Overeenkomst tussen de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg [...] personen (met Uitvoeringsprotocol met Bijlagen), Brussel, 09-01-2024

Geraadpleegd op 15-03-2025.
Geldend van 01-02-2025 t/m heden

Overeenkomst tussen de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) en Mongolië betreffende de terug- en overname van onregelmatig verblijvende personen (met Uitvoeringsprotocol met Bijlagen)

Authentiek : EN

Agreement between Mongolia and the Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) on the readmission of persons staying without authorisation

The Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands, acting jointly by virtue of the provisions of the Convention concluded on 11 April 1960 on the transfer of control of persons to the external frontiers of Benelux territory (the Benelux States) and Mongolia;

hereinafter referred to as “the Parties”;

Desiring to develop and further strengthen the friendly relations between the Parties;

Striving to promote cooperation between the Parties and to improve communication between them in order to better execute the laws and regulations on the circulation of persons;

Striving to reconfirm their common desire to effectively combat the illegal immigration of their respective nationals;

Recalling the obligation under international law to readmit their own nationals, in particular as provided for in Article 12(4) of the International Covenant of 16 December 1966 on Civil and Political Rights;

Striving to facilitate, on the basis of reciprocity, the readmission of persons having entered into and/or residing on the territory of another Party without authorisation;

Concerned to ensure that such readmission takes place quickly and safely, according to procedures which guarantee respect for human dignity;

Have agreed as follows:

SECTION I. DEFINITIONS AND SCOPE

Article 1. Definitions and scope

For the purpose of this Agreement:

1. “Territory” shall mean:
- – for Mongolia: the territory of Mongolia;
- – for the Benelux States: the combined territory in Europe of the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands;
2. “Readmission” shall mean the removal by the competent authority of the Requesting State and admission by the competent authority of the Requested State of an own national of the Requested State, who does not fulfil, or no longer fulfils, the conditions for entry into or residence on the territory of the Requesting State, under the conditions provided for in this Agreement;
3. “Own national” shall mean any person who holds the nationality of Mongolia or one of the Benelux States;
4. “Requesting State” shall mean the State on whose territory a person who has entered and/or is residing without authorisation is present and which requests the readmission of this person, under the conditions provided for in this Agreement;
5. “Requested State” shall mean the State which is asked to readmit a person who has entered and/or is residing without authorisation on its territory, under the conditions provided for in this Agreement;
6. “Diplomatic or consular representation of the Requested State” shall mean the diplomatic or consular representation of the Requested State accredited to the Requesting State;
7. “Residence permit” shall mean a permit of any type issued by one of the Parties entitling a person to reside on its territory. This shall not include temporary permission to remain in connection with the processing of an asylum application or an application for a residence permit.

SECTION II. READMISSION OBLIGATIONS

Article 2. Readmission of own nationals

1 Each Party shall readmit, upon application by the other Party and without further formalities other than those provided for in this Agreement, any person to its territory who does not fulfil, or no longer fulfils, the conditions for entry into or residence on the territory of the Requesting State provided that it is proved, or may be validly assumed on the basis of prima facie evidence furnished, that the person has the nationality of the Requested State.

2 The readmission obligation in paragraph 1 also applies in the case of a person who, after entering the territory of the Requesting State, has been deprived of or renounced the nationality of the Requested State in accordance with its national legislation, unless the person concerned has at least been promised naturalisation by the Requesting State.

3 Each Party shall also readmit:
- 1. minor unmarried children of the persons mentioned in paragraph 1, regardless of their place of birth or nationality, unless they have an independent right of residence on the territory of the Requesting State;
- 2. spouses holding another nationality than that of the persons mentioned in paragraph 1, provided they either have the right to enter and stay or receive the right to enter and stay in the territory of the Requested State, unless they have an independent right of residence on the territory of the Requesting State.

4 Upon application by the Requesting State, and in accordance with the provisions of Article 5(4), the Requested State shall immediately issue the travel documents required for the return of the persons to be readmitted.

SECTION III. READMISSION PROCEDURE

Article 3. Submission of the readmission application

1 A readmission application on the basis of Article 2 shall be submitted in writing by official e-mail or other means of electronic communication to the competent authority of the Requested State.

2 Each readmission application shall contain the following information:
- 1. the particulars of the person concerned (surname, given names, any previous names, nicknames and pseudonyms, aliases, sex, date of birth and, if possible, place of birth and last place of residence on the territory of the Requested State) and, where applicable, the particulars of minor unmarried children and/or spouses;
- 2. copies of the means of evidence as referred to in Article 4;
- 3. fingerprints.

3 No readmission application is required in cases where the person to be readmitted is in possession of a valid travel document or identity card.

4 If the person to be readmitted is in the international zone of an airport of one of the Parties, the competent airport authorities may agree on a simplified procedure.

Article 4. Means of evidence regarding own nationals

1 Proof of nationality pursuant to Article 2 can be furnished through the documents listed in the Implementing Protocol to this Agreement. If such documents are presented, the Parties shall recognise the nationality without further formalities.

2 Prima facie evidence of nationality pursuant to Article 2 can be furnished through the documents or elements listed in the Implementing Protocol to this Agreement. If such documents or elements are presented, the Parties shall deem the nationality to be established, unless the Requested State can prove otherwise.

3 If none of the documents or elements mentioned in paragraph 1 or 2 can be presented, but the Requesting State believes that a presumption exists with regard to the nationality of the person to be readmitted, the competent authorities of the Requested State shall take the necessary measures to verify the nationality of the person concerned. If it is deemed necessary by the Requesting party, an interview with the person concerned shall be conducted in order to verify inter alia on the basis of the language in which the person communicates, whether the person is one of its own nationals.

4 The interview mentioned in paragraph 3 shall be performed by the diplomatic or consular representation of the Requested State, or a delegation of the Requested State invited by the Requesting State, or by any other expert appointed by mutual agreement.

Article 5. Time limits

1 The readmission application for a State´s own national can be submitted at any time by the competent authority of the Requesting State, if it has been established that the person concerned does not fulfil, or no longer fulfils, the conditions for entry into or residence on the territory of the Requesting State.

2 A readmission application shall be replied to immediately, and in any event no later than within thirty (30) calendar days, and every refusal shall be substantiated. This time limit begins to run from the date of receipt of the readmission application. Upon duly motivated request of the Requested State the time limit can be extended up to fifteen (15) calendar days. If there is no reply within this time limit, the transfer shall be deemed to have been agreed to.

3 After agreement to the readmission, or after expiry of the time limit, the Requesting State shall transfer the person whose readmission has been agreed to immediately, and in any case no later than within six (6) months. Upon request, this time limit may be extended by the time taken to deal with legal or practical obstacles. The Requested State shall readmit the person whose readmission has been agreed to without further formalities.

