Verdrag inzake de oprichting van de Caraïbische Postunie, met Protocol inzake voorrechten en immuniteiten van de Caraïbische Postunie, Saint Lucia, 05-09-1997

Geraadpleegd op 03-09-2025. Gebruikte datum 'geldig op' 20-06-2001.
Geldend van 20-06-2001 t/m 31-12-2006

Verdrag inzake de oprichting van de Caraïbische Postunie, met Protocol inzake voorrechten en immuniteiten van de Caraïbische Postunie

Authentiek : EN

PART 1. Caribbean Postal Union. Convention and Protocol

Convention and Protocol

Preamble

The undersigned Plenipotentiaries of the Governments of Contracting Parties:

considering the importance of domestic and international postal services for the development of human and commercial relations;

aware of the common problems facing the postal administrations of the Region;

wishing to promote the improvement and development of their postal services through extensive co-operation and consultation; and

having regard to Article 8 of the Constitution of the Universal Postal Union.

have agreed as follows:

Article 1. Establishment and purpose of the Caribbean Postal Union

• 1 The Contracting Parties hereby establish among themselves the Caribbean Postal Union.

• 2 The purpose of the Union shall be to:

  • a) improve the response to customers' requirements for postal facilities of all kinds;

  • b) facilitate the improvement and security of postal services;

  • c) co-ordinate postal training arrangements and postal operational services; and

  • d) promote international postal co-operation in the spirit and observance of the Acts of the Universal Postal Union.

• 3 The Union shall be considered a Restricted Union of the Universal Postal Union as provided for in Article 8 of the Constitution of the Universal Postal Union.

Article 2. Membership of the Union

• 1 Membership of the Caribbean Postal Union shall be open to all the Countries and Territories listed in the schedule.

• 2 Each of these Countries or Territories may announce its accession to this Convention at any time by notifying the Secretary General of the Union of the fact. They shall sign and ratify the Convention at the earliest opportunity thereafter.

• 3 Any other country may become a party to this Convention by application in accordance with Paragraph 4 of this Article, subject however, to such terms and conditions as the Conference may determine.

• 4 Applications for admission to membership of the Union shall be sent to the Secretary General of the Union accompanied by a formal declaration of intention to accept the obligations of this Convention.

• 5 The Secretary-General of the Union shall consult all members as soon as possible on applications for admission that he has received. A country shall be admitted to membership of the Union if its application for admission has been approved by two-third of the members of the Union. The admission shall then be notified to the members of the Union by the Secretariat of the Union, and shall take effect on a date agreed between the new member and the Secretary General.

Article 3. The Conference

• 1 The Conference shall be the supreme organ of the Union. lt shall be composed of the members' representatives who must be duly authorized to negotiate on behalf of and to commit their respective countries in accordance with their constitutional procedures.

• 2 The Conference shall fix the dates of its meetings in relation to the Congresses of the Universal Postal Union. lt shall normally meet once during the year preceding a Congress and once during the two years following that Congress. In addition, the Conference may meet in extraordinary session at the request of two-thirds of the members of the Union.

• 3 The functions of the Conference shall be:

  • a) to adopt amendments to this Convention;

  • b) to adopt and amend Special Agreements concerning the establishment and operation of postal services and the provision of services to the public;

  • c) to formulate general policy with regard to postal services, legislation and technical co-operation;

  • d) to fix the number of permanent members of staff in the Secretariat;

  • e) to fix the level of remuneration of the Secretary-General;

  • f) to fix the ceiling of the Union's expenditure and the principles governing that expenditure;

  • g) to determine all matters of general interest submitted to it by members in accordance with Article 11 of this Convention; and

  • h) to enter into agreements on behalf of the Union;

  • i) to appoint an auditor.

• 4 The Conference may delegate any of its functions to the Executive Council.

• 5 The decisions of the Conference shall be binding upon all members, subject to the approval of the competent national authorities. Members which are unable to adopt a decision of the Conference must immediately inform the Secretary General Administration of the fact and state the reasons therefor.

• 6 Each member shall have one vote in the Conference.

• 7 Any member may be represented by another member at meetings of the Conference, provided that a member shall not represent more than one member in addition to itself.

• 8 The Conference shall designate the country in which its next meeting shall be held.

• 9 The Conference may regulate its own procedure.

Article 4. Executive Council

• 1 An Executive Council comprising the representatives of seven member countries inclusive of the host Country of the Conference shall be established to ensure the continuity of the Union's work and administration of the Union's affairs during the period between the meetings of the Conference.

• 2 The Executive Council shall be elected by Conference and shall hold office until the next regular meeting.

• 3 The Executive Council shall meet once in every year in the country designated under paragraph 8 of Article 3, or in the country of such other member as the Council may decide.

• 4 An extraordinary session of the Council may be convened, or the annual session of the Council may be cancelled, if two-thirds of the membership so decide.

• 5 The Chairmanship of the Council shall devolve by right on the host country of the preceding meeting of the Conference. If this country declines to exercise that right, the Executive Council shall elect another country to hold the Chairmanship until the following Conference.

