Bijlage 1. : Onderzoeksprotocol aanlevering kostprijzen DB(B)C FZ op basis van kostprijsmodel
versie 14
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
1. Uitgangspunten
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
1.1. Doelstelling
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
Voor de Forensische Zorg in strafrechtelijk kader die wordt bekostigd door het ministerie
van Veiligheid en Justitie, stelt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) tarieven vast
van DB(B)C-zorgproducten voor de Forensische Zorg.
Voor de tarieven van de DB(B)C-zorgproducten stelt de NZa de maximumtarieven vast
op basis van kostprijzen die gebaseerd zijn op werkelijke kosten die worden uitgevraagd
op basis van het kostprijsmodel versie 14 (hierna ‘kostprijsmodel’). Het kostprijsmodel, dat als bijlage is gekoppeld aan de
beleidsregel ’Kostprijsberekening Forensische Zorg’ (BR/FZ-0008), geeft inzicht in
de totstandkoming van de kostprijzen en de wijze waarop deze berekend en aangeleverd
worden door de instelling die de betreffende Forensische Zorg levert. De aanlevering
van de kostprijsinformatie gebeurt door middel van een aanleversjabloon met bijbehorende
instructie.
Deze nadere regel (NR/FZ-0005) van de NZa verplicht instellingen, die door de NZa
zijn aangewezen, om een externe accountant onderzoek te laten verrichten naar de juistheid
van de door die instelling berekende kostprijsgegevens.
Deze nadere regel (zie artikel 1: reikwijdte) is van toepassing op instellingen die Forensische GGZ in een strafrechtelijke
kader leveren. Daartoe behoren Forensische psychiatrische Centra (FPC’s), Penitentiair
Psychiatrische Centra (PPC’s) en overige GGZ instellingen die zowel curatieve GGZ als forensische zorg in strafrechtelijk
kader leveren.
Dit onderzoeksprotocol geeft richtlijnen voor het door een externe accountant van
de instelling.
1.2. Definities
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
Voor zover dit protocol begrippen bevat, die een nadere definiëring behoeven, zijn
deze opgenomen in artikel 3 van de Regeling ‘Verplichte accountantscontrole kostprijzen
Forensische GGZ’ (kenmerk: NR/FZ-005).
1.3. Samenloop kostprijsonderzoek DB(B)C FZ en DBC GGZ
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
Dit onderzoeksprotocol gaat er van uit dat in de meeste gevallen de instellingen die
een contract met het Ministerie van Veiligheid en Justitie hebben voor de levering
van Forensische Zorg, tevens zorg leveren in het kader van de zorgverzekeringswet (Zvw) en dat bij de uitvraag van de kostprijsinformatie deze uitvraag wordt gecombineerd
voor beide financieringsstromen.
Voor die zorgaanbieders is sprake van twee uitvragen die echter kunnen worden gecombineerd
in één aanleversjabloon en één aanleverinstructie voor deze gecombineerde uitvraag.
Voor de specifieke voorschriften en aandachtspunten inzake de kostprijsuitvraag voor
de Zvw gefinancierde DBC GGZ, is de ‘regeling verplichte accountantscontrole kostprijzen curatieve GGZ (NR/CU-527) met het bijbehorende onderzoeksprotocol van toepassing en wordt hier
naar verwezen. Dit met dien verstande dat de betreffende gegevens worden opgenomen
in één aanleversjabloon met de uitvraag van de kostprijsgegevens voor de Forensische
Zorg en dat de betreffende aanlevering door de accountant van de instelling wordt
voorzien van één assurance-rapport waarin ten aanzien van de juistheid van de aanlevering
van de kostprijsinformatie van beide financieringsstromen een oordeel wordt vermeld.
Uitgangspunt hierbij is dat de geldende voorschriften voor beide financieringsstromen
zoveel mogelijk gelijk zijn. Voor specifieke aspecten zoals bijvoorbeeld beveiliging
kan sprake zijn van verschillen. Van belang is dat bij de gecombineerde aanlevering
ook de totaal aansluitingen worden vastgesteld zodanig dat wordt aangetoond dat geen
sprake is van overlap (dubbeltellingen) of witte vlekken (onderdelen die ten onrechte
buiten beide financieringsstromen vallen. De accountant stelt vast dat deze aansluiting
door de instelling is vastgelegd en dat hier geen sprake is van (materiële) verschillen.
