Inleiding
NWO ontvangt in haar financieringsprogramma’s voor persoonsgebonden subsidies vele
aanvragen van talentvolle wetenschappelijk onderzoekers. Het doel van deze persoonsgebonden
subsidies is de persoonsgerichte stimulering van onderzoekers in de verschillende
fasen van hun carrière. Dit creëert voor excellente onderzoekers de creatieve ruimte
voor het uitvoeren van uitdagend en vernieuwend onderzoek, en behoudt deze onderzoekers
voor de wetenschap.
In de regel beoordeelt NWO aanvragen voor onderzoekssubsidies via een tenderprocedure.
Hierbij worden de subsidieaanvragen die binnen één financieringsronde zijn ingediend
gerangschikt aan de hand van objectieve criteria. De kwalitatief beste aanvragen eindigen
daarbij het hoogst en komen zodoende als eerste in aanmerking voor subsidie. De subsidies
worden op volgorde van deze kwalitatieve rangschikking verstrekt totdat het subsidieplafond
is bereikt.
NWO moet waarborgen dat alle aanvragers gelijke kans maken op subsidie. Dit betekent
in beginsel dat alle aanvragers gelijk dienen te worden behandeld. Binnen elke subsidieronde
hanteert NWO daarom een vooraf vastgestelde beoordelingsprocedure met een vast tijdpad.
NWO heeft echter geconstateerd dat dit kan leiden tot de voortijdige uitval van aanvragers
die gedurende de beoordelingsprocedure verlof in verband met de komst van een kind
(hierna: kindverlof) hebben, in het geval dat een bepaalde stap in het beoordelingsproces
een actieve bijdrage van deze aanvrager vereist die samenvalt met het kindverlof.
Voorbeelden hiervan zijn het indienen van een weerwoord op referentenrapporten en
het deelnemen aan een interview.
Dit betekent dat in deze gevallen de gelijke behandeling van alle aanvragers in de
praktijk niet leidt tot gelijke kansen voor alle aanvragers. Om dit te ondervangen
hanteert NWO voor bepaalde financieringsprogramma’s reeds een extensieregeling. Daarnaast
bood NWO tot op heden in deze gevallen aan zwangere aanvragers een maatwerkoplossing,
die per geval werd vastgesteld.
Ter verbetering van de transparantie en rechtszekerheid heeft NWO de mogelijkheden
voor maatwerkoplossingen vastgelegd in deze beleidsregel, de tegemoetkomingsregeling
‘Kindverlof tijdens aanvraagprocedure persoonsgebonden subsidie’. De tegemoetkomingsregeling
regelt onder welke voorwaarden en omstandigheden aanvragers van persoonsgebonden subsidies
in aanmerking kunnen komen voor een afwijkende behandeling van hun aanvraag, teneinde
de gelijke kansen op subsidie voor aanvragers te bevorderen.
1. Definities
In deze beleidsregel wordt verstaan onder:
-
1.1.
Aanvrager: de persoon die bij NWO een persoonsgebonden subsidie aanvraagt en die wegens kindverlof
gebruik wenst te maken van de regeling.
-
1.2.
Call for proposals: de door NWO gepubliceerde regeling voor een specifieke subsidieronde, zoals bedoeld
in artikel 2.1.2 van de NWO Subsidieregeling 2017. Ook wel aangeduid als ‘Brochure’.
-
1.3.
Domeinbestuur: het bestuur van een van de domeinen van NWO, zoals bedoeld in artikelen 6.2 en 6.3 van het NWO Bestuursreglement 2017.
-
1.4.
Indienkans: NWO hanteert ten aanzien van persoonsgebonden subsidies een maximum aantal mogelijkheden
dat een persoon een aanvraag kan indienen. Met indienkans wordt één van deze mogelijkheden
bedoeld.
-
1.5.
Input: Een moment gedurende het beoordelingsproces waarbij van de aanvrager een actieve
bijdrage wordt verwacht, op grond waarvan de door de aanvrager ingediende aanvraag
wordt beoordeeld. Meest voorkomende voorbeelden hiervan zijn het indienen van een
weerwoord op referentenrapporten en het deelnemen aan een interview.
-
1.6.
Kindverlof: verlof in verband met de komst van een kind. In het kader van deze regeling wordt
hieronder verstaan:Ziekteverlof valt expliciet niet onder deze regeling.
-
1.7.
NWO: de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek. In deze regeling wordt
met NWO het orgaan, dan wel de functionaris aangeduid die op grond van de geldende
Bevoegdhedenregeling NWO bevoegd is NWO te vertegenwoordigen dan wel het desbetreffende
besluit te nemen.
-
1.8.
Persoonsgebonden subsidie: subsidie van NWO die als doel heeft talentvolle wetenschappelijk onderzoekers te
stimuleren in de verschillende fasen van hun carrière. Een aanvraag voor een persoonsgebonden
subsidie kan slechts door één natuurlijk persoon worden ingediend.
