Bij de volgende voorbeelden is het uitgangspunt dat aan alle voorwaarden van de toepasselijke
wettelijke bepalingen en regelingen is voldaan.
Voorbeeld 1 Vergoeding vakbondscontributie
Een werkgever treft een structurele regeling die gebaseerd is op een cao. Op grond
van deze regeling kan elke werknemer die kosten voor het lidmaatschap van een vakbond
maakt elk jaar afzien van een deel van het brutoloon per maand in ruil voor een vergoeding
van die kosten. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel
ten laste van de zogenoemde vrije ruimte.
Uitwerking
In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende,
toekomstgerichte voorwaarden geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil. Een
eventueel op grond van deze regeling verstrekte vergoeding van de kosten van het lidmaatschap
van een vakbond kan onbelast blijven bij de werknemer.
Voorbeeld 2 Telewerkvergoeding
Werknemers die regelmatig telewerken kunnen van een werkgever binnen diens arbeidsomstandighedenbeleid
een vergoeding voor de inrichting van de werkruimte krijgen. De werkgever zal die
vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en vervolgens gebruikmaken van de
gerichte vrijstelling voor voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid
dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (zie artikel 8.4a van de URLB 2011). De werkgever stelt als voorwaarde dat de werknemer gedurende drie jaren afziet
van een aantal verlofdagen. Hiertoe wordt de waarde van een verlofdag gesteld op een
evenredig gedeelte van het brutoloon van de desbetreffende werknemer. Indien de werknemer
niet langer telewerkt, of bij tussentijds ontslag, stopt de werkgever de vergoeding.
De werknemer hoeft vanaf dat moment niet langer af te zien van verlofdagen.
Uitwerking
Ook in dit geval bestaat er geen twijfel over de realiteitswaarde. Werknemers die
aan de regeling deelnemen werken in feite langer, in ruil waarvoor de werkgever bereid
is een kostenvergoeding toe te kennen.
Voorbeeld 3 13e maanduitkering
Werknemers hebben recht op een 13e maanduitkering, uit te betalen in januari. In de
loop van het jaar daaraan voorafgaand wordt na overleg met de ondernemingsraad overeengekomen,
dat een werknemer geheel of gedeeltelijk kan afzien van de 13e maanduitkering en in
plaats daarvan kan kiezen voor een aanvullende reiskostenvergoeding. De werkgever
zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en vervolgens gebruikmaken
van de gerichte vrijstelling voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking. Als
het brutobedrag van de 13e maanduitkering van de individuele werknemer ontoereikend
is om de maximale gerichte vrijstelling ter zake van vervoer te benutten kan de werknemer
daarnaast nog afzien van een deel van het brutoloon per maand gedurende de resterende
maanden van het jaar. De werkgever legt dit vast in een cafetariaregeling. Als een
werknemer deelneemt komen de werkgever en werknemer een aanvulling op de arbeidsovereenkomst
overeen.
Uitwerking
In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende,
toekomstgerichte voorwaarden, geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil.
Voorbeeld 4 Budgetregeling
Een cafetariaregeling kan voorzien in een budget naast de overige overeengekomen beloning.
In dat geval kan de betrokken werknemer tot het bedrag van het budget de vorm of het
genietingsmoment van zijn beloning kiezen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een keuze
voor “gewoon” loon, verlof of een gericht vrijgestelde studie.
Uitwerking
Wat betreft gerichte vrijstellingen merk ik op, dat de beoordeling van een vergoeding
in beginsel per kalenderjaar plaatsvindt. Een gericht vrijgestelde vergoeding van
kosten gemaakt in een voorgaand jaar, is hierom alleen mogelijk als de werknemer in
dat voorgaande jaar al een onvoorwaardelijk recht op die vergoeding had. Als het recht
op zo'n vergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer moet deze zijn keuze
dus hebben gemaakt in het jaar waarin hij de kosten maakte.
In verband hiermee merk ik het volgende op over het genietingsmoment van een budget
voor zover de werknemer nog geen keuze maakte (resterend budget). Naar mijn oordeel
is het nog gebruikelijk als een werkgever een resterend budget jaarlijks tot het loon
rekent, uiterlijk in januari van het eerstvolgende jaar. Artikel 13a, tweede lid, van de Wet LB is in dat geval dus niet van toepassing.
Praktische aanwijzingen
De opzet van een cafetariaregeling en de aanvulling op de arbeidsovereenkomst zijn
vanuit het oogpunt van de loonheffingen in beginsel vormvrij. Als handreiking voor
de praktijk staan hieronder niettemin nog enkele praktische aanwijzingen. Allereerst
is van belang dat de werkgever in de gehanteerde regeling duidelijk omschrijft wat
de toekomstige keuzemogelijkheden voor de werknemer zijn, wat de fiscale en andere
(inkomensgerelateerde) gevolgen (kunnen) zijn en indien van toepassing, wat de gevolgen
bij uitdiensttreding zijn. In een aanvulling op de arbeidsovereenkomst kunnen werkgever
en werknemer de individuele keus van de werknemer vastleggen. Daarin kan de werkgever
bijvoorbeeld het volgende opnemen:
-
− de reden van de aanvulling op de arbeidsovereenkomst;
-
− het doel waarvoor de werknemer een bron inzet en de afgesproken periode (bijvoorbeeld:
“De werkgever zal in verband met de vergoeding van de kosten van het lidmaatschap
van een vakbond aan de werknemer een vergoeding verstrekken met ingang van ……….(datum)
tot …………(datum) van €……… per maand.”). De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als
eindheffingsbestanddeel ten laste van de zogenoemde vrije ruimte. Daardoor kan de
vergoeding onbelast blijven bij de werknemer;
-
− de bron die de werknemer in het kader van de regeling inzet, tot welk bedrag hij de
bron inzet en de periode waarover hij die bron inzet (bijvoorbeeld: “Het overeengekomen
brutoloon per maand zal met ingang van……….(datum) tot …………… (datum) worden verlaagd
met een bedrag van € ……… per maand.”.
