8. Hoe werkt het fonds?
[Regeling vervallen per 01-01-2006]
Zo spoedig mogelijk na ontvangst van uw aanvraag toetst het Fonds of uw aanvraag past
binnen de regeling en of zij volledig en op tijd is ingediend. Een aanvraag moet zoveel
informatie bevatten dat deze door een commissie beoordeeld kan worden. Het Fonds kan
u verzoeken om binnen een nader te stellen termijn uw aanvraag te verduidelijken.
U ontvangt schriftelijk bericht of uw aanvraag in behandeling wordt genomen. Desgevraagd
retourneert het Fonds acht exemplaren van een niet in behandeling genomen aanvraag.
Tijdens de behandeling van een aanvraag wordt over de voortgang daarvan geen informatie
verstrekt.
Het beschikbare budget is door het bestuur bepaald. Een in behandeling genomen aanvraag
wordt voorgelegd aan een adviescommissie. Adviseurs worden benoemd op basis van hun
deskundigheid op het terrein van de kunsten die tot de reikwijdte van het Fonds behoren.
Sommigen van hen zijn op bepaalde (sub)disciplines specifiek deskundig. Bestuursleden,
directie en medewerkers van het bureau kunnen geen adviseur zijn en maken dus geen
deel uit van een adviescommissie. Adviseurs kunnen incidenteel worden benoemd ten
behoeve van een enkel advies of worden benoemd voor een periode van twee jaren. Na
die periode kunnen ze aansluitend éénmaal worden herbenoemd. Alles wat adviseurs over
aanvragen en aanvragers ter kennis komt, is strikt vertrouwelijk. Aan een adviseur
kan een door het bestuur te bepalen vergoeding worden toegekend. Een adviescommissie
bestaat uit een voorzitter en minimaal twee en maximaal zes leden. De voorzitter van
een adviescommissie wordt door het bestuur in functie benoemd. Vergaderingen van de
adviescommissies zijn niet openbaar. Projectteams van het Fonds voeren het secretariaat
van de adviescommissies.
De commissie beoordeelt een in behandeling genomen aanvraag aan de hand van de criteria.
Voorzover het gaat om aanvragen gericht op individuele ontwikkeling kan de aanvrager
worden uitgenodigd voor een gesprek. Bij dans, muziek en muziektheater kan ook een
auditie deel uitmaken van de procedure; dit geldt niet voor amateurkunst.
De commissie bekijkt een in behandeling genomen aanvraag ook altijd in de onderlinge
samenhang met andere in behandeling genomen aanvragen. Het aantal, de aard en de kwaliteit
van andere in behandeling genomen aanvragen speelt dus ook een rol. De commissie stelt
de adviezen vast bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken is het advies
negatief. Adviezen worden ondertekend door de voorzitter en een ander lid van de commissie.
Een projectteam geeft nadere uitwerking aan de adviezen en vat deze samen in bureauvoorstellen.
De directeur kan, indien bijzondere omstandigheden dat vergen, voorstellen een advies
van een commissie niet te volgen. Dit wordt beargumenteerd in het bureauvoorstel.
Bureauvoorstellen worden voorgelegd aan het college van advies. Het Fonds kent twee
colleges van advies, één voor amateurkunst en één voor podiumkunsten. De colleges
bestaan naast elkaar om de identiteit en positie van amateurkunst en podiumkunsten
te waarborgen. De werkwijze van de colleges van advies is gelijk; het enige verschil
is het werkterrein.
Het college van advies bestaat uit een externe voorzitter en een door het bestuur
te bepalen aantal externe leden en de voorzitters van de adviescommissies. Bestuursleden,
directie en medewerkers van het bureau kunnen geen deel uitmaken van een college van
advies. Het bureau voert het secretariaat van het college van advies. Vergaderingen
van het college van advies zijn niet openbaar. Het college van advies toetst de bureauvoorstellen
aan het beleid van het Fonds en toetst of er sprake is van een veelzijdig totaalaanbod.
Het college brengt hiervan schriftelijk advies uit aan het bestuur. Voorts adviseert
het college het bestuur en de directie gevraagd en ongevraagd over het beleid op het
terrein van de amateurkunst en de podiumkunsten.
Uiterlijk dertien weken na indiening van de projectaanvraag of in geval van aanvragen
voor een beurs amateurkunst, studie-, reis- of werkbeurs of oeuvrestipendium, negen
weken na de auditiedatum of het gesprek met de adviescommissie volgt het besluit op
uw aanvraag. Wanneer bijzondere omstandigheden dat vergen, bijvoorbeeld vanwege de
beperkte beschikbaarheid van adviseurs, kan de termijn van dertien weken met ten hoogste
dertien weken worden verlengd. Subsidie wordt slechts verleend voorzover de middelen
van het Fonds toereikend zijn. Onder meer vanwege de beperkte hoeveelheid middelen
kunnen niet alle aanvragen gehonoreerd worden en kan niet elke te honoreren aanvraag
voor het gevraagde bedrag gehonoreerd worden. Aan het honoreren van een aanvraag kunnen
geen rechten worden ontleend met betrekking tot de honorering van een volgende aanvraag
en/of een met betreffend plan verband houdende aanvraag.
Het besluit op uw aanvraag bestaat uit de subsidiebeschikking met daarbij de motivatie,
het advies van de commissie en van het college. Als uw aanvraag wordt gehonoreerd,
vermeldt de beschikking eveneens de maximaal verleende subsidie, voor welke activiteiten
en voor welke periode de subsidieverlening geldt. In het geval van een reservering
bevat de beschikking de voorwaarden waaronder de reservering kan worden omgezet in
een subsidieverlening. Wanneer een subsidie wordt verleend voor meer dan één jaar,
vindt voorafgaand aan de verstrekking van middelen voor een volgende fase, een tussentijdse
evaluatie plaats van de activiteiten die in eerdere fases gerealiseerd zijn.
Aan een subsidie zijn verplichtingen verbonden zoals vermeld in deze subsidieregeling
en zoals eventueel aanvullend opgenomen in de beschikking. In geval van een project
verzoeken wij u in uw publiciteitsmateriaal te vermelden dat dit project mede mogelijk
is gemaakt dankzij een bijdrage van het Fonds voor Amateurkunst en Podiumkunsten.
Een logo en standaardtekst zijn beschikbaar op onze website. Wij ontvangen ook graag
uw publiciteitsmateriaal. Tevens vragen wij u uitnodigingen en speellijsten te zenden
naar zowel de leden van de commissie als naar het bureau van het Fonds. Adresgegevens
van adviseurs vindt u op onze website (www.fapk.nl).