De basisschool is volgens artikel 42 Wet op het primair onderwijs verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over iedere leerling die de school
verlaat, onder wie leerlingen die naar een school voor voortgezet onderwijs gaan,
en een afschrift daarvan aan zijn/haar ouders te verstrekken. In het onderwijskundig
rapport worden persoonsgegevens vastgelegd en ook zaken die van invloed kunnen zijn
op de prestaties in het voortgezet onderwijs (bijvoorbeeld concentratie- en gezondheidsproblemen).
Op grond van de artikelen 33 en 34 Wbp is de basisschool verplicht ouders van een leerling te informeren over welke gegevens
van de leerling worden gebruikt en aan wie deze gegevens worden verstrekt op welk
moment en met welk doel. Twee punten zijn essentieel voor de nadere invulling van
de informatieplicht door basisscholen:
Ad a) Actieve invulling van de informatieplicht
De informatieplicht (artikel 33 en 34 Wbp) vormt een uitwerking van het transparantiebeginsel en van het in artikel 6 Wbp neergelegde beginsel van rechtmatige verwerking. ‘De verplichting van de verantwoordelijke
op eigen initiatief de betrokkene op de hoogte te stellen van het bestaan van de gegevensverwerking
is een belangrijk instrument om de gegevensverwerking transparant te maken. De ratio
van de informatieverplichting is dat de verwerkingen van de verantwoordelijke voor
de betrokkene aanspreekbaar zijn in rechte. De betrokkene is in staat te volgen hoe
gegevens over hem worden verwerkt en bepaalde vormen van verwerking of onrechtmatig
gedrag van de verantwoordelijke in rechte aan te vechten.’ (Kamerstukken II, 1997–1998,
25 892, nr. 3, p. 149). Conform de Wbp moet de informatie zodanig worden verstrekt dat de betrokkene daarover daadwerkelijk
beschikt.
Voor de naleving van de wet is het noodzakelijk dat de basisschool de ouders op individueel
niveau informeert over het onderwijskundig rapport dat betrekking heeft op hun kind.
De invulling van de informatieplicht door de basisschool op individueel niveau kan
geschieden door middel van een gesprek tussen de leerkracht en de ouders van een leerling,
waarin de ouders worden geïnformeerd over de gegevensverwerkingen in het kader van
het onderwijskundig rapport, of door middel van aan de ouders gerichte correspondentie
hierover. De basisschool dient de ouders te informeren uiterlijk op het moment dat
het onderwijskundig rapport aan de ontvangende school voor voortgezet onderwijs wordt
verstrekt (artikel 34, eerste lid onder b Wbp).
Ad b) Naleving van de informatieplicht vastgelegd in het leerlingdossier
Uit het leerlingdossier moet duidelijk blijken dat de betrokkene daadwerkelijk is
geïnformeerd. Dit kan geschieden door een kopie van een brief aan de ouders van de
leerling, een verslag van het gesprek tussen de leerkracht en de ouders van de leerling
of andere relevante stukken toe te voegen aan het dossier van de leerling waarmee
de verantwoordelijke vastlegt dat de informatie over het individuele onderwijskundig
rapport aan de betrokkene is verstrekt.
Door het schriftelijk vastleggen van de naleving van de informatieplicht in het leerlingdossier
maakt de verantwoordelijke zowel voor zichzelf als voor anderen, onder wie de betrokkene,
controleerbaar dat de informatieplicht is nageleefd.