Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken, alsmede toepassing DNA-onderzoek in gevallen waarin bewijsstukken ontbreken

Let op:

Deze regeling is ingetrokken. Dit is geen geldige regeling meer.

[Regeling vervallen per 02-06-2010.]
Geraadpleegd op 04-11-2025. Gebruikte datum 'geldig op' 15-05-2006.
Geldend van 15-05-2006 t/m 01-06-2010.

Origineel opschrift en aanhef

Circulaire legalisatie en verificatie buitenlandse bewijsstukken, alsmede toepassing DNA-onderzoek in gevallen waarin bewijsstukken ontbreken

Mede namens de Ministers van Buitenlandse Zaken, voor Vreemdelingenzaken en Integratie en voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, doe ik u hierbij de nieuwe circulaire toekomen inzake de legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen.

De circulaire van 12 januari 2000, zoals gewijzigd bij circulaire van 30 maart 2001, met de bijbehorende bijlagen is bij deze ingetrokken.

De onderhavige circulaire bevat op een aantal punten wijzigingen en verduidelijkingen ten opzichte van de vervallen circulaire.

Deze betreffen:

• – de afschaffing van het probleemlandenbeleid (onderdeel A);

• – de vrijstelling van legalisatie voor stukken afkomstig uit landen, of

• – regio’s waar legalisatie onmogelijk is wegens specifieke omstandigheden, zoals het ontbreken van tot legalisatie bevoegde autoriteiten, dan wel toegankelijke registers (onderdeel B, paragraaf 3.4, onder d);

• – de invoering van het gebruik van een vragenformulier in het kader van legalisatie (onderdeel C).

A. Intrekking aanwijzing probleemlanden

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Het probleemlandenbeleid dat ingevoerd werd bij Aanwijzing van de Minister van Buitenlandse Zaken van 7 maart 1996, inhoudende dat in een vijftal door hem aangewezen landen, namelijk Ghana, Nigeria, Pakistan, India en de Dominicaanse Republiek, in alle gevallen legalisatie én verificatie diende plaats te vinden, is mede naar aanleiding van de uitspraken van de Raad van State d.d. 8 september 2004 in de zaken nr. 200304168/1 en 200303005/1 afgeschaft. De voormelde Aanwijzing van de Minister van Buitenlandse Zaken is per 8 september 2004 ingetrokken (Stcrt. 2004, 217).1

Dit betekent dat ook voor de voormelde vijf landen voortaan het algemene legalisatiebeleid geldt, inhoudende dat voor stukken die aan legalisatie onderworpen zijn, er pas sprake zal kunnen zijn van verificatie wanneer op grond van twijfel in concrete omstandigheden daartoe aanleiding is.

Teneinde de ambtenaar van de burgerlijke stand en de ambtenaar van de gemeentelijke basisadministratie te ondersteunen bij de beoordeling van aan hen overgelegde stukken, is een vragenformulier ontwikkeld dat ter gelegenheid van de legalisatie gebruikt zal worden.

Het vragenformulier zal ook gebruikt worden voor stukken die op grond van het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten, Den Haag, 5 oktober 1961, Trb. 1963, 28 (hierna: het Apostilleverdrag) voorzien behoren te worden van een apostille.

B. Legalisatie

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

1. Definitie legalisatie

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

In de internationale rechtspraktijk wordt onder legalisatie van buitenlandse openbare akten verstaan: de formaliteit waarbij een bevestigende verklaring wordt afgegeven omtrent de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het document heeft gehandeld en, in het voorkomende geval, de identiteit van het zegel of het stempel dat op het document is geplaatst.

Een legalisatie kan derhalve alleen duidelijkheid verschaffen over de formele echtheid van een stuk. De procedure strekt er toe om door vergelijking van de op het stuk geplaatste handtekening(en), zegel(s) en stempel(s), met daartoe gedeponeerde specimina, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de bevoegdheid van degene die het stuk heeft ondertekend en afgegeven dan wel heeft gelegaliseerd. Dit betekent dat legalisatie op zich geen garantie kan bieden ten aanzien van de juistheid van de inhoud van een stuk.