• 6 The functions of the Executive Council shall be as follows:

  • a) to perform tasks assigned to it by the Conference;

  • b) to take the necessary executive measures for the implementation of certain decisions of principle taken by the Conference;

  • c) to take, subject to directives given by the Conference, appropriate measures for ensuring efficiency in the operations of the Secretariat;

  • d) to work with appropriate organizations and bodies in promoting technical co-operation and especially in implementing regional projects;

  • e) to approve the Union's budget within the limits set by the Conference;

  • f) to fix the salaries to be paid to members of the Secretariat below the Secretary General;

  • g) to create temporary posts in the Secretariat, and recommend permanent posts in the Secretariat to the next meeting of the Conference;

  • h) to provide for the proper auditing of the Union's accounts.

• 7 The Council may establish such committees and working groups and adopt such working methods as it considers necessary for the performance of its functions.

Article 5. Secretariat

• 1 The Union's Secretariat shall comprise a Secretary-General, a Technical Officer and such other members of staff as the Conference shall decide.

• 2 In the performance of their duties, the staff of the Secretariat shall seek and receive instructions only from the Conference and the Executive Council.

• 3 The functions of the Secretariat shall be as follows:

  • a) to handle the day-to-day affairs of the Union;

  • b) to carry out assignments and missions entrusted to it by the Conference or the Executive Council;

  • c) to prepare the draft budget of the Union for submission to the Executive Council;

  • d) to undertake all other duties assigned to it by the Conference or the Executive Council.

Article 6. Headquarters

• 1 The Conference shall choose from among its members the country which will be the Headquarters of the Union.

Article 7. Secretary General

• 1 The Conference shall select at every regular meeting a Secretary General who shall serve in that capacity until the next regular meeting.

Article 8. Duties of Secretary General

The Secretary General shall:

• a) be responsible for the effective management of the Secretariat;

• b) assist and advise the Chairmen of the Conference and the Executive Council in the performance of their duties;

• c) propose and recommend actions, plans and initiatives to the Conference and to the Executive Council as he/she sees fit;

• d) represent the Union at meetings, conferences and negotiations as necessary;

• e) present an annual report to the Executive Council dealing with the Union's activities and the management of the Secretariat;

• f) prepare the draft budget of the Union for submission to the Executive Council.

Article 9. Official languages

• 1 English, French and Spanish shall be the official languages of the Union.

• 2 A Member whose language is neither English, French nor Spanish may provide for translation and interpretation at its own expense.

• 3 The working language within the Secretariat shall be English.

Article 10. Observers

• 1 The Union shall invite the Universal Postal Union to attend its meetings as an observer.

• 2 Other Restricted Postal Unions, postal administrations not members of the Caribbean Postal Union, and any regional or international body whose activities are of interest to the Union, may be invited to attend the Union's meetings as observers by decision of the Conference Chairman.

• 3 Observers shall not be entitled to vote at meetings of the Union.

Article 11. Submission of proposals

• 1 Members of the Union may submit to the Conference or to the Executive Council proposals for amending this Convention or the Regulations or other decisions of the Union. They may also submit to either of these bodies proposals on matters of general interest to members.

• 2 Proposals must be notified to the Secretariat at least three months before the meeting at which they are to be discussed. The Secretariat shall reproduce and distribute the proposals to members at least eight weeks before the said meeting.

• 3 A member may submit at short notice to the Conference or to the Executive Council a proposal regarded as urgent provided that it has the support of three other members of the Union.

Article 12. Decisions of the Conference and the Executive Council

• 1 Amendments to this Convention must be approved by a two-thirds majority of the members of the Union.

• 2 Other decisions shall be taken by a majority of the members of the Union present and voting at the meeting.

• 3 The decisions of the Conference and of the Executive Council shall be published by the Managing Administration in accordance with directives given by each.

Article 13. Quorum

Meetings of the Conference and the Executive Council may deliberate validly only if at least one half of the members are represented at the session in question.

Article 14. Expenditure of the Union and monetary unit

• 1 The Conference shall fix the maximum amount of the Union's expenditure and the principles governing the expenditure for each financial year up to and including that of the next ordinary meeting of the Conference.

• 2 Contributions to the Union shall be assessed in US dollars but may be paid in any convertible currency.

• 3 For the purposes of meeting the expenses of the Union, members shall pay an annual contribution of a sum agreed by the Conference.

• 4 If the limits approved by the Conference prove to be insufficient to ensure the satisfactory operation of the Union, these limits may be exceeded after consultation with the full membership and the prior approval of the Executive Council.

• 5 Members shall pay their contributions to the Union's expenditure in advance or in two installments. The contributions shall be paid to the Secretariat not later than the first day of January and the first day of July of the financial year to which they relate. After that date, the amounts shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5 per cent per annum.

• 6 Member Countries whose total contributions are more than two years in arrears shall forfeit the right to vote until such time as they have liquidated their debts.

• 7 A Reserve Fund maintained by budget surpluses and voluntary contributions shall be established to provide against temporary shortfalls in financing or to meet special contingencies, as decided by the Executive Council.

• 8 The Union's financial year shall be January 01 to December 31.

