Hoofdstuk 1. Inleiding
Artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet stelt expliciet dat de werkgever een beleid moet voeren gericht op voorkoming en
indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale
arbeidsbelasting wordt bedoeld: de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip
van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, in de arbeidssituatie
die stress teweeg brengen. Afgezien van werkdruk gaat het hier om ongewenste omgangsvormen.
Het beleid dient enerzijds gericht te zijn op het zo veel mogelijk voorkomen van ongewenste
omgangsvormen en anderzijds, als zich ongewenste omgangsvormen voordoen, er in te
voorzien dat er adequate procedures ter beschikking zijn om ongewenste omgangsvormen
te (doen) stoppen en herhaling ervan te voorkomen. In hoofdstuk 2 is een en ander
verder beschreven.
De procedures zijn vastgelegd in de voorliggende Werkwijze ongewenste omgangsvormen
EZ, die als bijlage bij de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen EZ behoort.
Deze werkwijze geldt voor een ieder die werkzaam is of is geweest bij het ministerie
en de Nederlandse Mededingingsautoriteit en met ongewenste omgangsvormen te maken
krijgt of heeft gehad. De werkwijze is dus niet alleen bedoeld voor medewerkers met
een ambtelijke aanstelling, maar ook voor anderen die werkzaamheden verrichten of
hebben verricht bij of voor het ministerie of de Nederlandse Mededingingsautoriteit,
zoals gedetacheerd en ingehuurd personeel, uitzendkrachten en stagiaires.
In deze werkwijze is uitdrukkelijk onderscheid gemaakt tussen de informele fase (hoofdstuk
3) en de formele fase (hoofdstuk 4). Hiermede wordt beoogd onder de aandacht te brengen
dat er voor degene die op of in verband met het werk wordt geconfronteerd met ongewenste
omgangsvormen zowel een informele als een formele weg is om het ongewenste gedrag
te doen stoppen. Ook is het mogelijk beide wegen te bewandelen door eerst een vertrouwenspersoon
te raadplegen en vervolgens de gang naar de klachtencommissie te maken.
Informele fase (algemeen)
Als betrokkene er zelf niet in slaagt het ongewenste gedrag te (doen) stoppen kan
hij zich wenden tot de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (informele fase).
Uiteraard is het ook mogelijk zich rechtstreeks te wenden tot het management, c.q.
de (directe) leidinggevende. Een gesprek met die leidinggevende blijft natuurlijk
altijd tot de mogelijkheden behoren en kan soms heel effectief zijn, bijvoorbeeld
wanneer een collega de veroorzaker van het ongewenst gedrag is. Een gesprek tussen
de leidinggevende en de collega kan soms het ongewenste gedrag snel doen stoppen.
Anders is het als de leidinggevende zelf degene is die zich schuldig maakt aan ongewenst
gedrag. In dat geval ligt inschakeling van een vertrouwenspersoon meer voor de hand.
In dit stadium is er nog geen sprake van een klacht en dus ook niet van een klager
of beklaagde. Dat is pas het geval bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie.
Het een en ander biedt voordelen in het informele traject, omdat er dan (nog) geen
sprake is van een juridische procedure en derhalve van juridisering van het gebeurde.
Het informele traject richt zich er in eerste instantie op om te bezien of er een
oplossing tussen partijen mogelijk is.
Het laatste is niet aan de orde als de klacht te ernstig is of, in minder ernstige
gevallen, als het niet lukt om met elkaar, soms door tussenkomst van een derde – een
interne of externe bemiddelaar of een mediator –, in gesprek te komen voor het vinden
van een oplossing. In dat geval ligt het rechtstreeks indienen van een klacht bij
de klachtencommissie meer voor de hand.
Omdat het in de informele fase er niet zozeer om gaat om hetgeen gebeurd is (feiten)
te onderzoeken en daaromtrent een uitspraak te doen (de schuldvraag speelt geen rol),
maar veeleer om te kijken of en in hoeverre en onder welke voorwaarden betrokkenen
weer (met elkaar) kunnen werken, is het voor de direct betrokkenen, maar ook voor
de organisatie in zijn algemeenheid, waaronder ook de collega's, van groot belang
tot een vergelijk te komen en van daaruit voort te bouwen op een betere manier van
omgaan met elkaar op het werk. Desnoods met deskundige ondersteuning of begeleiding.
