Beleidsregel toetsing Ctn

Geraadpleegd op 25-12-2025.
Geldend van 13-06-2025 t/m heden.

Origineel opschrift en aanhef

Beleidsregel van de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid van 30 mei 2025, nr. 6373888, over de procedure bij en toetsing door de Commissie toegang notariaat (Beleidsregel toetsing Ctn)

Gelet op:

a. de artikelen 3:6, eerste lid, en 4:81, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

b. de artikelen 8, eerste en tweede lid, 30b, eerste lid, en 30c, eerste en tweede lid, van de Wet op het notarisambt;

Besluit:

Definities

In deze beleidsregel wordt, tenzij anders bepaald, verstaan onder:

• – Wna: Wet op het notarisambt

• – Bna: Besluit op het notarisambt

• – Reglement: Reglement inzake de werkwijze Commissie toegang notariaat

• – BFT: Bureau Financieel Toezicht (in de Wna aangeduid als ‘het Bureau’)

• – Ctn: Commissie toegang notariaat

• – Cvdn: Commissie van deskundigen notariaat

• – KNB: Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

• – Minister: Minister van Justitie en Veiligheid

• – verzoeker: de kandidaat-notaris die verzoekt om goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris of de kandidaat- of toegevoegd notaris die verzoekt te worden benoemd tot notaris

• – persoonstoets: de toets die de verzoeker aflegt bij een extern adviesbureau, dat op verschillende onderdelen de persoonlijke geschiktheid van de verzoeker toetst voor het ambt van notaris of voor de positie van toegevoegd notaris.

1. Inleiding

Deze beleidsregel beschrijft de procedure bij de Ctn en de daaropvolgende uitoefening van de beslissingsbevoegdheid door de minister. De Ctn is evenals de Cvdn, die het ondernemingsplan toetst bij een verzoek tot benoeming tot notaris, een door de minister ingestelde commissie. De Ctn adviseert onafhankelijk over beslissingen ten aanzien van de benoeming tot notaris of de goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris. In deze beleidsregel worden de werkwijze van de Ctn en de toetsing door de minister nader uitgewerkt. In de praktijk is gebleken dat er in de notariële praktijk onduidelijkheid bestaat over de wijze van toetsen en de vereisten en/of competenties waaraan wordt getoetst. Doel van deze beleidsregel is het realiseren van transparantie en publieke kenbaarheid over de procedure, de vereisten voor benoeming of toevoeging, en de wijze van toetsing door de Ctn bij een verzoek tot benoeming tot notaris of goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris.

Een notaris wordt benoemd bij Koninklijk Besluit op voordracht van de minister. Een verzoek tot benoeming tot notaris wordt door de kandidaat-notaris ingediend bij de KNB. De goedkeuring van het verzoek tot aanwijzing als toegevoegd notaris wordt verleend bij besluit van de minister. Een verzoek tot aanwijzing als toegevoegd notaris wordt ingediend door de notaris aan wie de kandidaat-notaris wil worden toegevoegd en de kandidaat-notaris gezamenlijk. Ook dit verzoek wordt ingediend bij de KNB. Het verzoek wordt vervolgens, inclusief alle conform de Wna vereiste documenten, door de KNB doorgeleid naar de minister.

De minister wint advies in bij de Ctn, de Cvdn indien sprake is van een verzoek tot benoeming tot notaris, de KNB en het BFT. De Cvdn toetst het ondernemingsplan van de verzoeker aan de vereisten als bedoeld in artikel 7 Wna. De Ctn toetst de persoonlijke geschiktheid van de kandidaat voor het ambt van notaris of de functie van toegevoegd notaris zoals bedoeld in artikel 8, tweede lid, juncto artikel 30c, tweede lid, Wna. De KNB en het BFT bezien of er feiten of omstandigheden bekend zijn die de benoeming tot notaris of goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris in de weg staan in hun rol van respectievelijk beroepsorganisatie en integraal toezichthouder. Als in onvoldoende mate blijkt dat wordt voldaan aan persoonlijke geschiktheid voor notaris of gegronde vrees bestaat voor enige schade aan de eer en het aanzien van het notarisambt, weigert de minister het verzoek (zie artikel 8, tweede lid, Wna juncto artikel 30c, tweede lid, Wna). Het verzoek wordt ook geweigerd indien niet wordt voldaan aan een van de andere wettelijke vereisten van de Wna (zie artikel 6, eerste en tweede lid, Wna, artikel 7, eerste lid, onder a en b, Wna en artikel 30b, tweede lid, Wna juncto artikel 30c, eerste lid, Wna).

