orgaan opvang asielzoekers
[Vervallen per 18-03-2020]
1. Inleiding
[Vervallen per 18-03-2020]
1.1. Algemeen
[Vervallen per 18-03-2020]
Artikel 18 van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (hierna Wet COA) schrijft onder meer voor dat het COA rekening en verantwoording over het voorafgaande begrotingsjaar aan de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie aflegt. Onderdeel van het afleggen van deze rekening en verantwoording is een onderzoek door de accountant naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening.
In artikel 19 van de Wet COA wordt bepaald dat de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie nadere regels kan stellen voor de reikwijdte en de intensiteit van de accountantscontrole betreffende financiële verslaglegging. In dit controleprotocol worden die nadere regels aangereikt.
Het controleprotocol bevat geen aanwijzingen met betrekking tot controle technische zaken die vanuit het vakgebied van de accountant gebruikelijk zijn en worden verondersteld bekend te zijn bij de accountant. Nadere aanwijzingen ten behoeve van de accountant zijn verwoord in hoofdstuk 4.
Het controleprotocol is zodanig van opzet dat vanaf de jaarrekening 2005 het in beginsel voor een reeks van jaren kan gelden. Zo nodig zal het jaarlijks worden bijgesteld op grond van feitelijke ontwikkelingen.
1.2. Doel en reikwijdte van het controleprotocol
[Vervallen per 18-03-2020]
Het doel van het controleprotocol is het aangeven van het kader en het geven van nadere aanwijzingen en aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (hierna: COA). Het COA-bestuur is primair verantwoordelijk voor de naleving van het controleprotocol. Het COA-bestuur maakt afspraken met de accountant inzake de uitvoering.
1.3. Hoofdlijnen van het controleprotocol
[Vervallen per 18-03-2020]
In het controleprotocol worden de aspecten behandeld die noodzakelijk zijn om op een uniforme wijze de jaarlijkse accountantscontrole van het COA vorm te geven, zonder afbreuk te doen aan de eigen vaktechnische verantwoordelijkheid van de controlerend accountant. Met dit controleprotocol wordt vooral een basis gelegd voor de aansturings- en verantwoordingsrelatie tussen de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie en het COA.
In de eerste plaats is het object van controle gedefinieerd. Het betreft de jaarrekening van het COA gericht aan de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie alsmede de beoordeling van het proces van totstandkoming van de verantwoording van het gevoerde financieel en materieel beheer en de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid.
In het controleprotocol zijn de belangrijkste criteria voor de controle opgenomen. Het betreft de getrouwheid en de rechtmatigheid van opgenomen financiële informatie en de totstandkoming van informatie over het beleid, de bedrijfsvoering en het financieel en materieel beheer.
Tevens wordt het toetsings- en referentiekader (de norm) voor de controle behandeld. Dit betreft vooral de relevante wet- en regelgeving en de algemeen aanvaarde en gebruikelijke normen voor wat betreft de getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten in het kader van de accountantscontrole.
Het controleprotocol geeft verder op hoofdlijnen invulling aan de wijze van controleren (de controleaanpak). Rekening houdend met de in het controleprotocol aangegeven systematiek, aandachtspunten en diepgang van de controle zal dit vooral ook een verantwoorde vaktechnische – op de situatie toegespitste – invulling van de accountant vergen.
De rapportages over de resultaten van de controles vormen de einduitkomsten van de werkzaamheden die door de accountant zijn verricht en zullen uiteindelijk hun neerslag vinden in accountantsverklaring en -rapportages.
In dit controleprotocol worden in hoofdstuk 2 relevante definities behandeld. In hoofdstuk 3 is de van toepassing zijnde regelgeving opgenomen en in hoofdstuk 4 worden de aanpak en resultaten van de jaarlijkse accountantscontrole van de jaarrekening behandeld. In hoofdstuk 5 wordt in hoofdlijnen ingegaan op de rapportages.
1.4. Verantwoordingsinstructies
[Vervallen per 18-03-2020]
Separaat van dit controleprotocol kan, op grond van artikel 14 lid 2 Wet COA, de Minister regels stellen met betrekking tot de verstrekking van informatie. De aanvullende regels worden in een aanvullende instructie aan het COA ter beschikking gesteld.