Formele fase (algemeen)
Het indienen van een klacht bij de klachtencommissie, de formele fase, dient als een
ultimum remedium gezien te worden. Het is de laatste mogelijkheid om het gedrag van
de ander aan de kaak te stellen en te doen stoppen. In deze fase is veelal sprake
van (verdere) escalatie waar het de werkverhoudingen betreft.
Op basis van de klacht doet de commissie onderzoek naar wat er wel of niet heeft plaatsgevonden
en brengt daarover een rapport van bevindingen en een advies uit en eventueel ook
aanbevelingen. Op basis daarvan worden of kunnen dan maatregelen worden genomen.
Degene die op of in verband met het werk wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen
heeft uiteraard zelf de keus of hij zich wendt tot een vertrouwenspersoon of een klacht
indient bij de klachtencommissie. Hij is dus niet verplicht een vertrouwenspersoon
te raadplegen.
Hoofdstuk 2. Definities
Bij de omschrijving van ongewenste omgangsvormen in de Klachtenregeling ongewenste
omgangsvormen EZ is als uitgangspunt de begripsomschrijving van psychosociale arbeidsbelasting
in artikel 1 van de Arbeidsomstandighedenwet genomen, met uitzondering van het daarin genoemde element werkdruk, dat niet valt
te kwalificeren als ongewenste omgangsvorm. Het gaat om de factoren van direct of
indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen, met inbegrip
van seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten. Onder stress wordt in dit
verband verstaan: een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of
sociale gevolgen heeft.
Met de omschrijving ‘direct of indirect onderscheid’ is aangesloten bij verschillende
gelijke behandelingswetten, waarin onder direct respectievelijk indirect onderscheid
wordt verstaan dat iemand op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een
vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van godsdienst,
levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of
homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte,
respectievelijk dat een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze
personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras,
geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd dan wel een hetero- of homoseksuele
gerichtheid of met een handicap of chronische ziekte bijzonder treft. De term discriminatie
wordt in dit kader niet gebruikt.
Bij seksuele intimidatie wordt gedoeld op enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek
gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid
van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige,
beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
Bij agressie en geweld gaat het om voorvallen waarbij een werknemer verbaal, psychisch
of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks
verband houden met het verrichten van arbeid.
Pesten betreft alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter van
een of meer medewerkers gericht tegen een medewerker of een groep van medewerkers
die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag, zoals treiteren, roddelen,
stalking en geruchtenverspreiding op het werk.
Hoofdstuk 3. De informele fase
Vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen
Bij het kernministerie en de diensten van het ministerie zijn vertrouwenspersonen
ongewenste omgangsvormen aangewezen. Op Rijksportaal wordt bekendgemaakt welke personen
dat zijn en hoe en waar zij bereikbaar zijn.
Het streven is er op gericht een zodanige (geografisch) spreiding van vertrouwenspersonen
te bereiken dat over het algemeen voor iedere EZ-(oud)medewerker een vertrouwenspersoon
in de (organisatorische) nabijheid beschikbaar is. Hiermee wordt niet beoogd dat iemand
zich per se tot die ‘nabije’ vertrouwenspersoon moet wenden. Desgewenst kan elke aangewezen
vertrouwenspersoon door iedere EZ-(oud)medewerker worden benaderd.
De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken en bevoegdheden:
-
– het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de melder, en het zo nodig doorverwijzen
naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;
-
– het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen
omtrent de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;
-
– het door middel van het inschakelen van een deskundige, bemiddelaar of mediator trachten
tot een oplossing te komen;
-
– het adviseren over en behulpzaam zijn van de melder bij eventueel verder te nemen
stappen;
-
– het ondersteunen en begeleiden van de melder bij het indienen van een klacht ter zake
bij de klachtencommissie en bij het horen door de commissie;
-
– het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan de secretaris-generaal op het gebied
van de preventie van ongewenste omgangsvormen in de organisatie;
-
– het geven van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen;
-
– het verlenen van nazorg aan de melder.
