2. Accountantscontrole
[Regeling vervallen per 29-12-2004]
2.1. Algemeen
Het controleprotocol beoogt geen reguliere accountantscontrole voor te schrijven.
In dit controleprotocol worden de punten opgesomd, waaraan de controlerend accountant
bij de coöperaties aandacht dient te schenken. De accountant rapporteert over die
punten in zijn verslag van bevindingen.
De accountant stelt vast dat de jaarrekening is ingericht conform artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC. Hij rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de accountantsverklaring
en het verslag van bevindingen. Bij het jaarverslag toetst de accountant of dit niet
in strijd is met de jaarrekening.
De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording
daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de formulering
van de accountantsverklaring wordt aangesloten bij de daarvoor geldende voorschriften
en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is.
De Auditdienst (AD) van het Ministerie van BZK ziet toe op de naleving van het controleprotocol
door middel van reviews bij de controlerend accountant van de coöperaties. Mede hiervoor
dienen de controledossiers zodanig te zijn ingericht dat de AD op een efficiënte wijze
zich een verantwoord oordeel kan vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten
van de reguliere controle en in het bijzonder over de in dit controleprotocol opgenomen
aandachtspunten.
2.2. Controletoleranties
Voor de strekking van de accountantsverklaring: goedkeurend, met beperking, afkeurend
of een oordeelonthouding zijn de volgende toleranties van toepassing:
Oorzaken:
|
Bedenkingen tegen
de verantwoording
|
Onzekerheden in de controle
|
|
|
|
|
|
Strekking van
de verklaring:
|
Beperking
|
Afkeuring
|
Beperking
|
Oordeel-
onthouding
|
Rechtmatigheid
besteding in %
van de totale rijks-
bijdrage BZK
|
> 1 en < 3
|
≥ 3
|
> 3 en < 10
|
≥ 10
|
De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95%
de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een
belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.
De toleranties voor de rechtmatige besteding worden door de AD gehanteerd bij de controle
van de departementale rekening en zijn gebaseerd op de richtlijnen van het Interdepartementaal
Overleg Departementale Accountantsdiensten.
2.3. Accountantsrapportage
Het verslag van bevindingen bevat bevindingen over de vraag of de administratie en
het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en strekt zich
ook uit tot de financiële beheersdaden van het bestuur van de coöperaties. Voorts
wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel van de accountant, van belang
is voor de vaststelling van de rijksbijdrage.
In de accountantsverklaring wordt bij het oordeel de volgende zinsnede specifiek opgenomen:
‘Voorts verklaren wij dat voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving voor zover
deze betrekking heeft op de toewijzing en de besteding van de rijksgelden’.
In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met
inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging
in overeenstemming is met artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC.
Indien de accountant van oordeel is dat de in de verslaglegging opgenomen informatie
niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, neemt hij dit op in zijn
verslag van bevindingen onder vermelding van wèl de toereikende informatie.
De accountant geeft in het verslag van bevindingen de door hem verrichte specifieke
werkzaamheden en de daaruit geformuleerde oordelen weer en rapporteert per punt over
de onderstaande aandachtspunten.
3. Aandachtspunten
[Regeling vervallen per 29-12-2004]
Hieronder volgen de aandachtspunten, waarover in het verslag van bevindingen wordt
gerapporteerd.
3.1. Bestedingsvoorwaarden
De bestedingsvoorwaarden staan vermeld in de bijdrageregeling en de daarop gebaseerde
kaderbrief. Jaarlijks voorziet het Ministerie van BZK de coöperaties van een overzicht
met verstrekte voorschotten van rijksbijdragen. De nog niet vastgestelde rijksbijdragen
staan vermeld in de bijlage bij de vaststellingsbrief van de rijksbijdragen.
De accountant gaat na of bij de besteding voldaan is aan de aan de bijdrage verbonden
voorwaarden. Indien de bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt
de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Eventuele overschotten
uit voorgaande jaren worden op rechtmatigheid en juistheid beoordeeld. De accountant
gaat na of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit het verslagjaar en die van
voorafgaande jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn.
