Paspoortuitvoeringsregeling Koninklijke Marechaussee 2001

Geraadpleegd op 01-11-2024. Gebruikte datum 'geldig op' 01-12-2004 en zichtdatum 01-12-2004.
Geldend van 01-12-2004 t/m 31-12-2005

Regeling van de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid van 7 september 2001, houdende regels in verband met de verstrekking van noodpaspoorten en het aanbrengen van noodverlengingen door de Koninklijke Marechaussee

De Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid, handelende in overeenstemming met de Minister van Defensie;

Gelet op de artikelen 2, eerste lid, onder g, tweede en derde lid, 3, eerste, derde, vierde en zevende lid, 16, tweede lid, 26, eerste lid, onder d en derde lid, 27, eerste lid, 30, eerste lid, 31, derde lid, 40, eerste lid, onder d en zesde lid, 43, 57 en 59 van de Paspoortwet;

Besluit:

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

§ 1. Definities en reikwijdte

Artikel 1

1 In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de wet:

de Paspoortwet;

b. aanvraag, weigering, verstrekking, uitreiking, houder, wijziging, inhouding, vervallen of vervallenverklaring en vermissing:

hetgeen ingevolge artikel 1, eerste lid, van de wet daaronder wordt verstaan;

c. aanvrager:

degene die een aanvraag als bedoeld in artikel 1, onder a, van de wet indient of op wie een dergelijke aanvraag betrekking heeft;

d. noodverlenging:

een wijziging van de datum waarop de geldigheidsduur van het reisdocument eindigt in een datum die op een later tijdstip is gelegen;

e. register paspoortsignaleringen:

het register, bedoeld in artikel 25, derde lid, van de wet;

f. opsporingsregister:

het opsporingsregister, gehouden bij het Korps Landelijke Politiediensten;

g. basisadministratie:

de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, bedoeld in artikel 2 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

h. basisregister reisdocumenten:

het register, bedoeld in artikel 4a van de wet;

i. aanvraagsysteem reisdocumenten:

het geheel van apparatuur, programmatuur, opslagmedia en overige materialen, waarvan door de bevoegde autoriteit gebruik wordt gemaakt bij de aanvraag, verstrekking, uitreiking en registratie van reisdocumenten;

j. reisdocumentenstation:

de door de leverancier beschikbaar gestelde apparatuur en programmatuur, waarin gegevens met betrekking tot aangevraagde en uitgereikte reisdocumenten worden verwerkt en gearchiveerd en waarmee de gegevensuitwisseling tussen de bevoegde autoriteit en de leverancier plaatsvindt (reisdocumentenaanvraag- en archiefstation);

k. reisdocumentenadministratie:

de in het reisdocumentenstation en op andere wijze bij de bevoegde autoriteit opgeslagen gegevens met betrekking tot aangevraagde en uitgereikte reisdocumenten;

l. reisdocumentenmodule:

de apparatuur en programmatuur, waarmee de bevoegde autoriteit bij de aanvraag en uitreiking gegevens uitwisselt met het reisdocumentenstation;

m. standaardclausule:

een clausule, waarvan de tekst in bijlage A van deze regeling is opgenomen en die door de bevoegde autoriteit in het reisdocument wordt aangebracht;

n. standaardformulier:

een voorbedrukt formulier, opgenomen in bijlage B van deze regeling;

o. modelformulier:

een model voor een formulier, opgenomen in bijlage C van deze regeling;

p. aanvraag-informatieformulier:

een door de Commandant van de Koninklijke Marechaussee voorgeschreven formulier, dat bestemd is voor het opmaken van een aanvraag voor een reisdocument;

q. aanvraagformulier:

het in bijlage B van deze regeling opgenomen standaardformulier B1 dat bestemd is voor het op schrift stellen van de aanvraaggegevens, bedoeld in artikel 22;

r. aanvraagnummer:

het nummer dat voorgedrukt is op het aanvraagformulier;

s. commandant:

brigadecommandant van de Koninklijke Marechaussee dan wel de commandant van het District Koninklijke Marechaussee Schiphol, die ingevolge artikel 6 van deze regeling is aangewezen;

t. agentschap BPR:

het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

u. identificatiekaart:

een document als bedoeld in artikel 39, waarmee op elektronische wijze toegang kan worden verkregen tot het reisdocumentenstation en de daarin opgeslagen programmatuur en gegevens;

v. leverancier:

het bedrijf dat in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties belast is met het verrichten van diensten in verband met de verstrekking van reisdocumenten, waaronder de vervaardiging en levering van reisdocumenten, bijschrijvingsstickers en identificatiekaarten.

2 Deze regeling is van toepassing op de verstrekking van noodpaspoorten en het aanbrengen van noodverlengingen door de Koninklijke Marechaussee.

§ 2. Andere reisdocumenten van het Koninkrijk der Nederlanden

Artikel 2

Andere reisdocumenten van het Koninkrijk der Nederlanden ingevolge artikel 2, eerste lid, onder g, van de wet zijn:

a. faciliteitenpaspoort;
b. tweede paspoort.

§ 3. Modellen van de reisdocumenten

Artikel 3

1 Met betrekking tot de in artikel 2, eerste lid, onder a tot en met e, van de wet bedoelde reisdocumenten bestaan de navolgende modellen:
- a. nationaal paspoort: model nationaal paspoort met 34 bladzijden, dan wel met 66 bladzijden (zakenpaspoort);
- b. diplomatiek paspoort: model diplomatiek paspoort;
- c. dienstpaspoort: model dienstpaspoort en model nationaal paspoort voorzien van standaardclausule IX;
- d. reisdocument voor vluchtelingen: model reisdocument voor vluchtelingen;
- e. reisdocument voor vreemdelingen: model reisdocument voor vreemdelingen.

2 Met betrekking tot het in artikel 2, eerste lid, onder f, van de wet bedoelde nooddocument bestaan de navolgende modellen:
- a. noodpaspoort: model noodpaspoort;
- b. laissez-passer: model laissez-passer.

3 Met betrekking tot de ingevolge artikel 2, eerste lid, onder g, van de wet vastgestelde reisdocumenten bestaan de navolgende modellen:
- a. faciliteitenpaspoort: model nationaal paspoort met 34 bladzijden, dan wel met 66 bladzijden (zakenpaspoort), voorzien van standaardclausule VI;
- b. tweede paspoort: model nationaal paspoort met 34 bladzijden, dan wel met 66 bladzijden (zakenpaspoort), voorzien van standaardclausule VII.

4 Met betrekking tot de ingevolge artikel 2, tweede lid, van de wet genoemde Nederlandse identiteitskaart bestaat het navolgende model: model Nederlandse identiteitskaart.

§ 4. Register paspoortsignaleringen

Artikel 4. Vestigingsplaats van het register

Het register paspoortsignaleringen is ondergebracht bij het agentschap BPR.

Artikel 5. Administratie van kennisgevingen uit het register

1 De tot verstrekking dan wel inhouding bevoegde autoriteiten dragen er zorg voor dat de administratie, bedoeld in artikel 25, vierde en vijfde lid, van de wet, te allen tijde de naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats bevat van de personen ten aanzien van wie zij op grond van de wet bevoegd zijn tot verstrekking dan wel inhouding.

2 De in het eerste lid bedoelde administratie is op naam toegankelijk en kan desgewenst worden gevoerd door het bewaren en raadplegen van de regelmatig toegezonden signaleringslijst en de tussentijdse aanvullingen daarop.

§ 5. Aangewezen autoriteiten

Artikel 6. Noodpaspoorten en noodverlengingen

1 Aangewezen tot het in ontvangst nemen van aanvragen voor en verstrekking van noodpaspoorten zijn de commandant van het District Koninklijke Marechaussee Schiphol en de commandanten van de navolgende brigades: Amsterdam-IJmond, Assen, Eindhoven, Hoek van Holland, Maastricht, Rotterdam-Airport en Twente.

2 De in het eerste lid bedoelde commandanten zijn tevens aangewezen tot:
- a. het in ontvangst nemen van aanvragen voor en het aanbrengen van noodverlengingen;
- b. het ongedaan maken van bijschrijvingen ingevolge artikel 54, vierde lid, van de wet.

Artikel 7. Heffing en kwijtschelding van rechten

De in artikel 6 bedoelde commandanten zijn bevoegd tot heffing van rechten, dan wel het verlenen van gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van rechten als bedoeld in het Besluit paspoortgelden.

Hoofdstuk II. Vaststelling aanspraken en geldigheid van noodpaspoorten en noodverlengingen

Artikel 8. Zwaarwegend belang bij de uitreis

1 Het verstrekken van een noodpaspoort dan wel het aanbrengen van een noodverlenging kan uitsluitend geschieden ten behoeve van een aanvrager, die:
- a. voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat zijn reis geen uitstel gedoogt, en
- b. niet in staat moeten worden geacht op tijd een ander reisdocument te verkrijgen van de ten aanzien van hem tot verstrekking bevoegde autoriteit in Nederland.

2 In verband met het eerste lid kan van de aanvrager worden verlangd, dat hij reisbescheiden overlegt waaruit de spoedeisendheid van zijn reis kan worden afgeleid, zoals vlieg-, boot-, trein- of bustickets, hotelreserveringen en reisverzekeringen.

Artikel 9. Identiteit en nationaliteit

1 Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit van de aanvrager, alsmede over zijn Nederlanderschap dan wel zijn behandeling als Nederlander, indien het een persoon betreft op wie de Wet betreffende de positie van Molukkers van toepassing is, wordt gebruik gemaakt van het door hem overgelegde Nederlandse reisdocument en de gegevens die door hem bij de aanvraag zijn verstrekt.

2 Indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, de in het overgelegde reisdocument vermelde gegevens afwijken van de gegevens die door de aanvrager bij de aanvraag zijn verstrekt, dan wel anderszins onvoldoende zekerheid bestaat over de identiteit of de nationaliteit van de aanvrager, wordt van de aanvrager verlangd dat deze andere wettige bewijsstukken overlegt, waaruit zijn identiteit en nationaliteit kunnen worden afgeleid.

3 Voor zover mogelijk vindt telefonisch of anderszins verificatie van de identiteit en de nationaliteit plaats bij de gemeente waar de betrokken aanvrager in de basisadministratie is ingeschreven.

4 In de aanvraag wordt vermeld dat de identiteit van de aanvrager is vastgesteld en met welke documenten of andere bewijsstukken de identiteitsvaststelling heeft plaatsgevonden.

Artikel 10. Beslissing op een aanvraag

1 Een aanvraag waarbij door de aanvrager niet is voldaan aan het bepaalde in de artikelen 8 en 9 wordt niet in behandeling genomen.

2 De commandant die een aanvraag in behandeling neemt betreffende een persoon die blijkens de in artikel 5 bedoelde administratie in het register paspoortsignaleringen is vermeld, legt deze aanvraag onverwijld voor aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die beslist of tot verstrekking van een noodpaspoort of het aanbrengen van een noodverlenging kan worden overgegaan.

Artikel 11. Aanspraak op een noodpaspoort en geldigheid

1 Aan een persoon die voldoet aan de in artikel 8, 9 en 10 gestelde voorwaarden en geen dan wel slechts een door tijdsverloop ongeldig geworden Nederlands reisdocument kan overleggen, wordt een noodpaspoort verstrekt.

2 Het noodpaspoort is een jaar geldig of zoveel korter als mogelijk, afhankelijk van de duur van de reis, alsmede de door het land van bestemming en de landen van doorreis vereiste minimale geldigheid van het reisdocument na binnenkomst, dan wel vertrek van de houder.

3 Het noodpaspoort is geldig voor alle landen.

Artikel 12. Aanspraak op een noodverlenging en geldigheid

1 Van een persoon die voldoet aan de in artikel 8, 9 en 10 gestelde voorwaarden en houder is van een nog geldig Nederlands reisdocument, niet zijnde een Nederlandse identiteitskaart of een nooddocument, wordt uitsluitend een aanvraag tot het aanbrengen van een noodverlenging in ontvangst genomen.

2 Het aanbrengen van een noodverlenging in een reisdocument waarin reeds eerder een noodverlenging werd aangebracht, is niet toegestaan.

3 Artikel 11, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk III. Aanvraagprocedure

§ 1. Algemeen

Artikel 13. Het opmaken van de aanvraag

1 Bij het opmaken van een aanvraag voor een reisdocument kan, in nader door de Commandant van de Koninklijke Marechaussee te bepalen gevallen, gebruik worden gemaakt van een daartoe bestemd aanvraag-informatieformulier.

2 In de aanvraag wordt de in artikel 42 bedoelde locatiecode, behorende bij de uitgiftelocatie, vermeld.

3 In de aanvraag wordt aangegeven of deze betrekking heeft op een noodpaspoort of een noodverlenging.

4 In de aanvraag wordt het aanvraagnummer vermeld.

Artikel 14. Persoonsgegevens van de aanvrager

1 In de aanvraag voor een noodpaspoort worden de volgende persoonsgegevens van de aanvrager vermeld:
- a. geslachtsnaam en voornamen;
- b. geboortedatum en geboorteplaats;
- c. adres en woonplaats;
- d. geslacht;
- e. nationaliteit;
- f. lengte.

2 De geslachtsnaam omvat tevens de voorvoegsels en adellijke titels, de voornaam omvat tevens de adellijke predikaten. Op verzoek van de aanvrager kan de vermelding van adellijke titels en predikaten achterwege blijven.

3 Indien alleen een naam, voornaam of een roepnaam bekend is, wordt deze als geslachtsnaam beschouwd.

4 Indien de naam van de geboorteplaats niet kan worden ontleend aan de basisadministratie waarin de aanvrager als ingezetene is ingeschreven, dient de naam te worden vermeld zoals deze is opgenomen in zijn geboorteakte. In alle andere gevallen wordt de naam gevolgd zoals deze luidde ten tijde van de geboorte van de aanvrager, waarbij zoveel mogelijk de Nederlandse schrijfwijze wordt gebruikt. Indien de geboorteplaats niet kan worden vastgesteld, blijft de vermelding daarvan in de aanvraag achterwege. Het vermelden van het land achter de geboorteplaats is slechts toegestaan op verzoek van de aanvrager die aantoont daarbij een zwaarwegend belang te hebben en voorzover het reisdocument daartoe voldoende ruimte bevat.

5 De geboortedatum omvat de dag, de maand en het jaar. Van vermelding van de dag en de maand kan worden afgezien, voor zover deze niet bekend zijn.

6 In de aanvraag voor een noodverlenging worden de in het eerste lid, onder a tot en met e, genoemde gegevens vermeld.

Artikel 15. Bezit van of vermelding in andere reisdocumenten

1 Van de door de aanvrager overgelegde Nederlandse of buitenlandse reisdocumenten die op zijn naam zijn gesteld, dan wel van de reisdocumenten waarin hij staat bijgeschreven, worden het soort reisdocument, het documentnummer, de datum waarop de geldigheid van het document eindigt en de autoriteit die het document heeft verstrekt, in de aanvraag vermeld.

2 Indien het overgelegde Nederlandse reisdocument bladzijden met een nog geldig visum of een geldige verblijfstitel bevat, wordt op verzoek van de aanvrager in de aanvraag voor een noodpaspoort vermeld, dat in het noodpaspoort standaardclausule XII met het documentnummer van het overgelegde reisdocument wordt opgenomen.

Artikel 16. Vermist of ingenomen reisdocument bij aanvraag

1 Indien een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument is vermist of op andere gronden dan ingevolge de wet door een daartoe bevoegde autoriteit is ingenomen, wordt dit gegeven, alsmede het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt, in de aanvraag voor een noodpaspoort vermeld. Indien deze gegevens op het moment van de aanvraag niet voorhanden zijn, wordt hiernaar zo mogelijk een gericht onderzoek ingesteld.

2 De ingevolge artikel 31, eerste lid, van de wet door de aanvrager af te leggen schriftelijke verklaring omtrent de vermissing geschiedt ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar overeenkomstig modelformulier C2. De gewaarmerkte kopie van het proces-verbaal dat terzake van de vermissing is opgemaakt door de plaatselijke politie, dan wel de ambtenaar van de Koninklijke Marechaussee in zijn hoedanigheid van opsporingsambtenaar van de politie, vormt een integraal onderdeel van de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en wordt aan deze verklaring toegevoegd.

3 De daartoe aangewezen ambtenaar maakt een kopie van de door de aanvrager over te leggen schriftelijke verklaring omtrent de inname van zijn reisdocument als bedoeld in artikel 31, vierde lid, van de wet.

4 De schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de bijgevoegde kopie van het proces-verbaal, bedoeld in het tweede lid, dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname, bedoeld in het derde lid, worden bewaard in de reisdocumentenadministratie.

5 Van de vermissing of de inname van een Nederlands reisdocument als bedoeld in het eerste lid wordt terstond melding gemaakt aan het agentschap BPR met gebruikmaking van modelformulier C7.

Artikel 17. Het overleggen van een pasfoto

1 Bij het indienen van de aanvraag voor een noodpaspoort wordt een pasfoto in kleur of zwart-wit overgelegd, die van recente datum is en een duidelijk en goedgelijkend beeld van de aanvrager geeft. Het gebruik van een reproductie of van een eerder gebruikte foto is niet toegestaan.

2 De grootte van de pasfoto is 35 bij 45 mm. Het gezicht van de aanvrager dient recht van voren, tegen een lichte, egale achtergrond te zijn gefotografeerd en in de breedte ongeveer 2 cm van de afbeelding in beslag te nemen.

3 Beide ogen van de aanvrager dienen zichtbaar te zijn, eventueel achter een bril met doorschijnende glazen. Het dragen van een donkere bril op de foto is niet toegestaan, tenzij de aanvrager heeft aangetoond dat zulks om medische redenen noodzakelijk is. Het hoofd dient onbedekt te zijn, tenzij de aanvrager heeft aangetoond dat godsdienstige, levensbeschouwelijke of medische redenen zich hiertegen verzetten. Indien in dat geval het hoofd wordt bedekt, moet het gezicht wel zichtbaar blijven.

Artikel 18. Onbekwaamheid tot het plaatsen van een handtekening

Indien de persoon aan wie het aangevraagde noodpaspoort moet worden verstrekt door leeftijd of een handicap niet in staat is zijn handtekening te plaatsen, wordt daarvan in de aanvraag melding gemaakt.

Artikel 19. Verschijning van de aanvrager in persoon

Indien de aanvrager ingevolge artikel 28, derde lid, van de wet niet persoonlijk bij het indienen van de aanvraag is verschenen, wordt dit gegeven met de reden daarvan in de aanvraag vermeld.

§ 2. Aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame

Artikel 20. Overleggen verklaring van toestemming

1 De verklaring van toestemming als bedoeld in de artikelen 34 tot en met 37 van de wet dient schriftelijk te worden overgelegd.

2 In de verklaring van toestemming worden tevens de naam en de handtekening vermeld van degene die de aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame indient.

3 Indien gebruik wordt gemaakt van het aanvraag-informatieformulier, bedoeld in artikel 13, kan voor het overleggen van de verklaring van toestemming worden volstaan met het (mede) ondertekenen van dat formulier door de degenen die het gezag over de minderjarige uitoefenen.

4 In de aanvraag wordt melding gemaakt van de overlegging van de betreffende verklaring van toestemming.

Artikel 21. Vaststelling identiteit en bevoegdheid van gezaghebber of curator

1 Op de procedure voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator is artikel 9 van overeenkomstige toepassing.

2 Indien degene die een verklaring van toestemming moet afgeven niet in persoon verschijnt, kan de aanvraag slechts in behandeling worden genomen indien uit de overgelegde schriftelijke verklaring van toestemming en eventuele andere overgelegde stukken met de nodige zekerheid kan worden afgeleid dat de verklaring van toestemming van de betreffende persoon afkomstig is.

3 Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de bevoegdheid tot het afgeven van de verklaring van toestemming van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator wordt gebruik gemaakt van de door de betreffende persoon overgelegde stukken.

4 Indien onzekerheid bestaat over de bevoegdheid van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

§ 3. Het aanmaken van het aanvraagformulier

Artikel 22

1 De in bijlage F genoemde aanvraaggegevens worden rechtstreeks dan wel door overname van deze gegevens uit het aanvraag-informatieformulier, opgenomen in:
- a. de reisdocumentenmodule van het District Koninklijke Marechaussee Schiphol, dan wel
- b. het reisdocumentenstation van de andere aangewezen brigades van de Koninklijke Marechaussee, en vervolgens met een daartoe bestemde printer vermeld in het aanvraagformulier.

2 De daartoe aangewezen ambtenaar vergelijkt bij een aanvraag voor een noodpaspoort, behoudens in het in artikel 19 bedoelde geval, nauwkeurig de overgelegde foto van de aanvrager dan wel van degene ten behoeve van wie de aanvraag wordt ingediend met de persoon die voor hem staat en brengt deze foto vervolgens op de bestemde plaats in het aanvraagformulier aan.

3 Indien de aanvrager akkoord is met de in de aanvraag vermelde gegevens, ziet de in het tweede lid bedoelde ambtenaar, behoudens in het in artikel 18 bedoelde geval, er op toe dat in het aanvraagformulier op de bestemde plaats de duidelijk leesbare handtekening wordt geplaatst van de aanvrager dan wel van de persoon ten behoeve van wie de aanvraag van het reisdocument wordt gedaan. In de gevallen waarin gebruik wordt gemaakt van een aanvraag-informatieformulier, wordt tevens dit formulier door de aanvrager ondertekend.

§ 4. Afhandeling van de aanvraag en vastlegging van de gegevens in het reisdocumentenstation

Artikel 23

1 Een aanvraag waarbij niet is voldaan aan het bepaalde in de artikelen 13 tot en met 22 wordt niet in behandeling genomen.

2 De daartoe aangewezen ambtenaar die, met inachtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde, heeft beslist dat het aangevraagde noodpaspoort kan worden uitgereikt dan wel de aangevraagde noodverlenging kan plaatsvinden, vermeldt in de aanvraag, het gegeven dat deze verstrekking heeft plaatsgevonden, de datum van deze verstrekking en de datum waarop de geldigheidsduur van het uit te reiken noodpaspoort of de aan te brengen noodverlenging eindigt.

3 De daartoe aangewezen ambtenaar vermeldt in de aanvraag de verstrekkende autoriteit en parafeert, ten bewijze van verstrekking, op de bestemde plaats het aanvraagformulier.

Artikel 24

1 De daartoe aangewezen ambtenaar draagt zorg dat de aanvraaggegevens, genoemd in de artikelen 13 tot en met 23, in het reisdocumentenstation worden vastgelegd. Bij het District Koninklijke Marechaussee Schiphol gebeurt dit met gebruikmaking van de reisdocumentenmodule.

2 Indien de aanvraaggegevens zijn opgenomen in het reisdocumentenstation, maar de beslissing op de aanvraag ingevolge artikel 10, tweede lid, is aangehouden, worden de in artikel 23, tweede en derde lid, genoemde gegevens in het reisdocumentenstation vastgelegd, nadat de verstrekking heeft plaatsgevonden.

Hoofdstuk IV. Personaliseren van noodpaspoorten en aanbrengen van noodverlengingen

Artikel 25. Het scannen van het aanvraagformulier

Het aanvraagformulier wordt door de daartoe aangewezen ambtenaar met gebruikmaking van de daartoe bestemde apparatuur gescand, zodat de foto en de handtekening van de aanvrager en de paraaf van de bevoegde ambtenaar die akkoord is met de verstrekking worden gedigitaliseerd en met de aanvraaggegevens, bedoeld in artikel 24, worden samengevoegd tot een aanvraagbestand in het reisdocumentenstation.

Artikel 26. Vermelding tijdstip en autoriteit van inlevering

1 Bij de aanvraag van een noodpaspoort worden de datum waarop het desbetreffende reisdocument uiterlijk moet worden ingeleverd en de autoriteit bij wie de inlevering dient plaats te vinden, in de aanvraag vermeld overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 49.

2 De ingevolge het eerste lid te vermelden datum is de datum waarop de geldigheidsduur van het noodpaspoort eindigt.

3 De ingevolge het eerste lid te vermelden autoriteit is:
- a. de burgemeester van de woon- of verblijfplaats van de houder, dan wel
- b. de gezaghebber van het eilandgebied van de Nederlandse Antillen waar de houder woonachtig is, dan wel
- c. het hoofd van het Bureau Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister te Aruba, indien de houder in Aruba woonachtig is, dan wel
- d. de Gouverneur van de Nederlandse Antillen respectievelijk van Aruba, indien de houder het nieuwe reisdocument bij de Gouverneur zal aanvragen, dan wel
- e. het hoofd van de Nederlandse consulaire post in het buitenland, waar de houder het nieuwe reisdocument zal aanvragen.

Artikel 27. Personaliseren van noodpaspoorten en aanbrengen van noodverlengingen

1 De daartoe aangewezen ambtenaar controleert het aanvraagbestand in het reisdocumentenstation op volledigheid en autoriseert het gebruik van dit bestand voor het personaliseren van het noodpaspoort of de noodverlenging.

2 Een noodpaspoort wordt gepersonaliseerd dan wel een noodverlenging wordt aangebracht met behulp van het in het reisdocumentenstation opgenomen aanvraagbestand en met gebruikmaking van de daartoe bestemde reisdocumentenprinter, overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 49.

3 Na het personaliseren van het noodpaspoort wordt het bijbehorende laminaat over de houderpagina aangebracht.

4 Indien de noodverlenging niet op de juiste wijze blijkt te zijn aangebracht, wordt deze met behulp van de in artikel 50, tweede lid, bedoelde clausulestempel doorgehaald en met gebruikmaking van standaardclausule II verwezen naar de visumbladzijde waar de noodverlenging opnieuw wordt aangebracht.