Van de aanvullende regels is de sturingsrelatie uitgewerkt in het integraal document en de verantwoording in het Informatieprotocol.
2. Definities
[Vervallen per 18-03-2020]
Het COA
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, bedoeld in artikel 2 van de Wet COA en belast met de taken die beschreven zijn in artikel 3 van de Wet COA. Op het COA is het baten en lasten stelsel van toepassing.
Het bestuur
Het bestuur van het COA, zoals wordt beschreven in artikel 5 van de Wet COA.
De accountant
De deskundige, zoals wordt beschreven in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, die is belast met de controle van de jaarrekening van het COA.
Het financiële verslag
Het financiële verslag is beschreven in artikel 18 eerste lid van de Wet COA en dient binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar aan de Minister te worden gezonden. Het financiële verslag bestaat uit directieverslag, bedrijfsvoeringsverslag, jaarrekening, overige gegevens en overige niet financiële informatie, zoals vastgelegd in het integraal document.
Financiële informatie
Tot de financiële informatie wordt gerekend informatie over baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten, zoals deze uit de administratie blijken, en de toelichtingen daarbij.
Directieverslag
Het directieverslag (art. 391 boek 2 titel 9 BW) geeft informatie over het verleden en gebeurtenissen na de balansdatum (= 31 december), toekomstverwachtingen en onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten.
Het bedrijfsvoeringsverslag
Het COA-bestuur neemt in het financiële verslag informatie over de bedrijfsvoering op waaruit blijkt dat op gestructureerde wijze aandacht is besteed aan de bedrijfsvoering, dat sprake is geweest van beheerste bedrijfsprocessen en of er specifieke punten van aandacht met verbeteracties zijn. Het bestuur geeft daarmee informatie over de mate waarin aan de vooraf gestelde eisen met betrekking tot het bedrijfsvoeringsplan is voldaan.
Het COA dient in het bedrijfsvoeringsverslag verantwoording op te nemen waarin tenminste wordt ingegaan op:
De administratieve organisatie;
Risico’s welke geanalyseerd dienen te worden;
De betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening;
Instrumenten van sturing en beheersing die dienen te worden ingezet (b.v. als uitvloeisel van bevindingen van de accountant en op basis van de risicoanalyses);
Maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
De wijze van kwaliteitsborging.
De risicoanalyse maakt deel uit van het bedrijfsvoeringsverslag en de onderwerpen kunnen jaarlijks in overleg met het COA worden vastgelegd in een brief met toezichtsafspraken. Indien van toepassing dienen onderwerpen vóór 1 september van het voorafgaande jaar te worden aangeleverd bij het COA.
De jaarrekening
In de jaarrekening wordt door het bestuur van het COA rekening en verantwoording afgelegd over het financieel beheer van het COA betreffende het verstreken boekjaar.
De jaarrekening bestaat tenminste uit de volgende onderdelen balans, baten- en lastenrekening en toelichting op de balans en de baten- en lastenrekening.
In de jaarrekening dient tevens de door het COA voorgestelde subsidie-afrekening opgenomen te worden.
Overige gegevens
Onder de overige gegevens worden de gebeurtenissen na balansdatum en de accountantsverklaring opgenomen.
Overige niet financiële informatie
De niet financiële informatie over het gevoerde beleid en in het kader van de uitvoering van de bedrijfsprocessen omvat prijs-, volume- (zogeheten kengetallen) en prestatiegegevens zoals beschreven in het informatieprotocol.
Het meetsysteem
Het meetsysteem wordt gebaseerd op de kwaliteitseisen zoals deze zijn gedefinieerd in de productenklapper die behoort tot het integraal document. Het meetsysteem is gebaseerd op de aan de producten gelieerde prestatie-indicatoren die zijn voorzien van een norm zoals deze zijn vastgelegd in het integraal document.
De accountantsverklaring
De verklaring bedoeld in artikel 18, derde lid van de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers. De accountant dient de uitslag van zijn onderzoek weer te geven in de vorm van een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten en lasten.
Rapport van bevindingen
De schriftelijke rapportage van de accountant van zijn bevindingen aan het COA bestuur naar aanleiding van de beoordeling van o.a. de controle van de jaarrekening, de administratieve organisatie en de interne controle.
Het Integraal Document
Het sturingsmodel waarin afspraken tussen het DGIAV/DVB en het COA zijn vastgelegd.