2. Hoofdregel toepassing legalisatie

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Als hoofdregel geldt dat de herkomst van een buitenlands stuk betreffende de staat van een persoon dient te worden gecontroleerd door middel van legalisatie. Dat geldt, behoudens de hierna te noemen uitzonderingen, ongeacht het land waar het stuk is opgemaakt. Het geldt zowel voor Nederlanders als voor vreemdelingen. Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die in een zodanige functionele of hiërarchische relatie tot de afgevende instanties staan, dat zij voor de geldigheid van het document kunnen instaan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Benadrukt zij dat het voor de zorgvuldigheid van de te verrichten controles van belang is dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het stuk als laatste instantie legaliseert.

3. Uitzonderingen op de hoofdregel toepassing legalisatie

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

3.1. Algemeen

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Uiteraard hoeft niet te worden voldaan aan het legalisatievereiste als het gaat om stukken die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie en die afkomstig zijn uit een land dat partij is bij het desbetreffende verdrag. Voor een geactualiseerd overzicht van de legalisatieverdragen, met vermelding van de landen die bij het desbetreffende verdrag zijn aangesloten, een verkort overzicht van de legalisatieverdragen, alsmede een landeninformatielijst zij verwezen naar de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (www.minbuza.nl/legalisatie).

Verder is er reden tot vrijstelling van legalisatie in de volgende specifieke gevallen:

3.2. Stukken afkomstig uit Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die zijn opgemaakt en afgegeven in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname vóórdat deze landen op 27 december 1949, 1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen.

De vóór de voormelde data aldaar opgemaakte en afgegeven akten kunnen immers worden beschouwd als akten die gelijkgesteld zijn aan destijds in Nederland opgemaakte akten.

Ten aanzien van de in Nieuw-Guinea opgemaakte akten zij verwezen naar de Officiële Mededeling nr. 2/1997 van de Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit.

Hierbij wordt benadrukt dat alle afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die na de voormelde data in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname zijn afgegeven, in principe aan legalisatie onderworpen zijn. Dat geldt dus ook voor afschriften en uittreksels van akten die vóór de onafhankelijkheid zijn opgemaakt.

3.3. Stukken die inhoudelijk overeenstemmen met reeds eerder overgelegde en aanvaarde gelegaliseerde stukken

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Stukken die worden overgelegd door personen die in Nederland woonachtig zijn betreffende rechtsfeiten of rechtshandelingen ten aanzien waarvan de betrokkene reeds eerder een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd, behoeven niet te worden gelegaliseerd bij inhoudelijke overeenstemming van de stukken. Hierbij dient vastgesteld te worden dat het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk door de ambtenaar van de burgerlijke stand c.q. de ambtenaar van de gemeentelijke basisadministratie destijds is aanvaard.

De toetsing kan geschieden door vergelijking van het niet-gelegaliseerde stuk met de kopie die door de ambtenaar van het gelegaliseerde stuk is gemaakt. Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het gelegaliseerde stuk, overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving inmiddels is vernietigd, dient de betrokkene aannemelijk te maken dat hij reeds een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd waarvan de inhoud overeenstemt met die van het niet-gelegaliseerde stuk, bijvoorbeeld door het overleggen van het originele stuk. Wanneer hij daartoe niet in staat is, dient legalisatie alsnog plaats te vinden. Het maakt hierbij niet uit of de desbetreffende persoon de Nederlandse nationaliteit bezit of een andere nationaliteit.

Indien de gegevens van een later overgelegd stuk niet overeenstemmen met de gegevens die op grond van een eerder overgelegd stuk zijn opgenomen, dient uiteraard legalisatie plaats te vinden.