Hoofdstuk V. Uitreiking en registratie in het reisdocumentenstation

Artikel 28. Uitreiking

Tot uitreiking van het noodpaspoort of het reisdocument waarin de noodverlenging is aangebracht wordt slechts overgegaan, nadat de identiteit van de aanvrager in zijn aanwezigheid is vastgesteld, tenzij artikel 28, derde lid, van de wet van toepassing is.

Artikel 29. Registratie in het reisdocumentenstation

1 De daartoe aangewezen ambtenaar registreert de uitreiking van het noodpaspoort of het aanbrengen van de noodverlenging, alsmede de inlevering van het vorige reisdocument, in het reisdocumentenstation.

2 Indien bij de uitreiking blijkt dat het noodpaspoort is beschadigd, onjuist is geproduceerd of gepersonaliseerd dan wel uit de opslag is verdwenen, wordt dit in het reisdocumentenstation geregistreerd.

3 Indien het noodpaspoort niet binnen drie maanden, nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen, wordt dit geregistreerd in het reisdocumentenstation.

Hoofdstuk VI. Doorzending ingehouden, ingeleverde en gevonden reisdocumenten

§ 1. Doorzending ingehouden en ingeleverde reisdocumenten

Artikel 30. Doorzending ingehouden en ingeleverde reisdocumenten

1 Behoudens het bepaalde in het tweede lid en in artikel 32 wordt een ingehouden of ingeleverd reisdocument terstond doorgezonden aan:
- a. de burgemeester van de woonplaats, indien de houder in Nederland woonachtig is;
- b. het hoofd van de Nederlandse consulaire post in het buitenland die het reisdocument heeft verstrekt, indien de houder niet in Nederland woonachtig is;
- c. de autoriteit in de Nederlandse Antillen dan wel Aruba die het reisdocument heeft verstrekt, indien de houder niet in Nederland woonachtig is;
- d. de burgemeester van 's-Gravenhage, indien het reisdocument in Nederland is verstrekt en de houder niet in Nederland woonachtig is;
- e. de Minister van Buitenlandse Zaken, indien het een diplomatiek paspoort, een dienstpaspoort of een door de Minister van Buitenlandse Zaken op grond van artikel 15, tweede lid, van de wet aan een vreemdeling verstrekt laissez-passer betreft.

2 Indien het reisdocument op grond van een daartoe strekkende vermelding in het opsporingsregister is ingehouden, wordt terstond contact opgenomen met het agentschap BPR, ten einde te vernemen aan welke autoriteit het reisdocument moet worden doorgezonden.

3 Bij de inhouding of de inlevering wordt een ontvangstbewijs verstrekt.

4 De doorzending geschiedt per aangetekende post met een begeleidende brief waarin in ieder geval de volgende gegevens worden vermeld:
- a. naam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en woonplaats van de houder;
- b. het nummer van het reisdocument;
- c. de autoriteit die het reisdocument heeft verstrekt en het einde van de geldigheidsduur;
- d. de datum en de reden van inhouding of inlevering van het reisdocument.

5 De in het eerste lid, onder b en c, bedoelde doorzending geschiedt door tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Artikel 31. Doorzending gevonden reisdocumenten

Gevonden reisdocumenten, niet zijnde nooddocumenten, worden met een opgave van de documentnummers ingeleverd bij:

a. de burgemeester van de woonplaats, indien de houder in Nederland woonachtig is;
b. de burgemeester ter plaatse, indien de houder niet in Nederland woonachtig is;
c. de Minister van Buitenlandse Zaken, indien het een diplomatiek paspoort, een dienstpaspoort of een door de Minister van Buitenlandse Zaken op grond van artikel 15, tweede lid, van de wet aan een vreemdeling verstrekt laissez-passer betreft.

§ 2. Melding van rechtswege vervallen reisdocumenten aan het basisregister reisdocumenten

Artikel 31a

Van het van rechtswege vervallen van een reisdocument ingevolge artikel 47, eerste lid, onder a, b, c, e, f of h van de wet wordt, met het oog op de vermelding daarvan in het basisregister reisdocumenten, terstond melding gedaan aan het agentschap BPR met gebruikmaking van modelformulier C7.

Hoofdstuk VII. Definitieve onttrekking reisdocumenten aan het verkeer

§ 1. Definitieve onttrekking van een reisdocument aan het verkeer

Artikel 32. Redenen en wijze van onttrekking

1 De commandant onttrekt een noodpaspoort terstond definitief aan het verkeer, indien:
- a. het niet binnen drie maanden, nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen;
- b. het daartoe, al dan niet bij de uitreiking van een nieuw noodpaspoort, is ingeleverd;
- c. het vervallen is verklaard dan wel ingevolge artikel 54, eerste lid, van de wet is ingehouden, tenzij nog een beroepstermijn open staat, een beroepsprocedure aanhangig is of het reisdocument anderszins in een gerechtelijke procedure nodig is;
- d. het na uitreiking als onbruikbaar is beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie en dientengevolge is ingehouden of ingeleverd;
- e. het als gevonden reisdocument is ontvangen.

2 De commandant onttrekt een op grond van artikel 16, eerste lid, van de wet verstrekt laissez-passer terstond definitief aan het verkeer, indien:
- a. het daartoe, al dan niet bij de uitreiking van een nieuw noodpaspoort, is ingeleverd;
- b. het vervallen is verklaard dan wel ingevolge artikel 54, eerste lid, van de wet is ingehouden, tenzij nog een beroepstermijn open staat, een beroepsprocedure aanhangig is of het reisdocument anderszins in een gerechtelijke procedure nodig is;
- c. het als gevonden reisdocument is ontvangen.

3 Een noodpaspoort of een laissez-passer wordt definitief aan het verkeer onttrokken door het deugdelijk te vernietigen. De vernietiging geschiedt door het reisdocument op gecontroleerde wijze te verbranden of te versnipperen, zodat reconstructie van het reisdocument niet meer mogelijk is.

4 Een uitsluitend wegens het verstrijken van de geldigheidsduur bij de uitreiking van een noodpaspoort ingeleverd nationaal paspoort, Nederlandse identiteitskaart, faciliteitenpaspoort, tweede paspoort, reisdocument voor vluchtelingen of reisdocument voor vreemdelingen, wordt door de commandant definitief aan het verkeer onttrokken door het onbruikbaar te maken en aan de houder terug te geven. Het onbruikbaar maken geschiedt door het aanbrengen van drie ponsgaten (elk van tenminste 12 mm middellijn) door het gehele reisdocument of het knippen van een driehoek (met zijden van tenminste 40 mm) uit de rechterzijde van het gehele reisdocument. Daarbij dient het in het reisdocument aangebrachte kinegram gedeeltelijk onbruikbaar te worden gemaakt.

5 Indien het ingevolge het vierde lid ingeleverde reisdocument bladzijden met een nog geldig visum of een geldige verblijfstitel bevat en in verband daarmee het verzoek is gedaan, bedoeld in artikel 15, tweede lid, worden de desbetreffende bladzijden en het documentnummer intact gelaten.

6 De teruggave bedoeld in het vierde lid vindt niet plaats indien het reisdocument op grond van artikel 47, eerste lid, onder a, b, c, g of h van de wet van rechtswege is vervallen, dan wel artikel 57, tweede lid van toepassing is.

Artikel 33. Kennisgevingen

Van de definitieve onttrekking aan het verkeer van een reisdocument als bedoeld in artikel 32, vierde lid, wordt met gebruikmaking van modelformulier C3 kennis gegeven aan:

a. de burgemeester van de gemeente waar de houder in de basisadministratie is ingeschreven, dan wel
b. de autoriteit in de Nederlandse Antillen of Aruba die het reisdocument heeft verstrekt, dan wel
c. het hoofd van de Nederlandse consulaire post in het buitenland of de burgemeester van Den Haag, die het reisdocument heeft verstrekt, dan wel
d. de burgemeester van de gemeente waar de houder voor het laatst als ingezetene in de basisadministratie was ingeschreven, indien het reisdocument niet door een in b of c genoemde autoriteit is verstrekt.

§ 2. Ongedaan maken van een bijschrijving

Artikel 34

Het ongedaan maken van een bijschrijving geschiedt door het plaatsen van het in artikel 50, tweede lid, bedoelde stempel, voorzien van de paraaf van de commandant of de daartoe aangewezen ambtenaar over de tekst en de foto van de bijschrijving in het reisdocument.

Hoofdstuk VIII. Reisdocumentenadministratie

Artikel 35. Opgenomen gegevens, raadpleegbaarheid, bewaartermijn

1 Van elk verstrekt noodpaspoort en elke aangebrachte noodverlenging wordt een administratie bijgehouden.

2 De in het eerste lid bedoelde reisdocumentenadministratie wordt bijgehouden in het reisdocumentenstation, voor zover het de daarin overeenkomstig de artikelen 24 en 29 opgenomen gegevens betreft.

3 De overige gegevens met betrekking tot de aanvraag, verstrekking en uitreiking worden als afzonderlijke documenten in de reisdocumentenadministratie opgenomen op een wijze die raadpleging in samenhang met de in het tweede lid bedoelde gegevens mogelijk maakt.

4 De in de administratie opgenomen gegevens worden gedurende twee jaren na de datum van verstrekking van het betreffende noodpaspoort dan wel het aanbrengen van de noodverlenging bewaard.

Artikel 36. Verstrekking van gegevens

De verstrekking van gegevens uit de in 35 bedoelde reisdocumentenadministratie wordt uitsluitend toegestaan aan:

a. degenen die bij of krachtens de wet belast zijn met de uitvoering daarvan, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor het verrichten van werkzaamheden met betrekking tot reisdocumenten;
b. de ambtenaren, werkzaam bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, een Nederlandse consulaire vertegenwoordiging in het buitenland onderscheidenlijk het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen of van Aruba, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor consulaire handelingen waarbij de identiteit van de betrokken persoon moet worden vastgesteld;
c. de opsporingsambtenaren bedoeld in artikel 141 en 142 van het Wetboek van Strafvordering, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de opsporing van strafbare feiten in het kader van het onderzoek waarbij zij zijn betrokken of voor zover die noodzakelijk zijn voor de identificatie van slachtoffers;
d. de ambtenaren van het openbaar ministerie, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hun opgedragen werkzaamheden;
e. de ambtenaren werkzaam bij de autoriteiten, bedoeld in de artikelen 18 tot en met 24 van de wet, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor het verzoek tot weigering of vervallenverklaring en de daarmee verband houdende vermelding van deze gegevens in het register paspoortsignaleringen als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de wet;
f. de ambtenaren werkzaam bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de hun opgedragen werkzaamheden in verband met de verwerking van gegevens in het basisregister reisdocumenten, in verband met de uitoefening van hun taak als bedoeld in artikel 58 van de wet, alsmede in verband met onderzoek naar onregelmatigheden met reisdocumenten;
g. de houder, beheerder, bewerker en degene die belast is met de invoer, wijziging, of verwijdering van gegevens, voor zover die gegevens, de rechtstreekse toegang daaronder begrepen, noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hun in verband daarmee opgedragen werkzaamheden.

Hoofdstuk IX. Organisatie en beheer van het aanvraagsysteem reisdocumenten

§ 1. Aanwijzing en registratie bevoegde personen

Artikel 37. Aanwijzing en registratie algemeen

1 De Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee onderscheidenlijk de brigadecommandant van de Koninklijke Marechaussee dan wel de commandant van het District Koninklijke Marechaussee Schiphol, bedoeld in artikel 6, wijst de personen aan die bevoegd zijn tot het verrichten van de handelingen die bij of krachtens de wet zijn voorgeschreven.

2 De in het eerste lid bedoelde aanwijzing van personen, alsmede de registratie van hun bevoegdheden geschiedt met inachtneming van de functionele beschrijvingen met betrekking tot het aanvraagsysteem reisdocumenten en overeenkomstig de beveiligingsprocedure, bedoeld in artikel 55.

Artikel 38. De autorisatiebevoegden reisdocumenten

1 De commandant wijst per uitgiftelocatie tenminste twee ambtenaren aan die binnen het aanvraagsysteem reisdocumenten zullen functioneren als de autorisatiebevoegde reisdocumenten overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 49.

2 Van de aanwijzing of de vervanging van een autorisatiebevoegde reisdocumenten wordt terstond met gebruikmaking van standaardformulier B3 melding gedaan aan het agentschap BPR, die een registratie bijhoudt van de autorisatiebevoegden reisdocumenten en deze gegevens doorgeeft aan de leverancier.

3 De in het eerste lid bedoelde commandant draagt er zorg voor, dat een autorisatiebevoegde reisdocumenten in staat wordt gesteld alle handelingen te verrichten die uit zijn taak voortvloeien.

4 De autorisatiebevoegden reisdocumenten zijn rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de in het eerste lid bedoelde commandant.

Artikel 39. De identificatiekaart

1 Een autorisatiebevoegde reisdocumenten krijgt van de leverancier de beschikking over een identificatiekaart, waarmee op elektronische wijze toegang kan worden verkregen tot het reisdocumentenstation en de daarin opgeslagen programmatuur en gegevens.

2 De autorisatiebevoegde reisdocumenten is verantwoordelijk voor het aanvragen, de bewaring, de uitgifte, de intrekking en het (autorisatie)beheer van de identificatiekaarten van andere personen die bevoegd zijn tot het verrichten van handelingen waarvoor toegang tot het reisdocumentenstation is vereist. Hij geeft wijzigingen terstond door aan de leverancier.

3 Het aanvragen van identificatiekaarten bij de leverancier en het doorgeven van wijzigingen, alsmede het uitgeven, intrekken en beheren van de geleverde identificatiekaarten geschiedt overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 49.

4 De identificatiekaarten worden op naam uitgegeven.

5 De leverancier houdt een registratie bij van de uitgegeven en ingetrokken identificatiekaarten.

Artikel 40. Registratie parafen

1 De commandant houdt een administratie bij van de parafen van de personen die tot parafering van aanvraagformulieren bevoegd zijn.

2 Een paraaf als bedoeld in het eerste lid wordt in ieder geval net zo lang bewaard als de aanvragen waarin een paraaf van de desbetreffende persoon is opgenomen.

Artikel 41. Bestel- en ontvangstbevoegdheid blanco noodpaspoorten en formulieren

1 Bevoegd tot het bestellen van blanco noodpaspoorten, alsmede aanvraag- en standaardformulieren is het door de Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee aangewezen Hoofd van de Sektie Vreemdelingenzaken van de Staf van de Koninklijke Marechaussee.

2 Bevoegd tot het in ontvangst nemen van zendingen blanco noodpaspoorten, alsmede aanvraag- en standaardformulieren is de door de in artikel 6 bedoelde commandant aangewezen plaatsvervangend commandant of de brigade-administrateur.

Artikel 42. Registratie bestel- en ontvangstbevoegdheid en uitgiftelocatie

1 De aanmelding van de tot bestelling en ontvangst bevoegden als bedoeld in artikel 41 en van de uitgiftelocaties, alsmede wijzigingen in deze gegevens, vindt plaats door de Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee bij het agentschap BPR, met gebruikmaking van de standaardformulieren B6 en B7.

2 Het ingevulde registratieformulier wordt gewaarmerkt met een afdruk van een dienststempel als bedoeld in artikel 50, eerste lid.

3 Het agentschap BPR houdt een registratie bij van de ingevolge het eerste lid aangemelde personen en uitgiftelocaties en geeft deze gegevens door aan de leverancier.

4 De leverancier wijst aan elke uitgiftelocatie een unieke locatiecode toe en meldt deze terug aan het agentschap BPR en aan de Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee.

§ 2. Bestelling, aflevering en beheer van noodpaspoorten en formulieren

Artikel 43. Bestelling

1 De noodpaspoorten worden met gebruikmaking van modelformulier C11 door de daartoe aangewezen ambtenaar maximaal vier maal binnen een jaar bij de leverancier besteld. De bestelopdracht wordt gesteld op briefpapier van de Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee, Sektie Vreemdelingenzaken, en na ondertekening van de daartoe aangewezen ambtenaar, gewaarmerkt met een afdruk van het in artikel 50, eerste lid, bedoelde dienststempel.

2 Het aantal blanco noodpaspoorten dat binnen een jaar kan worden besteld, wordt bepaald door de leverancier en is gebaseerd op het gemiddelde jaarlijkse aantal verstrekte documenten, in de periode tussen 1 oktober en 30 september, vermeerderd met vijf procent. De leverancier maakt jaarlijks voor 1 november het aantal te bestellen noodpaspoorten voor het daaropvolgende jaar bekend aan de Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee.

3 Indien tussen twee bestellingen blijkt dat de voorraad noodpaspoorten ontoereikend zal zijn, kan een opdracht voor een spoedbestelling worden geplaatst. De opdracht voor een spoedbestelling kan slechts worden gedaan, nadat in overleg met de leverancier is vastgesteld dat het aflevertijdstip van de eerstvolgende bestelopdracht niet kan worden vervroegd. De omvang van de spoedbestelling is niet groter dan noodzakelijk om de periode tot de levering van de eerstvolgende bestelling te overbruggen.

4 Alvorens een bestelopdracht te plaatsen, wordt nagegaan of de in artikel 42 bedoelde gegevens, nog juist zijn.

5 Indien gegevens zijn gewijzigd, dient het nieuwe registratieformulier minstens vijf werkdagen voor het plaatsen van een nieuwe bestelopdracht in het bezit van het agentschap BPR te zijn.

Artikel 44. Controle bij aflevering en leveringsbevestiging

1 De bestelling wordt door de leverancier bevestigd door toezending van een leveringsbevestiging aan de in artikel 6 bedoelde commandant.

2 De daadwerkelijke aflevering bij de uitgiftelocatie vindt gemiddeld maximaal vijf werkdagen na de op de leveringsbevestigingen vermelde dagtekening plaats met gebruikmaking van een waardetransporteur.

3 Bij aflevering door de waardetransporteur ondertekent de tot ontvangst bevoegde persoon de strook die aan de leveringsbevestiging is gehecht.

4 De tot ontvangst bevoegde persoon legitimeert zich, op verzoek van de waardetransporteur, met een identiteitsdocument als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht, dan wel met een legitimatiebewijs van de Koninklijke Marechaussee of met een rijbewijs.

5 De aflevering van de zending vindt plaats in de kluisruimte. Indien aflevering in de kluisruimte niet mogelijk of niet doelmatig is, vindt aflevering plaats in een voor het publiek afgesloten ruimte zo dicht mogelijk bij de kluis.

6 De tot ontvangst bevoegde persoon controleert in het bijzijn van de waardetransporteur aan de hand van de leveringsbevestiging het aantal pakketten alsmede de verzegeling. Indien de zending niet voor de desbetreffende uitgiftelocatie bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken, wordt hiervan aantekening gemaakt op de aan de leveringsbevestiging gehechte strook en het agentschap BPR hiervan terstond in kennis gesteld.

7 De ingevulde en ondertekende strook wordt aan de waardetransporteur overhandigd.

8 Indien de persoon die de zending in ontvangst neemt zich desgevraagd niet of niet voldoende kan legitimeren dan wel onvoldoende zekerheid bestaat met betrekking tot zijn bevoegdheid om de zending in ontvangst te nemen, dan wel om enige andere reden door een handelen of nalaten van de desbetreffende autoriteit een veilige aflevering niet mogelijk is, draagt de waardetransporteur de zending niet over.

Artikel 45. Controle bij invoer in het reisdocumentenstation en ontvangstbevestiging

1 Na ontvangst van de zending wordt deze terstond veilig gesteld. Indien de aflevering niet aan de kluis geschiedt, ziet de persoon die de zending in ontvangst heeft genomen erop toe, dat de zending terstond in de kluis wordt opgeslagen.

2 De inhoud van de verpakkingseenheden van de zending wordt vergeleken met de opgave in de leveringsbevestiging. De ontvangen noodpaspoorten worden vervolgens in het reisdocumentenstation geregistreerd overeenkomstig de daarbij behorende gebruikershandleiding, bedoeld in artikel 49.

3 De controle van de inhoud van de verpakkingseenheden als bedoeld in het tweede lid geschiedt door de tot ontvangst bevoegde persoon en tenminste één andere persoon.

4 Bij constatering van afwijkingen tussen de inhoud van de zending en de opgave vermeld in de leveringsbevestiging wordt terstond contact opgenomen met de leverancier. De geconstateerde afwijkingen worden schriftelijk medegedeeld aan het agentschap BPR.

5 De bij de zending gevoegde ontvangstbevestiging wordt binnen vijf werkdagen na aflevering van de zending aan de leverancier geretourneerd.

§ 3. Beheer van reisdocumenten

Artikel 46. Voorraadadministratie

1 Van de beschikbaar gestelde noodpaspoorten wordt, met gebruikmaking van het reisdocumentenstation overeenkomstig de daarbij behorende gebruikershandleiding, bedoeld in artikel 49, een voorraadadministratie bijgehouden.

2 Eén maal per jaar wordt het aantal in voorraad zijnde blanco noodpaspoorten met vermelding van de documentnummers vastgesteld.

3 Uit de voorraadadministratie in het reisdocumentenstation dient aan de hand van de documentnummers te allen tijde te blijken welke blanco noodpaspoorten in voorraad zijn en welke noodpaspoorten aan de voorraad zijn onttrokken omdat zij zijn verstrekt, verschreven, vermist of anderszins als onbruikbaar moesten worden beschouwd.

Artikel 47. Inventarisatie van de voorraad

1 Indien op enig moment een omissie in de voorraad of in de administratie wordt geconstateerd, maakt de desbetreffende autoriteit terstond een inventarisatie op van de aanwezige noodpaspoorten.

2 De inventarisatie wordt opgesteld door tenminste twee personen.

3 Van de inventarisatie wordt een proces-verbaal opgemaakt, dat naar het agentschap BPR wordt gezonden.

Artikel 48. Verbruik van reisdocumenten

1 De blanco noodpaspoorten worden in volgorde van de nummers verbruikt.

2 Het is de commandant niet toegestaan noodpaspoorten te verbruiken die aan een andere commandant daartoe ter beschikking zijn gesteld.

§ 4. Te gebruiken apparatuur, programmatuur en overige materialen

Artikel 49. Reisdocumentenstation, reisdocumentenmodule en reisdocumentenprinter

1 De commandanten maken binnen het aanvraagsysteem reisdocumenten gebruik van het reisdocumentenstation, de scanapparatuur, de reisdocumentenprinter en overige apparatuur, alsmede van de bijbehorende programmatuur, opslagmedia en overige materialen die door de leverancier zijn geleverd, overeenkomstig het bepaalde in deze regeling en met inachtneming van de bijgeleverde gebruikershandleiding.

2 De commandant van het District Koninklijke Marechaussee Schiphol draagt zorg voor de technische inrichting, de werking en de beveiliging van de reisdocumentenmodule en de correcte uitwisseling van de daarin opgenomen gegevens met het reisdocumentenstation, overeenkomstig het bepaalde in deze regeling en met inachtneming van de terzake door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nader gegeven voorschriften.

Artikel 50. Dienststempel en clausulestempel

1 Het dienststempel is een inktstempel van een rond formaat met een diameter van 15 mm, dat voorzien is van het Rijkswapen dan wel het wapen van de tot verstrekking bevoegde autoriteit.

2 Voor het ongedaan maken van een bijschrijving of een noodverlenging wordt een door de leverancier beschikbaar gesteld clausulestempel gebruikt, dat in drie talen de tekst “vervallen” bevat.

Artikel 51. Aanvraagformulieren en andere standaardformulieren

1 De in artikel 22 bedoelde aanvraagformulieren worden vier maal binnen een jaar door de leverancier beschikbaar gesteld.

2 Het aantal aanvraagformulieren dat jaarlijks beschikbaar wordt gesteld, wordt bepaald en bekendgemaakt door de leverancier op de in artikel 43, tweede lid, aangegeven wijze.

3 Indien tussen twee aflevertijdstippen blijkt dat de voorraad aanvraagformulieren ontoereikend zal zijn, kan een spoedbestelling worden gedaan. De opdracht voor een spoedbestelling kan echter slechts worden gedaan, nadat in overleg met de leverancier is vastgesteld dat het reguliere aflevertijdstip niet kan worden vervroegd. De omvang van de spoedbestelling is niet groter dan noodzakelijk om de periode tot het eerstvolgende aflevertijdstip te overbruggen.

4 De aanvraagformulieren worden door de leverancier binnen tien werkdagen na de spoedbestelling geleverd op de uitgiftelocatie waarvoor de bestelling is gedaan.

5 De overige standaardformulieren worden eenmalig door de leverancier ter beschikking gesteld en kunnen desgewenst door de in het eerste lid bedoelde ambtenaar worden nabesteld.

6 De aanvraagformulieren en andere standaardformulieren worden kosteloos verstrekt.

Hoofdstuk X. Beveiliging

Artikel 52. Algemeen

De met de uitvoering van de wet belaste autoriteiten treffen maatregelen om de onder hen berustende noodpaspoorten, apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen te beveiligen tegen ontvreemding dan wel vernietiging ten gevolge van inbraak, diefstal, verduistering, overvallen, brand of anderszins.

Artikel 53. Fysieke beveiliging

1 Buiten de werkuren worden de van de leverancier ontvangen noodpaspoorten, de ingehouden reisdocumenten, de opslagmedia, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening, zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis. Deze voorziening is in een af te sluiten ruimte geplaatst.

2 De plaatsen waar de reisdocumenten, de documentatie en de overige materialen zijn opgeslagen, alsmede de ruimte waarin de apparatuur en de programmatuur zich bevinden, zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem dat voorziet in een zogenaamde permanente vaste-lijn-verbinding met een door de overheid toegelaten alarmcentrale, dan wel staan onder permanente fysieke (24 uurs) bewaking.

3 De apparatuur en programmatuur, alsmede de tijdens de werkuren uit te reiken of ingehouden reisdocumenten, de te gebruiken documentatie en overige materialen bevinden zich, onder voortdurend toezicht, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats.