In de verdere tekst van dit protocol wordt alleen gesproken over het Forensische Zorg
deel omdat in deze paragraaf voor het ZvW deel wordt verwezen naar de betreffende regelingen voor de ZvW die van toepassing
zijn. In de voorbeeld assurance-rapporten die als bijlage zijn opgenomen worden wel
standaard de tekst en verwijzingen voor beide financieringsstromen vermeld.
Indien de instelling geen ZvW gefinancierde Zorg levert, kunnen de betreffende onderdelen in het aanleversjabloon,
de aanleverinstructie en controleprotocol worden genegeerd en de betreffende verwijzingen
uit het assurance rapport worden verwijderd.
1.4. Procedures
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
De werkwijze van het onderzoek naar de kostprijzen ziet er als volgt uit:
De instelling vult het door de NZa beschikbaar gestelde aanleversjabloon, dat als
bijlage deel uitmaakt van de beleidsregel ’Kostprijsberekening Forensische Zorg’ (BR/FZ-008)
in, overeenkomstig het kostprijsmodel en de instructie bij het aanleversjabloon. Instellingen
die onder de reikwijdte van de Regeling ‘Verplichte accountantscontrole kostprijzen
Forensische Zorg’ vallen, geven een externe accountant opdracht tot het uitvoeren
van een onderzoek naar de juistheid van de in het sjabloon opgenomen gegevens.
Deze externe accountant hanteert het onderzoeksprotocol als kader voor zijn werkzaamheden.
Hij laat zich daarbij leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder
de Verordening Gedragscode (VGC) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS).
De instelling levert het definitieve door de externe accountant gewaarmerkte aanleversjabloon,
voorzien van een assurance-rapport, vóór de uiterlijke aanleverdatum aan bij DBC-Onderhoud.
De uiterlijke aanleverdatum (31 mei 2013) en de aangewezen partij staan beschreven
in de schriftelijke aanleververplichting die de instelling heeft ontvangen.
1.5. Leeswijzer
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
Hoofdstuk 1 geeft de uitgangspunten weer van het onderzoeksprotocol. Hoofdstuk 2 bevat
de kern van het onderzoeksprotocol en geeft het toetsingskader voor de externe accountant
van de instelling weer.
In bijlage 2 is een modeltekst opgenomen voor een goedkeurend assurance-rapport. Bij een andersluidend
rapport past de accountant de inhoud van het rapport aan overeenkomstig de voorschriften
van de NV COS van de NBA.
2. Onderzoeksaanpak
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
2.1. Doel en reikwijdte
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
De externe accountant onderzoekt in hoeverre de zorgaanbieder het kostprijsmodel op
een juiste wijze heeft gehanteerd en in hoeverre de gegevens zoals door de instelling
opgenomen in het aanleversjabloon voldoen aan het geldende normenkader zoals dat is
benoemd in het kostprijsmodel.
De externe accountant voert de assurance opdracht uit met inachtneming van dit onderzoeksprotocol.
Het kostprijsmodel geeft in samenhang met de instructie bij het aanleversjabloon,
aanwijzingen die zijn gericht op een controleerbare totstandkoming van de in het aanleversjabloon
opgenomen kostprijsinformatie.
Het onderzoek van de accountant mondt uit in een assurance-rapport bij het aanleversjabloon,
met een redelijke mate van zekerheid, zie kaders in paragraaf 2.4
Het aanleversjabloon bevat een door de instelling opgestelde opgave, waarin onder
andere inzicht wordt gegeven in het aantal gerealiseerde eenheden productie in het
boekjaar en de nacalculatorische kostprijzen per kostendrager, uitgesplitst in de
voorgedefinieerde kostprijscategorieën.