4 After approval of the readmission application, at the request of the Requesting State, the Requested State shall provide immediately, and in any case no later than within five (5) working days, the travel document required for the return of the person to be readmitted, bearing his name and with a period of validity of at least six (6) months. If, for legal or factual reasons, the person concerned cannot be transferred within the period of validity of the travel document that was initially issued, the Requested State shall, within five (5) working days, issue a new travel document with a period of validity of the same duration.

Article 6. Transfer modalities and modes of transportation

1 Before transferring a person, the competent authorities of the Requesting State shall notify in writing by official e-mail or other means of electronic communication the competent authorities of the Requested State regarding the date and the modalities of the transfer as well as the possible use of escorts.

2 The notification concerning the transfer shall, where applicable, also contain the following information:
- 1. data concerning the health of the person, provided that the person concerned has explicitly agreed to this;
- 2. assistance which the transferee may require;
- 3. all other protection or security measures which may be necessary for this transfer.

3 Transfers generally take place by air, but may also be carried out by land. Transfer by air may take place by using both scheduled and charter flights.

Article 7. Readmission in error

1 The Requesting State shall take back any person readmitted by the Requested State if within a period of thirty (30) calendar days after the transfer, it is established that the requirements laid down in Articles 2 are not met.

2 In the cases mentioned in paragraph 1, the procedural provisions of this Readmission Agreement shall apply mutatis mutandis and all available information relating to the actual identity and nationality of the person to be taken back shall be provided.

SECTION IV. COSTS

Article 8. Costs

1 Without prejudice to the right of the competent authorities to recover the costs associated with the readmission from the person to be readmitted, all costs shall be borne by the Requesting State.

2 Costs incurred in connection with the issuance of a travel document shall be borne by the State issuing the travel document.

SECTION V. DATA PROTECTION AND NON-AFFECTION CLAUSE

Article 9. Data protection

The communication of personal data shall only take place if such communication is necessary for the implementation of this Agreement. The processing and treatment of personal data by the competent authorities of the Parties in a particular case shall be subject to the domestic laws of Mongolia and, where the processing and treatment is done by a competent authority of a State of the Benelux, to the provisions of Regulation 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and of the relevant national legislation adopted pursuant to this Regulation. Additionally, the following principles shall apply:

1. Personal data shall be processed fairly, lawfully and in a transparent manner in relation to the data subject;
2. Personal data shall be collected for the specified, explicit and legitimate purpose of implementing this Agreement and not further processed by the communicating authority nor by the receiving authority in a way incompatible with that purpose;
3. Personal data shall be adequate, relevant and not excessive in relation to the purpose for which they are collected and/or further processed; in particular, personal data communicated may concern only the following:
- 1. the particulars of the person to be readmitted (surnames, given names, any previous names, other names used/by which known or aliases, sex, civil status, date and place of birth, current and previous nationality);
- 2. passport, identity card or driving licence (number, period of validity, date of issue, issuing authority, place of issue)
- 3. stop-overs and itineraries;
- 4. other information needed to identify the person to be readmitted or to examine the readmission requirements pursuant to this Agreement including photographs and fingerprints;
- 5. special circumstances relating to the transferee, including information on the assistance which the transferee may require and on other protection or security measures which may be necessary for the transfer;
4. Personal data shall be accurate and, where necessary, kept up-to-date;
5. Personal data shall be kept in a form which permits identification of data subjects for no longer than is necessary for the purpose for which the data were collected or for which they are further processed;
6. Personal data shall be processed in a manner that ensures appropriate security of the personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage, using appropriate technical or organisational measures;
7. Both the communicating and the receiving authority shall take every reasonable step to ensure as appropriate the rectification, erasure or blocking of personal data where the processing does not comply with the provisions of this Article, in particular because those data are not adequate, relevant, accurate or they are excessive in relation to the purpose of processing. This includes the notification of any rectification, erasure or blocking to the other Party;
8. Upon request, the receiving authority shall inform the communicating authority of the use of the communicated data and of the results obtained therefrom;
9. Personal data may only be communicated to the competent authorities. Further communication to other bodies requires the prior consent of the communicating authority;
10. The communicating and the receiving authorities are obliged to make a written record of the communication and receipt of personal data.

Article 10. Non-affection clause

This Agreement shall be without prejudice to the rights, obligations and responsibilities of the Parties arising from international law.

SECTION VI. IMPLEMENTATION AND APPLICATION

Article 11. Settlement of disputes

Any dispute arising from the interpretation, application or implementation of this Agreement shall be settled through diplomatic channels.

Article 12. Implementing Protocol

All necessary practical provisions for the implementation of this Agreement shall be laid down in the Implementing Protocol. The Implementing Protocol shall regulate inter alia:

1. the designation of the competent authorities of the Parties;
2. the designation of border crossing points;
3. the establishment of the means of evidence;
4. the conditions under which and the manner in which persons to be readmitted are escorted.

Article 13. Territorial application

With regard to the Kingdom of the Netherlands, application of this Agreement can be extended to Aruba, Curaçao, Sint Maarten and the Caribbean part of the Netherlands (Bonaire, Sint Eustatius and Saba) through a notification to the General Secretariat of the Benelux Union depositary of this Agreement, which shall inform the Parties thereof.

SECTION VII. FINAL PROVISIONS

Article 14. Depositary

The General Secretariat of the Benelux Union shall act as the Depositary to this Agreement and its Implementing Protocol. The Depositary shall provide each Signatory State with a certified copy of the original of this Agreement and its Implementing Protocol.

Article 15. Entry into force

1 This Agreement shall enter into force on the first day of the second month following the date of receipt by the depositary through diplomatic channels of the notifications of two Signatory States, one of which is Mongolia, to the effect that the internal formalities required for entry into force have been observed.

2 With regard to any other Signatory State, this Agreement shall enter into force on the first day of the second month following the date of receipt by the depositary through diplomatic channels of the notification to the effect that the internal formalities required for entry into force have been observed.

3 The depositary shall inform each of the Signatory States through diplomatic channels of the notifications referred to in paragraphs 1 and 2 and of the dates of the entry into force of this Agreement vis-à-vis the Parties.

Article 16. Amendment, suspension and termination

1 This Agreement is concluded for an indefinite period.

2 This Agreement may be amended and supplemented by mutual consent of the Parties. Amendments and supplements, which shall form an integral part of this Agreement, shall be drawn up in the form of separate protocols, and enter into force in accordance with the procedure laid down in Article 15 of this Agreement.

3 Each Party may suspend this Agreement, after notification through diplomatic channels to the depositary, which shall inform the other Party thereof, for serious reasons, in particular relating to the protection of state security, public order, or public health. The same procedure shall be followed when the suspension is lifted.

4 The suspension of this Agreement shall take effect on the first day of the first month following the month in which the notification referred to in paragraph 3 is received by the depositary.

