8.2. Bijlage 2, Instellingen scanners
Het scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende
document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:
Om een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS
Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde
data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces
bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina’s recht te trekken en portrait/landscape
te herkennen.
VRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.
RICOH : MPC5503
|
Page Ajustments (Pagina aanpassingen)
|
Auto Deskew
|
Aan
|
Uitlijning van de pagina
|
Auto Crop
|
Aan
|
Zoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan
|
Edge Cleanup
|
Aan
|
Haalt eventuele zwarte randen van de pagina af
|
Edge Fill
|
Aan
|
Vult zwarte randen op
|
Hole Fill
|
Aan
|
Vult indien aanwezig perforator gaten
|
Auto Rotate
|
Aan
|
Automatische pagina oriëntatie herkenning
|
Merge Sides
|
Uit
|
Zijkanten samenvoegen
|
Blank Page (Blanco pagina)
|
Detect
|
Uit
|
Detecteert witte pagina’s
|
Delete and detect
|
Uit
|
Verwijdert witte pagina’s
|
Settings
Content Sensitivity
Ignore Holes
|
60
Ja
|
Instelling t.a.v. de gevoeligheid
|
Clarity (Helderheid)
|
Brightness and
contrast
|
45
50
|
Instellingen t.a.v. helderheid en contrast
|
Gamma
|
10
|
Auto Brightness
|
Aan
|
Automatisch helderheid
|
Auto Contrast
|
Uit
|
Automatisch contrast
|
Black and white (Zwart & Wit)
|
Line weight
|
3
|
Instellingen lijndikte
|
Speckle Filter
|
3
|
Verwijderd stipjes op de pagina
|
Greytone Picture
Enable
Density
|
Ja
60
|
Grijstonen afbeeldingen.
|
Color (Kleur)
|
Color - Detection
Enable
Sensitivity
Ignore background color
Detect Small Color Object
Small Object Sensitivity
|
Ja
50
Nee
Ja
80
|
Kleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten
|
Background Smoothing
Enable
Smoothness
Background Color to White
|
Ja
15
Nee
|
Regulering achtergrond
|
8.4. Bijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware
Scanner:
Voor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH : MPC5503
Specificaties voor het scangedeelte:
Als software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705
Vanaf maart 2020:
SCANNER IM C5500
Scansnelheid: ARDF 80 afb. per minuut (200/300 dpi)
Scansnelheid: SPDF 120 afb. per minuut (enkelzijdig)/240 afb. per minuut (dubbelzijdig)
Resolutie: maximum 1200 dpi
Bestandsindelingen Enkele pagina TIFF, Enkele pagina JPEG, Enkele pagina hoge compressie
PDF, Enkele pagina PDF-A, Meerdere pagina's TIFF, Meerdere pagina's PDF, Meerdere
pagina's hoge compressie PDF, Meerdere pagina's PDF-A
Scanmodi E-mail, Map, USB, SD-kaart
Scanmodule
De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch
te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale
documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij
automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als
kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden
herkend.
Virtual Rescan module (VRS)
Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit
(zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld
papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.
Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina
van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011)
wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten
op de scan. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van
de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen
zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten
ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.
Recognition module
De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.
De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de
‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release
ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.
Validatiemodule
De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien
van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar
wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze
module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren
en voor de “uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.
PDF generator
De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat
naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR
(Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond
wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.
Release module
De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat,
samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is
in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van
de gebruiker.
De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture,
een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een
document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in
E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:
-
• Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere
gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;
-
• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit
wordt bepaald door E-Doc;
-
• Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.
Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten,
in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd
bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen
uitgevoerd:
-
• Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;
-
• Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie
vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;
-
• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit
wordt bepaald door E-Doc.
Compressie
De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie
ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt
dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.
De volgende instellingen worden gehanteerd:
Technische metadata
Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF
bestand.
|
Ministerie OC&W
|
CDHO
|
|
Kofax 9.0
3-10-2011 tot heden
|
RICOH Scan en Fax Manager
Vanaf 13-2-2020
|
Bestandsinformatie
|
|
Directory
|
√
|
Zelf in te geven
|
Filesize
|
√
|
V
|
File Modify Date
|
√
|
V
|
File Permissions
|
√
|
n.v.t.
|
File Type
|
√
|
V
|
MIME Type
|
√
|
V
|
PDF informatie
|
|
PDF Version
|
√
|
v
|
Linearized
|
√
|
??
|
Title
|
√
|
Zelf in te geven
|
Author
|
√
|
Zelf in te geven
|
Create Date
|
√
|
V
|
Modify Date
|
√
|
V
|
Page Count
|
√
|
V
|
Tagged PDF
|
√
|
X
|
XMP informatie
|
|
Format
|
√
|
Indien gewenst
|
Title
|
√
|
Indien gewenst
|
Creator
|
√
|
Indien gewenst
|
Create Date
|
√
|
Idem aan pdf create date
|
Modify Date
|
√
|
n.v.t.
|
DocumentID
|
√
|
Indien gewenst
|
Part
|
√
|
X
|
Conformance
|
√
|
X
|