In het assurance-rapport geeft de accountant een oordeel over de juistheid van de
gegevens zoals opgenomen in het aanleversjabloon. De eisen die daaraan worden gesteld
dient de accountant op toereikende wijze in zijn werkprogramma op te nemen.
2.2. Onderzoeksaanpak
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
De onderzoeksaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de externe accountant.
Dit onderzoeksprotocol beoogt dan ook niet een aanpak van de assurance-opdracht voor
te schrijven. Veelal baseert de externe accountant zich bij zijn onderzoek op een
(risico)analyse en komt hij op basis daarvan tot een optimale afweging van de in te
zetten onderzoeksmiddelen. Aangezien deze aanpak leidt tot maatwerk per instelling
is het voorschrijven van een aanpak ook niet mogelijk.
De accountant voert zijn onderzoek uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder
Standaard 3000 ‘Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling
van historische financiële informatie’.
De accountant belast met het onderzoek van het aanleversjabloon dient zorg te dragen
voor een adequate onderzoeksaanpak en een op de instelling toegesneden werkprogramma.
2.3. Referentiekader
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
Als referentiekader voor de onderzoeksopdracht gelden de volgende documenten:
-
– De beleidsregel ‘Kostprijsberekening Forensische Zorg’ (BR/FZ-0008) met daarbij als
bijlage 1 het kostprijsmodel versie 14;
-
– nadere regel ‘Verplichte accountantscontrole kostprijzen Forensische Zorg’ (NR/FZ-0005);
-
– Aanleversjabloon met bijbehorende instructie.
Deze documenten zijn te vinden op de website van de NZa onder het kopje ‘wet- en regelgeving’.
De beleidsregel is vervolgens te vinden onder het kopje ‘beleidsregels’ en het gebied
‘forensische zorg’. De nadere regel is te vinden onder het kopje ‘nadere regel’ en
de categorie ‘forensische zorg’.
2.4. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid (materialiteit)
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
De accountant dient zijn onderzoek zodanig in te richten dat een redelijke mate van
zekerheid wordt bereikt dat het aanleversjabloon geen afwijkingen van materieel belang
vertoont. Dit wil voor het onderhavige onderzoek zeggen dat het onderzoek met een
zodanig zekerheidsniveau moet worden uitgevoerd dat met 95% betrouwbaarheid gesteld
moet kunnen worden dat niet meer dan 3% van de aangeleverde gegevens onjuist of onzeker
is.
Voor de strekking van het assurance-rapport gelden de volgende toleranties, die uitgedrukt
zijn in een percentage van het totaal van de toegerekende kosten, volgens het kostprijsmodel:
| |
Goedkeurend
|
Beperking
|
Oordeelonthouding
|
Afkeurend
|
|
Fouten in het aanleversjabloon
|
≤ 3%
|
> 3% en ≤ 6%
|
n.v.t.
|
> 6%
|
|
Onzekerheden in het onderzoek
|
≤5%
|
> 6% en ≤ 10%
|
> 10%
|
n.v.t.
|
Gelet op de directe relatie van aantallen en geld is voor de in het aanleversjabloon
opgenomen aantallen eenheden kostendrager dezelfde materialiteit voor het totaal van
de verantwoorde aantallen eenheden kostendrager van toepassing.
De externe accountant rapporteert aan de instelling naar aanleiding van zijn bevindingen
en informeert de zorgaanbieder daarbij over alle (eventueel) tijdens het onderzoek
geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. De instelling brengt op basis hiervan
correcties aan in het aanleversjabloon. Het kan voorkomen dat het doorvoeren van correcties
niet mogelijk is, omdat bijvoorbeeld onzekerheden niet of niet voldoende nauwkeurig
kunnen worden gekwantificeerd. Het is van belang dat de instelling de gehanteerde
veronderstellingen en onzekerheden toelicht.
Er is sprake van een onzekerheid in het onderzoek wanneer onvoldoende en/of ongeschikte
assurance-informatie aanwezig is om te bepalen of (een gedeelte van) de gegevens wel
of niet in overeenstemming zijn met de voorschriften.