De vertrouwenspersoon probeert te allen tijde een oplossing te bewerkstelligen, in
die zin dat het ongewenste gedrag stopt, zo nodig via bemiddeling of mediation. Bij
dit laatste is het gewenst dat er op schrift gestelde afspraken worden gemaakt tussen
betrokkenen hoe zij weer met elkaar te kunnen samenwerken en wordt een evaluatieperiode
vastgesteld.
Voor het bereiken van een oplossing is in ieder geval nodig dat degene tegen wie de
melding zich richt (de beklaagde) bereid is daaraan mede te werken. Dit vergt op zijn
minst een kritische reflectie op het eigen gedrag, dat door de melder als ongewenst
gedrag is ervaren.
Bij een (te) ernstige klacht of indien de bereidheid niet aanwezig is zichzelf ter
discussie te willen stellen, is het vinden van een gepaste oplossing of bemiddeling
niet mogelijk. In dat geval verdient het voorkeur dat de betrokken medewerker een
klacht indient bij de klachtencommissie.
Geheimhouding
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding tegenover een ieder over hetgeen
hem ter kennis is gekomen omtrent feiten die de privacy van de melder kunnen schaden.
Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de melder kan hiervan worden afgeweken.
Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet nadat de vertrouwenspersoon niet meer als
zodanig werkzaam is.
Ook is het noodzakelijk dat hij niet gehouden is om antwoord te geven op vragen, waardoor
de privacy van de melder kan worden geschaad. Het een en ander geldt uitsluitend in
het geval de melder niet wil dat deze informatie naar buiten komt. Dit is anders als
de wet de vertrouwenspersoon daartoe wel verplicht. Te denken valt hier aan artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering, waarin wordt bepaald dat een ieder die kennis draagt van o.m. verkrachting, verplicht
is hiervan onmiddellijk aangifte te doen bij de politie.
Verslag
De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks voor 1 maart gezamenlijk een verslag uit
aan de secretaris-generaal. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van hun
werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar. Het verslag wordt ter kennis gebracht
van de Departementale Ondernemingsraad.
Hoofdstuk 4. De formele fase
De klachtencommissie ongewenste omgangsvormen EZ
Om voor de behandeling van een klacht de nodige professionaliteit en afstand tot de
organisatie te bieden is de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen EZ ingesteld.
Er is voor gekozen de samenstelling van de commissie te laten verzorgen door de Afdelingsmanager
Arbeidsjuridisch, Cluster Advies van het rijksbreed werkende Expertisecentrum Organisatie
en Personeel, onderdeel van de Werkmaatschappij van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (EC O&P). Deze organisatie is als op dit terrein bij
uitstek deskundige eenheid in staat tot een goede klachtenbehandeling en een goede
advisering aan de secretaris-generaal.
De commissie wordt telkens na het indienen van een klacht samengesteld. De commissie
bestaat uit drie leden, onder wie de voorzitter, die worden benoemd door de Afdelingsmanager
Arbeidsjuridisch, Cluster Advies van EC O&P. Eén lid, werkzaam bij het ministerie,
wordt benoemd op de voordracht van de directeur Bedrijfsvoering. Hiermee wordt beoogd
de bekendheid van de commissie met de cultuur van het ministerie te waarborgen. De
Afdelingsmanager Arbeidsjuridisch, Cluster Advies van ECO&P wijst ook een secretaris
aan, die geen lid is van de commissie.
Taak klachtencommissie
De klachtencommissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar elke bij haar
ingediende klacht en het daarover uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld
van een advies en eventuele aanbevelingen, aan de secretaris-generaal. Als bij het
onderzoek naar de klacht blijkt dat zowel klager als beklaagde bereid zijn tot bemiddeling
of mediation, schort de commissie, met instemming van de klager, het onderzoek naar
de klacht op voor de tijd die met de bemiddeling of mediation is gemoeid.
De klachtencommissie registreert alle schriftelijk ingediende klachten en brengt jaarlijks
aan de secretaris-generaal een geanonimiseerd overzicht uit van het aantal en de aard
van de klachten en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het
verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten. Het verslag wordt ter kennis
gebracht van de Departementale Ondernemingsraad en de vertrouwenspersonen.