5 Each Party may, for serious reasons, terminate this Agreement, after communication through diplomatic channels to the depositary, which shall inform the other Party thereof.

6 The agreement shall cease to apply on the first day of the sixth month following the month in which the notification referred to in paragraph 5 is received by the depositary.

IN WITNESS WHEREOF the representatives of the Parties, duly authorised for this purpose, have signed this Agreement.

DONE at Brussels, on 9 January 2024, in one original in the Mongolian, English, Dutch and French languages, the texts in each of the languages being equally authentic. In the event of differences in interpretation, the English text shall prevail.

For Mongolia,

L. BOLD

For the Kingdom of Belgium,

N. DE MOOR

For the Grand Duchy of Luxembourg,

J. C. KUGENER

For the Kingdom of the Netherlands,

P. J. KLEIWEG DE ZWAAN

Implementing Protocol to the Agreement between Mongolia and the Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) on the readmission of persons staying without authorisation

The Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) and Mongolia,

hereinafter referred to as “the Parties”,

On the basis of Article 12 of the Agreement signed at Brussels on 9 January 2024 between the Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) and Mongolia on the readmission of persons staying without authorisation,

Hereinafter referred to as “the Agreement”,

Have agreed as follows:

Article 1. Designation of competent authorities

(Article 12(1) of the Agreement)

1 Within thirty (30) days after the entry into force of the Agreement and its Protocol, the Parties shall exchange lists of the authorities competent to implement the Agreement and of their diplomatic or consular representations accredited to the other Parties.

2 The Parties shall immediately inform one another via diplomatic channels of any change to the lists referred to in paragraph 1.

Article 2. Designation of border crossing points

(Article 12(2) of the Agreement)

1 The border crossing points used for the application of this Agreement are listed in Annex 1 to this Protocol.

2 The Parties shall immediately inform one another via diplomatic channels of any change to the list of the border crossing points mentioned in Annex 1 to this Protocol.

3 The competent authorities can agree to use other border crossing points for the application of this Agreement on an ad hoc basis.

Article 3. Submission of the readmission application

(Article 3 of the Agreement)

1 A readmission application shall be submitted in writing by official e-mail or other means of electronic communication directly to the competent authority of the Requested State.

2 The readmission application shall be submitted using the form attached as Annex 2 to this Protocol.

3 For providing as well as for receiving more detailed information with regard to the submitted readmission application, the Requesting State shall turn to the competent authority of the Requested State.

Article 4. Means of evidence regarding own nationals

(Article 4(1 and 2) of the Agreement)

1 Proof of nationality pursuant to Article 2 of the Agreement can be furnished through the following documents:
- 1. a valid passport or replacement travel document with photo (laissez-passer) ;
- 2. a valid national identity card;
- 3. a valid military identity card or other armed forces personnel identity card with a photo of the holder;
- 4. a seaman’s identity card;
- 5. other official documents indicating the nationality of the person concerned, issued by the Requested State and bearing a photo;
- 6. a document, as described above, which is no longer valid on the date on which the readmission application is sent.
- 7. fingerprints

2 Prima facie evidence of nationality pursuant to Article 2 of the Agreement can be furnished through the following documents or elements:
- 1. a copy of one of the documents mentioned in paragraph 1;
- 2. other documents or data, including biometric data, which may help to establish the nationality of the person concerned (seaman´s service book, driving licence, etc.);
- 3. a document indicating consular registration, a certificate of nationality or a certificate issued by the municipal registry of births, marriages and deaths;
- 4. copies of the documents mentioned in points 2 and 3 of this paragraph;
- 5. a reliable witness statement;
- 6. the statement made by the person concerned;
- 7. in case of citizens of Mongolia, the passport of the Mongolian People’s Republic citizens, used until the year 2000;
- 8. in case of citizens of Mongolia, the passport of the Mongolian People’s Republic citizens with an insert card for children confirming Mongolian citizenship;
- 9. analysis or verification of the language spoken by the person.

Article 5. Reply to the application

(Article 5(2) of the Agreement)

1 The reply to a readmission application shall be sent in writing by official e-mail or other means of electronic communication to the competent authority of the Requesting State. A copy of this reply is simultaneously provided to the diplomatic or consular representation of the Requested State.

2 The readmission application shall be replied to using the form attached as Annex 2 to this Protocol and used for submitting that application.

Article 6. Travel documents

(Article 5(4) of the Agreement)

1 In the event of a positive reply to the readmission application, the travel document required for the return pursuant to Article 5(4) of the Agreement, shall be issued in the name of the person to be readmitted and delivered immediately, and in any case not later than within five (5) working days, by the diplomatic or consular representation of the Requested State to the competent authorities of the Requesting State.

2 The travel document shall have a period of validity of six (6) months.

Article 7. Interviews

(Article 4(3 and 4) of the Agreement)

1 If the interview is performed by the diplomatic or consular representation of the Requested State, the interview shall be held without delay, and in any case at the latest within five (5) working days from the date of receipt of the readmission application.

2 If the interview is performed by an interviewing delegation of the Requested State, or by any other expert appointed by mutual agreement, the Parties may upon mutual agreement make specific arrangements with regard to the planning of interviews in order to allow the parties involved on the part of the Requesting State to make use of the services of the interviewing delegation.

3 On a case by case basis, the Parties may agree to conduct interviews via video-conferencing.

4 The Requested State shall inform the Requesting State immediately, and in any case at the latest within ten (10) working days after the interview about the result thereof.

Article 8. Transfer

(Article 6 of the Agreement)

1 The competent authority of the Requesting State shall notify in writing by official e-mail or other means of electronic communication at least five (5) working days in advance the competent authority of the Requested State regarding the planned transfer. For this purposes it shall use the form attached as Annex 3 to this Protocol. Enclosed to the notification of transfer of a person pursuant to Paragraph (2) of Article 6 of the Agreement shall be a copy of a valid travel document or identity document issued by the Requested State. A copy of this form shall be provided to the diplomatic or consular representation of the Requested State.

2 If the Requesting State is unable to transfer the person to be readmitted within the period referred to in Article 5(4) of the Agreement, it shall immediately inform the competent authority of the Requested State thereof. As soon as the actual transfer of the person concerned can take place, the competent authority of the Requesting State shall inform the Requested State thereof, making use of the form referred to in paragraph 1 of this Article and in compliance with the time limits applicable for the transfer.

3 If the Requesting State is of the opinion that the transport must take place by road, the competent authorities of the Requesting State shall make special mention thereof on the form referred to in paragraph 1 of this Article.

Article 9. Obligations for escorts

(Article 12(4) of the Agreement)

1 Escorts are designated by the Requesting State and are responsible for accompanying the person to be readmitted.

2 Upon request of the Requesting State, the Requested State shall issue visa for the escorts without undue delay.

3 Within the territory of the Requested State, escorts shall under all circumstances comply with the law of the Requested State.