Article 15. Detailed regulations

Provisions for implementing this Convention and provisions governing the operation of the Conference and the Executive Council shall be contained in Detailed Regulations prepared by the Secretary General in consultation with members and approved by the Conference.

To the extent that they are inconsistent with any provision of this Convention, the Convention shall prevail.

Article 16. Entry into force

• 1 The Convention shall enter into force as soon as one third of the eligible countries or territories have signed and ratified it in accordance with their constitutional procedures.

• 2 The instruments of ratification shall be deposited with the Secretary General of the Caribbean Postal Union, who shall transmit certified copies thereof to all members of the Union.

Article 17. Withdrawal from the Union

• 1 Any member may withdraw from the Union by denouncing this Convention by letter addressed to the Secretary General of the Union. The Secretary General shaIl immediately inform the other members of the Union of his receipt of the letter of denunciation.

• 2 Withdrawal shall become effective one year after the day of which the notice of denunciation provided for in paragraph 1 has been received by the Secretary General of the Union, subject to the member having at that time fulfilled all financial obligations arising out of its membership.

Article 18. Legal capacity

• 1 The union shall have full juridical capacity.

• 2 Each member shall in its Territory accord to the Union the most extensive legal capacity accorded to legal persons under its municipal laws. In any legal proceedings the Union shall be represented by the Secretary General of the Union.

Article 19. Privileges and immunities

The privileges and immunities to be accorded to the Union shall be laid down in a Protocol to this Convention.

Article 20. Disputes

Any dispute between the members of the Union relating to the interpretation or application of this Convention shall be decided by the Conference.

Article 21. Signatories

This Convention shall be open for signature by any member Country or Territory referred to in paragraph 1 of article 2.

Article 22

This Convention shall come into force in accordance with paragraph 1 of article 16 and shall remain in force indefinitely.

IN WITNESS WHEREOF the Plenipotentiaries of the Governments of Contracting Parties have signed this Convention in a single original which shall be deposited with the Secretary General of the Caribbean Postal Union. A copy thereof shall be delivered to each party by the Secretary General.

PART 2. Protocol of privileges and immunities of the Caribbean Postal Union

The Contracting Parties,

Considering that, in accordance with Article l9 of the Convention establishing the Caribbean Postal Union, the Union shall enjoy in territories of the Member Countries such privileges and immunities as are necessary for the performance of its functions.

Agree as follows:

Article 1. Definition

In this Protocol

• a) ``Archives of the Union" means the records, correspondence, documents, manuscripts, photographs, slides, films, diskettes and sound recordings belonging to the Union.

• b) ``Competent authorities" means national or local authorities of the Member Countries as may be appropriate in the context and in accordance with the laws of the Member Countries.

• c) ``Conference" means that body established by Article 3 of the Convention.

• d) ``Convention" means the Convention establishing the Caribbean Postal Union.

• e) ``Secretary General" means the holder of the Office established by paragraph 1 of Article 7 of the Convention.

• f) ``Government" means the Government of a Member Country.

• g) ``Headquarters Premises" means the premises occupied by the Union referred to in Paragraph 1 of Article 2 of this Protocol.

• h) ``Official of the Union" means Secretary General and staff of the Union.

• i) ``Property" means all forms of property including funds and assets belonging to or held or administered by the Union and in general all income accruing to the Union.

• j) ``Secretariat" means the Caribbean Postal Union Secretariat referred to in Article 5 of the Convention.

• k) ``Union" means the Caribbean Postal Union.

Article 2. Property, funds, assets and operations of the Union

• 1 The Headquarters premises and buildings of the Union wherever located shall be inviolable. They shall be exempt from search, requisition, confiscation or expropriation.

• 2 The property and assets of the Union shall not be the subject of any administrative or legal measure of constraint without the authorisation of the Secretary General.

• 3 The archives of the Union shall be inviolable.

• 4 The Union, its assets, revenues and other property shall be exempt from all form of direct taxes.

• 5 The Union shall be exempt from all customs duties, prohibitions and restrictions on imports and exports in respect of articles intended for its official use: articles so imported shall not be disposed of, whether or not in return for payment, in the territory of the country into which they have been imported, except under conditions approved by the government of that country.

• 6 The Union shall not be subject to any financial controls, regulations or moratoria and shall be entitled:

  • a) to purchase from authorised dealers, hold and make use of negotiable currencies; to operate foreign currency and external accounts/and to purchase, through authorised dealers, hold and make use of funds and securities;

  • b) to transfer its funds, securities and foreign currencies to or from the Member Countries and to convert any currency held by it into any other currency.

• 7

  • a) The competent authorities shall facilitate the Secretary General's request for public services designed to ensure that the headquarters premises of the Union shall be supplied with the necessary public services, including inter alia electricity, water, post, telephone, telegraph, transportation and fire protection.

  • b) In case of any interruption or threatened interruption of any such services, the competent authorities, considering the importance of the needs of Headquarters premises, shall take steps to ensure that the work of the Union is not prejudiced.

  • c) The competent authorities shall exercise reasonable care to ensure that the tranquility of the Headquarters premises is not distrubed by the unauthorized entry of any person or group of persons upon the premises.

