Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001

Geraadpleegd op 02-05-2024.
Geldend van 26-08-2006 t/m 19-07-2007

Origineel opschrift en aanhef

Regeling van de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid van 7 september 2001, houdende regels in verband met de verstrekking van reisdocumenten door de Minister van Buitenlandse Zaken en de hoofden van de door hem aangewezen consulaire posten in het buitenland

De Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid, handelende in overeenstemming met de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Justitie;

Gelet op de artikelen 2, eerste lid, onder g, tweede en derde lid, 3, eerste, derde, vierde en zevende lid, 16, tweede lid, 26, eerste lid, onder d en derde lid, 27, eerste lid, 30, eerste lid, 31, derde lid, 40, eerste lid, onder d en zesde lid, 43, 57 en 59 van de Paspoortwet;

Besluit:

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

§ 1. Definities en reikwijdte

Artikel 1

• 1 In deze regeling wordt verstaan onder:

  a. de wet:

  de Paspoortwet;

  b. aanvraag, weigering, verstrekking, uitreiking, houder, wijziging, inhouding, vervallen of vervallenverklaring en vermissing:

  hetgeen ingevolge artikel 1, eerste lid, van de wet daaronder wordt verstaan;

  c. aanvrager:

  degene die een aanvraag als bedoeld in artikel 1, onder a, van de wet indient of op wie een dergelijke aanvraag betrekking heeft;

  d. register paspoortsignaleringen:

  het register, bedoeld in artikel 25, derde lid, van de wet;

  e. signalerende autoriteit:

  de autoriteit, bedoeld in de artikelen 18 tot en met 24 van de wet, die op grond van artikel 25 van de wet een verzoek tot weigering of vervallenverklaring heeft ingediend;

  f. basisadministratie:

  een gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, onderscheidenlijk een bij eilandelijke verordening in de Nederlandse Antillen of bij Landsverordening in Aruba ingestelde basisadministratie persoonsgegevens;

  g. basisregister reisdocumenten:

  het register, bedoeld in artikel 4a van de wet;

  h. aanvraagsysteem reisdocumenten:

  het geheel van apparatuur, programmatuur, opslagmedia en overige materialen, waarvan door de bevoegde autoriteit gebruik wordt gemaakt bij de aanvraag, verstrekking, uitreiking en registratie van reisdocumenten;

  i. reisdocumentenstation:

  de door de leverancier beschikbaar gestelde apparatuur en programmatuur, waarin gegevens met betrekking tot aangevraagde en uitgereikte reisdocumenten worden verwerkt en gearchiveerd en waarmee de gegevensuitwisseling tussen de bevoegde autoriteit en de leverancier plaatsvindt (reisdocumentenaanvraag- en archiefstation);

  j. reisdocumentenadministratie:

  de in het reisdocumentenstation en op andere wijze bij de bevoegde autoriteit opgeslagen gegevens met betrekking tot aangevraagde en uitgereikte reisdocumenten;

  k. reisdocumentenmodule:

  de apparatuur en programmatuur, waarmee de bevoegde autoriteit bij de aanvraag en uitreiking gegevens uitwisselt met het reisdocumentenstation en de basisadministratie;

  l. standaardclausule:

  een clausule, waarvan de tekst in bijlage A van deze regeling is opgenomen en die door de leverancier dan wel de bevoegde autoriteit in het reisdocument wordt aangebracht;

  m. standaardformulier:

  een voorbedrukt formulier, opgenomen in bijlage B van deze regeling;

  n. modelformulier:

  een model voor een formulier, opgenomen in bijlage C van deze regeling;

  o. aanvraag-informatieformulier:

  een door de Minister van Buitenlandse Zaken voorgeschreven formulier, dat bestemd is voor het opmaken van een aanvraag voor een reisdocument;

  p. aanvraagformulier:

  het in bijlage B van deze regeling opgenomen standaardformulier B1 dat bestemd is voor het op schrift stellen van de aanvraaggegevens, bedoeld in artikel 51;

  q. aanvraagnummer:

  het nummer dat voorgedrukt is op het aanvraagformulier;

  r. administratienummer:

  het administratienummer, bedoeld in artikel 50 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  s. sofi-nummer:

  het sociaal-fiscaalnummer, bedoeld in artikel 47b van de Algemene wet inzake rijksbelastingen;

  t. bijschrijving:

  bijschrijving van kinderen als bedoeld in artikel 17 van de wet;

  u. bijschrijvingssticker:

  sticker waarop de gegevens van een bij te schrijven kind zijn vermeld;

  v. agentschap BPR:

  het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  w. identificatiekaart:

  een document als bedoeld in artikel 88, waarmee op elektronische wijze toegang kan worden verkregen tot het reisdocumentenstation en de daarin opgeslagen programmatuur en gegevens;

  x. leverancier:

  het bedrijf dat in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties belast is met het verrichten van diensten in verband met de verstrekking van reisdocumenten, waaronder de vervaardiging en levering van reisdocumenten, bijschrijvingsstickers en identificatiekaarten;

  y. distributeur:

  het bedrijf dat zorg draagt voor de distributie van reisdocumenten, bijschrijvingsstickers, identificatiekaarten en overige materialen die door de leverancier worden geleverd;

  z. uitgiftelocatie:

  de locatie bij een bevoegde autoriteit waar de aanvragen aan de leverancier worden verzonden en de documenten en overige materialen door de distributeur worden afgeleverd;

  aa.

  [Red: vervallen;]

  bb. verblijfsdocument:

  een document waaruit het verblijfsrecht van de vreemdeling ingevolge de Vreemdelingenwet 2000, dan wel de Landsverordening Toelating en Uitzetting van de Nederlandse Antillen onderscheidenlijk van Aruba, blijkt.

• 2 Deze regeling is van toepassing op de verstrekking van reisdocumenten door de Minister van Buitenlandse Zaken en de hoofden van door hem aangewezen consulaire posten in het buitenland.

§ 2. Andere reisdocumenten van het Koninkrijk der Nederlanden

Artikel 2

Andere reisdocumenten van het Koninkrijk der Nederlanden ingevolge artikel 2, eerste lid, onder g, van de wet zijn:

• a. faciliteitenpaspoort;

• b. tweede paspoort.

§ 3. Modellen van de reisdocumenten

Artikel 3

• 1 Met betrekking tot de in artikel 2, eerste lid, onder a tot en met e, van de wet bedoelde reisdocumenten bestaan de navolgende modellen:

  • a. nationaal paspoort: model nationaal paspoort met 34 bladzijden, dan wel met 66 bladzijden (zakenpaspoort);

  • b. diplomatiek paspoort: model diplomatiek paspoort;

  • c. dienstpaspoort: model dienstpaspoort en model nationaal paspoort voorzien van standaardclausule IX;

  • d. reisdocument voor vluchtelingen: model reisdocument voor vluchtelingen;

  • e. reisdocument voor vreemdelingen: model reisdocument voor vreemdelingen.

• 2 Met betrekking tot het in artikel 2, eerste lid, onder f, van de wet bedoelde nooddocument bestaan de navolgende modellen:

  • a. noodpaspoort: model noodpaspoort;

  • b. laissez-passer: model laissez-passer.

• 3 Met betrekking tot de ingevolge artikel 2, eerste lid, onder g, van de wet vastgestelde reisdocumenten bestaan de navolgende modellen:

  • a. faciliteitenpaspoort: model nationaal paspoort met 34 bladzijden, dan wel met 66 bladzijden (zakenpaspoort), voorzien van standaardclausule VI;

  • b. tweede paspoort: model nationaal paspoort met 34 bladzijden, dan wel met 66 bladzijden (zakenpaspoort), voorzien van standaardclausule VII.

• 4 Met betrekking tot de ingevolge artikel 2, tweede lid, van de wet genoemde Nederlandse identiteitskaart bestaat het navolgende model: model Nederlandse identiteitskaart.

• 5 In de modellen, genoemd in het eerste, derde en vierde lid, is een machineleesbare strook en een chip opgenomen.

• 6 In het model, genoemd in het tweede lid, onder a, is een machineleesbare strook opgenomen.

§ 4. Register paspoortsignaleringen

Artikel 4. Vestigingsplaats van het register

Het register paspoortsignaleringen is ondergebracht bij het agentschap BPR.

Artikel 5. Administratie van kennisgevingen uit het register

• 1 De tot verstrekking dan wel inhouding bevoegde autoriteiten dragen er zorg voor dat de administratie, bedoeld in artikel 25, vierde en vijfde lid, van de wet, te allen tijde de naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats bevat van de personen ten aanzien van wie zij op grond van de wet bevoegd zijn tot verstrekking dan wel inhouding.

• 2 De in het eerste lid bedoelde administratie is op naam toegankelijk en kan desgewenst worden gevoerd door het bewaren en raadplegen van de regelmatig toegezonden signaleringslijst en de tussentijdse aanvullingen daarop.

§ 5. Aangewezen autoriteiten

Artikel 6

De Minister van Buitenlandse Zaken neemt naast de in de wet genoemde gevallen tevens aanvragen in ontvangst voor en gaat over tot de verstrekking van laissez-passer’s ten behoeve van de in artikel 15, tweede lid, van de wet bedoelde personen.

Artikel 7. Het hoofd van de post

• 1 De hoofden van alle posten zijn bevoegd tot:

  • a. het in ontvangst nemen van aanvragen;

  • b. de verstrekking van laissez-passer's.

• 2 De hoofden van de in bijlage G genoemde posten zijn, ten aanzien van de aanvrager die verblijf heeft in het ressort van de post waar de aanvraag wordt ingediend, bevoegd tot verstrekking van:

  • a. nationale paspoorten;

  • b. reisdocumenten voor vluchtelingen;

  • c. reisdocumenten voor vreemdelingen;

  • d. faciliteitenpaspoorten;

  • e. tweede paspoorten.

• 3 De hoofden van de in bijlage G genoemde posten zijn voorts bevoegd tot verstrekking van noodpaspoorten.

• 4 De hoofden van de in bijlage H genoemde posten zijn bevoegd tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten.

Artikel 8. Heffing en kwijtschelding van rechten

Het hoofd van de post die een aanvraag in ontvangst neemt, is bevoegd tot heffing van rechten, dan wel het verlenen van gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van rechten als bedoeld in het Besluit paspoortgelden.

Hoofdstuk II. Vaststelling aanspraken op reisdocumenten en geldigheid

§ 1. Nationale paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten

Artikel 9. Vaststelling van het Nederlanderschap

• 1 Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over het Nederlanderschap van de aanvrager wordt gebruik gemaakt van het door deze overgelegde Nederlandse reisdocument, alsmede van de door de aanvrager bij de aanvraag verstrekte gegevens.

• 2 Indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, worden de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens behorende bij het eerder aan betrokkene uitgereikte reisdocument, niet zijnde een nooddocument, geraadpleegd.

• 3 Berusten de in het tweede lid bedoelde gegevens bij een andere autoriteit, dan wordt deze verzocht om kosteloze verstrekking van een afschrift van de gevraagde gegevens uit de reisdocumentenadministratie. In de aanvraag wordt vermeld bij welke autoriteit de gegevens zijn opgevraagd.

• 4 Indien onzekerheid blijft bestaan over het Nederlanderschap van de aanvrager wordt daarnaar een gericht onderzoek ingesteld. Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de nationaliteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit, waaronder zijn geboorteakte, en eventuele andere bewijsstukken.

Artikel 10. Geldigheid

• 1 Het nationaal paspoort is geldig voor vijf jaren en voor alle landen.

• 2 De Nederlandse identiteitskaart is geldig voor vijf jaren en voor de landen die behoren tot de Europese Unie, alsmede voor Andorra, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen, San Marino, Turkije, IJsland en Zwitserland.

§ 2. Reisdocumenten voor niet-Nederlanders

§ 2.1. Reisdocumenten voor vluchtelingen en reisdocumenten voor vreemdelingen ten behoeve van personen die in Nederland rechtmatig verblijf hebben

Artikel 11. Gebruik van het modelformulier

• 1 Bij de aanvraag van een reisdocument voor vluchtelingen, dan wel een reisdocument voor vreemdelingen wordt gebruik gemaakt van modelformulier C1.

• 2 Een in het eerste lid bedoeld formulier kan worden verstrekt nadat daartoe een verzoek is gedaan door het hoofd van de post, onder vermelding van de personalia van de aanvrager en de reden van de aanvraag.

• 3 In het formulier worden naast de geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats van de aanvrager de navolgende gegevens vermeld:

  • I. met betrekking tot de nationaliteit:

    • a. welke nationaliteit de aanvrager bezit, dan wel

    • b. door welke oorzaak de aanvrager zonder of van onbekende nationaliteit is, dan wel

    • c. op grond van welke wettelijke regeling of administratieve beslissing de aanvrager zijn nationaliteit heeft verloren;

  • II. met betrekking tot de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner:

    de geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit en burgerlijke staat van de echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner, dan wel laatste gewezen echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner, alsmede het bezit van een verblijfsdocument met vermelding van het verblijfsrecht, het documentnummer en de geldigheidsduur van het document indien de betrokkene niet het Nederlanderschap bezit;

  • III. met betrekking tot de binnenkomst in Nederland:

    • a. de datum waarop de aanvrager Nederland is binnengekomen;

    • b. het land van waar de aanvrager voor binnenkomst in Nederland laatstelijk was vertrokken;

    • c. de gemeente waar de aanvrager bij binnenkomst in Nederland voor het eerst als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven;

    • d. het documentnummer, de geldigheidsduur, alsmede de datum en de autoriteit van verstrekking van het reisdocument waarover de aanvrager bij binnenkomst in Nederland beschikte;

  • IV. met betrekking tot het rechtmatig verblijf van de aanvrager in Nederland:

    • a. de in de basisadministratie opgenomen gegevens over het verblijfsrecht van de aanvrager;

    • b. het door de aanvrager ter inzage overgelegde verblijfsdocument met vermelding van het verblijfsrecht, het documentnummer en de geldigheidsduur van het document, dan wel de reden waarom geen geldig verblijfsdocument ter inzage kan worden overgelegd;

    • c. de datum van vertrek uit Nederland en de gemeente waar betrokkene als ingezetene in de basisadministratie is of voor het laatst was ingeschreven;

    • d. de reden van het buitenlandse verblijf van de aanvrager.

• 4 De daartoe aangewezen ambtenaar voorziet het formulier op de bestemde plaats van zijn handtekening.

• 5 Het hoofd van de post waar de aanvraag is ingediend zendt het formulier, vergezeld van (foto)kopieën van de in het bezit van de aanvrager zijnde reisdocumenten, dan wel van de reisdocumenten waarin hij staat bijschreven (met alle bestempelde visumbladzijden), alsmede van het verblijfsdocument aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

Artikel 12. Opmerkingen van de Minister van Justitie in Nederland

• 1 Het formulier en de eventuele overgelegde bewijsstukken worden door tussenkomst van de Minister van Buitenlandse Zaken doorgezonden aan de Minister van Justitie in Nederland in wiens vreemdelingenadministratie de aanvrager ten tijde van de aanvraag is opgenomen.

• 2 In het formulier worden de navolgende gegevens die over de aanvrager in de vreemdelingenadministratie zijn opgenomen, vermeld:

  • a. geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;

  • b. de datum sedert welke de aanvrager in de vreemdelingenadministratie is ingeschreven;

  • c. het verblijfsrecht van de aanvrager met de datum waarop dit eindigt;

  • d. het aan de aanvrager verstrekte verblijfsdocument met vermelding van het documentnummer en de geldigheidsduur, dan wel de reden waarom de aanvrager niet in aanmerking komt voor een verblijfsdocument.

• 3 In het formulier wordt tevens vermeld of en zo ja, op welke punten de ingevolge artikel 11 vermelde gegevens afwijken van de gegevens die omtrent de aanvrager in de vreemdelingenadministratie zijn opgenomen.

• 4 Indien de aanvraag betrekking heeft op een reisdocument voor vreemdelingen als bedoeld in artikel 14 van de wet en tegen het verlenen daarvan op verblijfsrechtelijke gronden bedenkingen bestaan, vermeldt de Minister van Justitie in Nederland als bedenkingen:

  • a. de aanvrager dient in het bezit te zijn van een geldig reisdocument voor grensoverschrijding, verstrekt door de autoriteiten van een ander land, dan wel

  • b. de verblijfstitel van de aanvrager zal niet meer worden verlengd, dan wel

  • c. de verblijfstitel van de aanvrager is of zal vervallen, dan wel

  • d. andere bedenkingen.

• 5 De daartoe aangewezen ambtenaar voorziet het formulier op de bestemde plaats van zijn handtekening.

• 6 De Minister van Justitie in Nederland zendt het formulier terug aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

Artikel 13. Vaststelling aanspraken op reisdocumenten als bedoeld in artikel 11 en 13 van de wet

• 1 De vaststelling van de aanspraak op een reisdocument voor vluchtelingen als bedoeld in artikel 11 van de wet geschiedt aan de hand van het door de aanvrager overgelegde verblijfsdocument, waaruit diens verblijfsrecht ingevolge artikel 28 of 33 van de Vreemdelingenwet 2000 en diens nationaliteit blijkt, alsmede op grond van de gegevens die in het formulier zijn opgenomen.

• 2 De vaststelling van de aanspraak op een reisdocument voor vreemdelingen als bedoeld in artikel 13 van de wet geschiedt aan de hand van het door de aanvrager overgelegde verblijfsdocument, waaruit diens verblijfsrecht ingevolge artikel 14 of 20 van de Vreemdelingenwet 2000 en het gegeven van zijn staatloosheid blijkt, alsmede op grond van de gegevens die in het formulier zijn opgenomen.

Artikel 14. Vaststelling aanspraken op reisdocumenten als bedoeld in artikel 14 van de wet

• 1 Indien de aanvrager geen aanspraak heeft op een reisdocument als bedoeld in artikel 11 of 13 van de wet worden in het formulier naast de gegevens, bedoeld in artikel 11, nog de navolgende gegevens vermeld:

  • a. de reden waarom de aanvrager geen reisdocument van een ander land kan verkrijgen, dan wel

  • b. de reden waarom van de aanvrager niet kan worden gevergd, dat hij een reisdocument van een ander land aanvraagt, dan wel

  • c. indien de aanvrager een verzoek om naturalisatie tot Nederlander heeft ingediend, op welke datum dit is geschied, in welk stadium de procedure zich bevindt en wat het daarop betrekking hebbende behandelingsnummer van het ministerie van Justitie is.

• 2 De vaststelling van de aanspraak op een reisdocument voor vreemdelingen als bedoeld in artikel 14 van de wet geschiedt aan de hand van het door de aanvrager overgelegde verblijfsdocument, waaruit diens verblijfsrecht ingevolge artikel 14 of 20 van de Vreemdelingenwet 2000 en diens nationaliteit blijkt, alsmede op grond van de gegevens die in het formulier zijn opgenomen.

Artikel 15. Beslissing inzake de aanspraak op een reisdocument als bedoeld in de artikelen 11, 13 of 14 van de wet

• 1 Indien de in de basisadministratie opgenomen gegevens afwijken van de gegevens die omtrent de aanvrager in zijn verblijfsdocument of in de vreemdelingenadministratie zijn opgenomen dan wel anderszins onzekerheid bestaat over deze gegevens, wordt daarnaar een gericht onderzoek ingesteld.

• 2 De Minister van Buitenlandse Zaken vermeldt in het formulier zijn beslissing met betrekking tot de aanspraak van de aanvrager op het aangevraagde reisdocument.

• 3 De Minister van Buitenlandse Zaken zendt het formulier terug aan het hoofd van de post waar de aanvraag is ingediend.

Artikel 16. Reisdocumenten voor vreemdelingen als bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de wet

• 1 Indien de aanvrager geen aanspraak heeft op een reisdocument als bedoeld in artikel 11, 13 of 14 van de wet worden in het formulier naast de gegevens, bedoeld in artikel 11, derde lid en 14, eerste lid, de navolgende gegevens vermeld:

  • a. het door de aanvrager overgelegde document, waaruit diens verblijfsrecht ingevolge de Vreemdelingenwet 2000 en diens nationaliteit blijkt;

  • b. het doel waarvoor de aanvrager het gevraagde reisdocument nodig heeft;

  • c. het land van bestemming.

• 2 De artikelen 11, vierde en vijfde lid, 12 en 15 zijn van overeenkomstige toepassing.

§ 2.2. Reisdocumenten voor vluchtelingen en reisdocumenten voor vreemdelingen ten behoeve van personen die in de Nederlandse Antillen dan wel Aruba rechtmatig verblijf hebben

Artikel 17. Gebruik van een informatieformulier

• 1 Bij de aanvraag van een reisdocument voor vluchtelingen, dan wel een reisdocument voor vreemdelingen wordt gebruik gemaakt van een daartoe bestemd informatieformulier. Dit kan een aanvraag-informatieformulier zijn als bedoeld in artikel 35.

• 2 Het invullen van het formulier, bedoeld in het eerste lid, geschiedt zoveel mogelijk overeenkomstig de artikelen 11, derde lid, 14, eerste lid en 16, eerste lid.

• 3 Artikel 11, vierde en vijfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18. Vaststelling aanspraken op een reisdocument

• 1 Het informatieformulier en de eventuele overgelegde bewijsstukken worden door tussenkomst van de Minister van Buitenlandse Zaken doorgezonden aan de Gouverneur van de Nederlandse Antillen of Aruba.

• 2 De Gouverneur vermeldt in het formulier of, en zo ja welke bedenkingen bestaan tegen verstrekking van het aangevraagde reisdocument.

• 3 Indien de aanvraag betrekking heeft op een reisdocument als bedoeld in artikel 12 of 14 van de wet gaat de Gouverneur niet over tot de in het tweede lid bedoelde vermelding in het formulier alvorens hij het advies van de Minister van Buitenlandse Zaken over de desbetreffende aanvraag heeft ingewonnen.

• 4 Behoudens het bepaalde in het vijfde lid zendt de Gouverneur het formulier aan het hoofd van de post waar de aanvraag is ingediend.

• 5 Indien de aanvraag betrekking heeft op een reisdocument voor vreemdelingen als bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de wet zendt de Gouverneur het formulier aan de Minister van Buitenlandse Zaken die daarin vermeldt of en zo ja, welke bedenkingen hij heeft tegen de verstrekking van het aangevraagde reisdocument en het formulier doorstuurt aan het hoofd van de post waar de aanvraag is ingediend.

§ 2.3. Nooddocumenten voor niet-Nederlanders als bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de wet

Artikel 19. Laissez-passer voor vreemdelingen

• 1 De vaststelling van een aanspraak op verstrekking van een laissez-passer ingevolge artikel 15, tweede lid, van de wet geschiedt met gebruikmaking van het door de aanvrager overgelegde verblijfsdocument waaruit diens rechtmatig verblijf in een der landen van het Koninkrijk en diens nationaliteit blijkt, alsmede aan de hand van de door de aanvrager bij de aanvraag verstrekte gegevens.

• 2 In geval van twijfel aan de gegevens die in het verblijfsdocument zijn vermeld dan wel door de aanvrager zijn verstrekt, vindt verificatie daarvan plaats in de vreemdelingenadministratie waarin de aanvrager is opgenomen.

• 3 De verstrekking van een laissez-passer ten behoeve van een in het eerste lid bedoelde persoon door het hoofd van de post vindt slechts plaats na machtiging van de Minister van Buitenlandse Zaken.

§ 2.4. Geldigheid

Artikel 20

• 1 Een reisdocument voor vluchtelingen, verstrekt aan een persoon die beschikt over een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd als bedoeld in artikel 33 van de Vreemdelingenwet 2000, dan wel over een toelating als vluchteling in de Nederlandse Antillen onderscheidenlijk Aruba, is geldig voor vijf jaren en voor alle landen, met uitzondering van het land waarvan de houder de nationaliteit bezit.

• 2 Een reisdocument voor vluchtelingen, verstrekt aan een persoon die beschikt over een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd als bedoeld in artikel 28 van de Vreemdelingenwet 2000, dan wel over een overeenkomstige verblijfsvergunning in de Nederlandse Antillen onderscheidenlijk Aruba, is geldig:

  • a. tot de datum waarop de geldigheidsduur van de verblijfsvergunning eindigt, met een minimale geldigheidsduur van een jaar en een maximale geldigheidsduur van drie jaren, en

  • b. voor alle landen, met uitzondering van het land waarvan de houder de nationaliteit bezit.

• 3 Een reisdocument voor vreemdelingen, verstrekt aan een persoon die beschikt over een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd als bedoeld in artikel 20 van de Vreemdelingenwet 2000, dan wel over een overeenkomstige verblijfsvergunning in de Nederlandse Antillen onderscheidenlijk Aruba, is geldig voor vijf jaren en voor alle landen, met uitzondering van het land waarvan de houder de nationaliteit bezit.

• 4 Een reisdocument voor vreemdelingen als bedoeld in artikel 14 van de wet, verstrekt aan een persoon die beschikt over een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd als bedoeld in artikel 14 van de Vreemdelingenwet 2000, dan wel over een overeenkomstige verblijfsvergunning in de Nederlandse Antillen onderscheidenlijk Aruba, is geldig:

  • a. tot de datum waarop de geldigheidsduur van de verblijfsvergunning eindigt, met een maximale geldigheidsduur van vijf jaren, en

  • b. voor alle landen, met uitzondering van het land waarvan de houder de nationaliteit bezit.

• 5 Een reisdocument voor vreemdelingen, verstrekt aan een persoon die op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander wordt behandeld, is geldig voor vijf jaren en voor alle landen.

• 6 Een reisdocument voor vreemdelingen dan wel een nooddocument als bedoeld in artikel 15, tweede lid, van de wet, is geldig:

  • a. voor het land van bestemming en de landen waarvan de houder op zijn doorreis de grens passeert, met uitzondering van het land waarvan de houder de nationaliteit bezit;

  • b. voor de duur van de reis, waarbij rekening wordt gehouden met de door het land van bestemming en de landen van doorreis vereiste minimale geldigheid van het reisdocument na binnenkomst, dan wel na vertrek van de houder, met een maximum van een jaar.

§ 3. Faciliteitenpaspoorten

Artikel 21. Aanspraken

• 1 Aan een staatloze persoon die op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander wordt behandeld, wordt op zijn verzoek binnen de grenzen bij de wet bepaald een faciliteitenpaspoort verstrekt.

• 2 Artikel 9 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22. Geldigheid

Een faciliteitenpaspoort is geldig voor vijf jaren en voor alle landen.

§ 4. Tweede paspoorten

Artikel 23. Aanspraken

• 1 Ingevolge artikel 30, eerste lid, van de wet kan een tweede paspoort worden verstrekt op verzoek van houders van een nationaal paspoort, die aantonen dat zij voor zakelijke of beroepsmatige redenen:

  • a. in een reis achtereenvolgens verschillende landen moeten bezoeken waarbij zij de gerede kans lopen dat hun toelating tot een land op problemen zal stuiten, omdat uit het daartoe over te leggen nationaal paspoort blijkt dat zij eerder in een ander land zijn geweest, dan wel

  • b. regelmatig dringend moeten reizen op een tijdstip dat hun nationaal paspoort zich in verband met visering bij een buitenlandse vertegenwoordiging bevindt.

• 2 De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt na overleg met de Minister van Buitenlandse Zaken een overzicht op van de in het eerste lid, onder a, bedoelde landen.

• 3 Bij de aanvraag dient het oorspronkelijke paspoort en het eventueel eerder uitgereikte tweede paspoort te worden overgelegd.

• 4 In afwijking van het derde lid kan bij de aanvraag worden volstaan met afschriften van de houderpagina en van alle bestempelde visumbladzijden van het oorspronkelijke paspoort en het eventueel eerder uitgereikte tweede paspoort, indien de aanvrager met een door een buitenlandse vertegenwoordiging verstrekte verklaring of ander schriftelijk bewijs kan aantonen, dat het over te leggen reisdocument zich op dat moment in verband met visering bij de desbetreffende buitenlandse vertegenwoordiging bevindt.

• 5 Indien bij de aanvraag blijkt dat de geldigheidsduur van het oorspronkelijke paspoort binnen zes maanden zal verstrijken, wordt de beslissing op de aanvraag pas genomen nadat het oorspronkelijke paspoort is vervangen door een nieuw nationaal paspoort.

Artikel 24. Geldigheid

Een tweede paspoort is geldig voor twee jaren en voor alle landen.

§ 5. Nooddocumenten

Artikel 25. Nooddocumenten voor Nederlanders als bedoeld in artikel 16, eerste lid, van de wet

• 1 Op het vaststellen van de aanspraak van een Nederlander dan wel een persoon die op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander wordt behandeld, op een nooddocument zijn de artikelen 9 en 21 zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 2 Aan een in het eerste lid bedoelde persoon, die aanspraak heeft op verstrekking van een nooddocument, wordt een noodpaspoort verstrekt.

• 3 In afwijking van het tweede lid wordt aan een in het eerste lid bedoelde persoon een laissez-passer verstrekt, indien bij de verstrekking geen gebruik kan worden gemaakt van het reisdocumentenstation en de reis van de betrokken aanvrager geen uitstel gedoogt.

Artikel 26. Nooddocumenten voor niet-Nederlanders als bedoeld in artikel 16, eerste lid, van de wet

• 1 Op het vaststellen van de aanspraak van een vreemdeling op een nooddocument zijn de artikelen 13 en 14, tweede lid, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing. De verstrekking vindt slechts plaats na machtiging van de Minister van Buitenlandse Zaken, die de in de aanvraag vermelde verblijfsrechtelijke gegevens verifieert bij:

  • a. de korpschef in wiens vreemdelingenadministratie de aanvrager is opgenomen, indien de aanvrager in Nederland is toegelaten;

  • b. de Gouverneur, indien de aanvrager in de Nederlandse Antillen dan wel Aruba is toegelaten.

• 2 Aan een in het eerste lid bedoelde persoon, die aanspraak heeft op verstrekking van een nooddocument, wordt een laissez-passer verstrekt.

Artikel 27. Geldigheid

• 1 Een nooddocument is maximaal een jaar geldig.

• 2 Bij het vaststellen van de geldigheidsduur wordt rekening gehouden met de duur van de reis, alsmede de door het land van bestemming en de landen van doorreis vereiste minimale geldigheid van het reisdocument na binnenkomst, dan wel vertrek van de houder.

• 3 De territoriale geldigheid van een noodpaspoort omvat alle landen en die van een laissez-passer, behoudens het bepaalde in het vierde lid, het land van bestemming en de landen waarvan de houder op zijn doorreis de grens passeert.

• 4 Indien de verstrekking van het laissez-passer geschiedt ten behoeve van een niet-Nederlander, omvat de territoriale geldigheid nimmer het land waarvan de houder de nationaliteit bezit.

Artikel 28. In nooddocumenten te vermelden tijdstip en autoriteit van inlevering

• 1 In een nooddocument wordt de datum waarop het reisdocument uiterlijk moet worden ingeleverd en de autoriteit bij wie de inlevering dient plaats te vinden, vermeld.

• 2 De in het eerste lid bedoelde datum is in het laissez-passer de datum waarop de geldigheidsduur van dat document eindigt.

• 3 De ingevolge het eerste lid te vermelden autoriteit is:

  • a. de burgemeester van de woon- of verblijfplaats van de houder, dan wel

  • b. de gezaghebber van het eilandgebied van de Nederlandse Antillen waar de houder woonachtig is, dan wel

  • c. het hoofd van het Bureau Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister te Aruba, indien de houder in Aruba woonachtig is, dan wel

  • d. de Gouverneur van de Nederlandse Antillen respectievelijk van Aruba, indien de houder het nieuwe reisdocument bij de Gouverneur zal aanvragen, dan wel

  • e. het hoofd van de Nederlandse consulaire post in het buitenland, waar de houder het nieuwe reisdocument zal aanvragen.

Artikel 29. Aanspraken noodverlengingen

[Vervallen per 26-08-2006]

Artikel 30. Geldigheid noodverlengingen

[Vervallen per 26-08-2006]

§ 6. Diplomatieke paspoorten en dienstpaspoorten

Artikel 31. Aanspraken en geldigheid

• 1 De vaststelling van een aanspraak op verstrekking van een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort geschiedt door de Minister van Buitenlandse Zaken, met gebruikmaking van de gegevens die door de aanvrager bij de aanvraag zijn verstrekt.

• 2 Het hoofd van de post of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar, die namens de Minister van Buitenlandse Zaken een aanvraag in ontvangst neemt voor de verstrekking van een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort, zendt een daartoe bestemd aanvraag-informatieformulier met de gegevens van de aanvrager, vergezeld van een foto die voldoet aan de in artikel 42 gestelde eisen, alsmede het aanvraagformulier, voorzien van de handtekening van de aanvrager dan wel de persoon ten behoeve van wie de aanvraag wordt gedaan, aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

• 3 Bij de aanvraag als bedoeld in het tweede lid worden (foto)kopieën van het te vervangen diplomatiek paspoort of dienstpaspoort meegezonden.

• 4 De geldigheid van een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort wordt bij elke verstrekking afzonderlijk vastgesteld door de Minister van Buitenlandse Zaken.

Artikel 32. Verplicht bezit nationaal paspoort

• 1 Tot de uitreiking van een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort wordt slechts overgegaan indien de aanvrager beschikt over een nationaal paspoort dat nog minimaal zes maanden geldig is.