In de artikelen 2.2, onder c en d; 2.4; 3, onder g; 7; 8; en 9 van deze beleidsregel geeft de minister invulling aan zijn bestuursbevoegdheid. Artikel 10 ziet op de (wettelijke) mogelijkheid om een rechtsmiddel in te stellen tegen een besluit van de minister; artikel 11 op de inwerkingtreding van de beleidsregel en artikel 12 op de citeertitel. Voor de volledigheid en leesbaarheid van deze beleidsregel worden in de overige artikelen de in de Wna, het Bna en het Reglement geregelde procedurevoorschriften en praktische werkwijze van de Ctn uiteengezet.

2. Werkwijze van de Ctn

2.1. Algemeen

• a. De Ctn stelt ten aanzien van de verzoeker een onderzoek in naar de persoonlijke geschiktheid voor het ambt van notaris of de positie van toegevoegd notaris en brengt hierover advies uit aan de minister.

• b. Het onderzoek van de Ctn bestaat uit verschillende onderdelen, waaronder het beoordelen van de rapportage van de persoonstoets, het inwinnen van inlichtingen bij referenten, een persoonlijk onderhoud met de verzoeker en, bij een verzoek tot benoeming tot notaris, het kennisnemen van het advies van de Cvdn ten aanzien van het ondernemingsplan.

2.2. Inhoud dossier verzoeker ten behoeve van procedure Ctn

• a. Om te worden benoemd tot notaris of te worden aangewezen als toegevoegd notaris, moet de verzoeker voldoen aan de wettelijke voorwaarden zoals gesteld in artikel 6 Wna. Het tweede lid, aanhef en onderdeel b, onder 4°, van het genoemde artikel is niet van toepassing indien het verzoek de goedkeuring van een aanwijzing betreft.

• b. De verzoeker moet, in geval van een verzoek tot benoeming tot notaris, het advies van de Cvdn over het ondernemingsplan overleggen aan de KNB.

• c. Het in sub b bedoelde advies mag bij overlegging niet ouder zijn dan 12 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop het advies is uitgebracht. Indien sprake is van bijzondere omstandigheden, kan in individuele gevallen worden afgeweken van deze termijn.

• d. De verzoeker moet aan de KNB de documenten overleggen zoals deze zijn opgesomd in de Checklist procedure benoeming notaris respectievelijk de Checklist procedure aanwijzing toegevoegd notaris. Beide checklists zijn te vinden op het intranet van de KNB (NotarisNet) en zijn gebaseerd op artikel 8, eerste lid, en artikel 30c, tweede lid, Wna.

• e. In aanvulling op de onder d bedoelde documenten kan de Ctn in het kader van de adviesprocedure de verzoeker om nadere informatie vragen. Tot die informatie behoren in elk geval drie referentiebrieven:

  • – twee referentiebrieven afkomstig van cliënten of zakelijke relaties; zij zijn bij voorkeur huidige cliënten of zakelijke relaties aan wie de verzoeker gedurende een periode van minimaal één jaar notariële diensten heeft verleend; en

  • – bij het verzoek tot benoeming tot notaris één referentiebrief die afkomstig is van de notaris onder wiens verantwoordelijkheid de verzoeker werkzaam is ten tijde van het indienen van het benoemingsverzoek; of

  • – bij het verzoek tot goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris één referentiebrief die afkomstig is van de notaris aan wie de verzoeker wenst te worden toegevoegd.

    De referentiebrieven mogen niet ouder zijn dan zes maanden vanaf het moment dat het dossier compleet is, als bedoeld in artikel 3, onder a.

2.3. De persoonstoets

• a. De verzoeker legt op eigen initiatief voorafgaand aan het indienen van het verzoek tot benoeming de persoonstoets af bij een extern psychologisch adviesbureau. Het adviesbureau is geselecteerd door de Ctn in overleg met de minister en wordt vermeld op NotarisNet.

• b. De kosten van de persoonstoets komen voor rekening van de verzoeker.

• c. Het resultaat van de persoonstoets wordt beschreven in een rapportage. De rapportage geeft onder meer de beoordeling van de integriteit van de verzoeker weer, de mate waarin de verzoeker beschikt over de gevraagde competenties en het vermogen van de verzoeker om de kernwaarden van het notariaat te respecteren en – in geval van een verzoek tot benoeming tot notaris – deze te combineren met het ondernemerschap.

• d. Het adviesbureau rapporteert uitsluitend aan de verzoeker. De verzoeker beslist om de rapportage al dan niet ter beschikking te stellen aan de Ctn. Met instemming van de verzoeker kan de rapportage ter beschikking worden gesteld aan de minister.

• e. Het adviesbureau biedt ruimte aan de verzoeker voor het verstrekken van informatie.