4 Escorts shall perform their task unarmed and in civilian dress. They shall be in possession of an escort authorisation, the consent for readmission, and an identity document.

Article 10. Costs

(Article 8 of the Agreement)

1 Costs incurred by the Requested State in connection with readmission operations that are to be borne by the Requesting State pursuant to Article 8 of the Agreement, shall be compensated by the Requesting State upon submission of an invoice. This invoice shall also mention the banking details of the Requested State.

2 The Requesting State shall pay all costs to the Requested State within thirty (30) days after receipt of the invoice.

Article 11. Language

The Parties shall communicate with one another in the English language.

Article 12. Annexes

1 Annexes 1 to 3 shall form an integral part of this Protocol.

2 Any modification of the Annexes to this Protocol shall be agreed in writing between the Parties and shall enter into force on a date to be determined by the Parties.

Article 13. Amendments

This Protocol may be amended and supplemented by mutual consent of the Parties. Amendments and supplements, which shall form an integral part of this Protocol, shall be drawn up in the form of separate protocols, and enter into force in accordance with the procedure laid down in Article 15 of the Agreement.

Article 14. Entry into force, suspension and termination

This Protocol shall enter into force pursuant to Article 15 of the Agreement and shall be suspended or terminated simultaneously with the suspension or termination pursuant to Article 16 of the Agreement.

For Mongolia,

L. BOLD

For the Kingdom of Belgium,

N. DE MOOR

For the Grand Duchy of Luxembourg,

J. C. KUGENER

For the Kingdom of the Netherlands,

P. J. KLEIWEG DE ZWAAN

Annex 1 to the Implementing protocol to the Agreement between the Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) and Mongolia on readmission

BORDER CROSSING POINTS

for Mongolia

Chinggis Khaan International Airport, Ulaanbatar

for the Kingdom of Belgium

Brussels National Airport

for the Grand Duchy of Luxembourg

Luxembourg Airport

for the Kingdom of the Netherlands

Schiphol Amsterdam Airport

Annex 2 to the Implementing protocol to the Agreement between the Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) and Mongolia on readmission


	READMISSION APPLICATION

	(Art. 3 of the Agreement and Art. 3 of the Implementing Protocol)

□ Readmission of a State´s own national ..........

DATE OF APPLICATION: ..........

CASE NO: ..........

FROM: COMPETENT AUTHORITY (Requesting State)
..........
Tel:	E-mail:

TO: COMPETENT AUTHORITY (Requested State)
..........
Tel:	E-mail:

1 – PERSONAL DETAILS OF THE PERSON WHOSE READMISSION IS APPLIED FOR

SURNAME	..........		GIVEN NAMES	..........
MAIDEN NAME	..........			..........
OTHER NAMES	..........			..........
(aliases, etc.)	..........			..........
	..........
	..........
SEX	..........
DATE OF BIRTH	..........		PLACE OF BIRTH	..........
			LAST PLACE OF
			RESIDENCE ON THE
			TERRITORY OF THE
			REQUESTED PARTY	..........

CIVIL STATUS:
		□ Unmarried
		□ Married
		□ Divorced
		□ Widowed

SPOUSE
Name	..........
Date of birth	..........
Nationality	..........

MINOR CHILDREN	.......... (number)

Name(s)	..........	Date of birth	..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........

2 – MEANS OF EVIDENCE (Art. 4 of the Agreement and Art. 4 of the Implementing Protocol)

(NB – here one should include the date of issue, period of validity of documents, etc.)

1.	..........
2.	..........
3.		..........
4.	..........
5.	..........
(copies attached)

3 – INFORMATION ON THE UNLAWFUL RESIDENCE ON THE TERRITORY OF THE REQUESTING PARTY

DATE ON WHICH THE UNLAWFUL RESIDENCE WAS ESTABLISHED

4 – ANNEXES

NUMBER OF DOCUMENTS (incl. brief description)	1.	..........
	2.	..........
	3.	..........
	4.	..........
	5.	..........
	6.	..........

NAME OF OFFICIAL	STAMP AND SIGNATURE


	REPLY TO THE READMISSION APPLICATION

	(Art. 5(3 and 4) of the Agreement and Art. 5 of the Implementing Protocol)

DATE OF REPLY:

1 – DECISION TAKEN

□ APPROVED	□ REFUSED
GROUNDS FOR REFUSAL IN THE EVENT OF A NEGATIVE REPLY

2 – SPECIAL OBSERVATIONS

NAME OF OFFICIAL	STAMP AND SIGNATURE

Annex 3 to the Implementing protocol to the Agreement between the Benelux States (the Kingdom of Belgium, the Grand Duchy of Luxembourg and the Kingdom of the Netherlands) and Mongolia on readmission


	NOTIFICATION CONCERNING TRANSFER

	(Art. 6 of the Agreement and Art. 8 of the Implementing Protocol)

DATE: ..........	CASE NO: ..........

YOUR POSITIVE REPLY OF (date): ..........

FROM: COMPETENT AUTHORITY (Requesting State)
..........
Tel:	E-mail:

TO: COMPETENT AUTHORITY (Requested State)
..........
Tel:	E-mail:

1 – PERSONAL DETAILS OF THE PERSON WHOSE TRANSFER IS ANNOUNCED

SURNAME	..........	GIVEN NAMES	..........
	..........		..........
			..........
			..........
DATE OF BIRTH	..........	PLACE OF BIRTH	..........
NATIONALITY	..........

SPOUSE
Name	..........
Date of birth	..........
Nationality	..........

MINOR CHILDREN	.......... (number)

Name(s)	..........	Date of birth	..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........

2 – DOCUMENTS POSSESSED BY THE PERSON WHOSE TRANSFER IS ANNOUNCED

(NB – here one should include the date and place of issue, period of validity, etc.)

1.	LAISSEZ-PASSER
	issued on	(date)	..........	at (place)	..........
	valid until	(date)	..........

2.	OTHER (TRAVEL) DOCUMENTS		..........
			...........
			..........
			..........
			..........
(copies attached)

3 – DATE, TIME, PLACE AND MODALITIES OF TRANSFER

DATE AND TIME OF TRANSFER
PLACE OF TRANSFER
MODES OF TRANSPORTATION	AIR/LAND/SEA^*

MEANS OF TRANSPORT
– CAR	YES/NO^* REGISTRATION NUMBER ..........
– AIRPLANE	YES/NO^* FLIGHT NO ..........
ESCORT:	YES/NO^*
NUMBER OF ESCORTS	..........
NAMES OF ESCORTS	1. ..........
	2. ..........
REASONS WHY THE READMISSION CANNOT BE EFFECTED BY AIR	..........

STATE OF HEALTH (consent of person concerned required)	..........
	..........
	..........