4 De werkvoorraden bedragen niet meer dan het gemiddeld verbruik van één dag.

Artikel 54. Back-up en herstel van gegevens in het aanvraagsysteem reisdocumenten

1 Van de in het reisdocumentenstation opgeslagen gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt.

2 De bewaring van de back-ups geschiedt zodanig, dat afwisselend een exemplaar op de uitgiftelocatie wordt bewaard in de voorziening, bedoeld in artikel 53, eerste lid, terwijl een ander exemplaar elders wordt bewaard, in een vergelijkbare voorziening als bedoeld in artikel 53, eerste lid, zodat tegelijkertijd twee opeenvolgende back-ups op verschillende plaatsen voorhanden zijn.

3 De verstrekkende autoriteit beschikt over een op schrift gestelde procedure inzake back-up en herstel, die er in voorziet dat reconstructie van de gegevens mogelijk is.

Artikel 55. Beveiligingsprocedure en beveiligingsfunctionaris

1 De verstrekkende autoriteit beschikt over een op schrift gestelde beveiligingsprocedure. In deze beveiligingsprocedure worden in ieder geval maatregelen vastgelegd inzake:
- a. de ontvangst, het transport, de bewaring en het beheer van de ontvangen noodpaspoorten, de ingehouden reisdocumenten, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen;
- b. de verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris als bedoeld in het derde lid;
- c. de functiescheiding tussen de bij het beheer en de uitreiking van de noodpaspoorten betrokken functionarissen;
- d. de beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten, onder meer gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang of gebruik van gegevens die in het systeem of tot het systeem behorende opslagmedia zijn opgenomen.

2 De in het eerste lid bedoelde beveiligingsprocedure bevat zoveel mogelijk tevens een regeling voor functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de verstrekking van noodpaspoorten onderscheidenlijk het aanbrengen van noodverlengingen.

3 De commandant wijst een beveiligingsfunctionaris aan die belast is met het beheer van en het toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedure.

4 De maatregelen bedoeld in het eerste, tweede en derde lid maken deel uit van de reguliere accountantscontrole.

5 Het Hoofd van de Sektie Vreemdelingenzaken draagt zorg, dat de bij de uitvoering van de wet betrokken ambtenaren regelmatig worden geïnformeerd over ontvreemdingsrisico's en ten minste één maal per jaar worden geïnstrueerd met betrekking tot risicobeperkende afspraken en maatregelen terzake.

6 De beveiligingsprocedure wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.

Artikel 56. Ontvreemding of vernietiging

1 In het geval van ontvreemding dan wel vernietiging van reisdocumenten, apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen ten gevolge van inbraak, diefstal, verduistering, overvallen, brand of anderszins dient de met de uitvoering van de wet belaste autoriteit daarvan terstond proces-verbaal op te maken en tevens het agentschap BPR van het voorval direct in kennis te stellen.

2 De commandant zendt het agentschap BPR vervolgens binnen één werkdag, eventueel per fax, een schriftelijke kennisgeving waarin de navolgende gegevens zijn opgenomen:
- a. het tijdstip en de exacte toedracht van de ontvreemding of vernietiging;
- b. de nummers van de ontvreemde of vernietigde reisdocumenten, alsmede de daarin vermelde persoonsgegevens;
- c. de ontvreemde of vernietigde apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen met de eventueel daarop vermelde nummers.

3 Zodra het proces-verbaal beschikbaar is, wordt daarvan een afschrift gezonden aan het agentschap BPR.

Hoofdstuk XI. Voorkoming en bestrijding van misbruik met reisdocumenten

Artikel 57. Onderzoek op onregelmatigheden en melding

1 De commandant die in verband met een handeling op grond van deze regeling enig Nederlands reis- of identiteitsdocument krijgt overgelegd, gaat aan de hand van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstrekte lijst van toetsingspunten na of met het desbetreffende reisdocument enige onregelmatigheid is gepleegd.

2 Indien het vermoeden bestaat dat met een overgelegd reisdocument enige onregelmatigheid is gepleegd, wordt daarvan met gebruikmaking van modelformulier C5 melding gemaakt aan de Dienst Nationale Recherche Informatie van het Korps Landelijke Politie Diensten.

Artikel 58. Definitieve onttrekking aan het verkeer

1 Indien het vermoeden bestaat dat de met het reisdocument gepleegde onregelmatigheden strafbare feiten opleveren en de vermoedelijke dader niet bekend is, wordt het desbetreffende reisdocument per aangetekende post met gebruikmaking van modelformulier C5 aan de Dienst Nationale Recherche Informatie van het Korps Landelijke Politie Diensten gezonden.

2 De commandant die van mening is dat met het reisdocument onregelmatigheden zijn gepleegd die geen strafbare feiten opleveren, onttrekt dit document op de in artikel 32, derde lid, bedoelde wijze definitief aan het verkeer. Een reisdocument waarmee enige onregelmatigheid is gepleegd, wordt niet aan de houder teruggegeven.

Hoofdstuk XII. Verantwoording

Artikel 59. Onjuist geproduceerde, beschadigde of verschreven noodpaspoorten

1 Noodpaspoorten die onjuist blijken te zijn geproduceerd of beschadigd worden per aangetekende post door de commandant naar het Hoofd van de Sektie Vreemdelingenzaken gezonden.

2 De verschreven noodpaspoorten worden, na deugdelijk onbruikbaar te zijn gemaakt op de in artikel 32, vierde lid, aangegeven wijze waarbij de documentnummers intact blijven, per aangetekende post door de commandant naar het Hoofd van de Sektie Vreemdelingenzaken gezonden.

Artikel 60. Verantwoording noodpaspoorten

1 De Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee verstrekt, met gebruikmaking van modelformulier C12, per kwartaal een schriftelijke verantwoording van het totale voorraadverloop met betrekking tot noodpaspoorten over het voorgaande kwartaal.

2 Deze verantwoording bevat:
- a. de totale voorraad blanco noodpaspoorten aan het begin van het kwartaal;
- b. de in de loop van het kwartaal aan de voorraad toegevoegde blanco noodpaspoorten;
- c. de in de loop van het kwartaal aan de voorraad onttrokken noodpaspoorten die zijn uitgereikt;
- d. de in de loop van het kwartaal aan de voorraad onttrokken noodpaspoorten die niet zijn uitgereikt, omdat zij zijn verschreven, gestolen, vermist of anderszins als onbruikbaar moeten worden beschouwd;
- e. de totale voorraad blanco noodpaspoorten aan het einde van het kwartaal.

3 Noodpaspoorten die onjuist blijken te zijn geproduceerd of beschadigd worden met het in het eerste lid bedoelde verantwoordingsformulier meegezonden aan de leverancier.

4 Noodpaspoorten die als gevolg van verschrijvingen of anderszins onbruikbaar zijn geworden, worden definitief aan het verkeer onttrokken door ze deugdelijk te vernietigen op de in 32, derde lid, aangegeven wijze.

5 Het in het eerste lid bedoelde verantwoordingsformulier wordt ondertekend door de Commandant van het Wapen der Koninklijke Marechaussee of een daartoe door hem aangewezen ambtenaar.

Hoofdstuk XIII. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 61. Geldigheid van reisdocumenten verstrekt voor de inwerkingtreding van deze regeling

De reisdocumenten die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn verstrekt, behouden de geldigheid die daarin is vermeld.

Artikel 62. Ongedaan maken bijschrijving in reisdocumenten verstrekt voor de inwerkingtreding van deze regeling

In afwijking van artikel 34 vindt het ongedaan maken van een bijschrijving in een reisdocument dat voor de inwerkingtreding van deze regeling is verstrekt, plaats door deze bijschrijving met de pen op onuitwisbare wijze door te halen, het plaatsen van de clausule ‘Wijziging/doorhaling goedgekeurd d.d. <datum> en waarmerking van de doorhaling met het in artikel 50, eerste lid, bedoelde dienststempel, voorzien van de paraaf van de commandant of de daartoe aangewezen ambtenaar

Artikel 63. Intrekking Paspoortuitvoeringsregeling Koninklijke Marechaussee 1995

De Paspoortuitvoeringsregeling Koninklijke Marechaussee 1995 wordt ingetrokken.

Artikel 64. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2001

Artikel 65. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als “Paspoortuitvoeringsregeling Koninklijke Marechaussee 2001”

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Minister

voor Grote Steden- en Integratiebeleid,

R.H.L.M. van Boxtel

Bijlagen Paspoortuitvoeringsregelingen

A Standaardclausules
B Standaardformulieren
- B1 Aanvraagformulier reisdocument
- B2 Registratie afleveradres uitgiftelocatie
- B3 Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten
- B4 Overdracht reisdocumenten buiten locatie Enschedé/Sdu
- B5 Registratie beveiligingsfunctionaris
- B6 Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten
- B7 Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres
C Modelformulieren
- C1 Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen
- C2 Verklaring vermissing reisdocument
- C3 Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving
- C4 Melding gevonden reisdocument
- C5 Melding onregelmatigheid reisdocument
- C6 Melding beslissing signalering
- C7 Melding vermissing reisdocument
- C8 Spoedbestelling aanvraagformulieren
- C9 Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten
- C10 Geleideformulier terugzenden reisdocumenten
- C11 Bestelopdracht blanco nooddocumenten
- C12 Kwartaalverantwoording nooddocumenten
D Foutafhandelingsprocedures
- 1. Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken)
- 2. Buitenland (Nederlandse posten)
- 3. Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)
E Beveiligingsnet
F Overzicht aanvraaggegevens
- 1. Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten
- 2. Nooddocumenten
G Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten
H Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten
I Normering IAR-kaarten
J Invulinstructie laissez-passer

Bijlage A. Standaardclausules

I Standaardclausules m.b.t. de burgerlijke staat

Burgerlijke Staat	Standaardclausule I (uitgeschreven)^*	afkorting ^*
H – gehuwd
(geslacht houder = ‘V’)	echtgenote van/Wife of/Epouse de	e/v
(geslacht houder = ‘M’)	echtgenoot van/Husband of/ Epoux de	e/v
W - weduwe/weduwnaar	gehuwd geweest met/ formerly married to/ anciennement marié(e) à	w/v
S - gescheiden	gehuwd geweest met/ formerly married to/ anciennement marié(e) à	g/v
P - geregistreerde partner	geregistreerde partner van/registered partner of/partenaire enregistré(e) de	p/v
B - gescheiden geregistreerde partner	geregistreerd partner geweest van/ former registered partner of/ancien partenaire enregistré(e) de	b/v
A - achtergebleven geregistreerde partner	geregistreerd partner geweest van/ former registered partner of/ancien partenaire enregistré(e) de	a/v

^* De ambtenaar geeft in het aanvraagformulier desgewenst de burgerlijke staat van de aanvrager aan. Afhankelijk van de ruimte op de houderpagina brengt de producent de uitgeschreven of afgekorte versie van de betreffende standaardclausule aan. Indien er niet genoeg ruimte is op de houderpagina wordt de tekst van de standaardclausule op een vervolgpagina aangebracht.

II Zie pagina/See page/Voir page
III Noodverlenging/temporary renewal/prorogation d'urgence

Geldig tot/date of expiry/date d'expiration...
IV Pseudoniem/Pseudonym/Pseudonyme
V Niet in staat tot tekening/Unable to sign/Incapable de signer
VI Wordt als Nederlander behandeld op grond van de Wet van/Treated as Netherlands citizen pursuant to Act of/Traité comme Néerlandais conf. Loi 9-9-1976, Stb. 468
VII Dit paspoort is verstrekt op grond van art. 30 van de Paspoortwet (tweede paspoort)
VIII Houder dezes kan aan het bezit van dit reisdocument geen enkel recht op verblijf in Nederland ontlenen.
IX Dienstpaspoort/Service Passport/Passeport de Service

Van/From/De...

No...

Tot/Until/Jusqu'au...
X
- Xa Uitgezonderd/Except/à l'Exception de…
- Xb Geldig voor reizen naar/Valid for travelling in/Valable pour voyages en...
XI
- XIa Nederlandse/Netherlands/Néerlandaise
- XIb XXA
  
  (Staatloze/Stateless person/Apatride)
XII Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van paspoort nummer/This passport has been issued to replace passport number/Le présent passeport remplace le passeport antérieur no...

Bijlage B. Standaardformulieren

B1. Aanvraagformulier reisdocument

[Red: Niet opgenomen.]

B2. Registratie afleveradres uitgiftelocatie

B3. Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten

B4. Overdracht reisdocumenten buiten locatie Enschedé/Sdu

B5. Registratie beveiligingsfunctionaris

B6. Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten

B7. Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres

Bijlage C. Modelformulieren

C1. Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen

[Red: Niet opgenomen.]

C2. Verklaring vermissing reisdocument

C3. Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving

C4. Melding gevonden reisdocument

C5. Melding onregelmatigheid reisdocument

C6. Melding beslissing signalering

C7. Melding vermissing reisdocument

[Red: Niet opgenomen.]

C8. Spoedbestelling aanvraagformulieren

C9. Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten

C10. Geleideformulier terugzenden reisdocumenten

C11. Bestelopdracht blanco nooddocumenten

C12. Kwartaalverantwoording nooddocumenten

Bijlage D. Foutafhandelingsprocedures

In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.

De foutafhandelingsprocedures zijn beschreven voor:

1. Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken te Den Haag)
2. Buitenland (Nederlandse posten)
3. Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)

Opmerkingen vooraf

Hoewel de beschreven problemen naar verwachting zelden zullen optreden, is er toch voor gekozen om in deze bijlage alle denkbare problemen die zich bij de aflevering zouden kunnen voordoen, in detail te beschrijven.

Voor uitgevende instanties is vooral van belang de volgende zaken in het oog te houden:

-
De zending moet op tijd zijn

U hebt documenten aangevraagd en verwacht die, volgens het bekende afleverpatroon, op een bepaalde dag en tijd. Indien de zending niet op het verwachte moment arriveert kunt u navraag doen bij Enschedé/Sdu (zie de beschrijving bij I).
-
De zending moet voor u bestemd en onbeschadigd zijn

Bij het in ontvangst nemen van een zending reisdocumenten controleert u altijd of de zending voor u bestemd is en of de verpakking beschadigd is.

Is dit laatste het geval dan stelt u in het bijzijn van de besteller vast of ook de inhoud van de zending beschadigd is en of eventueel documenten ontbreken (zie de beschrijving bij III).
-
De zending moet de juiste documenten bevatten

Nadat u de zending in ontvangst hebt genomen controleert u de inhoud ervan. Zijn er onjuistheden dan informeert u Enschedé/Sdu (zie de beschrijving bij II).

Voor de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland zijn de procedures op een aantal punten afwijkend, zie de detailbeschrijving.

1. Foutafhandelingsprocedures Nederland

In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.

I. De aangekondigde zending wordt niet op het afgesproken tijdstip ontvangen

Hiervan is sprake indien een uitgiftelocatie een aangekondigde zending niet op het met de distributeur afgesproken tijdstip ontvangt. De procedure die gevolgd dient te worden, is weergegeven in schema I.

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd

Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:

1. de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten)

In dit geval dient de procedure, vermeld in schema II 1, te worden gevolgd.
2. de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden).

In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema II 2, worden gevolgd.

III. De ontvangen zending is beschadigd

Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd).

In dit geval dient schema III 1 te worden gevolgd.
2. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd).

In dit geval dienst schema III 2 te worden gevolgd.
3. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig).

In dit geval dient schema III 3 te worden gevolgd.

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt

Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema IV te worden gevolgd.

V. Overige calamiteiten

Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema V beschreven procedure te worden gevolgd.

I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:

1. Het pakket bevat te weinig documenten

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:

2. De ontvangen zending bevat andere documenten dan aangekondigd

III. De ontvangen zending is beschadigd:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd:

2. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd maar compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd:

3. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd en niet compleet

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt

V. Overige calamiteiten

2. Foutafhandelingsprocedures Buitenland (Nederlandse Posten)

In deze paragraaf zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.

I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd

1. de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten)

In dit geval dient de procedure, vermeld in schema I 1, te worden gevolgd.
2. de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden).

In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema I 2, worden gevolgd.

II. De ontvangen zending is beschadigd

Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd).

In dit geval dient schema II 1 te worden gevolgd.
2. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd).

In dit geval dienst schema II 2 te worden gevolgd.
3. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig).

In dit geval dient schema II 3 te worden gevolgd.

III. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt

IV. Overige calamiteiten

Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema IV beschreven procedure te worden gevolgd.

I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:

1. Het pakket bevat te weinig documenten

I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:

2. De ontvangen zending bevat andere documenten dan aangekondigd

II. De ontvangen zending is beschadigd:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is compleet

II. De ontvangen zending is beschadigd:

2. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd maar compleet

II. De ontvangen zending is beschadigd:

3. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd en niet compleet

III. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt

IV. Overige calamiteiten

3. Foutafhandelingsprocedures Nederlandse Antillen en Aruba

I. De aangekondigde zending wordt niet op het afgesproken tijdstip ontvangen

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd

1. de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten)

In dit geval dient de procedure, vermeld in schema II 1, te worden gevolgd.
2. de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden).

In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema II 2, worden gevolgd.

III. De ontvangen zending is beschadigd

Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd).

In dit geval dient schema III 1 te worden gevolgd.
2. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd).

In dit geval dienst schema III 2 te worden gevolgd.
3. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig).

In dit geval dient schema III 3 te worden gevolgd.

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt

V. Overige calamiteiten

Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema V beschreven procedure te worden gevolgd.

I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip:

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:

1. Het pakket bevat te weinig documenten

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:

2. De ontvangen zending bevat andere documenten dan aangekondigd

III. De ontvangen zending is beschadigd

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd

2. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd maar compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd

3. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd en niet compleet

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt

V. Overige calamiteiten

Bijlage E. BeveiligingsNet

BeveiligingsNet 2001

QC822/2001V0167/HK/mh

16 augustus 2001

Versie 1.0

VERANTWOORDING

Het BeveiligingsNet 2001 is ontwikkeld door Stavoor Circon in opdracht van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR). De ontwikkeling is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met een begeleidingscommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, verschillende gemeenten, de Binnenlandse Veiligheidsdienst, de Accountantsdienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en het agentschap BPR.

Voor vragen of opmerkingen over dit instrument kunt u contact opnemen met de Infodesk van het agentschap BPR, telefoonnummer: 070 - 36 22 435 of per e-mail: agentschap@bprbzk.nl.

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING 3

VOOR WIE? 3

DOEL 3

MAATREGELEN EN AANBEVELINGEN 4

RESULTAATBEPALING 4

INVULINSTRUCTIE 4

AANDACHTSPUNTEN BIJ DE WAARDERING VAN HET RESULTAAT 6

1 TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN 7

2 BEVEILIGINGSBELEID/-PLAN, COMMUNICATIE EN ONDERZOEK 11

3 ORGANISATORISCHE MAATREGELEN EN AUTORISATIES 14

4 BOUWKUNDIGE EN ELEKTROTECHNISCHE VOORZIENINGEN 20

5 ICT-VOORZIENINGEN 24

6 IDENTITEITSVERIFICATIE 26

7 DE BESLISSING OP DE AANVRAAG 32

8 ONTVANGST, UITREIKEN EN ONTTREKKING VAN REISDOCUMENTEN 34

9 BEHEER EN ADMINISTRATIE (DOCUMENTEN, FORMULIEREN EN MATERIALEN) 39

RESULTAAT BEVEILIGINGSNET 42

ACTIEPLAN 43

BIJLAGEN BEVEILIGINGSNET 2001

Bijlage 1 RISICO'S EN MAATREGELEN 45

BIJLAGE 2 ASPECTEN VAN BEVEILIGINGSBELEID 47

BIJLAGE 3 FUNCTIEBESCHRIJVING BEVEILIGINGSFUNCTIONARIS 48

BIJLAGE 4 AANDACHTSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN VAN PROCEDURES 49

BIJLAGE 5 FUNCTIESCHEIDING 50

BIJLAGE 6 AANDACHTSPUNTEN SLEUTEL-, KEY-CARDS- EN CODE-PROCEDURE 53

BIJLAGE 7A VOORBEELDPROCEDURE IDENTIFICERENDE VRAGEN 54

BIJLAGE 7B FORMULIER IDENTIFICERENDE VRAGEN 55

BIJLAGE 8 TIPS VOOR FOTO-FOTO EN FOTO-PERSOON VERGELIJKING 57

BIJLAGE 9 CHECKLIST BEVEILIGINGSPLAN 59

INLEIDING

Het BeveiligingsNet is een hulpmiddel waarmee u kunt nagaan hoe veilig de opslag, uitgifte en administratie van reisdocumenten verloopt in uw gemeente. Naast het toetsen van de kwaliteit van de feitelijke beveiligingsmaatregelen kunt u het BeveiligingsNet gebruiken bij het opzetten, invoeren of beoordelen van het beveiligingsplan. Het resultaat geeft aan in hoeverre en op welke gebieden aanvullende maatregelen of voorzieningen nodig zijn.

Deze tweede uitgave van het BeveiligingsNet (versie 2001) is een aangepaste en geactualiseerde versie van het in 2000 geïntroduceerde BeveiligingsNet. Het instrument is aangepast aan de situatie waarin de reisdocumenten centraal gepersonaliseerd worden (NGR), alsmede aan de ontwikkelingen op het terrein van met reisdocumenten samenhangende fraude en misbruik.

Het BeveiligingsNet wil het procesmatige karakter van de beveiligingsproblematiek benadrukken (bewustwording, continuïteit, optimalisering). Relevante regelgeving wordt beschreven in korte inleidingen op de betreffende onderdelen. Specifieke maatregelen of voorzieningen worden, waar nodig, toegelicht. Aansluitend op de resultaatbepaling is een model voor een rapportage opgenomen waarin u wordt uitgedaagd een actieplan met concrete verbeterpunten op te stellen. Tot slot zijn enkele bijlagen opgenomen met onder meer enkele voorbeeldprocedures en een checklist voor het opstellen van een beveiligingsplan.

VOOR WIE?

Het BeveiligingsNet is bestemd voor:

-
de burgemeester die eindverantwoordelijk is voor de staat van de beveiliging van het beheer en de uitgifte van reisdocumenten;
-
het hoofd Burgerzaken die de dagelijkse verantwoordelijkheid draagt voor de verstrekking van de reisdocumenten en die (mede)verantwoordelijk is voor het beheer van de reisdocumenten;
-
de beveiligingsfunctionaris die binnen uw gemeente is belast met het toezicht op de naleving van beveiligingsmaatregelen en de toepassing van dit instrument.

DOEL

Het BeveiligingsNet is leidraad bij het in de PUN verplicht gestelde jaarlijkse onderzoek naar de staat van de beveiliging rondom de reisdocumenten. De gemeente kan met het BeveiligingsNet toetsen hoe veilig de opslag, verstrekking, uitreiking en administratie van reisdocumenten verloopt. Daarnaast kan het BeveiligingsNet worden gebruikt bij het opzetten, verder vormgeven of aanpassen van het beveiligingsplan.

MAATREGELEN EN AANBEVELINGEN

In het BeveiligingsNet wordt onderscheid gemaakt tussen krachtens wet1 voorgeschreven maatregelen en aanbevelingen. De maatregelen zijn voorschriften, procedures of voorzieningen die deel uitmaken van het verplichte minimum beveiligingsniveau. De aanbevelingen zijn procedures of voorzieningen die niet verplicht zijn, maar waarmee de beveiliging kan worden geoptimaliseerd.

Als alle maatregelen zijn doorgevoerd, beschikt de gemeente over een voldoende beveiligingsniveau. Als daarboven alle aanbevelingen zijn doorgevoerd, beschikt de gemeente over een optimaal beveiligingsniveau.

RESULTAATBEPALING

De maatregelen en aanbevelingen zijn in het BeveiligingsNet in de vorm van vragen geformuleerd waarop met ‘ja’ of ‘nee’ kan worden geantwoord. De vragen zijn verdeeld over negen hoofdstukken die samen de bouwstenen vormen van het beveiligingssysteem.

Het ontbreken van of niet voldoen aan een maatregel in uw gemeente levert een zogenoemde ‘lacune’ (hiaat, tekort) op. Het totaal aantal lacunes geeft per hoofdstuk een indicatie van de beveiligingsachterstand, d.w.z. hoeveel maatregelen moeten nog worden ingevoerd om te komen tot een beveiligingsniveau dat zowel wettelijk als beveiligingstechnisch voldoende is.

U ontvangt punten voor de maatregelen en aanbevelingen die in uw gemeente zijn ingevoerd. De procentuele verhouding tussen de behaalde en maximaal te behalen punten geeft per hoofdstuk een indicatie van de gerealiseerde beveiligingsinspanning, d.w.z. de inzet die uw gemeente nu pleegt om de reisdocumenten te beveiligen.

Na het invullen van alle subtotalen op de resultaatpagina ziet u per beveiligingsaspect:

-
de hoeveelheid en de aard van de lacunes in het beveiligingssysteem;
-
hoe uw beveiligingsinspanning zich verhoudt tot een optimaal beveiligingsniveau.

INVULINSTRUCTIE

De vragen zijn verdeeld over zeven hoofdstukken. Elk hoofdstuk bevat een aantal thema's. Onder deze thema's staat soms een samenvatting van het relevante PUN-artikel, een verwijzing naar een bijlage of een korte beveiligingstechnische uitleg. Daarna volgen de vragen die met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord kunnen worden.

-
U omcirkelt de ‘+’ in de kolom ‘ja’ als in uw gemeente de betreffende maatregel of aanbeveling is ingevoerd.
-
U omcirkelt de ‘W’ of ‘A’ in de kolom ‘nee’ als de betreffende maatregel of aanbeveling niet is ingevoerd.