3.4. Stukken die worden overgelegd door vreemdelingen behorende tot een van de hierna onder a, b of c genoemde categorieën of door personen op wie de onder d vermelde Bekendmaking van de Minister van Buitenlandse Zaken van toepassing is

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Voor deze personen kunnen de feitelijke omstandigheden zodanig zijn, dat het onverantwoord dan wel niet zinvol is om de betrokkene te verplichten contact op te nemen met de autoriteiten van het land van herkomst. Indien er twijfel bestaat omtrent de vraag of de betrokkene behoort tot een van de onder a tot en met c genoemde categorieën, dient er contact opgenomen te worden met de IND.

• a. Verblijfsvergunning asiel voor onbepaalde tijd.

  De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning asiel voor onbepaalde tijd op grond van artikel 33 van de Vreemdelingenwet 2000, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument IV). Hierbij zij aangetekend dat in het geval van naturalisatie van de betrokkene tot Nederlander er niet van uitgegaan mag worden dat de betrokkene door het enkele feit van de naturalisatie nadien niets meer te vrezen heeft van de autoriteiten van het land waar hij oorspronkelijk vandaan komt. Per geval zal moeten worden bezien of er nog gronden voor bezwaar tegen legalisatie van stukken aanwezig zijn.

• b. Verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd.

  De betrokkene is in het bezit van een verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd op grond van artikel 28 van de Vreemdelingenwet 2000, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument III).

• c. In procedure.

  De betrokkene heeft een verzoek ingediend tot verlening van een verblijfs-vergunning om redenen van asiel, hetgeen blijkt uit het identiteitsbewijs asielzoeker (document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing inzake zijn verzoek in Nederland mag afwachten. Of er nog een vreemdelingrechtelijke procedure loopt, blijkt uit het INDIS systeem van de IND, dan wel uit de gemeentelijke basisadministratie (hierna: GBA). Indien deze situatie ophoudt te bestaan kan, afhankelijk van de beslissing op het verzoek, de eis van legalisatie wel worden gesteld.

• d. Bekendmaking van de minister van Buitenlandse Zaken ten aanzien van vrijstellingen.

  Het komt voor dat er gedurende een bepaalde tijd geen centraal gezag is gevestigd in een land of in een regio of dat het centraal gezag door Nederland niet wordt erkend. In die gevallen geldt dat documenten niet geacht kunnen worden bevoegd te zijn afgegeven en dat niet om legalisatie en verificatie van documenten kan worden verzocht. Ook komt het bijvoorbeeld voor dat het stellen van de voorwaarde van legalisatie geen zin heeft omdat de originele registers door oorlogssituaties of natuurrampen geheel verloren zijn gegaan, dan wel niet toegankelijk zijn. De Minister van Buitenlandse Zaken maakt in dergelijke gevallen op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken bekend voor welk land of regio de vrijstelling geldt.

3.5. Uitzonderingen op de vrijstellingen ingevolge 3.4

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

In een aantal omstandigheden kan er aanleiding zijn om af te zien van een vrijstelling van legalisatie op grond van het bepaalde in 3.4. Het betreft de hieronder omschreven omstandigheden:

• a. de betrokkene beschikt over een document (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs) dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich reeds in de onder 3.4, onder a, b of c genoemde situatie bevond;

• b. het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst (bijvoorbeeld een huwelijksakte die in een ander land is opgemaakt);

• c. met betrekking tot de betrokkene een rechtsfeit of rechtshandeling heeft plaatsgevonden waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken waren, terwijl de betrokkene zich al in een van de onder 3.4, onder a, b of c genoemde situaties bevond (bijvoorbeeld de voltrekking van een huwelijk in het land van herkomst); of

• d. de betrokkene vrijwillig naar het land van herkomst reist, terwijl hij zich nog bevindt in een van de onder 3.4, onder a, b, of c genoemde situaties (bijvoorbeeld voor vakantie).