REQUIRED ASSISTANCE	..........
	..........
	..........

REQUIRED PROTECTION OR SECURITY MEASURES	..........
	..........
	..........
	..........

^* Strike out what does not apply.

4 – ANNEXES

NUMBER OF DOCUMENTS (incl. brief description)	1.	..........
	2.	..........
	3.	..........
	4.	..........
	5.	..........
	6.	..........

NAME OF OFFICIAL	STAMP AND SIGNATURE


	CONFIRMATION OF RECEIPT OF NOTIFICATION

DATE: ..........

NAME OF OFFICIAL	STAMP AND SIGNATURE

Authentiek : NL

Overeenkomst tussen Mongolië en de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) betreffende de terug- en overname van onregelmatig verblijvende personen

Het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden, die krachtens de bepalingen van de op 11 april 1960 gesloten overeenkomst inzake de verlegging van de personencontrole naar de buitengrenzen van het Beneluxgebied (de Benelux-Staten) gemeenschappelijk optreden, en Mongolië,

Hierna genoemd „de Partijen”;

Ernaar strevend om de vriendschappelijke betrekkingen tussen de Partijen te ontwikkelen en verder te versterken;

Ernaar strevend om de samenwerking tussen de Partijen te bevorderen en de onderlinge communicatie te verbeteren teneinde beter uitvoering te geven aan de wetgeving en regelgeving inzake personenverkeer;

Ernaar strevend om hun gezamenlijke wens strekkende tot het efficiënt bestrijden van de illegale immigratie van hun respectieve onderdanen te herbevestigen;

Herinnerend aan de internationaalrechtelijke verplichting tot terugname van eigen onderdanen, en met name artikel 12, lid 4, van het Internationale Verdrag inzake burgerrechten en politieke rechten van 16 december 1966;

Ernaar strevend om, op basis van wederkerigheid, de terugname van personen die onregelmatig op het grondgebied van een andere Partij zijn binnengekomen en/of verblijven te vergemakkelijken;

Bezorgd dat deze terugname snel en veilig moet plaatsvinden, volgens procedures die de menselijke waardigheid waarborgen;

Zijn het volgende overeengekomen:

DEEL I. DEFINITIES EN WERKINGSSFEER

Artikel 1. Definities en werkingssfeer

Voor de toepassing van deze Overeenkomst betekent:

1. „Grondgebied”:
- – voor Mongolië: het grondgebied van Mongolië;
- – voor de Benelux-Staten: het gezamenlijke grondgebied in Europa van het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden;
2. „Terugname”: de verwijdering door de bevoegde autoriteit van de Verzoekende Staat en de toelating door de bevoegde autoriteit van de Aangezochte Staat van een eigen onderdaan van de Aangezochte Staat die niet of niet meer voldoet aan de voorwaarden voor binnenkomst of verblijf op het grondgebied van de Verzoekende Staat, onder de in deze Overeenkomst bedoelde voorwaarden;
3. „Eigen onderdaan”: elke persoon die de nationaliteit heeft van Mongolië of één der Benelux-Staten;
4. „Verzoekende Staat”: de Staat op wiens grondgebied een onregelmatig binnengekomen en/of verblijvende persoon zich bevindt en die om de terugname van deze persoon verzoekt, onder de in deze Overeenkomst bedoelde voorwaarden;
5. „Aangezochte Staat”: de Staat die wordt verzocht om een onregelmatig binnengekomen en/of verblijvende persoon op zijn grondgebied terug te nemen, onder de in deze Overeenkomst bedoelde voorwaarden;
6. „Diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat”: de bij de Verzoekende Staat geaccrediteerde diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat;
7. „Verblijfstitel”: een door een van de Partijen afgegeven vergunning die een persoon het recht geeft om op haar grondgebied te verblijven. Hieronder valt niet de tijdelijke vergunning om in verband met de behandeling van een asielverzoek of de aanvraag van een verblijfsvergunning op het grondgebied te verblijven.

DEEL II. TERUGNAMEPLICHTEN

Artikel 2. Terugname van eigen onderdanen

1 Elke Partij neemt op verzoek van de andere Partij en zonder verdere formaliteiten, andere dan bedoeld in deze Overeenkomst, elke persoon op haar grondgebied terug die niet of niet meer voldoet aan de voorwaarden voor binnenkomst of verblijf op het grondgebied van de Verzoekende Staat, mits er kan worden aangetoond, of aannemelijk kan worden gemaakt op basis van een begin van bewijs, dat de persoon de nationaliteit van de Aangezochte Staat heeft.

2 De terugnameplicht uit paragraaf 1 geldt ook voor een persoon die na binnenkomst op het grondgebied van de Verzoekende Staat in overeenstemming met de nationale wetgeving de nationaliteit van de Aangezochte Staat heeft verloren of er afstand van heeft gedaan, tenzij die persoon ten minste een naturalisatietoezegging van de Verzoekende Staat heeft ontvangen.

3 Elke Partij neemt ook de volgende personen terug en over:
- 1. minderjarige kinderen van de in het eerste lid van dit artikel vermelde personen, ongeacht hun geboorteplaats of nationaliteit, tenzij zij een zelfstandig verblijfsrecht voor het grondgebied van de Verzoekende Staat hebben;
- 2. echtgenoten van de personen vermeld in het eerste lid van dit artikel die een andere nationaliteit bezitten, mits zij het recht hebben of krijgen om op het grondgebied van de Aangezochte Staat binnen te komen en/of te verblijven, tenzij zij een zelfstandig verblijfsrecht voor het grondgebied van de Verzoekende Staat hebben.

4 Op verzoek van de Verzoekende Staat, en conform de bepalingen van artikel 5, vierde lid, verstrekt de Aangezochte Staat onverwijld de met het oog op de teruggeleiding van de terug te nemen personen vereiste reisdocumenten.

DEEL III. TERUGNAMEPROCEDURE

Artikel 3. Indiening van het verzoek om terugname

1 Een verzoek om terugname op grond van artikel 2 wordt schriftelijk per officiële e-mail of ander elektronisch communicatiemiddel ingediend bij de bevoegde autoriteit van de Aangezochte Staat.

2 Elk verzoek om terugname bevat de volgende inlichtingen:
- 1. de personalia van de betrokkene (naam, voornamen, eventueel vroegere namen, bijnamen en pseudoniemen, aliassen, geslacht, geboortedatum en, indien mogelijk, geboorteplaats en laatste verblijfplaats op het grondgebied van de Aangezochte Staat) en, in voorkomend geval, de personalia van minderjarige ongehuwde kinderen en/of echtgenoten;
- 2. een kopie van de bewijsmiddelen als bedoeld in artikel 4;
- 3. vingerafdrukken.

3 Er is geen terugnameverzoek vereist wanneer de terug te nemen persoon in het bezit is van een geldig reisdocument of geldige identiteitskaart.

