Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters

Geraadpleegd op 20-04-2024.
Geldend van 01-10-2017 t/m heden

Hierbij doe ik u de vernieuwde circulaire benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester toekomen. Ten opzichte van de oude circulaire uit 2012 zijn er belangrijke wijzigingen.

In de eerste plaats zijn in deze circulaire de wijzigingen van de Gemeentewet die per 1 februari 2016 in werking zijn getreden verwerkt.1 De belangrijke wijzigingen die hieruit voorvloeien zijn de volgende:

– Voorafgaand aan het overleg met de commissaris stelt de raad het college in de gelegenheid zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de profielschets kenbaar te maken (artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet).
– Ook de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester dient door een vertrouwenscommissie te geschieden (artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet).
– Op de stemming inzake de aanbeveling tot benoeming, herbenoeming en ontslag van de burgemeester is artikel 31 van de Gemeentewet van toepassing verklaard, waarmee deze schriftelijk geschieden en daarmee geheim zijn.
– Met betrekking tot de installatie van de nieuwe burgemeester is vastgelegd dat deze de eed (verklaring en belofte) ten overstaan van de raad, in handen van de commissaris aflegt.

In de tweede plaats is naast deze circulaire tevens de Handreiking Burgemeesters, benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid (hierna: handreiking), geheel vernieuwd. Deze handreiking is complementair aan deze circulaire en bevat naast tips nog verdere procesinformatie. Deze handreiking is te vinden op de website www.politiekeambtsdragers.nl.

In de derde plaats is van de gelegenheid gebruik gemaakt om op grond van de praktijkervaringen in de afgelopen jaren een aantal aanpassingen aan te brengen ter verduidelijking van de diverse stappen in de procedure.

In de vierde plaats is in de omkaderde blokken in de tekst een geactualiseerde toelichting op de artikelen opgenomen.

In de vijfde plaats zijn bij deze circulaire bouwstenen voor een verordening op de vertrouwenscommissie gevoegd.

Ter toelichting nog het volgende. In de vorige versie van de circulaire werd de term functioneringsgesprek gebruikt voor het gesprek met de gemeenteraad over het functioneren van de burgemeester. Deze term past meer in een hiërarchische werkrelatie en is in die zin minder gelukkig en kan een verkeerde indruk wekken van het bedoelde karakter van deze gesprekken tussen de raad en de burgemeester. De gemeenteraad bespreekt het functioneren van de burgemeester als de bestuurlijke partner van de burgemeester. Zowel in deze circulaire als in de vernieuwde handreiking is daarom gekozen voor de term ‘klankbordgesprek’. Hoewel het houden van klankbordgesprekken geen formeel wettelijk vereiste is, verdient het sterk de aanbeveling deze jaarlijks te laten plaatsvinden. De belangrijkste reden hiervoor ligt in het feit dat de praktijk uitwijst dat het als buitengewoon waardevol wordt ervaren om het functioneren regelmatig aan de orde te stellen in een gesprek tussen een afvaardiging uit de raad en de burgemeester. Het past ook in de invulling van goed en verantwoordelijk ‘werkgeverschap’ van de raad. Daarnaast bieden deze gesprekken en de daaruit voortvloeiende afspraken in de aanloop naar een eventuele herbenoeming, de basis om tot een goed onderbouwde aanbeveling tot herbenoeming te komen.

Deze circulaire kunt u ook vinden op www.politiekeambtsdragers.nl. Daar kunt u deze circulaire downloaden en desgewenst printen.

Op deze site vindt u ook alle actuele wet- en regelgeving, circulaires en brochures over politieke ambtsdragers voor het Rijk, de provincie, de gemeente, de waterschappen en ook voor het Koninkrijk en de BES-eilanden voor zover deze afkomstig is van het ministerie van BZK.

Procedure voor benoeming van een burgemeester

I. De profielschets

1. In het kader van de procedure voor de benoeming van een nieuwe burgemeester stelt de gemeenteraad een profielschets op. Het college moet hierbij door de raad in staat worden gesteld, voorafgaand aan het overleg met de commissaris van de Koning, zijn wensen en bedenkingen met betrekking tot de eisen die aan de nieuwe burgemeester worden gesteld, kenbaar te maken. Dit vloeit voort uit artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet.
2. De profielschets maakt de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld, kenbaar en wordt bij voorkeur op basis van een aantal bestuurscompetenties vastgesteld. De profielschets wijdt voldoende aandacht aan de taken en gewenste competenties van de nieuw te benoemen burgemeester op het gebied van integriteit en openbare orde en veiligheid. Het verdient aanbeveling dat suggesties van de betrokken partners uit de veiligheidsketen worden betrokken bij de opstelling van de profielschets op dit punt.
3. De profielschets wordt tijdens een openbare vergadering in de gemeenteraad besproken met de commissaris van de Koning en vervolgens vastgesteld. Mocht het overleg tussen de raad en de commissaris van de Koning niet tot overeenstemming leiden, dan geeft de commissaris van de Koning in de profielschetsvergadering aan welke eisen hij, in afwijking van de gemeenteraad, hanteert bij zijn beoordeling van de kandidaten.
4. De profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering worden samen met de overige informatie over de vacature en de procedure door het kabinet van de commissaris van de Koning beschikbaar gesteld, zodra de vacature is opengesteld.

De profielschets

De profielschets geeft kandidaten zicht op de gemeente en de gezochte burgemeester en dient als basis voor het selectieproces. Dat vraagt om een breed door de gemeenteraad gedragen profiel. Belangrijk is hierbij dat de scherpte in het profiel behouden blijft en zich onderscheidt ten opzichte van de profielen van andere gemeenten. Het is van belang om het profiel toe te spitsen op de eigen gemeentelijke situatie en daarbij ook kort in te gaan op de bestuurlijke opgaven die aan de orde zijn. Door externe begeleiding bij de opstelling van het profiel kan een te groot compromiskarakter van de profielschets worden voorkomen. Ook het college moet in de gelegenheid worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de profielschets kenbaar te maken, voordat de gemeenteraad deze vaststelt. Het verdient aanbeveling ook de gemeentesecretaris bij opstelling van de schets te betrekken. Ook kan er voor worden gekozen de politie en het Openbaar Ministerie te consulteren zodat specifieke vraagstukken betreffende openbare orde en veiligheid goed verwoord kunnen worden. Het biedt bovendien een actueel beeld van de wettelijke taken van de burgemeester op dit terrein. Daarnaast kan de gemeenteraad desgewenst inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen consulteren, bijvoorbeeld door middel van een enquête.

Met een scherp omschreven profiel wordt een ‘zoeken naar een schaap met vijf poten’ vermeden. Het biedt ook houvast in de feedback aan kandidaten die afvallen en helpt informanten bij wie inlichtingen worden ingewonnen door de commissaris van de Koning. Bestuurscompetenties geven een objectief kader voor, en daarmee structuur aan, de beoordeling van de kandidaten. Dit bevordert een effectieve gespreksvoering. Een goede voorbereiding kost tijd, maar levert tijdwinst op aan het einde van het proces. Ook is het profiel de basis is voor klankbordgesprekken en de beoordeling van de burgemeester in de herbenoemingsprocedure.

In de profielschets mag geen voorkeur worden uitgesproken voor zaken als geloof, leeftijd of geslacht. De enige uitzondering hierop is dat desgewenst mag worden uitgesproken dat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uitgaat naar een vrouw. Een hulpmiddel bij het schetsen van een profiel is de ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, klankbordgesprekken en afscheid’, te vinden op de website www.politiekeambtsdragers.nl.

Start van de procedure

De kabinetschef licht in een gesprek de te volgen procedure aan de raadsgriffier en indien bekend, de beoogd voorzitter van de vertrouwenscommissie toe. Gesprekspunten kunnen onder meer zijn:

– Het globale tijdschema, (datum) vaststellen profielschets en openstelling vacature, de selectie van de commissaris van de Koning, ontvangst sollicitanten, uitbrengen verslag van bevindingen, vaststellen aanbeveling, verzending aanbeveling aan minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de streefdatum waarop benoeming ingaat en de installatie en beëdiging. Een tijdschema voor de gehele procedure wordt opgesteld door de kabinetschef. Overigens wordt de tijdsplanning over het algemeen door de kabinetschef kenbaar gemaakt aan, of in bijzondere gevallen overlegd met, de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK.

– Het opstellen van de profielschets. De conceptprofielschets wordt voorafgaand aan de profielschetsvergadering aan de (kabinetschef van de) commissaris van de Koning gestuurd.

– Het opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie. De conceptverordening op de vertrouwenscommissie wordt voorafgaand aan de profielschetsvergadering aan de (kabinetschef van de) commissaris van de Koning gestuurd.

– De communicatie tussen de vertrouwenscommissie en de commissaris van de Koning.

– De mogelijkheid om bij een of meerdere kandidaten een assessment af te laten nemen. Zie verder Assessment in de toelichting bij paragraaf V.

– Het eventueel aanleveren van informatie door de gemeente ten behoeve van de sollicitanten met daarin bijvoorbeeld: een profiel van de gemeente, inzicht in de financiële positie van de gemeente en informatie over relevante, actuele beleidsstukken. Dat kan ook digitaal. Informatie op een website van de gemeente heeft als risico dat het binnen de gemeente mogelijk is te zien wie deze site hebben bezocht. Daarom valt te overwegen deze informatie geheel via de provinciale site beschikbaar te stellen. Let er bij het digitaal versturen van informatie, bijvoorbeeld via email of USB sticks, op dat dit veilig gebeurt. Het is aan te raden om de samenstelling van de informatie af te stemmen met de kabinetschef van de commissaris van de Koning.

