-
a.
afgesloten archief: een niet meer actueel archief dat betrekking heeft op een voltooid werkproces en
dat in principe onveranderlijk is;
-
b.
archief: geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie of een onderdeel
hiervan;
-
c.
archiefbeheer: de feitelijke of uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden (fysiek of digitaal)
in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen te bewaren of over te brengen,
als ook om archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen te vernietigen;
-
d.
archiefbeheerder: degene die namens de secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren
van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hem vallende archiefvormende
onderdelen i.c. de directeur Bedrijfsvoering;
-
e.
archiefbeherend onderdeel: het organisatieonderdeel dat tot taak heeft de feitelijke uitvoerende werkzaamheden
met betrekking tot het archiefbeheer uit te voeren;
-
f.
archiefbescheiden:
-
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar
hun aard bestemd daaronder te berusten;
-
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt
door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;
-
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen
van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats
zijn opgenomen om daar te berusten;
-
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld
van de onder 1, 2, of 3 bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot
vervanging zijn vervaardigd;
-
g.
archiefbewaarplaats: is niet zozeer een fysieke plaats. Het is een juridisch begrip voor een voorziening
die voldoet aan de eisen uit de Archiefwet. Archiefbewaarplaatsen zijn doorgaans ondergebracht bij organisaties die speciaal
zijn ingericht voor het blijvend bewaren van informatie. Blijvend te bewaren informatie
brengt de Rijksoverheid onder bij het Nationaal Archief;
-
h.
archiefvormend onderdeel: zijn de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen en daaronder
wordt tevens begrepen de tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies en projectorganisaties
die onder de archief wettelijke zorg van de minister vallen;
-
i.
bestand: groep gegevens of documenten die in onderlinge samenhang is te raadplegen en met
een bepaald doel bijeengebracht is;
-
j.
Beveiligingsambtenaar (BVA): de functionaris die zorg draagt voor het toezicht op de integrale beveiliging van
het departement en de organisatie hiervan;
-
k.
bewaartermijn: de termijn waarin archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard
moeten blijven en waarna vernietiging van deze archiefbescheiden moet plaatsvinden;
-
l.
Chief Information Officer (CIO): de functionaris bij het ministerie die verantwoordelijk is voor het strategische
beleid voor informatievoorziening en ict en die de toepassing van rijksbrede kaders
op dit terrein bewaakt;
-
m.
Chief Information Security Officer (CISO): de functionaris bij het ministerie die verantwoordelijk is voor het toezicht op de
implementatie en naleving van informatiebeveiliging ongeacht de vorm van de informatie;
-
n.
directeur Bedrijfsvoering: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer i.c. die de
rol van archiefbeheerder heeft;
-
o.
diensthoofd: degene die is belast met de leiding van een dienstonderdeel of van (tijdelijk) archiefvormend
orgaan zoals een programma, project, raad of commissie;
-
p.
documentmanagementsysteem (DMS): een opslagplaats of ‘repository’ waarin beschrijvende metadata van documenten worden
opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur,
naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de
database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database
toegankelijk is;
-
q.
e-depot: het digitale archiefsysteem van het Nationaal Archief dat de duurzame toegankelijkheid
en de duurzame opslag met garanties voor authenticiteit, integriteit en volledigheid
van te bewaren digitale archiefbescheiden garandeert;
-
r.
dynamisch archief: actueel archief waarin een archiefvormend onderdeel nieuwe documenten en dossiers
opslaat, die betrekking hebben op een nog onvoltooid werkproces;
-
s.
metadata: gegevens die over documenten, zaken en dossiers worden vastgelegd. Het doel van het
vastleggen van metadata is om de documenten, zaken en dossiers in het DMS terug vindbaar
én beheersbaar te maken;
-
t.
minister: de minister-president, de minister van Algemene Zaken;
-
u.
ministerie: het ministerie van Algemene Zaken;
-
v.
overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats;
-
w.
overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie;
dus alleen intern het ministerie;
-
x.
reproducties: iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een
andere drager;
-
y.
RMA: een Records Management Applicatie ondersteunt alle functionaliteiten die nodig zijn
om digitale archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn in goede, geordende en toegankelijke
staat te beheren;
-
z.
selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen
overheidsarchieven, inclusief de selectietermijn, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
-
aa.
SIO: Strategisch Informatie Overleg. In het SIO overlegt de CIO van het departement met
de Algemeen Rijksarchivaris over de stand van zaken, doelstellingen en prioriteiten
van de informatiehuishouding van het departement;
-
bb.
vernietiging: het zodanig materieel behandelen van de informatiedrager (o.a. papier, geluidsband,
film, usb stick), dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren
is;
-
cc.
vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig
de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden;
-
dd.
vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan
derden;
-
ee.
zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden
(Archiefwet 1995, artikel 1, onderdeel d).