Bijlage 1. Eisen controle-instanties
[Regeling vervallen per 01-01-2015]
1. Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
De controle-instantie en alle bij de controle betrokken personen mogen binnen een
periode van één jaar voorafgaand aan de controle geen consultancy of trainingsactiviteiten
uitgevoerd hebben bij de te controleren onderneming.
2. Eisen aan coördinatoren en controleurs
2.1 Coördinator
De controle-instantie stelt één persoon aan als coördinator voor de controle op de
naleving van de Verordening hygiënevoorschriften pluimveehouderij (PPE) 2007, de Verordening hygiënevoorschriften pluimveeverwerkende industrie (PPE) 2007 en de Verordening hygiënevoorschriften kalkoenhouderij (PPE) 2009 (hierna: de verordeningen). Deze coördinator is verantwoordelijk voor het controleproces
en treedt op als contactpersoon naar het productschap. Deze coördinator heeft minimaal
een HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig en verantwoordelijk voor het controleproces.
Daarnaast beoordeelt deze coördinator of een ander daartoe bevoegde persoon (beslisser),
de rapportages van de controleurs op volledigheid, begrijpbaarheid, en correctheid.
2.2 Controleur
Ten behoeve van de controles kunnen controleurs worden ingezet met een MBO niveau
in een relevant studiegebied (bijvoorbeeld MAS primair). Daarnaast dient de controleur
aantoonbaar ervaring te hebben, door minimaal 1 jaar in de betreffende branche actief
te zijn geweest en adequaat intern geschoold te worden. Een controleur mag maximaal
gedurende drie jaar aaneengesloten de vereiste controles bij een onderneming uitvoeren.
2.3 Scholingsprogramma
De controle-instantie verzorgt tevens adequate interne scholing van de coördinatoren
en controleurs. Het scholingsprogramma dient een goed inzicht te geven in de meest
actuele voorschriften, de interpretatie van de controlevragen, het gebruik van de
checklijsten en de rapportage. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende
controleur of coördinator op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe regelgeving
die van belang is voor de schakel waarin de controleur actief is. Het programma dient
aan te sluiten bij het opleidingsniveau van de betreffende medewerker. Op verzoek
dient de controle-instantie aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate
wijze is ingevuld.
Onderstaand tabel geeft een overzicht van de kwalificaties waar coördinatoren en controleurs
minimaal aan moeten voldoen.
|
Criterium
|
Minimale vereisten
|
Aantoonbaar document ter beoordeling
|
|
Persoonlijke kenmerken
|
Ethisch, open geest, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig,
zelfstandig.
|
Functioneringsbeoordeling. Rapportage toezicht op controleur.
|
|
Opleiding
|
Relevante agrarische opleiding op minimaal MBO Niveau (minimaal HBO niveau voor coördinatoren).
|
Diploma, CV (formulier)
|
|
Vereiste kennis
|
Kennis van I&R, welzijnsregelgeving, hygiëne, transportregelgeving. Basis kennis over
wettelijk toegestaan gebruik en toepassing van diergeneesmiddelen bij pluimvee.
|
Intern scholingsprogramma
|
|
Controle vaardigheden
|
Ervaring als zelfstandig controleur op relevant werkterrein.
|
CV (formulier)
|
|
Ervaring
|
Minimaal 1 jaar werkervaring in de intensieve veehouderij (pluimveehouderij of varkenshouderij)
in relevante functie (productie, vertegenwoordiger, kwaliteitszorg) of minimaal 20
controles uitgevoerd bij representatieve bedrijven in de pluimveehouderij.
|
CV (formulier)
|
3. Uitvoering controle
De controles worden uitgevoerd volgens een door het productschap vastgestelde checklijst.
4. Geheimhoudingsplicht en beschikbaarheid controlegegevens
De controle-instantie is bij de uitoefening van zijn taken als omschreven in de verordeningen,
verplicht tot geheimhouding met betrekking tot commerciële en bedrijfseigen technische
informatie van de te controleren ondernemingen. Daarnaast hebben de controle-instanties
geheimhoudingsplicht ten aanzien van het verspreiden van de informatie, verkregen
tijdens de controle. De rapportages dienen uitsluitend te worden verstrekt aan de
gecontroleerde onderneming en aan de voorzitter (zie punt 5). Gegevens dienen minimaal
6 jaar te worden bewaard.
De controlerende instantie dient zijn geheimhoudingsplicht bij de te controleren onderneming
te melden. Alle bij de controlewerkzaamheden betrokken personen dienen een geheimhoudingverklaring
te ondertekenen bij aanvang van de werkzaamheden.
5. Controlerapportages
De controle-instantie is in staat een adequate rapportage van de controles te produceren.
De controle-instanties registeren de controlerapportages in een centrale database.
De voorzitter is bevoegd om de in de database geregistreerde controlerapporten te
controleren op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Het productschap is verantwoordelijk
voor de totstandkoming en het beheer van de centrale database.
6. Periodieke rapportage
Nadat de controle-instantie is erkend dient deze ten minste 1 maal per kwartaal een
rapportage aan de voorzitter te overleggen. In deze rapportage zijn minimaal de volgende
gegevens opgenomen:
6.1 Organisatie
-
a. Eventuele voorgenomen wijzigingen in accreditaat
-
b. Eventuele voorgenomen wijzigingen in procedures
-
c. Aantal controleurs
-
d. Verloop in de controleurs
-
e. Beschrijving uitgevoerde afstemmingsactiviteiten en bijscholingsactiviteiten controleurs
en coördinator
6.2 Overzicht aantal gecontroleerde en nog te controleren ondernemingen per schakel
6.3 Controles
-
a. Aantal uitgevoerde controles per schakel
-
b. Aantal weigeringen
-
c. Gemiddelde duur controle per schakel
-
d. Aantal constateerde afwijkingen per categorie, norm en gemiddeld per Controle
6.4 Knelpunten en evaluatieoverzicht
Overzicht van reacties en klachten van de gecontroleerde ondernemingen en van knelpunten
in uitvoering van de controlewerkzaamheden door de controleinstantie ten behoeve van
de evaluatie van de verordeningen.
Indien de voorzitter in het belang van de verordeningen dit noodzakelijk acht, kan
aan de controle-instanties gevraagd worden (onderdelen uit) deze rapportage vaker
aan te leveren.
7. Harmonisatieoverleg
De controles in het kader van de verordeningen worden door verschillende controleinstanties
uitgevoerd. Om de kwaliteit, onafhankelijkheid, onpartijdigheid en uniformiteit te
kunnen waarborgen organiseert de voorzitter minimaal 1 maal per jaar een harmonisatieoverleg
met alle controle-instanties. De controle-instantie is verplicht om hier een vertegenwoordiger
naar af te vaardigen. De voorstellen uit het harmonisatieoverleg worden vastgelegd
in een verslag. Voorstellen die door de voorzitter worden aangenomen zijn voor alle
controle-instanties bindend.
