3. Hoofdlijnen van selectiecriteria en -proces
[Regeling vervallen per 01-01-2023]
3.1. Voor wie zijn subsidies in het kader van bescherming en opvang van vluchtelingen
in de regio en migratiesamenwerking bedoeld?
[Regeling vervallen per 01-01-2023]
Subsidies in het kader van bescherming en opvang van vluchtelingen in de regio en
migratiesamenwerking zijn bedoeld voor activiteiten van non-gouvernementele organisaties,
bedrijven en/of kennisinstellingen, wat betreft de laatst genoemde voor zover zij
niet kwalificeren als non-gouvernementele organisatie zoals bedoeld in par. 5.1 Criterium
D.1.
Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van M&O 2019–2022
dienen aanvragende organisaties voldoende relevante ervaring te hebben met het uitvoeren
van activiteiten vergelijkbaar met de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd
in de doelgebieden als waar de voorgestelde activiteiten worden uitgevoerd (track
record). Dit wordt beoordeeld aan de hand van de criteria opgenomen in par 5.4.
Organisaties kunnen zelfstandig een subsidieaanvraag indienen of deel uitmaken van
een alliantie zoals bedoeld in par. 5.1, criterium D.3. In geval van een alliantie
wordt de aanvraag namens de alliantie aangevraagd door een penvoerder. De penvoerder
is, indien de aanvraag wordt gehonoreerd, verantwoordelijk voor de uitvoering van
de activiteiten van de alliantie en voor de naleving van de aan de subsidieverlening
verbonden verplichtingen.
Aanvragers kunnen voor de uitvoering van (onderdelen van) de activiteiten gebruik maken van en samenwerken met andere
organisaties zonder winstoogmerk, van lokale overheidsorganisaties of van bedrijven
(met winstoogmerk). Een dergelijke samenwerking betreft geen samenwerking in het kader
van een samenwerkingsverband (alliantie) zoals hiervoor bedoeld, maar samenwerking
met bijvoorbeeld een lokale organisatie die enkele onderdelen van de activiteiten
lokaal uitvoert.
3.3. Selectieproces
[Regeling vervallen per 01-01-2023]
Op de subsidieverstrekking in het kader van M&O 2019–2022 zijn de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 onverkort van toepassing. Daarnaast gelden bij de beoordeling van de subsidieaanvragen
en de verdeling van de beschikbare middelen de in dit subsidiebeleidskader neergelegde
beleidsregels.
Aanvragen voor een subsidie in het kader van M&O 2019–2022 worden beoordeeld in twee
fasen:
-
1. Drempeltoets, kwaliteit track record en kwaliteit conceptnotitie;
-
2. Organisatorische capaciteit en kwaliteit volledig voorstel.
Fase 1:
Bescherming en opvang in de regio: deadline voor indienen aanvraag 16 november 2018
– besluitvorming uiterlijk 18 januari 2019
Migratie samenwerking: deadline voor indienen aanvraag 7 december 2018 – besluitvorming
uiterlijk 18 januari 2019
In fase 1 worden aanvragen ten eerste beoordeeld aan de hand van drempelcriteria opgenomen
in par. 5.1 en par. 5.2. Aanvragen die niet aan alle drempelcriteria voldoen worden
afgewezen en niet verder beoordeeld.
Vervolgens wordt de kwaliteit van de conceptnotitie en van het track-record van de
aanvragers wier aanvraag de drempeltoets heeft gehaald, beoordeeld. De criteria voor
de beoordeling van de kwaliteit van de conceptnotitie zijn opgenomen in par. 5.3,
die voor de kwaliteit van het track record in par. 5.4. Aan de hand van de uitkomsten
van deze beoordeling en de beschikbare middelen, en rekening houdend met een evenwichtige
spreiding van activiteiten over (sub)thema’s en landen, wordt een selectie gemaakt
van aanvragen waarvan de aanvragende organisaties in fase 2 worden uitgenodigd om
een volledig voorstel in te dienen. Om hiervoor in aanmerking te kunnen komen dient
de kwaliteit van zowel de conceptnotitie als van het track record ten minste voldoende
te zijn (in voldoende mate te voldoen aan de zojuist genoemde criteria).
Niet-geselecteerde aanvragen worden afgewezen en niet verder beoordeeld. Aanvragers
ontvangen hierover uiterlijk 18 januari 2019 bericht. Aanvragers wier aanvraag is
geselecteerd voor fase 2 ontvangen uiterlijk op dezelfde datum bericht dat zij een
volledig voorstel mogen indienen.