– De huisvesting van de nieuwe burgemeester. Denk aan vragen als: Is er een ambtswoning? Kan de gemeente eventueel zorgen voor een ambtswoning?

– Het belang van de wettelijke geheimhoudingsplicht.

– Het moment van openstellen van de vacature. Deze wordt pas opengesteld als aan de zittende burgemeester bij Koninklijk Besluit ontslag is verleend. Uiteraard kan dit ontslag per latere datum ingaan.

De profielschetsvergadering

De profielschetsvergadering vindt plaats voordat de vacature wordt opengesteld.

In de vergadering komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

– De samenstelling van de vertrouwenscommissie en de verordening op de commissie.

– Het profiel van de nieuwe burgemeester.

– De procedure.

– De wenselijkheid om in de openstellingsadvertentie de mogelijkheid tot het afnemen van een assessment open te houden.

– Eventuele bovenlokale factoren die de commissaris van de Koning bij zijn selectie een rol laat spelen.

– Gevolgen indien de bepalingen rondom de geheimhouding worden geschonden.

II. De instelling van de vertrouwenscommissie

1. De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in. De gemeenteraad kan bepalen dat aan de vertrouwenscommissie één of meer wethouders als adviseur worden toegevoegd. Een wethouder is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft geen stemrecht. Voor zover ambtelijke bijstand gewenst wordt geacht, wordt de raadsgriffier daarmee belast. De gemeentesecretaris kan eventueel optreden als plaatsvervangend ambtelijk ondersteuner.
2. De gemeenteraad regelt in een verordening op de vertrouwenscommissie de samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie en stelt de commissaris van de Koning daarvan tijdig in kennis. De verordening wordt tijdens de profielschetsvergadering na het vaststellen van de profielschets door de raad vastgesteld.
3. In de verordening wordt aandacht besteed aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet en blijft ook na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot allen die van de informatie kennis dragen, niemand uitgezonderd. Het is niet toegestaan om tijdens het verloop van de procedure in de vertrouwenscommissie informatie uit de vertrouwenscommissie met niet-leden van de vertrouwenscommissie, te delen. De geheimhoudingsplicht kan niet worden opgeheven en blijft dus ook na eventuele ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht. De gemeenteraad regelt de werkwijze van de vertrouwenscommissie zo dat vóór, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden door de vertrouwenscommissie geheimhouding is gegarandeerd.
4. In de verordening wordt vermeld dat, anders dan door tussenkomst van de commissaris van de Koning, geen inlichtingen – op welke wijze dan ook – kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet.
5. In de verordening wordt geregeld dat de gesprekken met en de oordeelsvorming over de sollicitanten plaatsvindt in aanwezigheid van en door de leden van de vertrouwenscommissie. Ook wordt een voorziening getroffen met betrekking tot de wijze waarop de privacybelangen van de sollicitant worden beschermd, bijvoorbeeld bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken en bij het voeren van correspondentie.
6. Besteedt de gemeenteraad of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris van de Koning onvoldoende zorg aan de procedureregels of geheimhoudingsplicht, dan informeert de commissaris van de Koning de minister van BZK hierover. De minister van BZK bepaalt, na overleg met de commissaris van de Koning, hoe verder wordt gehandeld. Dit kan uiteindelijk leiden tot het stopzetten van de procedure.
7. De raad kan eventueel besluiten dat de verordening op de vertrouwenscommissie na de benoeming van de burgemeester van kracht blijft, zodat er een vaste vertrouwenscommissie is die tevens de klankbordgesprekken voert en de aanbeveling inzake de herbenoeming voorbereidt. Dit hoeft niet te betekenen dat de personele samenstelling van de vertrouwenscommissie steeds dezelfde is. Het kan wenselijk worden geacht bij de gesprekken over het functioneren van burgemeester minder of andere raadsleden te betrekken dan die de aanbeveling tot benoeming hebben voorbereid.

Training

De ervaring leert dat training van de leden van de vertrouwenscommissie op het toetsen van het gebruik van bestuurscompetenties en het voeren van gesprekken met sollicitanten de kwaliteit van het selectieproces verhoogt. Het is ook een investering in de teamvorming binnen de vertrouwenscommissie. Het is de overweging waard om de training al te starten bij het opstellen van het profiel. Als de vertrouwenscommissie in dezelfde samenstelling ook de klankbordgesprekken voert en de herbenoemingsprocedure doet, levert de trainingsinspanning nog meer resultaat op.

Geheimhouding

De geheimhoudingsplicht zoals die voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie, een wethouder die als adviseur optreedt, en de ambtelijke bijstand en blijft ook na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht. Doel van de geheimhouding is te voorkomen dat sollicitanten (imago)schade oplopen. Het verstrekken van informatie uit de vertrouwenscommissie aan niet-leden van de vertrouwenscommissie, is verboden. De geheimhouding geldt niet alleen voor namen van en andere informatie over kandidaten, maar ook voor data en tijdstippen, plaatsen en eventuele andere inhoudelijke zaken als vragen en/of casussen en de werkwijze van de commissie. Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Aangezien de zorg voor de geheimhouding primair bij de gemeenteraad en de vertrouwenscommissie berust, kan vanuit de gemeente in voorkomende gevallen zelf het initiatief worden genomen tot aangifte van schending van de geheimhouding. Ook de commissaris van de Koning kan aangifte doen; hij ziet immers op grond van zijn Ambtsinstructie toe op een ordelijk verloop van de procedure.

Technisch voorzitter

Nu alle leden van de vertrouwenscommissie exclusief uit de gemeenteraad komen, kan er geen sprake zijn van een technisch voorzitterschap door een niet-raadslid.

Adviseur

Het is aan te raden één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen in verband met de vaardigheden en kwaliteiten die de burgemeester nodig heeft als voorzitter en lid van het college van burgemeester en wethouders. In de praktijk wordt zelden meer dan één wethouder aan de commissie toegevoegd. Dat werkt over het algemeen goed (over het al dan niet toevoegen van een adviseur aan de vertrouwenscommissie wordt bij de instelling van de vertrouwenscommissie, dus tijdens de profielschetsvergadering, een beslissing genomen). De gemeentesecretaris en de raadsgriffier kunnen geen formele adviespositie krijgen in de vertrouwenscommissie. De raadsgriffier wordt in principe toegevoegd als secretaris. In de praktijk ziet men wel dat, indien aan een plaatsvervangend ambtelijk ondersteuner behoefte bestaat, de gemeentesecretaris deze rol wordt toebedeeld.

III. Openstellen of niet-openstellen van een burgemeestersvacature

1. De minister van BZK stelt na de profielschetsvergadering de vacature open in de Staatscourant. In de vacaturetekst wordt vermeld dat een assessment onderdeel kan zijn van het selectieproces, indien de gemeenteraad deze mogelijkheid heeft opengehouden. In de vacaturetekst staat tevens vermeld dat voorafgaand aan de voordracht de kandidaat die als eerste op de aanbeveling is geplaatst, zal worden gescreend in opdracht van de minister van BZK. De screening bestaat uit naslag bij de AIVD en fiscaal onderzoek bij de Belastingdienst.
2. Er kunnen redenen zijn om een vacature niet open te stellen. Hierbij kan worden gedacht aan gemeentelijke herindeling of specifieke bestuurlijke omstandigheden. Gezien het oogpunt van deze circulaire, zal in deze paragraaf alleen worden ingegaan op de werkwijze bij herindeling.
3. Voor gemeenten die bij een gemeentelijke herindeling zijn betrokken of waar een bestuurskrachtonderzoek loopt, geldt het volgende:
- 3.1 De minister van BZK kan, na overleg of op voorstel van de commissaris van de Koning, die daarover gedeputeerde staten en de gemeenteraad hoort, beslissen dat een vacature in een gemeente voorlopig niet wordt opengesteld, indien:
  - a. een gemeente, blijkens een herindelingsontwerp als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene regels herindeling (Wet Ahri), voor opheffing in aanmerking komt,
  - b. het college van burgemeester en wethouders op grond van de Wet algemene regels herindeling is uitgenodigd tot het voeren van overleg over een wijziging van de gemeentelijke indeling,
  - c. aannemelijk is dat binnen een jaar het college van burgemeester en wethouders tot het overleg, als bedoeld onder b. zal worden uitgenodigd,
  - d. aannemelijk is dat binnen twee jaar de gemeenteraad van de betrokken gemeente, samen met de gemeenteraad c.q. -raden van een of meer andere gemeente(n), met toepassing van artikel 5 van de Wet algemene regels herindeling een herindelingsontwerp zal vaststellen,
- 3.2 De beslissing tot het voorlopig niet-openstellen van de vacature in de situatie, als bedoeld in 3.1 onder c, geldt voor een jaar en kan op advies van de commissaris van de Koning worden verlengd.
- 3.3 De minister van BZK kan alleen besluiten tot het voorlopig niet-open stellen van een burgemeestersvacature in de gevallen bedoeld in 3.1, onder c en d als de betreffende gemeenteraad zich daar niet tegen verzet.
- 3.4 Uitzondering op de voorwaarde zoals gesteld in artikel 3.3. is de situatie waarin er een bestuurskrachtonderzoek loopt. In dat geval dienen gedeputeerde staten binnen een jaar na de start van het bestuurskrachtonderzoek het voornemen te hebben uitgesproken om tot herindeling te komen.