Article 3. Communications

• 1 The Union shall in the Member Countries enjoy in respect of its official communications, treatment no less favourable than that accorded by Member Countries to diplomatic missions and other international organisations.

• 2 All officials correspondence or other official communication of the Union shall be immune from censorship. Such immunity from censorship shall extend to printed matter, photographs, slides, films and sound recordings; this list being subject to amplification. The Union shall have the right to despatch and receive correspondence whether by courier or in sealed bags which shall have the same immunities and privileges as diplomatic couriers and bags.

Article 4. Officials and other servants of the Union

The Secretary General shall inform the Member Countries of the classes of officials to whom this article shall apply. From time to time the names of the officials shall be communicated to the Member Countries:

• a) Officials of the Union shall enjoy immunity from legal process in respect of words spoken or written and all acts done by them in the course of the performance of official duties. This immunity shall continue although the person concerned has ceased to be an official of the Union.

• b) Officials of the Union who are not citizens or permanent residents of the country in question shall enjoy:

  • (i) immunity from national services obligations;

  • (ii) exemption for themselves, members of their families and dependents forming part of their household from immigration restrictions and alien registration;

  • (iii) the same facilities in respect of currency and exchange restrictions as are accorded to members of diplomatic missions of comparable rank.

Vertaling : NL

DEEL 1. Caraïbische Postunie

Verdrag en Protocol

Preambule

De ondergetekenden, gevolmachtigden van de regeringen van de Verdragsluitende Partijen:

Overwegende het belang van binnenlandse en internationale postale diensten voor de ontwikkeling van menselijke betrekkingen en handelsbetrekkingen;

Zich bewust van de gemeenschappelijke problemen waarvoor de postdiensten in de regio zich gesteld zien;

Geleid door de wens de verbetering en ontwikkeling van hun postale diensten te bevorderen door middel van uitgebreide samenwerking en breed overleg; en

Gelet op artikel 8 van de Constitutie van de Wereldpostunie;

Zijn het volgende overeengekomen:

Artikel 1. Oprichting en doel van de Caraïbische Postunie

• 1 Bij dezen richten de Verdragsluitende Partijen tussen hen de Caraïbische Postunie op.

• 2 Het doel van de Unie is:

  • a. beter tegemoet komen aan de behoeften van de klanten met betrekking tot alle soorten postale voorzieningen;

  • b. het bevorderen van de verbetering en van de veiligheid van postale diensten;

  • c. het coördineren van postale opleidingen en operationele postale diensten; en

  • d. het bevorderen van de internationale samenwerking op postgebied in de geest en in naleving van de Akten van de Wereldpostunie.

• 3 De Unie wordt beschouwd als een Beperkte Unie van de Wereldpostunie zoals bedoeld in artikel 8 van de Constitutie van de Wereldpostunie.

Artikel 2. Lidmaatschap van de Unie

• 1 Het lidmaatschap van de Caraïbische Postunie staat open voor alle in de lijst opgenomen landen en grondgebieden.

• 2 Elk van deze landen of grondgebieden kan te allen tijde zijn toetreding tot dit Verdrag bekend maken door middel van een kennisgeving hiervan aan de Secretaris-Generaal van de Unie. Zij ondertekenen en bekrachtigen het Verdrag vervolgens bij de eerste gelegenheid daartoe.

• 3 Elk ander land kan, door middel van een aanvraag overeenkomstig het vierde lid van dit artikel, partij worden bij dit Verdrag onder de door de Conferentie vast te stellen voorwaarden en bedingen.

• 4 Aanvragen voor toelating als lid van de Unie dienen aan de Secretaris-Generaal van de Unie te worden gericht en vergezeld te gaan van een formele intentieverklaring waarin de verplichtingen van dit Verdrag worden aanvaard.

• 5 De Secretaris-Generaal van de Unie raadpleegt zo spoedig mogelijk alle leden over door hem ontvangen aanvragen voor lidmaatschap. Een land wordt als lid tot de Unie toegelaten indien zijn aanvraag voor toelating is goedgekeurd door tweederde van de leden van de Unie. Van de toelating wordt vervolgens door het Secretariaat van de Unie mededeling gedaan aan de leden van de Unie, en de toelating wordt van kracht op een door het nieuwe lid en de Secretaris-Generaal overeengekomen datum.

Artikel 3. De Conferentie

• 1 De Conferentie is het hoogste orgaan van de Unie. De Conferentie bestaat uit vertegenwoordigers van de leden, die overeenkomstig hun constitutionele procedures naar behoren moeten zijn gemachtigd om te onderhandelen en verplichtingen aan te gaan namens hun respectieve landen.

• 2 De Conferentie richt zich bij de vaststelling van de data van haar vergaderingen naar de Congressen van de Wereldpostunie. Normaliter komt de Conferentie eenmaal bijeen in het jaar voorafgaand aan een Congres en eenmaal in de twee jaar volgend op dat Congres. Daarnaast kan de Conferentie in een buitengewone vergadering bijeenkomen op verzoek van tweederde van de leden van de Unie.