Indienen klacht
De medewerker die geconfronteerd wordt of is met ongewenste omgangsvormen kan daarover
een klacht indienen bij de klachtencommissie. Het adres van de commissie is: Klachtencommissie
ongewenste omgangsvormen EZ, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag. Een klacht wordt over
het algemeen ingediend na en in overleg met de vertrouwenspersoon, tot wie de medewerker
zich allereerst kan wenden. Dat is overigens niet verplicht.
Een klager kan zich laten bijstaan door een van de vertrouwenspersonen. Een klager
kan (delen van) de procedure ook zelfstandig doen of zich door een zelfgekozen raadsman
laten bijstaan. In het laatste geval zijn de kosten van die bijstand voor eigen rekening.
Vormvoorschriften klacht
Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie, onder vermelding
van:
-
– de naam en het adres van de klager;
-
– de dagtekening, alsmede ondertekening van de klacht door klager;
-
– een omschrijving van het ervaren ongewenste gedrag.
Als niet is voldaan aan een van deze eisen, stelt de commissie de klager gedurende
twee weken in de gelegenheid dit verzuim te herstellen. De behandeltermijn wordt dan
met twee weken verlengd.
Anonieme klacht niet mogelijk
Aangezien verweer door een beklaagde tegen een anonieme klacht niet goed mogelijk
is wordt een dergelijke klacht niet in behandeling genomen. Als de anonieme klacht
een of meer andere niet-anonieme klachten ondersteunt kan de klachtencommissie deze
klacht als een anonieme getuigenis van een derde aanmerken. Van een anonieme getuigenis
kan alleen sprake zijn, zo blijkt uit de jurisprudentie, als daarvoor zwaarwegende
redenen bestaan, bijvoorbeeld bedreiging met geweld. Het dient hier niet om gevoelens,
maar om daadwerkelijke feiten te gaan. Het een en ander moet uitdrukkelijk aan de
klachtencommissie worden aangegeven.
Voor de duidelijkheid moet hier worden opgemerkt dat de anonimiteit uitsluitend geldt
ten opzichte van de beklaagde. Betrokkene moet aan de commissie een adres opgeven,
dat niet het eigen huisadres hoeft te zijn, maar bijvoorbeeld dat van een gemachtigde.
De klachtencommissie zal de anonieme getuige horen om te kunnen vaststellen wie de
anonieme getuige is. Ook zal er een verslag van het horen worden gemaakt, dat de anonieme
getuige vervolgens ondertekent. De beklaagde krijgt uitsluitend de inhoud van de verklaring
onder ogen, niet de naam van de anonieme getuige.
Termijn indienen klacht
Een klacht is in ieder geval tijdig ingediend als de klager binnen een jaar nadat
het laatste voorval inzake het ongewenst gedrag heeft plaatsgehad, de klacht schriftelijk
heeft ingediend bij de klachtencommissie. Deze termijn geldt niet, als het een voorval
betreft dat mogelijk tevens een strafbaar feit inhoudt. Het een en ander is ter beoordeling
aan de klachtencommissie.
Termijn afhandeling klacht
Een klacht wordt binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift door de secretaris-generaal
afgehandeld, nadat de commissie haar rapport van bevindingen en haar advies en eventuele
aanbevelingen aan hem heeft uitgebracht. Deze termijn kan voor ten hoogste vier weken
worden verdaagd. De procedure is verder beschreven in hoofdstuk 5.