4 Indien de terug te nemen persoon zich in de internationale zone van een luchthaven van één der Partijen bevindt, kunnen de bevoegde autoriteiten een vereenvoudigde procedure overeenkomen.

Artikel 4. Bewijsmiddelen met betrekking tot eigen onderdanen

1 Het bewijs van de nationaliteit overeenkomstig artikel 2 kan worden geleverd door middel van de documenten genoemd in het Uitvoeringsprotocol bij deze Overeenkomst. Indien dergelijke documenten worden overgelegd, erkennen de Partijen de nationaliteit zonder verdere formaliteiten.

2 Het begin van bewijs van de nationaliteit overeenkomstig artikel 2 kan worden geleverd door middel van de documenten of elementen genoemd in het Uitvoeringsprotocol bij deze Overeenkomst. Indien dergelijke documenten of elementen worden overgelegd, nemen de Partijen de nationaliteit als vaststaand aan, tenzij de Aangezochte Staat het tegendeel kan bewijzen.

3 Indien geen van de in het eerste en tweede lid van dit artikel genoemde documenten of elementen kan worden overgelegd, doch er naar de mening van de Verzoekende Staat een vermoeden bestaat met betrekking tot de nationaliteit van de terug te nemen persoon, treffen de bevoegde autoriteiten van de Aangezochte Staat de vereiste maatregelen om de nationaliteit van de betrokkene vast te stellen. Indien de Verzoekende partij het nodig acht, vindt er een gesprek met de betrokkene plaats teneinde onder meer op basis van de taal waarin de persoon zich uitdrukt, vast te stellen of het een eigen onderdaan betreft.

4 Het in het derde lid van dit artikel vermelde gesprek wordt gevoerd door de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat, of een door de Verzoekende Staat uitgenodigde afvaardiging van de Aangezochte Staat, of door een andere in onderling overleg aangestelde deskundige.

Artikel 5. Termijnen

1 Het verzoek om terugname van een eigen onderdaan van een Staat kan op ieder ogenblik door de bevoegde autoriteit van de Verzoekende Staat worden ingediend, wanneer is vastgesteld dat de betrokkene niet of niet meer voldoet aan de voorwaarden voor binnenkomst of verblijf op het grondgebied van de Verzoekende Staat.

2 Een verzoek om terugname wordt onverwijld en in elk geval uiterlijk binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen beantwoord en elke afwijzing wordt gemotiveerd. Deze termijn begint te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek om terugname. Na een met redenen omkleed verzoek van de Aangezochte Staat kan de termijn tot vijftien (15) kalenderdagen worden verlengd. Wanneer niet binnen deze termijn wordt geantwoord, wordt aangenomen dat met de overdracht wordt ingestemd.

3 Nadat de instemming met het verzoek om terugname is gegeven, of nadat de termijn is verstreken, draagt de Verzoekende Staat de persoon met wiens terugname werd ingestemd onverwijld en in elk geval uiterlijk binnen een termijn van zes (6) maanden over. Deze termijn kan op verzoek worden verlengd met de tijd die nodig is om de juridische of praktische belemmeringen op te heffen. De Aangezochte Staat neemt de persoon met wiens terugname werd ingestemd zonder verdere formaliteiten over of terug.

4 Nadat de instemming met het verzoek om terugname is gegeven, verstrekt de Aangezochte Staat, op verzoek van de Verzoekende Staat, onverwijld, en in elk geval uiterlijk binnen een termijn van vijf (5) werkdagen, het voor de terugkeer van de terug te nemen persoon noodzakelijke reisdocument op diens naam en met een geldigheidsduur van ten minste zes (6) maanden. Indien de betrokkene om juridische of andere redenen niet binnen de geldigheidstermijn van het oorspronkelijk afgegeven reisdocument kan worden overgedragen, verstrekt de Aangezochte Staat binnen vijf (5) werkdagen een nieuw reisdocument met eenzelfde geldigheidsduur.

Artikel 6. Overdrachtmodaliteiten en wijze van vervoer

1 Voordat een persoon wordt overgedragen, stellen de bevoegde autoriteiten van de Verzoekende Staat de bevoegde autoriteiten van de Aangezochte Staat schriftelijk via officiële e-mail of ander elektronisch communicatiemiddel in kennis van de datum en de modaliteiten van de overdracht en het eventuele gebruik van begeleiders.

2 De kennisgeving omtrent de overdracht bevat indien van toepassing tevens de volgende informatie:
- 1. gezondheidsgegevens van de persoon, mits de betrokkene hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd;
- 2. begeleiding die de over te dragen persoon nodig heeft;
- 3. alle andere beschermings- of veiligheidsmaatregelen die voor deze overdracht nodig kunnen zijn.

3 Overdrachten geschieden in de regel door de lucht, maar kunnen ook over land worden uitgevoerd. De overdracht per vliegtuig kan plaatsvinden met gebruikmaking van lijn- of chartervluchten.

Artikel 7. Onterechte terugname

1 De Verzoekende Staat zal elke door de Aangezochte Staat teruggenomen persoon terugnemen als er binnen een periode van dertig (30) kalenderdagen na de overdracht wordt vastgesteld dat er niet wordt voldaan aan de vereisten uit hoofde van artikel 2.

2 In de in het eerste lid vermelde gevallen zijn de procedurevoorschriften van deze Terug- en overnameovereenkomst van overeenkomstige toepassing en worden tevens alle beschikbare gegevens met betrekking tot de werkelijke identiteit en nationaliteit van de terug te nemen persoon meegedeeld.

DEEL IV. KOSTEN

Artikel 8. Kosten

1 Onverminderd het recht van de bevoegde autoriteiten om de aan de terugname verbonden kosten van de terug te nemen persoon of van derden terug te vorderen, komen alle kosten ten laste van de Verzoekende Staat.