• 3 De taken van de Conferentie zijn:

  • a. het aannemen van wijzigingen van dit Verdrag;

  • b. het aannemen en wijzigen van Bijzondere Overeenkomsten inzake de oprichting en werking van postale diensten en het verschaffen van diensten aan het publiek;

  • c. het formuleren van algemeen beleid met betrekking tot postale diensten, wetgeving en technische samenwerking;

  • d. het vaststellen van het aantal permanente personeelsleden van het Secretariaat;

  • e. het vaststellen van de hoogte van de vergoeding van de Secretaris-Generaal;

  • f. het vaststellen van het maximum van de uitgaven van de Unie en van de beginselen die op de uitgaven van toepassing zijn;

  • g. het nemen van besluiten met betrekking tot alle door leden overeenkomstig artikel 11 van dit Verdrag aan haar voorgelegde zaken van algemeen belang;

  • h. het namens de Unie aangaan van overeenkomsten;

  • i. het benoemen van een accountant.

• 4 De Conferentie kan elk van haar taken delegeren aan de Uitvoerende Raad.

• 5 Behoudens de goedkeuring van de bevoegde nationale autoriteiten, zijn de besluiten van de Conferentie bindend voor alle leden. De leden die een besluit van de Conferentie niet kunnen aannemen, moeten de administratie van de Secretaris-Generaal hiervan onverwijld en met opgaaf van redenen op de hoogte stellen.

• 6 Elk lid heeft één stem in de Conferentie.

• 7 Een lid kan bij een vergadering van de Conferentie worden vertegenwoordigd door een ander lid, met dien verstande dat een lid, naast zichzelf, niet meer dan één ander lid vertegenwoordigt.

• 8 De Conferentie wijst het land aan waarin haar volgende vergadering zal worden gehouden.

• 9 De Conferentie stelt haar eigen reglement van orde op.

Artikel 4. Uitvoerende Raad

• 1 Ter waarborging van de continuïteit van de werkzaamheden van de Unie en van het beheer van haar zaken gedurende de periode tussen de vergaderingen van de Conferentie, wordt een Uitvoerende Raad ingesteld met daarin vertegenwoordigers van zeven lidstaten, waaronder het gastheerland van de Conferentie.

• 2 De Uitvoerende Raad wordt door een Conferentie gekozen en vervult zijn functie tot de volgende gewone vergadering.

• 3 De Uitvoerende Raad komt jaarlijks eenmaal bijeen in het ingevolge artikel 3, achtste lid, aangewezen land of in een door de Raad aan te wijzen land van een ander lid.

• 4 Indien tweederde van de leden hiertoe besluit, kan een buitengewone vergadering van de Raad worden bijeengeroepen, of kan de jaarlijkse vergadering van de Raad worden geannuleerd.

• 5 Het voorzitterschap van de Raad komt van rechtswege toe aan het gastheerland van de voorgaande vergadering van de Conferentie. Indien dit land van de uitoefening van dat recht afziet, kiest de Uitvoerende Raad een ander land dat het voorzitterschap bekleedt tot de volgende Conferentie.

• 6 De taken van de Uitvoerende Raad zijn:

  • a. het uitvoeren van de door de Conferentie aan hem opgedragen taken;

  • b. het treffen van de nodige maatregelen voor de uitvoering van bepaalde door de Conferentie genomen principebesluiten;

  • c. het overeenkomstig de door de Conferentie gegeven richtlijnen treffen van passende maatregelen voor de efficiënte werking van het Secretariaat;

  • d. het samenwerken met daarvoor in aanmerking komende organisaties en lichamen bij de bevordering van technische samenwerking en in het bijzonder bij de uitvoering van regionale projecten;

  • e. het goedkeuren van de begroting van de Unie, binnen de door de Conferentie vastgestelde grenzen;

  • f. het vaststellen van de salarissen van de leden van het Secretariaat, ondergeschikt aan de Secretaris-Generaal;

  • g. het creëren van tijdelijke functies binnen het Secretariaat, en het voor de volgende vergadering van de Conferentie doen van aanbevelingen met betrekking tot permanente functies binnen het Secretariaat;

  • h. het zorgen voor een goede accountantscontrole van de rekeningen van de Unie.

• 7 De Raad is bevoegd comités en werkgroepen in te stellen en de werkmethoden te hanteren die hij nodig acht voor de uitvoering van zijn taken.

Artikel 5. Secretariaat

• 1 Het Secretariaat van de Unie omvat een Secretaris-Generaal, een Technisch Medewerker en andere door de Conferentie te bepalen personeelsleden.

• 2 Het personeel van het Secretariaat vraagt en verkrijgt bij de uitvoering van zijn taken uitsluitend aanwijzingen van de Conferentie en de Uitvoerende Raad.

• 3 De taken van het Secretariaat zijn:

  • a. het zorgen voor de dagelijkse gang van zaken van de Unie;

  • b. het uitvoeren van door de Conferentie of de Uitvoerende Raad aan hem toevertrouwde opdrachten en missies;

  • c. het opstellen van de ontwerp-begroting van de Unie ter voorlegging aan de Uitvoerende Raad;

  • d. het verrichten van alle andere door de Conferentie of de Uitvoerende Raad aan hem opgedragen taken.