Privacy-aspecten
Tijdens de formele fase is sprake van verwerking van persoonsgegevens waarop de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing is. Over de privacy-aspecten zij, mede gelet op een goede toepassing
van de WBP, het volgende opgemerkt. Tot het tijdstip, waarop dossiers krachtens artikel 12 van de Klachtenregeling worden overgedragen aan de directeur Bedrijfsvoering, is
de Klachtencommissie van EC O&P verantwoordelijk voor de verwerking, na dat tijdstip
de directeur Bedrijfsvoering. De gegevens uit deze dossiers zullen slechts worden
gebruikt voor het samenstellen van een geanonimiseerd jaarverslag voor de Secretaris-Generaal,
de vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen van EZ en de DOR. Daarnaast zullen
de gegevens worden gebruikt bij de voorbereiding van een op basis van het advies van
de commissie op te leggen disciplinaire sanctie. Als tijdens de behandeling van de
klacht blijkt dat sprake is van een misdrijf kan informatie worden verstrekt aan het
Openbaar Ministerie. Geheimhoudingsplicht geldt voor alle personen die kennis kunnen
nemen van de inhoud van de dossiers. Het betreft de Secretaris-Generaal, de Directeur
Bedrijfsvoering en de door deze laatste aangewezen ambtenaren die met de hierboven
bedoelde werkzaamheden zijn belast.
Hoofdstuk 5. De klachtenprocedure
Hieronder wordt de klachtenprocedure stap voor stap beschreven (hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)).
Beslissing over het al dan niet in behandeling nemen van de klacht
Na ontvangst van de klacht stuurt de secretaris van de klachtencommissie de klager
zo spoedig mogelijk een schriftelijke ontvangstbevestiging en deelt hem de samenstelling
van de klachtencommissie mee. Binnen twee weken na ontvangst van de klacht stelt de
klachtencommissie vast of de klacht in behandeling zal worden genomen.
De commissie neemt een klacht niet in behandeling als:
-
a. de klacht niet voldoet aan hetgeen onder ongewenste omgangsvormen wordt verstaan;
-
b. de klager of beklaagde niet voor EZ werkt of werkzaamheden (heeft) verricht;
-
c. over de gedraging al eerder een klacht is ingediend die al is behandeld;
-
d. de gedraging langer dan een jaar voor de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden,
tenzij het een gedraging betreft die mogelijk tevens een strafbaar feit inhoudt;
-
e. het gaat om een gedraging waartegen de klager bezwaar had kunnen maken of beroep had
kunnen of nog kan instellen;
-
f. ter zake van de gedraging een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie
of vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing
of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat strafbaar feit een opsporingsonderzoek
op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, zolang het onderzoek
of de vervolging duurt;
-
g. het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
In de gevallen onder a, b en g wordt de klacht doorgestuurd naar de directie Wetgeving
en Juridische Zaken en behandeld volgens de algemene klachtenprocedure bij het ministerie.
Als de commissie meent dat er aanleiding is om de klacht niet in behandeling te nemen,
deelt zij dit zo spoedig mogelijk na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en
gemotiveerd aan de secretaris-generaal mee en adviseert hem dienovereenkomstig. De
secretaris-generaal bericht de klager uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van
de klacht over het niet in behandeling nemen daarvan (artikel 9:8, derde lid, van de Awb).
Als een klacht wel in behandeling wordt genomen, wordt dit door de commissie zo spoedig
mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, schriftelijk aan de klager meegedeeld. Klager
ontvangt dan tevens een schriftelijke uitnodiging voor een hoorzitting.
De secretaris van de klachtencommissie stelt in dat geval de beklaagde hiervan direct
mondeling op de hoogte, en verstrekt deze een afschrift van de klacht en eventueel
daarbij ingediende andere stukken. Ook de beklaagde ontvangt een schriftelijke uitnodiging
voor een hoorzitting.
Op de hoogte stellen van de secretaris-generaal
Bij aanvang van de procedure worden het bevoegd gezag en de Secretaris-Generaal geïnformeerd
over het feit dat er een onderzoek is gestart. Er worden op dat moment, of later gedurende
de looptijd van het onderzoek, echter alleen gegevens verstrekt die naar natuurlijke
personen te herleiden zijn, als er maatregelen moeten worden genomen waarbij dat nodig
is, bijvoorbeeld indien dit voor het welzijn van de klager en/of de integriteit van
de organisatie noodzakelijk is, dan wel als er sprake is van een voor één of meer
direct betrokkenen onhoudbare situatie. Daarbij worden dan alleen persoonsgegevens
verstrekt die daarvoor noodzakelijk zijn, rekening houdend met het eventuele gevoelige
karakter daarvan.