• f. De verzoeker wordt de mogelijkheid geboden een toelichting te krijgen van een adviseur ter verduidelijking van de inhoud van de rapportage.

• g. Het adviesbureau treedt periodiek in overleg met de Ctn over de advisering in algemene en procedurele zin.

2.4. Competenties

Bij het nemen van zijn beslissing toetst de minister op een aantal competenties om te bepalen of de verzoeker beschikt over de persoonlijke geschiktheid als bedoeld in artikel 8, tweede lid, Wna. Het betreffen competenties die inzicht geven in de mate waarin de verzoeker beschikt over essentiële (gedrags-)vaardigheden die onder meer zien op de kernwaarden van het notariaat. Hierbij kan gedacht worden aan aspecten die samenhangen met integriteit en de mate waarin risico op niet-integer gedrag bestaat in de vorm van persoonseigenschappen, intelligentie en competenties. De volgende kernwaarden vormen de pijlers voor de uitoefening van het ambt:

• – onpartijdigheid;

• – onafhankelijkheid;

• – integriteit;

• – publieke verantwoordelijkheid;

• – vertrouwelijkheid;

• – zorgvuldigheid.

Voor een uitgebreide omschrijving van de inhoud van deze kernwaarden en andere competenties waaraan wordt getoetst, wordt verwezen naar de bijlagen bij deze beleidsregel.

3. Het gesprek tussen de verzoeker en de Ctn

• a. Zodra het dossier door de KNB compleet is bevonden en aan de Ctn ter beschikking is gesteld conform artikel 8, eerste lid, Wna, wordt de verzoeker uitgenodigd voor een gesprek met de Ctn.

• b. Als sprake is van een verzoek tot aanwijzing van een toegevoegd notaris, dan nodigt de Ctn de notaris aan wie de verzoeker wenst te worden toegevoegd uit om gedeeltelijk bij het gesprek aanwezig te zijn.

• c. De Ctn kan ter nadere duiding van de (eventuele) ontvangen adviezen in overleg treden met de andere adviserende instanties.

• d. Het gesprek met de verzoeker vindt plaats met de (plaatsvervangend) voorzitter, vier andere leden en de secretaris van de Ctn. Het kan voorkomen dat de commissie om agenda-technische of andere redenen besluit om de verzoeker in beperkte samenstelling te spreken. In dat geval zullen bij het gesprek naast de (plaatsvervangend) voorzitter en de secretaris twee leden aanwezig zijn.

• e. Het gesprek vindt zijn weerslag in het door de Ctn opgestelde advies. Er wordt geen registratie gemaakt van het gesprek; evenmin worden notulen opgesteld.

• f. Bij afronding van het gesprek zal de (plaatsvervangend) voorzitter aan de verzoeker aangeven binnen welke maximale termijn het advies aan de minister zal worden uitgebracht. Deze termijn bedraagt in beginsel drie weken na de datum van het gesprek.

• g. Indien de verzoeker gedurende het gesprek, of binnen een daartoe tussen de Ctn en de verzoeker afgesproken termijn, het verzoek wenst in te trekken, dan geldt het bepaalde in artikel 7.

4. Beperkt onderzoek door de Ctn

• a. De Ctn kan op basis van artikel 5, eerste lid, Bna, besluiten dat een beperkt onderzoek, de zogenaamde verkorte Ctn-procedure, aangewezen is.

• b. Voor een beperkt onderzoek komen in beginsel alleen toegevoegd notarissen in aanmerking die aan een andere notaris wensen te worden toegevoegd binnen hetzelfde kantoor.

• c. In geval van een verkorte procedure is het afleggen van een persoonstoets, een gesprek met de Ctn en het aanleveren van referentiebrieven niet noodzakelijk.

• d. Een verzoek tot een beperkt onderzoek wordt niet in behandeling genomen, indien twee jaren of langer zijn verstreken sinds de beëindiging van de goedkeuring van de aanwijzing ingevolge artikel 30d, eerste en vierde lid, Wna, dan wel indien er sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals tuchtrechtelijke maatregelen.

• e. Het beperkt onderzoek wordt door de (plaatsvervangend) voorzitter en de secretaris van de Ctn beoordeeld en afgehandeld.

5. Beoordeling persoonlijke geschiktheid van de verzoeker

De Ctn baseert zich bij de totstandkoming van haar advies op de navolgende onderdelen:

• a. Het dossier zoals aangeleverd door de verzoeker, waaronder, bij een verzoek tot benoeming tot notaris, het advies van de Cvdn inzake het ondernemingsplan, bedoeld in artikel 7, tweede lid, Wna (zie artikel 2.2).