Artikel 6. Zetel

• 1 De Conferentie kiest onder haar leden het land waar de Zetel van de Unie zal worden gevestigd.

Artikel 7. Secretaris-Generaal

• 1 De Conferentie kiest bij elke gewone vergadering een Secretaris-Generaal die deze functie vervult tot de volgende gewone vergadering.

Artikel 8. Taken van de Secretaris-Generaal

De Secretaris-Generaal:

• a. is verantwoordelijk voor het doelmatig beheer van het Secretariaat;

• b. assisteert en adviseert de Voorzitters van de Conferentie en van de Uitvoerende Raad bij de uitoefening van hun taken;

• c. doet de door hem/haar nodig geachte voorstellen en aanbevelingen voor acties, plannen en initiatieven aan de Conferentie en de Uitvoerende Raad;

• d. vertegenwoordigt de Unie waar nodig bij vergaderingen, conferenties en onderhandelingen;

• e. legt aan de Uitvoerende Raad een jaarverslag voor waarin de werkzaamheden van de Unie en het beheer van het Secretariaat worden uiteengezet;

• f. stelt de ontwerp-begroting van de Unie op, ter voorlegging aan de Uitvoerende Raad.

Artikel 9. Officiële talen

• 1 Het Engels, het Frans en het Spaans zijn de officiële talen van de Unie.

• 2 Een lid waarvan de taal Engels, Frans noch Spaans is, kan op eigen kosten zorgdragen voor tolk- en vertaaldiensten.

• 3 De werktaal binnen het Secretariaat is het Engels.

Artikel 10. Waarnemers

• 1 De Unie nodigt de Wereldpostunie uit haar vergaderingen als waarnemer bij te wonen.

• 2 Andere Beperkte Postunies, postdiensten die geen lid zijn van de Caraïbische Postunie, en regionale of internationale lichamen wier activiteiten van belang zijn voor de Unie, kunnen op besluit van de Voorzitter van de Conferentie worden uitgenodigd de vergaderingen van de Unie als waarnemer bij te wonen.

• 3 Waarnemers hebben bij de vergaderingen van de Unie geen stemrecht.

Artikel 11. Indiening van voorstellen

• 1 Leden van de Unie kunnen bij de Conferentie of bij de Uitvoerende Raad voorstellen indienen voor wijziging van dit Verdrag of de Voorschriften of van andere besluiten van de Unie. Ook kunnen zij bij een van deze lichamen voorstellen indienen over zaken die voor de leden van algemeen belang zijn.

• 2 Van de voorstellen moet ten minste drie maanden voor de vergadering waarin zij moeten worden besproken, kennisgeving worden gedaan aan het Secretariaat. Het Secretariaat maakt afschriften van de voorstellen en zendt deze tenminste acht weken voor de genoemde vergadering toe aan de leden.

• 3 Een lid kan op korte termijn een als urgent beschouwd voorstel bij de Conferentie of de Uitvoerende Raad indienen, mits dit voorstel de steun heeft van drie andere leden van de Unie.

Artikel 12. Besluiten van de Conferentie en de Uitvoerende Raad

• 1 Wijzigingen van dit Verdrag moeten worden goedgekeurd bij tweederde meerderheid van de leden van de Unie.

• 2 Overige besluiten worden genomen door een meerderheid van de leden van de Unie die op de vergadering aanwezig zijn en hun stem uitbrengen.

• 3 De besluiten van de Conferentie en van de Uitvoerende Raad worden, in overeenstemming met de door hen gegeven richtlijnen, gepubliceerd door het land dat op dat tijdstip het Secretariaat voert.

Artikel 13. Quorum

Vergaderingen van de Conferentie en de Uitvoerende Raad zijn alleen rechtsgeldig indien ten minste de helft van de leden op de desbetreffende vergadering vertegenwoordigd is.

Artikel 14. Uitgaven van de Unie en munteenheid

• 1 De Conferentie stelt het maximumbedrag van de uitgaven van de Unie vast en de beginselen die van toepassing zijn op de uitgaven voor elk boekjaar, tot en met het boekjaar van de volgende gewone vergadering van de Conferentie.

• 2 De contributie aan de Unie wordt berekend in Amerikaanse dollars, maar kan worden betaald in elke andere inwisselbare munteenheid.

• 3 Ter dekking van de uitgaven van de Unie betalen de leden een jaarlijkse contributie waarvan de hoogte door de Conferentie wordt overeengekomen.

• 4 Indien de door de Conferentie goedgekeurde limieten ontoereikend blijken te zijn voor de goede werking van de Unie, kunnen deze limieten na overleg met alle leden en na voorafgaande goedkeuring door de Uitvoerende Raad worden overschreden.

• 5 De leden betalen hun contributie aan de uitgaven van de Unie vooraf of in twee termijnen. De contributie moet uiterlijk op 1 januari en op 1 juli van het boekjaar waarop de contributie betrekking heeft, aan het Secretariaat worden betaald. Na die datum kan het bedrag van de contributie worden verhoogd met een rente van vijf procent per jaar ten gunste van de Unie.