• 2 Indien bij de aanvraag van een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort blijkt dat de geldigheidsduur van het nationaal paspoort binnen zes maanden zal verstrijken, wordt de beslissing op de aanvraag pas genomen nadat het nationaal paspoort is vervangen door een nieuw nationaal paspoort.

• 3 De Minister van Buitenlandse Zaken kan een verstrekt diplomatiek paspoort of dienstpaspoort intrekken, indien de houder daarvan niet meer beschikt over een geldig nationaal paspoort dan wel het diplomatiek paspoort of het dienstpaspoort in strijd met de voorwaarden waaronder het werd verstrekt heeft gebruikt, ondanks het feit dat hij op dat moment beschikte over een nationaal paspoort.

• 4 De houder van een nationaal paspoort wordt tijdig op de hoogte gesteld van het verstrijken van de geldigheidsduur van zijn reisdocument en de mogelijkheid een nieuw nationaal paspoort aan te vragen.

Artikel 33. Dienstpaspoortclausule

• 1 De vaststelling van een aanspraak op plaatsing van een dienstpaspoortclausule in een nationaal paspoort, waardoor dat paspoort tijdelijk de status van een dienstpaspoort verkrijgt, geschiedt door de Minister van Buitenlandse Zaken, met gebruikmaking van de gegevens die door de aanvrager bij de aanvraag zijn verstrekt.

• 2 De plaatsing van de dienstpaspoortclausule geschiedt met behulp van standaardclausule IX. In de clausule worden de datum waarop deze is aangebracht, de datum waarop de geldigheidsduur ervan eindigt en het bijbehorende administratienummer ingevuld.

  2. De clausule wordt ondertekend door de Minister van Buitenlandse Zaken of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar en gewaarmerkt met het in artikel 102, eerste lid, bedoelde dienststempel.

• 3 De clausule wordt aangebracht op de bladzijde bestemd voor ambtelijke aantekeningen of op een visumbladzijde.

• 4 De geldigheidsduur van een dienstpaspoortclausule mag de geldigheidsduur van het nationaal paspoort waarin deze wordt aangebracht, niet overschrijden.

Artikel 34. Noodverlenging diplomatiek paspoort of dienstpaspoort

[Vervallen per 26-08-2006]

Hoofdstuk III. Aanvraagprocedure

§ 1. Algemeen

Artikel 35. Het opmaken van de aanvraag voor een reisdocument

• 1 Bij het opmaken van een aanvraag voor een reisdocument kan, in nader door de Minister van Buitenlandse Zaken te bepalen gevallen, gebruik worden gemaakt van een daartoe bestemd aanvraag-informatieformulier.

• 2 In de aanvraag wordt de in artikel 91 bedoelde locatiecode, behorende bij de uitgiftelocatie, vermeld.

• 3 In de aanvraag wordt aangegeven op welk model reisdocument deze betrekking heeft.

• 4 In de aanvraag wordt het aantal gelijktijdig in het reisdocument bij te schrijven kinderen vermeld.

• 5 In de aanvraag wordt het aanvraagnummer vermeld.

Artikel 36. Vaststelling van de identiteit van de aanvrager

• 1 Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit van de aanvrager wordt gebruik gemaakt van het door de aanvrager overgelegde Nederlandse reisdocument, alsmede van de gegevens die door de aanvrager bij de aanvraag zijn verstrekt.

• 2 Indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, de in het overgelegde reisdocument vermelde gegevens afwijken van de gegevens die door de aanvrager bij de aanvraag zijn verstrekt, dan wel anderszins onvoldoende zekerheid bestaat over de identiteit van de aanvrager, worden de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens behorende bij het eerder aan betrokkene uitgereikte reisdocument, niet zijnde een nooddocument, geraadpleegd. Tevens worden in dat geval nadere identificerende vragen gesteld.

• 3 Berusten de in het tweede lid bedoelde gegevens bij een andere autoriteit, dan wordt deze verzocht om kosteloze verstrekking van een afschrift van de gevraagde gegevens uit de reisdocumentenadministratie. In de aanvraag wordt vermeld bij welke autoriteit de gegevens zijn opgevraagd.

• 4 In afwijking van het tweede en het derde lid kan bij vermissing van een eerder uitgereikt reisdocument het raadplegen van de gegevens uit de reisdocumentenadministratie achterwege blijven, indien de identiteit van de aanvrager met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een ander op grond van artikel 30 van de wet aan de aanvrager uitgereikt geldig reisdocument.

• 5 De aanvrager aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, dient bij zijn aanvraag andere identiteitsdocumenten die voorzien zijn van zijn foto en handtekening over te leggen. Indien hij dergelijke documenten niet kan overleggen of ondanks overlegging van deze documenten twijfel blijft bestaan over zijn identiteit, wordt daarnaar een gericht onderzoek ingesteld. Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit, waaronder zijn geboorteakte, en eventuele andere bewijsstukken.

• 6 In de aanvraag wordt vermeld dat de identiteit van de aanvrager is vastgesteld en met welke documenten of andere bewijsstukken de identiteitsvaststelling heeft plaatsgevonden.

Artikel 37. Persoonsgegevens van de aanvrager

• 1 In de aanvraag voor een reisdocument worden de volgende persoonsgegevens van de aanvrager vermeld:

  • a. geslachtsnaam en voornamen;

  • b. geboortedatum en geboorteplaats;

  • c. adres en woonplaats;

  • d. geslacht;

  • e. nationaliteit;

  • f. lengte.

• 2 De geslachtsnaam omvat tevens de voorvoegsels en adellijke titels, de voornaam omvat tevens de adellijke predikaten. Op verzoek van de aanvrager kan de vermelding van adellijke titels en predikaten achterwege blijven.

• 3 Indien alleen een naam, voornaam of een roepnaam bekend is, wordt deze als geslachtsnaam beschouwd.

• 4 Indien de naam van de geboorteplaats niet kan worden ontleend aan de basisadministratie waarin de aanvrager als ingezetene is ingeschreven, dient de naam te worden vermeld zoals deze is opgenomen in zijn geboorteakte. In alle andere gevallen wordt de naam gevolgd zoals deze luidde ten tijde van de geboorte van de aanvrager, waarbij zoveel mogelijk de Nederlandse schrijfwijze wordt gebruikt. Indien de geboorteplaats niet kan worden vastgesteld, blijft de vermelding daarvan in de aanvraag achterwege. Het vermelden van het land achter de geboorteplaats is slechts toegestaan op verzoek van de aanvrager die aantoont daarbij een zwaarwegend belang te hebben en voorzover het reisdocument daartoe voldoende ruimte bevat.

• 5 De geboortedatum omvat de dag, de maand en het jaar. Van vermelding van de dag en de maand kan worden afgezien, voor zover deze niet bekend zijn.

• 6 In de aanvraag voor een nationaal paspoort, een zakenpaspoort, een tweede paspoort, een faciliteitenpaspoort of een Nederlandse identiteitskaart wordt tevens het sofi-nummer van de aanvrager, die als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, vermeld.

Artikel 38. Vermelding pseudoniem aanvrager

In de aanvraag voor een reisdocument, niet zijnde een Nederlandse identiteitskaart of een nooddocument, kan op verzoek van de aanvrager die door middel van schriftelijke bewijsstukken aantoont in het maatschappelijk verkeer zakelijk of beroepshalve bekend te staan onder een andere naam, tevens deze andere naam worden vermeld ter opneming van dit gegeven in het reisdocument.

Artikel 39. Gegevens van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner

• 1 In de aanvraag voor een reisdocument, niet zijnde een nooddocument, worden tevens de geslachtsnaam van de huidige echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner, dan wel van de laatste gewezen echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner, alsmede de burgerlijke staat op het moment van de aanvraag vermeld, indien de aanvrager om opneming van deze gegevens in het aangevraagde reisdocument verzoekt.

• 2 Indien de aanvraag betrekking heeft op de Nederlandse identiteitskaart wordt aan het in het eerste lid bedoelde verzoek slechts gevolg gegeven voorzover het reisdocument voldoende ruimte bevat voor vermelding van deze gegevens.

Artikel 40. Bezit van of vermelding in andere reisdocumenten

• 1 Van de door de aanvrager overgelegde Nederlandse of buitenlandse reisdocumenten die op zijn naam zijn gesteld, dan wel van de reisdocumenten waarin hij staat bijgeschreven, worden het soort reisdocument, het documentnummer, de datum waarop de geldigheid van het document eindigt en de autoriteit die het document heeft verstrekt, in de aanvraag vermeld.

• 2 Indien het overgelegde Nederlandse reisdocument bladzijden met een nog geldig visum of een geldige verblijfstitel bevat, wordt op verzoek van de aanvrager in de aanvraag vermeld, dat in het aangevraagde reisdocument standaardclausule XII met het documentnummer van het in te leveren reisdocument wordt opgenomen.

Artikel 41. Vermist of ingenomen reisdocument bij aanvraag

• 1 Indien een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument is vermist of op andere gronden dan ingevolge de wet door een daartoe bevoegde autoriteit is ingenomen, wordt dit gegeven, alsmede het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt, in de aanvraag vermeld. Indien deze gegevens op het moment van de aanvraag niet voorhanden zijn, wordt hiernaar een gericht onderzoek ingesteld.

• 2 De ingevolge artikel 31, eerste lid, van de wet door de aanvrager af te leggen schriftelijke verklaring omtrent de vermissing geschiedt ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar overeenkomstig modelformulier C2. Indien een proces-verbaal van de plaatselijke politie wordt overgelegd, wordt daarvan een kopie gemaakt die aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing wordt toegevoegd.

• 3 De daartoe aangewezen ambtenaar maakt een kopie van de door de aanvrager over te leggen schriftelijke verklaring omtrent de inname van zijn reisdocument als bedoeld in artikel 31, vierde lid, van de wet.

• 4 De schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de eventueel bijgevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname worden bewaard in de reisdocumentenadministratie.

• 5 De datum waarop de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing wordt afgelegd dan wel de schriftelijke verklaring omtrent de inname wordt overgelegd, wordt in de aanvraag vermeld.

Artikel 42

• 1 Bij het indienen van een aanvraag voor een reisdocument wordt een pasfoto overgelegd die een goedgelijkend beeld van de aanvrager geeft.

• 2 De overgelegde pasfoto voldoet aan de acceptatiecriteria van de in bijlage L bij deze regeling opgenomen fotomatrix.

• 3 In afwijking van het tweede lid kan een pasfoto worden geaccepteerd indien de aanvrager heeft aangetoond dat godsdienstige of levensbeschouwelijke redenen zich verzetten tegen het niet bedekken van het hoofd.

• 4 In afwijking van het tweede lid kan een pasfoto worden geaccepteerd indien op grond van objectief vast te stellen medische redenen, door de aanvrager niet kan worden voldaan aan alle in de fotomatrix opgenomen acceptatiecriteria. Bij gerede twijfel kan van de aanvrager worden verlangd, dat deze daartoe een door een bevoegde arts of medische instelling ondertekende verklaring overlegt.

• 5 Bij het indienen van een aanvraag voor een laissez-passer op een post waar geen reisdocumentenstation aanwezig is, dan wel waar de opneming van de in de aanvraag vermelde gegevens in het reisdocumentstation plaatsvindt na de uitreiking van het laissez-passer, worden in afwijking van het eerste lid twee gelijke pasfoto’s overgelegd.

• 6 In afwijking van het eerste tot en met het vijfde lid kan in noodgevallen, indien de aanvrager niet over een pasfoto beschikt en er redelijkerwijs voor hem geen mogelijkheid bestaat om pasfoto’s te laten maken, bij de verstrekking van een laissez-passer worden afgezien van de overlegging van een pasfoto. Indien de houder beschikt over een ander reis- of identiteitsdocument, voorzien van een foto, wordt uitsluitend een laissez-passer verstrekt dat uitsluitend tezamen met het andere reis- of identiteitsdocument kan worden gebruikt. In het laissez-passer en het aanvraag-informatiestation wordt aangetekend tezamen met welk ander reis- of identiteitsdocument het laissez-passer aldus bruikbaar is. Indien de houder niet beschikt over een ander reisdocument of identiteitsdocument, kan van deze verplichting worden afgezien.

Artikel 43. Onbekwaamheid tot het plaatsen van een handtekening

Indien de persoon aan wie het aangevraagde reisdocument moet worden verstrekt door leeftijd of een handicap niet in staat is zijn handtekening te plaatsen, wordt daarvan in de aanvraag melding gemaakt.

Artikel 44. Verschijning van de aanvrager in persoon

Indien de aanvrager ingevolge artikel 28, derde lid, van de wet niet persoonlijk bij het indienen van de aanvraag is verschenen, wordt dit gegeven met de reden daarvan in de aanvraag vermeld.

§ 2. Aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame

Artikel 45. Overleggen verklaring van toestemming

• 1 De verklaring van toestemming als bedoeld in de artikelen 34 tot en met 37 van de wet dient schriftelijk te worden overgelegd.

• 2 In de verklaring van toestemming worden tevens de naam en de handtekening vermeld van degene die de aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame indient.

• 3 Indien gebruik wordt gemaakt van het aanvraag-informatieformulier, bedoeld in artikel 35, kan voor het overleggen van de verklaring van toestemming worden volstaan met het (mede) ondertekenen van dat formulier door degenen die het gezag over de minderjarige uitoefenen.

• 4 In de aanvraag wordt melding gemaakt van de overlegging van de betreffende verklaring van toestemming.

Artikel 46. Vaststelling identiteit en bevoegdheid van gezaghebber of curator

• 1 Op de procedure voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator is artikel 36 van overeenkomstige toepassing.

• 2 Indien degene die een verklaring van toestemming moet afgeven niet in persoon verschijnt, kan de aanvraag slechts in behandeling worden genomen indien uit de overgelegde schriftelijke verklaring van toestemming en eventuele andere overgelegde stukken met de nodige zekerheid kan worden afgeleid dat de verklaring van toestemming van de betreffende persoon afkomstig is.

• 3 Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de bevoegdheid tot het afgeven van de verklaring van toestemming van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator wordt gebruik gemaakt van de door de betreffende persoon overgelegde stukken.

• 4 Indien onzekerheid bestaat over de bevoegdheid van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator wordt daarnaar een gericht onderzoek ingesteld.

§ 3. Aanvraag voor een bijschrijving

Artikel 47. Algemeen

• 1 Bijschrijving van kinderen is toegestaan in ieder geldig Nederlands reisdocument met uitzondering van de Nederlandse identiteitskaart, het diplomatiek paspoort, het dienstpaspoort, het tweede paspoort, het noodpaspoort, het laissez-passer en het reisdocument waarin een noodverlenging is aangebracht.

• 2 Voor elke bijschrijving van een kind in een reisdocument dient een afzonderlijke aanvraag te worden opgemaakt. Artikel 35, eerste en tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 3 In de aanvraag wordt aangegeven of deze betrekking heeft op een bijschrijving in een gelijktijdig aangevraagd reisdocument dan wel op een bijschrijving in een reeds uitgereikt geldig reisdocument.

• 4 Indien om bijschrijving wordt verzocht in een gelijktijdig aangevraagd reisdocument, wordt in de aanvraag het aanvraagnummer, behorende bij de aanvraag voor het desbetreffende reisdocument, vermeld.

• 5 Indien om bijschrijving wordt verzocht in een reeds uitgereikt geldig reisdocument, wordt in de aanvraag voor de bijschrijving het documentnummer van het desbetreffende reisdocument vermeld.

Artikel 48. Vaststelling van de identiteit en de nationaliteit van het bij to schrijven kind

• 1 Voor het verkrijgen van de nodige zekerheid over de identiteit van het bij te schrijven kind en over het gegeven of deze, evenals de houder van het reisdocument waarin de bijschrijving wordt verzocht, Nederlander dan wel vreemdeling is, wordt gebruik gemaakt van het door de aanvrager overgelegde reisdocument, alsmede van de door de aanvrager bij de aanvraag verstrekte gegevens.

• 2 Indien onzekerheid bestaat over de juistheid van de in het eerste lid bedoelde gegevens, wordt daarnaar een gericht onderzoek ingesteld. Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit, waaronder de geboorteakte van het bij te schrijven kind, en eventuele andere bewijsstukken. Tevens worden in dat geval nadere identificerende vragen gesteld.

• 3 In de aanvraag wordt vermeld of de identiteit van het bij te schrijven kind is vastgesteld en met welke documenten of andere bewijsstukken de identiteitsvaststelling heeft plaatsgevonden.

Artikel 49. Aanvraaggegevens van het bij te schrijven kind

• 1 In de aanvraag voor een bijschrijving worden de volgende persoonsgegevens van het bij te schrijven kind vermeld:

  • a. geslachtsnaam en voornamen;

  • b. geboortedatum en geboorteplaats;

  • c. adres en woonplaats;

  • d. geslacht.

• 2 In de aanvraag wordt de datum vermeld waarop de geldigheidsduur eindigt van het reisdocument waarin de bijschrijving zal plaatsvinden.

• 3 Artikel 37, tweede tot en met vijfde lid en de artikelen 40, 42 en 44 zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 50. Overleggen verklaring van toestemming

• 1 De verklaring van toestemming als bedoeld in de artikelen 17 en 34 tot en met 37 van de wet dient schriftelijk te worden overgelegd.

• 2 Artikel 45, tweede, derde en vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 3 Artikel 46 is van overeenkomstige toepassing op de vaststelling van de identiteit en de bevoegdheid van degene die het gezag over het bij te schrijven kind uitoefent.

§ 4. Het aanmaken van het aanvraagformulier

Artikel 51

• 1 De in bijlage F genoemde aanvraaggegevens worden rechtstreeks dan wel door overname van deze gegevens uit het aanvraag-informatieformulier, opgenomen in het reisdocumentenstation en vervolgens met een daartoe bestemde printer vermeld in het aanvraagformulier.

• 2 De daartoe aangewezen ambtenaar vergelijkt, behoudens in het in artikel 44 bedoelde geval, nauwkeurig de overgelegde foto van de aanvrager dan wel van degene ten behoeve van wie de aanvraag wordt ingediend met de persoon die voor hem staat en brengt deze foto vervolgens op de bestemde plaats in het aanvraagformulier aan.

• 3 Indien de aanvrager akkoord is met de in de aanvraag vermelde gegevens, ziet de in het tweede lid bedoelde ambtenaar, behoudens in het in artikel 43 bedoelde geval, er op toe dat in het aanvraagformulier voor een reisdocument op de bestemde plaats de duidelijk leesbare handtekening wordt geplaatst van de aanvrager dan wel van de persoon ten behoeve van wie de aanvraag van het reisdocument wordt gedaan. In de gevallen waarin gebruik wordt gemaakt van een aanvraag-informatieformulier, wordt tevens dit formulier door de aanvrager ondertekend.

• 4 Het aanvraagformulier voor een bijschrijving wordt ondertekend door de aanvrager, die het verzoek tot bijschrijving heeft gedaan.

§ 5. Beslissing op de aanvraag en vastlegging van de gegevens in het reisdocumentenstation

Artikel 52

• 1 Een aanvraag waarbij niet is voldaan aan het bepaalde in de artikelen 9 tot en met 51 wordt niet in behandeling genomen.

• 2 De daartoe aangewezen ambtenaar die, met inachtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde, heeft beslist dat het aangevraagde reisdocument kan worden uitgereikt dan wel de aangevraagde bijschrijving kan plaatsvinden, vermeldt in de aanvraag, het gegeven dat deze verstrekking heeft plaatsgevonden, de datum van deze verstrekking en de datum waarop de geldigheidsduur van het uit te reiken reisdocument eindigt.

• 3 In de aanvraag voor een reisdocument waarbij sprake is van een weigering of vervallenverklaring wordt, afhankelijk van de genomen beslissing, vermeld voor welke landen het reisdocument geldig is.

• 4 In de aanvraag voor een reisdocument voor vluchtelingen dan wel een reisdocument voor vreemdelingen wordt, afhankelijk van de nationaliteit van de persoon aan wie het reisdocument wordt uitgereikt, aangegeven welk land van de territoriale geldigheid is uitgesloten.

• 5 In de aanvraag voor een reisdocument voor vreemdelingen, uit te reiken aan een staatloze, wordt aangegeven dat diens status van staatloze in het reisdocument moet worden vermeld.

• 6 De daartoe aangewezen ambtenaar vermeldt in de aanvraag de verstrekkende autoriteit en parafeert, ten bewijze van verstrekking, op de bestemde plaats het aanvraagformulier.

Artikel 53

• 1 De daartoe aangewezen ambtenaar draagt zorg dat de aanvraaggegevens, genoemd in de artikelen 35 tot en met 52, in het reisdocumentenstation worden vastgelegd.

• 2 Indien de aanvraaggegevens zijn opgenomen in het reisdocumentenstation, maar de beslissing op de aanvraag is aangehouden, worden de in artikel 52, tweede en derde lid, genoemde gegevens in het reisdocumentenstation vastgelegd, nadat de verstrekking heeft plaatsgevonden.

§ 6. Personaliseren van nooddocumenten

Artikel 54

• 1 Op een post waar een reisdocumentenstation aanwezig is wordt het aanvraagformulier met betrekking tot een nooddocument op de in artikel 55 bedoelde wijze gescand, zodat de foto en de handtekening van de aanvrager en de paraaf van de bevoegde ambtenaar die akkoord is met de verstrekking worden gedigitaliseerd en met de aanvraaggegevens, bedoeld in artikel 53, worden samengevoegd tot een aanvraagbestand in het reisdocumentenstation.

• 2 Bij de aanvraag van een nooddocument wordt tevens, overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 101, en met inachtneming van het bepaalde in artikel 28, de datum waarop het desbetreffende reisdocument uiterlijk moet worden ingeleverd en de autoriteit bij wie de inlevering dient plaats te vinden, in het aanvraagbestand opgenomen.

• 3 De daartoe aangewezen ambtenaar controleert het aanvraagbestand in het reisdocumentenstation op volledigheid en autoriseert het gebruik van dit bestand voor het personaliseren van het nooddocument.

• 4 Het personaliseren van een nooddocument geschiedt met behulp van het in het reisdocumentenstation opgenomen aanvraagbestand en met gebruikmaking van de daartoe bestemde reisdocumentenprinter, overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 101.

• 5 Na het personaliseren van het nooddocument wordt het bijbehorende laminaat over de houderpagina aangebracht.

• 6 Het personaliseren van een laissez-passer geschiedt door de gegevens met de pen op onuitwisbare wijze in de daartoe bestemde rubrieken van het reisdocument in te vullen, overeenkomstig de in bijlage J opgenomen invulinstructie laissez-passer. Vervolgens wordt op de in de invulinstructie aangegeven wijze de autoriteit vermeld, die het document heeft verstrekt en het laissez-passer gewaarmerkt met het in artikel 102, eerste lid, bedoelde dienststempel. Het scannen van het aanvraagformulier en de opneming van de gegevens in het reisdocumentenstation, bedoeld in het eerste en tweede lid, kan in afwijking van het derde lid ook na uitreiking van het laissez-passer plaatsvinden.

Hoofdstuk IV. Verzending van het aanvraagbestand en levering van gepersonaliseerde documenten

Artikel 55. Het scannen van het aanvraagformulier

Het aanvraagformulier wordt door de daartoe aangewezen ambtenaar met gebruikmaking van de daartoe bestemde apparatuur gescand, zodat de foto en de handtekening van de aanvrager en de paraaf van de bevoegde ambtenaar die akkoord is met de verstrekking worden gedigitaliseerd en met de aanvraaggegevens, bedoeld in artikel 53, worden samengevoegd tot een aanvraagbestand in het reisdocumentenstation.

Artikel 56. Het verzenden van het aanvraagbestand

• 1 De daartoe aangewezen ambtenaar controleert het aanvraagbestand in het reisdocumentenstation op volledigheid en autoriseert het verzenden daarvan. Het aanvraagbestand wordt voorzien van een digitale handtekening van deze ambtenaar en, met gebruikmaking van het reisdocumentenstation, elektronisch verzonden naar de leverancier.

• 2 Het uit het reisdocumentenstation verwijderen van een aanvraagbestand dat niet is verzonden, kan slechts plaatsvinden na bekrachtiging van deze handeling door de in artikel 87 bedoelde autorisatiebevoegde reisdocumenten.

Artikel 57. In ontvangstneming van de geleverde documenten bij het ministerie

• 1 De gepersonaliseerde reisdocumenten, bijschrijvingsstickers en identificatiekaarten worden bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in ontvangst genomen door een daartoe aangewezen ambtenaar als bedoeld in artikel 89, eerste lid.

• 2 De in het eerste lid genoemde ambtenaar toont de in artikel 89, tweede lid, bedoelde machtiging van de distributeur en legitimeert zich, op verzoek van de distributeur, met een identiteitsdocument als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht of met een Nederlands rijbewijs.

• 3 De aflevering van de zending bij het ministerie van Buitenlandse Zaken vindt plaats op de afgesproken tijdstippen.

• 4 Indien de persoon die de zending in ontvangst neemt zich desgevraagd niet of niet voldoende kan legitimeren dan wel onvoldoende zekerheid bestaat met betrekking tot zijn bevoegdheid om de zending in ontvangst te nemen, dan wel om enige andere reden door een handelen of nalaten van de bevoegde autoriteit een veilige aflevering op de uitgiftelocatie niet mogelijk is, draagt de distributeur de zending niet over.

Artikel 58. Controle zending bij het ministerie en verdere distributie van de documenten

• 1 De tot ontvangst bevoegde ambtenaar bij het ministerie van Buitenlandse Zaken controleert, aan de hand van de voormelding van de leverancier, in het bijzijn van de distributeur of de zending voor het ministerie onderscheidenlijk de uitgiftelocaties in het buitenland bestemd is. Indien dit het geval is en het pakket is onbeschadigd, tekent de tot ontvangst bevoegde ambtenaar de door de distributeur overgelegde distributielijst voor ontvangst.

• 2 Indien de zending niet voor het ministerie van Buitenlandse Zaken bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken, wordt gehandeld overeenkomstig bijlage D. Het in kennis stellen van de leverancier geschiedt met gebruikmaking van modelformulier C9.

• 3 De documenten die voor een andere autoriteit blijken te zijn bestemd, worden op de in artikel 93 aangegeven wijze opgeslagen tot ze worden opgehaald door de leverancier. Het overdragen van de verkeerd geleverde documenten aan de leverancier geschiedt met gebruikmaking van standaardformulier B4.

• 4 Bij de constatering dat het pakket beschadigd is, wordt het pakket in het bijzijn van de distributeur in een voor het publiek afgesloten ruimte gecontroleerd. Ook in geval van beschadiging wordt het pakket in ontvangst genomen.

• 5 Indien de tot ontvangst bevoegde ambtenaar vaststelt dat er documenten zijn beschadigd of ontbreken, wordt hiervan door de distributeur een proces-verbaal opgemaakt.

• 6 Het afschrift van het proces-verbaal wordt door de autoriteit bewaard.

• 7 De Minister van Buitenlandse Zaken draagt zorg voor het op beveiligde wijze beschikbaar stellen van de zendingen gepersonaliseerde reisdocumenten, bijschrijvingsstickers en identificatiekaarten aan de tot uitreiking daarvan bevoegde ambtenaren op het ministerie en de posten.

Artikel 59. Nabezorgen niet ontvangen documenten

• 1 Indien documenten niet op het verwachte tijdstip bij het ministerie van Buitenlandse Zaken worden ontvangen, wordt op een speciaal daarvoor bestemd telefoonnummer bij de leverancier informatie ingewonnen over de te verwachten levertijd.

• 2 In het geval de zending zich nog onder de distributeur bevindt, draagt deze er zorg voor dat de zending alsnog de volgende dag wordt afgeleverd.

• 3 In het geval documenten op een verkeerde uitgiftelocatie in Nederland zijn afgeleverd, draagt de leverancier er zorg voor dat de desbetreffende documenten, zo mogelijk nog dezelfde dag, bij het ministerie van Buitenlandse Zaken worden aangeboden.

• 4 Het in ontvangst nemen van documenten als bedoeld in het derde lid geschiedt overeenkomstig bijlage D, met gebruikmaking van standaardformulier B4.

Artikel 60. Controle zending in het reisdocumentenstation

• 1 De daartoe aangewezen ambtenaar op het ministerie of de tot uitreiking bevoegde post gaat na of de in de zending aanwezige documenten overeenkomen met de aanvraagnummers in het op de zending betrekking hebbende elektronische bericht in het reisdocumentenstation, dat door de leverancier is verzonden.

• 2 In het reisdocumentenstation wordt geregistreerd of een document overeenkomstig de opgave in het elektronisch bericht, bedoeld in het eerste lid, is ontvangen, al dan niet is beschadigd en op de juiste wijze is geproduceerd of gepersonaliseerd.

• 3 Indien de zending niet voor de uitgiftelocatie bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken wordt gehandeld overeenkomstig bijlage D. Het in kennis stellen van de leverancier geschiedt met gebruikmaking van modelformulier C9.

Artikel 61. Terugzenden en vernietigen van verkeerd geleverde documenten

• 1 De documenten die na de controle van de zending op de post als bedoeld in artikel 60 voor een andere post of voor het ministerie blijken te zijn bestemd, worden op de door de Minister van Buitenlandse Zaken voorgeschreven wijze teruggezonden naar het ministerie en alsnog overeenkomstig artikel 58, zesde lid, beschikbaar gesteld aan de tot uitreiking daarvan bevoegde ambtenaren op de post of het ministerie.

• 2 De documenten die na de in het eerste lid bedoelde controle voor een andere uitgiftelocatie dan een post of het ministerie blijken te zijn bestemd, worden bij de post vernietigd op de in artikel 78, tweede lid, aangegeven wijze.

Artikel 62. Herzending van de aanvraag

Indien een reisdocument of een bijschrijvingssticker is beschadigd, onjuist is geproduceerd of gepersonaliseerd, dan wel niet is ontvangen en niet alsnog ingevolge artikel 61, eerste lid, zal worden bezorgd, wordt het op het reisdocument, op de daarin opgenomen bijschrijving of op de bijschrijvingssticker betrekking hebbende aanvraagbestand opnieuw verzonden aan de leverancier.

Artikel 63. Terugzending onjuist geproduceerde, gepersonaliseerde of beschadigde documenten

Reisdocumenten en bijschrijvingsstickers die bij de controle van de zending in het reisdocumentenstation dan wel bij de uitreiking onjuist blijken te zijn geproduceerd of gepersonaliseerd, dan wel blijken te zijn beschadigd, worden overeenkomstig bijlage D, met gebruikmaking van modelformulier C10, teruggestuurd aan de leverancier.

Hoofdstuk V. Uitreiking van het reisdocument en bijschrijvingssticker

Artikel 64. Algemeen

• 1 Tot uitreiking van het aangevraagde reisdocument dan wel tot plaatsing van een bijschrijvingssticker wordt slechts overgegaan, nadat de identiteit van de aanvrager in zijn aanwezigheid is vastgesteld, tenzij artikel 28, derde lid, van de wet van toepassing is.

• 2 De plaatsing van een bijschrijvingssticker vindt plaats door dezelfde autoriteit die de aanvraag daartoe in ontvangst heeft genomen.

Artikel 65. Vermist of ingenomen reisdocument bij de uitreiking

• 1 Indien het bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument in te leveren reisdocument is vermist of op andere gronden dan ingevolge de wet door een daartoe bevoegde autoriteit is ingenomen, wordt dit gegeven, alsmede het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt, alsnog in de aanvraag met betrekking tot het uit te reiken reisdocument opgenomen. Indien deze gegevens op het moment van de uitreiking niet voorhanden zijn, wordt hiernaar een gericht onderzoek ingesteld.

• 2 Artikel 41, tweede tot en met vijfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 66. Bijschrijving door middel van een sticker

De ten behoeve van de bijschrijving in een bestaand reisdocument vervaardigde bijschrijvingssticker wordt door de daartoe aangewezen ambtenaar op de daarvoor bestemde pagina in het reisdocument aangebracht.

Artikel 67

• 1 Indien de aanvrager bij de aanvraag aannemelijk heeft gemaakt dat van hem redelijkerwijs niet kan worden gevergd dat hij in persoon verschijnt bij de uitreiking, wordt het reisdocument per aangetekende post dan wel op een andere veilige wijze aan hem toegezonden.

• 2 De inlevering van de Nederlandse reisdocumenten als bedoeld in artikel 32 van de wet geschiedt in dat geval door deze reisdocumenten toe te sturen aan het hoofd van de consulaire post op een door deze daartoe voorgeschreven wijze.

• 3 Tot toezending van het uit te reiken reisdocument wordt niet overgaan dan na ontvangst van de ingevolge het tweede lid toegestuurde reisdocumenten.

Artikel 68. Registratie in het reisdocumentenstation

• 1 De daartoe aangewezen ambtenaar registreert de uitreiking van of de bijschrijving in een reisdocument, alsmede de inlevering van het vorige reisdocument, in het reisdocumentenstation.

• 2 Indien bij de uitreiking blijkt dat het reisdocument of de bijschrijvingssticker is beschadigd, onjuist is geproduceerd of gepersonaliseerd dan wel uit de opslag is verdwenen, wordt dit in het reisdocumentenstation geregistreerd.