De openstelling

De openstellingstermijn van een burgemeestersvacature is in beginsel drie weken. Afwijking is mogelijk, bijvoorbeeld als de vacature wordt opengesteld in of vlak voor een vakantieperiode. De officiële publicatie vindt plaats in de Staatscourant. De minister van BZK attendeert de Algemene Bestuursdienst van het rijk (ABD), Binnenlands Bestuur en VNG-magazine op de vacature en publiceert de vacature op de internetsite van het ministerie van BZK (www.rijksoverheid.nl) en op www.politiekeambtsdragers.nl.

De gemeente kan op eigen kosten in andere media potentiële kandidaten attenderen op de openstelling onder verwijzing naar de officiële vacaturetekst in de Staatscourant.

Niet-openstelling in verband met (bestuursonderzoek met het oog op) herindeling

In de brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 15 oktober 2009 (Kamerstukken II, 2009-2010, 28 750 nr. 14) staat de beleidslijn met betrekking tot waarnemend burgemeesters en niet-openstelling van een burgemeestersvacature in het perspectief van herindeling nader beschreven. De in de circulaire opgenomen criteria bieden de minister van BZK de mogelijkheid om te anticiperen op de start van een Arhi-procedure. De ratio achter deze regeling is dat het niet gewenst is een burgemeester te benoemen die na een paar jaar alweer moet worden ontslagen. Dit is zowel vanuit personeel als uit financieel oogpunt bezwaarlijk. Als voorwaarde geldt verder dat de minister van BZK alleen zal besluiten tot voorlopige niet-openstelling vooruitlopend op de start van een Arhi-procedure als de betreffende gemeenteraad zich daar niet tegen verzet.

Gelet op de ratio van de niet-openstelling heeft de minister van BZK de mogelijkheid om een besluit tot openstelling van een burgemeestervacature aan te houden als er een bestuurskrachtonderzoek loopt. Dan wordt de beslissing tot het wel of niet openstellen van de burgemeestersvacature opgeschort totdat er duidelijkheid is. Er dient dan uiterlijk binnen een jaar een beslissing te worden genomen over de consequenties van het onderzoek.

Het uitstellen van de beslissing tot niet-openstelling van een burgemeestersvacature is in dit geval redelijk omdat er na een bestuurskrachtonderzoek een reële kans is op de start van een herindelingstraject. Is de uiteindelijke uitkomst dat de weg naar een herindeling wordt ingeslagen, dan wordt de vacature niet opengesteld. Ook hier geldt als voorwaarde dat de gemeenteraad zich daar niet tegen verzet. Is een gemeentelijke herindeling niet aan de orde, dan wordt de vacature direct opengesteld.

Er is dus steeds sprake van een evenwichtige benadering, waarin iedere situatie op eigen merites wordt bekeken en het oordeel van de gemeenteraad zwaar weegt. De commissaris van de Koning adviseert de minister van BZK over de beslissing van de gemeenteraad. Daarmee is het oordeel van de raad uitdrukkelijk deel geworden van de afweging door de minister.

Sollicitanten

De sollicitatiebrief wordt gericht aan Zijne Majesteit de Koning en binnen de in de vacaturetekst gestelde termijn verzonden aan de betreffende commissaris van de Koning.

De commissaris van de Koning bepaalt voorafgaand aan de openstelling van de vacature of en op welke wijze sollicitaties anders dan per brief kenbaar kunnen worden gemaakt. De wijze van solliciteren wordt in de openstellingstekst vermeld.

Sollicitanten ontvangen van de commissaris van de Koning een ontvangstbevestiging. Daarbij worden aan hen ook beschikbaar gesteld: de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering, eventuele aanvullende (digitale)informatie over de gemeente, een tijdschema en een afschrift van deze circulaire. Sollicitanten ontvangen op grond van artikel 28 van het Besluit justitiële gegevens van de commissaris van de Koning tevens het verzoek een verklaring te ondertekenen, waarmee zij toestemming geven voor de verstrekking van justitiële gegevens. Na sluiting van de sollicitatietermijn kan de commissaris van de Koning een persbericht uitbrengen met een overzicht van het aantal sollicitanten, de man-vrouwverhouding, hun politieke kleur en globale achtergrond, indien dit naar zijn oordeel niet teveel licht werpt op individuele sollicitanten.

IV. De selectie door de commissaris van de Koning en het inwinnen van inlichtingen

1. De commissaris van de Koning selecteert de kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming, mede op grond van de competenties en rekening houdend met de eisen uit de profielschets. Hij toetst daarnaast of de geselecteerde kandidaten voldoen aan het in artikel 63 van de Gemeentewet voor benoembaarheid vereiste Nederlanderschap. Ook wint hij justitiële gegevens in.
2. De commissaris van de Koning wint de informatie over sollicitanten in, die hij nodig acht voor zijn selectie. De commissaris van de Koning wint tevens de informatie over sollicitanten in, die de vertrouwenscommissie nodig acht, mits dit naar oordeel van de commissaris van de Koning past binnen een afweging tussen een reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. Bestuursorganen zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet. De commissaris van de Koning wint referenties slechts in met toestemming van de sollicitant, die hiervoor referenten aandraagt. De commissaris van de Koning stelt eventuele ten behoeve van de vertrouwenscommissie ingewonnen referenties ter beschikking aan de vertrouwenscommissie, tenzij de betreffende sollicitant heeft laten weten daar bezwaar tegen te hebben.
3. De vertrouwenscommissie ontvangt van de commissaris van de Koning een opgave van alle sollicitanten vergezeld van zijn oordeel over, en de sollicitatiebrieven van, de kandidaten die hij in beginsel geschikt acht voor benoeming. Desgevraagd informeert hij de vertrouwenscommissie over de criteria die hij heeft gehanteerd bij zijn selectie en over zijn oordeel over andere kandidaten. Desgevraagd verstrekt hij de sollicitatiebrieven van andere dan de door hem geselecteerde kandidaten. De vertrouwenscommissie kan de commissaris verzoeken om nog andere kandidaten die gesolliciteerd hebben aan de selectie toe te voegen of juist uit de selectie te halen. De commissaris weegt af of zijn selectie om die reden wordt aangevuld of aangepast. Als de vertrouwenscommissie besluit naast de kandidaten uit de selectie ook andere kandidaten die gesolliciteerd hebben, bij haar beoordeling te betrekken, doet zij daarvan onverwijld mededeling aan de commissaris. Deze brengt zijn oordeel over laatstgenoemde kandidaten ter kennis van de vertrouwenscommissie.
4. De commissaris van de Koning informeert de geselecteerde sollicitanten over het feit dat zij door hem zijn geselecteerd en dat hij hun namen aan de vertrouwenscommissie heeft doorgegeven. De commissaris van de Koning stelt tegelijkertijd de niet-geselecteerde sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet tot zijn selectie behoren.

De selectie van de commissaris van de Koning

De commissaris van de Koning bepaalt welke sollicitanten hij uitnodigt voor een gesprek. De commissaris van de Koning slaat bij de beoordeling van de sollicitanten acht op het opgestelde profiel en, als dit in de profielschetsvergadering is aangegeven, bovenlokale factoren. Na afloop van het gesprek met de commissaris van de Koning ontvangt de sollicitant een declaratieformulier om zijn reiskosten bij het ministerie van BZK te declareren. De vergoeding voor reiskosten is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit burgemeesters en de Regeling rechtspositie burgemeesters. Het declaratieformulier wordt door de kabinetschef van de commissaris van de Koning geparafeerd ter bevestiging dat de vermelde reizen hebben plaatsgevonden in het kader van de op het formulier vermelde sollicitatieprocedure en wordt vervolgens ter afdoening bij BZK ingediend.

Bespreking van de voorgenomen selectie met de vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie krijgt van de commissaris van de Koning inzicht in de namen van alle sollicitanten. Dit gebeurt, naar keuze van de commissaris van de Koning, mondeling of schriftelijk. Als de commissaris van de Koning kiest voor het inzicht geven in de schriftelijke wijze, dan zijn de sollicitatiegegevens uitsluitend ter inzage. De bespreking tussen de commissaris van de Koning en de vertrouwenscommissie kan ertoe leiden dat de selectie wordt aangevuld of aangepast. De selectie staat aan het eind van dit gesprek vast. De vertrouwenscommissie krijgt uitsluitend de namen en gegevens mee van de geselecteerde kandidaten en van eventuele niet-geselecteerde sollicitanten die de commissie toch wil uitnodigen voor een gesprek.

Niet-geselecteerde kandidaten

Niet-geselecteerde kandidaten kunnen mondeling over hun afwijzing informatie inwinnen bij de kabinetschef van de commissaris van de Koning. Een enkele keer komt het voor dat een niet-geselecteerde sollicitant zich rechtstreeks tot de vertrouwenscommissie wendt met het verzoek om door haar te worden uitgenodigd. De vertrouwenscommissie beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek en stelt verzoeker en de commissaris van de Koning schriftelijk op de hoogte van haar beslissing.

Het inwinnen van inlichtingen/Assessmentrapporten

Met de belangen van de sollicitant moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Elke informatieverzameling dient voorafgegaan te worden door een afweging tussen een reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. De commissaris van de Koning ziet toe op het goede verloop van de procedure en dus ook op dit aspect. Niet alleen de commissaris van de Koning en de vertrouwenscommissie, maar ook degenen die de informatie verstrekken moeten deze afweging met zorg maken. Voor bestuursorganen geldt dat zij verplicht zijn de gevraagde informatie te verstrekken.

