Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel A
In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij
zowel benoeming als herbenoeming van belang zijn, evenals in het geval de klankbordgesprekken
ook door de vertrouwenscommissie worden gevoerd. Het betreft de volgende punten die
vervolgens nader worden toegelicht:
-
1. De samenstelling van de commissie
-
2. De ambtelijke ondersteuning van de commissie
-
3. De vergaderingen van de commissie
-
4. Het verslag dat van de gevoerde gesprekken moet worden gemaakt
-
5. Geheimhouding
Samenstelling (artikel A.1)
De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad
is al dan niet elke fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies
van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van
de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure,
waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze voorbeeldbepaling
niet opgenomen.
Ambtelijke ondersteuning (artikel A.2)
Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de gemeentesecretaris
als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met
name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd.
Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.
Vergaderingen (artikel A.3)
Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie
en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering.
Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist,
kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.
Stemming (artikel A.4)
Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid
zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot
uitdrukking gebracht.
Verslag (artikel A.5)
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat
van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen
besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure
zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt.
De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:
Bij benoeming
-
1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie
gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit)
de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering
verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie
over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning
kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet
van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend
procedurele informatie.
-
2. Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met
betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen
desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld
aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan,
worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten
wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling
zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie
unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken,
wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.
Bij herbenoeming
-
1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken
(frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn
gehouden.
-
2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie
en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook
de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning
wordt vermeld.
-
3. Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen
in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het
functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria
uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Geheimhouding (artikel A.6)
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit
artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens
de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel A.5 bedoelde verslagen inbegrepen)
en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.
De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot
degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur.
Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke
consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering
door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting
(meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent
de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt
verstrekt.
Archivering (artikel A.7)
Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt
met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de
te volgen werkwijze.
Er zijn twee fasen te onderscheiden.
“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de
archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke
archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.
Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van
de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken
met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de
archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De
archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de
commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de
plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.
Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing
in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie,
omdat het college van BenW in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken.
Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies
de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.
Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats
is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus
al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment
dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt
dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel
in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen
die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar
na het afsluiten van het dossier.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren
als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden
bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden
dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze
de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen
naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).