2 De kosten in verband met de afgifte van een reisdocument komen ten laste van de Staat die het reisdocument afgeeft.

DEEL V. GEGEVENSBESCHERMING EN CLAUSULE VAN ONVERMINDERDE TOEPASSELIJKHEID

Artikel 9. Gegevensbescherming

Persoonsgegevens worden alleen verstrekt wanneer dit nodig is voor de tenuitvoerlegging van deze Overeenkomst. De verwerking en behandeling van persoonsgegevens door de bevoegde autoriteiten van de Partijen in een bepaald geval zijn onderworpen aan de wetgeving van Mongolië en, wanneer de verwerking en behandeling door een bevoegde autoriteit van een Benelux-Staat wordt uitgevoerd, aan de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en van de krachtens deze Verordening vastgestelde nationale wetgeving. Daarnaast zijn de volgende beginselen van toepassing:

1. Persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
2. Persoonsgegevens worden voor het welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinde van de uitvoering van deze Overeenkomst verzameld en worden noch door de mededelende autoriteit noch door de ontvangende autoriteit op een met dit doeleinde onverenigbare wijze verder verwerkt;
3. Persoonsgegevens zijn toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig in verhouding tot het doeleinde waarvoor ze werden verzameld en/of verder worden verwerkt; de verstrekte persoonsgegevens hebben met name uitsluitend betrekking op:
- 1. de personalia van de terug te nemen persoon (familienaam, voornamen, vroegere namen, andere namen die de betrokken persoon gebruikt of onder welke hij bekend staat of aliassen, geslacht, burgerlijke staat, geboortedatum en -plaats, huidige en vorige nationaliteit);
- 2. een paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs (nummer, geldigheidsduur, datum van afgifte, afgevende autoriteit, plaats van afgifte);
- 3. verblijfplaatsen en reisroutes;
- 4. andere voor identificatie van de terug te nemen persoon of voor het onderzoek van de terugnamevereisten uit hoofde van deze Overeenkomst dienstige gegevens, met inbegrip van foto’s en vingerafdrukken;
- 5. bijzondere omstandigheden in verband met de over te dragen persoon, waaronder informatie over de bijstand die de over te dragen persoon nodig kan hebben en over andere beschermings- of veiligheidsmaatregelen die voor de overdracht nodig kunnen zijn;
4. Persoonsgegevens zijn nauwkeurig en worden zo nodig bijgewerkt;
5. Persoonsgegevens worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt om de betrokkenen niet langer te identificeren dan noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld of verder worden verwerkt;
6. Persoonsgegevens worden door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging;
7. Zowel de mededelende als de ontvangende autoriteit treffen alle redelijke maatregelen om in voorkomend geval te zorgen voor de correctie, uitwissing of afscherming van persoonsgegevens wanneer de verwerking niet in overeenstemming is met de bepalingen van dit Artikel, met name omdat deze gegevens niet toereikend, ter zake dienend of nauwkeurig zijn, of omdat zij bovenmatig zijn in verhouding tot het doel van de verwerking. Dit behelst de kennisgeving van elke correctie, uitwissing of afscherming aan de andere Partij;
8. Op verzoek stelt de ontvangende autoriteit de mededelende autoriteit in kennis van het gebruik van de meegedeelde gegevens en van de daardoor verkregen resultaten;
9. Persoonsgegevens worden uitsluitend aan de bevoegde autoriteiten verstrekt. Voor de mededeling aan andere instanties is de voorafgaande goedkeuring van de mededelende autoriteit vereist;
10. De mededelende en ontvangende autoriteiten zijn verplicht de mededeling en ontvangst van persoonsgegevens schriftelijk te registreren.

Artikel 10. Clausule van onverminderde toepasselijkheid

Deze Overeenkomst doet geen afbreuk aan de rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden van de Partijen die voortvloeien uit de internationale wetgeving.

DEEL VI. UITVOERING EN TOEPASSING

Artikel 11. Geschillenbeslechting

Alle geschillen die voortvloeien uit de interpretatie, toepassing of uitvoering van deze Overeenkomst worden langs diplomatieke weg beslecht.

Artikel 12. Uitvoeringsprotocol

Alle nodige praktische bepalingen voor de uitvoering van deze Overeenkomst worden in het Uitvoeringsprotocol vastgelegd. In het Uitvoeringsprotocol wordt onder andere geregeld:

1. de aanwijzing van de bevoegde autoriteiten van de Partijen;
2. de aanwijzing van de grensdoorlaatposten;
3. de vaststelling van de bewijsmiddelen;
4. de voorwaarden waaronder en de wijze waarop begeleiding plaatsvindt van terug te nemen personen.

Artikel 13. Territoriale toepassing

Wat het Koninkrijk der Nederlanden betreft, kan de toepassing van deze Overeenkomst worden uitgebreid tot Aruba, Curaçao, Sint Maarten en het Caribische deel van Nederland (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) door middel van een kennisgeving aan het Secretariaat-Generaal van de Benelux-Unie, depositaris van deze Overeenkomst, dat de partijen hiervan in kennis stelt.

DEEL VII. SLOTBEPALINGEN

Artikel 14. Depositaris

Het Secretariaat-Generaal van de Benelux-Unie is depositaris van deze Overeenkomst en het Uitvoeringsprotocol. De Depositaris bezorgt een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de originele Overeenkomst en het Uitvoeringsprotocol aan alle Ondertekenende Staten.

Artikel 15. Inwerkingtreding

1 Deze Overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de tweede maand die volgt op de datum van ontvangst door de Depositaris langs diplomatieke weg van de kennisgevingen van twee Ondertekenende Staten, waarvan de ene Mongolië is, dat de voor de inwerkingtreding vereiste interne formaliteiten zijn nageleefd.

2 Ten aanzien van andere Ondertekenende Staten treedt deze Overeenkomst in werking op de eerste dag van de tweede maand die volgt op de datum van ontvangst door de Depositaris langs diplomatieke weg van de kennisgeving dat de voor de inwerkingtreding vereiste interne formaliteiten zijn nageleefd.

3 De depositaris stelt ieder der Ondertekenende Staten langs diplomatieke weg in kennis van de in het eerste en tweede lid bedoelde kennisgevingen en van de data van de inwerkingtreding van deze Overeenkomst ten aanzien van de Partijen.

Artikel 16. Wijziging, opschorting en beëindiging

1 Deze Overeenkomst wordt voor onbepaalde tijd gesloten.

2 Deze Overeenkomst kan in onderlinge overeenstemming tussen de Partijen worden gewijzigd en aangevuld. Wijzigingen en aanvullingen, die een integrerend onderdeel van deze Overeenkomst vormen, worden opgesteld in de vorm van afzonderlijke protocollen en treden in werking volgens de in artikel 15 van deze Overeenkomst bedoelde procedure.

3 Elke Partij kan deze Overeenkomst, na kennisgeving langs diplomatieke weg aan de Depositaris, die de overige Partijen daarvan in kennis stelt, om ernstige redenen, met name in verband met de bescherming van de staatsveiligheid, de openbare orde of de volksgezondheid, opschorten. Dezelfde procedure wordt gevolgd wanneer de opschorting wordt opgeheven.

4 De opschorting van deze Overeenkomst wordt van kracht op de eerste dag van de eerste maand die volgt op de maand waarin de in het derde lid bedoelde kennisgeving door de Depositaris is ontvangen.

5 Elke Partij kan deze Overeenkomst, na kennisgeving langs diplomatieke weg aan de Depositaris, die de overige Partijen daarvan in kennis stelt, om ernstige redenen opzeggen.

6 De opzegging van deze Overeenkomst wordt van kracht op de eerste dag van de zesde maand die volgt op de maand waarin de in het vijfde lid bedoelde kennisgeving door de Depositaris is ontvangen.