De betekenis van de symbolen is als volgt:
- ‘W’ staat voor wettelijk verplichte maatregel. Een ‘W’ levert een lacune op.
- ‘A’ staat voor aanbeveling. Een ‘A’ levert geen lacune op.

Een voorbeeld van enkele vragen uit de paragraaf over het jaarlijkse onderzoek naar en actualisering van de beveiligingsmaatregelen (paragraaf 2.4):

BEVEILIGINGSBELEID, BEVEILIGINGSPLAN, COMMUNICATIE EN ONDERZOEK

			Ja	Nee
2.4	Onderzoek en Controle
De verplichtingen rondom het jaarlijkse onderzoek naar de beveiliging van de reisdocumenten en de daaruit voortvloeiende aanpassing (actualisering) van het beveiligingsplan zijn beschreven in artikel 93 en artikel 94 van de PUN.
2.4.1	Wordt de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks onderzocht aan de hand van het BeveiligingsNet?	→	+	W
2.4.2	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die ervaring hebben in het uitvoeren van dergelijke beveiligingsonderzoeken?	→	+	A
2.4.3	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die werkzaam zijn buiten de afdeling Burgerzaken? Toelichting: Een onderzoeker moet onderzoeks- en adviesvaardigheden bezitten, kennis hebben van de werkprocessen op Burgerzaken en toch onafhankelijk kunnen optreden. Een ‘interne’ onderzoeker zou iemand kunnen zijn die op een andere afdeling dan Burgerzaken werkt, maar bijvoorbeeld ook een collega van de afdeling Burgerzaken van een andere gemeente.	→	+	A
2.4.4	Worden de bij de evaluatie van de beveiligingsprocedure geconstateerde afwijkingen schriftelijk vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan bewaard?	→	+	W
2.4.5	Wordt minimaal één keer per drie jaar door een externe deskundige een controle uitgevoerd op de wijze waarop het jaarlijkse onderzoek en de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan heeft plaatsgevonden? Toelichting: Het gaat hier om een controle op de kwaliteit van de eigen (interne) onderzoeken.	→	+	W
2.4.6	Wordt een afschrift van de rapportage van de externe controle gezonden aan het agentschap BPR?	→	+	W

-
Omcirkel bij elke vraag óf de plus (+) in de kolom ‘ja’ óf het symbool ‘W’ of ‘A’ in de kolom ‘nee’. Bijvoorbeeld: als uw gemeente jaarlijks een onderzoek doet naar de beveiliging van de reisdocumenten (vraag 2.4.1) omcirkelt u de ‘+’ in de kolom ‘ja’. Als dat niet het geval is, omcirkelt u de ‘W’ in de kolom ‘nee’.
-
Het is mogelijk dat de antwoorden op sommige vragen voor uw gemeente per definitie ‘nee’ zullen luiden, omdat ze voortvloeien uit een eerdere eis waaraan niet is voldaan. Bijvoorbeeld, als u op vraag 2.4.1 ‘nee’ heeft geantwoord (u doet geen onderzoek), dan zullen tevens de maatregelen en aanbevelingen in vraag 2.4.2 t/m 2.4.6 niet zijn uitgevoerd. Omcirkel in dat geval bij die vragen toch het symbool in de kolom ‘nee’. Door consequent alle vragen te beantwoorden, weet u zeker dat u geen vragen per abuis heeft overgeslagen.
-
Indien u sommige vragen niet van toepassing acht op uw situatie, volgt U de instructie bij de betreffende vraag. Bijvoorbeeld, als u in paragraaf 3.6 (functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken) vraag 3.6.1 met ‘ja’ beantwoordt, zijn de vragen 3.6.2 t/m 3.6.6 feitelijk niet van toepassing op uw situatie. Om te voorkomen dat deze vragen in de resultaatbepaling toch lacunes opleveren staat in de instructie bij deze vragen dat u ze met ‘ja’ dient te beantwoorden.
-
Controleer aan het eind van elk hoofdstuk of u alle vragen heeft ingevuld. Tel vervolgens het aantal omcirkelde plusjes (+), ‘W’s en ‘A’s op. Noteer deze aantallen in de daarvoor bestemde hokjes. Bereken de beveiligingsinspanning door het aantal behaalde plusjes te delen door het maximaal aantal te behalen plusjes (dit aantal staat reeds ingevuld).
-
Als u alle hoofdstukken heeft doorgewerkt, neemt u de scores van elk hoofdstuk over in de verzamelstaat ‘Resultaat BeveiligingsNet’. Hiermee krijgt u een totaaloverzicht van de kwaliteit van uw beveiligingssysteem.
-
In het Actieplan kunt u de specifieke tekortkomingen noteren. U legt puntsgewijs vast wat nog moet gebeuren om het beveiligingssysteem in overeenstemming te brengen met de wettelijke vereisten. U kunt noteren welke actie moet worden ondernomen, wie daarvoor verantwoordelijk is en op welk moment e.e.a. gereed moet zijn.

AANDACHTSPUNTEN BIJ DE WAARDERING VAN HET RESULTAAT

Het BeveiligingsNet levert een beeld op van de mate waarin uw beveiligingssysteem voldoet aan de wettelijke verplichtingen en aan actuele beveiligingstechnische inzichten. Het aantal lacunes in uw beveiliging heeft een grote invloed op de hoogte van de risico's die u loopt bij de opslag, verstrekking en uitreiking van reisdocumenten. Het bestaan van dergelijke tekortkomingen kan daarom niet worden gecompenseerd door een relatief hoge score op de beveiligingsinspanning. Zonder goede fundering blijft een huis kwetsbaar, hoe goed en gedetailleerd de rest ook is gebouwd en ingericht.

Het beoordelen van een beveiligingssysteem is een complexe aangelegenheid die veel aandacht vraagt. U kunt bijvoorbeeld bij het gebruik van het BeveiligingsNet bepaalde zaken over het hoofd zien. Ook betekent een goede uitkomst (nul lacunes en een hoge beveiligingsinspanning) niet automatisch dat u geen risico meer loopt. We geven enkele voorbeelden:

-
de aanwezigheid van een beveiligingsfunctionaris (par. 1.5) betekent nog niet dat deze geschikt is voor zijn taak en dat hij zijn functie vervult in overeenstemming met zijn functieomschrijving.
-
goede afspraken omtrent de verificatie van de identiteit van de aanvrager (par. 5.1) betekent nog niet dat deze altijd, door iedereen, en op correcte wijze worden uitgevoerd;
-
etc.

Periodieke observatie van de feitelijke uitvoering van procedures is dus nodig. En zelfs dán valt te verwachten dat de geobserveerde uitvoering wordt beïnvloed door sociaal wenselijk gedrag (bijvoorbeeld iedereen doet vandaag extra zijn best) of door andere specifieke factoren (bijvoorbeeld tijdelijk personeelstekort). Daarom is het raadzaam om regelmatig de naleving van procedures te controleren aan de hand van registraties, tellingen, parafen, etc. Ook periodieke instructiebijeenkomsten dragen bij aan het scherp houden van het veiligheidsbewustzijn van alle medewerkers.

De inventarisatie met het BeveiligingsNet vormt een momentopname. De feitelijke gang van zaken rond de beveiliging kan – bijvoorbeeld een week later – daarvan min of meer afwijken. U wordt daarom geadviseerd niet blind te varen op het verkregen resultaat, maar dit te gebruiken als hulpmiddel bij het doorlopend proces van opbouwen, bewaken en bijstellen van uw beveiligingssysteem en bij het optimaal op elkaar afstemmen van de verschillende elementen van dat systeem.

Wij wensen u veel succes bij het meten en zo nodig optimaliseren van uw beveiliging!

1. TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN

1.1	De burgemeester		Ja	Nee
Rondom de beveiliging van reisdocumenten worden verschillende verantwoordelijkheden onderscheiden. In formele zin is de burgemeester verantwoordelijk en hoewel verschillende delen van het proces zijn gedelegeerd, dient hij betrokken te zijn bij het opstellen en actualiseren van het beveiligingsplan en de controle op de uitvoering. Er wordt geadviseerd het beveiligingsplan jaarlijks door de burgemeester c.q. het gemeentebestuur te laten vaststellen nadat de resultaten van het jaarlijkse onderzoek in het plan zijn verwerkt.
1.1.1	Is het beveiligingsbeleid formeel door het gemeentebestuur vastgesteld?	→	+	A
1.1.2	Is het beveiligingsplan reisdocumenten formeel door het gemeentebestuur vastgesteld?	→	+	A
1.1.3	Wordt het resultaat van de jaarlijkse evaluatie van het beveiligingsplan reisdocumenten (incl. de correcties) gerapporteerd aan het gemeentebestuur?	→	+	A

1.2	De beveiligingsadviescommissie
In een beveiligingsadviescommissie worden beveiligingsaangelegenheden in de gemeente gecoördineerd. De commissie bewaakt het beveiligingsbeleid en adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging (zie ook bijlage 2).
1.2.1	Is in uw gemeente een beveiligingsadviescommissie ingesteld die het beveiligingsbeleid bewaakt en het bestuur adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging?	→	+	A
1.2.2	Heeft de beveiligingsadviescommissie het afgelopen jaar overlegd over de risico's op de afdeling Burgerzaken en de afstemming van de beveiligingsmaatregelen rondom de reisdocumenten met de beveiligingsmaatregelen op andere afdelingen?	→	+	A
1.2.3	Zijn de afdelingen Burgerzaken, Informatiezaken, Facilitaire zaken in de beveiligingsadviescommissie vertegenwoordigd?	→	+	A
1.2.4	Maakt de (in het kader van de PUN aangestelde) beveiligingsfunctionaris deel uit van deze commissie?	→	+	A

1.3	Het hoofd Burgerzaken
Het hoofd Burgerzaken is als lijnmanager verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de maatregelen die in PUN en het BeveiligingsNet worden beschreven.
1.3.1	Is het onderwerp beveiliging opgenomen in de functiebeschrijving van het hoofd Burgerzaken?	→	+	A
1.3.2	Is de problematiek rondom beveiliging het afgelopen jaar door het hoofd Burgerzaken aan de orde gesteld in het managementoverleg?	→	+	A
1.3.3	Blijkt uit notulen, nota's etc. dat het hoofd Burgerzaken het afgelopen jaar actief is geweest op het terrein van de beveiliging rondom de reisdocumenten?	→	+	A

1.4	Het hoofd informatiezaken
Het hoofd Informatiezaken is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de ICT-beveiligingsmaatregelen. Er wordt geadviseerd het hoofd Informatiezaken (of één van de medewerkers namens hem) als adviseur te betrekken bij het opstellen en evalueren van het beveiligingsplan reisdocumenten, omdat beide plannen een nauwe relatie hebben op het vlak van autorisaties, de reisdocumentenmodule en het reisdocumenten aanvraag- en archief station (RAAS).
1.4.1	Is het hoofd Informatiezaken als adviseur betrokken geweest bij het opstellen en/of evalueren van het beveiligingsplan reisdocumenten?	→	+	A
1.4.2	Heeft het hoofd Informatiezaken positief geadviseerd over het deel van het plan dat een relatie heeft met het ICT beveiligingsplan?	→	+	A

1.5	De Beveiligingsfunctionaris
De beveiligingsmaatregelen moeten worden afgestemd op de gemeente. Daarom is in de PUN (art. 93, lid 10 t/m 15) vastgelegd dat de gemeenten een beveiligingsfunctionaris moeten aanstellen, die zorgdraagt voor het beheer van het beveiligingsplan en die toeziet op de naleving van de daarin beschreven procedures en maatregelen. De PUN schrijft functiescheiding voor tussen de beveiligingsfunctionaris en de andere taken en verantwoordelijkheden op de afdeling Burgerzaken om te voorkomen dat het hoofd (of één van de medewerkers) van de afdeling Burgerzaken zichzelf vanuit de functie van beveiligingsfunctionaris moet controleren. In bijlage 5 wordt meer geschreven over functiescheiding. In bijlage 3 is een voorbeeld van een functiebeschrijving voor de beveiligingsfunctionaris is opgenomen (PUN art. 93).
1.5.1	Heeft uw gemeente een beveiligingsfunctionaris aangesteld voor het beheer en toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedures?	→	+	W
1.5.2	Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris beschreven in een functiebeschrijving?	→	+	W
1.5.3	Is de beveiligingsfunctionaris rechtstreeks verantwoording schuldig aan de Burgemeester?	→	+	W
1.5.4	Is de beveiligingsfunctionaris onafhankelijk van de taken en werkprocessen op de afdeling Burgerzaken?	→	+	W
1.5.5	Heeft de beveiligingsfunctionaris voldoende mogelijkheden om zijn taken goed te kunnen vervullen? Toelichting: Het gaat hier om de vrijheid om onafhankelijk te opereren, maar ook om tijd en budget voor onderhoud en aanpassingen van de bouwkundige beveiligingsmaatregelen en voor instructie, opleidingen, externe adviezen, etc.	→	+	W
1.5.6	Wordt van de aanwijzing of de vervanging van de beveiligingsfunctionaris melding gedaan aan het agentschap BPR?	→	+	W

1.6	De autorisatiebevoegde reisdocumenten
De autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) bepaalt welke medewerkers welke handelingen op het RAAS mogen verrichten. Per afgiftepunt moeten er minimaal twee autorisatiebevoegden zijn. Het systeem van sleutels, persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes is het instrument waarmee het autorisatiepatroon vorm krijgt. De PUN schrijft voor dat de autorisatiebevoegde reisdocumenten direct verantwoordelijkheid aflegt aan de burgemeester. De ABR is verantwoordelijk, maar het is aan te bevelen dat hij bij het toekennen van de autorisaties in overleg treedt met de beveiligingsfunctionaris. (PUN art. 79)
1.6.1	Heeft uw gemeente tenminste twee ambtenaren per afgiftepunt aangewezen als autorisatiebevoegde reisdocumenten?	→	+	W
1.6.2	Wordt van de aanwijzing of de vervanging van een autorisatiebevoegde reisdocumenten terstond melding gedaan aan de leverancier en aan het agentschap BPR?	→	+	W
1.6.3	Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde reisdocumenten vastgelegd in een functiebeschrijving?	→	+	A
1.6.4	Is de autorisatiebevoegde reisdocumenten rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester?	→	+	W
1.6.5	Overlegt de autorisatiebevoegde reisdocumenten bij het toekennen van autorisaties met de beveiligingsfunctionaris?	→	+	A

1.7	De medewerkers van de afdeling Burgerzaken
De medewerkers van de afdeling Burgerzaken worden geacht zich te houden aan de beveiligingsmaatregelen.
1.7.1	Zijn de medewerkers van de afdeling Burgerzaken op de hoogte van de bepalingen in de PUN en de maatregelen en aanbevelingen in het BeveiligingsNet?	→	+	A
1.7.2	Zijn de medewerkers van de afdeling Burgerzaken op de hoogte van de inhoud van het beveiligingsplan voorzover het hun taak en functie betreft?	→	+	A
1.7.3	Werken de medewerkers van de afdeling Burgerzaken conform hetgeen voor hun taak en functie in het beveiligingsplan is opgenomen?	→	+	A

RESULTAAT

2. BEVEILIGINGSBELEID, BEVEILIGINGSPLAN, COMMUNICATIE EN ONDERZOEK

2.1	Beveiligingsbeleid		Ja	Nee
Het bestuur ontwikkelt op basis van een risico-inschatting een (lange termijn) visie die vertaald wordt in het beveiligingsbeleid. In dit beleid wordt de samenhang verwoord tussen de veiligheidsrisico's, de visie op beveiliging, de verschillende verantwoordelijkheden binnen de gemeente, de instandhouding van een goede beveiligingsattitude (kennis en houding) en de inrichting van de beveiliging in de verschillende sectoren en afdelingen.
2.1.1	Heeft uw gemeente een op schrift gesteld beveiligingsbeleid?	→	+	A
2.1.2	Wordt daarin beschreven hoe (de uitvoering van) het beveiligingsplan van de afdeling Burgerzaken wordt geëvalueerd en gecontroleerd?	→	+	A

2.2	Beveiligingsplan
Het beveiligingsplan bevat de maatregelen op organisatorisch, bouwkundig en elektrotechnisch gebied waarmee de beveiliging van de reisdocumenten is vormgegeven. In het beveiligingsplan kan worden verwezen naar andere relevante stukken of andere beveiligingsplannen (bijvoorbeeld een ICT-beveiligingsplan of een plan waarin de toegangsbeveiliging van het gemeentehuis is beschreven). De minimale eisen m.b.t. het beveiligingsplan zijn geformuleerd in de PUN. Dit beveiligingsplan dient jaarlijks te worden geëvalueerd en zonodig aangepast (PUN art. 93).
2.2.1	Heeft uw gemeente een op schrift gesteld plan voor de beveiliging van reisdocumenten?	→	+	W
2.2.2	Zijn alle in de PUN 93 lid 1 a t/m d genoemde elementen in dit plan vastgelegd? Toelichting: alle elementen zijn maatregelen inzake: - art. 93 lid 1a: de ontvangst, het transport, de bewaring en het beheer van de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen; - art. 93 lid 1b: de verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris als bedoeld in het tiende lid; - art. 93 lid 1c: de functiescheiding tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten betrokken functionarissen; - art. 93 lid 1d: de beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten, onder meer gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang of gebruik van gegevens die in het systeem of tot het systeem behorende opslagmedia zijn opgenomen.	→	+	W
2.2.3	Bevat het beveiligingsplan een regeling voor functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de verstrekking van de reisdocumenten?	→	+	W
2.2.4	Heeft uw gemeente een op schrift gestelde procedure inzake back-up en herstel, die voldoet aan de voorschriften in het ICT-beveiligingsplan voor de reisdocumentenmodule en het RAAS en is afgestemd op de instructies van de leverancier?	→	+	W
2.2.5	Bevat uw beveiligingsplan een schriftelijke procedure voor de uitgifte van sleutels, key-cards, persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes?	→	+	A

2.3	Interne communicatie
Het verdient aanbeveling om de beveiliging op te nemen als vast agendapunt van het periodieke werkoverleg. De volgende onderwerpen kunnen aan de orde komen (niet limitatief): tekortkomingen in de operationele beveiligingsprocedures; voorstellen voor aanpassingen van operationele beveiligingsprocedures; (succes)ervaringen met publiek dat poogt te frauderen; ongewenste of onveilige situaties in de dagelijkse praktijk; gevaarlijk of ongewenst gedrag van medewerkers (ook buiten Burgerzaken). Het verdient tevens aanbeveling om veiligheidskwesties die spelen op de afdeling Burgerzaken te rapporteren aan de Beveiligingsadviescommissie. En omgekeerd dienen de adviezen van deze commissie te worden teruggekoppeld aan het hoofd en de medewerkers van de afdeling Burgerzaken. Zowel op afdelingsniveau (werkoverleg) als op organisatieniveau (Beveiligingsadviescommissie) is het belangrijk de interne communicatie te voeden met informatie over beveiligingsaangelegenheden bij Burgerzaken in andere gemeenten en deze te relateren aan de eigen situatie. De beveiligingsfunctionaris en/of het hoofd Burgerzaken dienen daartoe een netwerk te onderhouden binnen BPR, VNG, NVvB, etc.
2.3.1	Staat het onderwerp beveiliging op de agenda van het periodieke werkoverleg?	→	+	A
2.3.2	Worden de verslagen van het overleg over beveiligingsonderwerpen ter informatie gezonden aan de beveiligingsfunctionaris?	→	+	A
2.3.3	Worden in het werkoverleg de uitkomsten van de periodieke evaluatie van de beveiligingssituatie besproken?	→	+	A
2.3.4	Zijn er afspraken gemaakt over de communicatie tussen de afdeling Burgerzaken en de Beveiligingsadviescommissie inzake beveiligingsaangelegenheden?	→	+	A
2.3.5	Worden de relevante adviezen van de Beveiligingsadviescommissie teruggekoppeld aan het hoofd en de medewerkers van de afdeling Burgerzaken?	→	+	A

2.4	Onderzoek en Controle
De PUN schrijft een jaarlijkse evaluatie van de beveiligingsmaatregelen voor (art. 94) die moet worden uitgevoerd aan de hand van het BeveiligingsNet. Eén keer per drie jaar moet de gemeente een externe deskundige inschakelen die moet controleren of dit interne onderzoek goed is uitgevoerd. Het is raadzaam om zowel bij het jaarlijkse onderzoek als bij de driejaarlijkse controle niet alleen te kijken of de maatregelen en procedures feitelijk bestaan, maar ook of ze worden nageleefd op de afdeling. (PUN art. 93 en 94)
2.4.1	Wordt de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks onderzocht aan de hand van het BeveiligingsNet?	→	+	W
2.4.2	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die ervaring hebben in het uitvoeren van dergelijke beveiligingsonderzoeken?	→	+	A
2.4.3	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die werkzaam zijn buiten de afdeling Burgerzaken? Toelichting: Een onderzoeker moet onderzoeks- en adviesvaardigheden bezitten, kennis hebben van de werkprocessen op Burgerzaken en toch onafhankelijk kunnen optreden. Een ‘interne’ onderzoeker zou iemand kunnen zijn die op een andere afdeling dan Burgerzaken werkt, maar bijvoorbeeld ook een collega van de afdeling Burgerzaken van een andere gemeente.	→	+	A
2.4.4	Worden de bij de evaluatie van de beveiligingsprocedure geconstateerde afwijkingen schriftelijk vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan bewaard?	→	+	W
2.4.5	Wordt minimaal één keer per drie jaar door een externe deskundige een controle uitgevoerd op de wijze waarop het jaarlijkse onderzoek en de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan heeft plaatsgevonden? Toelichting: Het gaat hier om een controle op de kwaliteit van de eigen (interne) onderzoeken.	→	+	W
2.4.6	Wordt een afschrift van de rapportage van de externe controle gezonden aan het agentschap BPR?	→	+	W

RESULTAAT

3. ORGANISATORISCHE MAATREGELEN EN AUTORISATIES

3.1	Antecedentenonderzoek en indiensttreding		Ja	Nee
Om betrouwbaarheid van personeel te garanderen, is het van belang om zeer zorgvuldige procedures in acht te nemen bij het aannemen van nieuwe medewerkers.
3.1.1	Worden bij vacaturevervulling binnen de afdeling Burgerzaken alle volgende controles uitgevoerd: informeren bij opgegeven referenties, onderzoeken van gaten in het curriculum vitae, controleren van diploma's en getuigschriften op echtheid en het opvragen van een ‘verklaring omtrent het gedrag’?	→	+	A
3.1.2	Beschikt de afdeling Burgerzaken over een standaardintroductieprogramma voor nieuwe of tijdelijke medewerkers?	→	+	A
3.1.3	Wordt gebruik gemaakt van een lijst waarop kan worden aangekruist welke voor de beveiliging relevante (vertrouwelijke) informatie aan de nieuwe medewerker is verstrekt?	→	+	A

3.2	Instructie en beveiligingsbewustzijn
Regelmatige instructie is belangrijk om de betrokken ambtenaren te informeren over risico's en risicobeperkende afspraken en maatregelen (PUN art. 93, lid 7). Ook nieuwe of tijdelijke medewerkers moeten over het onderwerp beveiliging worden geïnformeerd. Voor de instandhouding van een professionele beveiligingsgerichte houding bij de medewerkers is het van belang dat de gemeente duidelijk maakt dat het overtreden of negeren van (beveiligings)afspraken kan leiden tot sancties. (PUN art. 93)
3.2.1	Worden de medewerkers van Burgerzaken tenminste één maal per jaar geïnstrueerd met betrekking tot de met de verstrekking van reisdocumenten samenhangende risico's en risicobeperkende maatregelen?	→	+	W
3.2.2	Is er binnen de gemeente sanctiebeleid ontwikkeld m.b.t. het overtreden van beveiligingsmaatregelen?	→	+	A
3.2.3	Zijn de medewerkers ervan op de hoogte dat het overtreden van beveiligingsmaatregelen consequenties kan hebben?	→	+	A
3.2.4	Zijn de onderwerpen beveiligingsattitude en professionele integriteit vaste onderdelen van de jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken?	→	+	A

3.3	Autorisaties binnen de ICT voorzieningen
Autorisaties in het RAAS mogen slechts worden verstrekt aan bevoegde medewerkers van de afdeling Burgerzaken. De autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) beheert de autorisaties, d.w.z. dat hij: - de autorisaties uitreikt; - de autorisaties en eventuele wijzigingen daarin aanmeldt bij de producent; - registreert aan wie welke autorisatie is verstrekt; - toezicht houdt op het zorgvuldig gebruik van de autorisaties. (PUN art. 80)
3.3.1	Is de ABR de enige die autorisaties voor het RAAS verstrekt? Toelichting: De ABR vraagt de autorisaties aan, geeft ze uit en beheert ze. Het verdient aanbeveling dat de ABR bij de beslissing wie te autoriseren, overlegt met de beveiligingsfunctionaris.	→	+	W
3.3.2	Heeft uw gemeente een procedure voor het aanwijzen of het vervangen van de ABR en zijn plaatsvervanger?	→	+	A
3.3.3	Heeft uw gemeente de persoonsgebonden identificatiekaarten en bijbehorende PIN-codes opgenomen in een procedure vergelijkbaar met een sleutelprocedure? Toelichting: In bijlage 7 is een aantal aandachtspunten opgenomen voor het schrijven van een sleutel/codeprocedure.	→	+	A
3.3.4	Bestaat er in uw gemeente een instructie die ambtenaren verbiedt persoonsgebonden identificatiekaarten uit te lenen c.q. PIN-codes aan anderen (ook collega's) bekend te maken? Toelichting: In art. 80 lid 4 staat dat de identificatiekaarten op naam worden uitgegeven. De bedoeling van de PUN is uiteraard dat kaarten ook slechts door de houder worden gebruikt. Een instructie die dit benadrukt kan als basis dienen om medewerkers op deze verantwoordelijkheid te wijzen.	→	+	W