In sommige gevallen worden sollicitanten tijdens de procedure aan een assessment onderworpen. Deze rapportage gaat ook naar de vertrouwenscommissie, tenzij de kandidaat daar bezwaar tegen heeft. Soms is over de sollicitant reeds een assessmentrapport beschikbaar, bijvoorbeeld van een potentieel assessment. De kandidaat kan in overleg met de commissaris van de Koning (delen van) dit assessmentrapport ter beschikking stellen aan de vertrouwenscommissie.

Justitiële gegevens

De commissaris van de Koning heeft de bevoegdheid tot het opvragen van justitiële gegevens op basis van artikel 30 van het Besluit justitiële gegevens. Alle sollicitanten ontvangen een verklaring ter ondertekening waarmee zij toestemming geven voor de verstrekking van justitiële gegevens. Dat geldt ook voor sollicitanten die door de vertrouwenscommissie zelf in de beoordeling worden betrokken. Het is de vertrouwenscommissie niet toegestaan zelf justitiële gegevens over personen op te vragen. Indien de resultaten daartoe aanleiding geven, pleegt de commissaris van de Koning overleg met de minister van BZK. De commissaris van de Koning stelt de justitiële gegevens niet aan de vertrouwenscommissie beschikbaar.

V. De bevindingen van de vertrouwenscommissie

1. De vertrouwenscommissie voert gesprekken met de geselecteerde kandidaten en komt na interne beraadslagingen tot haar bevindingen.
2. De beraadslagingen in de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, vierde lid, juncto artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet. Ten aanzien van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie en de stukken die door de vertrouwenscommissie aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet.
3. De vertrouwenscommissie verschaft zich uitsluitend door tussenkomst van de commissaris van de Koning informatie over kandidaten. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet.
4. De vertrouwenscommissie bepaalt beargumenteerd of een of meer kandidaten zullen worden onderworpen aan een assessment.
5. Zodra de vertrouwenscommissie haar advies over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten heeft afgerond, brengt zij verslag uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.

Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling van twee kandidaten, in beredeneerde volgorde, die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt in het verslag van bevindingen ten aanzien van iedere kandidaat de overwegingen die tot haar oordeel hebben geleid. Ieder commissielid heeft één stem. In het verslag kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

Google

Informatie over de kandidaten mag uitsluitend worden ingewonnen door tussenkomst van de commissaris van de Koning. De huidige digitale middelen maken het mogelijk om via internet informatie in te winnen over sollicitanten; dit verdient echter enkele serieuze kanttekeningen. Voorzichtigheid is geboden nu sprake kan zijn van niet-geautoriseerd materiaal. Daarnaast moet worden voorkomen dat kan worden achterhaald naar welke personen is gezocht (meekijken, zoekgeschiedenis). Houd daarbij ook rekening dat het in sommige gevallen voor de betrokkenen zelf zichtbaar kan zijn wanneer en door wie een profiel op social media is bekeken.

Assessment

De gemeenteraad kan de mogelijkheid openhouden om bij bepaalde kandidaten een assessment af te laten nemen. Als dit het geval is, wordt daartoe in de profielschetsvergadering besloten en wordt dit in de vacaturetekst vermeld. De vertrouwenscommissie bepaalt of kandidaten daadwerkelijk aan een assessment worden onderworpen. Is dit het geval, dan vindt een assessment plaats op één of enkele selectiecriteria. Het heeft als oogmerk de vertrouwenscommissie over aanvullende informatie te laten beschikken bij de afronding van het advies. Het gebruik van het instrument assessment moet zorgvuldig worden afgewogen. De selectie van de kandidaten is bij uitstek een bestuurlijk proces op een wettelijke basis geschoeid en kan op geen enkele wijze worden uitbesteed aan derden. Het uitvoeren van een assessment kan alleen met instemming van de betreffende sollicitant. Het assessment wordt bekostigd door de gemeente. De gemeente is dus de opdrachtgever. De commissaris van de Koning kan adviseren over een bureau. Per provincie verschilt wie contact onderhoudt met het assessmentbureau, de vertrouwenscommissie of de kabinetschef van de commissaris van de Koning. De commissaris van de Koning, die in de procedure verantwoordelijk is voor de verwerving van informatie, ziet toe op de kwaliteit van de inzet van het instrument en op de zorg voor de geheimhouding. Met het assessmentbureau worden zeer secure afspraken gemaakt over de geheimhouding. Kandidaten mogen elkaar bijvoorbeeld niet tegenkomen binnen het bureau. Kandidaten worden als eerste geïnformeerd over de uitkomst van hun assessment. Een kandidaat bepaalt vervolgens zelf of de rapportage over de uitkomst (afhankelijk van de provincie: door tussenkomst van de kabinetschef van de commissaris van de Koning) aan de vertrouwenscommissie wordt gezonden. Is dit niet het geval, dan kan de vertrouwenscommissie daaraan de gevolgen verbinden die zij geraden acht.

Elk lid heeft één stem. Geen gewogen stemming

Voorop staat het belang van brede steun binnen de vertrouwenscommissie voor en bij voorkeur unanimiteit over de conceptaanbeveling. Juridisch geldt het principe elk lid heeft één stem. Aan een gewogen stemming – naar rato van het aantal vertegenwoordigde zetels – staat de Gemeentewet in de weg. Voor commissies uit de raad geldt hetzelfde principe als voor de raad zelf, dat elk lid een stem heeft. Ieder raadslid heeft immers een individueel mandaat. Gewogen stemming in de vertrouwenscommissie zou daarom alleen mogelijk zijn als de wet dat in dit geval uitdrukkelijk bepaalde.

De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie

De gemeenteraad stelt het profiel vast en stelt de vertrouwenscommissie in. De vertrouwenscommissie gaat vervolgens aan de slag: zij verneemt de namen van de kandidaten van de commissaris van de Koning en gaat met hen de diepte in. De vertrouwenscommissie sluit het selectieproces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden met een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Met andere woorden, het advies van de vertrouwenscommissie is het kader voor de besluitvorming door de gemeenteraad. Het zwaartepunt van de selectieprocedure ligt duidelijk bij de vertrouwenscommissie die immers de gesprekken met de geselecteerde kandidaten voert. Gewaakt dient te worden voor een situatie waarin de raad het werk van de vertrouwenscommissie meent te moeten overdoen. De vertrouwenscommissie is immers een wettelijk onderdeel van de benoemingsprocedure. De vertrouwenscommissie moet niet alleen in vertrouwen opereren, de commissie moet ook het volste vertrouwen van de gemeenteraad hebben. Achtergrond is tevens dat de namen van de sollicitanten zo slechts in zeer kleine kring bekend blijven.

VI. De aanbeveling van de gemeenteraad

1. De beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en de stemming over de aanbeveling vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, vierde lid, juncto artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet. Er vindt een schriftelijke geheime stemming plaats in de besloten raadsvergadering. Dit vloeit voort uit artikel 61c, derde lid, juncto artikel 31 van de Gemeentewet. Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de vertrouwenscommissie en de stukken die door de gemeenteraad aan de commissaris van de Koning en de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet.
2. De aanbeveling omvat twee personen. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, vijfde lid, van de Gemeentewet.
3. In bijzondere, door de gemeenteraad te motiveren gevallen, kan worden volstaan met een aanbeveling waarop één persoon staat vermeld. Van een bijzonder geval kan, gezien de totstandkomingsgeschiedenis van de wet op dit punt, slechts sprake zijn in de volgende gevallen:
- – bij de eerste benoeming na herindeling, in het geval dat een van de burgemeesters uit de heringedeelde gemeenten in aanmerking komt voor benoeming in de nieuwe gemeente,
- – als er maar één door de commissaris van de Koning benoembaar geachte sollicitant is,
- – als er maar één kandidaat heeft gesolliciteerd,
- – in andere aan overmacht grenzende situaties.
  
  In geen geval mag op grond van politieke, beleidsmatige of bestuurlijke overwegingen worden afgeweken van het wettelijke vereiste dat de aanbeveling twee personen omvat. De minister van BZK slaat geen acht op een enkelvoudige aanbeveling, indien naar zijn oordeel geen sprake is van een bijzonder geval. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61, zesde lid, van de Gemeentewet.
4. De aanbeveling is uitsluitend openbaar, voor zover het de eerste kandidaat op de aanbeveling betreft. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, derde lid, van de Gemeentewet.
5. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling binnen vier maanden na openstelling van de vacature aan de minister van BZK. Dit is bepaald in artikel 61, vijfde lid, van de Gemeentewet.
6. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde:
- – de verordening op de vertrouwenscommissie,
- – de profielschets en het verslag van de profielschetsvergadering,
- – de sollicitatiebrieven en curricula vitae van de twee aanbevolen kandidaten,
- – het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie,
- – het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling,
- – het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld,
- – het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering, waarin van de eerste naam op de aanbeveling is kennisgegeven,
- – eventuele overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie.
7. De gemeenteraad stelt elke op de aanbeveling geplaatste kandidaat op de hoogte van het feit dat hij of zij op de aanbeveling staat. De voorzitter van de vertrouwenscommissie stelt de andere door de vertrouwenscommissie ontvangen sollicitanten schriftelijk op de hoogte van het feit dat zij niet op de aanbeveling staan.