-
1.9.
Raad van bestuur: de raad van bestuur van NWO, zoals bedoeld in artikel 2 van het NWO Bestuursreglement 2017.
-
1.10.
Subsidieplafond: het in een call for proposals vastgestelde bedrag dat voor een bepaalde subsidieronde
ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies, zoals bedoeld in artikelen 4:22 en 4:25-4:28 van de Algemene wet bestuursrecht.
-
1.11.
Vooraanmelding: een beknopte aanvraag die ingediend en beoordeeld dient te worden alvorens het mogelijk
is een volledige aanvraag in te dienen, zoals bedoeld in artikel 2.2.2 van de NWO Subsidieregeling 2017. In de call for proposals wordt bepaald of in de desbetreffende subsidieronde wordt
gewerkt met een vooraanmeldingsfase.
-
1.12.
Voorselectie: een globale eerste beoordeling van alle ingediende aanvragen, die kan plaatsvinden
indien na de indieningsdeadline blijkt dat het totaal aangevraagde subsidiebedrag
het subsidieplafond meer dan viermaal overschrijdt, zoals bedoeld in artikel 2.2.3 NWO Subsidieregeling 2017.
2. Reikwijdte
-
2.1. In deze beleidsregel is vastgelegd hoe NWO gebruik maakt van haar bevoegdheid om ter
bevordering van de gelijke behandeling van alle aanvragers af te wijken van de in
de calls for proposals vastgelegde aanvraagprocedure.
-
2.2. De reikwijdte van de tegemoetkomingsregeling beperkt zich tot:
-
(i) persoonsgebonden subsidies, voor zover van toepassing verklaard in de call for proposals
van de desbetreffende subsidieronde.
-
(ii) kindverlof, zoals gedefinieerd in artikel 1.6 van deze regeling.
-
2.3. De tegemoetkomingsregeling wordt in acht genomen door de raad van bestuur, de domeinbesturen
en regieorganen van NWO en de onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen die
bij de behandeling van subsidieaanvragen betrokken zijn.
-
2.4. Afwijking van de tegemoetkomingsregeling is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen
toegestaan. Indien onverkorte toepassing van de tegemoetkomingsregeling uit het oogpunt
van algemene beginselen van behoorlijk bestuur tot onaanvaardbare resultaten zou leiden,
kan de directeur van het penvoerend domein – op advies van de programmacoördinator
dan wel programmasecretaris – ten gunste van de aanvrager hiervan afwijken.
-
2.5. In alle gevallen waarin de tegemoetkomingsregeling niet voorziet beslist de raad van
bestuur.
3. Uitgangspunt van de regeling
Aanvragers met kindverlof zijn in beginsel tot de verlofperiode in staat om zonder
belemmeringen deel te nemen aan de in de call for proposals neergelegde beoordelingsprocedure.
NWO mag daarna niet van aanvragers met kindverlof verwachten om tijdens de verlofperiode
input te leveren overeenkomstig de beoordelingsprocedure. Het staat de aanvrager uiteraard
vrij om dit wel te doen. NWO is zich ervan bewust dat de afweging om wel of niet input
te leveren tijdens het kindverlof zeer persoonlijk is, waarbij onder meer de verloop
van de zwangerschap, de gezondheid van de aanvrager en de huidige arbeidssituatie
van de aanvrager een rol spelen. Alleen de desbetreffende aanvrager kan een goede
inschatting maken of het verlof van invloed is op de kwaliteit van tijdens het verlof
geleverde input.
De aanvrager is dus steeds zelf verantwoordelijk voor de keuze tussen het geven van
input of het terugtrekken van de aanvraag die met de tegemoetkomingsregeling wordt
geboden.
4. Kindverlof tijdens schriftelijke input
-
4.1 In het geval dat een aanvrager kindverlof heeft tijdens het moment dat hij/zij gedurende
de beoordelingsprocedure schriftelijke input dient te leveren, dan heeft de aanvrager
de keuze uit de volgende alternatieven:
-
(i) de periode voor het leveren van schriftelijke input door NWO voor deze aanvrager naar
een dusdanig moment laten verplaatsen dat de periode voor het geven van de schriftelijke
input valt buiten het kindverlof, mits het voor NWO praktisch mogelijk is dit in te
passen in de desbetreffende beoordelingsprocedure;
-
(ii) conform de in de call for proposals vastgelegde beoordelingsprocedure schriftelijke
input leveren;
-
(iii) van het leveren van schriftelijke input afzien en de aanvraag zonder schriftelijke
input laten beoordelen;
-
(iv) de aanvraag intrekken en een nieuwe aanvraag indienen in de daaropvolgende subsidieronde,
met behoud van indienkans.