3.4	Bevoegdheid tot het in ontvangst nemen van reisdocumenten en bijschrijvingstickers
De medewerkers die de gepersonaliseerde documenten in ontvangst nemen dienen te zijn aangemeld bij de distributeur. Deze aanmelding maakt feitelijk deel uit van het autorisatieschema. (PUN art. 81)
3.4.1	Zijn per afgiftepunt tenminste drie ambtenaren geautoriseerd tot het in ontvangst nemen van de levering gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers?	→	+	W
3.4.2	Bewaart de gemeente een kopie van de gewaarmerkte postmachtigingen, waarmee de ontvangstgemachtigden zijn aangemeld bij het bestelkantoor van de PTT? Toelichting: De postmachtiging dient te worden gewaarmerkt met een dienststempel en een handtekening door of namens de burgemeester.	→	+	W

3.5	Bevoegdheid tot verstrekken van documenten
In de PUN is vastgelegd dat het in behandeling nemen van de aanvraag en de uitreiking van gepersonaliseerde reisdocumenten slechts mag geschieden door gemeenteambtenaren die daartoe door of namens de burgemeester zijn aangewezen (PUN art. 78). Op locaties die niet onder gemeentelijk beheer staan, mogen deze handelingen slechts worden verricht door bezoldigde ambtenaren. Het belang van deze maatregel is, dat van niet bezoldigde ambtenaren de betrouwbaarheid niet voldoende gegarandeerd is. De inzet van niet bezoldigde ambtenaren (bijvoorbeeld vakantiekrachten en uitzendkrachten) is mogelijk, maar wel moet uiterste zorgvuldigheid worden betracht. Op niet tot de gemeente behorende afgiftepunten is de inzet van niet bezoldigde ambtenaren niet toegestaan. In paragraaf 3.1 van dit BeveiligingsNet staan aanbevelingen voor het antecedentenonderzoek voor personeel op de afdeling Burgerzaken. (PUN art. 78 en 82)
3.5.1	Zijn alle ambtenaren die aanvragen voor reisdocumenten in behandeling nemen en/of reisdocumenten uitreiken daartoe aangewezen door de burgemeester of een door hem daartoe aangewezen ambtenaar?	→	+	W
3.5.2	Worden op afgiftepunten die niet onder het beheer van de gemeente vallen de handelingen m.b.t. het aanvragen en uitreiken van reisdocumenten slechts verricht door bezoldigde ambtenaren van de gemeente? Indien uw gemeente geen gebruik maakt van dergelijke locaties, beantwoord dan deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.5.3	Heeft uw gemeente een registratie van bevoegdheden van alle ambtenaren die aanvragen voor reisdocumenten in behandeling nemen en/of reisdocumenten uitreiken? Toelichting: Deze registratie dient in overeenstemming te zijn met de functionele beschrijvingen m.b.t. het aanvraagsysteem reisdocumenten en met de bepalingen m.b.t. functiescheiding.	→	+	W
3.5.4	Bestaat er een actuele administratie van de parafen van de personen die tot parafering van aanvraagformulieren bevoegd zijn? Toelichting: Deze parafenregistratie moet in ieder geval net zo lang bewaard worden als de administratie van de aanvraagformulieren waarin de parafen zijn geplaatst.	→	+	W

3.6	Functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken
De PUN schrijft functiescheiding voor tussen de bij de verstrekking en uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen (PUN art. 93 lid 1c). Slechts indien dit door een te geringe personele capaciteit onmogelijk is, kan tijdelijk van dit voorschrift worden afgeweken. In die gevallen moet worden vastgelegd wat daarvan de reden is, wanneer het heeft plaatsgevonden en wie de handelingen hebben verricht. Tevens moeten de aanvraagformulieren en afschriften van de gegevens over de aldus verstrekte documenten worden bewaard en moet na afloop van de periode een daartoe aangewezen ambtenaar, die niet betrokken was bij de verstrekking, het proces controleren. Tijdens de jaarlijkse controle dient te worden nagegaan of deze bijzondere procedure naar behoren wordt toegepast.(PUN art. 93)
3.6.1	Is er in uw gemeente te allen tijde functiescheiding tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ beantwoordt, dan vloeit hier automatisch uit voort dat u ook de vragen 3.6.2 t/m 3.6.6 met ‘ja’ beantwoordt.	→	+	W
3.6.2	Is, op momenten waarop er geen functiescheiding is tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen, de reden daarvan gelegen in een te geringe personele capaciteit? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.3	Wordt er, in situaties waarin geen functiescheiding is tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen, schriftelijk vastgelegd wat daarvan de reden is, gedurende welke periode niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan en wie de ambtenaren zijn die in deze periode belast zijn met de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.4	Worden de aanvraagformulieren bewaard en afschriften gemaakt van de gegevens van de documenten die zijn verstrekt in de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.5	Wordt na afloop van de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan, gecontroleerd of de in art. 93 lid 4 en 5 bedoelde verslagen en gegevens aanwezig zijn en of de verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.6	Wordt deze controle uitgevoerd door een ambtenaar die in de desbetreffende periode niet betrokken is geweest bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W

3.7	Functiescheiding tussen aanvraag en verstrekking
Naast de functiescheiding tussen de bij de verstrekking en uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen stelt de PUN dat zoveel mogelijk tevens functiescheiding dient te bestaan tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing om het document aan deze aanvrager te verstrekken. (PUN art. 93)
3.7.1	Is er in uw gemeente functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing tot verstrekking van de reisdocumenten?	→	+	W

3.8	Opvang en ondersteuning
Medewerkers in ‘risicofuncties’ moeten weten dat zij ondersteuning kunnen krijgen van een vertrouwenspersoon of van een externe hulpverlener. Bijvoorbeeld als ze ‘last’ ervaren van publiek, met geweld zijn bedreigd, gevraagd zijn om mee te werken aan een strafbaar feit, of als ze het gevoel hebben dat ze in een positie worden gemanoeuvreerd waarin anderen hun kennis of hun bevoegdheden kunnen misbruiken. Het verdient aanbeveling om hiervoor beleid te ontwikkelen en afspraken te maken voor de opvang van medewerkers. Dit beleid maakt onderdeel uit van het beveiligingsplan.
3.8.1	Bestaan er op de afdeling Burgerzaken of bij uw gemeente afspraken m.b.t. de opvang en ondersteuning van slachtoffers van agressief publiek of van pogingen tot beïnvloeding door kwaadwillenden?	→	+	A
3.8.2	Bestaan er afspraken dat bij openlijke incidenten (collega's en leidinggevenden weten ervan) de hulpverlener ongevraagd contact zoekt met betrokkenen?	→	+	A
3.8.3	Kan een medewerker een vertrouwenspersoon raadplegen voor melding van ‘ongewenste beïnvloeding door derden’ zonder dat collega's of leidinggevenden hier weet van hebben?	→	+	A

3.9	Inschakelen van c.q ondersteuning door politie
Het verdient aanbeveling schriftelijke afspraken te maken met de politie over hoe er gereageerd zal worden in geval van een vraag om ondersteuning vanaf de afdeling Burgerzaken. Daarin kan worden vastgelegd binnen welke tijd de politie kan of zal arriveren, welke acties door de politie worden ondernomen, wat de politie verwacht van de medewerkers van de afdeling Burgerzaken en welke mogelijkheden worden benut om te communiceren tussen de politie en medewerkers binnen het gebouw. Bij (pogingen tot) fraude door publiek is het van belang dat de aanvrager kan worden gehoord door de politie en dat het Openbaar Ministerie onderzoek kan instellen. Dit vraagt om afspraken tussen gemeente, politie en Openbaar Ministerie over prioriteitstelling en over de wijze waarop op pogingen tot fraude zal worden gereageerd. In dit deel van het BeveiligingsNet wordt ingegaan op de organisatorische kanten van de alarmopvolging. In het hoofdstuk over bouwkundige en electrotechnische voorzieningen wordt ingegaan op de alarmopvolging na inbraakmeldingen of via een alarmknop.
3.9.1	Zijn er afspraken vastgelegd over ondersteuning door de politie bij agressieve incidenten op de afdeling Burgerzaken?	→	+	A
3.9.2	Zijn er afspraken met de politie en/of het Openbaar Ministerie hoe te handelen als een aanvrager verdacht wordt van (een poging tot) fraude?	→	+	A
3.9.3	Zijn de afspraken over hoe te handelen in geval van (een poging tot) fraude vastgesteld door het bevoegd gezag?	→	+	A
3.9.4	Zijn de afspraken over hoe te handelen in geval van (een poging tot) fraude vastgesteld in het driehoeksoverleg tussen de korpsbeheerder, de korpschef en de hoofdofficier van Justitie?	→	+	A
3.9.5	Zijn alle medewerkers die met agressieve incidenten of (het vermoeden van) fraude te maken kunnen krijgen op de hoogte gesteld van de afgesproken werkwijze? Toelichting: Hier wordt niet alleen gedoeld op medewerkers van de afdeling Burgerzaken, maar ook van aanliggende afdelingen en de receptiebalie.	→	+	A
3.9.6	Wordt regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) getoetst of deze afspraken nog bekend zijn bij alle betrokkenen?	→	+	A
3.9.7	Wordt de alarmopvolging periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) besproken met de betrokken partijen en/of getest?	→	+	A

3.10	Veiligheid op decentrale afgiftepunten
Op alle afgiftepunten (wijkservicecentra, hulpsecretarieën, etc.) dienen de medewerkers van de afdeling Burgerzaken te allen tijde, dus ook buiten reguliere kantoortijden (avond- of weekendopenstelling) veilig te kunnen werken. Lokaal moeten risico's worden ingeschat (diefstal van documenten of geld, maar ook agressie van publiek en de persoonlijke veiligheid van medewerkers op weg van en naar het werk etc.) en moeten afspraken worden gemaakt om die risico's af te dekken.
3.10.1	Zijn op alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken mogelijkheden aanwezig om interne of externe hulp in te roepen?	→	+	A
3.10.2	Zijn alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken voorzien van vluchtroutes waarlangs het personeel in geval van onraad de afdeling kan verlaten?	→	+	A
3.10.3	Is de bezetting van alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken afgestemd op een inschatting van lokale risico's in de buurt?	→	+	A
3.10.4	Is bij het bepalen van de openingstijden van de afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken rekening gehouden met een inschatting van lokale risico's in de buurt? weekendopenstelling, voldoende beveiligd naar de mening van de medewerkers?	→	+	A
3.10.6	Kan op alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken altijd, dus ook tijdens de avond- of weekendopenstelling, in noodgevallen ondersteuning worden ingeroepen?	→	+	A

RESULTAAT

4. BOUWKUNDIGE EN ELEKTROTECHNISCHE VOORZIENINGEN

4.1	Inbraakwerende voorzieningen op de afdeling		Ja	Nee
De technische beveiliging rondom de opslag van reisdocumenten, materialen en apparatuur is gebaseerd op het principe van ‘compartimentering’. Bouwkundige en elektrotechnische middelen moeten inbraak in een vroeg stadium signaleren en vertragen. Omdat de voor de aanvraag, verstrekking en uitgifte van reisdocumenten benodigde apparatuur (en soms de materialen) op de afdeling achterblijven, moet de afdeling tegen inbraak en diefstal worden beveiligd. Voor adviezen aangaande inbraakwerende voorzieningen kan een gecertificeerd NCP beveiligingsbedrijf worden ingeschakeld. De Stichting Kwaliteitsborging Preventie, onderdeel van het Nationaal Centrum voor Preventie (NCP), publiceert een actuele lijst van gecertificeerde NCP beveiligingsbedrijven op www.ncpreventie.nl. Het verdient aanbeveling om de afdeling Burgerzaken te laten certificeren door één van deze NCP Beveiligingsbedrijven.
4.1.1	Heeft de gemeente een NCP beveiligingscertificaat voor de bouwkundige en elektrotechnische voorzieningen op de afdeling Burgerzaken?	→	+	A
4.1.2	Zijn alle relevante deuren van de afdeling Burgerzaken braakwerend en afsluitbaar?	→	+	A
4.1.3	Is de afdeling Burgerzaken voorzien van inbraakwerende beglazing en/of zijn alle gevelopeningen afgeschermd? Toelichting: Het gaat hier om de ramen op de begane grond en de eerste verdieping en op plaatsen die via aangrenzende daken en goten etc. benaderbaar zijn.	→	+	A

4.2	Inbraakvertragende en brandwerende voorzieningen
Buiten werktijden moeten de gepersonaliseerde reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen (dus ook stempels en formulieren) worden opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening (zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis) met een indicatie waardeberging van fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00). Deze indicatie waardeberging moet gezien worden in het licht van de overige beveiligingsmaatregelen (braakwerendheid en afsluitbaarheid van de afdeling, het inbraakdetectiesysteem en de alarmopvolging), waardoor het gerealiseerde beveiligingsniveau veel hoger is dan de genoemde indicatie van fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00). Tijdens werktijden moeten de documenten, materialen en apparatuur onder voortdurend toezicht staan, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats.(PUN art. 91)
4.2.1	Worden in uw gemeente, buiten werktijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening met een indicatie waardeberging van minimaal fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00)? Toelichting: De situatie na de introductie van de nieuwe generatie reisdocumenten nodigt uit tot het gebruik van verplaatsbare opslagvoorzieningen (waarin de gepersonaliseerde documenten op nummer of op alfabet worden opgeslagen). Voorzieningen die niet zijn verankerd hebben geen beveiligingswaarde en mogen dus niet worden gebruikt om documenten, materialen etc. buiten werktijden in op te slaan. Ook niet als ze in een gedetecteerde (kluis)ruimte zijn geplaatst.	→	+	W
4.2.2	Bevindt deze voorziening zich in een afgesloten beveiligde ruimte?	→	+	W
4.2.3	Bevinden in uw gemeente, gedurende openingstijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen zich onder voortdurend toezicht?	→	+	W
4.2.4	Bevinden in uw gemeente, gedurende openingstijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen zich op een afsluitbare plek die voor onbevoegden onbereikbaar is? Toelichting: Als de afdeling als geheel afgesloten is, wordt dit beschouwd als voor onbevoegden onbereikbaar.	→	+	W
4.2.5	Is het RAAS zodanig opgesteld dat het intoetsen van PIN-codes en het verzenden van gegevens naar de producent onzichtbaar is voor onbevoegden? Toelichting: De persoonsgebonden PIN-codes dienen zorgvuldig te worden beveiligd. Het intoetsen van codes kan makkelijk van afstand (vanuit de hal, maar ook van buiten het gemeentehuis) worden geobserveerd.	→	+	A

4.3	Inbraaksignalerende voorzieningen
Vroegtijdige signalering van inbraakpogingen is essentieel in het beveiligingsconcept. Op de afdeling Burgerzaken zijn veel goederen en gegevens van waarde aanwezig. De plaats waar de voorraad reisdocumenten, de materialen, programmatuur, opslagmedia en het RAAS zijn opgeslagen, moet voorzien zijn van een elektronisch inbraakalarmeringssysteem dat voorziet in een zogenoemde gecontroleerde vaste-lijn-verbinding met een door de rijksoverheid toegelaten alarmcentrale. (PUN art. 91)
4.3.1	Zijn in uw gemeente, buiten werktijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen beveiligd middels een elektronisch inbraakalarm dat een gecontroleerde lijnverbinding heeft naar een alarmcentrale? Toelichting: Op de transmissieleiding tussen de opslagplaats en de alarmcentrale moet voortdurend dataverkeer mogelijk zijn. Daarom moet deze lijn worden beschermd tegen storingen of sabotage. De functionele eisen zijn opgenomen in NEN EN 50136-1-1. De opslag van reisdocumenten valt daarmee in het AL1 traject (van de NCP classificatie), dat een praktisch continue bewaakte transmissieweg omvat. AL1 wordt uitgewerkt in de eisen m.b.t. controleperiodes, de maximale transmissietijd, meldingstijd, testtijd, beschikbaarheid etc.	→	+	W
4.3.2	Is het detectiesysteem in uw gemeente geïnstalleerd en/of gecontroleerd door een erkend beveiligingsbedrijf? Toelichting: Erkende bedrijven kunnen helpen om ter plekke specifieke oplossingen te bedenken. Om materialen en apparatuur etc. die buiten werktijden op de afdeling achterblijven te beveiligen, is het bijvoorbeeld vaak aan te raden de productieruimte en de afdeling Burgerzaken m.b.v. bewegingsmelders tot een logische groep in het beveiligingssysteem te groeperen die separaat in- en uitgeschakeld kan worden.	→	+	A
4.3.3	Is op de afdeling Burgerzaken een beveiligde sleutelkast aanwezig? Toelichting: Een sleutelkast kan extra worden beveiligd door deze in de gedetecteerde ruimte te plaatsen of met eigen middelen te beveiligen (bijvoorbeeld d.m.v. een magneet- of trilcontact waarmee manipulatie kan worden gedetecteerd).	→	+	A

4.4	Afspraken met de alarmcentrale
Een alarmsysteem moet voortdurend in optimale staat verkeren. Juist bij storingen is de afdeling zeer kwetsbaar. Wanneer snelle en adequate service niet gegarandeerd is, kunnen kwaadwillenden hiervan gebruik maken. De gemeente heeft voor wat het technische aspect betreft te maken met twee partijen: de alarmcentrale, die moet zorgen voor de alarmafhandeling en waarschuwt bij storingen, en de installateur van de alarminstallatie, die verantwoordelijk is voor het onderhoud en het oplossen van technische storingen.
4.4.1	Is contractueel vastgelegd dat de alarmcentrale 24 uur per dag service levert?	→	+	A
4.4.2	Is contractueel vastgelegd dat de alarmcentrale storingen binnen 4 uur onderzoekt en zo snel mogelijk verhelpt?	→	+	A
4.4.3	Wordt het alarmsysteem periodiek (minstens 1 × per jaar) getest?	→	+	A
4.4.4	Is gedurende uitval, storing of onderhoud van het alarmsysteem manbewaking in het gemeentehuis gegarandeerd?	→	+	A

4.5	Alarmopvolging
Bij een melding van de alarminstallatie moet bekend zijn wie wat moet doen en wie moet worden gewaarschuwd.
4.5.1	Is er in uw gemeente een alarmopvolgingsprocedure die in werking treedt als het inbraaksignaleringssysteem een alarm genereert?	→	+	A
4.5.2	Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen welke ambtenaren binnen de gemeente gewaarschuwd moeten worden?	→	+	A
4.5.3	Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen wie er in het gebouw op onderzoek uitgaat?	→	+	A
4.5.4	Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen wanneer de politie wordt ingeschakeld?	→	+	A

4.6	Interne alarmknoppen
Als de veiligheid van het personeel en/of het publiek in gevaar is – bijvoorbeeld in geval van agressie of bedreiging door publiek – kan via een interne alarmmelding (bijvoorbeeld aan de receptie of interne dienst) snel hulp worden ingeroepen. Indien nodig kan via 1-1-2 hulp van politie worden ingeroepen.
4.6.1	Zijn op de afdeling Burgerzaken (aan de balie en in de backoffice) alarmknoppen aangebracht waarmee interne hulp kan worden ingeroepen?	→	+	A

RESULTAAT

5. ICT BEVEILIGING

5.1	ICT-voorzieningen		Ja	Nee
Het RAAS is zo beveiligd dat ongeautoriseerde toegang niet mogelijk is. Er mogen geen wijzigingen aan het systeem aangebracht worden anders dan door de producent is aangegeven. De ICT-voorzieningen mogen niet via het gemeentelijk netwerk benaderbaar zijn.
5.1.1	Is de netwerkomgeving waarop het RAAS aansluit op hetzelfde niveau beveiligd als dat van de GBA?	→	+	A
5.1.2	Is de beveiliging van het netwerk en de datacommunicatie tussen het RAAS en de reisdocumentenmodule op hetzelfde niveau als voor het GBA berichtenverkeer?	→	+	A
5.1.3	Worden de systeemmeldingen op het RAAS dagelijks bekeken en afgehandeld?	→	+	A
5.1.4	Zijn er procedures om onregelmatigheden op het RAAS af te handelen?	→	+	A
5.1.5	Is in deze procedures opgenomen dat de ABR betrokken is bij de afhandeling van onregelmatigheden?	→	+	A

5.2	Back-up systeem voor het RAAS
Opgeslagen informatie moet worden beschermd tegen storingen van het systeem, brand, etc. Als er iets met het systeem gebeurt, kan na een herstart teruggekeerd worden naar de actuele situatie. (PUN art. 92)
5.2.1	Wordt dagelijks een back-up gemaakt van de in de reisdocumentenmodule en de in het reisdocumentenstation opgeslagen gegevens?	→	+	W
5.2.2	Worden voor dagelijkse back-ups ‘om en om’ drie tapes of meer gebruikt, waarvan er altijd één op het afgiftepunt wordt bewaard in de braakwerende kast met een indicatie waardeberging van minimaal fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 · 1.000,00)?	→	+	W

RESULTAAT

6. IDENTITEITSVERIFICATIE

6.1	Verificatie van de identiteit van de aanvrager		Ja	Nee
Het aanvragen van een reisdocument is een fraudegevoelig moment, met name op het terrein van de identiteitsverificatie. Een onrechtmatige verstrekking heeft grote gevolgen, omdat documenten op een valse naam c.q. valse identiteit moeilijk kunnen worden opgespoord. Iedere aanvraag van een reisdocument is uniek en mag niet verworden tot een routinehandeling. De juridische verstrekking dient zo mogelijk te worden verricht door een andere ambtenaar dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (functiescheiding, PUN Art. 93 lid 2). Door bij het in behandeling nemen van de aanvraag een kopie van het oude document te maken, kan de ambtenaar in de backoffice nog een aanvullende check uitvoeren op de identiteitsverificatie. Bij de identiteitsverificatie in de frontoffice worden de volgende elementen gecontroleerd: a) de echtheidskenmerken in het oude document; b) de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document (vergelijking van de informatie in de GBA); c) de vergelijking van de foto op het oude document met de nieuwe foto (foto-foto); d) d) de vergelijking van de foto's met de persoon van de aanvrager (foto-persoon); e) e) vergelijking van de handtekening op het oude document en het aanvraagformulier. (PUN art. 22 en 38)
6.1.1	Worden bij de identiteitsverificatie de echtheidskenmerken in het oude document gecontroleerd?	→	+	W
6.1.2	Worden bij de identiteitsverificatie de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document vergeleken met de informatie in de GBA?	→	+	W
6.1.3	Wordt bij de identiteitsverificatie een foto-foto en een foto-persoon vergelijking uitgevoerd? Toelichting: De eisen waaraan de nieuwe foto moet voldoen, zijn beschreven in PUN art. 28. In bijlage 9 zijn tips voor foto-foto en foto-persoon vergelijking opgenomen.	→	+	W
6.1.4	Wordt bij de identiteitsverificatie de handtekening van de aanvrager in het oude document vergeleken met die op het aanvraagformulier?	→	+	W
6.1.5	Worden, in geval er twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, nadere identificerende vragen gesteld? Toelichting: Zie bijlage 8a en 8b voor meer informatie over identificerende vragen.	→	+	W
6.1.6	Wordt, zolang onvoldoende zekerheid omtrent de identiteit van de aanvrager kan worden verkregen, de aanvraag niet in behandeling genomen?	→	+	W
6.1.7	Wordt een kopie gemaakt van het oude document dat wordt opgeslagen in het aanvraagdossier? Toelichting: In gevallen waarin functiescheiding bestaat tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de verstrekking kan de verstrekkende ambtenaar een aanvullende check op de identiteitsverificatie verrichten aan de hand van de kopie van het oude document in het aanvraagdossier.	→	+	A

6.2	Vermissing bij de aanvraag
Indien de aanvrager geen oud document kan overleggen, dient hij een door de Nederlandse politie opgemaakt proces-verbaal te overleggen en een verklaring van vermissing te ondertekenen. (PUN art. 27 en 61)
6.2.1	Wordt, indien het oude document is vermist of op andere gronden dan ingevolge de wet is ingenomen, dit gegeven, alsmede het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt, in de aanvraag vermeld?	→	+	W
6.2.2	Wordt, in geval van vermissing of inname van het oude document, de aanvrager gevraagd een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing af te leggen c.q. een schriftelijke verklaring omtrent de inname over te leggen ten overstaan van de ambtenaar die de aanvraag in ontvangst neemt?	→	+	W
6.2.3	Wordt een gewaarmerkte kopie van het proces-verbaal van de vermissing opgemaakt door de Nederlandse politie dan wel een door de betreffende autoriteit afgegeven schriftelijke verklaring van inname, als integraal onderdeel toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of inname?	→	+	W
6.2.4	Wordt de datum waarop de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing wordt afgelegd dan wel de schriftelijke verklaring omtrent de inname wordt overgelegd, alsmede het nummer van het proces-verbaal van de politie vastgelegd op het aanvraagformulier?	→	+	W
6.2.5	Wordt de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de toegevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname bewaard in de reisdocumentenadministratie?	→	+	W
6.2.6	Wordt van de vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?	→	+	W