Besloten raadsvergadering

Het geniet de voorkeur om in de besloten raadsvergadering waarin over de bevindingen van de vertrouwenscommissie wordt beraadslaagd meteen de meervoudige aanbeveling vast te stellen. Artikel 31 van de Gemeentewet bepaalt dat stemmingen over personen voor het doen van aanbevelingen schriftelijk en daarmee geheim zijn. De adviseurs kunnen bij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en bij de stemming over de aanbeveling aanwezig zijn. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsvergadering wordt vervolgens alleen de eerste naam op de aanbeveling openbaar gemaakt. De aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al vastgesteld. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te gebeuren.

In het huidige digitale tijdperk zijn de mogelijkheden om via smartphones, Ipads en laptops informatie te delen altijd en heel snel aanwezig. Informatie is via bijvoorbeeld Twitter zo gedeeld en geopenbaard. Het is van groot belang hierbij stil te staan, om het, al dan niet bewust, uitlekken van informatie tegen te gaan. Simpele oplossingen als het inleveren van telefoons en opbergen van Ipads aan het begin van de vergadering en/of stemming blijken in praktijk goed te werken.

Enkelvoudige aanbeveling

In gevallen waarin de tweede kandidaat op de – inmiddels vastgestelde – aanbeveling zich terugtrekt uit de procedure of door een andere gemeenteraad als eerste op de aanbeveling wordt geplaatst, blijft er sprake van een meervoudige aanbeveling. De minister van BZK toetst na binnenkomst of de aanbeveling aan alle wettelijke vereisten voldoet.

Indien sprake is van een enkelvoudige aanbeveling zal de minister van BZK aan de hand van de motivering van de gemeenteraad en het advies hierover van de commissaris van de Koning beoordelen of inderdaad sprake is van een bijzonder geval, dat een enkelvoudige aanbeveling rechtvaardigt. Is de minister van BZK van oordeel dat dit niet het geval is en slaat hij geen acht op de aanbeveling, dan wordt de vacature opnieuw opengesteld, tenzij de minister van BZK besluit zelf op basis van het dossier een voordracht te doen.

Bijlagen

In verband met de digitale verwerking van binnenkomende post bij het ministerie van BZK wordt het op prijs gesteld als (uitsluitend) de aangegeven stukken in de aangegeven volgorde worden verstrekt. Overige stukken, zoals bijvoorbeeld achtergrondinformatie over de gemeente en de laatste raadsverkiezingen, behoeven niet te worden meegezonden, tenzij deze voor beoordeling van het proces en de aanbeveling zelf relevant zijn. Als notulen van de raadsvergadering nog niet zijn vastgesteld, kunnen de concept-notulen worden meegestuurd. De raadsgriffier wordt in dat geval verzocht eventuele wijzigingen bij de vaststelling van de notulen zo spoedig mogelijk door te geven aan de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK.

Moment van informeren van de kandidaten

Het ligt voor de hand de kandidaten met wie tot in de laatste ronde door de vertrouwenscommissie is gesproken te informeren over hun positie na afloop van de besloten raadsvergadering, waarin de aanbeveling is vastgesteld en voor het begin van de openbare raadsvergadering. Met hen kan van tevoren worden afgesproken, dat zij voor dat doel op die avond telefonisch bereikbaar zijn. Ingewikkelder is de vraag op welk moment de overige kandidaten wordt verteld dat zij zijn afgevallen. De gemeenteraad beslist uiteindelijk over de aanbeveling. Het is dan ook prematuur om voor vaststelling van de aanbeveling bepaalde kandidaten te laten weten dat zij definitief zijn afgevallen. Daarnaast geldt dat er sprake moet zijn van een meervoudige aanbeveling. Het is mogelijk, dat één van de kandidaten op de conceptaanbeveling uitvalt voor de vaststelling van de aanbeveling in de raad, waardoor, als de overige kandidaten inmiddels zijn afgebeld, sprake is van een enkelvoudige aanbeveling, die niet een bijzonder geval vormt, als bedoeld in artikel 61, zesde lid, van de Gemeentewet. Aan de andere kant is het onzorgvuldig als een kandidaat uit de media verneemt, dat hij of zij niet op de aanbeveling staat. De perfecte oplossing bestaat niet. Er kan voor worden gekozen de kandidaten in de eerste gespreksronde te laten weten, dat het mogelijk is, dat zij niets meer vernemen tot de aanbeveling openbaar is en dat dit inherent is aan de procedure. Hen kan ook worden verteld wanneer de kandidaten die doorgaan naar de tweede ronde dit horen, zodat ze op dat moment zelf hun conclusie kunnen trekken. Ook kan ervoor worden gekozen kandidaten die niet worden uitgenodigd voor een volgend gesprek met de vertrouwenscommissie daarover te informeren, maar tevens te laten weten dat zij niet definitief zijn afgevallen.

VII. De commissaris van de Koning

1. Na ontvangst van de stukken van de gemeenteraad zendt de commissaris van de Koning zijn bevindingen over de inhoud en het verloop van de procedure zo spoedig mogelijk aan de minister van BZK. Daarbij gaat hij onder meer in op zijn overleg met de gemeenteraad.
2. De justitiële antecedenten van de twee aanbevolen kandidaten worden meegezonden evenals de lijst van sollicitanten in alfabetische volgorde, waarop de namen van de door de commissaris van de Koning geselecteerde kandidaten zijn gemarkeerd.

VIII. De voordracht door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

1. De minister van BZK volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad, met inbegrip van de daarop gehanteerde volgorde, tenzij zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61, zevende lid, van de Gemeentewet.
2. Voorafgaand aan de voordracht door de minister van BZK aan de Koning wordt de als eerste door de gemeenteraad aanbevolen kandidaat door de minister van BZK gescreend. De screening bestaat uit naslag bij de AIVD en fiscaal onderzoek bij de Belastingdienst.
3. Als bij de benoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad en de commissaris van de Koning over de reden van de afwijking.

De screening

In de vacaturetekst wordt vermeld dat de eerste kandidaat op de aanbeveling zal worden gescreend.

De benoeming

De minister van BZK nodigt, indien mogelijk, de kandidaat die als eerste op de aanbeveling van de gemeenteraad staat uit voor een gesprek. De kandidaat wordt telefonisch en schriftelijk op de hoogte gesteld van de datum en tijd van het gesprek. Ook het kabinet van de commissaris van de Koning wordt hierover geïnformeerd. Na het gesprek beslist de minister van BZK over zijn voordracht aan de Koning. Na ondertekening van het Koninklijk besluit door de Koning en contrasignering door de minister van BZK is de benoeming definitief. Met ingang van de benoemingsdatum is de burgemeester in functie, ook indien de de beëdiging nog niet heeft plaatsgevonden.

Kennisgeving van de benoeming

Zodra het benoemingsbesluit door de Koning is getekend, informeert de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK de kabinetschef van de commissaris van de Koning daarover. De (kabinetschef van de) commissaris van de Koning deelt de benoeming mee aan de kandidaat en de gemeente. Daarna brengt BZK een persbericht uit. Nadat het persbericht door BZK is uitgebracht, kunnen de lokale media worden ingelicht. Afschriften van het koninklijk besluit tot benoeming worden door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de gemeente en de nieuwe burgemeester gezonden.

Beëdiging

De laatste formele stap is het afnemen van de eed of verklaring en belofte door de commissaris van de Koning. De burgemeester legt ten overstaan van de raad in handen van de commissaris van de Koning de eed (verklaring en belofte) af. Dit vloeit voort uit artikel 65, eerste lid, van de Gemeentewet. De beëdiging gebeurt in de praktijk bij gelegenheid van de installatie van de burgemeester in de gemeente. Dit gebeurt op of zo spoedig na de ingangsdatum van de benoeming.

Ministerraadsbenoemingen

Bovenstaande procedure is anders bij gemeenten met meer dan 50.000 inwoners en provinciehoofdsteden. Dan wordt de voordracht van de minister aan de Koning, na het gesprek met de kandidaat, eerst in de ministerraad behandeld. Na de behandeling in de ministerraad informeert de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK de kabinetschef van de commissaris van de Koning daarover. De (kabinetschef van de) commissaris van de Koning informeert de kandidaat en de gemeente. Na het einde van de ministerraad brengt de Rijksvoorlichtingsdienst een persbericht uit. Daarna kunnen de lokale media worden ingelicht. Na instemming van de ministerraad draagt de minister van BZK de kandidaat voor bij de Koning.

Procedure voor herbenoeming van de burgemeester

IX. Start van de herbenoemingsprocedure

1. Uiterlijk acht maanden voor het einde van de ambtstermijn van de burgemeester stelt de commissaris van de Koning de gemeenteraad schriftelijk in kennis van het feit dat de ambtstermijn van de burgemeester afloopt en dat herbenoeming aan de orde is.

Voordat de commissaris van de Koning de gemeenteraad op de hoogte stelt, heeft hij een gesprek met de burgemeester.
2. Bij het begin van de procedure overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester in het licht van de komende herbenoemingsprocedure. Dit gebeurt mede in het perspectief van de profielschets ten tijde van de benoeming en de in voorgaande jaren gevoerde klankbordgesprekken van de vertrouwenscommissie met de burgemeester. Het overleg met de commissaris van de Koning vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61a, derde lid, juncto artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet.
3. De commissaris van de Koning ziet toe op een ordelijk verloop van de procedure tot herbenoeming en informeert de gemeenteraad over het juridisch kader.