De inhoud van de klacht wordt niet bekend gemaakt. Dit heeft te maken met de privacy
van de betrokkenen. Het is de klachtencommissie die een onderzoek naar de gestelde
feiten instelt. Dit moet zo geruisloos mogelijk, zonder beïnvloeding van wie ook,
kunnen verlopen. Pas aan het einde van het klachtonderzoek wordt de secretaris-generaal
met het rapport van bevindingen, het advies en eventuele aanbevelingen van de klachtencommissie
volledig op de hoogte gesteld van de inhoud van de klacht.
Klachtenprocedure (het horen, de verslaglegging en de rechten en plichten)
De klachtencommissie onderzoekt de klacht door klager en beklaagde, afzonderlijk van
elkaar, te horen, tenzij de commissie anders besluit. De hoorzittingen, zowel ten tijde van het onderzoek
als bij de behandeling van de klacht, zijn besloten. Van het horen van de klager kan
worden afgezien als de klacht kennelijk ongegrond is of als de klager heeft verklaard
geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord (artikel 9:10 Awb).
De klachtencommissie is bevoegd anderen (derden/getuigen) te horen, al dan niet op
verzoek van klager of beklaagde.
Een ieder die bij een onderzoek omtrent ongewenst gedrag is betrokken, is verplicht
volstrekte geheimhouding te betrachten omtrent hetgeen met hem is besproken c.q. aan
de orde is gesteld.
Klager en beklaagde kunnen een verzoek indienen tot wraking ten aanzien van elk der
leden van de klachtencommissie, mits dit verzoek gebaseerd is op feiten en omstandigheden
die het vormen van een onpartijdig oordeel door het desbetreffende lid zouden kunnen
bemoeilijken. De leden van de klachtencommissie kunnen zich verschonen. Bij een verzoek
tot wraking of beroep op verschoning beslissen de leden van de klachtencommissie,
die dit verzoek of beroep niet betreft. Bij staking der stemmen wordt het verzoek
of beroep toegewezen.
Klager en beklaagde kunnen zich bij het onderzoek door de klachtencommissie desgewenst
laten bijstaan door een vertrouwenspersoon of een raadsman. De klachten- commissie
wijst hen hier op bij de schriftelijke uitnodiging voor de hoorzitting.
Klager, beklaagde en getuigen/derden met een dienstverband bij het ministerie, die
door de klachtencommissie zijn opgeroepen om te worden gehoord, zijn verplicht te
verschijnen. De tijd die hiervoor benodigd is wordt beschouwd als diensttijd. Als
zij verhinderd zijn te verschijnen dienen zij dit zo spoedig mogelijk en gemotiveerd
kenbaar te maken aan de voorzitter van de klachtencommissie, die vervolgens beslist
of de verhindering wordt geaccepteerd.
Het is noodzakelijk dat de klachtencommissie een klacht met de grootst mogelijke zorgvuldigheid
behandelt. Dit vereist de nodige deskundigheid. Het een en ander brengt mede dat de
klachtencommissie zich in voorkomende gevallen moet kunnen laten bijstaan door (een)
externe deskundige(n). Ook kan de klachtencommissie een onderzoek op de werkplek in
(laten) stellen.
Van iedere hoorzitting door de klachtencommissie wordt een verslag gemaakt dat door
de gehoorde voor akkoord of gezien wordt ondertekend, al dan niet voorzien van kanttekeningen. Als betrokkene ondertekening weigert, wordt dit en de eventuele reden hiervan in
het verslag vermeld.
Klager, beklaagde en getuigen/derden dienen het aan hen voorgelegde verslag van het
horen binnen acht dagen na verzending van het verslag ondertekend teruggestuurd te
hebben aan de klachtencommissie. Als hieraan niet is voldaan wordt betrokkene geacht
het eens te zijn met het verslag, tenzij hij zich kan beroepen op overmacht. De reden
van verhindering dient gemotiveerd aan de voorzitter van de klachtencommissie te worden
kenbaar gemaakt, die vervolgens beslist of het niet kunnen voldoen aan deze verplichting
wordt geaccepteerd. In het laatste geval wordt een nieuwe termijn vastgesteld waarbinnen
het verslag moet worden teruggestuurd.