Fase 2:
Deadline voor indienen volledig voorstel (full proposal): 15 februari 2019 – besluitvorming
uiterlijk 15 maart 2019
In fase 2 worden de geselecteerde aanvragers uitgenodigd om een volledig voorstel
in te dienen. Bij de uitnodiging zal het Ministerie een aanvullend aanvraagsjabloon
opsturen, welke verplicht gebruikt dient te worden door de aanvrager bij het indienen
van zijn volledige voorstel. In de uitnodiging om een volledig voorstel in te dienen
wordt een maximum indicatief subsidiebedrag vermeld. Dit richtbedrag is gebaseerd
op het aantal geselecteerde aanvragers, de aangevraagde subsidiebedragen, de kwaliteit
van het trackrecord en de conceptnotitie, de beschikbare middelen en de evenwichtige
spreiding van de beschikbare middelen over de bestemmingslanden en de (sub)thema’s.
De volledige voorstellen voor zowel bescherming en opvang in de regio als voor migratie
samenwerking dienen uiterlijk 15 februari 2019 23:59 CET door het Ministerie te zijn
ontvangen. Aanvragen waarvan de volledige voorstellen te laat worden ontvangen worden
afgewezen en niet verder beoordeeld.
Voordat de kwaliteit van de tijdig ontvangen volledige voorstellen wordt beoordeeld,
wordt op grond van artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken eerst beoordeeld of de aanvrager/penvoerder in staat is tot een adequaat financieel
beheer en door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten waarvoor
subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten
kan waarborgen. Indien de aanvrager/penvoerder aantoont in het bezit te zijn van een
positief beoordeelde Checklist on Organisational Capacity Assessement (COCA) van ten
hoogste vier jaar oud (peildatum 1 juli 2018), of een PARTOS ISO 9001 certificaat,
of een geldend Framework Partnership Agreement (FPA) met DG ECHO van de EU, wordt
hij geacht aan dit criterium te voldoen. In andere gevallen vindt de beoordeling plaats
aan de hand van het door de aanvrager/penvoerder bij het volledige voorstel in te
dienen COCA format (dat tezamen met het sjabloon voor het volledige voorstel bij de
uitnodiging om een volledig voorstel in te dienen zal worden meegestuurd).
Aanvragen die worden ingediend door een organisatie die niet voldoet aan artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken worden afgewezen en niet verder beoordeeld.
Vervolgens wordt de kwaliteit beoordeeld van de tijdig ontvangen volledige voorstellen
van de aanvragers/penvoerders die voldoen aan artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Dit gebeurt aan de hand van de criteria opgenomen in par. 5.3. Om in aanmerking
te kunnen komen voor een subsidie in het kader van M&O 2019–2022 dient de kwaliteit
van het volledige voorstel ten minste voldoende te zijn, dus in voldoende mate te
voldoen aan de criteria m.b.t. de kwaliteit van het volledige voorstel. Indien het
opgestelde volledige voorstel er aanleiding toe geeft, kan het uiteindelijke verleende
subsidiebedrag lager uitvallen dan het indicatieve richtbedrag (naar boven bijstellen
is niet mogelijk).
De uiteindelijke verdeling van de beschikbare middelen vindt plaats aan de hand van
de rangschikking van de aanvragen op basis van de uitkomsten van de beoordeling op
grond van de criteria opgenomen in par. 5.3. De aanvragen die het beste voldoen aan
de criteria komen als eerste voor subsidie in aanmerking. De minister besluit tot
subsidieverlening in overeenstemming met deze rangorde, binnen het raam van artikel 8, derde lid, onder d, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse
Zaken.
Als de beschikbare middelen niet toereikend zijn om alle aanvragen die als voldoende
zijn beoordeeld volledig te honoreren, betekent dit dat bij de verdeling van de middelen
de aanvragen die conform genoemde rangschikking het beste voldoen aan de criteria,
als eerste worden gehonoreerd, totdat de beschikbare middelen zijn uitgeput. Daarbij
wordt rekening gehouden met een evenwichtige spreiding van de beschikbare middelen
over de bestemmingslanden en de (sub)thema’s.
Uiterlijk 15 maart 2019 wordt uitsluitsel gegeven over de aanvragen waarvoor tijdig
een volledig voorstel is ingediend.