Klankbordgesprekken

Het is om verscheidene redenen van belang dat de gemeenteraad en de burgemeester periodiek stilstaan bij elkaars functioneren. Een klankbordgesprek is in de eerste plaats een instrument binnen de relatie gemeenteraad – burgemeester. Naast het regelmatig bepalen van de onderlinge ‘dagkoersen’ worden zo op een vast moment wederzijdse verwachtingen uitgesproken. Indien nodig kan worden bijgestuurd. Wederzijdse afspraken en wensen worden verankerd in een verslag en kunnen zodoende worden gevolgd. De profielschets veroudert in de loop van de ambtsperiode door ontwikkelingen in de gemeente en de eisen die deze stellen aan het functioneren van de burgemeester. Een Kroonbenoeming stelt zijn eigen eisen. Het creëren van een met waarborgen omklede omgeving voor de burgemeester is van groot belang. Klankbordgesprekken zijn, hoe ze ook worden genoemd, onderdeel van zorgvuldig personeelsbeleid. Gemeenteraden kunnen zodoende bij herbenoeming terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure moet duidelijk worden gecommuniceerd of er op dat moment obstakels voor herbenoeming zijn. Indien dit het geval is, is het gewenst contact op te nemen met de commissaris van de Koning. Om deze reden is het ook van belang dat verslagen van functioneringsgesprekken aan de commissaris van de Koning ter beschikking worden gesteld.

De gemeenteraad moet bepalen of er behoefte is om het houden van klankbordgesprekken een formele basis te geven in een verordening. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de raad en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag wat van dat gesprek gemaakt wordt niet openbaar wordt gemaakt (vgl. artikel 61c van de Gemeentewet). De gemeenteraad moet bepalen of het daartoe nodig is dat de klankbordgesprekken een formele basis krijgen in een verordening. In dat geval zijn er twee varianten denkbaar.

– Er kan een commissie ex artikel 84 van de Gemeentewet worden ingesteld die als taak heeft de klankbordgesprekken te voeren. Daarmee wordt de mogelijkheid gegeven om in het verlengde van het niet-openbare karakter van de gesprekken en het verslag daarvan, zelfs geheimhouding op de informatie te leggen. In dat geval regelt artikel 86 van de Gemeentewet (in samenhang met artikel 25 van de Gemeentewet) de geheimhouding van die informatie mede in relatie tot de positie van de raad daarin. Dit komt erop neer dat de commissie vervolgens het verslag van dat gesprek aan de raad kan overleggen.

Daaruit volgt overigens dat de raad formeel bevoegd is de geheimhouding op te heffen. Een 2 afschrift van het verslag wordt ook gezonden aan de commissaris van de Koning.

– Aansluiting zoeken bij de vertrouwenscommissie is ook een mogelijkheid. De gesprekken worden dan gevoerd door de vertrouwenscommissie en vinden in feite plaats in opmaat naar het al dan niet herbenoemen. Ook dan geldt – gelet op artikel 61c van de Gemeentewet – dat het verslag niet openbaar wordt gemaakt. Wel wordt een afschrift van het verslag gezonden aan de commissaris van de Koning. Ook moeten de andere raadsleden het verslag op enig moment kunnen inzien, omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over de aanbeveling tot herbenoemen en het gesprek over de herbenoeming plaatsvindt tussen de commissaris en raad als geheel en niet slechts de leden van de raad die de klankbordgesprekken hebben gevoerd. In de bouwstenen voor de verordening op de vertrouwenscommissie zijn voorbeeldbepalingen opgenomen indien voor deze variant wordt gekozen.

Bij waarnemend burgemeesters speelt herbenoeming niet, maar ook bij hen verdient het aanbeveling regelmatig klankbordgesprekken te voeren.

Een aanbeveling

Als de burgemeester heeft aangegeven voor herbenoeming in aanmerking te willen komen, wordt de herbenoemingsprocedure gestart. Dit moet altijd leiden tot een aanbeveling. Niet kan worden volstaan met het eenvoudigweg laten aflopen van de ambtstermijn van de burgemeester.

Overleg tussen de commissaris van de Koning en de gemeenteraad

Voordat de gemeenteraad een aanbeveling opstelt, overlegt hij met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Dit overleg vindt in de praktijk plaats aan het begin van de procedure. Dan moet duidelijk zijn of de burgemeester herbenoeming ambieert en of er beletselen zijn voor herbenoeming. Indien de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven vindt er meermaals overleg plaats met de commissaris van de Koning. Formeel vindt er overleg plaats met de gemeenteraad. Dit kan, in goed overleg, verschillende vormen aannemen, waarbij overleg van de commissaris van de Koning met de fractievoorzitters of de voorzitter van de vertrouwenscommissie de minimumvariant is. Deze laatste variant ligt bij (verwachte) problemen natuurlijk minder voor de hand. Zie ook paragraaf XI onder 4.

Verkiezingen

Als een herbenoemingsprocedure valt in de periode waarin ook gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het raadzaam dat de raadsgriffier met de kabinetschef van de commissaris van de Koning overlegt over de planning van de procedure. Zo nodig neemt de kabinetschef contact op met de afdeling Politieke Ambtsdragers van het ministerie van BZK. Denk bij gemeenteraadsverkiezingen aan kennisoverdracht over het functioneren van de burgemeester van de voormalige gemeenteraad aan de nieuwe gemeenteraad. Dit kan middels de verslagen van de gehouden klankbordgesprekken. De raadsgriffier kan hier zorg voor dragen.

X. Instelling van een vertrouwenscommissie

1. De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in, die de aanbeveling voorbereidt. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. Het is mogelijk de vertrouwenscommissie die bij de benoeming wordt ingesteld, een permanent karakter te geven zodat de vertrouwenscommissie tevens klankbordgesprekken voert en de herbenoeming voorbereidt.
2. De gemeenteraad regelt in een verordening op de vertrouwenscommissie de taak, samenstelling en werkwijze van deze commissie en stelt de commissaris van de Koning daarvan in kennis.
3. In de verordening regelt de gemeenteraad de geheimhouding zodanig, dat de privacy van de burgemeester is gegarandeerd.

De geheimhoudingsplicht geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie, een wethouder die optreedt als adviseur, en de ambtelijke bijstand en blijft ook na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht.
4. Besteedt de gemeenteraad of de vertrouwenscommissie naar het oordeel van de commissaris van de Koning onvoldoende zorg aan de procedureregels of de geheimhoudingsplicht, dan informeert de commissaris van de Koning de minister van BZK hierover. De minister van BZK bepaalt, na overleg met de commissaris van de Koning, hoe verder wordt gehandeld.
5. De gemeenteraad kan criteria vaststellen waaraan de vertrouwenscommissie het functioneren van de burgemeester toetst, met inachtneming van het bepaalde in paragraaf XI.

De vertrouwenscommissie

Artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorbereiding van een aanbeveling tot de herbenoeming door een vertrouwenscommissie plaatsvindt. Waar er sprake is van een doorlopende lijn van benoeming via klankbordgesprekken naar herbenoeming, verdient het aanbeveling om een permanente verordening te hebben die alle relevante werkzaamheden beschrijft. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat de personele samenstelling van deze vertrouwenscommissie steeds hetzelfde blijft.

Klankbordgesprekken

De verslagen van de klankbordgesprekken die tijdens de ambtsperiode zijn gevoerd, kunnen door de vertrouwenscommissie in de herbenoemingsprocedure worden gebruikt om een goed beeld te krijgen over het functioneren van de burgemeester.

Geheimhouding

De privacy van de burgemeester moet in deze procedure worden gegarandeerd. Dit brengt mee dat de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie geheim moeten blijven. Dit benadrukt bovendien het verband tussen de benoeming van, de klankbordgesprekken met, en de herbenoeming van de burgemeester.

Adviseur

Het verdient aanbeveling dat, conform de procedure bij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd. De adviseur is geen lid van de vertrouwenscommissie en heeft geen stemrecht. De gemeentesecretaris wordt in de praktijk wel als plaatsvervangend secretaris toegevoegd aan de vertrouwenscommissie.

XI. De bevindingen van de vertrouwenscommissie

1. De vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester. Het toetsingskader daarvoor wordt in de eerste plaats gevormd door de profielschets. De profielschets diende immers als basis voor de selectie van de burgemeester. Door allerlei ontwikkelingen binnen de gemeente kan het verwachtingspatroon ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de loop der tijd echter wijzigen. Voor een goede beoordeling is het zaak dergelijke gewijzigde verwachtingen duidelijk en bijtijds, dat wil zeggen niet pas in het laatste stadium, te formuleren en in afspraken tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester vast te leggen, afzonderlijk van de profielschets. Aan deze afspraken kan vervolgens, mits duidelijk en tijdig gewisseld met de burgemeester, het functioneren van de burgemeester worden getoetst. Beoordeling van het functioneren van de burgemeester wordt mede gebaseerd op de verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken.
2. De in het eerste lid bedoelde afspraken op basis van nadere verwachtingen kan de gemeenteraad op advies van de vertrouwenscommissie vaststellen naast de profielschets.
3. De beraadslagingen in de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Ten aanzien van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de stukken die door de vertrouwenscommissie, aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht.
4. Als de gesprekken daar aanleiding toe geven, overlegt de vertrouwenscommissie al in een vroegtijdig stadium met de commissaris van de Koning.
5. De vertrouwenscommissie, bespreekt haar bevindingen met de burgemeester alvorens haar verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Van het gesprek met de burgemeester wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. In het verslag van bevindingen kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven. Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling. Ieder commissielid heeft één stem.
6. Indien met de burgemeester afspraken worden gemaakt over zijn functioneren, worden deze in het verslag vermeld. Indien daartoe aanleiding is, wordt in het verslag tevens melding gemaakt van (klankbord)gesprekken die de vertrouwenscommissie in een eerder stadium met de burgemeester over diens functioneren heeft gevoerd alsmede van eventuele afspraken, die daarbij zijn gemaakt.

