Deze bijlage bevat de eisen waaraan de uitvoering van het vervangingsproces ten minste
zal voldoen, een en ander overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling.
Artikel 26b van de Archiefregeling luidt aldus:
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst
voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van
het door hem toegepaste vervangingsproces:
-
a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een
opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het
vervangingsproces geldt;
-
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en
de randapparatuur;
-
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
-
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit;
-
e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend
de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter
zake van reproductie per batch of per stuk;
-
f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van
fouten;
-
g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
-
h. de kwaliteitsprocedures.
Ad a.
De reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in artikel 1 van het vervangingsbesluit.
Ad b.
Voor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:
-
– Scannen in kleur of zwart/wit- Minimaal 60 pagina’s per minuut bij 300 dpi.
-
– Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject (portrait).
-
– Papierinvoer van minimaal 100 vel.
-
– Bedrijfscyclus van minimaal 7.500 scans per dag.
De standaard instelling voor het scannen is zwart/wit. Het scannen in kleur wordt
telkens handmatig door de scanmedewerker ingesteld.
Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8
Bit.
Voor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit.
-
– Voor gedrukte teksten in zwart/wit betekent dat een bijna hoge kwaliteit, Alles is
goed leesbaar.
-
– Voor gedrukte teksten in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alles is bijzonder
goed leesbaar.
-
– Voor afbeeldingen in zwart/wit betekent dat een gemiddelde kwaliteit, alle relevante
details zijn zichtbaar.
-
– Voor afbeeldingen in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alle relevante details
zijn heel goed zichtbaar.
De kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:
De Virtual ReScan instellingen zijn minimaal:
|
Clarity (helderheid)
|
Zwart/wit:
|
Kleur:
|
|
– auto Brightness default
|
45
|
50
|
|
– auto Contrast default
|
50
|
50
|
Automatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal
(3) (onderdrukking van de achtergrond).
De Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:
-
– Line filter (negeert dunne lijntjes) – Laag; Bij zwart/wit is de lineweight op normaal
(5).
-
– Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) – Zeer laag. (small 4).
-
– Halftone pictures – normaal (50%) Density.
De Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:
-
– Deskew (randen van de betreffende pagina rechtzetten) – aan.
-
– Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop beeldvullend aan)
– aan.
-
– Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) – aan.
-
– Auto orientation (automatische pagina oriëntatie) – aan.
-
– Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) – uit.
-
– Edge Fill (automatische aanvullen met achtergrond bij hoekjes/randjes) – uit.
-
– Auto Hole Fill (automatische perforatiegaten opvulling) – aan.
De kleurinstellingen zijn minimaal:
De Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal:
-
– Enable smoothing (sta regulering toe) – uit;
-
– Background color (standaard achtergrondkleur) – uit;
-
– Background Color Sensitivity (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) – uit
De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:
Ad c.
De scanstations zijn voorzien van ‘Capture-software’ voor het batchgewijs scannen
van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen
(metadata) tenminste overeenkomstig NEN-ISO 23081.
Aanvullend zijn de scanstations voorzien van ‘Virtual ReScan-software’ die er voor
zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder
hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.
Ad d.
Standaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat
(wettelijk identiteitsbewijs, diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt
telkens handmatig ingesteld bij het scannen.
Ad e.
Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per zorgdrager wordt er een batchclass aangemaakt
ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken
worden toegekend aan het digitale document.
Aan het digitale document worden ten minste de volgende metagegevens toegevoegd:
-
– de code van de desbetreffende medewerker;
-
– de geboortedatum van de desbetreffende medewerker;
-
– een code voor de organisatie waar de medewerker werkzaam is;
-
– de documentdatum;
-
– een categoriecode;
-
– een code voor het proces waar het document toe behoort;
-
– de naam van de scanmedewerker;
-
– de user-id van de scanmedewerker;
-
– een code voor de categorie waartoe het document behoort;
-
– een code voor het notitiedocument;
-
– de afhandelingsdatum;
-
– de naam van de controleur;
Documenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.
Documenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.
Ad f.
Nadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd
op correct- en volledigheid. Daarbij wordt het vier-ogen principe toegepast. De medewerker
die heeft gevalideerd, mag niet verifiëren. Dit zal bij het toekennen van autorisaties
in het computersysteem worden verwerkt.
Afwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie
bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden
heeft veroorzaakt.
Ad g.
Na de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van de zorgdrager de te vernietigen
papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container. Deze container
wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de inhoud wordt vervolgens
vernietigd. Op het proces is een Track & Trace van toepassing. Van de feitelijke vernietiging
van het papier wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.
Ad h.
Bij de vorming van de digitale reproductie wordt een visuele kwaliteitscontrole uitgevoerd
door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:
-
– leesbaarheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);
-
– volledigheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);
-
– authenticiteit (is de reproductie gelijk aan het origineel);
-
– kleurstelling (is de reproductie gelijk aan het origineel);
-
– aantal pagina’s (is de reproductie gelijk aan het origineel);
-
– volgorde van de pagina’s (is de reproductie gelijk aan het origineel);
-
– onvolkomenheden (er mogen geen strepen, vlekken of vouwen aanwezig zijn);
-
– lege pagina’s (er mogen geen lege pagina’s zonder paginanummering aanwezig zijn);
-
– scankwaliteit (1x per week wordt een controle op de scankwaliteit en de instellingen
uitgevoerd door middel van testvellen (referentiekaarten);
-
– scanvoorbladen (de batch wordt voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen
zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla
gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen
dus altijd dezelfde richting uit wijzen).
Bij afwijking(en) in kwaliteit vanwege hard- en/of software problemen wordt volgens
het onderhoudscontract expertise ingeschakeld.
Voordat de gedigitaliseerde documenten (reproducties) naar de tijdelijke archiefruimte
worden verplaatst, wordt er maandelijks een interne controle op het verwerkingsproces
uitgevoerd. Na eventuele correcties worden de betreffende documenten vrijgegeven voor
transport naar de tijdelijke archiefruimte in afwachting van de vervangingscontrole.
Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers
[Ligt ter inzage bij de directie P&O, Control en Controle van het bestuursdepartement
van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.]