2.5. Nadere invulling toetsingscriteria
[Regeling vervallen per 03-03-2016]
De accountant dient vast te stellen dat de aangeleverde kostprijsinformatie op de
juiste wijze, overeenkomstig het kostprijsmodel, deze nadere regel (NR/FZ-005) en
de aanleverinstructie is opgenomen in het aanleversjabloon en dat de aansluitingen
met de bronsystemen en eventuele bijzonderheden zijn toegelicht. Daarbij stelt hij
vast dat de gebruikte informatie zoveel mogelijk is ontleend aan, dan wel aangesloten
met- de door de externe accountant gecontroleerde verantwoordingen over het boekjaar
2012:
De accountant stelt vast dat bij deze verantwoordingen een goedkeurende controleverklaring
(in het geval van de opleidingsplaatsen een assurancerapport) is verstrekt. Indien
dat niet het geval is stelt hij vast dat dit door de instelling is toegelicht en overweegt
hij de gevolgen hiervan voor het assurance-rapport bij het aanleversjabloon kostprijsinformatie.
Voor de informatie die niet rechtstreeks aan deze gecontroleerde stukken kan worden
ontleend dient door de accountant te worden vastgesteld dat de instelling op totaalniveau
een aansluiting heeft gemaakt waarbij de verschillen zijn geanalyseerd en toegelicht.
Belangrijke aansluitingen zijn in dit kader:
-
– Het totaal van de gerealiseerde Fte’s en de daarin opgenomen aantallen FTe per CONO
beroep of VOV.
-
– Het totaal van de gerealiseerde verblijfdagen en de samenstelling per verblijfdagcategorie
en beveiligingsniveau. Aandachtspunt hierbij is het juist onderscheiden van aanwezigheid
en afwezigheid.
-
– Het totaal van de gerealiseerde uren dagbesteding en de samenstelling per categorie
van dagbesteding.
-
– Het totaal aantal geregistreerde OVP’s patiëntdagen fpt.
-
– Het totaal van de geregistreerde werkelijk bestede patiëntgebonden tijd en de verdeling
over directe en indirect cliëntgebonden tijd.
-
– Het totaal van de kosten die in aanmerking worden genomen en de aansluiting daarvan
met de jaarrekening, rekening houdend met de uit te sluiten kosten.
-
– De aansluiting van de aantallen gerealiseerde opleidingen met de verantwoording inzake
de gerealiseerde opleidingsplaatsen in 2012.
Voor een deel van de kostprijsinformatie geldt dat deze niet specifiek is gecontroleerd
op het aggregatieniveau en/of ten aanzien van de aspecten die voor het kostprijsonderzoek
worden uitgevraagd. Als voorbeeld noemen wij de juiste invulling van de CONO beroepen
in de personeels- en salarisadministratie. Het is niet de bedoeling dat naar deze
aspecten ten behoeve van dit protocol een nader onderzoek wordt verricht. De accountant
kan in het kader van de toepassing van dit procotol uitgaan van de juistheid van dergelijke
gegevens in bronsystemen die voor jaarrekeningdoeleinde zijn getoetst, tenzij hij
indicaties heeft dat de bronsystemen op het punt van de uitgevraagde kostprijsinformatie
onvoldoende betrouwbaar zijn.
Als wel sprake is van dergelijke indicaties, zal de accountant deze aspecten nader
onderzoeken, of als dit niet mogelijk is de gevolgen voor de betrouwbaarheid van de
kostprijsinformatie tot uitdrukking brengen in het assurance-rapport.
In de aanleverinstructie bij het controleprotocol zijn de door de zorgaanbieder in
te vullen gegevens en de daarbij te maken aansluitingen per onderdeel weergegeven.
De accountant onderzoekt of het aanleversjabloon overeenkomstig is met de aanwijzingen
in het kostprijsmodel, of de aanleverinstructie is gevolgd en stelt vast dat aansluitingen
met de brongegevens zijn gemaakt. Daarnaast zijn eventuele verschillen en bijzonderheden
toegelicht.