• b. De rapportage inzake de persoonstoets (zie artikelen 2.3).

• c. Het persoonlijk onderhoud dat de verzoeker voert met de Ctn (zie artikel 3).

• d. Het mogelijk inwinnen van inlichtingen bij de door de verzoeker opgegeven referenten (zie artikel 2.2).

6. Het uitbrengen van het advies

• a. Bij een verzoek om goedkeuring van de aanwijzing als toegevoegd notaris wordt het advies tevens verstrekt aan de notaris aan wie de verzoeker toegevoegd wenst te worden.

• b. Overeenkomstig artikel 12 van het Reglement kan de Ctn haar advies voorzien van tijdens het gesprek aangeduide en met de verzoeker besproken aanbevelingen.

7. Intrekken van het verzoek

• a. De verzoeker, of in geval van een beoogde aanwijzing als toegevoegd notaris eveneens de notaris aan wie de verzoeker toegevoegd wenst te worden, kan op ieder moment zijn verzoek tot benoeming of goedkeuring van de aanwijzing intrekken. De verzoeker, of de verzoeker en de notaris aan wie de verzoeker toegevoegd wenst te worden, meldt dit per e-mail aan de KNB en aan de secretaris van de Ctn.

• b. Indien en voor zover de KNB het verzoek aan de minister heeft doorgezonden, informeert de KNB per e-mail het Ministerie van Justitie en Veiligheid, Directie Juridische en Operationele Aangelegenheden (hierna: DJOA), over de intrekking van het verzoek.

• c. De verzoeker, of in geval van een beoogde aanwijzing als toegevoegd notaris eveneens de notaris aan wie de verzoeker toegevoegd wenst te worden, ontvangt van de KNB per e-mail een bevestiging van de intrekking. DJOA wordt hierover bij wijze van kopie (cc.) geïnformeerd.

• d. Indien en voor zover het verzoek wordt ingetrokken nog voordat de KNB het verzoek aan het ministerie heeft doorgezonden, geschiedt de administratieve afhandeling van de in sub a van dit artikel bedoelde intrekking bij de KNB. De KNB informeert de secretaris van de Ctn over de intrekking.

• e. Na het versturen van de ontvangstbevestiging aan de verzoeker, zoals bedoeld in sub c, kan de verzoeker zijn intrekking niet meer herroepen. Indien de verzoeker het verzoek (alsnog) wenst voort te zetten, moet een nieuw verzoek bij de KNB worden ingediend.

8. Benoemings- of goedkeuringsbeslissing van de minister

• a. De minister beslist op basis van het dossier en de ingewonnen adviezen van de Ctn, het BFT, de KNB en, in geval van een verzoek tot benoeming tot notaris, van de Cvdn.

• b. Indien niet wordt voldaan aan de wettelijke vereisten voor benoeming of goedkeuring van de aanwijzing dan wel bij onvoldoende gebleken persoonlijke geschiktheid of als er gegronde vrees is voor schade aan de eer en het aanzien van het ambt, wordt het verzoek geweigerd (zie artikel 1). Het besluit van de minister om niet voor te dragen voor benoeming of de aanwijzing niet goed te keuren, is met redenen omkleed.

• c. Bij een negatief advies wordt de verzoeker, of in geval van een beoogde aanwijzing als toegevoegd notaris eveneens de notaris aan wie de verzoeker toegevoegd wenst te worden, in de gelegenheid gesteld via de zienswijzeprocedure diens kant van het verhaal aan de minister toe te lichten. Indien nodig wordt met de negatief adviserende instantie(s) contact opgenomen voor nadere toelichting van het betreffende advies.

9. Besluit in afwijking van het advies en (overige) negatieve besluiten

• a. Indien de minister voornemens is in zijn besluit af te wijken van het advies van een adviserende instantie, stelt de minister de adviserende instantie hiervan gemotiveerd op de hoogte.

• b. Als de minister voornemens is een negatief besluit te nemen in navolging van een negatief advies, wordt de adviserende instantie hiervan in kennis gesteld.

10. Rechtsmiddelen

Tegen een besluit van de minister omtrent de benoeming tot notaris of de goedkeuring van een aanwijzing als toegevoegd notaris staan bestuursrechtelijke rechtsmiddelen open.

11. Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 13 juni 2025

12. Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel toetsing Ctn.

Origineel slotformulier en ondertekening

Deze beleidsregel zal in de Staatscourant worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 30 mei 2025

De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid,

T.H.D. Struycken

Bijlage 1. – Competenties toegevoegd notaris en notaris ondernemer

Bijlage 2. – Toelichting toetsingskader persoonstoets