Bijlage Toelichting controleprotocol
[Vervallen per 18-03-2020]
Toelichting rechtmatigheid
[Vervallen per 18-03-2020]
De normering is vaak – maar niet altijd – vastgelegd in nadere regelgeving en/of uitvoeringsvoorschriften. Ter handreiking worden de volgende rechtmatigheidseisen in algemene zin gesteld:
– De kosten dienen een (publiek en maatschappelijk relevant) doel (functionaliteitseis);
– Het dient aannemelijk te zijn dat de desbetreffende kosten ook daadwerkelijk voor dat doel zijn gedaan en dat de (tegen)prestatie is verricht (aannemelijkheidseis).
Bij de beoordeling van de rechtmatigheid worden de kosten getoetst aan deze twee algemene eisen. Deze toetsing vindt ook plaats indien nadere gecodificeerde normen in de vorm van uitvoeringsvoorschriften ontbreken. Het is derhalve niet zo dat de kosten nimmer als rechtmatig kan worden gekwalificeerd wanneer dergelijke regels ontbreken.
Voorgaande algemene eisen kunnen als volgt nader geoperationaliseerd worden naar minimale eisen inzake de rechtmatigheid van de kosten respectievelijk een opbrengst:
De kosten moeten binnen de vastgestelde begrotingskaders vallen:
De kosten zijn, behalve in uitzonderingsgevallen, onderbouwd met originele ‘stukken’ (de kosten zijn gemaakt). De stukken worden voorzien van een blokstempel waaruit de prestatieverklaring, registratie, fiattering en betaling blijkt;
Aan de hand van een bewijs(stuk) kan worden vastgesteld dat de (tegen)prestatie daadwerkelijk is geleverd;
Er is in voldoende mate sprake van functiescheiding binnen de organisatie (verbruiken, autoriseren, registreren en betalen) met betrekking tot de behandeling van kosten;
Voor het doen van kosten en het aangaan van kosten gelden regels waaraan voldaan moet worden (bijv. aanbestedingsrichtlijnen);
De betaling is gedaan tot het juiste bedrag, op het juiste tijdstip, aan de juiste persoon en is door de juiste, en tot het doen van uitgaven bevoegde persoon.
Toelichting fouten en onzekerheden
[Vervallen per 18-03-2020]
Fouten
[Vervallen per 18-03-2020]
Wanneer bij de controle van de financiële informatie een afwijking van één van de criteria rechtmatigheid en/of getrouwe weergave wordt geconstateerd, wordt dat als een fout aangemerkt. Wanneer de jaarrekening niet is opgesteld overeenkomstig de inrichtingsvoorschriften en/of de toelichting is niet toereikend, dan wordt dit apart in het oordeel vermeld.
Er is in het algemeen geen relatie tussen een rechtmatigheidsfout en een niet-getrouwe weergave. Een onrechtmatig bedrag kan op de juiste wijze in de financiële verantwoording zijn weergegeven. Onrechtmatigheid leidt dus niet automatisch tot niet-getrouwe weergave. Een niet-getrouwe weergave leidt niet automatisch tot onrechtmatigheid. Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt een gedragslijn, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed hebben op de hoogte van de financiering:
Geconstateerde materiële fouten moeten door het COA in de jaarrekening worden gecorrigeerd;
Voor alle geconstateerde fouten gelden de in de tabel van paragraaf 4.4.4 vermelde toleranties.
Niet-gecorrigeerde fouten dienen tenminste met een nadere indicatie van de materialiteit te worden vermeld in het accountantsrapport en waar nodig te leiden tot vermelding in de accountantsverklaring.
Onzekerheden
[Vervallen per 18-03-2020]
Er is onder meer sprake van een onzekerheid indien door tekortkomingen in het financiële beheer niet vastgesteld kan worden of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan niet getrouw zijn weergegeven.
Onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de financiering dienen niet alleen adequaat te worden toegelicht in de jaarrekening maar ook met een nadere indicatie te worden vermeld in het accountantsrapport en – waar nodig – te leiden tot vermelding in de accountantsverklaring.
Voor nadere richtlijnen en het omgaan met kwalitatieve aspecten als aard en oorzaak van fouten en onzekerheden wordt verwezen naar de richtlijnen voor de accountantscontrole.