4. In beginsel geen tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken verleent in beginsel geen tussenkomst bij legalisatieaanvragen ten behoeve van vreemdelingen. In sommige landen is zelfs bezwaar gemaakt tegen een zodanige tussenkomst.

In verband daarmee dient de eis van legalisatie rechtstreeks aan de betrokken vreemdeling te worden opgelegd. Deze dient zich persoonlijk, schriftelijk of via familie of kennissen tot de autoriteiten van het land van herkomst, alsmede tot de Nederlandse vertegenwoordiging te wenden.

Ten aanzien van Nederlanders geldt dat de tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken slechts bij uitzondering en onder door de Minister van Buitenlandse Zaken vastgestelde voorwaarden kan worden ingeroepen.

Deze tussenkomst kan noodzakelijk zijn wanneer rechtstreekse contacten met de autoriteiten van het land van herkomst niet kunnen worden gelegd.

Ter vergemakkelijking van het doorvoeren van deze richtlijnen, heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken een landeninformatielijst opgesteld die een beschrijving bevat van de te volgen procedure. Deze is te vinden op de eerder genoemde website. Voor inlichtingen over procedures die niet in de voormelde lijst beschreven staan, kan men zich wenden tot het aan het slot van deze circulaire genoemde centrale informatiepunt van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Het is denkbaar dat in specifieke omstandigheden de betrokkene om andere redenen dan hiervoor aangegeven, in de onmogelijkheid verkeert om de toepasselijke legalisatieprocedure te volgen. In dat geval dient in overleg met het informatiepunt te worden bezien of onder de gegeven omstandigheden een andere legalisatieprocedure acceptabel is.

Overigens zij er uitdrukkelijk op gewezen dat het niet de bedoeling is dat ambtenaren van de burgerlijke stand of ambtenaren van de gemeentelijke basisadministratie zelfstandig overgaan tot het doen van verzoeken om legalisatie aan de autoriteiten van het land van herkomst van de betrokkene.

5. Controle van de legalisaties

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

• a. Op verschillende plaatsen in Nederland wordt nog steeds melding gedaan van vervalsingen van legalisaties van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. In verband daarmee is het raadzaam ook de legalisaties zelf nauwlettend te controleren.

  Bij twijfel dient het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden verzocht een onderzoek in te stellen.

• b. Indien de huwelijksaangifte of de aangifte van de registratie van een partnerschap in een andere gemeente plaatsvindt dan de huwelijksvoltrekking of de registratie van het partnerschap, dienen de overlegging en de controle van de voor de huwelijksvoltrekking of registratie van het partnerschap benodigde bescheiden plaats te vinden in de gemeente waar aangifte wordt gedaan. Overigens doet dat geenszins af aan de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk voltrekt, dan wel de akte van registratie van een partnerschap opmaakt.

C. Vragenformulier

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

1. Algemeen

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Het nieuwe legalisatiebeleid houdt in dat de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland ter gelegenheid van een legalisatie een vragenformulier zullen invullen. Op deze wijze wordt aanvullende informatie verkregen over de persoon op wie het te legaliseren stuk betrekking heeft, over het stuk zelf en over het doel waarvoor het stuk dient te worden overgelegd. Op basis daarvan wordt de instantie in Nederland waarvoor het stuk bestemd is, beter in staat gesteld om bij overlegging van het gelegaliseerde stuk te beoordelen of het kan worden geaccepteerd. Het vragenformulier wordt in tweevoud opgemaakt. Indien de betrokkene geen medewerking wenst te verlenen aan het invullen van het vragenformulier, wordt daarvan op het formulier een aantekening geplaatst. Vervolgens wordt één exemplaar van het formulier samen met het gelegaliseerde stuk meegegeven aan de betrokkene. Het tweede exemplaar van het vragenformulier blijft bij de diplomatieke post en wordt gedurende maximaal vijf jaren bewaard, opdat – zo nodig – door de instantie in Nederland navraag kan worden gedaan.