6.3	Identiteitsverificatie op basis van het oude aanvraagformulier
Als de aanvrager geen oud document kan inleveren, als er twijfel is over de gegevens in het getoonde reisdocument of als er onvoldoende zekerheid over de identiteit van de aanvrager bestaat, moeten de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens behorende bij het ‘oude’ document (niet zijnde een nooddocument) worden geraadpleegd. Als deze gegevens zich elders bevinden, dienen ze te worden opgevraagd en moet in de aanvraag worden vermeld bij welke autoriteit de gegevens zijn opgevraagd (PUN art. 22, lid 2 en 3). Slechts als de identiteit van de aanvrager met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een ander op grond van artikel 30 van de paspoortwet aan de aanvrager uitgereikt geldig reisdocument kan bij vermissing van een eerder uitgereikt reisdocument het raadplegen van de gegevens uit de reisdocumentenadministratie achterwege blijven (PUN art. 22 en 102).
6.3.1	Worden – indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, de in het overgelegde reisdocument vermelde gegevens afwijken van de gegevens die over de aanvrager in de basisadministratie zijn opgenomen dan wel anderszins onvoldoende zekerheid bestaat over de identiteit van de aanvrager – de in de reisdocumenten-administratie opgenomen gegevens behorende bij het eerder aan betrokkene uitgereikte document (niet zijnde een nooddocument) geraadpleegd? Toelichting: Indien de ‘oude’ aanvraaggegevens nog niet digitaal zijn opgeslagen (vanaf 1 oktober 2001) dient het originele oude aanvraagformulier te worden opgevraagd.	→	+	W
6.3.2	Wordt, bij het vaststellen van de identiteit op basis van de gegevens in het originele aanvraagformulier dat is opgevraagd bij een andere autoriteit, in de aanvraag vermeld van welke autoriteit de gegevens zijn ontvangen?	→	+	W
6.3.3	Wordt, na de identiteitsverificatie, het originele aanvraagformulier bewaard als onderdeel van de reisdocumentenadministratie, behorende bij het uitgereikte nieuwe reisdocument? Toelichting: Deze verplichting geldt alleen in situaties waarin de ‘oude’ aanvraaggegevens nog niet digitaal zijn opgeslagen, dus vóór 1 oktober 2001. Voor aanvraagformulieren van na die datum wordt gewerkt met een digitale kopie van het aanvraagformulier.	→	+	W
6.3.4	Wordt, alvorens een origineel oud aanvraagformulier wordt verstrekt aan een gemeente die daarom ingevolge de PUN artikel 22 lid 3 vraagt, van het betreffende aanvraagformulier een kopie gemaakt die wordt bewaard in het reisdocumentenarchief?	→	+	W

6.4	Identiteitsverificatie bij een eerste aanvraag of bijschrijving
De eerste aanvraag van een reisdocument is een kwetsbaar moment. De identiteitsverificatie moet geschieden op basis van andere informatie dan die uit een door de Nederlandse overheid verstrekt reisdocument c.q. een origineel aanvraagformulier. (PUN art. 22)
6.4.1	Wordt een aanvrager aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, gevraagd andere identiteitsdocumenten voorzien van zijn foto en handtekening over te leggen?	→	+	W
6.4.2	Wordt naar de identiteit van een aanvrager, aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, die geen andere identiteitsdocumenten voorzien van zijn foto en handtekening overlegt of over wiens identiteit desondanks twijfel blijft bestaan, een gericht onderzoek ingesteld? Toelichting: Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit en eventuele andere bewijsstukken.	→	+	W

6.5	Identificerende vragen
Een ondersteunend element van de identiteitsverificatie is het stellen van identificerende vragen. Bij een reguliere aanvraag worden vaak vragen gesteld om te checken of de informatie in de GBA nog actueel is (bijvoorbeeld “woont u nog op …”.) Dit type vragen is onvoldoende om de identiteit vast te stellen. Het stellen van vragen moet dus zorgvuldig gebeuren. (Zie bijlage 8a en 8b voor meer informatie over identificerende vragen.)
6.5.1	Bevat het beveiligingsplan een op schrift vastgelegde procedure waarin is vastgelegd hoe te werk te gaan als identificerende vragen worden gesteld?	→	+	A
6.5.2	Wordt bij het stellen van identificerende vragen gebruik gemaakt van een gestructureerde vragenlijst?	→	+	A
6.5.3	Bestaat er een norm over het minimale aantal antwoorden dat de aanvrager tenminste juist moet beantwoorden?	→	+	A
6.5.4	Wordt op een formulier vastgelegd welke identificerende vragen zijn gesteld en hoe de aanvrager heeft geantwoord?	→	+	A
6.5.5	Wordt het formulier met antwoorden op identificerende vragen opgeslagen in de reisdocumentenadministratie?	→	+	A

6.6	Verschijning van de aanvrager in persoon
Bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager speelt de controle van de foto en de handtekening van de aanvrager een grote rol. Daarom dient de aanvrager in persoon te verschijnen en het aanvraagformulier aan de balie te ondertekenen. Slechts indien de aanvrager daartoe door leeftijd of handicap niet in staat is, kan hiervan worden afgeweken. In dat geval dient dit met vermelding van reden in de aanvraag te worden vermeld (PUN art. 29 en 30). Geadviseerd wordt het laten ondertekenen van het aanvraagformulier op een andere plek dan in het gemeentehuis te laten verrichten door een daartoe geautoriseerde bezoldigde ambtenaar. (PUN art. 29 en 30)
6.6.1	Wordt slechts, indien de aanvrager door leeftijd of handicap niet in staat is bij de aanvraag in persoon te verschijnen, van de mogelijkheid gebruik gemaakt zijn handtekening op een andere plek dan in het gemeentehuis op het aanvraagformulier te plaatsen?	→	+	W
6.6.2	Wordt, indien de aanvrager door leeftijd of handicap niet in staat is bij de aanvraag in persoon te verschijnen en het aanvraagformulier te ondertekenen, hiervan altijd met vermelding van redenen in het aanvraagformulier melding gemaakt?	→	+	W
6.6.3	Wordt, indien de aanvrager het aanvraagformulier op een andere plek dan in het gemeentehuis moet ondertekenen, de identiteitsverificatie gedaan door een daartoe geautoriseerde bezoldigde ambtenaar?	→	+	A
6.6.4	Bezitten de ambtenaren die in voorkomende gevallen onderdelen van het aanvraagproces buiten het gemeentehuis voor hun rekening nemen, de daarvoor benodigde kennis en vaardigheden? Toelichting: Deze ambtenaar moet in staat zijn de controles uit te voeren die horen bij de identiteitsverificatie, nl. de echtheidskenmerken in het oude document en de foto-foto en foto-persoon vergelijking.	→	+	A

6.7	Identiteitsverificatie van bij te schrijven kinderen
Met name om het risico van kindersmokkel en onterechte gezinshereniging te beperken, dient de identiteitsverificatie van bij te schrijven kinderen met de grootste zorgvuldigheid te gebeuren. Voor elke bijschrijving van een kind dient een afzonderlijke aanvraag te worden opgemaakt. De identiteit wordt op dezelfde wijze vastgesteld als bij een reguliere eerste aanvraag. Bijschrijving van kinderen is eveneens een situatie waarin geen zekerheid kan worden ontleend aan een oud identiteitsdocument. De gegevens moeten worden geverifieerd in de gemeentelijke basisadministratie of met andere bewijsstukken. (PUN art. 34)
6.7.1	Worden de persoonsgegevens van het kind zowel als de persoonsgegevens van de houder van het reisdocument waarin het kind moet worden bijgeschreven, altijd geverifieerd met behulp van de GBA en/of met andere bewijsstukken?	→	+	W
6.7.2	Worden, indien het bij te schrijven kind niet als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, de persoonsgegevens geverifieerd in de gemeente waar het wel is ingeschreven dan wel aan de hand van bewijsstukken die door degene die het verzoek tot bijschrijving doet, worden overgelegd?	→	+	W
6.7.3	Wordt, indien twijfel bestaat aan de identiteit van het bij te schrijven kind, daarnaar een gericht onderzoek ingesteld? Toelichting: Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit en eventuele andere bewijsstukken.	→	+	W
6.7.4	Wordt van overgelegde identiteitsdocumenten en/of andere bewijsstukken altijd melding gemaakt in het aanvraagformulier?	→	+	W
6.7.5	Worden identificerende vragen zo mogelijk gesteld aan het bij te schrijven kind zelf? Toelichting: Identificerende vragen dienen bij voorkeur niet aan ouders, verzorgers etc. te worden gesteld.	→	+	A
6.7.6	Wordt een bij te schrijven kind zoveel mogelijk gevraagd andere (identiteits)documenten voorzien van zijn foto en handtekening over te leggen?	→	+	A
6.7.7	Wordt, zolang onvoldoende zekerheid omtrent de identiteit van het bij te schrijven kind kan worden verkregen, de aanvraag niet in behandeling genomen?	→	+	W

6.8	Verklaring van toestemming
Bij een aanvraag door, of ten behoeve van, een minderjarige dient een verklaring van toestemming te worden overgelegd van degenen die het gezag over het kind uitoefenen. Behalve de ouders kan dit een voogd zijn (bij een minderjarige) of de Raad voor de Kinderbescherming c.q. de Voogdijraad (indien de minderjarige voorlopig aan deze is toevertrouwd). Indien één van de ouders weigert een verklaring van toestemming af te geven, kan deze op verzoek van de andere ouder worden vervangen door een verklaring van de bevoegde rechter. Als een verklaring van toestemming door één of beide ouders dan wel door de voogd of de Raad voor de Kinderbescherming wordt geweigerd, kan deze op verzoek van de minderjarige van zestien jaar of ouder worden vervangen door een verklaring van de bevoegde rechter. Een verklaring van toestemming hoeft niet te worden overgelegd bij de aanvraag van een Europese identiteitskaart door, of ten behoeve van, een minderjarige die de leeftijd van twaalf jaren heeft bereikt. Bij een aanvraag door, of ten behoeve van, een onder curatele gestelde wordt een verklaring van toestemming van de curator overgelegd. (PUN art. 31 en 32)
6.8.1	Wordt in de schriftelijke verklaring van toestemming tevens de naam en de handtekening opgenomen van degene die de aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame indient?	→	+	W
6.8.2	Wordt in de aanvraag melding gemaakt van de overlegging van de betreffende verklaring van toestemming?	→	+	W
6.8.3	Wordt de identiteit van de degene, die het gezag over de minderjarige uitoefent, of van de curator vastgesteld als ware hij de aanvrager zelf?	→	+	W
6.8.4	Wordt, als degene die een verklaring van toestemming moet afgeven niet in persoon verschijnt, de aanvraag slechts in behandeling genomen indien uit overgelegde stukken met zekerheid kan worden afgeleid dat de verklaring van toestemming van de betreffende persoon afkomstig is?	→	+	W
6.8.5	Wordt bij het vaststellen van de bevoegdheid tot het afgeven van de verklaring van toestemming gebruik gemaakt van de door de betreffende persoon overgelegde stukken en de omtrent het gezag of de curatele in de basisadministratie opgenomen gegevens?	→	+	W
6.8.6	Wordt, indien onzekerheid bestaat over de bevoegdheid van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator, daarnaar een gericht onderzoek ingesteld?	→	+	W

RESULTAAT

7. DE BESLISSING OP DE AANVRAAG

7.1	Beslissing op de aanvraag		Ja	Nee
De beslissing op de aanvraag is feitelijk de juridische verstrekking van het nieuwe reisdocument. De juridische verstrekking dient zo mogelijk te worden verricht door een andere ambtenaar dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (functiescheiding, PUN Art. 93 lid 2). Daarbij kan het zinvol zijn om bij het in behandeling nemen van de aanvraag een kopie te maken van het oude document zodat de verstrekkende ambtenaar nog een aanvullende check op de identiteitsverificatie kan verrichten. De verstrekkende ambtenaar controleert of het aanvraagformulier volledig en correct is ingevuld en parafeert ten bewijze van de verstrekking. (PUN art. 40 en 93)
7.1.1	Controleert de verstrekkende ambtenaar de aanvraaggegevens die in de reisdocumentenmodule zijn vastgelegd?	→	+	W
7.1.2	Controleert de verstrekkende ambtenaar de signaleringslijst alvorens hij de beslissing op de aanvraag neemt?	→	+	A

7.2	Nader onderzoek en inschakelen politie
De problematiek rondom fraude met en misbruik van reisdocumenten (look-alikes, meervoudige vermissingen, diefstal, etc.) is zorgelijk. Indien de ambtenaar twijfel houdt over de identiteit van de aanvrager en/of als hij onregelmatigheden aan het oude document vermoedt, moet de aanvraag worden aangehouden of kan worden besloten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Het is in dat geval aan te raden nader onderzoek in te stellen, zo nodig in samenwerking met de politie.
7.2.1	Zijn in de beveiligingsprocedures afspraken opgenomen over extra controle in geval van (meervoudige) vermissingen? Toelichting: Mogelijke afspraken zijn: altijd onderzoek met twee collega's bij (meervoudige) vermissingen; altijd alle oude aanvraagformulieren opvragen bij meervoudige vermissingen.	→	+	A
7.2.2	Zijn er procedures wat te doen in geval van twijfel bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager?	→	+	A
7.2.3	Wordt in geval van blijvende twijfel over de identiteit van de aanvrager de aanvraag gestopt en nader onderzoek gedaan in samenwerking met de politie? Toelichting: Hier wordt bedoeld twijfel die voortkomt uit de beoordeling van de aangeboden documenten.	→	+	A
7.2.4	Wordt, als blijkt dat de aanvrager niet degene is voor wie hij zich uitgeeft, daarvan altijd aangifte gedaan bij de politie?	→	+	A

RESULTAAT

8. ONTVANGST, UITREIKEN EN ONTTREKKING VAN REISDOCUMENTEN

8.1	Ontvangst van zendingen		Ja	Nee
M.b.t. het ontvangen van gepersonaliseerde documenten, bijschrijvingsstickers en persoonsgebonden identificatiekaarten dienen heldere afspraken te worden vastgelegd. Het gaat hier om afspraken m.b.t. de plaats en het tijdstip van de levering, de controles die daarbij moeten worden uitgevoerd, de ambtenaren die hiertoe zijn geautoriseerd en de werkwijze bij onregelmatigheden in de levering. (PUN art. 43)
8.1.1	Vindt de (dagelijkse) levering plaats op het daartoe met de distributeur afgesproken tijdstip? Toelichting: Deze afspraken zijn van belang, omdat de (dagelijkse) ontvangst moet geschieden door bevoegde ambtenaren en deze moeten kunnen rekenen op regelmaat.	→	+	W
8.1.2	Worden de documenten slechts in ontvangst genomen door tot ontvangst gemachtigde ambtenaren?	→	+	W
8.1.3	Toont de tot ontvangst gemachtigde ambtenaar de gewaarmerkte postmachtiging en legitimeert hij zich, op verzoek van de distributeur, met een identiteitsdocument of een rijbewijs? Toelichting: De distributeur mag de zending niet overdragen indien de persoon die de zending in ontvangst neemt zich desgevraagd niet of niet voldoende kan legitimeren dan wel niet kan aantonen dat hij bevoegd is de zending in ontvangst te nemen.	→	+	W

8.2	Controle van de zending bij in ontvangst nemen
Alvorens de levering in ontvangst te nemen, dienen de tot ontvangst bevoegde ambtenaren een aantal controles uit te voeren op de uitwendige staat van het geleverde pakket. (PUN art. 44)
8.2.1	Controleert de tot ontvangst bevoegde ambtenaar, alvorens de distributielijst te tekenen, in het bijzijn van de distributeur of de zending voor hem bestemd is en of het pakket onbeschadigd is?	→	+	W

8.3	Onregelmatigheden bij de ontvangst van een zending
Indien er zich bij de ontvangst van een zending of bij de controle van de inhoud onregelmatigheden voordoen, gelden specifieke procedures. In bijlage D van de PUN staan deze procedures beschreven. (PUN art. 44)
8.3.1	Wordt, indien er sprake is van afwijkingen of beschadigingen van het te overhandigen pakket, hiervan een proces-verbaal opgemaakt?	→	+	W
8.3.2	Wordt, indien het pakket beschadigd is, in het bijzijn van de distributeur in een voor het publiek afgesloten ruimte gecontroleerd of er documenten ontbreken? Toelichting: Hier wordt ook gedoeld op bijschrijvingsstickers en persoonsgebonden identificatiekaarten.	→	+	W
8.3.3	Wordt ook in geval van beschadiging het pakket in ontvangst genomen?	→	+	W
8.3.4	Wordt het afschrift van het proces-verbaal van de afwijking of beschadiging van de zending door de autoriteit bewaard?	→	+	W
8.3.5	Wordt, indien de zending niet voor het afgiftepunt bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken, gehandeld overeenkomstig bijlage D? Toelichting: Het in kennis stellen van de leverancier en het agentschap BPR geschiedt met gebruikmaking van modelformulier C9.	→	+	W

8.4	Controle in het RAAS
Na controle van de uitwendige staat van het geleverde pakket wordt de inhoud van de zending vergeleken met het door de leverancier verzonden electronische bericht betreffende de zending. Als alles is gecontroleerd en akkoord bevonden, wordt dit feit in het RAAS vastgelegd. (PUN art. 45)
8.4.1	Controleert een daartoe bevoegde ambtenaar of de ontvangen documenten overeenkomen met de electronisch vooraangemelde documenten? Toelichting: Er dient te worden gecontroleerd of de feitelijke zending overeenkomt met de documentnummers in het door de leverancier verzonden elektronische bericht betreffende de zending.	→	+	W

8.5	Identiteitsverificatie bij uitreiken
Het is nodig zekerheid te verkrijgen over de vraag of degene aan wie het document wordt uitgereikt dezelfde is als degene wiens identiteit is vastgesteld bij de aanvraag. Om fraude te voorkomen, dient ook bij uitreiking de identiteit zorgvuldig te worden vastgesteld. Mocht de aanvrager op het moment van aanvraag kans hebben gezien de ambtenaar te misleiden (look-alike), dan kan dit wellicht bij de uitreiking alsnog worden opgemerkt. Ter voorkoming van fraude is in de PUN vastgelegd, dat functiescheiding dient te bestaan tussen de bij de verstrekking en de uitreiking betrokken ambtenaren (Art. 93 lid 1c) en bij voorkeur tussen de bij de aanvraag en de verstrekking betrokken ambtenaren. Het document moet dus door een andere ambtenaar worden uitgereikt dan degene die de beslissing op de aanvraag (de verstrekking) heeft genomen. Er wordt geadviseerd bij het uitreiken opnieuw de persoonsgegevens te vergelijken met de informatie in de GBA, een foto-foto en foto-persoon vergelijking uit te voeren en de handtekening te controleren.
8.5.1	Worden, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document vergeleken met de informatie in de GBA?	→	+	A
8.5.2	Wordt, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, een foto-foto en een foto-persoon vergelijking uitgevoerd?	→	+	A
8.5.3	Wordt, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, de handtekening gecontroleerd?	→	+	A

8.6	Uitreiken bij tussentijdse verhuizing
Als de aanvrager tussen het moment van aanvragen en het moment van uitreiken verhuist naar een andere gemeente moet de uitreiking geschieden in de gemeente waar de aanvrager is ingeschreven op het moment van uitreiken. (PUN art. 51 en 54)
8.6.1	Wordt, als de aanvrager ten tijde van de uitreiking in de basisadministratie van een andere gemeente staat ingeschreven, het reisdocument per aangetekende post gestuurd naar de betreffende gemeente?	→	+	W
8.6.2	Wordt bij uitreiking van dit document een kennisgeving gestuurd naar de gemeente waarin de aanvraag is ingediend en wordt de uitreiking in de reisdocumentenmodule vastgelegd?	→	+	W

8.7	Vermissing bij uitreiking
Als de aanvrager tussen het moment van aanvragen en het moment van uitreiken zijn oude document kwijtraakt (vermissing of inname), wordt bij de uitreiking gehandeld als ware het document bij de aanvraag vermist (PUN art. 52). De procedure zoals beschreven in PUN art. 27 is dan van toepassing. (PUN art. 27, 52 en 61)
8.7.1	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, dit feit, het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt alsnog in de aanvraag opgenomen? Toelichting: Indien deze gegevens op het moment van de uitreiking niet voorhanden zijn, wordt hiernaar een gericht onderzoek ingesteld. Dit onderzoek schort de uitreiking op.	→	+	W
8.7.2	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, de aanvrager gevraagd een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of de inname af te leggen?	→	+	W
8.7.3	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist, een gewaarmerkte kopie van het proces-verbaal, opgemaakt door de Nederlandse politie dan wel een door de betreffende autoriteit afgegeven schriftelijke verklaring van inname, als integraal onderdeel toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of inname?	→	+	W
8.7.4	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de toegevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname, bewaard in de reisdocumentenadministratie?	→	+	W
8.7.5	Wordt van de vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?	→	+	W

8.8	Tussentijdse vermissing
De melding van een vermissing van een reisdocument zonder dat een nieuw reisdocument wordt aangevraagd, dient te worden geregistreerd in de GBA en te worden gemeld aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten. (PUN art. 60 en 61)
8.8.1	Wordt, indien de houder van een reisdocument de tussentijdse vermissing van zijn reisdocument meldt, een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing afgenomen?	→	+	W
8.8.2	Wordt, indien de houder van een reisdocument de tussentijdse vermissing van zijn reisdocument meldt, een kopie van het door de houder over te leggen proces-verbaal van vermissing toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing?	→	+	W
8.8.3	Wordt de schriftelijke verklaring omtrent de tussentijdse vermissing en de bijgevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname bewaard in de reisdocumentenadministratie?	→	+	W
8.8.4	Wordt de tussentijdse vermissing van een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument, niet zijnde een nooddocument, terstond opgenomen in de basisadministratie van de gemeente waar de houder als ingezetene is ingeschreven?	→	+	W
8.8.5	Wordt de houder, die een mededeling van tussentijdse vermissing wil doen maar niet in de basisadministratie van deze gemeente staat ingeschreven, verwezen naar de gemeente waar hij in de basisadministratie is ingeschreven? Toelichting: Als de houder niet als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, wordt hij verwezen naar de afdeling Burgerzaken van de gemeente Den Haag.	→	+	W
8.8.6	Wordt van de tussentijdse vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?	→	+	W

8.9	Onttrekking van documenten
Een reisdocument dat voldoet aan het in de PUN art. 67 lid 1 bepaalde, d.w.z. dat: - het niet binnen drie maanden door de aanvrager in ontvangst is genomen; - het door de burger, al dan niet bij de uitreiking van een nieuw reisdocument, is ingeleverd; - het vervallen is verklaard of is ingehouden, tenzij nog een beroep of een gerechtelijke procedure loopt; - het is ingehouden of ingeleverd, omdat het onbruikbaar is ten gevolge van misdruk, verkeerde personalisatie of de onjuiste plaatsing van de bijschrijvingssticker; - het als gevonden reisdocument is ontvangen en niet ingevolge art. 67 lid 1 onder e, aan de houder kan worden teruggegeven, dient terstond aan het verkeer te worden onttrokken. Met name indien de geldigheidsduur nog niet is verstreken, maar ook als dat wel het geval is, kunnen dergelijke documenten voor frauduleuze doeleinden worden gebruikt. De onttrekking dient dus met zorg te worden omkleed. Een document wordt definitief aan het verkeer onttrokken door het te vernietigen of door het op de voorgeschreven wijze onbruikbaar gemaakt aan de houder terug te geven. Ingeval van onttrekking door vernietiging wordt geadviseerd deze vernietiging te laten uitvoeren in bijzijn van een tweede functionaris en deze vernietiging schriftelijk te verantwoorden. (PUN art. 67)
8.9.1	Worden documenten die voldoen aan de criteria van art. 67, lid 1 terstond aan het verkeer onttrokken door deugdelijke vernietiging of door ze onbruikbaar te maken?	→	+	W
8.9.2	Wordt de vernietiging van onttrokken documenten door twee functionarissen gedaan die elkaar controleren?	→	+	A
8.9.3	Wordt de vernietiging van onttrokken documenten verantwoord door de betrokken functionarissen? Toelichting: Verantwoording kan gebeuren door het opmaken en ondertekenen van een protocol.	→	+	A
8.9.4	Worden ingeleverde oude documenten altijd op de voorgeschreven wijze onbruikbaar gemaakt, alvorens ze aan de houder worden teruggegeven? Toelichting: In art. 67, lid 4 staat voorgeschreven dat het onbruikbaar maken geschiedt door het aanbrengen van 3 ponsgaten elk van tenminste 12 mm middellijn door het gehele reisdocument of door het knippen van een driehoek (met zijden van tenminste 40 mm) uit de rechterzijde van het gehele reisdocument, waarbij in beide gevallen het kinegram gedeeltelijk onbruikbaar wordt gemaakt.	→	+	W

8.10	Ongedaan maken van bijschrijvingen
Bij het ongedaan maken van bijschrijvingen zijn vergelijkbare risico's aan de orde als bij het onttrekken van documenten. In PUN art. 69 en 70 zijn de eisen vastgelegd. (PUN art. 69 en 70)
8.10.1	Worden bijschrijvingen ongedaan gemaakt door het plaatsen van het hiervoor bestemde stempel in het reisdocument of door het reisdocument waarin de bijschrijving heeft plaatsgevonden definitief aan het verkeer te onttrekken?	→	+	W
8.10.2	Wordt het ongedaan maken van een bijschrijving geregistreerd in de basisadministratie waarin de bijgeschrevene is ingeschreven?	→	+	W