Toetsingskader

In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert. Als de raad en de burgemeester gedurende de aflopende ambtstermijn regelmatig met elkaar van gedachten hebben gewisseld over elkaars functioneren zullen deze wensen geen verrassingen opleveren. Zijn de wensen tijdig gewisseld, dan kunnen ze als aanvullend onderdeel van het toetsingskader bij herbenoeming dienen. Worden ze pas in het zesde jaar besproken, bijvoorbeeld in het kader van de herbenoemingsprocedure, dan zijn ze duidelijk niet tijdig gewisseld, en kunnen ze niet meer dienen als aanvulling op het toetsingskader. Dan zijn het aanvullende afspraken over het functioneren in de komende jaren.

Bij dit alles geldt wel de kanttekening dat de burgemeester geselecteerd is op grond van bepaalde competenties. In de loop van de ambtsperiode kunnen niet ineens diametraal daartegenover staande competenties worden gevraagd, of de wensen ten aanzien van het functioneren van de burgemeester disproportioneel worden uitgebreid. Daarom vindt in het herbenoemingsproces de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaats aan de hand van verslagen van klankbordgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad. Zie ook de Memorie van Toelichting bij de wijzigingen van de Gemeentewet, Kamerstukken II 33 691, nr. 3., pag. 5 e.v. . Zijn de wensen niet eerder gewisseld, dan kunnen met de burgemeester afspraken worden gemaakt over de manier waarop de burgemeester aan de nieuwe wensen kan gaan voldoen en de termijn waarbinnen redelijkerwijs van hem kan worden gevergd dat hij daaraan ook voldoet.

De minister van BZK

De minister van BZK draagt de politieke verantwoordelijkheid voor de herbenoeming van burgemeesters. Een (dreigende) aanbeveling tot niet-herbenoeming zonder dat eerder signalen zijn gegeven en ontvangen dat het niet goed zou gaan (met andere woorden: zonder ‘dossier’) is zeer kwetsbaar. Een burgemeester mag niet vanuit het niets worden ‘verrast’ met een (dreiging van) niet-herbenoeming. De minister van BZK kan op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel op andere zwaarwegende gronden afwijken van een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming. Niet-herbenoeming staat rechtspositioneel gelijk aan ontslag. De procedure voorafgaand aan vaststelling van een aanbeveling tot niet-herbenoeming moet daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden doorlopen.

Het raadplegen van derden

De praktijk leert dat het een grote uitdaging is om in een gesprek over iemands functioneren de diepgang te bereiken die nodig is om dat functioneren ook daadwerkelijk kritisch te bespreken. Een te ruime raadpleging van derden in de voorbereiding op dat gesprek, met veel signalen van verschillende zwaarte uit de omgeving, draagt het risico in zich dat het gesprek aan de oppervlakte blijft en dat de nadruk komt te liggen op incidenten. In verband met de vertrouwelijkheid en kwetsbaarheid van posities dient de kring van te consulteren personen beperkt te blijven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een 360° feedback benadering met inbreng van de wethouders en de Veiligheidsdriehoek. De praktijk leert dat enquêtes onder de bevolking, hoewel de intentie te prijzen is, eerder vertroebelend dan verhelderend werkt en zou zich naar zijn aard ook niet goed verhouden tot het geheime karakter van de beraadslagingen. De vertrouwenscommissie en de burgemeester bepalen in overleg welke derden worden geraadpleegd.

Elk lid heeft één stem. Geen gewogen stemming

Opmerkingen van de burgemeester

De burgemeester kan opmerkingen plaatsen bij de bevindingen van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Indien deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze daarin als kanttekeningen van de burgemeester worden meegenomen. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kan de burgemeester zijn kanttekeningen bij het verslag in een brief aan de raad of mondeling toelichten.

Verhouding gemeenteraad tot de vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie sluit het proces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden vergezeld van een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Soms wordt er in de raad nog inhoudelijk beraadslaagd over het functioneren van de burgemeester, omdat ieder raadslid natuurlijk persoonlijke ervaring heeft met dat functioneren.

XII. De aanbeveling tot herbenoeming

1. De gemeenteraad beraadslaagt over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en overlegt voorafgaand aan de vaststelling van de aanbeveling met de burgemeester over zijn gevoelen over diens functioneren.
2. De beraadslagingen in de gemeenteraad, het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en de stemming over de aanbeveling vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Er vindt een schriftelijke geheime stemming plaats in een besloten raadsvergadering. Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de vertrouwenscommissie, en de stukken die door de gemeenteraad door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet.
3. Indien de gemeenteraad of de commissaris van de Koning dat nodig oordeelt, overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koning. Dit overleg kan zowel plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en/of het gesprek van de gemeenteraad daarover met de burgemeester als na afloop daarvan. Het overleg met de commissaris van de Koning vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
4. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling tenminste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de minister van BZK, door tussenkomst van de commissaris van de Koning. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, tweede lid, van de Gemeentewet.
5. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde:
- – de verordening op de vertrouwenscommissie,
- – het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie, met daarachter in chronologische volgorde de verslagen van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie en de verslagen van de gesprekken die zijn gevoerd door de vertrouwenscommissie, waaronder het verslag van het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie,
- – het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling,
- – het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld,
- – het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering waarin van de aanbeveling is kennisgegeven,
- – eventuele overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie.
6. De aanbeveling van de gemeenteraad is openbaar. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61c, derde lid, van de Gemeentewet.

Besloten raadsvergadering

In de besloten raadsvergadering, waarin over de bevindingen van de vertrouwenscommissie wordt beraadslaagd, wordt de aanbeveling vastgesteld. Het is goed mogelijk dat de burgemeester bij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en bij de stemming over de aanbeveling aanwezig is, maar dat hoeft niet. Ook de wethouder die als adviseur van de vertrouwenscommissie optreedt, kan aanwezig zijn. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsvergadering wordt vervolgens de aanbeveling openbaar gemaakt. In een eventueel persbericht staat niet meer dan dat een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen. De stemverhouding is niet openbaar, alleen de aanbeveling zelf.

Bijlagen bij de aanbeveling

Zie de toelichting bij paragraaf VI.

Consulteren commissaris van de Koning

Mocht op enig moment een herbenoemingsprocedure niet soepel verlopen, procedureel en/of inhoudelijk, raadpleeg dan tijdig de (kabinetschef van de) commissaris van de Koning. Deze heeft kennis van de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de mogelijke bestuurlijke schade dan vaak kan worden beperkt.

XIII. De commissaris van de Koning

1. Na ontvangst van de aanbeveling zendt de commissaris van de Koning deze zo spoedig mogelijk door naar de minister van BZK vergezeld van zijn advies daarover. Tevens rapporteert de commissaris van de Koning over zijn bevindingen over de inhoud en het verloop van de procedure. Daarbij gaat hij in op zijn overleg met de gemeenteraad en op het gesprek dat hij met de burgemeester heeft gehad. In zijn advies geeft de commissaris van de Koning een weergave van de frequentie van, en de belangrijkste punten uit, de in de afgelopen ambtsperiode (door de vertrouwenscommissie) met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken.
2. De verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode door de vertrouwenscommissie met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken worden toegezonden aan de commissaris van de Koning, voorafgaand aan en ten behoeve van de klankbordgesprekken die de commissaris van de Koning op gezette tijden met de burgemeester voert. De verslagen van deze klankbordgesprekken worden door de commissaris niet doorgezonden aan de minister van BZK.

Verslagen van klankbordgesprekken

Over de aanbeveling inzake de herbenoeming brengt de commissaris van de Koning advies uit aan de minister van BZK. Het advies van de commissaris van de Koning bij herbenoeming weegt zwaar. De minister van BZK kan afwijken van de aanbeveling van de gemeenteraad op zwaarwegende gronden, dan wel op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning. Dat betekent dat de commissaris van de Koning vroegtijdig in het proces moet worden betrokken en moet kunnen beschikken over relevante stukken, zoals verslagen van klankbordgesprekken. Zie ook de brief van de minister van BZK van 4 februari 2010 aan de Vereniging Raadslid Nu, de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Gemeentesecretarissen op www.rijksoverheid.nl.

De verslagen van de klankbordgesprekken en de gesprekken van de commissaris van de Koning met de burgemeester geven de commissaris van de Koning een goed en actueel beeld van de kwaliteit van dat deel van het openbaar bestuur in de provincie. Het kabinet van de commissaris van de Koning bevestigt de goede ontvangst van de gespreksverslagen aan de toezender. Meestal is dit de voorzitter van de vertrouwenscommissie, die daarvoor toestemming heeft verkregen van de burgemeester. Sommige burgemeesters kiezen ervoor zelf het verslag aan de commissaris van de Koning toe te zenden.

XIV. De voordracht door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

1. De minister van BZK volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad, tenzij gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel andere zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61a, vijfde lid, van de Gemeentewet.
2. Als bij de herbenoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking.

De herbenoeming

De minister van BZK beslist over zijn voordracht aan de Koning. Herbenoemingen worden niet behandeld in de Ministerraad. Na ondertekening van het Koninklijk besluit door de Koning en contrasignering door de minister van BZK is de herbenoeming definitief. De laatste formele stap is het afnemen van de eed of verklaring en belofte door de commissaris van de Koning.