Voor nadere informatie omtrent de procedure met betrekking tot het invullen van het vragenformulier bij de vertegenwoordigingen in het buitenland, wordt verwezen naar het Besluit van 3 april 2006, nr. DJZ/BR/0251-2006, van de Minister van Buitenlandse Zaken, tot vaststelling van een gedragslijn voor de beoordeling van buitenlandse documenten door legalisatie en verificatie (Stcrt. 2006, 91). Dit besluit is tevens te vinden op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

2. Apostillelanden

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Voor stukken afkomstig uit landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag zal eveneens gebruik worden gemaakt van het vragenformulier. Hierbij dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de volgende situaties:

• a. Apostillelanden waarvoor voor de toelating tot Nederland bij de aanvraag van een machtiging tot voorlopig verblijf (hierna: mvv), vereist is om stukken over te leggen die voorzien zijn van een apostille.

  Voor deze landen geldt dat de vragenlijst door de Nederlandse vertegenwoordiging zal worden ingevuld ter gelegenheid van het overleggen van stukken die ten behoeve van de mvv-aanvraag zijn voorzien van een apostille.

  Deze stukken worden na beoordeling teruggegeven aan de betrokkene, samen met een exemplaar van het vragenformulier, zodat deze kunnen worden overgelegd aan de instantie in Nederland waarvoor zij vervolgens bestemd zijn.

• b. Apostillelanden waarvoor voor de toelating tot Nederland bij de aanvraag van een mvv het niet vereist is om stukken over te leggen die voorzien zijn van een apostille.

  In deze landen hoeft de betrokkene ter gelegenheid van een mvv-aanvraag geen stukken over te leggen die voorzien zijn van een apostille. De diplomatieke vertegenwoordiging zal de betrokkene erop wijzen dat hij voor instanties in Nederland, zoals de ambtenaar van de gemeentelijke basisadministratie in het kader van inschrijving in de GBA, wél stukken dient over te leggen die voorzien zijn van een apostille en hem ter gelegenheid van de mvv-aanvraag aanraden om die stukken alvast over te leggen, zodat het vragenformulier ten behoeve van de instantie in Nederland kan worden ingevuld.

• c. Apostillelanden waarvoor het mvv-vereiste niet geldt.

  In deze landen is er in het kader van het mvv-vereiste geen contact tussen de betrokkene en de Nederlandse vertegenwoordiging in het desbetreffende land.

  Dat betekent dat de vertegenwoordiging de betrokkene alleen opmerkzaam kan maken op de noodzaak om aan de instanties in Nederland stukken over te leggen die van een apostille en een vragenformulier zijn voorzien, als de betrokkene om andere redenen, bijv. in verband met een voorgenomen huwelijksvoltrekking in Nederland, contact opneemt met de desbetreffende diplomatieke post. Indien de betrokkene zich met de van een apostille voorziene stukken vervoegt bij de post, zal daar het vragenformulier worden ingevuld. Indien de betrokkene zich niet op de post vervoegt, zal het vragenformulier op een later tijdstip in Nederland worden ingevuld door de ambtenaar van de burgerlijke stand, dan wel door de ambtenaar van de gemeentelijke basisadminstratie van de gemeente waar de betrokkene zijn woonplaats zal hebben. Indien voor het invullen van het formulier aanvullende informatie nodig is, kan deze per e-mail worden opgevraagd bij de desbetreffende diplomatieke post. De e-mail adressen van de posten zijn te vinden op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Een overzicht van de Apostillelanden waarvoor in het kader van de aanvraag van een mvv-vereiste stukken dienen te worden overgelegd die voorzien zijn van een apostille, is te vinden op de hiervoor vermelde website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

3. Uitzondering op de hoofdregel toepassing van het vragenformulier

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Het vragenformulier vindt geen toepassing op stukken afkomstig uit een lidstaat van de Europese Unie, uit een andere staat die partij is bij de Overeenkomst van 2 mei 1992 betreffende de Europese Economische Ruimte (Trb. 1992, 132: Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) of uit Australië, Japan, Monaco, Nieuw-Zeeland, de Verenigde Staten van Amerika of Zwitserland (zie het voormelde besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken).