3.2. Incasso bijdragen van de leden
De accountant stelt vast dat alle bijdragen van de leden conform de afspraken volledig
en tijdig zijn ontvangen.
3.3. (Re)allocatie financiële middelen
De accountant stelt vast dat de allocatie van middelen plaatsvindt conform de goedgekeurde
begroting en de statuten van de coöperaties, alsmede de daarop gebaseerde bestuurs-
en directiereglementen.
3.4. Waardering ICT software rechten
De Cooperatie Informatiemanagement Politie U.A. verwerft en verkrijgt in eigendom
van de bij haar leden beschikbare rechten op ICT, waaronder in elk geval wordt verstaan
het auteursrecht op de huidige systemen BPS, RBS, PCS, PAPOS, GENESIS, XPOL dan wel
delen of samenstellingen daarvan, die bij een of meer leden in gebruik zijn of zullen
zijn. De accountant stelt vast dat waardering van deze software op uniforme wijze
overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving plaatsvindt.
3.5. Formatie en feitelijke bezetting
In de jaarrekening wordt opgave gedaan van de formatie en de feitelijke bezetting.
De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte's) ultimo
31 december van het verslagjaar. Een fte is gebaseerd op een 36-urige werkweek. Een
38-urige werkweek levert 1,06 fte op.
De accountant gaat na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting van
het personeel bij de jaarrekening op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij de
begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie en
de personeels- en salarisadministratie.
3.6. Treasurybeheer
De accountant toetst het gevoerde treasurybeheer en de opzet en werking van de bijbehorende
administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Daarnaast toetst de accountant
of hetgeen in de treasuryparagraaf beschreven staat overeenstemt met zijn bevindingen.
3.7. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik
Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik [M&O],
als de aanspraak op en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt
van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door de invoering van een
samenhangend stelsel van maatregelen, zoals controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid
en voorlichting kan het misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk worden voorkomen.
Concrete aandachtspunten zijn: het naleven van de verplichting tot het melden van
genoten neveninkomsten, het tijdig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte
informatie met de beschikbare gegevens bij andere instellingen, het toepassen van
fiscale recherche of de verstrekte informatie ook juist en volledig is geweest, en
het uitwerken en beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt
dat niet gehandeld is in overeenstemming met de geldende regelgeving.
De accountant beoordeelt in hoeverre door de coöperaties een toereikend beleid is
opgezet en uitgevoerd ter voorkoming van M&O.
3.8. Naleving EG-richtlijnen
De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen
van overheidsopdrachten door de coöperaties in de administratieve organisatie zijn
opgenomen en in concrete gevallen zijn nageleefd.
3.9. Fraude
De accountant hanteert bij zijn controle de verordening op de fraudemelding zoals
die is vastgesteld in de ledenvergadering van het Koninklijk Nederlands Instituut
voor Registeraccountants op 21 juni 1994 en is gepubliceerd in de Staatscourant van
15 september 1994, nr. 177, laatstelijk gewijzigd in de bijeenkomst van de ledenvergadering
op 30 november 1994, Staatscourant 1995, nr. 48.
3.10. Vaststellingsbrieven
De accountant gaat na of aanpassingen, zoals voorgesteld in de vaststellingsbrieven
voor de bijdrage zijn opgevolgd. In het geval de aanpassingen zouden moeten leiden
tot een verandering van de wijze van verantwoorden gaat de accountant tevens na of
deze aanpassing door de coöperaties is opgevolgd.
3.11. Voorzieningen
De voorzieningen van de coöperaties moeten voldoen aan de eisen die gesteld zijn in
de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.
De accountant toetst of de getroffen voorzieningen voldoen aan de eisen van richtlijn
252 (aangepast 2001). De accountant gaat na of de voorzieningen op concrete en verifieerbare
grondslagen zijn gebaseerd en of deze in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht.
De accountant weegt deze bevindingen bij de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring.
In zijn verslag vermeldt de accountant zijn bevindingen over de gevormde voorzieningen.