• 3 Indien binnen drie maanden na ontvangst bij de uitgiftelocatie geen uitreiking van een geleverd reisdocument of plaatsing van een geleverde bijschrijvingssticker heeft plaatsgevonden, wordt dit geregistreerd in het reisdocumentenstation.

Hoofdstuk VI. Procedures inzake weigering en vervallenverklaring

Artikel 69. Uitsluiting Nederlandse identiteitskaart

Dit hoofdstuk is niet van toepassing op Nederlandse identiteitskaarten.

Artikel 70. Informatie over de gesignaleerde persoon

• 1 Het hoofd van een post die een aanvraag in behandeling neemt dan wel een ingehouden reisdocument ontvangt betreffende een persoon die, blijkens de in artikel 5 bedoelde administratie, in het register paspoortsignaleringen is opgenomen, doet hiervan terstond mededeling aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

• 2 De Minister van Buitenlandse Zaken verzoekt, hetzij na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde mededeling, hetzij indien hij zelf een aanvraag in behandeling neemt dan wel een ingehouden reisdocument ontvangt betreffende een in het eerste lid bedoelde persoon, terstond bij brief of per faxbericht aan het agentschap BPR hem mede te delen of de desbetreffende persoon nog steeds in het register paspoortsignaleringen is opgenomen.

• 3 In afwijking van het tweede lid kan in spoedgevallen het verzoek ook met gebruikmaking van andere communicatiemiddelen worden gedaan, mits het daarna bij brief of per faxbericht wordt bevestigd.

• 4 Indien de Minister van Buitenlandse Zaken ingevolge artikel 44, derde lid, van de wet de in het register paspoortsignaleringen opgenomen gegevens van een persoon wenst te ontvangen, doet hij daartoe op de in het tweede en derde lid voorgeschreven wijze een verzoek aan het agentschap BPR. Dit verzoek kan ook tegelijkertijd met het in het tweede lid bedoelde verzoek worden gedaan.

Artikel 71. Kennisgeving van de beslissing op grond van artikel 45, tweede lid, van de wet

De Minister van Buitenlandse Zaken geeft het agentschap BPR met gebruikmaking van modelformulier C6 kennis van zijn beslissing, bedoeld in artikel 45, tweede lid, van de wet.

Hoofdstuk VII. Procedures inzake vermiste, ingenomen, ingehouden, ingeleverde, van rechtswege vervallen en gevonden reisdocumenten

§ 1. Vermiste of ingenomen reisdocumenten

Artikel 72. Vermist of ingenomen reisdocument anders dan bij aanvraag of uitreiking

• 1 Indien de houder van een uitgereikt reisdocument aan de Minister van Buitenlandse Zaken of het hoofd van een post buiten de gevallen, bedoeld in de artikelen 41 en 65, mededeling doet van de vermissing of de inname van het desbetreffende reisdocument, wordt de ingevolge artikel 31, eerste lid, van de wet af te leggen schriftelijke verklaring omtrent de vermissing door de houder gedaan ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar, die de mededeling omtrent de vermissing in ontvangst neemt, overeenkomstig modelformulier C2. Indien een proces-verbaal van de plaatselijke politie wordt overgelegd, wordt daarvan een kopie gemaakt die aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing wordt toegevoegd.

• 2 De schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de eventueel bijgevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de overgelegde kopie van de schriftelijke verklaring die omtrent de inname is overgelegd, worden bewaard in de reisdocumentenadministratie van de autoriteit waar de in het eerste lid bedoelde mededeling is gedaan.

Artikel 73. Melding van de vermissing of inname van een reisdocument

Van de vermissing of de inname van een Nederlands reisdocument als bedoeld in de artikelen 41, 65 en 72 wordt terstond melding gemaakt aan het agentschap BPR met gebruikmaking van modelformulier C7.

§ 2. Doorzending ingehouden reisdocumenten

Artikel 74. Reisdocumenten van gesignaleerde personen

• 1 Het hoofd van de post die een reisdocument heeft ingehouden, dan wel bij wie een reisdocument is ingeleverd van een houder die, in verband met het bepaalde in de artikelen 18 tot en met 24 van de wet, in het register paspoortsignaleringen is opgenomen, houdt dit reisdocument voor de Minister van Buitenlandse Zaken onder zich totdat deze heeft beslist over de vervallenverklaring daarvan.

• 2 Zodra is beslist dat het reisdocument niet vervallen moet worden verklaard, wordt dit aan de houder teruggegeven, dan wel op de meest beveiligde wijze naar het door de houder opgegeven adres gezonden.

• 3 Indien het reisdocument vervallen wordt verklaard, wordt dit hetzij ingevolge artikel 75 doorgezonden, hetzij op de in artikel 78 bepaalde wijze definitief aan het verkeer onttrokken.

Artikel 75. Definitief aan het verkeer te onttrekken reisdocumenten

• 1 Het hoofd van de post waar een reisdocument is ingehouden of ingeleverd, dan wel waar een gevonden reisdocument is ontvangen dat blijkens artikel 78 definitief aan het verkeer moet worden onttrokken, zendt indien hij daartoe niet bevoegd is het desbetreffende reisdocument, per aangetekende post dan wel op een andere verantwoorde wijze, met vermelding van de reden terstond door aan het hoofd van de post die daartoe wel bevoegd is.

• 2 Een diplomatiek paspoort, een dienstpaspoort of een op grond van artikel 15, tweede lid, van de wet verstrekt laissez-passer, wordt doorgezonden aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

• 3 De Minister van Buitenlandse Zaken zendt indien hij niet bevoegd is een door hem ingehouden, bij hem ingeleverd, door hem ontvangen of aan hem toegezonden reisdocument definitief aan het verkeer te onttrekken, het desbetreffende reisdocument terstond door aan de autoriteit die daartoe wel bevoegd is.

§ 3. Melding van rechtswege vervallen reisdocumenten aan het register paspoortsignaleringen en het basisregister reisdocumenten

Artikel 76. Mededelingen inzake vermelding en verwijdering van de vermelding

• 1 Het hoofd van de post onderscheidenlijk de Minister van Buitenlandse Zaken deelt met het oog op een vermelding in het register paspoortsignaleringen op grond van artikel 47, vierde lid, van de wet het agentschap BPR de gegevens mede van de houder van een reisdocument dat van rechtswege is vervallen of waarin een bijschrijving is opgenomen die van rechtswege is vervallen, indien de houder weigert het reisdocument in te leveren dan wel de woon- of verblijfplaats van de houder niet kan worden achterhaald.

• 2 Het hoofd van de post onderscheidenlijk de Minister van Buitenlandse Zaken deelt, met het oog op de verwijdering van de in het eerste lid bedoelde vermelding uit het register paspoortsignaleringen, het agentschap BPR terstond mede dat hij het in het eerste lid bedoelde reisdocument heeft ingehouden, dan wel het desbetreffende reisdocument bij hem is ingeleverd.

• 3 De in het eerste en tweede lid bedoelde mededeling geschiedt met gebruikmaking van modelformulier C7.

• 4 Van het van rechtswege vervallen van een reisdocument ingevolge artikel 47, eerste lid, onder a, b, c, e, f of h van de wet wordt, met het oog op de vermelding daarvan in het basisregister reisdocumenten, terstond melding gedaan aan het agentschap BPR met gebruikmaking van modelformulier C7.

§ 4. Melding inzake gevonden reisdocumenten

Artikel 77

De Minister van Buitenlandse Zaken geeft van een gevonden reisdocument, niet zijnde een nooddocument, met gebruikmaking van modelformulier C4 terstond kennis aan de Dienst Nationale Recherche Informatie van het Korps Landelijke Politie Diensten.

Hoofdstuk VIII. Definitieve onttrekking van reisdocumenten en ongedaan maken van bijschrijvingen

§ 1. Definitieve onttrekking van een reisdocument aan het verkeer

Artikel 78. Redenen en wijze van onttrekking

• 1 Het hoofd van de post onttrekt een nationaal paspoort, een Nederlandse identiteitskaart, een faciliteitenpaspoort, een tweede paspoort, een reisdocument voor vluchtelingen, een reisdocument voor vreemdelingen of een op grond van artikel 16, eerste lid, van de wet verstrekt nooddocument en de Minister van Buitenlandse Zaken onttrekt een diplomatiek paspoort, een dienstpaspoort of een op grond van artikel 15, tweede lid, van de wet verstrekt laissez-passer, terstond definitief aan het verkeer, indien:

  • a. het niet binnen drie maanden, nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen;

  • b. het daartoe, al dan niet bij de uitreiking van een nieuw reisdocument, is ingeleverd;

  • c. het vervallen is verklaard dan wel ingevolge artikel 54, eerste lid, van de wet is ingehouden, tenzij nog een beroepstermijn open staat, een beroepsprocedure aanhangig is of het reisdocument anderszins in een gerechtelijke procedure nodig is;

  • d. het na uitreiking als onbruikbaar is beschouwd ten gevolge van misdruk, verkeerde personalisatie of de onjuiste plaatsing van de bijschrijvingssticker en dientengevolge is ingehouden of ingeleverd;

  • e. het als gevonden reisdocument is ontvangen, tenzij hij in de gelegenheid is om het in persoon terug te geven aan de houder, die nog geen verklaring als bedoeld in artikel 31 van de wet heeft afgelegd.

• 2 Het reisdocument wordt definitief aan het verkeer onttrokken door het deugdelijk te vernietigen, dan wel het geheel of gedeeltelijk onbruikbaar gemaakt aan de houder terug te geven ingevolge het derde lid. De vernietiging geschiedt door het reisdocument op gecontroleerde wijze te verbranden of te versnipperen, zodat reconstructie van het reisdocument niet meer mogelijk is.

• 3 Op verzoek van de houder wordt diens nationaal paspoort, Nederlandse identiteitskaart, faciliteitenpaspoort, tweede paspoort, reisdocument voor vluchtelingen, reisdocument voor vreemdelingen, diplomatiek paspoort of dienstpaspoort na inlevering, onbruikbaar gemaakt aan hem teruggegeven.

• 4 Het onbruikbaar maken geschiedt door het aanbrengen van drie ponsgaten (elk van tenminste 12 mm) door het gehele reisdocument op zodanige wijze dat het in het reisdocument aangebrachte kinegram gedeeltelijk en de aangebrachte chip geheel onbruikbaar worden gemaakt.

• 5 Indien het ingeleverde reisdocument bladzijden met een nog geldig visum of een geldige verblijfstitel bevat en in verband daarmee het verzoek is gedaan, bedoeld in artikel 40, tweede lid, worden de desbetreffende bladzijden en het documentnummer intact gelaten.

• 6 In afwijking van het tweede lid wordt een reisdocument, dat ingevolge het eerste lid, onder d, tengevolge van misdruk of verkeerde personalisatie is ingehouden of ingeleverd, definitief aan het verkeer onttrokken door het, met gebruikmaking van modelformulier C10, terug te sturen aan de leverancier.

• 7 De in het eerste lid, onder e, en in het derde lid bedoelde teruggave van een reisdocument vindt niet plaats, indien het reisdocument op grond van artikel 47, eerste lid, onder a, b, c, g of h, van de wet van rechtswege is vervallen, op grond van 54, eerste lid, onder b, c en e, van de wet is ingehouden, dan wel artikel 110, tweede lid, of artikel 111, tweede lid, van toepassing is.

• 8 Een bijschrijvingssticker die niet binnen drie maanden na ontvangst bij de uitgiftelocatie in het daartoe bestemde reisdocument is aangebracht, wordt op de in het tweede lid aangegeven wijze deugdelijk vernietigd.

§ 2. Ongedaan maken van een bijschrijving

Artikel 79. Wijze van ongedaan maken bijschrijving

Het ongedaan maken van een bijschrijving vindt plaats:

• a. door het plaatsen van het in artikel 102, tweede lid, bedoelde stempel, voorzien van de paraaf van het hoofd van de post of de daartoe aangewezen ambtenaar over de tekst en de foto van de bijschrijving in het reisdocument, dan wel

• b. als gevolg van de definitieve onttrekking aan het verkeer van het reisdocument waarin de bijschrijving is opgenomen.

§ 3. Kennisgevingen

Artikel 80

• 1 Van de definitieve onttrekking aan het verkeer van een reisdocument, niet zijnde een nooddocument of een gevonden reisdocument, alsmede de uitreiking van een vervangend reisdocument, niet zijnde een nooddocument, wordt met gebruikmaking van modelformulier C3 kennis gegeven aan:

  • a. de burgemeester van de gemeente waar de houder als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, dan wel

  • b. de autoriteit in de Nederlandse Antillen of Aruba, die het reisdocument heeft verstrekt, dan wel

  • c. het hoofd van de Nederlandse consulaire post in het buitenland of de burgemeester van Den Haag, die het reisdocument heeft verstrekt, dan wel

  • d. de burgemeester van de gemeente waar de houder voor het laatst als ingezetene in de basisadministratie was ingeschreven, indien het reisdocument niet door een in b of c genoemde autoriteit is verstrekt.

• 2 Van de ongedaanmaking van een bijschrijving als bedoeld in artikel 79 wordt met gebruikmaking van modelformulier C3 kennis gegeven aan de autoriteit, bedoeld in het eerste lid, onder a, b of c, die de bijschrijving heeft geplaatst, dan wel aan de burgemeester van de gemeente waar het bijgeschreven kind voor het laatst als ingezetene in de basisadministratie was ingeschreven, indien de bijschrijving niet door een in het eerste lid onder b of c genoemde autoriteit is geplaatst.

§ 4. Registratie definitief aan het verkeer onttrokken reisdocumenten

Artikel 81

De Minister van Buitenlandse Zaken of het hoofd van de post die:

• a. een door hem verstrekt reisdocument definitief aan het verkeer onttrekt, dan wel

• b. door toezending van modelformulier C3 in kennis wordt gesteld van de definitieve onttrekking aan het verkeer van een door hem verstrekt reisdocument en de uitreiking van een vervangend reisdocument, registreert deze feiten in de reisdocumentenadministratie, bedoeld in artikel 82.

Hoofdstuk IX. Reisdocumentenadministratie

Artikel 82. Opgenomen gegevens, raadpleegbaarheid, bewaartermijn

• 1 Van elk verstrekt reisdocument respectievelijk van elke daarin opgenomen bijschrijving wordt een administratie bijgehouden.

• 2 De in het eerste lid bedoelde reisdocumentenadministratie wordt bijgehouden in het reisdocumentenstation, voor zover het de daarin overeenkomstig de artikelen 53, 54 en 68 opgenomen gegevens betreft.

• 3 De overige gegevens met betrekking tot de aanvraag, verstrekking en uitreiking worden als afzonderlijke documenten in de reisdocumentenadministratie opgenomen op een wijze die raadpleging in samenhang met de in het tweede lid bedoelde gegevens mogelijk maakt.

• 4 De in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens worden gedurende elf jaren na de datum van verstrekking van het betreffende reisdocument dan wel de opneming van de bijschrijving in een reisdocument bewaard.

Artikel 83. Administratie laissez-passer buiten het reisdocumentenstation

• 1 In afwijking van het bepaalde in artikel 82 wordt op een post waar geen reisdocumentenstation aanwezig is van elk verstrekt laissez-passer het originele aanvraag-informatieformulier, voorzien van de foto van de houder, met de bij de aanvraag overgelegde bewijsstukken en verklaringen als bijlagen in een administratie opgeborgen, die jaarlijks wordt afgesloten. De formulieren worden daarbij alfabetisch op de naam van de houder gerangschikt.

• 2 Van elk verstrekt laissez-passer wordt een kopie van het aanvraag-informatieformulier in de in artikel 98 bedoelde nummeradministratie opgeborgen. De kopie-formulieren worden daarbij op het documentnummer van het verstrekte laissez-passer gerangschikt.

• 3 De administratie, bedoeld in het eerste lid, blijft gedurende twee jaren na afloop van het kalenderjaar waarin het laissez-passer is verstrekt, raadpleegbaar.

Artikel 84. Administratie noodverlenging buiten het reisdocumentenstation

[Vervallen per 26-08-2006]

Artikel 85. Verstrekking van gegevens

De verstrekking van gegevens uit de in de artikelen 82 en 83 bedoelde reisdocumentenadministratie wordt uitsluitend toegestaan aan:

• a. degenen die bij of krachtens de wet belast zijn met de uitvoering daarvan, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor het verrichten van werkzaamheden met betrekking tot reisdocumenten;

• b. de ambtenaren, werkzaam bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, een Nederlandse consulaire vertegenwoordiging in het buitenland onderscheidenlijk het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen of van Aruba, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor consulaire handelingen waarbij de identiteit van de betrokken persoon moet worden vastgesteld;

• c. de opsporingsambtenaren bedoeld in artikel 141 en 142 van het Wetboek van Strafvordering, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de opsporing van strafbare feiten in het kader van het onderzoek waarbij zij zijn betrokken of voor zover die noodzakelijk zijn voor de identificatie van slachtoffers;

• d. de ambtenaren van het openbaar ministerie, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hun opgedragen werkzaamheden;

• e. de ambtenaren werkzaam bij de autoriteiten, bedoeld in de artikelen 18 tot en met 24 van de wet, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor het verzoek tot weigering of vervallenverklaring en de daarmee verband houdende vermelding van deze gegevens in het register paspoortsignaleringen als bedoeld in artikel 25, derde lid, van de wet;

• f. de ambtenaren werkzaam bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de hun opgedragen werkzaamheden in verband met de verwerking van gegevens in het basisregister reisdocumenten, in verband met de uitoefening van hun taak als bedoeld in artikel 58 van de wet, alsmede in verband met onderzoek naar onregelmatigheden met reisdocumenten;

• g. degene die in opdracht van de Minister van Buitenlandse Zaken belast is met de controle op de uitvoering van de bij of krachtens de wet gestelde regels, de toepassing van de beveiligingsmaatregelen of de werking van het aanvraagsysteem reisdocumenten, voor zover die gegevens, de rechtstreekse toegang daaronder begrepen, noodzakelijk zijn voor de hun opgedragen werkzaamheden;

• h. de houder, beheerder, bewerker en degene die belast is met de invoer, wijziging, of verwijdering van gegevens, voor zover die gegevens, de rechtstreekse toegang daaronder begrepen, noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hun in verband daarmee opgedragen werkzaamheden;

• i. de ambtenaren werkzaam bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken als bedoeld in artikel 6, tweede lid, en artikel 7, tweede lid, van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2002.

Hoofdstuk X. Organisatie en beheer van het aanvraagsysteem reisdocumenten

§ 1. Aanwijzing en registratie bevoegde personen

Artikel 86. Aanwijzing en registratie algemeen

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar wijst de personen aan die bevoegd zijn tot het verrichten van de handelingen die bij of krachtens de wet zijn voorgeschreven.

• 2 De in het eerste lid bedoelde aanwijzing van personen, alsmede de registratie van hun bevoegdheden geschiedt met inachtneming van de functionele beschrijvingen met betrekking tot het aanvraagsysteem reisdocumenten en overeenkomstig de beveiligingsprocedure, bedoeld in artikel 107.

Artikel 87. De autorisatiebevoegden reisdocumenten

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post wijst per uitgiftelocatie tenminste twee ambtenaren aan die binnen het aanvraagsysteem reisdocumenten zullen functioneren als de autorisatiebevoegde reisdocumenten overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 101.

• 2 Van de aanwijzing of de vervanging van een autorisatiebevoegde reisdocumenten wordt terstond met gebruikmaking van standaardformulier B3 melding gedaan aan het agentschap BPR, die een registratie bijhoudt van de autorisatiebevoegden reisdocumenten en deze gegevens doorgeeft aan de leverancier.

• 3 De in het eerste lid bedoelde autoriteit draagt er zorg voor, dat een autorisatiebevoegde reisdocumenten in staat wordt gesteld alle handelingen te verrichten die uit zijn taak voortvloeien.

• 4 De autorisatiebevoegden reisdocumenten zijn rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post.

Artikel 88. De identificatiekaart

• 1 Een autorisatiebevoegde reisdocumenten krijgt van de leverancier de beschikking over een identificatiekaart, waarmee op elektronische wijze toegang kan worden verkregen tot het reisdocumentenstation en de daarin opgeslagen programmatuur en gegevens.

• 2 De autorisatiebevoegde reisdocumenten is verantwoordelijk voor het aanvragen, de bewaring, de uitgifte, de intrekking en het (autorisatie)beheer van de identificatiekaarten van andere personen die bevoegd zijn tot het verrichten van handelingen waarvoor toegang tot het reisdocumentenstation is vereist. Hij geeft wijzigingen terstond door aan de leverancier.

• 3 Het aanvragen van identificatiekaarten bij de leverancier en het doorgeven van wijzigingen, alsmede het uitgeven, intrekken en beheren van de geleverde identificatiekaarten geschiedt overeenkomstig de gebruikershandleiding bij het reisdocumentenstation, bedoeld in artikel 101.

• 4 De identificatiekaarten worden op naam uitgegeven.

• 5 De leverancier houdt een registratie bij van de uitgegeven en ingetrokken identificatiekaarten.

Artikel 89. De tot ontvangst van gepersonaliseerde documenten bevoegde ambtenaren

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar wijst op zijn ministerie ten minste drie ambtenaren aan om zendingen van gepersonaliseerde documenten in ontvangst te nemen.

• 2 De aanmelding, registratie en vervanging van de tot ontvangst bevoegde ambtenaren, bedoeld in het eerste lid, vindt plaats bij de distributeur met gebruikmaking van de door de distributeur daartoe kosteloos beschikbaar gestelde machtiging.

• 3 De machtiging wordt gewaarmerkt met een afdruk van een dienststempel als bedoeld in artikel 102, eerste lid, en de handtekening van de Minister van Buitenlandse Zaken of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar.

• 4 Een kopie van het in het derde lid genoemde formulier wordt op het ministerie bewaard.

Artikel 90. Registratie parafen

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post houdt een administratie bij van de parafen van de personen die tot parafering van aanvraagformulieren bevoegd zijn.

• 2 Een paraaf als bedoeld in het eerste lid wordt in ieder geval net zo lang bewaard als de aanvragen waarin een paraaf van de desbetreffende persoon is opgenomen.

§ 2. Aflevering van zendingen

Artikel 91. Aanmelding en registratie van uitgiftelocaties

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar meldt met gebruikmaking van standaardformulier B2 aan het agentschap BPR de locaties waar de verzending van de aanvragen naar de leverancier geschiedt, alsmede de locatie in Nederland waar de aflevering van de zendingen door de distributeur plaatsvindt.

• 2 Wijzigingen met betrekking tot uitgiftelocaties worden, met gebruikmaking van standaardformulier B2, tijdig gemeld aan het agentschap BPR.

• 3 Het agentschap BPR houdt een registratie bij van de ingevolge het eerste en tweede lid aangemelde uitgiftelocaties en geeft deze gegevens door aan de leverancier.

• 4 De leverancier wijst aan elke uitgiftelocatie een unieke locatiecode toe en meldt deze terug aan het agentschap BPR en aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

Artikel 92. Vastlegging tijdstip van aflevering

De vastlegging van de tijdstippen waarop een zending wordt afgeleverd, geschiedt in overleg met de distributeur.

§ 3. Beheer van ontvangen gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers

Artikel 93. Bewaring gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers

• 1 De geleverde gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers worden bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, in een daartoe bestemde ruimte, bewaard op de in artikel 105 voorgeschreven wijze tot het tijdstip, dat zij door de bevoegde afdeling beschikbaar worden gesteld aan de bij het ministerie tot uitreiking bevoegde ambtenaren of doorgezonden aan de tot uitreiking bevoegde posten, dan wel worden opgehaald door de leverancier ingevolge artikel 60.

• 2 De ingevolge het eerste lid beschikbaar gestelde of doorgezonden reisdocumenten en bijschrijvingsstickers worden, bij de desbetreffende afdeling op het ministerie of bij de desbetreffende post, bewaard op de in artikel 105 voorgeschreven wijze tot het tijdstip, dat zij door de daartoe bevoegde ambtenaar worden uitgereikt, dan wel worden geretourneerd aan de in het eerste lid bedoelde afdeling om te worden teruggestuurd aan de leverancier ingevolge artikel 63.

• 3 Aan de hand van de gegevens in het reisdocumentenstation wordt bij de desbetreffende afdeling op het ministerie of bij de desbetreffende post nagegaan welke gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers binnen drie maanden na de datum van ontvangst nog niet zijn uitgereikt, teneinde deze ingevolge artikel 78 definitief aan het verkeer te onttrekken.

Artikel 94. Ontbrekende gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers

• 1 Indien op enig moment een gepersonaliseerd reisdocument of bijschrijvingssticker na aflevering en registratie daarvan in het reisdocumentenstation blijkt te ontbreken, wordt terstond een inventarisatie opgemaakt van de nog aanwezige reisdocumenten of bijschrijvingsstickers aan de hand van de gegevens in het reisdocumentenstation.

• 2 De ontbrekende reisdocumenten en bijschrijvingsstickers worden geregistreerd in het reisdocumentenstation.

• 3 Artikel 62 is van overeenkomstige toepassing.

§ 4. Bestelling, aflevering en beheer van nooddocumenten

Artikel 95. De tot bestelling en ontvangst van blanco documenten bevoegde ambtenaren

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken of de door hem daartoe aangewezen ambtenaar wijst op zijn ministerie ten minste drie ambtenaren aan om namens hem bestellingen te doen van blanco noodpaspoorten en laissez-passer's bij de leverancier en tevens drie ambtenaren om leveringen daarvan in ontvangst te nemen.

• 2 De aanmelding van de tot bestelling en van de tot ontvangst bevoegde ambtenaren, bedoeld in het eerste lid, alsmede wijzigingen in deze gegevens, vindt plaats bij het agentschap BPR, met gebruikmaking van de standaardformulieren B6 en B7.

• 3 Het ingevulde registratieformulier wordt gewaarmerkt met een afdruk van een dienststempel als bedoeld in artikel 102, eerste lid.

• 4 Het agentschap BPR houdt een registratie bij van de ingevolge het eerste lid aangemelde personen en geeft deze gegevens door aan de leverancier.

Artikel 96. Bestelling en aflevering nooddocumenten

• 1 De nooddocumenten worden met gebruikmaking van modelformulier C11 door de daartoe aangewezen ambtenaar maximaal vier maal binnen een jaar bij de leverancier besteld. De bestelopdracht wordt gesteld op briefpapier van het ministerie van Buitenlandse Zaken en, na ondertekening van de daartoe aangewezen ambtenaar, gewaarmerkt met een afdruk van het in artikel 102, eerste lid, bedoelde dienststempel.

• 2 Het aantal blanco noodpaspoorten en laissez-passer's dat binnen een jaar kan worden besteld, wordt bepaald door de leverancier en is gebaseerd op het jaarlijkse aantal verstrekte documenten, in de periode tussen 1 oktober en 30 september, vermeerderd met vijf procent. De leverancier maakt jaarlijks voor 1 november het aantal te bestellen nooddocumenten voor het daaropvolgende jaar bekend aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

• 3 Indien tussen twee bestellingen blijkt dat de voorraad noodpaspoorten dan wel laissez-passer's ontoereikend zal zijn, kan een opdracht voor een spoedbestelling worden geplaatst. De opdracht voor een spoedbestelling kan slechts worden gedaan, nadat in overleg met de leverancier is vastgesteld dat het aflevertijdstip van de eerstvolgende bestelopdracht niet kan worden vervroegd. De omvang van de spoedbestelling is niet groter dan noodzakelijk om de periode tot de levering van de eerstvolgende bestelling te overbruggen.

• 4 Alvorens een bestelopdracht te plaatsen, wordt nagegaan of de in artikel 95 bedoelde gegevens nog juist zijn.

• 5 Indien gegevens zijn gewijzigd, dient het nieuwe registratieformulier minstens vijf werkdagen voor het plaatsen van een nieuwe bestelopdracht in het bezit van het agentschap BPR te zijn.

• 6 De bestelling wordt door de leverancier bevestigd door toezending van een leveringsbevestiging aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

• 7 De daadwerkelijke aflevering vindt gemiddeld maximaal vijf werkdagen na de op de leveringsbevestigingen vermelde dagtekening plaats door een waardetransporteur.

• 8 Bij aflevering door de leverancier ondertekent de tot ontvangst bevoegde persoon, bedoeld in artikel 95, eerste lid, de strook die aan de leveringsbevestiging is gehecht.

• 9 De tot ontvangst bevoegde persoon legitimeert zich, op verzoek van de waardetransporteur, met een identiteitsdocument als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht of met een Nederlands rijbewijs.

• 10 De aflevering van de zending vindt plaats in de kluisruimte. Indien aflevering in de kluisruimte niet mogelijk of niet doelmatig is, vindt aflevering plaats in een voor het publiek afgesloten ruimte zo dicht mogelijk bij de kluis.

• 11 De tot ontvangst bevoegde persoon controleert in het bijzijn van de waardetransporteur aan de hand van de leveringsbevestiging het aantal pakketten alsmede de verzegeling. Indien de zending niet voor het ministerie van Buitenlandse Zaken bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken, wordt hiervan aantekening gemaakt op de aan de leveringsbevestiging gehechte strook en het agentschap BPR hiervan terstond in kennis gesteld.

• 12 De ingevulde en ondertekende strook wordt aan de waardetransporteur overhandigd.

• 13 Indien de persoon die de zending in ontvangst neemt zich desgevraagd niet of niet voldoende kan legitimeren dan wel onvoldoende zekerheid bestaat met betrekking tot zijn bevoegdheid om de zending in ontvangst te nemen, dan wel om enige andere reden door een handelen of nalaten van het ministerie van Buitenlandse Zaken een veilige aflevering niet mogelijk is, draagt de waardetransporteur de zending niet over.

Artikel 97. Ontvangst en verdere verspreiding van de nooddocumenten door het ministerie

• 1 Na ontvangst van de zending wordt deze terstond veilig gesteld. Indien de aflevering niet aan de kluis geschiedt, ziet de ambtenaar die de zending in ontvangst heeft genomen erop toe, dat de zending terstond in de kluis wordt opgeslagen.

• 2 De bij de zending gevoegde ontvangstbevestiging wordt na vergelijking van de verpakkingseenheden van de zending met de opgave in de leveringsbevestiging binnen vijf werkdagen na aflevering van de zending, aan de leverancier geretourneerd.

• 3 De controle van de inhoud van de verpakkingseenheden als bedoeld in het tweede lid geschiedt door de tot ontvangst bevoegde persoon, en tenminste één andere persoon. Van de controle wordt een proces-verbaal opgemaakt, dat bij de in het vijfde lid bedoelde nummeradministratie wordt gearchiveerd.

• 4 Bij constatering van afwijkingen tussen de inhoud van de zending en de opgave in de leveringsbevestiging wordt terstond contact opgenomen met de leverancier. De geconstateerde afwijkingen worden schriftelijk medegedeeld aan het agentschap BPR.

• 5 De Minister van Buitenlandse Zaken houdt van de door hem ontvangen blanco nooddocumenten, uitgesplitst naar soort, een serienummeradministratie bij, waaruit aan de hand van de documentnummers te allen tijde dient te blijken welke documenten:

  • a. in de voorraad aanwezig zijn;

  • b. aan de voorraad zijn toegevoegd;

  • c. aan tot verstrekking bevoegde autoriteiten beschikbaar zijn gesteld;

  • d. zijn gestolen, vermist of anderszins als onbruikbaar moeten worden beschouwd.

• 6 De Minister van Buitenlandse Zaken verstrekt per kwartaal een opgave aan de leverancier van het voorraadverloop van de noodpaspoorten en laissez-passer's. Uit deze opgave blijkt tevens op welk tijdstip welke blanco nooddocumenten, uitgesplitst naar soort en onder vermelding van de documentnummers, aan welke autoriteit beschikbaar zijn gesteld.

• 7 De Minister van Buitenlandse Zaken draagt zorg voor het op beveiligde wijze beschikbaar stellen van de blanco nooddocumenten aan de tot uitreiking daarvan bevoegde ambtenaren op het ministerie en de posten.

Artikel 98. Voorraadadministratie nooddocumenten bij de verstrekkende autoriteiten

• 1 Van de beschikbaar gestelde nooddocumenten wordt, uitgesplitst naar soort, door de tot verstrekking bevoegde autoriteiten, een voorraadadministratie bijgehouden.

• 2 Eén maal per jaar wordt het aantal in voorraad zijnde blanco nooddocumenten met vermelding van soort en documentnummer vastgesteld.

• 3 Uit de voorraadadministratie dient te allen tijde te blijken hoeveel nooddocumenten:

  • a. in de voorraad aanwezig zijn;

  • b. aan de voorraad zijn toegevoegd;

  • c. aan de voorraad zijn onttrokken in verband met uitreiking;

  • d. zijn verschreven, gestolen, vermist of anderszins als onbruikbaar moeten worden beschouwd.

• 4 Met betrekking tot de uitgereikte nooddocumenten wordt per opeenvolgend documentnummer apart geregistreerd aan wie uitreiking van het desbetreffende nooddocument heeft plaatsgevonden.

• 5 De tot verstrekking bevoegde autoriteit die beschikt over een reisdocumentenstation houdt de in het derde en vierde lid bedoelde voorraadadministratie bij in het desbetreffende reisdocumentenstation.

