Beleidsregel maatschappelijke betamelijkheid trustkantoren

Geraadpleegd op 27-04-2024.
Geldend van 16-01-2020 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Beleidsregel van De Nederlandsche Bank N.V. over de wijze waarop zij in het toezicht de naleving beoordeelt in hoeverre trustkantoren het risico beheersen op betrokkenheid van het trustkantoor of zijn medewerkers bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad (Beleidsregel maatschappelijke betamelijkheid trustkantoren)

De Nederlandsche Bank N.V.,

gelet op artikel 14, eerste, tweede en vierde lid, onderdeel a, subonderdeel 4 en artikel 41, derde lid, van de Wet toezicht trustkantoren 2018 en artikel 4:81 juncto artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

met inachtneming van de proportionele toepassing van onderstaande uitgangspunten waarin met aard, omvang en inrichting van trustkantoren rekening wordt gehouden; en van het feit dat DNB in deze beleidsregel geen oordeel zal vellen over welke handelingen van trustkantoren of hun werknemers al dan niet maatschappelijk betamelijk zijn, maar dat DNB zich richt op het toezicht op de invulling van het beleid, en het inregelen van processen en procedures bij trustkantoren die dienen te leiden tot maatschappelijk betamelijk handelen van deze trustkantoren;

Besluit:

§ 1. Definities

Artikel 1. Definities

In deze regeling/beleidsregel wordt verstaan onder:

• DNB: De Nederlandsche Bank N.V.;

• Cliënt: cliënt als bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wtt 2018;

• Incident: een incident als bedoeld in artikel 20, vierde lid van de Wtt 2018;

• Trustkantoor: een trustkantoor of bijkantoren als bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wtt 2018;

• Wtt 2018: Wet toezicht trustkantoren 2018.

Artikel 2. Beleid en procedures ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid

• 1 Bij het toezicht op de naleving van artikel 14, eerste lid, van de Wtt 2018, neemt DNB in aanmerking of het in dat artikel genoemde beleid een specifiek en voldoende uitgewerkt onderdeel bevat om het risico tegen te gaan dat het trustkantoor of zijn medewerkers betrokken raken bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad.

• 2 Bij de beoordeling van het onderdeel van het beleid over maatschappelijke betamelijkheid, bedoeld in het eerste lid, weegt DNB mee of dit beleid ten minste een adequate beschrijving bevat van hoe, wanneer en bij welke handelingen een evenwichtige belangenafweging gemaakt wordt. DNB verwacht ook dat uit dit onderdeel van het beleid blijkt dat een evenwichtige belangenafweging wordt gemaakt bij een (periodieke of voorval gedreven) evaluatie van de zakelijke relatie, zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wtt 2018.

• 3 Voorbeelden van elementen die aangeven hoe dit beleid zijn weerslag vindt in de procedures, processen en maatregelen, zijn de volgende:

  • a. een overzicht van de (potentiële) besluiten, activiteiten, soorten transacties en overige handelingen waarbij het risico, bedoeld in het eerste lid, zich met name kan voordoen en de hierbij noodzakelijke mitigerende maatregelen;

  • b. criteria op basis waarvan het trustkantoor op risicogebaseerde wijze beoordeelt of bij het eigen handelen of dat van haar werknemers sprake kan zijn van zodanige strijdigheid met hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad;

  • c. formele en duidelijke vastlegging welke functionaris of afdeling binnen het trustkantoor (mede)verantwoordelijk is voor bewustwording bij de meest relevante organisatieonderdelen ten aanzien van handelingen die mogelijk dusdanig strijdig zijn met hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad;

  • d. voorschriften voor een periodieke evaluatie en beoordeling van de effectiviteit van bedoeld beleid en de procedures, processen en maatregelen waarin dit zijn weerslag vindt. Deze analyse en beoordeling zouden bijvoorbeeld ten minste jaarlijks plaats kunnen vinden of zo vaak als hiervoor aanleiding is. Van belang is dat er hierbij aantoonbare aandacht gegeven kan worden aan een tijdige opvolging van geconstateerde verbeterpunten;

  • e. voorschriften waaruit blijkt welke onderdelen en/of functionarissen binnen het trustkantoor betrokken zijn bij het maken van de evenwichtige belangenafweging, bedoeld in het tweede lid, en een overzicht van de beslissingsbevoegdheid per afdeling en/ of functionaris;

  • f. voorschriften waaruit blijkt hoe de evenwichtige belangenafweging, bedoeld in het tweede lid, en de belangrijkste afwegingen die door het trustkantoor zijn gemaakt, worden vastgelegd;

  • g. voorschriften waaruit blijkt hoe onderwerpen die maatschappelijke betamelijkheid aangaan extern worden gecommuniceerd;

  • h. procedures en maatregelen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake de omgang met incidenten op het gebied van maatschappelijk betamelijkheid, waaronder:

    • – het onverwijld informeren van DNB over het incident

    • – de maatregelen in reactie op het incident

    • – een tijdsplan met een datum waarop deze maatregelen zijn uitgevoerd.

• 4 Bij de vraag of een trustkantoor de norm adequaat invult, weegt DNB bij het identificeren en mitigeren van de risico’s, bedoeld in het eerste lid, mee in hoeverre het trustkantoor ook gegevens betrekt over de activiteiten die de cliënten van het trustkantoor uitvoeren en de bij die activiteiten betrokken derden, beide voor zover van het trustkantoor redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij hiervan op de hoogte is of had moeten zijn.

• 5 Ook weegt DNB mee hoe het trustkantoor ervoor zorgt dat het als onderdeel van de processen, procedures en maatregelen, bedoeld in het derde lid, analyseert wat volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer en bij de voor het trustkantoor belangrijkste stakeholders als onbetamelijk wordt gezien op de voor het trustkantoor relevante gebieden. DNB verwacht dat deze analyse jaarlijks wordt uitgevoerd of vaker wanneer daar aanleiding voor is, waarbij het van belang is dat het trustkantoor zorgt voor de noodzakelijke aanpassingen van het beleid en de daaruit voortvloeiende procedures, processen en maatregelen op basis van de uitkomsten van deze analyse.

• 6 DNB verwacht dat het trustkantoor aantoonbaar stimuleert dat op een voor haar passende wijze een actieve discussie binnen het eigen trustkantoor wordt gevoerd over hetgeen al dan niet als maatschappelijk betamelijk kan worden gezien.

Artikel 3. Akkoorden en convenanten

DNB verwacht dat trustkantoren een concreet plan hebben om vast te kunnen stellen op welke wijze bij het committeren aan of publiekelijk onderschrijven van nationale of internationale akkoorden, richtlijnen, convenanten of andere vormen van geformaliseerde samenwerking, het bereiken van voornoemde maatschappelijke doelen binnen het trustkantoor wordt vormgegeven. In dat plan moet opgenomen zijn hoe het trustkantoor opvolging gaat geven aan de afspraken. Daarnaast moet het trustkantoor duidelijke processen hebben ingericht die veiligstellen dat voornoemde toezeggingen doorlopend nagekomen worden.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in de Staatscourant. Deze beleidsregel wordt inclusief de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Artikel 5. Evaluatie

Deze beleidsregel wordt één jaar na publicatie in de Staatscourant geëvalueerd.

Artikel 6. Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel maatschappelijke betamelijkheid trustkantoren.

Origineel slotformulier en ondertekening

Amsterdam, 7 januari 2020

F. Elderson

De Nederlandsche Bank N.V.