RESULTAAT

9. BEHEER EN ADMINISTRATIE VAN REISDOCUMENTEN, FORMULIEREN EN MATERIALEN

9.1	Beheer van de voorraad documenten		Ja	Nee
Zorgvuldig beheer impliceert dat op ieder moment bekend is wie verantwoordelijk is voor de voorraad documenten en dat op ieder moment bekend is waar welk document zich bevindt. Daartoe wordt de uitreiking geregistreerd in de reisdocumentenmodule en kan op ieder gewenst moment vanuit het RAAS een overzicht worden geproduceerd van de nog niet uitgereikte documenten. Het verdient aanbeveling wijzigingen in de voorraad dagelijks te administreren en periodiek te controleren of de feitelijke voorraad overeenkomt met de administratieve voorraad. (PUN art. 86)
9.1.1	Is in uw gemeente iedere dag één medewerker verantwoordelijk voor het beheer over de voorraad documenten?	→	+	A
9.1.2	Wordt periodiek door de beheerder van de voorraad de feitelijke voorraad gecontroleerd met de voorraad zoals geregistreerd in het RAAS?	→	+	A
9.1.3	Wordt, indien op enig moment een reisdocument ontbreekt, terstond een inventarisatie opgemaakt van de aanwezige reisdocumenten aan de hand van de gegevens uit het RAAS?	→	+	W
9.1.4	Worden documenten, die langer dan drie maanden op voorraad zijn, onttrokken en vernietigd en wordt dit geadministreerd in het RAAS?	→	+	W

9.2	Opslag en beheer van de reisdocumentenadministratie
De administratie van de reisdocumenten is gevoelig voor fraude. Zolang de ‘oude’ niet-digitale aanvraagformulieren (van vóór 1 oktober 2001) nog bestaan, kunnen deze door kwaadwillenden worden gemanipuleerd (foto's vervangen, gegevens wijzigen, stelen, etc.) als onderdeel van pogingen om een document te verkrijgen op een andere naam. Daarom moet de administratie worden beveiligd.
9.2.1	Bevindt de reisdocumentenadministratie zich, als de afdeling geopend is, onder voortdurend toezicht en op een plek die voor onbevoegden onbereikbaar en afsluitbaar is? Toelichting: Hier wordt de opslag van ‘oude’ niet-digitale aanvraagformulieren van vóór 1 oktober 2001 bedoeld.	→	+	A
9.2.2	Bevindt de reisdocumentenadministratie zich, als de afdeling gesloten is, (buiten werktijden) in een afgesloten brandwerende voorziening in een ruimte die is voorzien van elektronische (bewegings)detectie?	→	+	A

9.3	Opslag en beheer van formulieren en materialen
Alle formulieren en voor de verstrekking van reisdocumenten benodigde materialen dienen te worden beveiligd tegen diefstal of gebruik door onbevoegden.
9.3.1	Bevinden alle voor de verstrekking van reisdocumenten benodigde formulieren en materialen zich, als de afdeling geopend is, onder voortdurend toezicht en op een plek die voor onbevoegden onbereikbaar en afsluitbaar is?	→	+	A
9.3.2	Bevinden alle voor de verstrekking van reisdocumenten benodigde formulieren en materialen zich, als de afdeling gesloten is (buiten werktijden), in een afgesloten brandwerende voorziening in een ruimte die is voorzien van elektronische (bewegings)detectie?	→	+	A

9.4	Beheer van persoonsgebonden identificatiekaarten
De persoonsgebonden identificatiekaarten geven in combinatie met een persoonlijke pincode toegang tot het reisdocumentenstation. De PUN schrijft voor dat deze identificatiekaarten door de autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) worden uitgegeven. De ABR blijft verantwoordelijk voor de kaarten, houdt een registratiesysteem bij en meldt wijzigingen aan de producent van de documenten. (PUN art. 80)
9.4.1	Houdt de autorisatiebevoegde reisdocumenten een registratiesysteem bij t.b.v. het beheer van de persoonsgebonden identificatiekaarten waarin staat wie waarvoor geautoriseerd is? Toelichting: Het registratiesysteem dat automatisch wordt bijgehouden op het RAAS is hiervoor de basis. Zie ook de tips voor het opzetten van een sleutel-, key-cards- en codeprocedure in bijlage 7.	→	+	W
9.4.2	Tekenen de medewerkers voor de ontvangst van de persoonsgebonden identificatiekaarten voor het reisdocumentenstation en voor de ontvangst van de bijbehorende PIN-code en wijzigt de ontvanger direct de PIN-code na ontvangst?	→	+	W
9.4.3	Wijzigen de medewerkers direct na ontvangst van de persoonsgebonden identificatiekaarten de PIN-code?	→	+	A
9.4.4	Worden persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes nooit uitgeleend of bekend gemaakt aan anderen (ook collega's)?	→	+	A
9.4.5	Worden persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes altijd gescheiden bewaard?	→	+	A
9.4.6	Worden de persoonsgebonden identificatiekaarten in een beveiligde ruimte bewaard? Toelichting: De persoonsgebonden identificatiekaarten mogen niet door de medewerkers naar huis worden meegenomen.	→	+	A
9.4.7	Wordt het zorgvuldig gebruik van persoonlijke cards en codes regelmatig gecontroleerd door het nalopen van log-files?	→	+	A
9.4.8	Worden persoonsgebonden identificatiekaarten die niet meer worden gebruikt, ingeleverd bij de autorisatiebevoegde reisdocumenten en door deze ingetrokken?	→	+	A
9.4.9	Vernietigt de autorisatiebevoegde reisdocumenten de persoonsgebonden identificatiekaarten die zijn ingetrokken zo spoedig mogelijk?	→	+	A

9.5	Beheer van de gebruikershandleiding van de ABR
Alle elementen van de (nieuwe) functie van de autorisatiebevoegde reisdocumenten en bijbehorende instructies zijn vastgelegd in een onderdeel van de gebruikershandleiding bij het RAAS. Deze gebruikershandleiding behoort te worden beschermd tegen inzage of misbruik door onbevoegden (informatieverlies). Daarom wordt geadviseerd de gebruikershandleiding zorgvuldig op te bergen.
9.5.1	Is de gebruikershandleiding van het RAAS opgeslagen op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden?	→	+	A
9.5.2	Is de administratie van de autorisatiebevoegde reisdocumenten opgeslagen in een afgesloten kast of ruimte?	→	+	A
9.5.3	Zijn de sleutels of codes die toegang geven tot de plaats waar de gebruikershandleiding van het RAAS en de administratie van de autorisatiebevoegde reisdocumenten is opgeslagen, opgenomen in sleutel- of codeprocedure?	→	+	A

RESULTAAT

Resultaat BeveiligingsNet

Het BeveiligingsNet levert twee soorten resultaten op. Ten eerste noteert u de aantallen lacunes en de beveiligingsinspanning per hoofdstuk in het onderstaande schema. Ten tweede neemt u de lacunes op in het actieplan. Dit actieplan vult u verder in op basis van afspraken in uw gemeente.

Resultaat BeveiligingsNet in schema

Actieplan 2

Het actieplan bestaat uit een lijst met specifieke tekortkomingen (de lacunes). De lijst beschrijft dus wat nog moet gebeuren om het beveiligingssysteem in overeenstemming te brengen met de wettelijke vereisten. Per punt dient u aan te geven wie actie moet ondernemen en op welk moment e.e.a. gereed moet zijn, dan wel op welk moment er over deze actie gerapporteerd zal worden.

BIJLAGEN BEVEILIGINGSNET 2001

BIJLAGE 1 RISICO'S EN MAATREGELEN 45

BIJLAGE 2 ASPECTEN VAN BEVEILIGINGSBELEID 47

BIJLAGE 3 FUNCTIEBESCHRIJVING BEVEILIGINGSFUNCTIONARIS 48

BIJLAGE 4 AANDACHTSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN VAN PROCEDURES 49

BIJLAGE 5 FUNCTIESCHEIDING 50

BIJLAGE 6 AANDACHTSPUNTEN SLEUTEL-, KEY-CARDS- EN CODE-PROCEDURE 53

BIJLAGE 7A VOORBEELDPROCEDURE IDENTIFICERENDE VRAGEN 54

BIJLAGE 7B FORMULIER IDENTIFICERENDE VRAGEN 55

BIJLAGE 8 TIPS VOOR FOTO-FOTO EN FOTO-PERSOON VERGELIJKING 57

BIJLAGE 9 CHECKLIST BEVEILIGINGSPLAN 59

BIJLAGE 1. RISICO'S EN MAATREGELEN

Beveiligingsmaatregelen zijn bedoeld om risico's af te dekken. Het beveiligingssysteem bestaat uit een samenhangend stelsel van bouwkundige en electrotechnische voorzieningen en organisatorische maatregelen (procedures, werkafspraken).

De risico's die spelen rondom het proces van aanvraag, verstrekking, beheer, opslag, uitreiking en administratie van documenten zijn de volgende:

DIEFSTAL

Op de afdeling Burgerzaken zijn veel zaken aanwezig die voor criminelen van groot belang kunnen zijn en die beveiligd moeten worden tegen diefstal. Het gaat daarbij met name om:
- gepersonaliseerde documenten (paspoorten, bijschrijvingsstickers, identiteitskaarten, etc.);
- blanco rijbewijzen;
- de voor de verstrekking van documenten benodigde materialen en apparatuur;
- de elektronische en papieren administratie van reisdocumenten (bijvoorbeeld de oude aanvraagformulieren).
Diefstal kan tijdens openingstijden plaatsvinden op de afdeling, tijdens intern of extern transport, of buiten openingstijden door middel van inbraak of insluiping.
DIEFSTAL MET GEWELD

De documenten, materialen of (delen van) de administratie kunnen ook worden ontvreemd door middel van bedreiging van personeel of publiek. Het risico van diefstal met geweld gaat verder dan het verlies van waardevolle documenten, materialen of gegevens, omdat de persoonlijke veiligheid van medewerkers en publiek in het geding is.
ONBEVOEGDE AANWEZIGHEID

Onbevoegde aanwezigheid kan leiden tot:
- diefstal (zie boven);
- inzage door onbevoegden in privacygevoelige gegevens (documenten of dossiers);
- manipulatie van papieren gegevens (bijvoorbeeld aanvraagformulieren);
- manipulatie van geautomatiseerde gegevens (bijvoorbeeld mutaties in de GBA of in het RAAS);
- diefstal van materiële eigendommen van medewerkers;
- observaties (voorverkenning) waarmee criminele activiteiten kunnen worden voorbereid.
UITLEKKEN VAN GEVOELIGE INFORMATIE

Alle informatie over procedures m.b.t. de verstrekking van reisdocumenten is gevoelig, omdat ze voor kwaadwillenden zeer interessant kan zijn. Verlies van dergelijke informatie kan de kans op diefstal en fraude vergroten. Verlies van informatie kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt, doordat onbevoegden inzage krijgen in stukken over aanvraagprocedures, functiescheiding, etc. Maar ook door onzorgvuldig handelen van medewerkers, zoals het niet uitvoeren van clean-desk procedures en het praten over beveiliging, identificatieprocedures etc. tijdens sociale contacten binnen de gemeente en in de privé-sfeer.
FRAUDE

Door fraude kunnen criminelen documenten op een valse naam verwerven. Ook kan door fraude diefstal worden gemaskeerd. In de praktijk worden verschillende fraudevormen onderscheiden:
- Fraude zonder medewerking (misleiding)
  
  Hierbij proberen kwaadwillenden een document te verkrijgen op een valse naam door medewerkers te misleiden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen aanvraag op oneigenlijke gronden en aanvragers die zich voordoen als een ander (look-alike).
  
  Bij een aanvraag op oneigenlijke gronden maakt een (illegale) persoon bij de aanvraag van een nieuw document gebruik van de personalia van een persoon die is ingeschreven in de GBA. Indien deze aanvraag wordt toegekend, wordt een document afgegeven waarvan de foto niet overeenkomt met de personalia in het document. Bij een dergelijke fraudepoging zal de aanvrager (fraudeur) over het algemeen het oude document niet overleggen, maar gebruik maken van een ten onrechte opgemaakt proces-verbaal. Look-alikes presenteren zich meestal bij grenscontroles, inschrijvingen bij uitzendbureaus, aanvragen van sociale uitkeringen e.d. Maar ook op gemeentehuizen proberen look-alikes soms onder overlegging van een document van een ander een nieuw reisdocument te verwerven. De look-alike probeert een nieuw document te verwerven door zich voor te doen als degene van wie hij een correct afgegeven oud document bezit. De aanvrager lijkt sterk op de foto in dit oude document. Het document dat de fraudeur gebruikt, is dikwijls een vermist document dat in het criminele circuit is terechtgekomen of dat door de houder aan de fraudeur ter beschikking is gesteld.
- Fraude onder druk
  
  Hierbij proberen kwaadwillenden een document te verkrijgen op een valse naam door met chantage, bedreiging of omkoping de medewerking van een ambtenaar af te dwingen. Met name ambtenaren die betrokken zijn bij de identiteitsvaststelling en bij mutaties in de GBA nemen beslissingen die voor veel mensen van grote waarde zijn. Het is voor ambtenaren die de procedures kennen relatief simpel om een bewuste ‘fout’ te maken bij de vergelijking van foto's of oude documenten t.b.v. de identiteitsvaststelling of bij het invoeren van correcties in de GBA. Het feit dat dergelijke beslissingen niet altijd afdoende via interne controles worden gecontroleerd, vergroot de kans op fraude onder druk.
- Interne fraude
  
  Hierbij plegen medewerkers op eigen initiatief onrechtmatige handelingen of werken zij daaraan mee. De fraudemethodes zijn hetzelfde als bij fraude onder druk.
Risico's verschuiven. Het feit dat er geen blanco paspoorten en identiteitskaarten meer zijn opgeslagen in het gemeentehuis vermindert het risico van diefstal met geweld. Tegelijkertijd wordt het risico van fraude, al dan niet via of in samenwerking met ambtenaren, groter door de beter beveiligde Nederlandse reisdocumenten, die het voor fraudeurs moeilijker maken om de documenten zelf te manipuleren.

BIJLAGE 2. ASPECTEN VAN BEVEILIGINGSBELEID

Het gemeentebestuur is eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling van het beveiligingsbeleid. In dit beleid wordt de verbinding gelegd tussen de totale visie op de beveiliging, de inschatting van risico's die de gemeente loopt (risico-inventarisatie), de verdeling van verantwoordelijkheden m.b.t. de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen en de instandhouding van een goede beveiligingsattitude (kennis en houding). Vanuit dit beveiligingsbeleid wordt door de verschillende afdelingen een beveiligingsplan geschreven. In zo'n beveiligingsplan worden de bouwkundige/fysieke maatregelen beschreven en relevante werkprocessen vastgelegd. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de beveiligingsorganisatie en aan de manier waarop wordt gewerkt aan het instandhouden van een goede beveiligingsattitude.

De volgende elementen maken deel uit van het beveiligingsbeleid:

Beveiligingsdoelstelling (bijvoorbeeld)
- Een preventieve uitstraling en het minimaliseren van de kans op incidenten.
- Het creëren van een veilige werkomgeving c.q. het voorkomen van nadelige gevolgen voor personeel.
- Bewaken van privacy van (gegevens van) burgers.
- Voldoen aan wettelijke eisen.
- Voldoen aan door de verzekering gestelde eisen.
Risicoanalyse
- Risico's die moeten worden afgedekt.
- De wijze waarop risico's in kaart worden gebracht, bijvoorbeeld door een jaarlijkse risico-inventarisatie.
- Een meerjarenplanning waarin de toekomstplannen t.a.v. de beveiliging omschreven zijn in relatie tot de verwachte ontwikkelingen op het gebied van risico's.
Wettelijk kader
- Welke wet- en regelgeving heeft betrekking op de specifieke onderdelen (afdelingen) van het beveiligingsbeleid?
- Ook verzekeringseisen kunnen onder dit hoofdstuk worden opgenomen.
Organisatie
- Aanwijzen van een hoofdverantwoordelijke voor de beveiliging.
- Organiseren van de hiërarchie binnen de beveiligingorganisatie (aan wie wordt gerapporteerd?).
- Onderscheid tussen opdrachtgeving, uitvoering en controle.
- Instellen van een Beveiligingsadviescommissie die het beveiligingsbeleid bewaakt, adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging en waarin beveiligingsaangelegenheden in de gemeente worden gecoördineerd.
- De verantwoordelijkheid van de leidinggevenden van de afdelingen ten aanzien van de beveiliging (ook t.a.v. collega's/medewerkers).
- Reserveren van budget voor beveiliging in de begroting.
- Inwinnen van extern advies over een systematische benadering van de beveiliging.
Procedures
- Procedures beschrijven de werkprocessen binnen de afdelingen, maar dienen tevens om de uitvoering achteraf te controleren.
- Eisen die worden gesteld aan de eenvormigheid, duidelijkheid en controleerbaarheid van de procedures op de verschillende afdelingen.
- De procedures in de verschillende beveiligingsplannen maken onverbrekelijk deel uit van het beveiligingsbeleid.

BIJLAGE 3. FUNCTIEBESCHRIJVING BEVEILIGINGSFUNCTIONARIS

Plaats in de organisatie

Rechtstreekse verantwoordelijkheid naar de burgemeester zonder tussenkomst van leidinggevenden in de lijn.

Algemene beschrijving

De beveiligingsfunctionaris wordt conform de PUN2001 door de burgemeester in deze taak benoemd. Daarbij dient in ieder geval sprake te zijn van functiescheiding tussen de beveiligingsfunctie en uitvoerende taken bij reisdocumenten (in overeenstemming met PUN art. 93 lid 10).

De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor:

a) de coördinatie en aansturing van beveiligingsprocessen;
b) het beheer van de beveiligingsprocedures c.q. het beveiligingsplan reisdocumenten;
c) (het organiseren van) de controle op de beveiliging van reisdocumenten.

De werkzaamheden omvatten tenminste de volgende onderdelen:

Organisatie van de beveiliging
- het (laten) ontwikkelen van nieuwe beveiligingsprocedures;
- het (laten) onderhouden / aanpassen van bestaande beveiligingsprocedures;
- het (laten) bekend maken en toelichten van (nieuwe/gewijzigde) procedures bij medewerkers;
- het (laten) verzorgen van de beveiligingsonderwerpen tijdens het werkoverleg;
- het (laten) verzorgen van periodieke voorlichting (tenminste 1 × per jaar) op het gebied van beveiliging om het risicobewustzijn op peil te houden / te verhogen;
- het (laten) maken van een opleidings- c.q. bewustwordingsprogramma voor medewerkers en leidinggevenden op het gebied van beveiliging;
- overleg binnen de eigen organisatie of met derden indien de te behandelen beveiligingsaspecten raakvlakken vertonen met de beveiliging van reisdocumenten.
Onderzoek naar de status van de beveiliging
- het steekproefsgewijs (laten) uitvoeren van tussentijdse controles op de beveiliging aan de hand van het BeveiligingsNet;
- het actualiseren van het beveiligingsplan reisdocumenten op basis van deze controles;
- het bewaken van de uit te voeren acties voortvloeiende uit dit onderzoek of uit de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan;
- het (laten) verrichten van onderzoek bij incidenten; doel hiervan is het leren van incidenten, opdat dergelijke situaties in de toekomst kunnen worden voorkomen.
Rapportage en verantwoording

algemeen/periodiek:
- de uitkomsten of verrichtingen van de uit te voeren / uitgevoerde onderzoeken.
specifiek/incidenteel:
- gevaarlijk gedrag medewerker of niet volgen van procedures:
- onderzoek bij twijfel omtrent de identiteit van een aanvrager;
- geconstateerde tekortkomingen in de beveiligingsvoorzieningen;
- wijziging van procedures / afspraken.

BIJLAGE 4. AANDACHTSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN VAN PROCEDURES

Procedures in het beveiligingsplan reisdocumenten hebben tot doel de voor de beveiliging relevante processen rondom de aanvraag, verstrekking, beheer, opslag en administratie van reisdocumenten vast te leggen. Procedures zijn een gestructureerde weerslag van de dagelijkse werkzaamheden en worden gebruikt voor instructie van medewerkers en als kader voor de (op beveiligingsaspecten gerichte) controle van de dagelijkse werkzaamheden door de leidinggevende of een (externe) onderzoeker. In de procedures staat hoe het is afgesproken en met behulp van de schriftelijke procedures kan worden nagegaan of wordt gewerkt zoals afgesproken.

Om aan deze tweeledige doelstelling (instructie en controle) te kunnen voldoen, is het van belang dat procedures de dagelijkse werkzaamheden zo precies mogelijk beschrijven en dat er elementen in zijn opgenomen, die maken dat achteraf kan worden nagegaan of werkelijk is gewerkt zoals afgesproken.

Procedures worden opgebouwd volgens de volgende aandachtspunten:

TITEL EN DOEL

ledere procedure heeft een naam, waardoor hij onderscheiden kan worden van andere procedures. Tevens wordt opgenomen wat de procedure beoogt vast te leggen.
STATUS

Een procedure legt vast hoe dient te worden gewerkt. De leidinggevenden en de beveiligingsfunctionaris (maar ook collega's onderling) kunnen medewerkers aanspreken op het al dan niet werken conform de procedure.

In het geval van procedures rondom reisdocumenten wordt in dit verband vaak opgenomen dat de procedure deel uitmaakt van het beveiligingsplan reisdocumenten dat wordt vastgesteld door het bevoegd gezag. Gezien de vaak vertrouwelijke inhoud van beveiligingsprocedures wordt vermeld aan wie de procedure bekend wordt gemaakt.
Versie/datum

Procedures worden aangepast aan veranderende omstandigheden en worden daarom gedateerd.
INHOUD

Een feitelijke, volgtijdelijke beschrijving van werkprocessen:
- voldoende gedetaileerd:
  
  namen en functies moeten worden genoemd, evenals concrete aanduidingen van gebruikte apparatuur, routes, ruimtes e.d.;
- controleeerbaar:
  
  vaak wordt gewerkt met parafen waaruit achteraf kan worden opgemaakt wie wat heeft gedaan op welk moment. Dit vraagt om het gebruik van gestandaardiseerde formulieren. Dergelijke formulieren worden vaak opgenomen in de procedure;
- te gebruiken voor instructie:
  
  er moet eenvoudige taal worden gebruikt en procedures moeten niet te lang zijn.
Optioneel
- Opnemen van een korte inleiding of toelichting op de achtergrond van de procedure.
- Opnemen van stroomschema's zoals die gebruikt worden bij het opzetten van de administratieve organisatie.
- Opnemen van verwijzingen:
  - -
    naar interne documenten, zoals afspraken met of procedures van andere afdelingen;
  - -
    naar externe documenten, zoals wet- en regelgeving, maar ook verzekeringseisen etc.

BIJLAGE 5. FUNCTIESCHEIDING

Functiescheiding heeft als doel misbruik of oneigenlijk gebruik van bevoegdheden te voorkomen. Functiescheiding maakt dat collega's elkaar (direct of achteraf) onderling kunnen controleren. Daarmee wordt de kans verkleind dat zij door ‘kwaadwillenden’ worden misleid (externe fraude) of dat zij, al dan niet onder druk van chantage, bedreiging of omkoping, misbruik maken van hun bevoegdheden (interne fraude).

De taken/verantwoordelijkheden in het proces van aanvraag tot uitreiking van reisdocumenten zijn de volgende:

a) het autoriseren van de ambtenaren voor de toegang tot de geautomatiseerde systemen;
b) het in ontvangst nemen van de aanvraag voor een reisdocument of bijschrijving;
c) de beslissing op de aanvraag (= verstrekking);
d) het scannen van het aanvraagformulier;
e) het aanmaken van het digitale aanvraagbestand;
f) het verzenden van de gedigitaliseerde aanvraag naar de producent;
g) het ontvangen van gepersonaliseerde documenten en bijschrijvingsstickers;
h) het beheer van de voorraad gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers;
i) het uitreiken van het document of de bijschrijvingssticker;
j) de financiële verantwoording;
k) de beveiligingsfunctie.

De taken zijn uiteraard op verschillende manieren te groeperen. Daarbij dienen de verplichtingen uit de PUN als uitgangspunt te worden gehanteerd. De PUN schrijft functiescheiding voor:

1. tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de aanvraag (de verstrekking) (PUN art. 93 lid 2).

Hiervoor geldt dat dit zoveel mogelijk in de procedures dient te zijn opgenomen.
2. tussen verstrekking en uitreiking en beheer (PUN art. 93 lid 1c).

Slechts indien dit door een te geringe personele capaciteit onmogelijk is, kan tijdelijk van dit voorschrift worden afgeweken. Voor die gevallen gelden specifieke voorschriften:

vastleggen reden en moment, vastleggen welke ambtenaren betrokken waren, bewaren aanvraagformulieren en gegevens over de aldus verstrekte documenten, achteraf controle van het proces.
3. tussen de beveiligingsfunctionaris en de andere taken op Burgerzaken (PUN art. 93 lid 12).

Doel hiervan is te voorkomen dat het Hoofd (of één van de medewerkers) van de afdeling Burgerzaken zichzelf vanuit de functie van beveiligingsfunctionaris moet controleren.

Een mogelijke groepering van taken over de medewerkers is:

a) De ambtenaren worden geautoriseerd door de autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR).
b) De medewerker die de aanvraag in ontvangst neemt:
- controleert de gegevens die de aanvrager overlegt;
- verifieert de identiteit van de aanvrager;
- controleert de foto en bevestigt deze op het aanvraagformulier;
- laat de aanvrager zijn handtekening op het aanvraagformulier zetten.
c) De medewerker die de formele beslissing op de aanvraag (verstrekking) neemt:
- controleert de gegevens in het aanvraagdossier;
- controleert de signaleringslijst (kan ook in stap b) plaatsvinden)
- controleert of het aanvraagformulier volledig is ingevuld;
- parafeert (als alles in orde is) de aanvraag ten teken van de juridische verstrekking.
  