D. Verificatie

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

1. Definitie verificatie

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

In de internationale rechtspraktijk wordt onder verificatie van buitenlandse openbare akten verstaan: de inhoudelijke controle van een document op de juistheid van de daarin opgenomen gegevens.

Verificatie wordt in principe uitgevoerd door de autoriteiten van het land waaruit een stuk afkomstig is. Onder omstandigheden kan verificatie geschieden door tussenkomst van de diplomatieke vertegenwoordiging in het desbetreffende land.

2. Gevolgen van het nieuwe beleid

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Zoals hiervoor werd aangegeven is het probleemlandenbeleid inhoudende dat stukken afkomstig uit de landen Ghana, Nigeria, India, Pakistan en de Dominicaanse Republiek zowel gelegaliseerd als geverifieerd dienen te worden, afgeschaft.

Dat betekent dat er ten aanzien van een verificatie geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen landen waaruit stukken afkomstig zijn. Voor alle stukken geldt, ongeacht het land van herkomst, dat een verificatieonderzoek kan worden verzocht indien er sprake is van twijfel aan de juistheid van de inhoud van een stuk.

Een verificatieonderzoek kan plaatsvinden in de volgende gevallen:

• a. bij overlegging van een gelegaliseerd stuk dat aanleiding geeft tot twijfel aan de inhoud van het stuk;

• b. bij overlegging van een stuk dat voorzien is van een apostille, waarbij twijfel bestaat aan de inhoud van het stuk en

• c. bij overlegging van een stuk dat vrijgesteld is van legalisatie en dat aanleiding geeft tot twijfel aan de inhoud. In deze situatie kan de ambtenaar van de burgerlijke stand of de ambtenaar van de gemeentelijke basisadministratie de vragenlijst zelf invullen teneinde zich een oordeel te vormen over de noodzaak tot verificatie en indien wenselijk per e-mail nadere informatie inwinnen bij de voor het desbetreffende land bevoegde Nederlandse diplomatieke post.

Het verzoek tot verificatie dient zo specifiek mogelijk geformuleerd te worden, waarbij duidelijk wordt aangegeven ten aanzien van welke gegevens twijfel bestaat, alsmede de reden waardoor de twijfel is ingegeven. Het verzoek behoort te worden gericht aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dat het zal doorgeleiden naar de desbetreffende diplomatieke post.

3. Uitzondering

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

In het geval dat de betrokkene in omstandigheden verkeert waarin het redelijkerwijze niet verantwoord is om verificatie in het land van herkomst te laten plaatsvinden, kan van verificatie worden afgezien indien hij behoort dan wel behoord heeft tot een van de hiervoor onder B, punt 3.4. a tot en met c genoemde categorieën vreemdelingen, dan wel de onder B, punt 3.4., onder d vermelde Bekendmaking op hem van toepassing is en het vermelde onder punt 3.5. niet van toepassing is.

E. Hoe te handelen als verificatie onvoldoende zekerheid verschaft?

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

1. Hoofdregel

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Het is mogelijk dat er ondanks verificatie van een stuk onvoldoende zekerheid bestaat omtrent de inhoud ervan.

In dat geval zijn de betrokken instanties niet gehouden de inhoud van een overgelegd stuk als juist te accepteren.

In dit kader zijn de hiervoor vermelde uitspraken van de Raad van State van belang. Daarin werd vastgesteld dat zowel legalisatie als verificatie geen besluiten zijn waartegen ingevolge de Algemene Wet Bestuursrecht bezwaar c.q. beroep openstaat. Dat houdt in dat het indienen van een bezwaarschrift of het aantekenen van een beroep alleen mogelijk is tegen een beslissing die mede gebaseerd is op de beoordeling van overgelegde stukken en waarbij de gevraagde voorziening of dienst wordt geweigerd.