-
4.2 Indien een aanvrager kiest voor de in lid 1 van dit artikel genoemde optie (ii), en
derhalve schriftelijke input geeft gedurende het kindverlof, wordt de in de call for
proposals vastgelegde periode voor de schriftelijke input verlengd met drie extra
werkdagen.
-
4.3 Indien een aanvrager heeft gekozen voor de in lid 1 van dit artikel genoemde opties
(i) of (ii), maar onverhoopt niet in staat blijkt te zijn schriftelijke input in te
dienen, dan is het mogelijk om de keuze te converteren naar optie (iii) of (iv).
Als de keuze wordt geconverteerd naar optie (iv), dan komen eventueel toegezonden
referentenrapporten en/of preadviezen te vervallen en kunnen deze niet worden meegenomen
naar de daaropvolgende subsidieronde.
-
4.4 Het is niet mogelijk om te kiezen voor de in lid 1 van dit artikel genoemde optie
(iv), indien:
5. Kindverlof tijdens mondelinge input
-
5.1 In het geval dat een aanvrager kindverlof heeft tijdens een moment dat hij/zij gedurende
de beoordelingsprocedure mondelinge input dient te leveren, dan heeft de aanvrager
de keuze uit de volgende alternatieven:
-
(i) het moment dat door de aanvrager mondeling input dient te worden geleverd door NWO
laten verschuiven naar een dusdanig moment dat het buiten het kindverlof valt, mits
het voor NWO praktisch mogelijk is dit in te passen in de desbetreffende beoordelingsprocedure;
-
(ii conform de in de call for proposals vastgelegde beoordelingsprocedure op reguliere
wijze mondelinge input leveren;
-
(iii) mondelinge input leveren middels digitale videoconferentie (Skype);
-
(iv) de aanvraag intrekken en een nieuwe aanvraag indienen in de daaropvolgende subsidieronde,
met behoud van indienkans.
-
5.2 Indien een aanvrager heeft gekozen voor de in lid 1 van dit artikel genoemde opties
(i), (ii) of (iii), is het niet meer mogelijk om deze keuze te converteren in optie
(iv) nadat de aanvrager de mondelinge input heeft geleverd.
6. Intrekken aanvraag met behoud van indienkans
-
6.1 Als een aanvrager ervoor kiest om overeenkomstig artikel 4.1 (iv) of artikel 5.1 (iv)
de aanvraag in te trekken en een nieuwe aanvraag in te dienen in de daaropvolgende
subsidieronde, dan kan de aanvrager dit doen met behoud van een indienkans.
-
6.2 In het geval in de beoordelingsprocedure is gewerkt met een vooraanmelding en op de
vooraanmelding van de aanvrager door NWO positief is beslist, danwel niet bindend
is geadviseerd, kan de aanvrager in de daaropvolgende subsidieronde de vooraanmeldingsfase
overslaan, en gelijk overgaan tot het indienen van een uitgewerkte aanvraag. Deze
uitgewerkte aanvraag moet dan (zoals reeds gebruikelijk bij vooraanmeldingen) hetzelfde
onderwerp betreffen als de oorspronkelijke vooraanmelding.
-
6.3 In het geval in de beoordelingsprocedure is gewerkt met een voorselectie en de aanvraag
door NWO tijdens deze voorselectie is geselecteerd voor verdere behandeling, kan de
aanvrager in de daaropvolgende subsidieronde de voorselectie overslaan. Het is in
dat geval niet mogelijk de aanvraag inhoudelijk aan te passen.
7. Tijdig informeren NWO
-
7.1 Aan de hand van het in de call for proposals opgenomen tijdpad voor de beoordelingsprocedure
is het voor een aanvrager meestal mogelijk om reeds op voorhand in te schatten of
tijdens het kindverlof door NWO input zal worden verwacht. Het is voor NWO alléén
mogelijk om het inputmoment te verplaatsen naar een moment voor of na het kindverlof,
als NWO hiervan tijdig door de aanvrager op de hoogte wordt gesteld. Het is daarom
van belang dat een aanvrager zo snel mogelijk contact opneemt met de in de call for
proposals vermelde NWO-contactpersoon.
-
7.2 Door de aanvrager in verband met deze tegemoetkomingsregeling aan NWO verstrekte informatie
wordt door NWO vertrouwelijk behandeld.
8. Verzoek gebruikmaking tegemoetkomingsregeling
Om gebruik te kunnen maken van deze regeling dient een aanvrager daartoe een met redenen
omkleed schriftelijk verzoek in te dienen bij NWO via de secretaris van de desbetreffende
subsidieronde. Bij dit verzoek verstrekt de aanvrager alle benodigde informatie op
grond waarvan NWO een beslissing kan nemen, met inbegrip van informatie waaruit blijkt
dat de aanvrager zal zijn verhinderd om input te leveren wegens kindverlof.