  Eventueel kan in stap b) een kopie van het oude document worden gemaakt, die samen met eventuele andere relevante stukken (bijvoorbeeld een verklaring van vermissing, een P.V. van vermissing, een verklaring van toestemming, etc.) in het aanvraagdossier wordt gedaan. In stap c) kan de medewerker die de beslissing op de aanvraag neemt dan tevens een aanvullende check op de identiteitsverificatie uitvoeren door de foto's en de handtekeningen te controleren.
d) Een daartoe geautoriseerde medewerker scant het aanvraagformulier.
e) Een daartoe geautoriseerde medewerker maakt het digitale aanvraagbestand aan door het gescande aanvraagformulier te koppelen aan de gegevens in de reisdocumentenmodule van de GBA.
f) Een daartoe geautoriseerde medewerker verzendt het digitale aanvraagbestand naar de producent.
g) Een ontvangstbevoegde medewerker neemt de geleverde zending in ontvangst.
h) Eén van de medewerkers voert het beheer over de voorraad gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers. Eén van de elementen van het beheer is een periodieke vergelijking van het aantal in voorraad aanwezige documenten met het aantal geleverde en uitgereikte documenten.
i) De medewerker die het gepersonaliseerde document uitreikt (of de bijschrijvingssticker aanbrengt), verifieert opnieuw de identiteit van de aanvrager aan de hand van het nieuwe en het oude document (foto-foto en foto-persoon vergelijking)
j) De financiële verantwoording rond het document gebeurt door de medewerker die de aanvrager laat betalen bij de aanvraag. Bij de financiële verantwoording hoort ook het periodiek controleren of het aantal (en de soort) aanvragen in overeenstemming is met de hoeveelheid geld die voor de documenten en bijschrijvingsstickers is ontvangen en de hoeveelheid aanvraagbestanden die zijn verstuurd naar de producent.
k) De beveiligingsfunctionaris beheert het beveiligingsplan en ziet toe op de naleving van de daarin opgenomen procedures.

De implicaties van de verplichtingen op het vlak van de functiescheiding voor de verdeling van deze taken zijn de volgende:

Functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de aanvraag betekent dat de stappen b) en c) gescheiden zijn.
Functiescheiding tussen verstrekking en uitreiking en beheer betekent dat de stappen c) h) en i) door verschillende ambtenaren worden verricht.
De functie van beveiligingsfunctionaris (stap k) moet gescheiden zijn is van alle andere taken.

BIJLAGE 6. AANDACHTSPUNTEN LOGISCHE EN FYSIEKE TOEGANGSBEVEILIGING

Voor de controle op de logische en fysieke toegangsbeveiliging maken we gebruik van sleutels, key-cards, persoonsgebonden identificatiekaarten (Identificatiekaarten Aanvraagsysteem Reisdocumenten - IAR) en codes (PIN-codes van het RAAS en codes van het toegangssysteem). Een procedure voor de uitgifte en het beheer van deze middelen dient niet alleen om de afdeling Burgerzaken en de opslagvoorzieningen te vrijwaren tegen bezoekers die daar niets te zoeken hebben, maar is ook een instrument in het kader van zorgvuldige autorisatie. Een goede procedure bevat in elk geval de volgende elementen:

beheer en uitgifte van sleutels, persoonsgebonden identificatiekaarten en codes geschiedt volgens een autorisatieregister;
uitgifte van key-cards, codes en sleutels geschiedt alleen met toestemming van het afdelingshoofd;
uitgifte van persoonsgebonden identificatiekaarten geschiedt door de autorisatiebevoegde reisdocumenten;
persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes mogen nooit worden uitgeleend of bekend gemaakt aan anderen (ook collega's);
bij ontvangst en in gebruik stelling van een persoonsgebonden identificatiekaart moet de kaarthouder de bijbehorende PIN-code direct wijzigen; de nieuwe PIN-code dient men te archiveren in een gesloten envelop in een kluis;
persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes dienen altijd gescheiden te worden bewaard;
persoonsgebonden identificatiekaarten die niet in gebruik zijn (zoals reservekaarten) dienen te worden opgeslagen in een kluis;
het zorgvuldig gebruik van persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes dient regelmatig gecontroleerd te worden door het nalopen van systeemsignalen en log-files;
ook het inleveren en omruilen van sleutels en persoonsgebonden identificatiekaarten moet worden vastgelegd;
de autorisatiebevoegde reisdocumenten dient de persoonsgebonden identificatiekaarten die defect, verloren, verlopen, gecompromitteerd of niet langer in gebruik zijn in te trekken op het RAAS;
vernietiging van persoonsgebonden identificatiekaarten gebeurt door de autorisatiebevoegde reisdocumenten die de identificatiekaarten heeft uitgegeven; daarbij wordt de medewerker kwijting verleend;
bij functiewijziging en/of vertrek van één van de medewerkers worden de hem bekende codes gewijzigd;
bij functiewijziging en/of vertrek van één van de medewerkers worden de hem verstrekte sleutels en de persoonsgebonden identificatiekaart ingenomen en het briefje met de aan hem verstrekte PIN-code vernietigd; daarbij wordt de medewerker kwijting verleend;
actieve sleutels en persoonsgebonden identificatiekaarten mogen niet door medewerkers mee naar huis worden genomen;
sleutels en persoonsgebonden identificatiekaarten worden zo mogelijk opgeborgen in een beveiligde voorziening of sleutelkast;
voor toegang tot het RAAS door een servicemedewerker van de producent dient de autorisatiebevoegde reisdocumenten toestemming te verlenen; er dient een procedure te zijn die voorziet in de gecontroleerde toegang tot het RAAS door servicemedewerkers van de producent.

BIJLAGE 7A. VOORBEELDPROCEDURE IDENTIFICERENDE VRAGEN

Doel	De procedure beschrijft de werkwijze die wordt gehanteerd als bij een aanvraag de identiteit van de aanvrager niet (voldoende) kan worden geverifieerd aan de hand van identiteitsdocumenten.
Status	Deze procedure maakt deel uit van het beveiligingsplan reisdocumenten van de gemeente X. De inhoud van deze procedure is vertrouwelijk en dient uitsluitend bekend te zijn aan de betrokken medewerkers op de afdeling Burgerzaken en aan de beveiligingsfunctionaris.
Versie	.... / .... (datum)

Inleiding

In situaties waarin geen oud document kan worden overgelegd, of wanneer om enigerlei reden getwijfeld wordt aan de identiteit van de aanvrager geschiedt de identiteitsverificatie onder meer op basis van identificerende vragen. Kwaadwillende aanvragers kunnen zich hierop voorbereiden. Daarom worden zoveel mogelijk moeilijke en gevarieerde vragen gesteld en wordt een norm gehanteerd omtrent het aantal foute antwoorden dat wordt toegestaan. Het vragenformulier wordt ondertekend door de ambtenaar.

1. De wijze waarop de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden, wordt aangetekend op het aanvraagformulier.
2. Als geen oud document kan worden overgelegd, wordt voor de verificatie van de identiteit gebruik gemaakt van bijgaand vragenformulier dat aan de balie wordt ingevuld zonder dat de aanvrager kan overleggen met eventuele omstanders. (In geval de aanvrager een jongere/kind is, wordt vermeden dat de ouders antwoorden geven.)
3. Er worden minimaal 8 vragen aangekruist. Uit iedere sectie wordt tenminste één vraag gesteld en geverifieerd aan de hand van de GBA-gegevens. De aanvrager mag bij het beantwoorden niet meer dan 2 fouten maken.
4. Indien de aanvrager meer dan 2 fouten maakt, wordt geconcludeerd dat zijn identiteit langs deze weg niet eenduidig is te verifiëren. In overleg met het afdelingshoofd wordt vervolgens vastgesteld op welke wijze verificatie dan alsnog dient te geschieden. In ieder geval vindt de definitieve identiteitsverificatie op dat moment niet plaats en wordt geen aanvraagbestand aangemaakt.
5. Het door de ambtenaar ondertekende formulier ‘identificerende vragen’ wordt toegevoegd aan het aanvraagdossier.

Opmerking:

identificerende vragen stellen aan kinderen en zeker aan jonge kinderen die geen of nauwelijks Nederlands spreken, is in de praktijk slecht toepasbaar. Helaas zijn de mogelijkheden voor nadere verificatie van de identiteit beperkt. Ook bij allochtone aanvragers is het verifiëren van de identiteit op basis van identificerende vragen gecompliceerd. In andere culturen hebben verjaardagen en geboortedata een andere status dan in de West-Europese, hetgeen maakt dat aanvragers minder bekend zijn met deze gegevens. Dit vraagt extra aandacht en een manier van identiteitsvaststelling die recht doet aan deze cultuurverschillen zonder de identiteitsbepaling te versoepelen.

BIJLAGE 8. TIPS VOOR FOTO-FOTO EN FOTO-PERSOON VERGELIJKING

Kwaliteitseisen voor de pasfoto

De pasfoto voor een nieuw reisdocument moet aan de volgende eisen voldoen (PUN art. 28):

Algemeen:
- de foto kan in kleur of zwart-wit zijn;
- de foto moet van recente datum zijn;
- de foto moet een duidelijk en goedgelijkend beeld van de aanvrager bieden;
- een reproductie van een eerder gebruikte foto is niet toegestaan.
Formaat:
- het formaat van de foto is 3 bij 4 cm;
- het gezicht moet in de breedte ongeveer 2 cm van de afbeelding in beslag nemen.
Beeld:
- het gezicht van de aanvrager dient:
  - -
    recht van voren te zijn gefotografeerd 3;
  - -
    tegen een lichte, egale achtergrond;
- beide ogen moeten zichtbaar zijn, eventueel achter een bril met doorschijnende glazen;
- het dragen van een donkere bril op de foto's is niet toegestaan
  
  (hier geldt een uitzondering voor een aanvrager die kan aantonen dat zulks om medische redenen noodzakelijk is);
- het hoofd moet dient onbedekt zijn
  
  (hier geldt een uitzondering voor een aanvrager die heeft aangetoond dat godsdienstige, levensbeschouwelijke of medische oorzaken zich hiertegen verzetten – in dat geval moet het gezicht wel zichtbaar blijven).

Foto-persoon vergelijking

Bij de controle op overeenkomsten tussen de persoon van de aanvrager en de foto die hij inlevert of de foto in het oude document dat hij overlegt, moet worden gelet op typische bij voorkeur onveranderbare kenmerken:

gezichtsvorm (kaaklijn): rond, ovaal, langwerpig, peervormig;
raskenmerken (Kaukasisch, Aziatisch, negroïde, Zuid-Amerikaans, mongoloïde);
huidskleur (zonnebank?);
haarsoort (sluik, golvend, krullend), haarkleur (geverfd?), haardracht (permanent?);
vorm en afmetingen van de oren;
oogkleur;
littekens, tatoeages (stamtekens), (hennatatouage?);
moedervlekken;
sproeten;
pukkels, puistjes;
wenkbrauw, oog-, neus, mond- en oorlijn;
indien een oor zichtbaar is: binnenoor, buitenoor, oorlel.

Probeer, zeker bij twijfel, de persoon te bekijken vanuit het perspectief van de foto, dus met het hoofd in dezelfde houding. Vergelijk:

neuslijn t.o.v. de positie van oren (oorlellen);
(indien zichtbaar) de stand en de vorm van de tanden
de wenkbrauw-, oog- en mondlijn

Foto-foto vergelijking

Bij vergelijking van verschillende pasfoto's gelden dezelfde aandachtspunten als bij foto-persoon vergelijking. Extra tips zijn:

kijk met twee personen;
verdeel het gezicht in segmenten (haar, wenkbrauw-, oog-, oor-, neus- en mondlijn);
vergelijk de onderlinge stand van oren, mond, neus en ogen;
vergelijk de vorm van:

-
oren (groot/klein);
-
neus (smal/spits), neusbeen;
-
ogen (ovaal/rond);
-
mond (groot/klein);
-
lippen (dik/dun, vnl. de bovenlip);
-
de invloed van make-up.

Tip: Bekijk de foto's op de kop. Omdat de invloed van het gehele gezicht dan minder dominant wordt, wordt het makkelijker de foto's objectief/wetenschappelijk te bekijken en onderlinge afstanden, verhoudingen en vormen te vergelijken.

BIJLAGE 9. CHECKLIST BEVEILIGINGSPLAN

Het beveiligingsplan is een ‘levend document’ dat jaarlijks wordt bijgesteld naar aanleiding van het periodieke onderzoek naar de effectiviteit en doelmatigheid van de beveiliging of na tussentijdse wijzigingen van procedures of voorzieningen. Het beveiligingsplan dient in ieder geval de volgende onderdelen te bevatten:

0. Verantwoording (datum laatste wijziging, aantal exemplaren, handtekeningen etc.)
1. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van (het onderhoud van) de beveiliging
2. De beleidsnotitie van het bevoegd gezag
3. De organisatie van de beveiliging
- 3.1. Beveiligingsadviescommissie
- 3.2. Functiebeschrijving van de beveiligingsfunctionaris
- 3.3. Autorisatie: bevoegdheden en procedures
- 3.4. Sleutel-, key-cards- en code-beheersing
- 3.5. Functiescheiding
- 3.6. Communicatieplan
- 3.7. Ondersteuning van personeel in geval van bedreiging of dwang (incl. slachtofferzorg)
- 3.8. Opleiding en training
4. De bouwkundige/fysieke maatregelen
- 4.1. Algemene inbraakwerende voorzieningen
- 4.2. Voorzieningen binnen en buiten openingstijden
- 4.3. Serviceafspraken met de alarmcentrale en procedure bij uitval, storing of onderhoud van het alarmsysteem
5. De ICT-maatregelen
6. De procedures voor het beheer van reisdocumenten
- 6.1. Voorraadbeheer en inventarisatie voorraden
- 6.2. Formulier dagomzet (dagstaat)
- 6.3. Wat te doen bij afwijking in voorraden
7. De procedures voor de werkwijze aan het loket
- 7.1. Verificatie van de identiteit van de aanvrager (bij aanvraag en uitreiken)
- 7.2. Identificerende vragen
- 7.3. Controle op ingeleverde documenten
- 7.4. Hoe te handelen bij agressief gedrag van publiek
- 7.5. Hoe te handelen in geval van een overval
- 7.6. Onttrekking en vernietiging van reisdocumenten
8. De procedures op het gebied van personeel & organisatie
- 8.1. Antecedentenonderzoek van nieuwe medewerkers
- 8.2. Introductie van nieuwe medewerkers
- 8.3. Afspraken over inzet van andere afdelingen
9. Het onderzoek naar de beveiligingsmaatregelen
- 9.1. Procedure van periodiek onderzoek naar effectiviteit/doelmatigheid van de beveiliging
- 9.2. De resultaten van het jaarlijkse interne (of externe) onderzoek aan de hand van het BeveiligingsNet
- 9.3. Actielijst met verbeterpunten

Bijlage F. Overzicht aanvraaggegevens

1. Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten

Deze lijst geldt voor reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten. De onderstaande rubrieken moeten worden ingevuld, voor zover op de aanvraag van toepassing.
- -
  Aanvraagnummer
- -
  Datum aanvraag
- -
  Spoedaanvraag (alleen voor gemeenten)
- -
  Soort reisdocument
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – soort
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – nummer
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – datum einde geldigheid
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – autoriteit verstrekking
- -
  Sofi-nummer (alleen voor Nederlanders die in een gemeentelijke basisadministatie zijn ingeschreven)
- -
  Nationaliteit
- -
  Geslachtsnaam
- -
  Voorvoegsel geslachtsnaam
- -
  Adellijke titel/ predikaat
- -
  Voornamen
- -
  Geboortedatum
- -
  Geboorteplaats
- -
  Geslacht
- -
  Lengte
- -
  Adres
- -
  Postcode+Woonplaats
- -
  Bijschrijven kinderen (aantal kb)
- -
  Documentnummer ouder (als ks)
- -
  Toestemming wettelijke vertegenwoordiger(s)
- -
  Verblijfsdocument – nummer
- -
  Verblijfsdocument – datum einde geldigheid
- -
  Aanduiding vermissing
- -
  Datum Verklaring vermissing
- -
  Proces verbaal vermissing vorig document – nummer
- -
  Vermist reisdocument – nummer
- -
  Vermist reisdocument – autoriteit verstrekking
- -
  Verzoek originele aanvraag vermist document
- -
  Vermelding partner (SC I)
- -
  Geslachtsnaam partner
- -
  Voorvoegsel geslachtsnaam partner
- -
  Adellijke titel partner
- -
  Pseudoniem (SC IV)
- -
  Niet in staat tot ondertekening (SC V)
- -
  XXA (staatloze) (SC XIb)
- -
  Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van (SC XII)
2. Nooddocumenten

Deze lijst geldt voor nooddocumenten. De onderstaande rubrieken moeten worden ingevuld, voor zover op de aanvraag van toepassing.
- -
  Aanvraagnummer
- -
  Datum aanvraag
- -
  Soort reisdocument
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – soort
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – nummer
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – datum einde geldigheid
- -
  Huidig reisdocument/ bijschrijving – autoriteit verstrekking
- -
  Nationaliteit
- -
  Geslachtsnaam
- -
  Voorvoegsel geslachtsnaam
- -
  Adellijke titel/ predikaat
- -
  Voornamen
- -
  Geboortedatum
- -
  Geboorteplaats
- -
  Geslacht
- -
  Lengte
- -
  Adres
- -
  Postcode+Woonplaats
- -
  Toestemming wettelijke vertegenwoordiger(s)
- -
  Aanduiding vermissing
- -
  Datum Verklaring vermissing
- -
  Proces verbaal vermissing vorig document – nummer
- -
  Vermist reisdocument – nummer
- -
  Vermist reisdocument – autoriteit verstrekking
- -
  Niet in staat tot ondertekening (SC V)
- -
  Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van (SC XII)

Bijlage G. Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten

Abidjan	Khartoem	Seoul
Abu Dhabi	Kiev	Shanghai
Accra	Kigali	Singapore
Addis Abeba	Kinshasa	Skopje
Algiers	Kobe	St. Petersburg
Almaty	Koeweit	Sofia
Amman	Kopenhagen	Stockholm
Ankara	Kuala Lumpur	Sydney
Antwerpen	La Paz	Tallinn
Asmara	Lagos	Teheran
Athene	Lima	Tel Aviv
Bagdad	Lissabon	Tirana
Bamako	Ljubljana	Tokyo
Bangkok	Londen	Toronto
Barcelona	Los Angeles	Tripoli
Beiroet	Luanda	Tunis
Belgrado	Lusaka	Valletta
Berlijn	Luxemburg	Vancouver
Bern	Madrid	Vilnius
Boedapest	Managua	Warschau
Boekarest	Manilla	Washington
Bombay	Maputo	Wellington
Brasilia	Mexico	Wenen
Bratislava	Miami	Windhoek
Brussel	Milaan	Zagreb
Buenos Aires	Montevideo
Cairo	Montreal
Canberra	Moskou
Caracas	München
Chicago	Muscat
Colombo	Nairobi
Cotonou	New Delhi
Dakar	New York
Damascus	Oslo
Dar es Salaam	Ottawa
Dhaka	Ouagadougou
Dubai	Paramaribo
Dublin	Parijs
Düsseldorf	Peking
Frankfurt a/d Main	Port of Spain
Guangzhou	Praag
Guatemala	Pretoria
Hamburg	Quito
Hanoi	Rabat
Harare	Riga
Havanna	Rio de Janeiro
Helsinki	Riyadh
Ho Chi Minh stad	Rome
Hongkong	Sana'a
Islamabad	San José
Istanbul	Sante Fé de Bogota
Jakarta	Santiago de Chile
Kaapstad	Santo Domingo
Kampala	Sao Paulo
Karachi	Sarajevo

Bijlage H. Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten

Ankara

Antwerpen

Athene

Barcelona

Berlijn

Bern

Boedapest

Bratislava

Brussel

Dublin

Düsseldorf

Frankfurt

Hamburg

Helsinki

Istanbul

Kopenhagen

Lissabon

Ljubljana

Londen

Luxemburg

Madrid

Milaan

München

Nicosia

Oslo

Parijs

Praag

Rome

Stockholm

Tallinn

Valletta

Vilnius

Warschau

Wenen

Bijlage I. Normering IAR-kaarten

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verstrekt vijf identificatiekaarten (IAR-kaarten) per door BZK beschikbaar gesteld reisdocumentenstation (RAAS). Deze worden kosteloos aan de uitgevende instantie ter beschikking gesteld. In de gevallen waar door BZK aanvullend nog een werkstation beschikbaar is gesteld, geldt dat voor dit werkstation kosteloos drie IAR-kaarten beschikbaar worden gesteld.

Een uitgiftelocatie kan extra IAR-kaarten aanvragen. IAR-kaarten mogen alleen worden aangevraagd voor vaste medewerkers, met een maximum van 20 operationele IAR-kaarten per uitgiftelocatie. Deze grens is vastgesteld uit oogpunt van beveiliging. De kosten voor deze extra IAR-kaarten worden door het Agentschap BPR gefactureerd ten laste van de uitgevende instanties.

Per kalenderjaar worden er per uitgiftelocatie maximaal twee IAR-kaarten kosteloos ter beschikking gesteld, bijv. in verband met verloop van personeel. De kosten van een hoger aantal IAR-kaarten worden, onder aftrek van de twee kosteloos te verstrekken IAR-kaarten, door het Agentschap BPR gefactureerd ten laste van de uitgevende instantie.

Indien een uitgiftelocatie IAR-kaarten moet aanvragen in verband met diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik, worden de kosten door het Agentschap BPR gefactureerd ten laste van de uitgevende instantie. De uitgevende instantie dient diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik van IAR-kaarten direct te melden bij Sdu Identification, zodat deze IAR-kaarten kunnen worden geblokkeerd. IAR-kaarten die defect raken bij initiële uitlevering of wegens technische mankementen worden kosteloos vervangen.

De leveringstermijn van IAR-kaarten bedraagt circa een week. Spoedaanvragen worden alleen gehonoreerd als het een calamiteit betreft, in samenhang met het plaatsen van een nieuw RAAS en/of werkstation. In dat geval is de leveringstermijn gelijk aan de standaard leveringstermijn van reisdocumenten.

Spoedaanvragen gaan vergezeld van een fax aan Sdu Identification (ordermanagement, faxnummer 023-5184305).

De kosten van extra IAR-kaarten bedragen € 52,64 per kaart. De kosten van IAR-kaarten, ingeval van een spoedaanvraag, bedragen € 79,87 per kaart.

Facturering van extra IAR-kaarten door het Agentschap BPR zal op jaarbasis plaatsvinden.

Bijlage J. Invulinstructie laissez-passer

	Algemene opmerkingen
	Het laissez passer wordt handmatig ingevuld op de hierna weergegeven wijze.
	Invulinstructie per rubriek
Type	LP
Code	NLD
Document- nummer	Het documentnummer dat in het document geperforeerd is, overnemen.
Naam	De naam van de houder in volgorde:
	– Adellijke titel	– voluit
	– Voorvoegsel voor de achternaam	– voluit
	– Achternaam	– geslachtsnaam houder
Voornamen	Voornamen van de houder in volgorde:
	– Adellijke predikaat	– voluit (facultatief)
	– Voornamen	– voluit
	Indien geen voornamen worden ingevuld wordt dit aangegeven met drie liggende streepjes, ---.
	Algemene opmerking: Indien de naam niet past in de hiervoor bestemde ruimte m.b.v. standaardclausule II verwijzen naar pagina 3.
Nationaliteit	Alleen in te vullen bij Nederlanders. In andere gevallen drie liggende streepjes, ---.
Geslacht	M: man V/F: vrouw
Lengte	Voorbeeld: 1,82m (Cijfermatig in meters en centimeters vermelden gevolgd door afkorting m).
Geboortedatum	Vermelden iVermelden in volgorde: n formaat dd XXX eejj – Twee posities dagaanduiding in cijfers. – Spatie – Eerste drie posities voor maandaanduiding (zie lijst hierna vermeld) – Spatie – Laatste vier posities eeuw- en jaartalaanduiding
	Lijst maandafkortingen: JAN FEB MAA APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC
	Voorbeelden: 00 --- 1956 00 JAN 1984 19 JAN 1984 Bij de toekenning van een reisdocument wordt altijd een eeuw- en jaartal aanduiding opgenomen.
Afgiftedatum	Zie geboortedatum
Geboorteplaats	Geboorteplaatsnaam vermelden
Geldig tot	Datum tot wanneer het document geldig is. Datum weergeven zoals aangegeven bij geboortedatum.
Autoriteit	Gouverneur van Minister van Buitenlandse Zaken Ambassadeur te Consul-Generaal te Consul te Hfd. cons. afd. te
Waarmerking	Stempel autoriteit moet over de foto vallen.
Handtekening	De houder plaatst zijn handtekening op de bestemde plaats onder de foto.
Opmerkingen	Pagina 3 is te gebruiken voor opmerkingen van bevoegde instanties. Op deze pagina worden de datum waarop het reisdocument uiterlijk moet worden ingeleverd en de autoriteit bij wie de inlevering dient plaats te vinden ingevuld.
Lamineren	Het document wordt na invulling van de houderpagina gelamineerd. Dit gebeurt niet met een laminator maar door middel van koud laminaat dat als een sticker wordt geplakt. Door de beschermlaag op de achterzijde van de folie te verwijderen kan de folie, zonder gebruik van hulpmiddelen, over de houderpagina worden geplakt.

De wettelijke eisen zijn gebaseerd op de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN), inclusief toelichtingen en aanvullende ministeriële circulaires. ^ [1]
De elektronische versie van het BeveiligingsNet print het resultatenschema en het actieplan. Tevens wordt het actieplan als Word-document opgeslagen. U kunt zelf in dit document verder werken. De PUN (art. 94) schrijft voor dat de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks wordt geëvalueerd aan de hand van het BeveiligingsNet. De geconstateerde afwijkingen moeten schriftelijk worden vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan worden bewaard. Het resultatenschema en een ingevuld actieplan kunnen dienen als basis voor deze jaarlijkse rapportage. ^ [2]
In de overgangperiode tot 1 september 2001 geldt dat ook de oude eisen mogen worden gehanteerd. ^ [3]