• 6 Lidstaten van wie de totale contributiebetaling meer dan twee jaar achterstallig is, verliezen hun stemrecht totdat zij hun schulden hebben voldaan.

• 7 Een Reservefonds wordt in het leven geroepen dat wordt gevoed uit begrotingsoverschotten en vrijwillige contributies om tijdelijke financieringstekorten op te vangen en om, ter bepaling van de Uitvoerende Raad, bijzondere, onvoorziene uitgaven het hoofd te bieden.

• 8 Het boekjaar van de Unie loopt van 1 januari tot en met 31 december.

Artikel 15. Gedetailleerde voorschriften

Bepalingen voor de uitvoering van dit Verdrag en bepalingen voor de werking van de Conferentie en de Uitvoerende Raad worden neergelegd in de Gedetailleerde Voorschriften, die door de Secretaris-Generaal, in overleg met de leden, worden opgesteld en door de Conferentie worden goedgekeurd.

Voor zover deze voorschriften in strijd zijn met enige bepaling in dit Verdrag, is de verdragsbepaling doorslaggevend.

Artikel 16. Inwerkingtreding

• 1 Het Verdrag treedt in werking zodra eenderde van de in aanmerking komende landen of grondgebieden het overeenkomstig hun constitutionele procedures hebben ondertekend en goedgekeurd.

• 2 De akten van bekrachtiging dienen te worden nedergelegd bij Secretaris-Generaal van de Caraïbische Postunie, die daarvan gewaarmerkte afschriften doet toekomen aan alle leden van de Unie.

Artikel 17. Terugtrekking uit de Unie

• 1 Een lid kan zich uit de Unie terugtrekken door dit Verdrag op te zeggen door middel van een brief gericht aan de Secretaris-Generaal van de Unie. De Secretaris-Generaal brengt de andere leden van Unie onverwijld van de ontvangst van de opzeggingsbrief op de hoogte.

• 2 De opzegging wordt van kracht een jaar na de dag waarop de in het eerste lid bedoelde kennisgeving van opzegging door de Secretaris-Generaal van de Unie is ontvangen, mits het lid op dat tijdstip aan alle uit zijn lidmaatschap voortvloeiende financiële verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 18. Juridische bevoegdheden

• 1 De Unie is volledig bevoegd in rechte op te treden.

• 2 Elk lid kent op zijn grondgebied aan de Unie de ruimst mogelijke juridische bevoegdheid toe die ingevolge zijn nationale wetten aan rechtspersonen wordt toegekend. In een rechtsgeding wordt de Unie vertegenwoordigd door de Secretaris-Generaal van de Unie.

Artikel 19. Voorrechten en immuniteiten

De aan de Unie te verlenen voorrechten en immuniteiten worden neergelegd in een Protocol bij dit Verdrag.

Artikel 20. Geschillen

Geschillen tussen de leden van Unie met betrekking tot de interpretatie of toepassing van dit Verdrag, worden beslecht door de Conferentie.

Artikel 21. Ondertekening

Dit Verdrag is opengesteld voor ondertekening door ieder in artikel 2, eerste lid, bedoeld land of grondgebied dat lid is.

Artikel 22

Dit Verdrag treedt in werking overeenkomstig artikel 16, eerste lid, en blijft voor onbepaalde tijd van kracht.

TEN BLIJKE WAARVAN de gevolmachtigden van de Regeringen van de Verdragsluitende Partijen dit Verdrag hebben ondertekend in een enkel oorspronkelijke exemplaar, dat wordt nedergelegd bij de Secretaris-Generaal van de Caraïbische Postunie. De Secretaris-Generaal doet een afschrift van dit Verdrag toekomen aan elke partij.

DEEL 2. Protocol van voorrechten en immuniteiten van de Caraïbische Postunie

De Verdragsluitende Partijen,

Overwegende dat de Unie, overeenkomstig artikel 19 van het Verdrag tot oprichting van de Caraïbische Postunie, op het grondgebied van de lidstaten de voorrechten en immuniteiten geniet die nodig zijn voor de uitoefening van haar functies,

Komen het volgende overeen:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit Protocol wordt verstaan onder:

• a. „Archieven van de Unie”, de archiefstukken, correspondentie, documenten, manuscripten, foto's, dia's, films, diskettes en geluidsopnamen die aan de Unie toebehoren.

• b. „Bevoegde autoriteiten”, de nationale of plaatselijke autoriteiten van de lidstaten al naar gelang de context en in overeenstemming met de wetten van de lidstaten.

• c. „Conferentie”, het ingevolge artikel 3 van het Verdrag ingestelde lichaam.

• d. „Verdrag”, het Verdrag tot oprichting van de Caraïbische Postunie.

• e. „Secretaris-Generaal”, de ingevolge artikel 7, eerste lid, van het Verdrag verkozen functionaris.

• f. „Regering”, de regering van een lidstaat.

• g. „Terreinen van de zetel”, de in artikel 2, eerste lid, van dit Protocol bedoelde terreinen die door de Unie worden gebruikt.