2. Burgerlijke stand

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Bij de burgerlijke stand kan dit spelen bij het opmaken van een akte van de burgerlijke stand, dan wel bij een verzoek tot toevoeging van een latere vermelding op grond van een buitenlands stuk.

Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand de overgelegde stukken ongenoegzaam acht, dient hij te weigeren een akte op te maken c.q. een latere vermelding toe te voegen. In dat geval kan de betrokkene zich op grond van artikel 27 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek tot de rechter wenden.

3. GBA

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Voor de GBA zal van een dergelijke situatie sprake zijn bij een verzoek tot opname van gegevens in de GBA of tot wijziging van gegevens in de GBA op grond van een buitenlands stuk.

Tegen een besluit tot weigering om een gegeven te registreren of te wijzigen in de GBA, zoals bedoeld in art. 83 van de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, kan de betrokkene op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht bezwaar aantekenen en zonodig vervolgens in beroep gaan.

In alle gevallen van een besluit tot weigering of een voornemen daartoe, dient de betrokkene te worden gewezen op de bestaande bezwaar- c.q. beroepsmogelijkheden.

4. Mogelijke valsheid c.q. vervalsing van stukken

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

In het geval dat ten aanzien van een overgelegd stuk het vermoeden bestaat, dan wel is komen vast te staan (door legalisatie en verificatie) dat het een vals of vervalst stuk betreft, dient hiervan aangifte te worden gedaan bij de politie of bij de officier van justitie. Daartoe kunnen wellicht vooraf afspraken worden gemaakt met de korpsbeheerder in uw regio. Verder kan de aanpak van deze vorm van documentenfraude ter bespreking worden ingebracht in het overleg van de lokale driehoek, waarin politie, justitie en gemeente zijn vertegenwoordigd.

F. Hoe te handelen als de betrokkene met betrekking tot een afstammingsrelatie geen stukken kan overleggen en er geen gegevens over die relatie zijn opgenomen in een Nederlandse overheidsadministratie?

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

De situatie kan zich voordoen dat een persoon een beroep doet op het bestaan van een biologische afstammingsrelatie, maar niet in staat is om deze relatie door middel van documenten aan te tonen. Hieraan valt vooral te denken bij verzoeken tot gezinshereniging, bij het doen van afstand ten behoeve van adoptie en bij verzoeken tot vaststelling van de nationaliteit. Een dergelijke situatie, waarin er voor de betrokkene sprake is van bewijsnood, zal zich met name voordoen in het geval dat de registers van de burgerlijke stand in het land waar de documenten vandaan moeten komen niet bestaan dan wel onvolledig zijn, alsmede wanneer er in het land in kwestie geen stukken kunnen worden verkregen vanwege de op dat moment bestaande politieke situatie. In zo’n geval zal de autoriteit bij wie het verzoek is gedaan, desgewenst na consultatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, constateren dat de betrokkene in bewijsnood verkeert. Die bewijsnood kan worden opgeheven door het van de zijde van de overheid aanbieden van een DNA-onderzoek. Voor alle duidelijkheid wordt benadrukt dat DNA-onderzoek uitsluitend kan plaatsvinden indien genoegzaam gebleken is dat het niet mogelijk is om het bestaan van de gestelde biologische afstammingsrelatie door middel van documenten aan te tonen.

Alleen in dat geval dient de betrokkene gewezen te worden op de mogelijkheid om DNA-onderzoek te laten verrichten. De resultaten van dat onderzoek kunnen dan in plaats van documenten worden overgelegd en worden als bewijs aanvaard indien het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie met voldoende zekerheid is vastgesteld.

Voor de GBA geldt dat DNA-onderzoek op zichzelf niet als brondocument kan dienen voor het opnemen van gegevens omtrent de juridische afstammingsrelatie van een persoon, die immers als enige afstammingsrelatie in de GBA van belang is.