Kennisgeving van de herbenoeming

Afschriften van het Koninklijk besluit tot herbenoeming worden door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de gemeenteraad en de burgemeester gezonden.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

R.H.A. Plasterk

Voorbeeldbepalingen te gebruiken bij het opstellen van de verordening op de vertrouwenscomissie (oktober 2017)

Toelichting

Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling inzake de benoeming en herbenoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen. Daartoe is een gemeentelijke verordening op de vertrouwenscommissie noodzakelijk. Met onderstaande bouwstenen worden handvatten aangereikt om tot een dergelijke verordening te komen. Er is gekozen voor een modulaire opbouw (voorzien van toelichting) omdat er ruimte is voor eigen keuzes, bijvoorbeeld om een verordening voor zowel de benoeming, herbenoeming als de klankbordgesprekken te maken of bijvoorbeeld enkel een verordening ten behoeve van de benoeming, een aparte verordening ten behoeve van de herbenoeming terwijl de klankbordgesprekken op een andere basis worden gevoerd. De volgende onderdelen zijn onderscheiden:

1. Algemene bepalingen (artikelnummers beginnend met letter A)
2. Bepalingen inzake benoeming (artikelnummers beginnend met letter B)
3. Bepalingen inzake herbenoeming (artikelnummers beginnend met letter H)
4. Bepalingen inzake klankbordgesprekken (artikelnummers beginnend met letter K)
5. Slotbepalingen (artikelnummers beginnend met letter S)

In het onderdeel A zijn voorbeelden van algemene bepalingen opgenomen die voor alle activiteiten van de vertrouwenscommissie van belang zijn. In de onderdelen B en H zijn voorbeeldbepalingen opgenomen die specifiek betrekking hebben op de betreffende voor te bereiden aanbeveling (benoeming resp. herbenoeming). In onderdeel S zijn voorbeelden opgenomen van slotbepalingen, die evenals onderdeel A van toepassing zijn ongeacht de uit te voeren taak. Onderdeel K bevat voorbeelden van bepalingen indien de gemeenteraad ervoor kiest de klankbordgesprekken door de vertrouwenscommissie te laten voeren; in de circulaire is ingegaan op het al dan niet openbare karakter van (de informatie uit) die gesprekken.

Het voorgaande betekent het volgende. Wenst een gemeenteraad een verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen die enkel de benoeming regelt, dan kan gebruik gemaakt worden van de onderdelen A, B en S. In het geval een verordening alleen op de herbenoeming betrekking heeft dan kan gebruikt worden gemaakt van de onderdelen A, H en S. Wenst een gemeenteraad een verordening op de vertrouwenscommissie vast stellen die zowel de benoeming als de herbenoeming regelt, dan kan gebruikt gemaakt worden van de onderdelen A, B, H en S. Wordt de vertrouwenscommissie belast met zowel de benoeming, de herbenoeming als de tussentijdse klankbordgesprekken, dan kan gebruik gemaakt worden van alle onderdelen (A, B, H, K en S).

Onderdeel A: Algemene bepalingen

Voorbeeldbepalingen

Hoofdstuk A: Algemene bepalingen

Artikel A.1

Samenstelling commissie

1. De commissie bestaat uit [invullen aantal] leden, door de raad uit haar midden benoemd.
2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

Artikel A.2

Ambtelijke ondersteuning

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2. De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.

Artikel A.3

Vergaderingen

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste [invullen aantal] leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a. de leden van de commissie;
- b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- c. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste [invullen aantal] dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste [invullen aantal] uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel A.4

Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.5 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel A.5

Verslag

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
2. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
- a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel A.6

Geheimhouding

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel A.7

Archivering

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel A

In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij zowel benoeming als herbenoeming van belang zijn, evenals in het geval de klankbordgesprekken ook door de vertrouwenscommissie worden gevoerd. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

1. De samenstelling van de commissie
2. De ambtelijke ondersteuning van de commissie
3. De vergaderingen van de commissie
4. Het verslag dat van de gevoerde gesprekken moet worden gemaakt
5. Geheimhouding

Samenstelling (artikel A.1)

De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad is al dan niet elke fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze voorbeeldbepaling niet opgenomen.

Ambtelijke ondersteuning (artikel A.2)

Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.

Vergaderingen (artikel A.3)

Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.

Stemming (artikel A.4)

Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.

Verslag (artikel A.5)

Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

Bij benoeming

1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.
2. Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.

Bij herbenoeming

1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.
3. Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Geheimhouding (artikel A.6)

De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel A.5 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.

De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

Archivering (artikel A.7)

Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.

Er zijn twee fasen te onderscheiden.

“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.

Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.

Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van BenW in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.

Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

Onderdeel B: Bepalingen inzake de benoeming

Voorbeeldbepalingen

Artikel B.1

Adviseur

1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel B.2

Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel B.3

Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
2. Het in artikel A.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel B.4

Ontbinding

Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel B

In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij de benoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

1. Toevoegen van een adviseur
2. Informatie over en gesprek met de sollicitant
3. Noodzakelijk element van het te maken verslag bij de aanbeveling inzake de benoeming
4. Archivering
5. Ontbinding

Toevoegen van een adviseur (artikel B.1)

Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Informatie over en gesprek met de sollicitant (artikel B.2)

Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie er voor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd is. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.

Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging (artikel B.3)

Artikel A.4 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat dit verslag in ieder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Ten overvloede: na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt.

Ontbinding (artikel B.4)

Uit artikel S.2 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden; zo zou zij na de benoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester kunnen voeren, al dan niet in gewijzigde (mogelijk verkleinde) samenstelling. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming.

Onderdeel H: Bepalingen inzake de herbenoeming

Voorbeeldbepalingen

Artikel H.1

Adviseur

1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel H.2

Informatie over en gesprek met de burgemeester

1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel H.3

Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

1. Het in artikel A.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel H.4

Ontbinding

Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel H

In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de herbenoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

1. Toevoegen van een adviseur
2. Informatie over en gesprek met de burgemeester
3. Noodzakelijk element van het te maken verslag bij de aanbeveling inzake de herbenoeming
4. De archivering, ook ten aanzien van digitale bestanden

Toevoegen van een adviseur (artikel H.1)

Informatie over en gesprek met de burgemeester (artikel H.2)

De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn. De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.

Bijzondere bepaling inzake verslaglegging herbenoeming (artikel H.3)

Artikel A.5 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming komt, waarop de raad over de aanbeveling heeft te besluiten. Eventuele afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn.

Ontbinding (artikel H.4)

Uit artikel S.2 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de herbenoeming.

Onderdeel K: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken

Voorbeeldbepalingen

Hoofdstuk K: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken

Artikel K.1

Aantal

1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel K.2

Voorbereiding en inhoud

1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel K.3

Bijzondere bepalingen inzake het verslag

1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel K

In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de klankbordgesprekken van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

1. Aantal te voeren klankbordgesprekken
2. Periodieke terugkeer van de klankbordgesprekken
3. Verslaglegging van de klankbordgesprekken

Aantal (artikel K.1)

Geadviseerd wordt in ieder geval jaarlijks het functioneren van de burgemeester te bespreken, als opmaat naar de herbenoeming. Het klankbordgesprek wint aan kracht als het het karakter heeft van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. Vaak vindt een eerste 100-dagengesprek plaats. Ook daarvoor geldt dan deze modelverordening. Het verdient overigens aanbeveling de klankbordgesprekken met de raad in de planning af te stemmen op de gesprekken die de burgemeester met de commissaris van de Koning heeft over de ontwikkelingen in het functioneren van de burgemeester.

Voorbereiding en inhoud (artikel K.2)

Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom de informanten en deelt dit mee aan de burgemeester.

Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.

Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het volgende klankbordgesprek. Door ruimte voor inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht.

Bijzondere bepalingen inzake het verslag (artikel K.3)

Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren alsmede de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond. De raadsleden die niet hebben deelgenomen aan de klankbordgesprekken moeten op enig moment kennis kunnen nemen van het verslag omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over een aanbeveling tot herbenoeming, en het gesprek over de herbenoeming plaatsvindt tussen de commissaris en raad als geheel en niet slechts de leden van de raad die de klankbordgesprekken hebben gevoerd. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de raad en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag dat van dat gesprek gemaakt wordt niet openbaar wordt gemaakt (vgl. artikel 61c van de Gemeentewet). De gemeenteraad moet bepalen of het daartoe nodig is dat de klankbordgesprekken een formele basis krijgen in een verordening. Deze voorbeeldbepalingen kunnen gebruikt worden in het geval er een formele basis wordt gelegd voor het voeren van de gesprekken en waarbij de keuze wordt gemaakt deze door de vertrouwenscommissie te laten voeren (zie de betreffende passage van de circulaire).

Onderdeel S: Slotbepalingen

Voorbeeldbepalingen

Hoofdstuk S: Slotbepalingen

Artikel S.1

Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel S.2

Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel S.3

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel S

Onvoorziene gevallen (artikel S.1)

Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.

Ontbinding van de commissie (artikel S.2)

De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming; daar is in de onderdelen B en H een voorziening voor getroffen. In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld indien het wenselijk wordt geacht de klankbordgesprekken in een kleinere kring te voeren.

Wet van 4 november 2015 (Stb. 2015, 426) houdende wijziging van de Gemeentewet, de Provinciewet, de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba en de Waterschapswet. ^ [1]
Verwezen zij naar de circulaire over de geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet welke op 29 april 2016 aan alle gemeenten gezonden is, met een afschrift van gelijke datum aan alle provincies. ^ [2]