Meewerken aan het toezicht
U en uw medewerkers moeten alle medewerking verlenen aan de uitoefening van het toezicht
door de RDW. Het niet meewerken aan toezicht leidt tot een sanctiemaatregel.
Indien men zijn of haar emoties richt op de persoon van de RDW-medewerker door middel
van verbale agressie (uitschelden), discriminatie, intimidatie of seksuele intimidatie
in of namens uw bedrijf door daar aanwezige personen of via de telefoon, sociale media
of e-mail, dan volgt een sanctiemaatregel op de erkenning Bedrijfsvoorraad. Dit geldt
ook bij fysiek geweld of dreiging daarmee tegen een RDW-medewerker in uw bedrijf door
daar aanwezige personen. Naast het opleggen van een sanctiemaatregel, wordt aangifte
gedaan door de RDW ten behoeve van strafrechtelijke vervolging. Onder intimidatie
valt ook het filmen en/of geluidsopnamen maken van toezichthouders van de RDW zonder
dat daarvoor een gerechtvaardigd belang is.
Instrueren van uw personeel
Voor een goed gebruik van de tijdelijke importprocedure, is het van groot belang dat
u uw personeel voldoende instrueert. Wij adviseren u om dit bij een of meer personen
neer te leggen die dit werk regelmatig doen, dit beperkt het aantal fouten. Hoe u
dit invult is verder uw eigen verantwoordelijkheid. De gevolgen van het niet (voldoende)
instrueren van uw personeel en fouten gemaakt door uw personeel zijn voor uw rekening
en risico.
Wijze van toezicht houden
De RDW houdt toezicht door middel van periodieke controlebezoeken, administratieve
controles en fysieke controles. De controle vindt plaats op het bedrijfsadres zoals
ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en zoals geregistreerd bij de RDW. Tijdens
de controle moet u de buitenlandse kentekenbewijzen van voertuigen die korter dan
6 maanden geleden zijn ingeschreven kunnen tonen aan de Toezichthouder Bedrijven van
de RDW. Ten aanzien van de fysieke controles kan dit betekenen dat u het voertuig
inclusief de bijbehorende documenten op een met de RDW overeengekomen locatie en tijdstip
voor onderzoek ter beschikking moet stellen.
Risico gestuurd toezicht
Risico gestuurd toezicht houdt kortgezegd in dat bedrijven waar overtredingen en of
signalen geconstateerd zijn vaker het onderwerp van toezicht kunnen zijn. Bedrijven
die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels zullen
vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies
goed naleven.
Periodieke controlebezoeken
De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door Toezichthouders Bedrijven van
de RDW en worden in de regel van te voren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen
tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent
er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt.
De Toezichthouder Bedrijven belt met nummerherkenning. U kunt hieraan echter geen
rechten ontlenen. Dit telefoonnummer is niet bedoeld voor het stellen van vragen of
het reageren op brieven die u van de RDW ontvangt. Misbruik van het telefoonnummer
kan gevolgen hebben voor uw erkenning(en). U bent er zelf voor verantwoordelijk dat
de Toezichthouder Bedrijven het bezoek telefonisch kan aankondigen.
Bij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe
pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. Als na maximaal (in totaal) drie
pogingen geen controlebezoek kan plaatsvinden, bezoekt de Toezichthouder Bedrijven
uw bedrijf onaangekondigd.
Wordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking
aan de controle te verlenen, dan laat de Toezichthouder Bedrijven een kaartje achter
waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een ‘verklaring
controle erkenning en/of handelaarskentekens en -kentekenbewijzen’ toe. Op deze verklaring
kunt u maximaal drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een
door u gemachtigde persoon bereikbaar is. U dient dit formulier ingevuld en binnen
de daarvoor gestelde termijn naar de RDW te sturen. Doet u dit niet of brengt u toevoegingen
op het formulier aan, dan kan dit leiden tot een schorsing van uw erkenning voor de
duur van zes weken.
Na ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de Toezichthouder
Bedrijven vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt
aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert
de Toezichthouder Bedrijven u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een
door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op het bedrijfsadres aanwezig
zijn. Komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er
niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan kan daaraan
de conclusie worden verbonden dat geen medewerking wordt verleend aan het toezicht.
Stuurt u de verklaring niet terug of verleent u geen medewerking aan toezicht, dan
wordt u uitgesloten van deelname aan de tijdelijke importprocedure. Daarnaast kunnen
meldingen van onder andere de Politie, Belastingdienst of Douane reden zijn een onderzoek
in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de
RDW.
Overtredingen tijdelijke importprocedure
U wordt geacht zich op de hoogte te stellen van de regels en deze in te passen in
uw bedrijfsvoering. U dient daarom de procedures in uw bedrijf nauwkeurig af te stemmen
op de verplichtingen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van overtredingen.
Indien een of meer overtredingen worden geconstateerd, kan dit leiden tot een waarschuwing
of een uitsluiting van deelname aan de tijdelijke importprocedure.
Voorbeelden van overtredingen tijdelijke importprocedure
-
• het voertuig waarvoor een aanvraag is ingediend niet ter beschikking stellen voor
onderzoek;
-
• het aanleveren van onjuiste voertuiggegevens;
-
• het aanleveren van documenten en/of afbeeldingen die niet in kleur, niet goed leesbaar
en/of niet scherp zijn;
-
• Het niet aangeven dat het voertuig schade heeft;
-
• het niet bewaren, het niet volgens de voorschriften vernietigen, het niet kunnen tonen
of het niet op verzoek aangetekend opsturen van originele complete kentekenbewijzen;
-
• het bij de aanvraag voor een inschrijving voor een derde geen gebruik maken van de
digitale machtiging die daarvoor beschikbaar is gesteld;
-
• het niet conform de voorschriften laten ondertekenen of bewaren van de machtiging;
-
• het niet of onvoldoende medewerking verlenen aan toezicht;
-
• het niet tijdig betalen van de facturen.