• 6 Indien door de in het vijfde lid bedoelde autoriteit laissez-passer's beschikbaar worden gesteld aan een andere autoriteit, wordt het aantal laissez-passer's en de autoriteit aan wie deze beschikbaar zijn gesteld in het reisdocumentenstation vermeld.

Artikel 99. Inventarisatie van de voorraad

• 1 Indien op enig moment een omissie in de voorraad of in de administratie wordt geconstateerd, maakt de desbetreffende autoriteit terstond een inventarisatie op van de aanwezige nooddocumenten.

• 2 De inventarisatie wordt opgesteld door tenminste twee personen.

• 3 Van de inventarisatie wordt een proces-verbaal opgemaakt, dat naar het agentschap BPR en in afschrift aan de Minister van Buitenlandse Zaken wordt gezonden.

Artikel 100. Verbruik van nooddocumenten

• 1 De blanco nooddocumenten worden in volgorde van de nummers verbruikt.

• 2 Het is een tot verstrekking bevoegde autoriteit niet toegestaan nooddocumenten te verbruiken die aan een andere autoriteit daartoe ter beschikking zijn gesteld.

§ 5. Te gebruiken apparatuur, programmatuur en overige materialen

Artikel 101. Reisdocumentenstation en reisdocumentenprinter

De Minister van Buitenlandse Zaken en de hoofden van de daartoe aangewezen posten maken binnen het aanvraagsysteem reisdocumenten gebruik van het reisdocumentenstation, de scanapparatuur, de reisdocumentenprinter en overige apparatuur, alsmede van de bijbehorende programmatuur, opslagmedia en overige materialen die door de leverancier zijn geleverd, overeenkomstig het bepaalde in deze regeling en met inachtneming van de bijgeleverde gebruikershandleiding.

Artikel 102. Dienststempel en clausulestempels

• 1 Het dienststempel is een inktstempel van een rond formaat met een diameter van 15 mm, dat voorzien is van het Rijkswapen dan wel het wapen van de tot verstrekking bevoegde autoriteit.

• 2 Voor het ongedaan maken van een bijschrijving wordt een door de leverancier beschikbaar gesteld clausulestempel gebruikt, dat in drie talen de tekst “vervallen” bevat.

Artikel 103. Aanvraagformulieren en andere standaardformulieren

• 1 De in artikel 51 bedoelde aanvraagformulieren worden vier maal binnen een jaar door de leverancier beschikbaar gesteld.

• 2 Het aantal aanvraagformulieren dat jaarlijks beschikbaar wordt gesteld, wordt bepaald en bekendgemaakt door de leverancier op de in artikel 96, tweede lid, aangegeven wijze.

• 3 Indien tussen twee aflevertijdstippen blijkt dat de voorraad aanvraagformulieren ontoereikend zal zijn, kan een spoedbestelling worden gedaan. De opdracht voor een spoedbestelling kan echter slechts worden gedaan, nadat in overleg met de leverancier is vastgesteld dat het reguliere aflevertijdstip niet kan worden vervroegd. De omvang van de spoedbestelling is niet groter dan noodzakelijk om de periode tot het eerstvolgende aflevertijdstip te overbruggen.

• 4 De aanvraagformulieren worden door de leverancier binnen tien werkdagen na de spoedbestelling geleverd op de uitgiftelocatie waarvoor de bestelling is gedaan.

• 5 De overige standaardformulieren worden eenmalig door de leverancier ter beschikking gesteld en kunnen desgewenst worden nabesteld.

• 6 De aanvraagformulieren en andere standaardformulieren worden kosteloos verstrekt.

Hoofdstuk XI. Beveiliging

Artikel 104. Algemeen

De met de uitvoering van de wet belaste autoriteiten treffen maatregelen om de onder hen berustende reisdocumenten, bijschrijvingsstickers, apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen te beveiligen tegen ontvreemding dan wel vernietiging ten gevolge van inbraak, diefstal, verduistering, overvallen, brand of anderszins.

Artikel 105. Fysieke beveiliging

• 1 Buiten de werkuren worden de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening, zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis, met een waardebergingsindicatie van € 1.000,-. Deze voorziening is in een af te sluiten ruimte geplaatst.

• 2 De plaatsen waar de reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de documentatie en de overige materialen zijn opgeslagen, alsmede de ruimte waarin de apparatuur en de programmatuur zich bevinden, zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem.

• 3 De apparatuur en programmatuur, alsmede de tijdens de werkuren uit te reiken of ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers en de te gebruiken documentatie en overige materialen bevinden zich, onder voortdurend toezicht, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats.

Artikel 106. Back-up en herstel van gegevens in het aanvraagsysteem reisdocumenten

• 1 Van de in de reisdocumentenmodule en de in het reisdocumentenstation opgeslagen gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt.

• 2 De bewaring van de back-ups geschiedt zodanig, dat afwisselend een exemplaar op de uitgiftelocatie wordt bewaard in de voorziening, bedoeld in artikel 105, eerste lid, terwijl een ander exemplaar elders wordt bewaard, in een vergelijkbare voorziening als bedoeld in artikel 105, eerste lid, zodat tegelijkertijd twee opeenvolgende back-ups op verschillende plaatsen voorhanden zijn.

• 3 De verstrekkende autoriteit beschikt over een op schrift gestelde procedure inzake back-up en herstel, die er in voorziet dat reconstructie van de gegevens mogelijk is.

Artikel 107. Beveiligingsprocedure en beveiligingsfunctionaris

• 1 De verstrekkende autoriteit beschikt over een op schrift gestelde beveiligingsprocedure. In deze beveiligingsprocedure worden in ieder geval maatregelen vastgelegd inzake:

  • a. de ontvangst, het transport, de bewaring en het beheer van de ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen;

  • b. de verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris als bedoeld in het derde lid;

  • c. de functiescheiding tussen de bij het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen;

  • d. de beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten, onder meer gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang of gebruik van gegevens die in het systeem of tot het systeem behorende opslagmedia zijn opgenomen.

• 2 De in het eerste lid bedoelde beveiligingsprocedure bevat zoveel mogelijk tevens een regeling voor functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de verstrekking van de reisdocumenten.

• 3 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post wijst een beveiligingsfunctionaris aan die belast is met het beheer van en het toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedure.

• 4 Van de aanwijzing of de vervanging van de beveiligingsfunctionaris wordt door het hoofd van de post terstond melding gedaan aan de Minister van Buitenlandse Zaken.

• 5 De functie van beveiligingsfunctionaris is niet verenigbaar met het verrichten van andere handelingen ter uitvoering van de wet.

• 6 De taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris worden vastgelegd in een functieomschrijving.

• 7 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post draagt er zorg voor dat de beveiligingsfunctionaris in staat wordt gesteld alle handelingen te verrichten die uit zijn taak voortvloeien.

• 8 De beveiligingsfunctionaris is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post.

• 9 De maatregelen bedoeld in het eerste tot en met het achtste lid maken deel uit van de reguliere accountantscontrole.

• 10 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post draagt er zorg voor, dat de bij de uitvoering van de wet betrokken ambtenaren regelmatig worden geïnformeerd over ontvreemdingsrisico's en ten minste één maal per jaar worden geïnstrueerd met betrekking tot risicobeperkende afspraken en maatregelen terzake.

Artikel 108. Controle op de toepassing van de beveiligingsmaatregelen

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken onderscheidenlijk het hoofd van de post voert een keer per jaar een controle uit op de toepassing van de beveiligingsmaatregelen, genoemd in de artikelen 104 tot en met 107.

• 2 Indien de in het eerste lid bedoelde controle daartoe aanleiding geeft, wordt de beveiligingsprocedure aangepast.

Artikel 109. Ontvreemding of vernietiging

• 1 In het geval van ontvreemding dan wel vernietiging van reisdocumenten, bijschrijvingsstickers, apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen ten gevolge van inbraak, diefstal, verduistering, overvallen, brand of anderszins dient de met de uitvoering van de wet belaste autoriteit daarvan terstond aangifte te doen bij de plaatselijke politie en tevens terstond het agentschap BPR daarvan in kennis te stellen.

• 2 De Minister van Buitenlandse Zaken zendt het agentschap BPR vervolgens binnen één werkdag, eventueel per fax, een schriftelijke kennisgeving waarin de navolgende gegevens zijn opgenomen:

  • a. het tijdstip en de exacte toedracht van de ontvreemding of vernietiging;

  • b. de nummers van de ontvreemde of vernietigde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers, alsmede de daarin vermelde persoonsgegevens;

  • c. de ontvreemde of vernietigde apparatuur, programmatuur, opslagmedia, documentatie en overige materialen met de eventueel daarop vermelde nummers.

• 3 Zodra het door de plaatselijke politie opgemaakte proces-verbaal beschikbaar is, wordt daarvan een afschrift gezonden aan het agentschap BPR.

Hoofdstuk XII. Voorkoming en bestrijding van misbruik met reisdocumenten

Artikel 110. Onderzoek op onregelmatigheden en melding

• 1 De autoriteit die in verband met een handeling op grond van deze regeling enig Nederlands reis- of identiteitsdocument krijgt overgelegd, gaat aan de hand van de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstrekte lijst van toetsingspunten na of met het desbetreffende reisdocument enige onregelmatigheid is gepleegd.

• 2 Indien het vermoeden bestaat dat met een overgelegd reisdocument enige onregelmatigheid is gepleegd, wordt daarvan met gebruikmaking van modelformulier C5 melding gemaakt aan de Dienst Nationale Recherche Informatie van het Korps Landelijke Politie Diensten.

Artikel 111. Aangifte bij de politie en definitieve onttrekking aan het verkeer

• 1 Indien het vermoeden bestaat dat de met het reisdocument gepleegde onregelmatigheden strafbare feiten opleveren en de vermoedelijke dader bekend is, wordt het desbetreffende reisdocument met gebruikmaking van modelformulier C5 aan de Dienst Nationale Recherche Informatie van het Korps Landelijke Politie Diensten gezonden.

• 2 De autoriteit die van mening is dat met het reisdocument onregelmatigheden zijn gepleegd die geen strafbare feiten opleveren, onttrekt dit document op de in artikel 78 bedoelde wijze definitief aan het verkeer.

Hoofdstuk XIII. Verantwoording nooddocumenten

Artikel 112

• 1 De Minister van Buitenlandse Zaken verstrekt, met gebruikmaking van modelformulier C12, per kwartaal een schriftelijke verantwoording van het totale voorraadverloop met betrekking tot nooddocumenten over het voorgaande kwartaal.

• 2 Deze verantwoording bevat, uitgesplitst naar noodpaspoorten en laissez-passer's:

  • a. de totale voorraad blanco nooddocumenten aan het begin van het kwartaal;

  • b. de in de loop van het kwartaal aan de voorraad toegevoegde blanco nooddocumenten;

  • c. de in de loop van het kwartaal aan de voorraad onttrokken nooddocumenten die zijn uitgereikt;

  • d. de in de loop van het kwartaal aan de voorraad onttrokken nooddocumenten die niet zijn uitgereikt, omdat zij zijn verschreven, gestolen, vermist of anderszins als onbruikbaar moeten worden beschouwd;

  • e. de totale voorraad blanco nooddocumenten aan het einde van het kwartaal.

• 3 Nooddocumenten die onjuist blijken te zijn geproduceerd of beschadigd worden met het in het eerste lid bedoelde verantwoordingsformulier meegezonden aan de leverancier.

• 4 Nooddocumenten die als gevolg van verschrijvingen of anderszins onbruikbaar zijn geworden, worden definitief aan het verkeer onttrokken door ze deugdelijk te vernietigen op de in artikel 78, tweede lid, aangegeven wijze.

• 5 Het in het eerste lid bedoelde verantwoordingsformulier wordt ondertekend door of namens de Minister van Buitenlandse Zaken.

Hoofdstuk XIV. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 113. Geldigheid van reisdocumenten verstrekt voor de inwerkingtreding van deze regeling

De reisdocumenten die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn verstrekt, behouden de geldigheid die daarin is vermeld.

Artikel 114. Raadpleging originele aanvraagformulieren

• 1 Indien ingevolge artikel 9 of 36 raadpleging moet plaatsvinden van gegevens, behorende bij een reisdocument dat is uitgereikt voor de inwerkingtreding van deze regeling, verstrekt de autoriteit bij wie de gegevens in de reisdocumentenadministratie berusten op verzoek van de autoriteit die de aanvraag in ontvangst neemt kosteloos het originele aanvraagformulier, behorende bij het desbetreffende reisdocument. Alvorens tot verstrekking van het originele aanvraagformulier wordt overgegaan, maakt de desbetreffende autoriteit daarvan een kopie die in zijn reisdocumentenadministratie wordt bewaard, waarop wordt aangetekend aan welke autoriteit het originele aanvraagformulier is verstrekt.

• 2 Na vergelijking wordt het originele aanvraagformulier bewaard als onderdeel van de reisdocumentenadministratie, behorende bij het uitgereikte nieuwe reisdocument. Indien geen nieuw reisdocument wordt uitgereikt, zendt de autoriteit die de aanvraag in behandeling heeft genomen het originele aanvraagformulier terug naar de autoriteit die het heeft verstrekt.

Artikel 115. Ongedaan maken bijschrijving in reisdocumenten verstrekt voor de inwerkingtreding van deze regeling

In afwijking van artikel 79, onder a, vindt het ongedaan maken van een bijschrijving in een reisdocument dat voor de inwerkingtreding van deze regeling is verstrekt, plaats door deze bijschrijving met de pen op onuitwisbare wijze door te halen, het plaatsen van de clausule “Wijziging/doorhaling goedgekeurd d.d. <datum> en waarmerking van de doorhaling met het in artikel 102, eerste lid, bedoelde dienststempel, voorzien van de paraaf van de bevoegde autoriteit of de daartoe aangewezen ambtenaar.”

Artikel 116. Tijdelijke verlenging bewaartermijn reisdocumentenadministratie

In afwijking van artikel 82, vierde lid, worden de in artikel 82, eerste lid, bedoelde gegevens, voor zover zij betrekking hebben op reisdocumenten die zijn verstrekt tussen 1 januari 1990 en 1 januari 1994, bewaard tot 1 januari 2005.

Artikel 117. Overgangsbepaling in verband met de invoering van de euro

[Vervallen per 26-08-2006]

Artikel 118. Intrekking Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 1995

De Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 1995 wordt ingetrokken.

Artikel 119. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2001.

Artikel 120. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als “Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001”.

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Origineel slotformulier en ondertekening

DE

MINISTER VOOR GROTE STEDEN- EN INTEGRATIEBELEID

,

R.H.L.M. van Boxtel

Bijlagen Paspoortuitvoeringsregelingen

• A Standaardclausules

• B Standaardformulieren

  • B1 Aanvraagformulier reisdocument

  • B2 Registratie afleveradres uitgiftelocatie

  • B3 Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten

  • B4 Overdracht reisdocumenten buiten locatie Enschedé/Sdu

  • B5 Registratie beveiligingsfunctionaris

  • B6 Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten

  • B7 Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres

• C Modelformulieren

  • C1 Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen

  • C2 Verklaring vermissing reisdocument

  • C3 Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving

  • C4 Melding gevonden reisdocument

  • C5 Melding onregelmatigheid reisdocument

  • C6 Melding beslissing signalering

  • C7 Melding vermissing reisdocument

  • C8 Spoedbestelling aanvraagformulieren

  • C9 Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten

  • C10 Geleideformulier terugzenden reisdocumenten

  • C11 Bestelopdracht blanco nooddocumenten

  • C12 Kwartaalverantwoording nooddocumenten

• D Foutafhandelingsprocedures

  • 1. Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken)

  • 2. Buitenland (Nederlandse posten)

  • 3. Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)

• E Beveiligingsnet

• F Overzicht aanvraaggegevens

  • 1. Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten

  • 2. Nooddocumenten

• G Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten

• H Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten

• I Normering IAR-kaarten

• J Invulinstructie laissez-passer

Bijlage A. Standaardclausules

• I Standaardclausules m.b.t. de burgerlijke staat

  Burgerlijke Staat	Standaardclausule I (uitgeschreven) 1	2
  H – gehuwd
  (geslacht houder = ‘V’)	echtgenote van/Wife of/Epouse de	e/v
  (geslacht houder = ‘M’)	echtgenoot van/Husband of/ Epoux de	e/v
  W - weduwe/weduwnaar	gehuwd geweest met/ formerly married to/ anciennement marié(e) à	w/v
  S - gescheiden	gehuwd geweest met/ formerly married to/ anciennement marié(e) à	g/v
  P - geregistreerde partner	geregistreerde partner van/registered partner of/partenaire enregistré(e) de	p/v
  B - gescheiden geregistreerde partner	geregistreerd partner geweest van/ former registered partner of/ancien partenaire enregistré(e) de	b/v
  A - achtergebleven geregistreerde partner	geregistreerd partner geweest van/ former registered partner of/ancien partenaire enregistré(e) de	a/v

• II Zie pagina/See page/Voir page

• III [Red: Vervallen.]

• IV Pseudoniem/Pseudonym/Pseudonyme

• V Niet in staat tot tekening/Unable to sign/Incapable de signer

• VI Wordt als Nederlander behandeld op grond van de Wet van/Treated as Netherlands citizen pursuant to Act of/Traité comme Néerlandais conf. Loi 9-9-1976, Stb. 468

• VII Dit paspoort is verstrekt op grond van art. 30 van de Paspoortwet (tweede paspoort)

• VIII Houder dezes kan aan het bezit van dit reisdocument geen enkel recht op verblijf in Nederland ontlenen.

• IX Dienstpaspoort/Service Passport/Passeport de Service

  Van/From/De...

  No...

  Tot/Until/Jusqu'au...

• X

  • Xa Uitgezonderd/Except/à l'Exception de…

  • Xb Geldig voor reizen naar/Valid for travelling in/Valable pour voyages en...

• XI

  • XIa Nederlandse/Netherlands/Néerlandaise

  • XIb XXA

    (Staatloze/Stateless person/Apatride)

• XII Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van paspoort nummer/This passport has been issued to replace passport number/Le présent passeport remplace le passeport antérieur no...

Bijlage B. Standaardformulieren

B1. Aanvraag reisdocument

B2. Registratie afleveradres uitgiftelocatie

B3. Registratie autorisatiebevoegde reisdocumenten

B4. Overdracht Reisdocumenten buiten de locatie SDU Identification

B5. Registratie beveiligingsfunctionaris

B6. Registratie bestelbevoegde blanco nooddocumenten

B7. Registratie ontvangstbevoegde blanco nooddocumenten en afleveradres

Bijlage C. Modelformulieren

C1. Vaststelling aanspraak reisdocument voor vreemdelingen

[Red: Niet opgenomen]

C2. Verklaring vermissing reisdocument

C3. Kennisgeving uitreiking, onttrekking reisdocument, bijschrijving/verwijdering bijschrijving

C4. Melding gevonden reisdocument

C5. Melding onregelmatigheid reisdocument

C6. Melding beslissing signalering

C7. Melding vermissing reisdocument

C8. Spoedbestelling aanvraagformulieren

C9. Melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten

C10. Geleideformulier terugzenden reisdocumenten

C11. Bestelopdracht blanco nooddocumenten

C12. Kwartaalverantwoording nooddocumenten

Bijlage D. Foutafhandelingsprocedures

In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending gepersonaliseerde reisdocumenten niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken.

De foutafhandelingsprocedures zijn beschreven voor:

• 1. Nederland (Gemeenten en Ministerie van Buitenlandse Zaken te Den Haag)

• 2. Buitenland (Nederlandse posten)

• 3. Nederlandse Antillen en Aruba (Autoriteiten in de Nederlandse Antillen en Aruba)

Opmerkingen vooraf

Hoewel de beschreven problemen naar verwachting zelden zullen optreden, is er toch voor gekozen om in deze bijlage alle denkbare problemen die zich bij de aflevering zouden kunnen voordoen, in detail te beschrijven.

Voor uitgevende instanties is vooral van belang de volgende zaken in het oog te houden:

• -

  De zending moet op tijd zijn

  U hebt documenten aangevraagd en verwacht die, volgens het bekende afleverpatroon, op een bepaalde dag en tijd. Indien de zending niet op het verwachte moment arriveert kunt u navraag doen bij Sdu Identification (zie de beschrijving bij I).

• -

  De zending moet voor u bestemd en onbeschadigd zijn

  Bij het in ontvangst nemen van een zending reisdocumenten controleert u altijd of de zending voor u bestemd is en of de verpakking beschadigd is.

  Is dit laatste het geval dan stelt u in het bijzijn van de besteller vast of ook de inhoud van de zending beschadigd is en of eventueel documenten ontbreken (zie de beschrijving bij III).

• -

  De zending moet de juiste documenten bevatten

  Nadat u de zending in ontvangst hebt genomen controleert u de inhoud ervan. Zijn er onjuistheden dan informeert u Sdu Identification (zie de beschrijving bij II).

Voor de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland zijn de procedures op een aantal punten afwijkend, zie de detailbeschrijving.

1. Foutafhandelingsprocedures Nederland

In deze bijlage zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.

I. De aangekondigde zending wordt niet op het afgesproken tijdstip ontvangen

Hiervan is sprake indien een uitgiftelocatie een aangekondigde zending niet op het met de distributeur afgesproken tijdstip ontvangt. De procedure die gevolgd dient te worden, is weergegeven in schema I.

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd

Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:

• 1. de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten)

  In dit geval dient de procedure, vermeld in schema II 1, te worden gevolgd.

• 2. de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden).

  In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema II 2, worden gevolgd.

III. De ontvangen zending is beschadigd

Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:

• 1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd).

  In dit geval dient schema III 1 te worden gevolgd.

• 2. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd).

  In dit geval dienst schema III 2 te worden gevolgd.

• 3. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig).

  In dit geval dient schema III 3 te worden gevolgd.

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt

Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema IV te worden gevolgd.

V. Overige calamiteiten

Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema V beschreven procedure te worden gevolgd.

I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:

1. Het pakket bevat te weinig documenten

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:

2. De ontvangen zending bevat andere documenten dan aangekondigd

III. De ontvangen zending is beschadigd:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd:

2. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd maar compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd:

3. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd en niet compleet

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt

V. Overige calamiteiten

2. Foutafhandelingsprocedures Buitenland (Nederlandse Posten)

In deze paragraaf zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.

I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd

Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:

• 1. de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten)

  In dit geval dient de procedure, vermeld in schema I 1, te worden gevolgd.

• 2. de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden).

  In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema I 2, worden gevolgd.

II. De ontvangen zending is beschadigd

Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:

• 1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd).

  In dit geval dient schema II 1 te worden gevolgd.

• 2. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd).

  In dit geval dienst schema II 2 te worden gevolgd.

• 3. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig).

  In dit geval dient schema II 3 te worden gevolgd.

III. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt

Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema III te worden gevolgd.

IV. Overige calamiteiten

Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema IV beschreven procedure te worden gevolgd.

I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:

1. Het pakket bevat te weinig documenten

I. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:

2. De ontvangen zending bevat andere documenten dan aangekondigd

II. De ontvangen zending is beschadigd:

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is compleet

II. De ontvangen zending is beschadigd:

2. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd maar compleet

II. De ontvangen zending is beschadigd:

3. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd en niet compleet

III. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt

IV. Overige calamiteiten

3. Foutafhandelingsprocedures Nederlandse Antillen en Aruba

In deze paragraaf zijn de procedures weergegeven die moeten worden gevolgd indien een aangekondigde zending niet op het afgesproken tijdstip arriveert, de ontvangen zending beschadigd is, afwijkingen vertoont of indien bij controle van de zending documenten ontbreken. Er worden vijf hoofdfouten onderscheiden, waarvan er een tweetal nog nader onderverdeeld zijn. De foutsituaties worden onderstaand beschreven. Per foutsituatie wordt vervolgens per pagina schematisch aangegeven hoe gehandeld dient te worden.

I. De aangekondigde zending wordt niet op het afgesproken tijdstip ontvangen

Hiervan is sprake indien een uitgiftelocatie een aangekondigde zending niet op het met de distributeur afgesproken tijdstip ontvangt. De procedure die gevolgd dient te worden, is weergegeven in schema I.

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd

Dit is het geval indien de inhoud van de zending niet overeenkomt met de op de verzendbrief vermelde inhoud of met hetgeen in de elektronische vooraankondiging van de producent staat vermeld. De volgende situaties worden onderscheiden:

• 1. de zending bevat niet alle aangekondigde documenten (er ontbreken dus documenten)

  In dit geval dient de procedure, vermeld in schema II 1, te worden gevolgd.

• 2. de zending bevat (ook) andere documenten dan aangekondigd (het pakket bevat documenten die niet voor de uitgiftelocatie zijn bestemd; het kan zijn dat bijvoorbeeld het adresetiket op het pakket niet juist was, dat er niet voor de uitgiftelocatie bedoelde colli in het pakket zitten of dat er zich niet voor de uitgiftelocatie bedoelde documenten in een collo bevinden).

  In deze gevallen moet de procedure, vermeld in schema II 2, worden gevolgd.

III. De ontvangen zending is beschadigd

Hiervan is sprake indien bij ontvangst van het pakket geconstateerd wordt dat de verpakking van het pakket beschadigingen vertoont. Er worden verschillende situaties onderscheiden:

• 1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is onbeschadigd en compleet (Alle aangekondigde documenten zijn aanwezig en onbeschadigd).

  In dit geval dient schema III 1 te worden gevolgd.

• 2. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd, maar de inhoud is wel compleet (alle aangekondigde documenten zijn aanwezig maar één of meerdere documenten zijn beschadigd).

  In dit geval dienst schema III 2 te worden gevolgd.

• 3. Zowel de verpakking als de inhoud zijn beschadigd en de inhoud is bovendien incompleet (Eén of meerdere documenten zijn beschadigd en daarnaast zijn niet alle aangekondigde documenten aanwezig).

  In dit geval dient schema III 3 te worden gevolgd.

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de afgesproken wijze verpakt

Hiervan is sprake indien de inhoud van de zending wel overeenkomt met hetgeen door de producent is aangekondigd, maar de inhoud is niet op de juiste wijze is verpakt. Het pakket bevat bijvoorbeeld colli met verschillende documenten (er zitten bijvoorbeeld zakenpaspoorten tussen de nationale paspoorten) of de zending bevat geen of een onjuiste verzendbrief. In dit geval dient de procedure, beschreven in schema IV te worden gevolgd.

V. Overige calamiteiten

Voor het geval er zich een situatie voordoet, die niet in een van de voornoemde categorieën is onder te brengen, dient de in schema V beschreven procedure te worden gevolgd.

I. De aangekondigde zending wordt niet ontvangen op het afgesproken tijdstip:

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud dan aangekondigd:

1. Het pakket bevat te weinig documenten

II. De ontvangen zending bevat een andere inhoud:

2. De ontvangen zending bevat andere documenten dan aangekondigd

III. De ontvangen zending is beschadigd

1. De verpakking is beschadigd maar de inhoud is compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd

2. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd maar compleet

III. De ontvangen zending is beschadigd

3. De verpakking is beschadigd en de inhoud is beschadigd en niet compleet

IV. De inhoud van de zending is goed, maar niet op de juiste wijze verpakt

V. Overige calamiteiten

Bijlage E. BeveiligingsNet

BeveiligingsNet 2001

QC822/2001V0167/HK/mh

16 augustus 2001

Versie 1.0

VERANTWOORDING

Het BeveiligingsNet 2001 is ontwikkeld door Stavoor Circon in opdracht van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR). De ontwikkeling is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met een begeleidingscommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, verschillende gemeenten, de Binnenlandse Veiligheidsdienst, de Accountantsdienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en het agentschap BPR.

Voor vragen of opmerkingen over dit instrument kunt u contact opnemen met de Infodesk van het agentschap BPR, telefoonnummer: 070 - 36 22 435 of per e-mail: [e-mail].

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING 3

VOOR WIE? 3

DOEL 3

MAATREGELEN EN AANBEVELINGEN 4

RESULTAATBEPALING 4

INVULINSTRUCTIE 4

AANDACHTSPUNTEN BIJ DE WAARDERING VAN HET RESULTAAT 6

1 TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN 7

2 BEVEILIGINGSBELEID/-PLAN, COMMUNICATIE EN ONDERZOEK 11

3 ORGANISATORISCHE MAATREGELEN EN AUTORISATIES 14

4 BOUWKUNDIGE EN ELEKTROTECHNISCHE VOORZIENINGEN 20

5 ICT-VOORZIENINGEN 24

6 IDENTITEITSVERIFICATIE 26

7 DE BESLISSING OP DE AANVRAAG 32

8 ONTVANGST, UITREIKEN EN ONTTREKKING VAN REISDOCUMENTEN 34

9 BEHEER EN ADMINISTRATIE (DOCUMENTEN, FORMULIEREN EN MATERIALEN) 39

RESULTAAT BEVEILIGINGSNET 42

ACTIEPLAN 43

BIJLAGEN BEVEILIGINGSNET 2001

Bijlage 1 RISICO'S EN MAATREGELEN 45

BIJLAGE 2 ASPECTEN VAN BEVEILIGINGSBELEID 47

BIJLAGE 3 FUNCTIEBESCHRIJVING BEVEILIGINGSFUNCTIONARIS 48

BIJLAGE 4 AANDACHTSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN VAN PROCEDURES 49

BIJLAGE 5 FUNCTIESCHEIDING 50

BIJLAGE 6 AANDACHTSPUNTEN SLEUTEL-, KEY-CARDS- EN CODE-PROCEDURE 53

BIJLAGE 7A VOORBEELDPROCEDURE IDENTIFICERENDE VRAGEN 54

BIJLAGE 7B FORMULIER IDENTIFICERENDE VRAGEN 55

BIJLAGE 8 TIPS VOOR FOTO-FOTO EN FOTO-PERSOON VERGELIJKING 57

BIJLAGE 9 CHECKLIST BEVEILIGINGSPLAN 59

INLEIDING

Het BeveiligingsNet is een hulpmiddel waarmee u kunt nagaan hoe veilig de opslag, uitgifte en administratie van reisdocumenten verloopt in uw gemeente. Naast het toetsen van de kwaliteit van de feitelijke beveiligingsmaatregelen kunt u het BeveiligingsNet gebruiken bij het opzetten, invoeren of beoordelen van het beveiligingsplan. Het resultaat geeft aan in hoeverre en op welke gebieden aanvullende maatregelen of voorzieningen nodig zijn.

Deze tweede uitgave van het BeveiligingsNet (versie 2001) is een aangepaste en geactualiseerde versie van het in 2000 geïntroduceerde BeveiligingsNet. Het instrument is aangepast aan de situatie waarin de reisdocumenten centraal gepersonaliseerd worden (NGR), alsmede aan de ontwikkelingen op het terrein van met reisdocumenten samenhangende fraude en misbruik.

Het BeveiligingsNet wil het procesmatige karakter van de beveiligingsproblematiek benadrukken (bewustwording, continuïteit, optimalisering). Relevante regelgeving wordt beschreven in korte inleidingen op de betreffende onderdelen. Specifieke maatregelen of voorzieningen worden, waar nodig, toegelicht. Aansluitend op de resultaatbepaling is een model voor een rapportage opgenomen waarin u wordt uitgedaagd een actieplan met concrete verbeterpunten op te stellen. Tot slot zijn enkele bijlagen opgenomen met onder meer enkele voorbeeldprocedures en een checklist voor het opstellen van een beveiligingsplan.

VOOR WIE?

Het BeveiligingsNet is bestemd voor:

• -

  de burgemeester die eindverantwoordelijk is voor de staat van de beveiliging van het beheer en de uitgifte van reisdocumenten;

• -

  het hoofd Burgerzaken die de dagelijkse verantwoordelijkheid draagt voor de verstrekking van de reisdocumenten en die (mede)verantwoordelijk is voor het beheer van de reisdocumenten;

• -

  de beveiligingsfunctionaris die binnen uw gemeente is belast met het toezicht op de naleving van beveiligingsmaatregelen en de toepassing van dit instrument.

DOEL

Het BeveiligingsNet is leidraad bij het in de PUN verplicht gestelde jaarlijkse onderzoek naar de staat van de beveiliging rondom de reisdocumenten. De gemeente kan met het BeveiligingsNet toetsen hoe veilig de opslag, verstrekking, uitreiking en administratie van reisdocumenten verloopt. Daarnaast kan het BeveiligingsNet worden gebruikt bij het opzetten, verder vormgeven of aanpassen van het beveiligingsplan.

MAATREGELEN EN AANBEVELINGEN

In het BeveiligingsNet wordt onderscheid gemaakt tussen krachtens wet3 voorgeschreven maatregelen en aanbevelingen. De maatregelen zijn voorschriften, procedures of voorzieningen die deel uitmaken van het verplichte minimum beveiligingsniveau. De aanbevelingen zijn procedures of voorzieningen die niet verplicht zijn, maar waarmee de beveiliging kan worden geoptimaliseerd.

Als alle maatregelen zijn doorgevoerd, beschikt de gemeente over een voldoende beveiligingsniveau. Als daarboven alle aanbevelingen zijn doorgevoerd, beschikt de gemeente over een optimaal beveiligingsniveau.

RESULTAATBEPALING

De maatregelen en aanbevelingen zijn in het BeveiligingsNet in de vorm van vragen geformuleerd waarop met ‘ja’ of ‘nee’ kan worden geantwoord. De vragen zijn verdeeld over negen hoofdstukken die samen de bouwstenen vormen van het beveiligingssysteem.