• h. „Functionaris van de Unie”, de Secretaris-Generaal en het personeel van de Unie.

• i. „Eigendommen”, alle vormen van eigendom, met inbegrip van fondsen en activa die aan de Unie toebehoren of die zij onder zich heeft of die door haar worden beheerd, en in het algemeen alle aan de Unie toekomende inkomsten.

• j. „Secretariaat”, het in artikel 5 van het Verdrag bedoelde Secretariaat van de Caraïbische Postunie.

• k. „Unie”, de Caraïbische Postunie.

Artikel 2. Eigendommen, fondsen, activa en werkzaamheden van de Unie

• 1 De terreinen en gebouwen van de zetel zijn onschendbaar, ongeacht waar deze zijn gelegen. Zij zijn vrijgesteld van onderzoek, vordering, confiscatie of onteigening.

• 2 Op de eigendommen en activa van de Unie kunnen zonder de toestemming van de Secretaris-Generaal geen bestuursrechtelijke of wettelijke dwangmaatregelen worden toegepast.

• 3 De archieven van de Unie zijn onschendbaar.

• 4 De Unie, haar activa, inkomsten en andere eigendommen zijn vrijgesteld van alle vormen van directe belastingen.

• 5 De Unie is vrijgesteld van alle douaneheffingen, verboden en beperkingen met betrekking tot de invoer en uitvoer van goederen voor officieel gebruik: van de aldus ingevoerde goederen wordt op het grondgebied van het land waar zij zijn ingevoerd uitsluitend afstand gedaan, al dan niet tegen betaling, onder door de regering van dat land goedgekeurde voorwaarden.

• 6 De Unie is niet onderworpen aan financiële controles, regelingen, of moratoria van enigerlei aard, en is gerechtigd:

  • a. van bevoegde handelaars verhandelbare valuta's te kopen, deze te bezitten en te gebruiken; rekeningen in buitenlandse valuta en buitenlandse rekeningen aan te houden en via bevoegde handelaars fondsen en waardepapieren te kopen, te bezitten en te gebruiken;

  • b. haar fondsen, waardepapieren en buitenlandse valuta's over te brengen naar of uit de lidstaten, en valuta's die zij bezit om te wisselen in welke andere valuta ook.

• 7

  • a. Op verzoek daartoe door de Secretaris-Generaal verlenen de bevoegde autoriteiten hun medewerking om te waarborgen dat het pand van de Zetel van de Unie de beschikking krijgt over de nodige openbare voorzieningen, waaronder elektriciteit, water, post, telefoon, telegraaf, vervoer en bescherming bij brand.

  • b. In geval van onderbreking of dreiging van onderbreking van dergelijke openbare voorzieningen, treffen de bevoegde autoriteiten, gezien het belang van de voorzieningen waaraan het pand van de Zetel behoefte heeft, maatregelen om te waarborgen dat de werkzaamheden van de Unie niet nadelig worden beïnvloed.

  • c. De bevoegde autoriteiten zorgen er naar redelijkheid voor dat gewaarborgd wordt dat de rust van de Zetel niet wordt verstoord doordat een persoon of groep personen zich onbevoegd toegang tot de Zetel verschaft.

Artikel 3. Communicatie

• 1 De Unie geniet in de lidstaten, wat haar officiële communicatie betreft, een niet minder gunstige behandeling dan die welke door de lidstaten wordt toegekend aan diplomatieke zendingen of andere internationale organisaties.

• 2 Alle correspondentie van functionarissen en andere officiële communicatie van de Unie zijn vrij van censuur. Deze onschendbaarheid voor censuur strekt zich ook uit tot drukwerk, foto's, dia's, films en geluidsopnamen. Deze opsomming is niet limitatief. De Unie heeft het recht correspondentie te verzenden en te ontvangen per koerier of in verzegelde tassen, ten aanzien waarvan dezelfde voorrechten en immuniteiten gelden als voor diplomatieke koeriers en tassen.

Artikel 4. Functionarissen en andere personeelsleden van de Unie

De Secretaris-Generaal stelt de lidstaten in kennis van de categorieën functionarissen op wie dit artikel van toepassing is. De namen van de functionarissen worden op gezette tijden aan de lidstaten medegedeeld.

• a. Functionarissen van de Unie genieten immuniteit van enigerlei rechtsvervolging met betrekking tot door hen gesproken of geschreven woorden en alle door hen in de uitoefening van hun officiële functie verrichte handelingen. Deze immuniteit blijft ook gelden wanneer de betrokkene geen functionaris van de Unie meer is.

• b. Functionarissen van de Unie die geen onderdaan of permanent ingezetene zijn van het desbetreffende land, genieten:

  • i. vrijstelling van verplichtingen met betrekking tot militaire dienst;

  • ii. vrijstelling voor henzelf, hun gezinsleden en voor de personen te hunnen laste die deel uitmaken van hun huishouden, van inreisbeperkingen en registratieverplichtingen voor vreemdelingen;

  • iii. dezelfde faciliteiten met betrekking tot valuta- en wisselbeperkingen als die welke worden toegekend aan leden van diplomatieke zendingen met vergelijkbare rang.