Bijlage 2. Modelverklaring aansluiting KNAW instituut en/of proces
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de Koninklijke Nederlandse Akademie
van Wetenschappen
Verklaart:
-
a. binnen de onderstaande processen over te gaan tot routinematige vervanging door digitale
reproducties van ontvangen analoge archiefbescheiden conform het Besluit routinematige
vervanging inkomende post KNAW 2021, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd;
-
b. dat de reproductie geschiedt binnen een procedure die in overeenstemming is met de
in dit ‘Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke
Nederlandse Akademie van Wetenschappen’ beschreven kaders.
Naam instituut:
|
|
Afdeling of team:
|
|
Naam proces 1:
|
|
Met ingang van:
|
[datum invullen]
|
Naam proces 2:
|
|
Met ingang van:
|
[datum invullen]
|
Naam proces 3:
|
|
Met ingang van:
|
[datum invullen]
|
Naam proces ...
|
|
Met ingang van:
|
[datum invullen]
|
Handtekening:
Naam: [naam invullen]
Datum: [datum invullen]
Bijlage 3. Overzicht wet- en regelgeving
Artikel 7:
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde
de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Artikel 9, lid 1:
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent
het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en
vervreemding van archiefbescheiden.
Artikel 2, lid 1:
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging
van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent de vervreemding van
archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
-
a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
-
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en
-
d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen,
voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 6:
-
1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts
indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens.
-
2. De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste
lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen
c en d.
-
3. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld omtrent de vervanging,
bedoeld in het eerste lid.
Artikel 8:
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring
op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden
bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging
of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door
het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet
waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
Artikel 26a Reikwijdte:
Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.
Artikel 26b Aspecten vervangingsproces:
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst
voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van
het door hem toegepaste vervangingsproces:
-
i. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een
opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het
vervangingsproces geldt;
-
j. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en
de randapparatuur;
-
k. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
-
l. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
-
m. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend
de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter
zake van reproductie per batch of per stuk;
-
n. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van
fouten;
-
o. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
-
p. de kwaliteitsprocedures.
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Artikel 5, lid 1b
Persoonsgegevens moeten [...] voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde
doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden
onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op archivering
in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
wordt overeenkomstig artikel 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke
doeleinden beschouwd („doelbinding”).
Artikel 9
-
1. Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen,
religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond
blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog
op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens
met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden.
-
2. Lid 1 is niet van toepassing wanneer aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan
[...]
-
j. de verwerking is noodzakelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk
of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid
1, op grond van Unierecht of lidstatelijk recht, waarbij de evenredigheid met het
nagestreefde doel wordt gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming
van persoonsgegevens wordt geëerbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden
getroffen ter bescherming van de grondrechten en de belangen van de betrokkene.
Artikel 89
De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk
of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen
in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene.
Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn
getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen.
[...]
Mandatenregeling KNAW
Artikel 2.
De algemeen directeur behoudt zich de volgende bevoegdheden voor:
[...]
Artikel 3.2.8 Voorbehouden bevoegdheden overig
[...]
Regeling Archiefbeheer KNAW, vastgesteld door de algemeen directeur op 12 februari
2019
Artikel 2. Organisatorische reikwijdte
-
1. Het bestuur is in overeenstemming met artikel 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 zorgdrager voor de archiefbescheiden van de Koninklijke Nederlandse Akademie van
Wetenschappen (KNAW).
-
2. Zij oefent deze zorg uit over de archiefbescheiden van:
-
a. het bestuur, de directie, het KNAW-genootschap, De Jonge Akademie en de Akademie van
Kunsten;
-
b. de instituten van de KNAW, voor zover deze deel uitmaken van de rechtspersoon KNAW;
-
c. het Bureau van de KNAW;
-
d. tijdelijke en permanente commissies die als orgaan van bijstand en advies het bestuur
terzijde staan;
-
e. organisaties waarvan de KNAW rechtsopvolger is;
-
f. organisaties waarvoor de KNAW, vanwege haar wettelijke taken en activiteiten, werkzaamheden
uitvoert, voor zover de archiefbescheiden de neerslag van deze werkzaamheden betreffen.
Artikel 3. Archiefbescheiden
-
1. Deze regeling is van toepassing op archiefbescheiden, te weten:
-
a. bescheiden, ongeacht de vorm, door de KNAW ontvangen of opgemaakt en intern dan wel
extern gecommuniceerd ten behoeve van de werkzaamheden van de KNAW óf ter handhaving
van de rechten van de KNAW;
-
b. bescheiden, ongeacht de vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt
door instellingen of personen, wier rechten of functies op de KNAW zijn overgegaan;
-
c. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld
van de onder a. of b. bedoelde archiefbescheiden.
-
2. Deze regeling is zowel van toepassing op archiefbescheiden die volgens de selectielijst
in aanmerking komen voor blijvende bewaring als archiefbescheiden die in aanmerking
komen voor vernietiging, tenzij anders is vermeld.
-
3. [...]
-
4. Deze regeling is niet van toepassing op de collecties en onderzoeksgegevens van de KNAW of van één van
haar instituten;
-
5. Deze regeling is niet van toepassing op de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 5. Verantwoordelijkheden instituutsdirecteuren, stafhoofden en uitvoeringsverantwoordelijken
Artikel 12:
-
1. Het vervangen van (een set van) archiefbescheiden vindt plaats op grond van een door
de algemeen directeur vastgesteld vervangingsbesluit.
-
2. Het vervangen van archiefbescheiden vindt plaats met juiste en volledige weergave
van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
-
3. Van het vervangen wordt een verklaring opgemaakt die tenminste een specificatie van
de archiefbescheiden bevat.