Het ontbreken van of niet voldoen aan een maatregel in uw gemeente levert een zogenoemde ‘lacune’ (hiaat, tekort) op. Het totaal aantal lacunes geeft per hoofdstuk een indicatie van de beveiligingsachterstand, d.w.z. hoeveel maatregelen moeten nog worden ingevoerd om te komen tot een beveiligingsniveau dat zowel wettelijk als beveiligingstechnisch voldoende is.

U ontvangt punten voor de maatregelen en aanbevelingen die in uw gemeente zijn ingevoerd. De procentuele verhouding tussen de behaalde en maximaal te behalen punten geeft per hoofdstuk een indicatie van de gerealiseerde beveiligingsinspanning, d.w.z. de inzet die uw gemeente nu pleegt om de reisdocumenten te beveiligen.

Na het invullen van alle subtotalen op de resultaatpagina ziet u per beveiligingsaspect:

• -

  de hoeveelheid en de aard van de lacunes in het beveiligingssysteem;

• -

  hoe uw beveiligingsinspanning zich verhoudt tot een optimaal beveiligingsniveau.

INVULINSTRUCTIE

De vragen zijn verdeeld over zeven hoofdstukken. Elk hoofdstuk bevat een aantal thema's. Onder deze thema's staat soms een samenvatting van het relevante PUN-artikel, een verwijzing naar een bijlage of een korte beveiligingstechnische uitleg. Daarna volgen de vragen die met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord kunnen worden.

• -

  U omcirkelt de ‘+’ in de kolom ‘ja’ als in uw gemeente de betreffende maatregel of aanbeveling is ingevoerd.

• -

  U omcirkelt de ‘W’ of ‘A’ in de kolom ‘nee’ als de betreffende maatregel of aanbeveling niet is ingevoerd.

  De betekenis van de symbolen is als volgt:

  • ‘W’ staat voor wettelijk verplichte maatregel. Een ‘W’ levert een lacune op.

  • ‘A’ staat voor aanbeveling. Een ‘A’ levert geen lacune op.

Een voorbeeld van enkele vragen uit de paragraaf over het jaarlijkse onderzoek naar en actualisering van de beveiligingsmaatregelen (paragraaf 2.4):

BEVEILIGINGSBELEID, BEVEILIGINGSPLAN, COMMUNICATIE EN ONDERZOEK

			Ja	Nee
2.4	Onderzoek en Controle
De verplichtingen rondom het jaarlijkse onderzoek naar de beveiliging van de reisdocumenten en de daaruit voortvloeiende aanpassing (actualisering) van het beveiligingsplan zijn beschreven in artikel 93 en artikel 94 van de PUN.
2.4.1	Wordt de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks onderzocht aan de hand van het BeveiligingsNet?	→	+	W
2.4.2	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die ervaring hebben in het uitvoeren van dergelijke beveiligingsonderzoeken?	→	+	A
2.4.3	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die werkzaam zijn buiten de afdeling Burgerzaken? Toelichting: Een onderzoeker moet onderzoeks- en adviesvaardigheden bezitten, kennis hebben van de werkprocessen op Burgerzaken en toch onafhankelijk kunnen optreden. Een ‘interne’ onderzoeker zou iemand kunnen zijn die op een andere afdeling dan Burgerzaken werkt, maar bijvoorbeeld ook een collega van de afdeling Burgerzaken van een andere gemeente.	→	+	A
2.4.4	Worden de bij de evaluatie van de beveiligingsprocedure geconstateerde afwijkingen schriftelijk vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan bewaard?	→	+	W
2.4.5	Wordt minimaal één keer per drie jaar door een externe deskundige een controle uitgevoerd op de wijze waarop het jaarlijkse onderzoek en de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan heeft plaatsgevonden? Toelichting: Het gaat hier om een controle op de kwaliteit van de eigen (interne) onderzoeken.	→	+	W
2.4.6	Wordt een afschrift van de rapportage van de externe controle gezonden aan het agentschap BPR?	→	+	W

• -

  Omcirkel bij elke vraag óf de plus (+) in de kolom ‘ja’ óf het symbool ‘W’ of ‘A’ in de kolom ‘nee’. Bijvoorbeeld: als uw gemeente jaarlijks een onderzoek doet naar de beveiliging van de reisdocumenten (vraag 2.4.1) omcirkelt u de ‘+’ in de kolom ‘ja’. Als dat niet het geval is, omcirkelt u de ‘W’ in de kolom ‘nee’.

• -

  Het is mogelijk dat de antwoorden op sommige vragen voor uw gemeente per definitie ‘nee’ zullen luiden, omdat ze voortvloeien uit een eerdere eis waaraan niet is voldaan. Bijvoorbeeld, als u op vraag 2.4.1 ‘nee’ heeft geantwoord (u doet geen onderzoek), dan zullen tevens de maatregelen en aanbevelingen in vraag 2.4.2 t/m 2.4.6 niet zijn uitgevoerd. Omcirkel in dat geval bij die vragen toch het symbool in de kolom ‘nee’. Door consequent alle vragen te beantwoorden, weet u zeker dat u geen vragen per abuis heeft overgeslagen.

• -

  Indien u sommige vragen niet van toepassing acht op uw situatie, volgt U de instructie bij de betreffende vraag. Bijvoorbeeld, als u in paragraaf 3.6 (functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken) vraag 3.6.1 met ‘ja’ beantwoordt, zijn de vragen 3.6.2 t/m 3.6.6 feitelijk niet van toepassing op uw situatie. Om te voorkomen dat deze vragen in de resultaatbepaling toch lacunes opleveren staat in de instructie bij deze vragen dat u ze met ‘ja’ dient te beantwoorden.

• -

  Controleer aan het eind van elk hoofdstuk of u alle vragen heeft ingevuld. Tel vervolgens het aantal omcirkelde plusjes (+), ‘W’s en ‘A’s op. Noteer deze aantallen in de daarvoor bestemde hokjes. Bereken de beveiligingsinspanning door het aantal behaalde plusjes te delen door het maximaal aantal te behalen plusjes (dit aantal staat reeds ingevuld).

• -

  Als u alle hoofdstukken heeft doorgewerkt, neemt u de scores van elk hoofdstuk over in de verzamelstaat ‘Resultaat BeveiligingsNet’. Hiermee krijgt u een totaaloverzicht van de kwaliteit van uw beveiligingssysteem.

• -

  In het Actieplan kunt u de specifieke tekortkomingen noteren. U legt puntsgewijs vast wat nog moet gebeuren om het beveiligingssysteem in overeenstemming te brengen met de wettelijke vereisten. U kunt noteren welke actie moet worden ondernomen, wie daarvoor verantwoordelijk is en op welk moment e.e.a. gereed moet zijn.

AANDACHTSPUNTEN BIJ DE WAARDERING VAN HET RESULTAAT

Het BeveiligingsNet levert een beeld op van de mate waarin uw beveiligingssysteem voldoet aan de wettelijke verplichtingen en aan actuele beveiligingstechnische inzichten. Het aantal lacunes in uw beveiliging heeft een grote invloed op de hoogte van de risico's die u loopt bij de opslag, verstrekking en uitreiking van reisdocumenten. Het bestaan van dergelijke tekortkomingen kan daarom niet worden gecompenseerd door een relatief hoge score op de beveiligingsinspanning. Zonder goede fundering blijft een huis kwetsbaar, hoe goed en gedetailleerd de rest ook is gebouwd en ingericht.

Het beoordelen van een beveiligingssysteem is een complexe aangelegenheid die veel aandacht vraagt. U kunt bijvoorbeeld bij het gebruik van het BeveiligingsNet bepaalde zaken over het hoofd zien. Ook betekent een goede uitkomst (nul lacunes en een hoge beveiligingsinspanning) niet automatisch dat u geen risico meer loopt. We geven enkele voorbeelden:

• -

  de aanwezigheid van een beveiligingsfunctionaris (par. 1.5) betekent nog niet dat deze geschikt is voor zijn taak en dat hij zijn functie vervult in overeenstemming met zijn functieomschrijving.

• -

  goede afspraken omtrent de verificatie van de identiteit van de aanvrager (par. 5.1) betekent nog niet dat deze altijd, door iedereen, en op correcte wijze worden uitgevoerd;

• -

  etc.

Periodieke observatie van de feitelijke uitvoering van procedures is dus nodig. En zelfs dán valt te verwachten dat de geobserveerde uitvoering wordt beïnvloed door sociaal wenselijk gedrag (bijvoorbeeld iedereen doet vandaag extra zijn best) of door andere specifieke factoren (bijvoorbeeld tijdelijk personeelstekort). Daarom is het raadzaam om regelmatig de naleving van procedures te controleren aan de hand van registraties, tellingen, parafen, etc. Ook periodieke instructiebijeenkomsten dragen bij aan het scherp houden van het veiligheidsbewustzijn van alle medewerkers.

De inventarisatie met het BeveiligingsNet vormt een momentopname. De feitelijke gang van zaken rond de beveiliging kan – bijvoorbeeld een week later – daarvan min of meer afwijken. U wordt daarom geadviseerd niet blind te varen op het verkregen resultaat, maar dit te gebruiken als hulpmiddel bij het doorlopend proces van opbouwen, bewaken en bijstellen van uw beveiligingssysteem en bij het optimaal op elkaar afstemmen van de verschillende elementen van dat systeem.

Wij wensen u veel succes bij het meten en zo nodig optimaliseren van uw beveiliging!

1. TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN

1.1	De burgemeester		Ja	Nee
Rondom de beveiliging van reisdocumenten worden verschillende verantwoordelijkheden onderscheiden. In formele zin is de burgemeester verantwoordelijk en hoewel verschillende delen van het proces zijn gedelegeerd, dient hij betrokken te zijn bij het opstellen en actualiseren van het beveiligingsplan en de controle op de uitvoering. Er wordt geadviseerd het beveiligingsplan jaarlijks door de burgemeester c.q. het gemeentebestuur te laten vaststellen nadat de resultaten van het jaarlijkse onderzoek in het plan zijn verwerkt.
1.1.1	Is het beveiligingsbeleid formeel door het gemeentebestuur vastgesteld?	→	+	A
1.1.2	Is het beveiligingsplan reisdocumenten formeel door het gemeentebestuur vastgesteld?	→	+	A
1.1.3	Wordt het resultaat van de jaarlijkse evaluatie van het beveiligingsplan reisdocumenten (incl. de correcties) gerapporteerd aan het gemeentebestuur?	→	+	A
1.2	De beveiligingsadviescommissie
In een beveiligingsadviescommissie worden beveiligingsaangelegenheden in de gemeente gecoördineerd. De commissie bewaakt het beveiligingsbeleid en adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging (zie ook bijlage 2).
1.2.1	Is in uw gemeente een beveiligingsadviescommissie ingesteld die het beveiligingsbeleid bewaakt en het bestuur adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging?	→	+	A
1.2.2	Heeft de beveiligingsadviescommissie het afgelopen jaar overlegd over de risico's op de afdeling Burgerzaken en de afstemming van de beveiligingsmaatregelen rondom de reisdocumenten met de beveiligingsmaatregelen op andere afdelingen?	→	+	A
1.2.3	Zijn de afdelingen Burgerzaken, Informatiezaken, Facilitaire zaken in de beveiligingsadviescommissie vertegenwoordigd?	→	+	A
1.2.4	Maakt de (in het kader van de PUN aangestelde) beveiligingsfunctionaris deel uit van deze commissie?	→	+	A
1.3	Het hoofd Burgerzaken
Het hoofd Burgerzaken is als lijnmanager verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de maatregelen die in PUN en het BeveiligingsNet worden beschreven.
1.3.1	Is het onderwerp beveiliging opgenomen in de functiebeschrijving van het hoofd Burgerzaken?	→	+	A
1.3.2	Is de problematiek rondom beveiliging het afgelopen jaar door het hoofd Burgerzaken aan de orde gesteld in het managementoverleg?	→	+	A
1.3.3	Blijkt uit notulen, nota's etc. dat het hoofd Burgerzaken het afgelopen jaar actief is geweest op het terrein van de beveiliging rondom de reisdocumenten?	→	+	A
1.4	Het hoofd informatiezaken
Het hoofd Informatiezaken is verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van de ICT-beveiligingsmaatregelen. Er wordt geadviseerd het hoofd Informatiezaken (of één van de medewerkers namens hem) als adviseur te betrekken bij het opstellen en evalueren van het beveiligingsplan reisdocumenten, omdat beide plannen een nauwe relatie hebben op het vlak van autorisaties, de reisdocumentenmodule en het reisdocumenten aanvraag- en archief station (RAAS).
1.4.1	Is het hoofd Informatiezaken als adviseur betrokken geweest bij het opstellen en/of evalueren van het beveiligingsplan reisdocumenten?	→	+	A
1.4.2	Heeft het hoofd Informatiezaken positief geadviseerd over het deel van het plan dat een relatie heeft met het ICT beveiligingsplan?	→	+	A
1.5	De Beveiligingsfunctionaris
De beveiligingsmaatregelen moeten worden afgestemd op de gemeente. Daarom is in de PUN (art. 93, lid 10 t/m 15) vastgelegd dat de gemeenten een beveiligingsfunctionaris moeten aanstellen, die zorgdraagt voor het beheer van het beveiligingsplan en die toeziet op de naleving van de daarin beschreven procedures en maatregelen. De PUN schrijft functiescheiding voor tussen de beveiligingsfunctionaris en de andere taken en verantwoordelijkheden op de afdeling Burgerzaken om te voorkomen dat het hoofd (of één van de medewerkers) van de afdeling Burgerzaken zichzelf vanuit de functie van beveiligingsfunctionaris moet controleren. In bijlage 5 wordt meer geschreven over functiescheiding. In bijlage 3 is een voorbeeld van een functiebeschrijving voor de beveiligingsfunctionaris is opgenomen (PUN art. 93).
1.5.1	Heeft uw gemeente een beveiligingsfunctionaris aangesteld voor het beheer en toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedures?	→	+	W
1.5.2	Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris beschreven in een functiebeschrijving?	→	+	W
1.5.3	Is de beveiligingsfunctionaris rechtstreeks verantwoording schuldig aan de Burgemeester?	→	+	W
1.5.4	Is de beveiligingsfunctionaris onafhankelijk van de taken en werkprocessen op de afdeling Burgerzaken?	→	+	W
1.5.5	Heeft de beveiligingsfunctionaris voldoende mogelijkheden om zijn taken goed te kunnen vervullen? Toelichting: Het gaat hier om de vrijheid om onafhankelijk te opereren, maar ook om tijd en budget voor onderhoud en aanpassingen van de bouwkundige beveiligingsmaatregelen en voor instructie, opleidingen, externe adviezen, etc.	→	+	W
1.5.6	Wordt van de aanwijzing of de vervanging van de beveiligingsfunctionaris melding gedaan aan het agentschap BPR?	→	+	W
1.6	De autorisatiebevoegde reisdocumenten
De autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) bepaalt welke medewerkers welke handelingen op het RAAS mogen verrichten. Per afgiftepunt moeten er minimaal twee autorisatiebevoegden zijn. Het systeem van sleutels, persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes is het instrument waarmee het autorisatiepatroon vorm krijgt. De PUN schrijft voor dat de autorisatiebevoegde reisdocumenten direct verantwoordelijkheid aflegt aan de burgemeester. De ABR is verantwoordelijk, maar het is aan te bevelen dat hij bij het toekennen van de autorisaties in overleg treedt met de beveiligingsfunctionaris. (PUN art. 79)
1.6.1	Heeft uw gemeente tenminste twee ambtenaren per afgiftepunt aangewezen als autorisatiebevoegde reisdocumenten?	→	+	W
1.6.2	Wordt van de aanwijzing of de vervanging van een autorisatiebevoegde reisdocumenten terstond melding gedaan aan de leverancier en aan het agentschap BPR?	→	+	W
1.6.3	Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde reisdocumenten vastgelegd in een functiebeschrijving?	→	+	A
1.6.4	Is de autorisatiebevoegde reisdocumenten rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester?	→	+	W
1.6.5	Overlegt de autorisatiebevoegde reisdocumenten bij het toekennen van autorisaties met de beveiligingsfunctionaris?	→	+	A
1.7	De medewerkers van de afdeling Burgerzaken
De medewerkers van de afdeling Burgerzaken worden geacht zich te houden aan de beveiligingsmaatregelen.
1.7.1	Zijn de medewerkers van de afdeling Burgerzaken op de hoogte van de bepalingen in de PUN en de maatregelen en aanbevelingen in het BeveiligingsNet?	→	+	A
1.7.2	Zijn de medewerkers van de afdeling Burgerzaken op de hoogte van de inhoud van het beveiligingsplan voorzover het hun taak en functie betreft?	→	+	A
1.7.3	Werken de medewerkers van de afdeling Burgerzaken conform hetgeen voor hun taak en functie in het beveiligingsplan is opgenomen?	→	+	A

RESULTAAT

2. BEVEILIGINGSBELEID, BEVEILIGINGSPLAN, COMMUNICATIE EN ONDERZOEK

2.1	Beveiligingsbeleid		Ja	Nee
Het bestuur ontwikkelt op basis van een risico-inschatting een (lange termijn) visie die vertaald wordt in het beveiligingsbeleid. In dit beleid wordt de samenhang verwoord tussen de veiligheidsrisico's, de visie op beveiliging, de verschillende verantwoordelijkheden binnen de gemeente, de instandhouding van een goede beveiligingsattitude (kennis en houding) en de inrichting van de beveiliging in de verschillende sectoren en afdelingen.
2.1.1	Heeft uw gemeente een op schrift gesteld beveiligingsbeleid?	→	+	A
2.1.2	Wordt daarin beschreven hoe (de uitvoering van) het beveiligingsplan van de afdeling Burgerzaken wordt geëvalueerd en gecontroleerd?	→	+	A
2.2	Beveiligingsplan
Het beveiligingsplan bevat de maatregelen op organisatorisch, bouwkundig en elektrotechnisch gebied waarmee de beveiliging van de reisdocumenten is vormgegeven. In het beveiligingsplan kan worden verwezen naar andere relevante stukken of andere beveiligingsplannen (bijvoorbeeld een ICT-beveiligingsplan of een plan waarin de toegangsbeveiliging van het gemeentehuis is beschreven). De minimale eisen m.b.t. het beveiligingsplan zijn geformuleerd in de PUN. Dit beveiligingsplan dient jaarlijks te worden geëvalueerd en zonodig aangepast (PUN art. 93).
2.2.1	Heeft uw gemeente een op schrift gesteld plan voor de beveiliging van reisdocumenten?	→	+	W
2.2.2	Zijn alle in de PUN 93 lid 1 a t/m d genoemde elementen in dit plan vastgelegd? Toelichting: alle elementen zijn maatregelen inzake: - art. 93 lid 1a: de ontvangst, het transport, de bewaring en het beheer van de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de apparatuur, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen; - art. 93 lid 1b: de verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris als bedoeld in het tiende lid; - art. 93 lid 1c: de functiescheiding tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten betrokken functionarissen; - art. 93 lid 1d: de beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten, onder meer gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang of gebruik van gegevens die in het systeem of tot het systeem behorende opslagmedia zijn opgenomen.	→	+	W
2.2.3	Bevat het beveiligingsplan een regeling voor functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de verstrekking van de reisdocumenten?	→	+	W
2.2.4	Heeft uw gemeente een op schrift gestelde procedure inzake back-up en herstel, die voldoet aan de voorschriften in het ICT-beveiligingsplan voor de reisdocumentenmodule en het RAAS en is afgestemd op de instructies van de leverancier?	→	+	W
2.2.5	Bevat uw beveiligingsplan een schriftelijke procedure voor de uitgifte van sleutels, key-cards, persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes?	→	+	A
2.3	Interne communicatie
Het verdient aanbeveling om de beveiliging op te nemen als vast agendapunt van het periodieke werkoverleg. De volgende onderwerpen kunnen aan de orde komen (niet limitatief): tekortkomingen in de operationele beveiligingsprocedures; voorstellen voor aanpassingen van operationele beveiligingsprocedures; (succes)ervaringen met publiek dat poogt te frauderen; ongewenste of onveilige situaties in de dagelijkse praktijk; gevaarlijk of ongewenst gedrag van medewerkers (ook buiten Burgerzaken). Het verdient tevens aanbeveling om veiligheidskwesties die spelen op de afdeling Burgerzaken te rapporteren aan de Beveiligingsadviescommissie. En omgekeerd dienen de adviezen van deze commissie te worden teruggekoppeld aan het hoofd en de medewerkers van de afdeling Burgerzaken. Zowel op afdelingsniveau (werkoverleg) als op organisatieniveau (Beveiligingsadviescommissie) is het belangrijk de interne communicatie te voeden met informatie over beveiligingsaangelegenheden bij Burgerzaken in andere gemeenten en deze te relateren aan de eigen situatie. De beveiligingsfunctionaris en/of het hoofd Burgerzaken dienen daartoe een netwerk te onderhouden binnen BPR, VNG, NVvB, etc.
2.3.1	Staat het onderwerp beveiliging op de agenda van het periodieke werkoverleg?	→	+	A
2.3.2	Worden de verslagen van het overleg over beveiligingsonderwerpen ter informatie gezonden aan de beveiligingsfunctionaris?	→	+	A
2.3.3	Worden in het werkoverleg de uitkomsten van de periodieke evaluatie van de beveiligingssituatie besproken?	→	+	A
2.3.4	Zijn er afspraken gemaakt over de communicatie tussen de afdeling Burgerzaken en de Beveiligingsadviescommissie inzake beveiligingsaangelegenheden?	→	+	A
2.3.5	Worden de relevante adviezen van de Beveiligingsadviescommissie teruggekoppeld aan het hoofd en de medewerkers van de afdeling Burgerzaken?	→	+	A
2.4	Onderzoek en Controle
De PUN schrijft een jaarlijkse evaluatie van de beveiligingsmaatregelen voor (art. 94) die moet worden uitgevoerd aan de hand van het BeveiligingsNet. Eén keer per drie jaar moet de gemeente een externe deskundige inschakelen die moet controleren of dit interne onderzoek goed is uitgevoerd. Het is raadzaam om zowel bij het jaarlijkse onderzoek als bij de driejaarlijkse controle niet alleen te kijken of de maatregelen en procedures feitelijk bestaan, maar ook of ze worden nageleefd op de afdeling. (PUN art. 93 en 94)
2.4.1	Wordt de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks onderzocht aan de hand van het BeveiligingsNet?	→	+	W
2.4.2	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die ervaring hebben in het uitvoeren van dergelijke beveiligingsonderzoeken?	→	+	A
2.4.3	Wordt dit onderzoek uitgevoerd door personen die werkzaam zijn buiten de afdeling Burgerzaken? Toelichting: Een onderzoeker moet onderzoeks- en adviesvaardigheden bezitten, kennis hebben van de werkprocessen op Burgerzaken en toch onafhankelijk kunnen optreden. Een ‘interne’ onderzoeker zou iemand kunnen zijn die op een andere afdeling dan Burgerzaken werkt, maar bijvoorbeeld ook een collega van de afdeling Burgerzaken van een andere gemeente.	→	+	A
2.4.4	Worden de bij de evaluatie van de beveiligingsprocedure geconstateerde afwijkingen schriftelijk vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan bewaard?	→	+	W
2.4.5	Wordt minimaal één keer per drie jaar door een externe deskundige een controle uitgevoerd op de wijze waarop het jaarlijkse onderzoek en de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan heeft plaatsgevonden? Toelichting: Het gaat hier om een controle op de kwaliteit van de eigen (interne) onderzoeken.	→	+	W
2.4.6	Wordt een afschrift van de rapportage van de externe controle gezonden aan het agentschap BPR?	→	+	W

RESULTAAT

3. ORGANISATORISCHE MAATREGELEN EN AUTORISATIES

3.1	Antecedentenonderzoek en indiensttreding		Ja	Nee
Om betrouwbaarheid van personeel te garanderen, is het van belang om zeer zorgvuldige procedures in acht te nemen bij het aannemen van nieuwe medewerkers.
3.1.1	Worden bij vacaturevervulling binnen de afdeling Burgerzaken alle volgende controles uitgevoerd: informeren bij opgegeven referenties, onderzoeken van gaten in het curriculum vitae, controleren van diploma's en getuigschriften op echtheid en het opvragen van een ‘verklaring omtrent het gedrag’?	→	+	A
3.1.2	Beschikt de afdeling Burgerzaken over een standaardintroductieprogramma voor nieuwe of tijdelijke medewerkers?	→	+	A
3.1.3	Wordt gebruik gemaakt van een lijst waarop kan worden aangekruist welke voor de beveiliging relevante (vertrouwelijke) informatie aan de nieuwe medewerker is verstrekt?	→	+	A
3.2	Instructie en beveiligingsbewustzijn
Regelmatige instructie is belangrijk om de betrokken ambtenaren te informeren over risico's en risicobeperkende afspraken en maatregelen (PUN art. 93, lid 7). Ook nieuwe of tijdelijke medewerkers moeten over het onderwerp beveiliging worden geïnformeerd. Voor de instandhouding van een professionele beveiligingsgerichte houding bij de medewerkers is het van belang dat de gemeente duidelijk maakt dat het overtreden of negeren van (beveiligings)afspraken kan leiden tot sancties. (PUN art. 93)
3.2.1	Worden de medewerkers van Burgerzaken tenminste één maal per jaar geïnstrueerd met betrekking tot de met de verstrekking van reisdocumenten samenhangende risico's en risicobeperkende maatregelen?	→	+	W
3.2.2	Is er binnen de gemeente sanctiebeleid ontwikkeld m.b.t. het overtreden van beveiligingsmaatregelen?	→	+	A
3.2.3	Zijn de medewerkers ervan op de hoogte dat het overtreden van beveiligingsmaatregelen consequenties kan hebben?	→	+	A
3.2.4	Zijn de onderwerpen beveiligingsattitude en professionele integriteit vaste onderdelen van de jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken?	→	+	A
3.3	Autorisaties binnen de ICT voorzieningen
Autorisaties in het RAAS mogen slechts worden verstrekt aan bevoegde medewerkers van de afdeling Burgerzaken. De autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) beheert de autorisaties, d.w.z. dat hij: - de autorisaties uitreikt; - de autorisaties en eventuele wijzigingen daarin aanmeldt bij de producent; - registreert aan wie welke autorisatie is verstrekt; - toezicht houdt op het zorgvuldig gebruik van de autorisaties. (PUN art. 80)
3.3.1	Is de ABR de enige die autorisaties voor het RAAS verstrekt? Toelichting: De ABR vraagt de autorisaties aan, geeft ze uit en beheert ze. Het verdient aanbeveling dat de ABR bij de beslissing wie te autoriseren, overlegt met de beveiligingsfunctionaris.	→	+	W
3.3.2	Heeft uw gemeente een procedure voor het aanwijzen of het vervangen van de ABR en zijn plaatsvervanger?	→	+	A
3.3.3	Heeft uw gemeente de persoonsgebonden identificatiekaarten en bijbehorende PIN-codes opgenomen in een procedure vergelijkbaar met een sleutelprocedure? Toelichting: In bijlage 7 is een aantal aandachtspunten opgenomen voor het schrijven van een sleutel/codeprocedure.	→	+	A
3.3.4	Bestaat er in uw gemeente een instructie die ambtenaren verbiedt persoonsgebonden identificatiekaarten uit te lenen c.q. PIN-codes aan anderen (ook collega's) bekend te maken? Toelichting: In art. 80 lid 4 staat dat de identificatiekaarten op naam worden uitgegeven. De bedoeling van de PUN is uiteraard dat kaarten ook slechts door de houder worden gebruikt. Een instructie die dit benadrukt kan als basis dienen om medewerkers op deze verantwoordelijkheid te wijzen.	→	+	W
3.4	Bevoegdheid tot het in ontvangst nemen van reisdocumenten en bijschrijvingstickers
De medewerkers die de gepersonaliseerde documenten in ontvangst nemen dienen te zijn aangemeld bij de distributeur. Deze aanmelding maakt feitelijk deel uit van het autorisatieschema. (PUN art. 81)
3.4.1	Zijn per afgiftepunt tenminste drie ambtenaren geautoriseerd tot het in ontvangst nemen van de levering gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers?	→	+	W
3.4.2	Bewaart de gemeente een kopie van de gewaarmerkte postmachtigingen, waarmee de ontvangstgemachtigden zijn aangemeld bij het bestelkantoor van de PTT? Toelichting: De postmachtiging dient te worden gewaarmerkt met een dienststempel en een handtekening door of namens de burgemeester.	→	+	W
3.5	Bevoegdheid tot verstrekken van documenten
In de PUN is vastgelegd dat het in behandeling nemen van de aanvraag en de uitreiking van gepersonaliseerde reisdocumenten slechts mag geschieden door gemeenteambtenaren die daartoe door of namens de burgemeester zijn aangewezen (PUN art. 78). Op locaties die niet onder gemeentelijk beheer staan, mogen deze handelingen slechts worden verricht door bezoldigde ambtenaren. Het belang van deze maatregel is, dat van niet bezoldigde ambtenaren de betrouwbaarheid niet voldoende gegarandeerd is. De inzet van niet bezoldigde ambtenaren (bijvoorbeeld vakantiekrachten en uitzendkrachten) is mogelijk, maar wel moet uiterste zorgvuldigheid worden betracht. Op niet tot de gemeente behorende afgiftepunten is de inzet van niet bezoldigde ambtenaren niet toegestaan. In paragraaf 3.1 van dit BeveiligingsNet staan aanbevelingen voor het antecedentenonderzoek voor personeel op de afdeling Burgerzaken. (PUN art. 78 en 82)
3.5.1	Zijn alle ambtenaren die aanvragen voor reisdocumenten in behandeling nemen en/of reisdocumenten uitreiken daartoe aangewezen door de burgemeester of een door hem daartoe aangewezen ambtenaar?	→	+	W
3.5.2	Worden op afgiftepunten die niet onder het beheer van de gemeente vallen de handelingen m.b.t. het aanvragen en uitreiken van reisdocumenten slechts verricht door bezoldigde ambtenaren van de gemeente? Indien uw gemeente geen gebruik maakt van dergelijke locaties, beantwoord dan deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.5.3	Heeft uw gemeente een registratie van bevoegdheden van alle ambtenaren die aanvragen voor reisdocumenten in behandeling nemen en/of reisdocumenten uitreiken? Toelichting: Deze registratie dient in overeenstemming te zijn met de functionele beschrijvingen m.b.t. het aanvraagsysteem reisdocumenten en met de bepalingen m.b.t. functiescheiding.	→	+	W
3.5.4	Bestaat er een actuele administratie van de parafen van de personen die tot parafering van aanvraagformulieren bevoegd zijn? Toelichting: Deze parafenregistratie moet in ieder geval net zo lang bewaard worden als de administratie van de aanvraagformulieren waarin de parafen zijn geplaatst.	→	+	W
3.6	Functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken
De PUN schrijft functiescheiding voor tussen de bij de verstrekking en uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen (PUN art. 93 lid 1c). Slechts indien dit door een te geringe personele capaciteit onmogelijk is, kan tijdelijk van dit voorschrift worden afgeweken. In die gevallen moet worden vastgelegd wat daarvan de reden is, wanneer het heeft plaatsgevonden en wie de handelingen hebben verricht. Tevens moeten de aanvraagformulieren en afschriften van de gegevens over de aldus verstrekte documenten worden bewaard en moet na afloop van de periode een daartoe aangewezen ambtenaar, die niet betrokken was bij de verstrekking, het proces controleren. Tijdens de jaarlijkse controle dient te worden nagegaan of deze bijzondere procedure naar behoren wordt toegepast.(PUN art. 93)
3.6.1	Is er in uw gemeente te allen tijde functiescheiding tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ beantwoordt, dan vloeit hier automatisch uit voort dat u ook de vragen 3.6.2 t/m 3.6.6 met ‘ja’ beantwoordt.	→	+	W
3.6.2	Is, op momenten waarop er geen functiescheiding is tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen, de reden daarvan gelegen in een te geringe personele capaciteit? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.3	Wordt er, in situaties waarin geen functiescheiding is tussen de bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen, schriftelijk vastgelegd wat daarvan de reden is, gedurende welke periode niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan en wie de ambtenaren zijn die in deze periode belast zijn met de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.4	Worden de aanvraagformulieren bewaard en afschriften gemaakt van de gegevens van de documenten die zijn verstrekt in de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.5	Wordt na afloop van de periode waarin niet aan de eis van functiescheiding wordt voldaan, gecontroleerd of de in art. 93 lid 4 en 5 bedoelde verslagen en gegevens aanwezig zijn en of de verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.6.6	Wordt deze controle uitgevoerd door een ambtenaar die in de desbetreffende periode niet betrokken is geweest bij de verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers? Indien u vraag 3.6.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, beantwoord dan ook deze vraag met ‘ja’.	→	+	W
3.7	Functiescheiding tussen aanvraag en verstrekking
Naast de functiescheiding tussen de bij de verstrekking en uitreiking van de reisdocumenten en bijschrijvingsstickers betrokken functionarissen stelt de PUN dat zoveel mogelijk tevens functiescheiding dient te bestaan tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing om het document aan deze aanvrager te verstrekken. (PUN art. 93)
3.7.1	Is er in uw gemeente functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing tot verstrekking van de reisdocumenten?	→	+	W
3.8	Opvang en ondersteuning
Medewerkers in ‘risicofuncties’ moeten weten dat zij ondersteuning kunnen krijgen van een vertrouwenspersoon of van een externe hulpverlener. Bijvoorbeeld als ze ‘last’ ervaren van publiek, met geweld zijn bedreigd, gevraagd zijn om mee te werken aan een strafbaar feit, of als ze het gevoel hebben dat ze in een positie worden gemanoeuvreerd waarin anderen hun kennis of hun bevoegdheden kunnen misbruiken. Het verdient aanbeveling om hiervoor beleid te ontwikkelen en afspraken te maken voor de opvang van medewerkers. Dit beleid maakt onderdeel uit van het beveiligingsplan.
3.8.1	Bestaan er op de afdeling Burgerzaken of bij uw gemeente afspraken m.b.t. de opvang en ondersteuning van slachtoffers van agressief publiek of van pogingen tot beïnvloeding door kwaadwillenden?	→	+	A
3.8.2	Bestaan er afspraken dat bij openlijke incidenten (collega's en leidinggevenden weten ervan) de hulpverlener ongevraagd contact zoekt met betrokkenen?	→	+	A
3.8.3	Kan een medewerker een vertrouwenspersoon raadplegen voor melding van ‘ongewenste beïnvloeding door derden’ zonder dat collega's of leidinggevenden hier weet van hebben?	→	+	A
3.9	Inschakelen van c.q ondersteuning door politie
Het verdient aanbeveling schriftelijke afspraken te maken met de politie over hoe er gereageerd zal worden in geval van een vraag om ondersteuning vanaf de afdeling Burgerzaken. Daarin kan worden vastgelegd binnen welke tijd de politie kan of zal arriveren, welke acties door de politie worden ondernomen, wat de politie verwacht van de medewerkers van de afdeling Burgerzaken en welke mogelijkheden worden benut om te communiceren tussen de politie en medewerkers binnen het gebouw. Bij (pogingen tot) fraude door publiek is het van belang dat de aanvrager kan worden gehoord door de politie en dat het Openbaar Ministerie onderzoek kan instellen. Dit vraagt om afspraken tussen gemeente, politie en Openbaar Ministerie over prioriteitstelling en over de wijze waarop op pogingen tot fraude zal worden gereageerd. In dit deel van het BeveiligingsNet wordt ingegaan op de organisatorische kanten van de alarmopvolging. In het hoofdstuk over bouwkundige en electrotechnische voorzieningen wordt ingegaan op de alarmopvolging na inbraakmeldingen of via een alarmknop.
3.9.1	Zijn er afspraken vastgelegd over ondersteuning door de politie bij agressieve incidenten op de afdeling Burgerzaken?	→	+	A
3.9.2	Zijn er afspraken met de politie en/of het Openbaar Ministerie hoe te handelen als een aanvrager verdacht wordt van (een poging tot) fraude?	→	+	A
3.9.3	Zijn de afspraken over hoe te handelen in geval van (een poging tot) fraude vastgesteld door het bevoegd gezag?	→	+	A
3.9.4	Zijn de afspraken over hoe te handelen in geval van (een poging tot) fraude vastgesteld in het driehoeksoverleg tussen de korpsbeheerder, de korpschef en de hoofdofficier van Justitie?	→	+	A
3.9.5	Zijn alle medewerkers die met agressieve incidenten of (het vermoeden van) fraude te maken kunnen krijgen op de hoogte gesteld van de afgesproken werkwijze? Toelichting: Hier wordt niet alleen gedoeld op medewerkers van de afdeling Burgerzaken, maar ook van aanliggende afdelingen en de receptiebalie.	→	+	A
3.9.6	Wordt regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) getoetst of deze afspraken nog bekend zijn bij alle betrokkenen?	→	+	A
3.9.7	Wordt de alarmopvolging periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) besproken met de betrokken partijen en/of getest?	→	+	A
3.10	Veiligheid op decentrale afgiftepunten
Op alle afgiftepunten (wijkservicecentra, hulpsecretarieën, etc.) dienen de medewerkers van de afdeling Burgerzaken te allen tijde, dus ook buiten reguliere kantoortijden (avond- of weekendopenstelling) veilig te kunnen werken. Lokaal moeten risico's worden ingeschat (diefstal van documenten of geld, maar ook agressie van publiek en de persoonlijke veiligheid van medewerkers op weg van en naar het werk etc.) en moeten afspraken worden gemaakt om die risico's af te dekken.
3.10.1	Zijn op alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken mogelijkheden aanwezig om interne of externe hulp in te roepen?	→	+	A
3.10.2	Zijn alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken voorzien van vluchtroutes waarlangs het personeel in geval van onraad de afdeling kan verlaten?	→	+	A
3.10.3	Is de bezetting van alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken afgestemd op een inschatting van lokale risico's in de buurt?	→	+	A
3.10.4	Is bij het bepalen van de openingstijden van de afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken rekening gehouden met een inschatting van lokale risico's in de buurt? weekendopenstelling, voldoende beveiligd naar de mening van de medewerkers?	→	+	A
3.10.6	Kan op alle afgiftepunten van de afdeling Burgerzaken altijd, dus ook tijdens de avond- of weekendopenstelling, in noodgevallen ondersteuning worden ingeroepen?	→	+	A