Bij het ontbreken van over te leggen documenten zal door de betrokkene hier een verklaring onder ede of belofte moeten worden afgelegd. Daarbij kunnen in voorkomende gevallen, ter ondersteuning van de afgelegde verklaring, de resultaten van een DNA-onderzoek als bijlage worden gevoegd.

Er zij hier met nadruk op gewezen dat de medewerking aan DNA-onderzoek uitsluitend op vrijwillige basis kan geschieden. Hiervan dient te blijken uit een door de betrokkene ondertekende verklaring.

Het DNA-onderzoek dient verricht te worden door een van de volgende in Nederland gevestigde laboratoria: het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), te Rijswijk, het Centraal Laboratorium van de Bloedtransfusiedienst (CLB) te Amsterdam of het forensisch laboratorium van de Vakgroep Genetica, Sectie Anthropogenetica van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) te Leiden.

De voormelde laboratoria zijn op grond van hun expertise internationaal erkend. Zij bepalen op welke wijze en onder welke voorwaarden de afname van DNA-materiaal geschiedt. Tevens wordt bij afname van DNA-materiaal in het buitenland door de laboratoria bepaald aan welke voorwaarden de verzending van het materiaal dient te voldoen.

De hierbij te volgen procedure luidt als volgt:

In Nederland verblijvende personen dienen zich voor DNA-onderzoek te wenden tot een van de voornoemde laboratoria. In het buitenland verblijvende personen dienen zich te wenden tot de bevoegde Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging. De laatstgenoemde zal ervoor zorgdragen dat het te onderzoeken DNA-materiaal wordt afgenomen door een daartoe gekwalificeerde persoon. Bij de afname zal de identiteit van de betrokkene worden vastgelegd. Het DNA-specimen zal vervolgens door tussenkomst van de desbetreffende diplomatieke vertegenwoordiging worden toegezonden aan het laboratorium dat het onderzoek zal uitvoeren.

De kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van DNA-onderzoek dienen in principe door de betrokkene gedragen te worden. Indien de uitslag van het onderzoek het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie bevestigt, kunnen de kosten onder bepaalde voorwaarden vergoed worden door de Staat. Als de betrokkene niet akkoord gaat met de uitslag van een DNA-onderzoek, kan hij deze betwisten op grond van de voorzieningen van bezwaar en/of beroep die gelden voor de procedure in het kader waarvan de resultaten van het DNA-onderzoek worden ingebracht.

G. Inlichtingen en onderzoek

[Regeling vervallen per 02-06-2010]

Voor inlichtingen over de toepassing van onderdeel 3.4., a tot en met c en over de procedure met betrekking tot DNA-onderzoek kunt u zich wenden tot de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie, afdeling communicatie, Postbus 30125, 2500 GC, Den Haag, telefoon: 070-3703124.

Voor inlichtingen inzake de legalisatie en de verificatie van stukken, alsmede voor verzoeken om verificatie van stukken, kunt u zich wenden tot de Directie Personenverkeer, Migratie en Vreemdelingenzaken, afdeling Documentenverkeer en Fraudebestrijding DPV/DF), van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, telefoon: 070-3486264, fax: [phone].

Voor inlichtingen dan wel onderzoek inzake de formele echtheid van een stuk kunt u zich wenden tot het Bureau Documenten van de IND, Postbus 7025, 8007 HA Zwolle, telefoon: 038-8886758, fax: [phone].

Ik moge u wijzen op het belang van een zorgvuldige toepassing van deze circulaire teneinde de juistheid van de gegevens in de registers van de burgerlijke stand en in de GBA te waarborgen.

Origineel slotformulier en ondertekening

De

Minister

van Justitie,

J.P.H. Donner

1. Zie ook de brief van de Ministers van Buitenlandse Zaken, Justitie, Vreemdelingenzaken en Integratie en Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties d.d. 22 december 2005 (Kamerstukken II 2005/06, 29 831, nr. 2). ^ [1]