Gedurende het onderzoek kunnen klager, beklaagde en degene die hen ondersteunt (vertrouwenspersoon
of raadsman), kennis nemen van alle ondertekende verslagen van de door de klachtencommissie
gevoerde gesprekken, met dien verstande dat de voorzitter van de klachtencommissie
bevoegd is om in het belang van het onderzoek te bepalen dat inzage op een bepaald
tijdstip niet opportuun is. Als er sprake is van een anonieme getuige, kan slechts
kennis worden genomen van de inhoud van de getuigenis, zonder dat de identiteit van
de getuige kenbaar wordt gemaakt. Klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld
mondeling of schriftelijk of beide te reageren op alle verslagen. Getuigen worden
niet in de gelegenheid gesteld te reageren op verslagen van anderen dan henzelf.
Rapport van bevindingen en advies
De klachtencommissie brengt haar rapport van bevindingen en advies aan de secretaris-generaal
uit op een zodanig tijdstip dat deze de klacht conform artikel 9:11 van de Awb kan afhandelen binnen tien weken na ontvangst daarvan. Deze termijn kan met maximaal
vier weken worden verdaagd. Een verdaging wordt tijdig schriftelijk meegedeeld aan
klager en beklaagde door de secretaris van de commissie.
Het rapport van bevindingen en het eventuele advies zijn deugdelijk gemotiveerd en
bevat de verslagen van de gevoerde hoorgesprekken. Deze stukken zijn niet openbaar.
Als de klacht gegrond wordt bevonden, kan de commissie aanbevelingen doen over te
nemen disciplinaire of andere maatregelen jegens beklaagde. De commissie kan tevens
aanbevelingen te doen, die in verband staan met de klacht of de gevolgen van de klacht.
Een klacht is gegrond, indien aannemelijk is dat de ongewenste omgangsvorm heeft plaatsgevonden.
De klachtencommissie stelt klager en beklaagde op de hoogte van het feit dat zij het
rapport van bevindingen en het eventuele advies naar de secretaris-generaal heeft
gezonden.
Afhandeling van de klacht door de secretaris-generaal
De secretaris-generaal handelt de klacht af binnen uiterlijk tien respectievelijk,
bij verdaging van de termijn, veertien weken na ontvangst van de klacht door de klachtencommissie.
Hij stelt klager en beklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen
van het onderzoek naar de klacht en van de eventuele conclusies of consequenties die
hij daaraan verbindt. De conclusies of consequenties worden ook ter kennis gebracht
van de voorzitter van de klachtencommissie en, voor zover een vertrouwenspersoon betrokken
is, die vertrouwenspersoon. Als hij afwijkt van het advies van de klachtencommissie
wordt in de conclusies gemotiveerd de reden voor die afwijking gemeld.
Tegen de wijze van afdoening van de klacht door de secretaris-generaal staat geen
bezwaar of beroep open. Als klager of beklaagde van oordeel is dat de klachtbehandeling
onvoldoende is geweest, kan hij zich wenden tot de Nationale ombudsman. Van deze mogelijkheid
wordt in de klachtafdoening mededeling gedaan.
In het geval dat de secretaris-generaal overweegt disciplinaire of andere maatregelen
jegens beklaagde te nemen, stelt hij deze in de gelegenheid zijn zienswijze op het
door hem voorgenomen besluit kenbaar te maken. Dit maakt geen onderdeel uit van de
klachtprocedure.
Dossier en verslaglegging
De dossiers van de klachtencommissie worden bewaard in het archief van de directie
Bedrijfsvoering. Zij zijn alleen toegankelijk voor de minister, de secretaris-generaal,
de directeur Bedrijfsvoering en de door deze daartoe aangewezen ambtenaren.
In het personeelsdossier van de beklaagde wordt alleen de eventuele maatregel die
is genomen vastgelegd.
Bescherming rechtspositie
De klagers en vertrouwenspersonen worden niet vanwege het indienen van een klacht
of in verband met hun functie als vertrouwenspersoon benadeeld in hun rechtspositie.