RESULTAAT

4. BOUWKUNDIGE EN ELEKTROTECHNISCHE VOORZIENINGEN

4.1	Inbraakwerende voorzieningen op de afdeling		Ja	Nee
De technische beveiliging rondom de opslag van reisdocumenten, materialen en apparatuur is gebaseerd op het principe van ‘compartimentering’. Bouwkundige en elektrotechnische middelen moeten inbraak in een vroeg stadium signaleren en vertragen. Omdat de voor de aanvraag, verstrekking en uitgifte van reisdocumenten benodigde apparatuur (en soms de materialen) op de afdeling achterblijven, moet de afdeling tegen inbraak en diefstal worden beveiligd. Voor adviezen aangaande inbraakwerende voorzieningen kan een gecertificeerd NCP beveiligingsbedrijf worden ingeschakeld. De Stichting Kwaliteitsborging Preventie, onderdeel van het Nationaal Centrum voor Preventie (NCP), publiceert een actuele lijst van gecertificeerde NCP beveiligingsbedrijven op www.ncpreventie.nl. Het verdient aanbeveling om de afdeling Burgerzaken te laten certificeren door één van deze NCP Beveiligingsbedrijven.
4.1.1	Heeft de gemeente een NCP beveiligingscertificaat voor de bouwkundige en elektrotechnische voorzieningen op de afdeling Burgerzaken?	→	+	A
4.1.2	Zijn alle relevante deuren van de afdeling Burgerzaken braakwerend en afsluitbaar?	→	+	A
4.1.3	Is de afdeling Burgerzaken voorzien van inbraakwerende beglazing en/of zijn alle gevelopeningen afgeschermd? Toelichting: Het gaat hier om de ramen op de begane grond en de eerste verdieping en op plaatsen die via aangrenzende daken en goten etc. benaderbaar zijn.	→	+	A
4.2	Inbraakvertragende en brandwerende voorzieningen
Buiten werktijden moeten de gepersonaliseerde reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen (dus ook stempels en formulieren) worden opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening (zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis) met een indicatie waardeberging van fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00). Deze indicatie waardeberging moet gezien worden in het licht van de overige beveiligingsmaatregelen (braakwerendheid en afsluitbaarheid van de afdeling, het inbraakdetectiesysteem en de alarmopvolging), waardoor het gerealiseerde beveiligingsniveau veel hoger is dan de genoemde indicatie van fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00). Tijdens werktijden moeten de documenten, materialen en apparatuur onder voortdurend toezicht staan, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats.(PUN art. 91)
4.2.1	Worden in uw gemeente, buiten werktijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening met een indicatie waardeberging van minimaal fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 € 1.000,00)? Toelichting: De situatie na de introductie van de nieuwe generatie reisdocumenten nodigt uit tot het gebruik van verplaatsbare opslagvoorzieningen (waarin de gepersonaliseerde documenten op nummer of op alfabet worden opgeslagen). Voorzieningen die niet zijn verankerd hebben geen beveiligingswaarde en mogen dus niet worden gebruikt om documenten, materialen etc. buiten werktijden in op te slaan. Ook niet als ze in een gedetecteerde (kluis)ruimte zijn geplaatst.	→	+	W
4.2.2	Bevindt deze voorziening zich in een afgesloten beveiligde ruimte?	→	+	W
4.2.3	Bevinden in uw gemeente, gedurende openingstijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen zich onder voortdurend toezicht?	→	+	W
4.2.4	Bevinden in uw gemeente, gedurende openingstijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen zich op een afsluitbare plek die voor onbevoegden onbereikbaar is? Toelichting: Als de afdeling als geheel afgesloten is, wordt dit beschouwd als voor onbevoegden onbereikbaar.	→	+	W
4.2.5	Is het RAAS zodanig opgesteld dat het intoetsen van PIN-codes en het verzenden van gegevens naar de producent onzichtbaar is voor onbevoegden? Toelichting: De persoonsgebonden PIN-codes dienen zorgvuldig te worden beveiligd. Het intoetsen van codes kan makkelijk van afstand (vanuit de hal, maar ook van buiten het gemeentehuis) worden geobserveerd.	→	+	A
4.3	Inbraaksignalerende voorzieningen
Vroegtijdige signalering van inbraakpogingen is essentieel in het beveiligingsconcept. Op de afdeling Burgerzaken zijn veel goederen en gegevens van waarde aanwezig. De plaats waar de voorraad reisdocumenten, de materialen, programmatuur, opslagmedia en het RAAS zijn opgeslagen, moet voorzien zijn van een elektronisch inbraakalarmeringssysteem dat voorziet in een zogenoemde gecontroleerde vaste-lijn-verbinding met een door de rijksoverheid toegelaten alarmcentrale. (PUN art. 91)
4.3.1	Zijn in uw gemeente, buiten werktijden, alle documenten, de bijschrijvingsstickers, de opslagmedia, de programmatuur, de documentatie en de overige materialen beveiligd middels een elektronisch inbraakalarm dat een gecontroleerde lijnverbinding heeft naar een alarmcentrale? Toelichting: Op de transmissieleiding tussen de opslagplaats en de alarmcentrale moet voortdurend dataverkeer mogelijk zijn. Daarom moet deze lijn worden beschermd tegen storingen of sabotage. De functionele eisen zijn opgenomen in NEN EN 50136-1-1. De opslag van reisdocumenten valt daarmee in het AL1 traject (van de NCP classificatie), dat een praktisch continue bewaakte transmissieweg omvat. AL1 wordt uitgewerkt in de eisen m.b.t. controleperiodes, de maximale transmissietijd, meldingstijd, testtijd, beschikbaarheid etc.	→	+	W
4.3.2	Is het detectiesysteem in uw gemeente geïnstalleerd en/of gecontroleerd door een erkend beveiligingsbedrijf? Toelichting: Erkende bedrijven kunnen helpen om ter plekke specifieke oplossingen te bedenken. Om materialen en apparatuur etc. die buiten werktijden op de afdeling achterblijven te beveiligen, is het bijvoorbeeld vaak aan te raden de productieruimte en de afdeling Burgerzaken m.b.v. bewegingsmelders tot een logische groep in het beveiligingssysteem te groeperen die separaat in- en uitgeschakeld kan worden.	→	+	A
4.3.3	Is op de afdeling Burgerzaken een beveiligde sleutelkast aanwezig? Toelichting: Een sleutelkast kan extra worden beveiligd door deze in de gedetecteerde ruimte te plaatsen of met eigen middelen te beveiligen (bijvoorbeeld d.m.v. een magneet- of trilcontact waarmee manipulatie kan worden gedetecteerd).	→	+	A
4.4	Afspraken met de alarmcentrale
Een alarmsysteem moet voortdurend in optimale staat verkeren. Juist bij storingen is de afdeling zeer kwetsbaar. Wanneer snelle en adequate service niet gegarandeerd is, kunnen kwaadwillenden hiervan gebruik maken. De gemeente heeft voor wat het technische aspect betreft te maken met twee partijen: de alarmcentrale, die moet zorgen voor de alarmafhandeling en waarschuwt bij storingen, en de installateur van de alarminstallatie, die verantwoordelijk is voor het onderhoud en het oplossen van technische storingen.
4.4.1	Is contractueel vastgelegd dat de alarmcentrale 24 uur per dag service levert?	→	+	A
4.4.2	Is contractueel vastgelegd dat de alarmcentrale storingen binnen 4 uur onderzoekt en zo snel mogelijk verhelpt?	→	+	A
4.4.3	Wordt het alarmsysteem periodiek (minstens 1 × per jaar) getest?	→	+	A
4.4.4	Is gedurende uitval, storing of onderhoud van het alarmsysteem manbewaking in het gemeentehuis gegarandeerd?	→	+	A
4.5	Alarmopvolging
Bij een melding van de alarminstallatie moet bekend zijn wie wat moet doen en wie moet worden gewaarschuwd.
4.5.1	Is er in uw gemeente een alarmopvolgingsprocedure die in werking treedt als het inbraaksignaleringssysteem een alarm genereert?	→	+	A
4.5.2	Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen welke ambtenaren binnen de gemeente gewaarschuwd moeten worden?	→	+	A
4.5.3	Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen wie er in het gebouw op onderzoek uitgaat?	→	+	A
4.5.4	Is in de alarmopvolgingsprocedure opgenomen wanneer de politie wordt ingeschakeld?	→	+	A
4.6	Interne alarmknoppen
Als de veiligheid van het personeel en/of het publiek in gevaar is – bijvoorbeeld in geval van agressie of bedreiging door publiek – kan via een interne alarmmelding (bijvoorbeeld aan de receptie of interne dienst) snel hulp worden ingeroepen. Indien nodig kan via 1-1-2 hulp van politie worden ingeroepen.
4.6.1	Zijn op de afdeling Burgerzaken (aan de balie en in de backoffice) alarmknoppen aangebracht waarmee interne hulp kan worden ingeroepen?	→	+	A

RESULTAAT

5. ICT BEVEILIGING

5.1	ICT-voorzieningen		Ja	Nee
Het RAAS is zo beveiligd dat ongeautoriseerde toegang niet mogelijk is. Er mogen geen wijzigingen aan het systeem aangebracht worden anders dan door de producent is aangegeven. De ICT-voorzieningen mogen niet via het gemeentelijk netwerk benaderbaar zijn.
5.1.1	Is de netwerkomgeving waarop het RAAS aansluit op hetzelfde niveau beveiligd als dat van de GBA?	→	+	A
5.1.2	Is de beveiliging van het netwerk en de datacommunicatie tussen het RAAS en de reisdocumentenmodule op hetzelfde niveau als voor het GBA berichtenverkeer?	→	+	A
5.1.3	Worden de systeemmeldingen op het RAAS dagelijks bekeken en afgehandeld?	→	+	A
5.1.4	Zijn er procedures om onregelmatigheden op het RAAS af te handelen?	→	+	A
5.1.5	Is in deze procedures opgenomen dat de ABR betrokken is bij de afhandeling van onregelmatigheden?	→	+	A
5.2	Back-up systeem voor het RAAS
Opgeslagen informatie moet worden beschermd tegen storingen van het systeem, brand, etc. Als er iets met het systeem gebeurt, kan na een herstart teruggekeerd worden naar de actuele situatie. (PUN art. 92)
5.2.1	Wordt dagelijks een back-up gemaakt van de in de reisdocumentenmodule en de in het reisdocumentenstation opgeslagen gegevens?	→	+	W
5.2.2	Worden voor dagelijkse back-ups ‘om en om’ drie tapes of meer gebruikt, waarvan er altijd één op het afgiftepunt wordt bewaard in de braakwerende kast met een indicatie waardeberging van minimaal fl. 2.500,00 (vanaf 1 januari 2002 · 1.000,00)?	→	+	W

RESULTAAT

6. IDENTITEITSVERIFICATIE

6.1	Verificatie van de identiteit van de aanvrager		Ja	Nee
Het aanvragen van een reisdocument is een fraudegevoelig moment, met name op het terrein van de identiteitsverificatie. Een onrechtmatige verstrekking heeft grote gevolgen, omdat documenten op een valse naam c.q. valse identiteit moeilijk kunnen worden opgespoord. Iedere aanvraag van een reisdocument is uniek en mag niet verworden tot een routinehandeling. De juridische verstrekking dient zo mogelijk te worden verricht door een andere ambtenaar dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (functiescheiding, PUN Art. 93 lid 2). Door bij het in behandeling nemen van de aanvraag een kopie van het oude document te maken, kan de ambtenaar in de backoffice nog een aanvullende check uitvoeren op de identiteitsverificatie. Bij de identiteitsverificatie in de frontoffice worden de volgende elementen gecontroleerd: a) de echtheidskenmerken in het oude document; b) de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document (vergelijking van de informatie in de GBA); c) de vergelijking van de foto op het oude document met de nieuwe foto (foto-foto); d) d) de vergelijking van de foto's met de persoon van de aanvrager (foto-persoon); e) e) vergelijking van de handtekening op het oude document en het aanvraagformulier. (PUN art. 22 en 38)
6.1.1	Worden bij de identiteitsverificatie de echtheidskenmerken in het oude document gecontroleerd?	→	+	W
6.1.2	Worden bij de identiteitsverificatie de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document vergeleken met de informatie in de GBA?	→	+	W
6.1.3	Wordt bij de identiteitsverificatie een foto-foto en een foto-persoon vergelijking uitgevoerd? Toelichting: De eisen waaraan de nieuwe foto moet voldoen, zijn beschreven in PUN art. 28. In bijlage 9 zijn tips voor foto-foto en foto-persoon vergelijking opgenomen.	→	+	W
6.1.4	Wordt bij de identiteitsverificatie de handtekening van de aanvrager in het oude document vergeleken met die op het aanvraagformulier?	→	+	W
6.1.5	Worden, in geval er twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, nadere identificerende vragen gesteld? Toelichting: Zie bijlage 8a en 8b voor meer informatie over identificerende vragen.	→	+	W
6.1.6	Wordt, zolang onvoldoende zekerheid omtrent de identiteit van de aanvrager kan worden verkregen, de aanvraag niet in behandeling genomen?	→	+	W
6.1.7	Wordt een kopie gemaakt van het oude document dat wordt opgeslagen in het aanvraagdossier? Toelichting: In gevallen waarin functiescheiding bestaat tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de verstrekking kan de verstrekkende ambtenaar een aanvullende check op de identiteitsverificatie verrichten aan de hand van de kopie van het oude document in het aanvraagdossier.	→	+	A
6.2	Vermissing bij de aanvraag
Indien de aanvrager geen oud document kan overleggen, dient hij een door de Nederlandse politie opgemaakt proces-verbaal te overleggen en een verklaring van vermissing te ondertekenen. (PUN art. 27 en 61)
6.2.1	Wordt, indien het oude document is vermist of op andere gronden dan ingevolge de wet is ingenomen, dit gegeven, alsmede het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt, in de aanvraag vermeld?	→	+	W
6.2.2	Wordt, in geval van vermissing of inname van het oude document, de aanvrager gevraagd een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing af te leggen c.q. een schriftelijke verklaring omtrent de inname over te leggen ten overstaan van de ambtenaar die de aanvraag in ontvangst neemt?	→	+	W
6.2.3	Wordt een gewaarmerkte kopie van het proces-verbaal van de vermissing opgemaakt door de Nederlandse politie dan wel een door de betreffende autoriteit afgegeven schriftelijke verklaring van inname, als integraal onderdeel toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of inname?	→	+	W
6.2.4	Wordt de datum waarop de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing wordt afgelegd dan wel de schriftelijke verklaring omtrent de inname wordt overgelegd, alsmede het nummer van het proces-verbaal van de politie vastgelegd op het aanvraagformulier?	→	+	W
6.2.5	Wordt de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de toegevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname bewaard in de reisdocumentenadministratie?	→	+	W
6.2.6	Wordt van de vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?	→	+	W
6.3	Identiteitsverificatie op basis van het oude aanvraagformulier
Als de aanvrager geen oud document kan inleveren, als er twijfel is over de gegevens in het getoonde reisdocument of als er onvoldoende zekerheid over de identiteit van de aanvrager bestaat, moeten de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens behorende bij het ‘oude’ document (niet zijnde een nooddocument) worden geraadpleegd. Als deze gegevens zich elders bevinden, dienen ze te worden opgevraagd en moet in de aanvraag worden vermeld bij welke autoriteit de gegevens zijn opgevraagd (PUN art. 22, lid 2 en 3). Slechts als de identiteit van de aanvrager met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een ander op grond van artikel 30 van de paspoortwet aan de aanvrager uitgereikt geldig reisdocument kan bij vermissing van een eerder uitgereikt reisdocument het raadplegen van de gegevens uit de reisdocumentenadministratie achterwege blijven (PUN art. 22 en 102).
6.3.1	Worden – indien de aanvrager niet in staat is een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument over te leggen, de in het overgelegde reisdocument vermelde gegevens afwijken van de gegevens die over de aanvrager in de basisadministratie zijn opgenomen dan wel anderszins onvoldoende zekerheid bestaat over de identiteit van de aanvrager – de in de reisdocumenten-administratie opgenomen gegevens behorende bij het eerder aan betrokkene uitgereikte document (niet zijnde een nooddocument) geraadpleegd? Toelichting: Indien de ‘oude’ aanvraaggegevens nog niet digitaal zijn opgeslagen (vanaf 1 oktober 2001) dient het originele oude aanvraagformulier te worden opgevraagd.	→	+	W
6.3.2	Wordt, bij het vaststellen van de identiteit op basis van de gegevens in het originele aanvraagformulier dat is opgevraagd bij een andere autoriteit, in de aanvraag vermeld van welke autoriteit de gegevens zijn ontvangen?	→	+	W
6.3.3	Wordt, na de identiteitsverificatie, het originele aanvraagformulier bewaard als onderdeel van de reisdocumentenadministratie, behorende bij het uitgereikte nieuwe reisdocument? Toelichting: Deze verplichting geldt alleen in situaties waarin de ‘oude’ aanvraaggegevens nog niet digitaal zijn opgeslagen, dus vóór 1 oktober 2001. Voor aanvraagformulieren van na die datum wordt gewerkt met een digitale kopie van het aanvraagformulier.	→	+	W
6.3.4	Wordt, alvorens een origineel oud aanvraagformulier wordt verstrekt aan een gemeente die daarom ingevolge de PUN artikel 22 lid 3 vraagt, van het betreffende aanvraagformulier een kopie gemaakt die wordt bewaard in het reisdocumentenarchief?	→	+	W
6.4	Identiteitsverificatie bij een eerste aanvraag of bijschrijving
De eerste aanvraag van een reisdocument is een kwetsbaar moment. De identiteitsverificatie moet geschieden op basis van andere informatie dan die uit een door de Nederlandse overheid verstrekt reisdocument c.q. een origineel aanvraagformulier. (PUN art. 22)
6.4.1	Wordt een aanvrager aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, gevraagd andere identiteitsdocumenten voorzien van zijn foto en handtekening over te leggen?	→	+	W
6.4.2	Wordt naar de identiteit van een aanvrager, aan wie niet eerder een Nederlands reisdocument is verstrekt, die geen andere identiteitsdocumenten voorzien van zijn foto en handtekening overlegt of over wiens identiteit desondanks twijfel blijft bestaan, een gericht onderzoek ingesteld? Toelichting: Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit en eventuele andere bewijsstukken.	→	+	W
6.5	Identificerende vragen
Een ondersteunend element van de identiteitsverificatie is het stellen van identificerende vragen. Bij een reguliere aanvraag worden vaak vragen gesteld om te checken of de informatie in de GBA nog actueel is (bijvoorbeeld “woont u nog op …”.) Dit type vragen is onvoldoende om de identiteit vast te stellen. Het stellen van vragen moet dus zorgvuldig gebeuren. (Zie bijlage 8a en 8b voor meer informatie over identificerende vragen.)
6.5.1	Bevat het beveiligingsplan een op schrift vastgelegde procedure waarin is vastgelegd hoe te werk te gaan als identificerende vragen worden gesteld?	→	+	A
6.5.2	Wordt bij het stellen van identificerende vragen gebruik gemaakt van een gestructureerde vragenlijst?	→	+	A
6.5.3	Bestaat er een norm over het minimale aantal antwoorden dat de aanvrager tenminste juist moet beantwoorden?	→	+	A
6.5.4	Wordt op een formulier vastgelegd welke identificerende vragen zijn gesteld en hoe de aanvrager heeft geantwoord?	→	+	A
6.5.5	Wordt het formulier met antwoorden op identificerende vragen opgeslagen in de reisdocumentenadministratie?	→	+	A
6.6	Verschijning van de aanvrager in persoon
Bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager speelt de controle van de foto en de handtekening van de aanvrager een grote rol. Daarom dient de aanvrager in persoon te verschijnen en het aanvraagformulier aan de balie te ondertekenen. Slechts indien de aanvrager daartoe door leeftijd of handicap niet in staat is, kan hiervan worden afgeweken. In dat geval dient dit met vermelding van reden in de aanvraag te worden vermeld (PUN art. 29 en 30). Geadviseerd wordt het laten ondertekenen van het aanvraagformulier op een andere plek dan in het gemeentehuis te laten verrichten door een daartoe geautoriseerde bezoldigde ambtenaar. (PUN art. 29 en 30)
6.6.1	Wordt slechts, indien de aanvrager door leeftijd of handicap niet in staat is bij de aanvraag in persoon te verschijnen, van de mogelijkheid gebruik gemaakt zijn handtekening op een andere plek dan in het gemeentehuis op het aanvraagformulier te plaatsen?	→	+	W
6.6.2	Wordt, indien de aanvrager door leeftijd of handicap niet in staat is bij de aanvraag in persoon te verschijnen en het aanvraagformulier te ondertekenen, hiervan altijd met vermelding van redenen in het aanvraagformulier melding gemaakt?	→	+	W
6.6.3	Wordt, indien de aanvrager het aanvraagformulier op een andere plek dan in het gemeentehuis moet ondertekenen, de identiteitsverificatie gedaan door een daartoe geautoriseerde bezoldigde ambtenaar?	→	+	A
6.6.4	Bezitten de ambtenaren die in voorkomende gevallen onderdelen van het aanvraagproces buiten het gemeentehuis voor hun rekening nemen, de daarvoor benodigde kennis en vaardigheden? Toelichting: Deze ambtenaar moet in staat zijn de controles uit te voeren die horen bij de identiteitsverificatie, nl. de echtheidskenmerken in het oude document en de foto-foto en foto-persoon vergelijking.	→	+	A
6.7	Identiteitsverificatie van bij te schrijven kinderen
Met name om het risico van kindersmokkel en onterechte gezinshereniging te beperken, dient de identiteitsverificatie van bij te schrijven kinderen met de grootste zorgvuldigheid te gebeuren. Voor elke bijschrijving van een kind dient een afzonderlijke aanvraag te worden opgemaakt. De identiteit wordt op dezelfde wijze vastgesteld als bij een reguliere eerste aanvraag. Bijschrijving van kinderen is eveneens een situatie waarin geen zekerheid kan worden ontleend aan een oud identiteitsdocument. De gegevens moeten worden geverifieerd in de gemeentelijke basisadministratie of met andere bewijsstukken. (PUN art. 34)
6.7.1	Worden de persoonsgegevens van het kind zowel als de persoonsgegevens van de houder van het reisdocument waarin het kind moet worden bijgeschreven, altijd geverifieerd met behulp van de GBA en/of met andere bewijsstukken?	→	+	W
6.7.2	Worden, indien het bij te schrijven kind niet als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, de persoonsgegevens geverifieerd in de gemeente waar het wel is ingeschreven dan wel aan de hand van bewijsstukken die door degene die het verzoek tot bijschrijving doet, worden overgelegd?	→	+	W
6.7.3	Wordt, indien twijfel bestaat aan de identiteit van het bij te schrijven kind, daarnaar een gericht onderzoek ingesteld? Toelichting: Dit onderzoek omvat zoveel mogelijk verificatie van de identiteit met behulp van door de aanvrager over te leggen documenten die zijn afgegeven door een bevoegde autoriteit en eventuele andere bewijsstukken.	→	+	W
6.7.4	Wordt van overgelegde identiteitsdocumenten en/of andere bewijsstukken altijd melding gemaakt in het aanvraagformulier?	→	+	W
6.7.5	Worden identificerende vragen zo mogelijk gesteld aan het bij te schrijven kind zelf? Toelichting: Identificerende vragen dienen bij voorkeur niet aan ouders, verzorgers etc. te worden gesteld.	→	+	A
6.7.6	Wordt een bij te schrijven kind zoveel mogelijk gevraagd andere (identiteits)documenten voorzien van zijn foto en handtekening over te leggen?	→	+	A
6.7.7	Wordt, zolang onvoldoende zekerheid omtrent de identiteit van het bij te schrijven kind kan worden verkregen, de aanvraag niet in behandeling genomen?	→	+	W
6.8	Verklaring van toestemming
Bij een aanvraag door, of ten behoeve van, een minderjarige dient een verklaring van toestemming te worden overgelegd van degenen die het gezag over het kind uitoefenen. Behalve de ouders kan dit een voogd zijn (bij een minderjarige) of de Raad voor de Kinderbescherming c.q. de Voogdijraad (indien de minderjarige voorlopig aan deze is toevertrouwd). Indien één van de ouders weigert een verklaring van toestemming af te geven, kan deze op verzoek van de andere ouder worden vervangen door een verklaring van de bevoegde rechter. Als een verklaring van toestemming door één of beide ouders dan wel door de voogd of de Raad voor de Kinderbescherming wordt geweigerd, kan deze op verzoek van de minderjarige van zestien jaar of ouder worden vervangen door een verklaring van de bevoegde rechter. Een verklaring van toestemming hoeft niet te worden overgelegd bij de aanvraag van een Europese identiteitskaart door, of ten behoeve van, een minderjarige die de leeftijd van twaalf jaren heeft bereikt. Bij een aanvraag door, of ten behoeve van, een onder curatele gestelde wordt een verklaring van toestemming van de curator overgelegd. (PUN art. 31 en 32)
6.8.1	Wordt in de schriftelijke verklaring van toestemming tevens de naam en de handtekening opgenomen van degene die de aanvraag ten behoeve van een handelingsonbekwame indient?	→	+	W
6.8.2	Wordt in de aanvraag melding gemaakt van de overlegging van de betreffende verklaring van toestemming?	→	+	W
6.8.3	Wordt de identiteit van de degene, die het gezag over de minderjarige uitoefent, of van de curator vastgesteld als ware hij de aanvrager zelf?	→	+	W
6.8.4	Wordt, als degene die een verklaring van toestemming moet afgeven niet in persoon verschijnt, de aanvraag slechts in behandeling genomen indien uit overgelegde stukken met zekerheid kan worden afgeleid dat de verklaring van toestemming van de betreffende persoon afkomstig is?	→	+	W
6.8.5	Wordt bij het vaststellen van de bevoegdheid tot het afgeven van de verklaring van toestemming gebruik gemaakt van de door de betreffende persoon overgelegde stukken en de omtrent het gezag of de curatele in de basisadministratie opgenomen gegevens?	→	+	W
6.8.6	Wordt, indien onzekerheid bestaat over de bevoegdheid van degene die het gezag over de minderjarige uitoefent of van de curator, daarnaar een gericht onderzoek ingesteld?	→	+	W

RESULTAAT

7. DE BESLISSING OP DE AANVRAAG

7.1	Beslissing op de aanvraag		Ja	Nee
De beslissing op de aanvraag is feitelijk de juridische verstrekking van het nieuwe reisdocument. De juridische verstrekking dient zo mogelijk te worden verricht door een andere ambtenaar dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (functiescheiding, PUN Art. 93 lid 2). Daarbij kan het zinvol zijn om bij het in behandeling nemen van de aanvraag een kopie te maken van het oude document zodat de verstrekkende ambtenaar nog een aanvullende check op de identiteitsverificatie kan verrichten. De verstrekkende ambtenaar controleert of het aanvraagformulier volledig en correct is ingevuld en parafeert ten bewijze van de verstrekking. (PUN art. 40 en 93)
7.1.1	Controleert de verstrekkende ambtenaar de aanvraaggegevens die in de reisdocumentenmodule zijn vastgelegd?	→	+	W
7.1.2	Controleert de verstrekkende ambtenaar de signaleringslijst alvorens hij de beslissing op de aanvraag neemt?	→	+	A
7.2	Nader onderzoek en inschakelen politie
De problematiek rondom fraude met en misbruik van reisdocumenten (look-alikes, meervoudige vermissingen, diefstal, etc.) is zorgelijk. Indien de ambtenaar twijfel houdt over de identiteit van de aanvrager en/of als hij onregelmatigheden aan het oude document vermoedt, moet de aanvraag worden aangehouden of kan worden besloten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Het is in dat geval aan te raden nader onderzoek in te stellen, zo nodig in samenwerking met de politie.
7.2.1	Zijn in de beveiligingsprocedures afspraken opgenomen over extra controle in geval van (meervoudige) vermissingen? Toelichting: Mogelijke afspraken zijn: altijd onderzoek met twee collega's bij (meervoudige) vermissingen; altijd alle oude aanvraagformulieren opvragen bij meervoudige vermissingen.	→	+	A
7.2.2	Zijn er procedures wat te doen in geval van twijfel bij het vaststellen van de identiteit van de aanvrager?	→	+	A
7.2.3	Wordt in geval van blijvende twijfel over de identiteit van de aanvrager de aanvraag gestopt en nader onderzoek gedaan in samenwerking met de politie? Toelichting: Hier wordt bedoeld twijfel die voortkomt uit de beoordeling van de aangeboden documenten.	→	+	A
7.2.4	Wordt, als blijkt dat de aanvrager niet degene is voor wie hij zich uitgeeft, daarvan altijd aangifte gedaan bij de politie?	→	+	A

RESULTAAT

8. ONTVANGST, UITREIKEN EN ONTTREKKING VAN REISDOCUMENTEN

8.1	Ontvangst van zendingen		Ja	Nee
M.b.t. het ontvangen van gepersonaliseerde documenten, bijschrijvingsstickers en persoonsgebonden identificatiekaarten dienen heldere afspraken te worden vastgelegd. Het gaat hier om afspraken m.b.t. de plaats en het tijdstip van de levering, de controles die daarbij moeten worden uitgevoerd, de ambtenaren die hiertoe zijn geautoriseerd en de werkwijze bij onregelmatigheden in de levering. (PUN art. 43)
8.1.1	Vindt de (dagelijkse) levering plaats op het daartoe met de distributeur afgesproken tijdstip? Toelichting: Deze afspraken zijn van belang, omdat de (dagelijkse) ontvangst moet geschieden door bevoegde ambtenaren en deze moeten kunnen rekenen op regelmaat.	→	+	W
8.1.2	Worden de documenten slechts in ontvangst genomen door tot ontvangst gemachtigde ambtenaren?	→	+	W
8.1.3	Toont de tot ontvangst gemachtigde ambtenaar de gewaarmerkte postmachtiging en legitimeert hij zich, op verzoek van de distributeur, met een identiteitsdocument of een rijbewijs? Toelichting: De distributeur mag de zending niet overdragen indien de persoon die de zending in ontvangst neemt zich desgevraagd niet of niet voldoende kan legitimeren dan wel niet kan aantonen dat hij bevoegd is de zending in ontvangst te nemen.	→	+	W
8.2	Controle van de zending bij in ontvangst nemen
Alvorens de levering in ontvangst te nemen, dienen de tot ontvangst bevoegde ambtenaren een aantal controles uit te voeren op de uitwendige staat van het geleverde pakket. (PUN art. 44)
8.2.1	Controleert de tot ontvangst bevoegde ambtenaar, alvorens de distributielijst te tekenen, in het bijzijn van de distributeur of de zending voor hem bestemd is en of het pakket onbeschadigd is?	→	+	W
8.3	Onregelmatigheden bij de ontvangst van een zending
Indien er zich bij de ontvangst van een zending of bij de controle van de inhoud onregelmatigheden voordoen, gelden specifieke procedures. In bijlage D van de PUN staan deze procedures beschreven. (PUN art. 44)
8.3.1	Wordt, indien er sprake is van afwijkingen of beschadigingen van het te overhandigen pakket, hiervan een proces-verbaal opgemaakt?	→	+	W
8.3.2	Wordt, indien het pakket beschadigd is, in het bijzijn van de distributeur in een voor het publiek afgesloten ruimte gecontroleerd of er documenten ontbreken? Toelichting: Hier wordt ook gedoeld op bijschrijvingsstickers en persoonsgebonden identificatiekaarten.	→	+	W
8.3.3	Wordt ook in geval van beschadiging het pakket in ontvangst genomen?	→	+	W
8.3.4	Wordt het afschrift van het proces-verbaal van de afwijking of beschadiging van de zending door de autoriteit bewaard?	→	+	W
8.3.5	Wordt, indien de zending niet voor het afgiftepunt bestemd is, afwijkingen vertoont, beschadigd is dan wel documenten ontbreken, gehandeld overeenkomstig bijlage D? Toelichting: Het in kennis stellen van de leverancier en het agentschap BPR geschiedt met gebruikmaking van modelformulier C9.	→	+	W
8.4	Controle in het RAAS
Na controle van de uitwendige staat van het geleverde pakket wordt de inhoud van de zending vergeleken met het door de leverancier verzonden electronische bericht betreffende de zending. Als alles is gecontroleerd en akkoord bevonden, wordt dit feit in het RAAS vastgelegd. (PUN art. 45)
8.4.1	Controleert een daartoe bevoegde ambtenaar of de ontvangen documenten overeenkomen met de electronisch vooraangemelde documenten? Toelichting: Er dient te worden gecontroleerd of de feitelijke zending overeenkomt met de documentnummers in het door de leverancier verzonden elektronische bericht betreffende de zending.	→	+	W
8.5	Identiteitsverificatie bij uitreiken
Het is nodig zekerheid te verkrijgen over de vraag of degene aan wie het document wordt uitgereikt dezelfde is als degene wiens identiteit is vastgesteld bij de aanvraag. Om fraude te voorkomen, dient ook bij uitreiking de identiteit zorgvuldig te worden vastgesteld. Mocht de aanvrager op het moment van aanvraag kans hebben gezien de ambtenaar te misleiden (look-alike), dan kan dit wellicht bij de uitreiking alsnog worden opgemerkt. Ter voorkoming van fraude is in de PUN vastgelegd, dat functiescheiding dient te bestaan tussen de bij de verstrekking en de uitreiking betrokken ambtenaren (Art. 93 lid 1c) en bij voorkeur tussen de bij de aanvraag en de verstrekking betrokken ambtenaren. Het document moet dus door een andere ambtenaar worden uitgereikt dan degene die de beslissing op de aanvraag (de verstrekking) heeft genomen. Er wordt geadviseerd bij het uitreiken opnieuw de persoonsgegevens te vergelijken met de informatie in de GBA, een foto-foto en foto-persoon vergelijking uit te voeren en de handtekening te controleren.
8.5.1	Worden, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, de persoonsgegevens en het documentnummer van het oude document vergeleken met de informatie in de GBA?	→	+	A
8.5.2	Wordt, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, een foto-foto en een foto-persoon vergelijking uitgevoerd?	→	+	A
8.5.3	Wordt, alvorens tot uitreiking van het reisdocument of plaatsing van een bijschrijvingssticker over te gaan, de handtekening gecontroleerd?	→	+	A
8.6	Uitreiken bij tussentijdse verhuizing
Als de aanvrager tussen het moment van aanvragen en het moment van uitreiken verhuist naar een andere gemeente moet de uitreiking geschieden in de gemeente waar de aanvrager is ingeschreven op het moment van uitreiken. (PUN art. 51 en 54)
8.6.1	Wordt, als de aanvrager ten tijde van de uitreiking in de basisadministratie van een andere gemeente staat ingeschreven, het reisdocument per aangetekende post gestuurd naar de betreffende gemeente?	→	+	W
8.6.2	Wordt bij uitreiking van dit document een kennisgeving gestuurd naar de gemeente waarin de aanvraag is ingediend en wordt de uitreiking in de reisdocumentenmodule vastgelegd?	→	+	W
8.7	Vermissing bij uitreiking
Als de aanvrager tussen het moment van aanvragen en het moment van uitreiken zijn oude document kwijtraakt (vermissing of inname), wordt bij de uitreiking gehandeld als ware het document bij de aanvraag vermist (PUN art. 52). De procedure zoals beschreven in PUN art. 27 is dan van toepassing. (PUN art. 27, 52 en 61)
8.7.1	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, dit feit, het nummer van het desbetreffende reisdocument en de autoriteit die het heeft verstrekt alsnog in de aanvraag opgenomen? Toelichting: Indien deze gegevens op het moment van de uitreiking niet voorhanden zijn, wordt hiernaar een gericht onderzoek ingesteld. Dit onderzoek schort de uitreiking op.	→	+	W
8.7.2	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, de aanvrager gevraagd een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of de inname af te leggen?	→	+	W
8.7.3	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist, een gewaarmerkte kopie van het proces-verbaal, opgemaakt door de Nederlandse politie dan wel een door de betreffende autoriteit afgegeven schriftelijke verklaring van inname, als integraal onderdeel toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing of inname?	→	+	W
8.7.4	Wordt, als bij de uitreiking van het aangevraagde reisdocument het in te leveren reisdocument is vermist of ingenomen, de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing en de toegevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname, bewaard in de reisdocumentenadministratie?	→	+	W
8.7.5	Wordt van de vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?	→	+	W
8.8	Tussentijdse vermissing
De melding van een vermissing van een reisdocument zonder dat een nieuw reisdocument wordt aangevraagd, dient te worden geregistreerd in de GBA en te worden gemeld aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten. (PUN art. 60 en 61)
8.8.1	Wordt, indien de houder van een reisdocument de tussentijdse vermissing van zijn reisdocument meldt, een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing afgenomen?	→	+	W
8.8.2	Wordt, indien de houder van een reisdocument de tussentijdse vermissing van zijn reisdocument meldt, een kopie van het door de houder over te leggen proces-verbaal van vermissing toegevoegd aan de schriftelijke verklaring omtrent de vermissing?	→	+	W
8.8.3	Wordt de schriftelijke verklaring omtrent de tussentijdse vermissing en de bijgevoegde kopie van het proces-verbaal van de politie dan wel de kopie van de schriftelijke verklaring omtrent de inname bewaard in de reisdocumentenadministratie?	→	+	W
8.8.4	Wordt de tussentijdse vermissing van een eerder uitgereikt Nederlands reisdocument, niet zijnde een nooddocument, terstond opgenomen in de basisadministratie van de gemeente waar de houder als ingezetene is ingeschreven?	→	+	W
8.8.5	Wordt de houder, die een mededeling van tussentijdse vermissing wil doen maar niet in de basisadministratie van deze gemeente staat ingeschreven, verwezen naar de gemeente waar hij in de basisadministratie is ingeschreven? Toelichting: Als de houder niet als ingezetene in de basisadministratie is ingeschreven, wordt hij verwezen naar de afdeling Burgerzaken van de gemeente Den Haag.	→	+	W
8.8.6	Wordt van de tussentijdse vermissing melding gemaakt aan de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politie Diensten door verstrekking van dit gegeven uit de basisadministratie?	→	+	W
8.9	Onttrekking van documenten
Een reisdocument dat voldoet aan het in de PUN art. 67 lid 1 bepaalde, d.w.z. dat: - het niet binnen drie maanden door de aanvrager in ontvangst is genomen; - het door de burger, al dan niet bij de uitreiking van een nieuw reisdocument, is ingeleverd; - het vervallen is verklaard of is ingehouden, tenzij nog een beroep of een gerechtelijke procedure loopt; - het is ingehouden of ingeleverd, omdat het onbruikbaar is ten gevolge van misdruk, verkeerde personalisatie of de onjuiste plaatsing van de bijschrijvingssticker; - het als gevonden reisdocument is ontvangen en niet ingevolge art. 67 lid 1 onder e, aan de houder kan worden teruggegeven, dient terstond aan het verkeer te worden onttrokken. Met name indien de geldigheidsduur nog niet is verstreken, maar ook als dat wel het geval is, kunnen dergelijke documenten voor frauduleuze doeleinden worden gebruikt. De onttrekking dient dus met zorg te worden omkleed. Een document wordt definitief aan het verkeer onttrokken door het te vernietigen of door het op de voorgeschreven wijze onbruikbaar gemaakt aan de houder terug te geven. Ingeval van onttrekking door vernietiging wordt geadviseerd deze vernietiging te laten uitvoeren in bijzijn van een tweede functionaris en deze vernietiging schriftelijk te verantwoorden. (PUN art. 67)
8.9.1	Worden documenten die voldoen aan de criteria van art. 67, lid 1 terstond aan het verkeer onttrokken door deugdelijke vernietiging of door ze onbruikbaar te maken?	→	+	W
8.9.2	Wordt de vernietiging van onttrokken documenten door twee functionarissen gedaan die elkaar controleren?	→	+	A
8.9.3	Wordt de vernietiging van onttrokken documenten verantwoord door de betrokken functionarissen? Toelichting: Verantwoording kan gebeuren door het opmaken en ondertekenen van een protocol.	→	+	A
8.9.4	Worden ingeleverde oude documenten altijd op de voorgeschreven wijze onbruikbaar gemaakt, alvorens ze aan de houder worden teruggegeven? Toelichting: In art. 67, lid 4 staat voorgeschreven dat het onbruikbaar maken geschiedt door het aanbrengen van 3 ponsgaten elk van tenminste 12 mm middellijn door het gehele reisdocument of door het knippen van een driehoek (met zijden van tenminste 40 mm) uit de rechterzijde van het gehele reisdocument, waarbij in beide gevallen het kinegram gedeeltelijk onbruikbaar wordt gemaakt.	→	+	W
8.10	Ongedaan maken van bijschrijvingen
Bij het ongedaan maken van bijschrijvingen zijn vergelijkbare risico's aan de orde als bij het onttrekken van documenten. In PUN art. 69 en 70 zijn de eisen vastgelegd. (PUN art. 69 en 70)
8.10.1	Worden bijschrijvingen ongedaan gemaakt door het plaatsen van het hiervoor bestemde stempel in het reisdocument of door het reisdocument waarin de bijschrijving heeft plaatsgevonden definitief aan het verkeer te onttrekken?	→	+	W
8.10.2	Wordt het ongedaan maken van een bijschrijving geregistreerd in de basisadministratie waarin de bijgeschrevene is ingeschreven?	→	+	W

RESULTAAT

9. BEHEER EN ADMINISTRATIE VAN REISDOCUMENTEN, FORMULIEREN EN MATERIALEN

9.1	Beheer van de voorraad documenten		Ja	Nee
Zorgvuldig beheer impliceert dat op ieder moment bekend is wie verantwoordelijk is voor de voorraad documenten en dat op ieder moment bekend is waar welk document zich bevindt. Daartoe wordt de uitreiking geregistreerd in de reisdocumentenmodule en kan op ieder gewenst moment vanuit het RAAS een overzicht worden geproduceerd van de nog niet uitgereikte documenten. Het verdient aanbeveling wijzigingen in de voorraad dagelijks te administreren en periodiek te controleren of de feitelijke voorraad overeenkomt met de administratieve voorraad. (PUN art. 86)
9.1.1	Is in uw gemeente iedere dag één medewerker verantwoordelijk voor het beheer over de voorraad documenten?	→	+	A
9.1.2	Wordt periodiek door de beheerder van de voorraad de feitelijke voorraad gecontroleerd met de voorraad zoals geregistreerd in het RAAS?	→	+	A
9.1.3	Wordt, indien op enig moment een reisdocument ontbreekt, terstond een inventarisatie opgemaakt van de aanwezige reisdocumenten aan de hand van de gegevens uit het RAAS?	→	+	W
9.1.4	Worden documenten, die langer dan drie maanden op voorraad zijn, onttrokken en vernietigd en wordt dit geadministreerd in het RAAS?	→	+	W
9.2	Opslag en beheer van de reisdocumentenadministratie
De administratie van de reisdocumenten is gevoelig voor fraude. Zolang de ‘oude’ niet-digitale aanvraagformulieren (van vóór 1 oktober 2001) nog bestaan, kunnen deze door kwaadwillenden worden gemanipuleerd (foto's vervangen, gegevens wijzigen, stelen, etc.) als onderdeel van pogingen om een document te verkrijgen op een andere naam. Daarom moet de administratie worden beveiligd.
9.2.1	Bevindt de reisdocumentenadministratie zich, als de afdeling geopend is, onder voortdurend toezicht en op een plek die voor onbevoegden onbereikbaar en afsluitbaar is? Toelichting: Hier wordt de opslag van ‘oude’ niet-digitale aanvraagformulieren van vóór 1 oktober 2001 bedoeld.	→	+	A
9.2.2	Bevindt de reisdocumentenadministratie zich, als de afdeling gesloten is, (buiten werktijden) in een afgesloten brandwerende voorziening in een ruimte die is voorzien van elektronische (bewegings)detectie?	→	+	A
9.3	Opslag en beheer van formulieren en materialen
Alle formulieren en voor de verstrekking van reisdocumenten benodigde materialen dienen te worden beveiligd tegen diefstal of gebruik door onbevoegden.
9.3.1	Bevinden alle voor de verstrekking van reisdocumenten benodigde formulieren en materialen zich, als de afdeling geopend is, onder voortdurend toezicht en op een plek die voor onbevoegden onbereikbaar en afsluitbaar is?	→	+	A
9.3.2	Bevinden alle voor de verstrekking van reisdocumenten benodigde formulieren en materialen zich, als de afdeling gesloten is (buiten werktijden), in een afgesloten brandwerende voorziening in een ruimte die is voorzien van elektronische (bewegings)detectie?	→	+	A
9.4	Beheer van persoonsgebonden identificatiekaarten
De persoonsgebonden identificatiekaarten geven in combinatie met een persoonlijke pincode toegang tot het reisdocumentenstation. De PUN schrijft voor dat deze identificatiekaarten door de autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR) worden uitgegeven. De ABR blijft verantwoordelijk voor de kaarten, houdt een registratiesysteem bij en meldt wijzigingen aan de producent van de documenten. (PUN art. 80)
9.4.1	Houdt de autorisatiebevoegde reisdocumenten een registratiesysteem bij t.b.v. het beheer van de persoonsgebonden identificatiekaarten waarin staat wie waarvoor geautoriseerd is? Toelichting: Het registratiesysteem dat automatisch wordt bijgehouden op het RAAS is hiervoor de basis. Zie ook de tips voor het opzetten van een sleutel-, key-cards- en codeprocedure in bijlage 7.	→	+	W
9.4.2	Tekenen de medewerkers voor de ontvangst van de persoonsgebonden identificatiekaarten voor het reisdocumentenstation en voor de ontvangst van de bijbehorende PIN-code en wijzigt de ontvanger direct de PIN-code na ontvangst?	→	+	W
9.4.3	Wijzigen de medewerkers direct na ontvangst van de persoonsgebonden identificatiekaarten de PIN-code?	→	+	A
9.4.4	Worden persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes nooit uitgeleend of bekend gemaakt aan anderen (ook collega's)?	→	+	A
9.4.5	Worden persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes altijd gescheiden bewaard?	→	+	A
9.4.6	Worden de persoonsgebonden identificatiekaarten in een beveiligde ruimte bewaard? Toelichting: De persoonsgebonden identificatiekaarten mogen niet door de medewerkers naar huis worden meegenomen.	→	+	A
9.4.7	Wordt het zorgvuldig gebruik van persoonlijke cards en codes regelmatig gecontroleerd door het nalopen van log-files?	→	+	A
9.4.8	Worden persoonsgebonden identificatiekaarten die niet meer worden gebruikt, ingeleverd bij de autorisatiebevoegde reisdocumenten en door deze ingetrokken?	→	+	A
9.4.9	Vernietigt de autorisatiebevoegde reisdocumenten de persoonsgebonden identificatiekaarten die zijn ingetrokken zo spoedig mogelijk?	→	+	A
9.5	Beheer van de gebruikershandleiding van de ABR
Alle elementen van de (nieuwe) functie van de autorisatiebevoegde reisdocumenten en bijbehorende instructies zijn vastgelegd in een onderdeel van de gebruikershandleiding bij het RAAS. Deze gebruikershandleiding behoort te worden beschermd tegen inzage of misbruik door onbevoegden (informatieverlies). Daarom wordt geadviseerd de gebruikershandleiding zorgvuldig op te bergen.
9.5.1	Is de gebruikershandleiding van het RAAS opgeslagen op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden?	→	+	A
9.5.2	Is de administratie van de autorisatiebevoegde reisdocumenten opgeslagen in een afgesloten kast of ruimte?	→	+	A
9.5.3	Zijn de sleutels of codes die toegang geven tot de plaats waar de gebruikershandleiding van het RAAS en de administratie van de autorisatiebevoegde reisdocumenten is opgeslagen, opgenomen in sleutel- of codeprocedure?	→	+	A

RESULTAAT

Resultaat BeveiligingsNet

Het BeveiligingsNet levert twee soorten resultaten op. Ten eerste noteert u de aantallen lacunes en de beveiligingsinspanning per hoofdstuk in het onderstaande schema. Ten tweede neemt u de lacunes op in het actieplan. Dit actieplan vult u verder in op basis van afspraken in uw gemeente.

Resultaat BeveiligingsNet in schema

Actieplan 4

Het actieplan bestaat uit een lijst met specifieke tekortkomingen (de lacunes). De lijst beschrijft dus wat nog moet gebeuren om het beveiligingssysteem in overeenstemming te brengen met de wettelijke vereisten. Per punt dient u aan te geven wie actie moet ondernemen en op welk moment e.e.a. gereed moet zijn, dan wel op welk moment er over deze actie gerapporteerd zal worden.

BIJLAGEN BEVEILIGINGSNET 2001

BIJLAGE 1 RISICO'S EN MAATREGELEN 45

BIJLAGE 2 ASPECTEN VAN BEVEILIGINGSBELEID 47

BIJLAGE 3 FUNCTIEBESCHRIJVING BEVEILIGINGSFUNCTIONARIS 48

BIJLAGE 4 AANDACHTSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN VAN PROCEDURES 49

BIJLAGE 5 FUNCTIESCHEIDING 50

BIJLAGE 6 AANDACHTSPUNTEN SLEUTEL-, KEY-CARDS- EN CODE-PROCEDURE 53

BIJLAGE 7A VOORBEELDPROCEDURE IDENTIFICERENDE VRAGEN 54

BIJLAGE 7B FORMULIER IDENTIFICERENDE VRAGEN 55

BIJLAGE 8 TIPS VOOR FOTO-FOTO EN FOTO-PERSOON VERGELIJKING 57

BIJLAGE 9 CHECKLIST BEVEILIGINGSPLAN 59

BIJLAGE 1. RISICO'S EN MAATREGELEN

Beveiligingsmaatregelen zijn bedoeld om risico's af te dekken. Het beveiligingssysteem bestaat uit een samenhangend stelsel van bouwkundige en electrotechnische voorzieningen en organisatorische maatregelen (procedures, werkafspraken).

De risico's die spelen rondom het proces van aanvraag, verstrekking, beheer, opslag, uitreiking en administratie van documenten zijn de volgende:

• DIEFSTAL

  Op de afdeling Burgerzaken zijn veel zaken aanwezig die voor criminelen van groot belang kunnen zijn en die beveiligd moeten worden tegen diefstal. Het gaat daarbij met name om:

  • gepersonaliseerde documenten (paspoorten, bijschrijvingsstickers, identiteitskaarten, etc.);

  • blanco rijbewijzen;

  • de voor de verstrekking van documenten benodigde materialen en apparatuur;

  • de elektronische en papieren administratie van reisdocumenten (bijvoorbeeld de oude aanvraagformulieren).

  Diefstal kan tijdens openingstijden plaatsvinden op de afdeling, tijdens intern of extern transport, of buiten openingstijden door middel van inbraak of insluiping.

• DIEFSTAL MET GEWELD

  De documenten, materialen of (delen van) de administratie kunnen ook worden ontvreemd door middel van bedreiging van personeel of publiek. Het risico van diefstal met geweld gaat verder dan het verlies van waardevolle documenten, materialen of gegevens, omdat de persoonlijke veiligheid van medewerkers en publiek in het geding is.

• ONBEVOEGDE AANWEZIGHEID

  Onbevoegde aanwezigheid kan leiden tot:

  • diefstal (zie boven);

  • inzage door onbevoegden in privacygevoelige gegevens (documenten of dossiers);

  • manipulatie van papieren gegevens (bijvoorbeeld aanvraagformulieren);

  • manipulatie van geautomatiseerde gegevens (bijvoorbeeld mutaties in de GBA of in het RAAS);

  • diefstal van materiële eigendommen van medewerkers;

  • observaties (voorverkenning) waarmee criminele activiteiten kunnen worden voorbereid.

• UITLEKKEN VAN GEVOELIGE INFORMATIE

  Alle informatie over procedures m.b.t. de verstrekking van reisdocumenten is gevoelig, omdat ze voor kwaadwillenden zeer interessant kan zijn. Verlies van dergelijke informatie kan de kans op diefstal en fraude vergroten. Verlies van informatie kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt, doordat onbevoegden inzage krijgen in stukken over aanvraagprocedures, functiescheiding, etc. Maar ook door onzorgvuldig handelen van medewerkers, zoals het niet uitvoeren van clean-desk procedures en het praten over beveiliging, identificatieprocedures etc. tijdens sociale contacten binnen de gemeente en in de privé-sfeer.

• FRAUDE

  Door fraude kunnen criminelen documenten op een valse naam verwerven. Ook kan door fraude diefstal worden gemaskeerd. In de praktijk worden verschillende fraudevormen onderscheiden:

  • Fraude zonder medewerking (misleiding)

    Hierbij proberen kwaadwillenden een document te verkrijgen op een valse naam door medewerkers te misleiden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen aanvraag op oneigenlijke gronden en aanvragers die zich voordoen als een ander (look-alike).

    Bij een aanvraag op oneigenlijke gronden maakt een (illegale) persoon bij de aanvraag van een nieuw document gebruik van de personalia van een persoon die is ingeschreven in de GBA. Indien deze aanvraag wordt toegekend, wordt een document afgegeven waarvan de foto niet overeenkomt met de personalia in het document. Bij een dergelijke fraudepoging zal de aanvrager (fraudeur) over het algemeen het oude document niet overleggen, maar gebruik maken van een ten onrechte opgemaakt proces-verbaal. Look-alikes presenteren zich meestal bij grenscontroles, inschrijvingen bij uitzendbureaus, aanvragen van sociale uitkeringen e.d. Maar ook op gemeentehuizen proberen look-alikes soms onder overlegging van een document van een ander een nieuw reisdocument te verwerven. De look-alike probeert een nieuw document te verwerven door zich voor te doen als degene van wie hij een correct afgegeven oud document bezit. De aanvrager lijkt sterk op de foto in dit oude document. Het document dat de fraudeur gebruikt, is dikwijls een vermist document dat in het criminele circuit is terechtgekomen of dat door de houder aan de fraudeur ter beschikking is gesteld.

  • Fraude onder druk

    Hierbij proberen kwaadwillenden een document te verkrijgen op een valse naam door met chantage, bedreiging of omkoping de medewerking van een ambtenaar af te dwingen. Met name ambtenaren die betrokken zijn bij de identiteitsvaststelling en bij mutaties in de GBA nemen beslissingen die voor veel mensen van grote waarde zijn. Het is voor ambtenaren die de procedures kennen relatief simpel om een bewuste ‘fout’ te maken bij de vergelijking van foto's of oude documenten t.b.v. de identiteitsvaststelling of bij het invoeren van correcties in de GBA. Het feit dat dergelijke beslissingen niet altijd afdoende via interne controles worden gecontroleerd, vergroot de kans op fraude onder druk.

  • Interne fraude

    Hierbij plegen medewerkers op eigen initiatief onrechtmatige handelingen of werken zij daaraan mee. De fraudemethodes zijn hetzelfde als bij fraude onder druk.

  Risico's verschuiven. Het feit dat er geen blanco paspoorten en identiteitskaarten meer zijn opgeslagen in het gemeentehuis vermindert het risico van diefstal met geweld. Tegelijkertijd wordt het risico van fraude, al dan niet via of in samenwerking met ambtenaren, groter door de beter beveiligde Nederlandse reisdocumenten, die het voor fraudeurs moeilijker maken om de documenten zelf te manipuleren.

BIJLAGE 2. ASPECTEN VAN BEVEILIGINGSBELEID

Het gemeentebestuur is eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling van het beveiligingsbeleid. In dit beleid wordt de verbinding gelegd tussen de totale visie op de beveiliging, de inschatting van risico's die de gemeente loopt (risico-inventarisatie), de verdeling van verantwoordelijkheden m.b.t. de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen en de instandhouding van een goede beveiligingsattitude (kennis en houding). Vanuit dit beveiligingsbeleid wordt door de verschillende afdelingen een beveiligingsplan geschreven. In zo'n beveiligingsplan worden de bouwkundige/fysieke maatregelen beschreven en relevante werkprocessen vastgelegd. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de beveiligingsorganisatie en aan de manier waarop wordt gewerkt aan het instandhouden van een goede beveiligingsattitude.

De volgende elementen maken deel uit van het beveiligingsbeleid:

• Beveiligingsdoelstelling (bijvoorbeeld)

  • Een preventieve uitstraling en het minimaliseren van de kans op incidenten.

  • Het creëren van een veilige werkomgeving c.q. het voorkomen van nadelige gevolgen voor personeel.

  • Bewaken van privacy van (gegevens van) burgers.

  • Voldoen aan wettelijke eisen.

  • Voldoen aan door de verzekering gestelde eisen.

• Risicoanalyse

  • Risico's die moeten worden afgedekt.

  • De wijze waarop risico's in kaart worden gebracht, bijvoorbeeld door een jaarlijkse risico-inventarisatie.

  • Een meerjarenplanning waarin de toekomstplannen t.a.v. de beveiliging omschreven zijn in relatie tot de verwachte ontwikkelingen op het gebied van risico's.

• Wettelijk kader

  • Welke wet- en regelgeving heeft betrekking op de specifieke onderdelen (afdelingen) van het beveiligingsbeleid?

  • Ook verzekeringseisen kunnen onder dit hoofdstuk worden opgenomen.

• Organisatie

  • Aanwijzen van een hoofdverantwoordelijke voor de beveiliging.

  • Organiseren van de hiërarchie binnen de beveiligingorganisatie (aan wie wordt gerapporteerd?).

  • Onderscheid tussen opdrachtgeving, uitvoering en controle.

  • Instellen van een Beveiligingsadviescommissie die het beveiligingsbeleid bewaakt, adviseert m.b.t. het onderwerp beveiliging en waarin beveiligingsaangelegenheden in de gemeente worden gecoördineerd.

  • De verantwoordelijkheid van de leidinggevenden van de afdelingen ten aanzien van de beveiliging (ook t.a.v. collega's/medewerkers).

  • Reserveren van budget voor beveiliging in de begroting.

  • Inwinnen van extern advies over een systematische benadering van de beveiliging.

• Procedures

  • Procedures beschrijven de werkprocessen binnen de afdelingen, maar dienen tevens om de uitvoering achteraf te controleren.

  • Eisen die worden gesteld aan de eenvormigheid, duidelijkheid en controleerbaarheid van de procedures op de verschillende afdelingen.

  • De procedures in de verschillende beveiligingsplannen maken onverbrekelijk deel uit van het beveiligingsbeleid.

BIJLAGE 3. FUNCTIEBESCHRIJVING BEVEILIGINGSFUNCTIONARIS

Plaats in de organisatie

Rechtstreekse verantwoordelijkheid naar de burgemeester zonder tussenkomst van leidinggevenden in de lijn.

Algemene beschrijving

De beveiligingsfunctionaris wordt conform de PUN2001 door de burgemeester in deze taak benoemd. Daarbij dient in ieder geval sprake te zijn van functiescheiding tussen de beveiligingsfunctie en uitvoerende taken bij reisdocumenten (in overeenstemming met PUN art. 93 lid 10).

De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor:

• a) de coördinatie en aansturing van beveiligingsprocessen;

• b) het beheer van de beveiligingsprocedures c.q. het beveiligingsplan reisdocumenten;

• c) (het organiseren van) de controle op de beveiliging van reisdocumenten.

De werkzaamheden omvatten tenminste de volgende onderdelen:

• Organisatie van de beveiliging

  • het (laten) ontwikkelen van nieuwe beveiligingsprocedures;

  • het (laten) onderhouden / aanpassen van bestaande beveiligingsprocedures;

  • het (laten) bekend maken en toelichten van (nieuwe/gewijzigde) procedures bij medewerkers;

  • het (laten) verzorgen van de beveiligingsonderwerpen tijdens het werkoverleg;

  • het (laten) verzorgen van periodieke voorlichting (tenminste 1 × per jaar) op het gebied van beveiliging om het risicobewustzijn op peil te houden / te verhogen;

  • het (laten) maken van een opleidings- c.q. bewustwordingsprogramma voor medewerkers en leidinggevenden op het gebied van beveiliging;

  • overleg binnen de eigen organisatie of met derden indien de te behandelen beveiligingsaspecten raakvlakken vertonen met de beveiliging van reisdocumenten.

• Onderzoek naar de status van de beveiliging

  • het steekproefsgewijs (laten) uitvoeren van tussentijdse controles op de beveiliging aan de hand van het BeveiligingsNet;

  • het actualiseren van het beveiligingsplan reisdocumenten op basis van deze controles;

  • het bewaken van de uit te voeren acties voortvloeiende uit dit onderzoek of uit de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan;

  • het (laten) verrichten van onderzoek bij incidenten; doel hiervan is het leren van incidenten, opdat dergelijke situaties in de toekomst kunnen worden voorkomen.

• Rapportage en verantwoording

  algemeen/periodiek:

  • de uitkomsten of verrichtingen van de uit te voeren / uitgevoerde onderzoeken.

  specifiek/incidenteel:

  • gevaarlijk gedrag medewerker of niet volgen van procedures:

  • onderzoek bij twijfel omtrent de identiteit van een aanvrager;

  • geconstateerde tekortkomingen in de beveiligingsvoorzieningen;

  • wijziging van procedures / afspraken.

BIJLAGE 4. AANDACHTSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN VAN PROCEDURES

Procedures in het beveiligingsplan reisdocumenten hebben tot doel de voor de beveiliging relevante processen rondom de aanvraag, verstrekking, beheer, opslag en administratie van reisdocumenten vast te leggen. Procedures zijn een gestructureerde weerslag van de dagelijkse werkzaamheden en worden gebruikt voor instructie van medewerkers en als kader voor de (op beveiligingsaspecten gerichte) controle van de dagelijkse werkzaamheden door de leidinggevende of een (externe) onderzoeker. In de procedures staat hoe het is afgesproken en met behulp van de schriftelijke procedures kan worden nagegaan of wordt gewerkt zoals afgesproken.

Om aan deze tweeledige doelstelling (instructie en controle) te kunnen voldoen, is het van belang dat procedures de dagelijkse werkzaamheden zo precies mogelijk beschrijven en dat er elementen in zijn opgenomen, die maken dat achteraf kan worden nagegaan of werkelijk is gewerkt zoals afgesproken.

Procedures worden opgebouwd volgens de volgende aandachtspunten:

• TITEL EN DOEL

  ledere procedure heeft een naam, waardoor hij onderscheiden kan worden van andere procedures. Tevens wordt opgenomen wat de procedure beoogt vast te leggen.

• STATUS

  Een procedure legt vast hoe dient te worden gewerkt. De leidinggevenden en de beveiligingsfunctionaris (maar ook collega's onderling) kunnen medewerkers aanspreken op het al dan niet werken conform de procedure.

  In het geval van procedures rondom reisdocumenten wordt in dit verband vaak opgenomen dat de procedure deel uitmaakt van het beveiligingsplan reisdocumenten dat wordt vastgesteld door het bevoegd gezag. Gezien de vaak vertrouwelijke inhoud van beveiligingsprocedures wordt vermeld aan wie de procedure bekend wordt gemaakt.

• Versie/datum

  Procedures worden aangepast aan veranderende omstandigheden en worden daarom gedateerd.

• INHOUD

  Een feitelijke, volgtijdelijke beschrijving van werkprocessen:

  • voldoende gedetaileerd:

    namen en functies moeten worden genoemd, evenals concrete aanduidingen van gebruikte apparatuur, routes, ruimtes e.d.;

  • controleeerbaar:

    vaak wordt gewerkt met parafen waaruit achteraf kan worden opgemaakt wie wat heeft gedaan op welk moment. Dit vraagt om het gebruik van gestandaardiseerde formulieren. Dergelijke formulieren worden vaak opgenomen in de procedure;

  • te gebruiken voor instructie:

    er moet eenvoudige taal worden gebruikt en procedures moeten niet te lang zijn.

• Optioneel

  • Opnemen van een korte inleiding of toelichting op de achtergrond van de procedure.

  • Opnemen van stroomschema's zoals die gebruikt worden bij het opzetten van de administratieve organisatie.

  • Opnemen van verwijzingen:

    • -

      naar interne documenten, zoals afspraken met of procedures van andere afdelingen;

    • -

      naar externe documenten, zoals wet- en regelgeving, maar ook verzekeringseisen etc.

BIJLAGE 5. FUNCTIESCHEIDING

Functiescheiding heeft als doel misbruik of oneigenlijk gebruik van bevoegdheden te voorkomen. Functiescheiding maakt dat collega's elkaar (direct of achteraf) onderling kunnen controleren. Daarmee wordt de kans verkleind dat zij door ‘kwaadwillenden’ worden misleid (externe fraude) of dat zij, al dan niet onder druk van chantage, bedreiging of omkoping, misbruik maken van hun bevoegdheden (interne fraude).

De taken/verantwoordelijkheden in het proces van aanvraag tot uitreiking van reisdocumenten zijn de volgende:

• a) het autoriseren van de ambtenaren voor de toegang tot de geautomatiseerde systemen;

• b) het in ontvangst nemen van de aanvraag voor een reisdocument of bijschrijving;

• c) de beslissing op de aanvraag (= verstrekking);

• d) het scannen van het aanvraagformulier;

• e) het aanmaken van het digitale aanvraagbestand;

• f) het verzenden van de gedigitaliseerde aanvraag naar de producent;

• g) het ontvangen van gepersonaliseerde documenten en bijschrijvingsstickers;

• h) het beheer van de voorraad gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers;

• i) het uitreiken van het document of de bijschrijvingssticker;

• j) de financiële verantwoording;

• k) de beveiligingsfunctie.

De taken zijn uiteraard op verschillende manieren te groeperen. Daarbij dienen de verplichtingen uit de PUN als uitgangspunt te worden gehanteerd. De PUN schrijft functiescheiding voor:

• 1. tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de aanvraag (de verstrekking) (PUN art. 93 lid 2).

  Hiervoor geldt dat dit zoveel mogelijk in de procedures dient te zijn opgenomen.

• 2. tussen verstrekking en uitreiking en beheer (PUN art. 93 lid 1c).

  Slechts indien dit door een te geringe personele capaciteit onmogelijk is, kan tijdelijk van dit voorschrift worden afgeweken. Voor die gevallen gelden specifieke voorschriften:

  vastleggen reden en moment, vastleggen welke ambtenaren betrokken waren, bewaren aanvraagformulieren en gegevens over de aldus verstrekte documenten, achteraf controle van het proces.

• 3. tussen de beveiligingsfunctionaris en de andere taken op Burgerzaken (PUN art. 93 lid 12).

  Doel hiervan is te voorkomen dat het Hoofd (of één van de medewerkers) van de afdeling Burgerzaken zichzelf vanuit de functie van beveiligingsfunctionaris moet controleren.

Een mogelijke groepering van taken over de medewerkers is:

• a) De ambtenaren worden geautoriseerd door de autorisatiebevoegde reisdocumenten (ABR).

• b) De medewerker die de aanvraag in ontvangst neemt:

  • controleert de gegevens die de aanvrager overlegt;

  • verifieert de identiteit van de aanvrager;

  • controleert de foto en bevestigt deze op het aanvraagformulier;

  • laat de aanvrager zijn handtekening op het aanvraagformulier zetten.

• c) De medewerker die de formele beslissing op de aanvraag (verstrekking) neemt:

  • controleert de gegevens in het aanvraagdossier;

  • controleert de signaleringslijst (kan ook in stap b) plaatsvinden)

  • controleert of het aanvraagformulier volledig is ingevuld;

  • parafeert (als alles in orde is) de aanvraag ten teken van de juridische verstrekking.

    Eventueel kan in stap b) een kopie van het oude document worden gemaakt, die samen met eventuele andere relevante stukken (bijvoorbeeld een verklaring van vermissing, een P.V. van vermissing, een verklaring van toestemming, etc.) in het aanvraagdossier wordt gedaan. In stap c) kan de medewerker die de beslissing op de aanvraag neemt dan tevens een aanvullende check op de identiteitsverificatie uitvoeren door de foto's en de handtekeningen te controleren.

• d) Een daartoe geautoriseerde medewerker scant het aanvraagformulier.

• e) Een daartoe geautoriseerde medewerker maakt het digitale aanvraagbestand aan door het gescande aanvraagformulier te koppelen aan de gegevens in de reisdocumentenmodule van de GBA.

• f) Een daartoe geautoriseerde medewerker verzendt het digitale aanvraagbestand naar de producent.

• g) Een ontvangstbevoegde medewerker neemt de geleverde zending in ontvangst.

• h) Eén van de medewerkers voert het beheer over de voorraad gepersonaliseerde reisdocumenten en bijschrijvingsstickers. Eén van de elementen van het beheer is een periodieke vergelijking van het aantal in voorraad aanwezige documenten met het aantal geleverde en uitgereikte documenten.

• i) De medewerker die het gepersonaliseerde document uitreikt (of de bijschrijvingssticker aanbrengt), verifieert opnieuw de identiteit van de aanvrager aan de hand van het nieuwe en het oude document (foto-foto en foto-persoon vergelijking)

• j) De financiële verantwoording rond het document gebeurt door de medewerker die de aanvrager laat betalen bij de aanvraag. Bij de financiële verantwoording hoort ook het periodiek controleren of het aantal (en de soort) aanvragen in overeenstemming is met de hoeveelheid geld die voor de documenten en bijschrijvingsstickers is ontvangen en de hoeveelheid aanvraagbestanden die zijn verstuurd naar de producent.

• k) De beveiligingsfunctionaris beheert het beveiligingsplan en ziet toe op de naleving van de daarin opgenomen procedures.

De implicaties van de verplichtingen op het vlak van de functiescheiding voor de verdeling van deze taken zijn de volgende:

• Functiescheiding tussen het in behandeling nemen van de aanvraag en de beslissing op de aanvraag betekent dat de stappen b) en c) gescheiden zijn.

• Functiescheiding tussen verstrekking en uitreiking en beheer betekent dat de stappen c) h) en i) door verschillende ambtenaren worden verricht.

• De functie van beveiligingsfunctionaris (stap k) moet gescheiden zijn is van alle andere taken.

BIJLAGE 6. AANDACHTSPUNTEN LOGISCHE EN FYSIEKE TOEGANGSBEVEILIGING

Voor de controle op de logische en fysieke toegangsbeveiliging maken we gebruik van sleutels, key-cards, persoonsgebonden identificatiekaarten (Identificatiekaarten Aanvraagsysteem Reisdocumenten - IAR) en codes (PIN-codes van het RAAS en codes van het toegangssysteem). Een procedure voor de uitgifte en het beheer van deze middelen dient niet alleen om de afdeling Burgerzaken en de opslagvoorzieningen te vrijwaren tegen bezoekers die daar niets te zoeken hebben, maar is ook een instrument in het kader van zorgvuldige autorisatie. Een goede procedure bevat in elk geval de volgende elementen:

• beheer en uitgifte van sleutels, persoonsgebonden identificatiekaarten en codes geschiedt volgens een autorisatieregister;

• uitgifte van key-cards, codes en sleutels geschiedt alleen met toestemming van het afdelingshoofd;

• uitgifte van persoonsgebonden identificatiekaarten geschiedt door de autorisatiebevoegde reisdocumenten;

• persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes mogen nooit worden uitgeleend of bekend gemaakt aan anderen (ook collega's);

• bij ontvangst en in gebruik stelling van een persoonsgebonden identificatiekaart moet de kaarthouder de bijbehorende PIN-code direct wijzigen; de nieuwe PIN-code dient men te archiveren in een gesloten envelop in een kluis;

• persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes dienen altijd gescheiden te worden bewaard;

• persoonsgebonden identificatiekaarten die niet in gebruik zijn (zoals reservekaarten) dienen te worden opgeslagen in een kluis;

• het zorgvuldig gebruik van persoonsgebonden identificatiekaarten en PIN-codes dient regelmatig gecontroleerd te worden door het nalopen van systeemsignalen en log-files;

• ook het inleveren en omruilen van sleutels en persoonsgebonden identificatiekaarten moet worden vastgelegd;

• de autorisatiebevoegde reisdocumenten dient de persoonsgebonden identificatiekaarten die defect, verloren, verlopen, gecompromitteerd of niet langer in gebruik zijn in te trekken op het RAAS;

• vernietiging van persoonsgebonden identificatiekaarten gebeurt door de autorisatiebevoegde reisdocumenten die de identificatiekaarten heeft uitgegeven; daarbij wordt de medewerker kwijting verleend;

• bij functiewijziging en/of vertrek van één van de medewerkers worden de hem bekende codes gewijzigd;

• bij functiewijziging en/of vertrek van één van de medewerkers worden de hem verstrekte sleutels en de persoonsgebonden identificatiekaart ingenomen en het briefje met de aan hem verstrekte PIN-code vernietigd; daarbij wordt de medewerker kwijting verleend;

• actieve sleutels en persoonsgebonden identificatiekaarten mogen niet door medewerkers mee naar huis worden genomen;

• sleutels en persoonsgebonden identificatiekaarten worden zo mogelijk opgeborgen in een beveiligde voorziening of sleutelkast;

• voor toegang tot het RAAS door een servicemedewerker van de producent dient de autorisatiebevoegde reisdocumenten toestemming te verlenen; er dient een procedure te zijn die voorziet in de gecontroleerde toegang tot het RAAS door servicemedewerkers van de producent.

BIJLAGE 7A. VOORBEELDPROCEDURE IDENTIFICERENDE VRAGEN

Doel	De procedure beschrijft de werkwijze die wordt gehanteerd als bij een aanvraag de identiteit van de aanvrager niet (voldoende) kan worden geverifieerd aan de hand van identiteitsdocumenten.
Status	Deze procedure maakt deel uit van het beveiligingsplan reisdocumenten van de gemeente X. De inhoud van deze procedure is vertrouwelijk en dient uitsluitend bekend te zijn aan de betrokken medewerkers op de afdeling Burgerzaken en aan de beveiligingsfunctionaris.
Versie	.... / .... (datum)

Inleiding

In situaties waarin geen oud document kan worden overgelegd, of wanneer om enigerlei reden getwijfeld wordt aan de identiteit van de aanvrager geschiedt de identiteitsverificatie onder meer op basis van identificerende vragen. Kwaadwillende aanvragers kunnen zich hierop voorbereiden. Daarom worden zoveel mogelijk moeilijke en gevarieerde vragen gesteld en wordt een norm gehanteerd omtrent het aantal foute antwoorden dat wordt toegestaan. Het vragenformulier wordt ondertekend door de ambtenaar.

• 1. De wijze waarop de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden, wordt aangetekend op het aanvraagformulier.

• 2. Als geen oud document kan worden overgelegd, wordt voor de verificatie van de identiteit gebruik gemaakt van bijgaand vragenformulier dat aan de balie wordt ingevuld zonder dat de aanvrager kan overleggen met eventuele omstanders. (In geval de aanvrager een jongere/kind is, wordt vermeden dat de ouders antwoorden geven.)

• 3. Er worden minimaal 8 vragen aangekruist. Uit iedere sectie wordt tenminste één vraag gesteld en geverifieerd aan de hand van de GBA-gegevens. De aanvrager mag bij het beantwoorden niet meer dan 2 fouten maken.

• 4. Indien de aanvrager meer dan 2 fouten maakt, wordt geconcludeerd dat zijn identiteit langs deze weg niet eenduidig is te verifiëren. In overleg met het afdelingshoofd wordt vervolgens vastgesteld op welke wijze verificatie dan alsnog dient te geschieden. In ieder geval vindt de definitieve identiteitsverificatie op dat moment niet plaats en wordt geen aanvraagbestand aangemaakt.

• 5. Het door de ambtenaar ondertekende formulier ‘identificerende vragen’ wordt toegevoegd aan het aanvraagdossier.

Opmerking:

identificerende vragen stellen aan kinderen en zeker aan jonge kinderen die geen of nauwelijks Nederlands spreken, is in de praktijk slecht toepasbaar. Helaas zijn de mogelijkheden voor nadere verificatie van de identiteit beperkt. Ook bij allochtone aanvragers is het verifiëren van de identiteit op basis van identificerende vragen gecompliceerd. In andere culturen hebben verjaardagen en geboortedata een andere status dan in de West-Europese, hetgeen maakt dat aanvragers minder bekend zijn met deze gegevens. Dit vraagt extra aandacht en een manier van identiteitsvaststelling die recht doet aan deze cultuurverschillen zonder de identiteitsbepaling te versoepelen.

BIJLAGE 8. TIPS VOOR FOTO-FOTO EN FOTO-PERSOON VERGELIJKING

Acceptatiecriteria voor de pasfoto

De pasfoto voor een nieuw reisdocument moet voldoen aan de acceptatiecriteria zoals vermeld in de fotomatrix. De fotomatrix is opgenomen in bijlage L van de paspoortuitvoeringsregelingen. In de uitvoeringsregelingen (art. 28 PUN, art. 42 PUB, art. 17 PUKMAR, art. 40 PUNA) is bepaald onder welke voorwaarden van één of meer acceptatiecriteria kan worden afgeweken.

Foto-persoon vergelijking

Bij de controle op overeenkomsten tussen de persoon van de aanvrager en de foto die hij inlevert of de foto in het oude document dat hij overlegt, moet worden gelet op typische bij voorkeur onveranderbare kenmerken:

• gezichtsvorm (kaaklijn): rond, ovaal, langwerpig, peervormig;

• raskenmerken (Kaukasisch, Aziatisch, negroïde, Zuid-Amerikaans, mongoloïde);

• huidskleur (zonnebank?);

• haarsoort (sluik, golvend, krullend), haarkleur (geverfd?), haardracht (permanent?);

• vorm en afmetingen van de oren;

• oogkleur;

• littekens, tatoeages (stamtekens), (hennatatouage?);

• moedervlekken;

• sproeten;

• pukkels, puistjes;

• wenkbrauw, oog-, neus, mond- en oorlijn;

• indien een oor zichtbaar is: binnenoor, buitenoor, oorlel.

Probeer, zeker bij twijfel, de persoon te bekijken vanuit het perspectief van de foto, dus met het hoofd in dezelfde houding. Vergelijk:

• neuslijn t.o.v. de positie van oren (oorlellen);

• (indien zichtbaar) de stand en de vorm van de tanden

• de wenkbrauw-, oog- en mondlijn

Foto-foto vergelijking

Bij vergelijking van verschillende pasfoto's gelden dezelfde aandachtspunten als bij foto-persoon vergelijking. Extra tips zijn:

• kijk met twee personen;

• verdeel het gezicht in segmenten (haar, wenkbrauw-, oog-, oor-, neus- en mondlijn);

• vergelijk de onderlinge stand van oren, mond, neus en ogen;

• vergelijk de vorm van:

• -

  oren (groot/klein);

• -

  neus (smal/spits), neusbeen;

• -

  ogen (ovaal/rond);

• -

  mond (groot/klein);

• -

  lippen (dik/dun, vnl. de bovenlip);

• -

  de invloed van make-up.

Tip: Bekijk de foto's op de kop. Omdat de invloed van het gehele gezicht dan minder dominant wordt, wordt het makkelijker de foto's objectief/wetenschappelijk te bekijken en onderlinge afstanden, verhoudingen en vormen te vergelijken.

BIJLAGE 9. CHECKLIST BEVEILIGINGSPLAN

Het beveiligingsplan is een ‘levend document’ dat jaarlijks wordt bijgesteld naar aanleiding van het periodieke onderzoek naar de effectiviteit en doelmatigheid van de beveiliging of na tussentijdse wijzigingen van procedures of voorzieningen. Het beveiligingsplan dient in ieder geval de volgende onderdelen te bevatten:

• 0. Verantwoording (datum laatste wijziging, aantal exemplaren, handtekeningen etc.)

• 1. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van (het onderhoud van) de beveiliging

• 2. De beleidsnotitie van het bevoegd gezag

• 3. De organisatie van de beveiliging

  • 3.1. Beveiligingsadviescommissie

  • 3.2. Functiebeschrijving van de beveiligingsfunctionaris

  • 3.3. Autorisatie: bevoegdheden en procedures

  • 3.4. Sleutel-, key-cards- en code-beheersing

  • 3.5. Functiescheiding

  • 3.6. Communicatieplan

  • 3.7. Ondersteuning van personeel in geval van bedreiging of dwang (incl. slachtofferzorg)

  • 3.8. Opleiding en training

• 4. De bouwkundige/fysieke maatregelen

  • 4.1. Algemene inbraakwerende voorzieningen

  • 4.2. Voorzieningen binnen en buiten openingstijden

  • 4.3. Serviceafspraken met de alarmcentrale en procedure bij uitval, storing of onderhoud van het alarmsysteem

• 5. De ICT-maatregelen

• 6. De procedures voor het beheer van reisdocumenten

  • 6.1. Voorraadbeheer en inventarisatie voorraden

  • 6.2. Formulier dagomzet (dagstaat)

  • 6.3. Wat te doen bij afwijking in voorraden

• 7. De procedures voor de werkwijze aan het loket

  • 7.1. Verificatie van de identiteit van de aanvrager (bij aanvraag en uitreiken)

  • 7.2. Identificerende vragen

  • 7.3. Controle op ingeleverde documenten

  • 7.4. Hoe te handelen bij agressief gedrag van publiek

  • 7.5. Hoe te handelen in geval van een overval

  • 7.6. Onttrekking en vernietiging van reisdocumenten

• 8. De procedures op het gebied van personeel & organisatie

  • 8.1. Antecedentenonderzoek van nieuwe medewerkers

  • 8.2. Introductie van nieuwe medewerkers

  • 8.3. Afspraken over inzet van andere afdelingen

• 9. Het onderzoek naar de beveiligingsmaatregelen

  • 9.1. Procedure van periodiek onderzoek naar effectiviteit/doelmatigheid van de beveiliging

  • 9.2. De resultaten van het jaarlijkse interne (of externe) onderzoek aan de hand van het BeveiligingsNet

  • 9.3. Actielijst met verbeterpunten

Bijlage F. Overzicht aanvraaggegevens

• 1. Reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten

  Deze lijst geldt voor reisdocumenten niet zijnde nooddocumenten. De onderstaande rubrieken moeten worden ingevuld, voor zover op de aanvraag van toepassing.

  • -

    Aanvraagnummer

  • -

    Datum aanvraag

  • -

    Spoedaanvraag (alleen voor gemeenten)

  • -

    Soort reisdocument

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – soort

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – nummer

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – datum einde geldigheid

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – autoriteit verstrekking

  • -

    Sofi-nummer (alleen voor Nederlanders die in een gemeentelijke basisadministatie zijn ingeschreven)

  • -

    Nationaliteit

  • -

    Geslachtsnaam

  • -

    Voorvoegsel geslachtsnaam

  • -

    Adellijke titel/ predikaat

  • -

    Voornamen

  • -

    Geboortedatum

  • -

    Geboorteplaats

  • -

    Geslacht

  • -

    Lengte

  • -

    Adres

  • -

    Postcode+Woonplaats

  • -

    Bijschrijven kinderen (aantal kb)

  • -

    Documentnummer ouder (als ks)

  • -

    Toestemming wettelijke vertegenwoordiger(s)

  • -

    Verblijfsdocument – nummer

  • -

    Verblijfsdocument – datum einde geldigheid

  • -

    Aanduiding vermissing

  • -

    Datum Verklaring vermissing

  • -

    Proces verbaal vermissing vorig document – nummer

  • -

    Vermist reisdocument – nummer

  • -

    Vermist reisdocument – autoriteit verstrekking

  • -

    Verzoek originele aanvraag vermist document

  • -

    Vermelding partner (SC I)

  • -

    Geslachtsnaam partner

  • -

    Voorvoegsel geslachtsnaam partner

  • -

    Adellijke titel partner

  • -

    Pseudoniem (SC IV)

  • -

    Niet in staat tot ondertekening (SC V)

  • -

    XXA (staatloze) (SC XIb)

  • -

    Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van (SC XII)

• 2. Nooddocumenten

  Deze lijst geldt voor nooddocumenten. De onderstaande rubrieken moeten worden ingevuld, voor zover op de aanvraag van toepassing.

  • -

    Aanvraagnummer

  • -

    Datum aanvraag

  • -

    Soort reisdocument

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – soort

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – nummer

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – datum einde geldigheid

  • -

    Huidig reisdocument/ bijschrijving – autoriteit verstrekking

  • -

    Nationaliteit

  • -

    Geslachtsnaam

  • -

    Voorvoegsel geslachtsnaam

  • -

    Adellijke titel/ predikaat

  • -

    Voornamen

  • -

    Geboortedatum

  • -

    Geboorteplaats

  • -

    Geslacht

  • -

    Lengte

  • -

    Adres

  • -

    Postcode+Woonplaats

  • -

    Toestemming wettelijke vertegenwoordiger(s)

  • -

    Aanduiding vermissing

  • -

    Datum Verklaring vermissing

  • -

    Proces verbaal vermissing vorig document – nummer

  • -

    Vermist reisdocument – nummer

  • -

    Vermist reisdocument – autoriteit verstrekking

  • -

    Niet in staat tot ondertekening (SC V)

  • -

    Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van (SC XII)

Bijlage G. Tot verstrekking van paspoorten bevoegde buitenlandse posten

Abidjan	Khartoem	Seoul
Abu Dhabi	Kiev	Shanghai
Accra	Kigali	Singapore
Addis Abeba	Kinshasa	Skopje
Algiers	Kobe	St. Petersburg
Almaty	Koeweit	Sofia
Amman	Kopenhagen	Stockholm
Ankara	Kuala Lumpur	Sydney
Antwerpen	La Paz	Tallinn
Asmara	Lagos	Teheran
Athene	Lima	Tel Aviv
Bagdad	Lissabon	Tirana
Bamako	Ljubljana	Tokyo
Bangkok	Londen	Toronto
Barcelona	Los Angeles	Tripoli
Beiroet	Luanda	Tunis
Belgrado	Lusaka	Valletta
Berlijn	Luxemburg	Vancouver
Bern	Madrid	Vilnius
Boedapest	Managua	Warschau
Boekarest	Manilla	Washington
Bombay	Maputo	Wellington
Brasilia	Mexico	Wenen
Bratislava	Miami	Windhoek
Brussel	Milaan	Zagreb
Buenos Aires	Montevideo
Cairo	Montreal
Canberra	Moskou
Caracas	München
Chicago	Muscat
Colombo	Nairobi
Cotonou	New Delhi
Dakar	New York
Damascus	Oslo
Dar es Salaam	Ottawa
Dhaka	Ouagadougou
Dubai	Paramaribo
Dublin	Parijs
Düsseldorf	Peking
Frankfurt a/d Main	Port of Spain
Guangzhou	Praag
Guatemala	Pretoria
Hamburg	Quito
Hanoi	Rabat
Harare	Riga
Havanna	Rio de Janeiro
Helsinki	Riyadh
Ho Chi Minh stad	Rome
Hongkong	Sana'a
Islamabad	San José
Istanbul	Sante Fé de Bogota
Jakarta	Santiago de Chile
Kaapstad	Santo Domingo
Kampala	Sao Paulo
Karachi	Sarajevo

Bijlage H. Tot verstrekking van Nederlandse identiteitskaarten bevoegde buitenlandse posten

Ankara

Antwerpen

Athene

Barcelona

Berlijn

Bern

Boedapest

Bratislava

Brussel

Dublin

Düsseldorf

Frankfurt

Hamburg

Helsinki

Istanbul

Kopenhagen

Lissabon

Ljubljana

Londen

Luxemburg

Madrid

Milaan

München

Nicosia

Oslo

Parijs

Praag

Riga

Rome

Stockholm

Tallinn

Valletta

Vilnius

Warschau

Wenen

Bijlage I. Normering IAR-kaarten

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verstrekt vijf identificatiekaarten (IAR-kaarten) per door BZK beschikbaar gesteld reisdocumentenstation (RAAS). Deze worden kosteloos aan de uitgevende instantie ter beschikking gesteld. In de gevallen waar door BZK aanvullend nog een werkstation beschikbaar is gesteld, geldt dat voor dit werkstation kosteloos drie IAR-kaarten beschikbaar worden gesteld.

Een uitgiftelocatie kan extra IAR-kaarten aanvragen. IAR-kaarten mogen alleen worden aangevraagd voor vaste medewerkers, met een maximum van 20 operationele IAR-kaarten per uitgiftelocatie. Deze grens is vastgesteld uit oogpunt van beveiliging. De kosten voor deze extra IAR-kaarten worden door het Agentschap BPR gefactureerd ten laste van de uitgevende instanties.

Per kalenderjaar worden er per uitgiftelocatie maximaal twee IAR-kaarten kosteloos ter beschikking gesteld, bijv. in verband met verloop van personeel. De kosten van een hoger aantal IAR-kaarten worden, onder aftrek van de twee kosteloos te verstrekken IAR-kaarten, door het Agentschap BPR gefactureerd ten laste van de uitgevende instantie.

Indien een uitgiftelocatie IAR-kaarten moet aanvragen in verband met diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik, worden de kosten door het Agentschap BPR gefactureerd ten laste van de uitgevende instantie. De uitgevende instantie dient diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik van IAR-kaarten direct te melden bij Sdu Identification, zodat deze IAR-kaarten kunnen worden geblokkeerd. IAR-kaarten die defect raken bij initiële uitlevering of wegens technische mankementen worden kosteloos vervangen.

De leveringstermijn van IAR-kaarten bedraagt circa een week. Spoedaanvragen worden alleen gehonoreerd als het een calamiteit betreft, in samenhang met het plaatsen van een nieuw RAAS en/of werkstation. In dat geval is de leveringstermijn gelijk aan de standaard leveringstermijn van reisdocumenten.

Spoedaanvragen gaan vergezeld van een fax aan Sdu Identification (ordermanagement, faxnummer 023-5184305).

De kosten van extra IAR-kaarten bedragen € 52,64 per kaart. De kosten van IAR-kaarten, ingeval van een spoedaanvraag, bedragen € 79,87 per kaart.

Facturering van extra IAR-kaarten door het Agentschap BPR zal op jaarbasis plaatsvinden.

Bijlage J. Invulinstructie laissez-passer

	Algemene opmerkingen
	Het laissez passer wordt handmatig ingevuld op de hierna weergegeven wijze.
	Invulinstructie per rubriek
Type	LP
Code	NLD
Document- nummer	Het documentnummer dat in het document geperforeerd is, overnemen.
Naam	De naam van de houder in volgorde:
	– Adellijke titel	– voluit
	– Voorvoegsel voor de achternaam	– voluit
	– Achternaam	– geslachtsnaam houder
Voornamen	Voornamen van de houder in volgorde:
	– Adellijke predikaat	– voluit (facultatief)
	– Voornamen	– voluit
	Indien geen voornamen worden ingevuld wordt dit aangegeven met drie liggende streepjes, ---.
	Algemene opmerking: Indien de naam niet past in de hiervoor bestemde ruimte m.b.v. standaardclausule II verwijzen naar pagina 3.
Nationaliteit	Alleen in te vullen bij Nederlanders. In andere gevallen drie liggende streepjes, ---.
Geslacht	M: man V/F: vrouw
Lengte	Voorbeeld: 1,82m (Cijfermatig in meters en centimeters vermelden gevolgd door afkorting m).
Geboortedatum	Vermelden iVermelden in volgorde: n formaat dd XXX eejj – Twee posities dagaanduiding in cijfers. – Spatie – Eerste drie posities voor maandaanduiding (zie lijst hierna vermeld) – Spatie – Laatste vier posities eeuw- en jaartalaanduiding
	Lijst maandafkortingen: JAN FEB MAA APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC
	Voorbeelden: 00 --- 1956 00 JAN 1984 19 JAN 1984 Bij de toekenning van een reisdocument wordt altijd een eeuw- en jaartal aanduiding opgenomen.
Afgiftedatum	Zie geboortedatum
Geboorteplaats	Geboorteplaatsnaam vermelden
Geldig tot	Datum tot wanneer het document geldig is. Datum weergeven zoals aangegeven bij geboortedatum.
Autoriteit	Gouverneur van Minister van Buitenlandse Zaken Ambassadeur te Consul-Generaal te Consul te Hfd. cons. afd. te
Waarmerking	Stempel autoriteit moet over de foto vallen.
Handtekening	De houder plaatst zijn handtekening op de bestemde plaats onder de foto.
Opmerkingen	Pagina 3 is te gebruiken voor opmerkingen van bevoegde instanties. Op deze pagina worden de datum waarop het reisdocument uiterlijk moet worden ingeleverd en de autoriteit bij wie de inlevering dient plaats te vinden ingevuld.
Lamineren	Het document wordt na invulling van de houderpagina gelamineerd. Dit gebeurt niet met een laminator maar door middel van koud laminaat dat als een sticker wordt geplakt. Door de beschermlaag op de achterzijde van de folie te verwijderen kan de folie, zonder gebruik van hulpmiddelen, over de houderpagina worden geplakt.

Bijlage L. Fotomatrix

[Red: Ligt ter inzage bij het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.]

1. De ambtenaar geeft in het aanvraagformulier desgewenst de burgerlijke staat van de aanvrager aan. Afhankelijk van de ruimte op de houderpagina brengt de producent de uitgeschreven of afgekorte versie van de betreffende standaardclausule aan. Indien er niet genoeg ruimte is op de houderpagina wordt de tekst van de standaardclausule op een vervolgpagina aangebracht. ^ [1]
2. De ambtenaar geeft in het aanvraagformulier desgewenst de burgerlijke staat van de aanvrager aan. Afhankelijk van de ruimte op de houderpagina brengt de producent de uitgeschreven of afgekorte versie van de betreffende standaardclausule aan. Indien er niet genoeg ruimte is op de houderpagina wordt de tekst van de standaardclausule op een vervolgpagina aangebracht. ^ [2]
3. De wettelijke eisen zijn gebaseerd op de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN), inclusief toelichtingen en aanvullende ministeriële circulaires. ^ [3]
4. De elektronische versie van het BeveiligingsNet print het resultatenschema en het actieplan. Tevens wordt het actieplan als Word-document opgeslagen. U kunt zelf in dit document verder werken. De PUN (art. 94) schrijft voor dat de beveiliging rondom de reisdocumenten jaarlijks wordt geëvalueerd aan de hand van het BeveiligingsNet. De geconstateerde afwijkingen moeten schriftelijk worden vastgelegd en tenminste vijf jaar naast het beveiligingsplan worden bewaard. Het resultatenschema en een ingevuld actieplan kunnen dienen als basis voor deze jaarlijkse rapportage. ^ [4]