TEN BLIJKE WAARVAN de vertegenwoordigers van de Partijen, daartoe naar behoren gemachtigd, deze Overeenkomst hebben ondertekend.

GEDAAN te Brussel, op 9 januari 2024, in één origineel in de Mongoolse, Engelse, Nederlandse en Franse taal, zijnde de teksten in elk van de talen gelijkelijk authentiek. In geval van verschillen in interpretatie is de Engelse tekst doorslaggevend.

Voor Mongolië,

L. BOLD

Voor het Koninkrijk België,

N. DE MOOR

Voor het Groothertogdom Luxemburg,

J. C. KUGENER

Voor het Koninkrijk der Nederlanden,

P. J. KLEIWEG DE ZWAAN

Uitvoeringsprotocol bij de Overeenkomst tussen Mongolië en de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) betreffende de terug- en overname van onregelmatig verblijvende personen

De Benelux-staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) en Mongolië,

hierna genoemd „de Partijen”,

Op grond van artikel 12 van de te Brussel op 9 januari 2024 ondertekende Overeenkomst tussen de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) en Mongolië betreffende de terug- en overname van onregelmatig verblijvende personen,

hierna genoemd „de Overeenkomst”,

Zijn het volgende overeengekomen:

Artikel 1. Aanwijzing bevoegde autoriteiten

(Artikel 12, eerste lid, van de Overeenkomst)

1 Binnen dertig (30) dagen na de inwerkingtreding van deze Overeenkomst en het Protocol wisselen de Partijen lijsten uit met daarin de autoriteiten die bevoegd zijn om de Overeenkomst uit te voeren en hun bij de andere Partijen geaccrediteerde diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen.

2 De Partijen brengen elkaar onverwijld langs diplomatieke weg op de hoogte van elke verandering aan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde lijsten.

Artikel 2. Aanwijzing van de grensdoorlaatposten

(Artikel 12, tweede lid, van de Overeenkomst)

1 De voor de toepassing van deze Overeenkomst gebruikte grensdoorlaatposten worden opgesomd in Bijlage 1 van dit Protocol.

2 De Partijen brengen elkaar onverwijld langs diplomatieke weg op de hoogte van elke verandering aan de in Bijlage 1 van dit Protocol vermelde lijst van grensdoorlaatposten.

3 De bevoegde autoriteiten kunnen ad hoc overeenkomen om andere grensdoorlaatposten te gebruiken voor de toepassing van deze Overeenkomst.

Artikel 3. Indiening van het verzoek om terugname

(Artikel 3 van de Overeenkomst)

1 Een verzoek om terugname wordt schriftelijk via officiële e-mail of ander elektronisch communicatiemiddel rechtstreeks ingediend bij de bevoegde autoriteit van de Aangezochte Staat.

2 Het verzoek om terugname wordt ingediend met behulp van het formulier dat als Bijlage 2 aan dit Protocol is gehecht.

3 Teneinde meer gedetailleerde informatie over het ingediende verzoek om terugname te verstrekken of te ontvangen, richt de Verzoekende Staat zich tot de bevoegde autoriteit van de Aangezochte Staat.

Artikel 4. Bewijsmiddelen met betrekking tot eigen onderdanen

(Artikel 4, eerste en tweede lid, van de Overeenkomst)

1 Bewijs van de nationaliteit krachtens artikel 2 van de Overeenkomst kan worden geleverd door middel van de volgende documenten:
- 1. een geldig paspoort of vervangend reisdocument met foto (laissez-passer);
- 2. een geldig nationaal identiteitsbewijs;
- 3. een geldig militair identiteitsbewijs of een ander identiteitsbewijs van het personeel van de strijdkrachten met een foto van de houder;
- 4. een identiteitsbewijs voor zeevarenden;
- 5. andere officiële documenten waaruit de nationaliteit van betrokkene blijkt, afgegeven door de Aangezochte Staat en voorzien van een foto;
- 6. een document, zoals hiervoor beschreven, waarvan de geldigheidsduur is verstreken op de datum waarop het verzoek om terugname wordt verzonden.
- 7. vingerafdrukken

2 Begin van bewijs van de nationaliteit krachtens artikel 2 van deze Overeenkomst kan worden geleverd door middel van de volgende documenten of elementen:
- 1. een kopie van één van de in het eerste lid genoemde documenten;
- 2. andere documenten of gegevens, met inbegrip van de biometrische gegevens, die kunnen bijdragen tot het vaststellen van de nationaliteit van de betrokkene (zeemansboekje, rijbewijs, e.a.);
- 3. een document waaruit een consulaire inschrijving blijkt, een nationaliteitsbewijs of een bewijs van de erkende burgerlijke stand;
- 4. kopieën van de onder 2 en 3 van dit lid genoemde documenten;
- 5. een betrouwbare getuigenverklaring;
- 6. de verklaring van de betrokkene;
- 7. voor burgers van Mongolië: het paspoort van de burgers van de Volksrepubliek Mongolië dat tot 2000 werd gebruikt;
- 8. voor burgers van Mongolië: het paspoort van de burgers van de Volksrepubliek Mongolië met een insteekkaart voor kinderen die het Mongoolse burgerschap bevestigt;
- 9. analyse of verificatie van de door de persoon gesproken taal.

Artikel 5. Antwoord op het verzoek

(Artikel 5, tweede lid, van de Overeenkomst)

1 Het antwoord op een verzoek om terugname wordt schriftelijk via e-mail, fax of andere elektronische communicatiemiddelen rechtstreeks ingediend bij de bevoegde autoriteit van de Verzoekende Staat. Een kopie van dit antwoord wordt tegelijkertijd bezorgd aan de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat.

2 Op het verzoek om terugname wordt geantwoord met behulp van het formulier dat als Bijlage 2 aan dit Protocol is gehecht en dat ook wordt gebruikt om dat verzoek in te dienen.

Artikel 6. Reisdocumenten

(Artikel 5, vierde lid, van de Overeenkomst)

1 In geval van een positief antwoord op het verzoek om terugname, wordt het voor terugkeer noodzakelijke reisdocument krachtens artikel 5, lid 4 van de Overeenkomst in naam van de terug te nemen persoon overhandigd en onverwijld, en in elk geval uiterlijk binnen een termijn van vijf (5) werkdagen, door de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat aan de bevoegde autoriteiten van de Verzoekende Staat bezorgd.

2 Het reisdocument heeft een geldigheidsduur van zes (6) maanden.

Artikel 7. Gesprekken

(Artikel 4, derde en vierde lid, van de Overeenkomst)

1 Indien het gesprek door de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat wordt gevoerd, vindt het onverwijld en in elk geval uiterlijk binnen een termijn van vijf (5) dagen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek om terugname plaats.

2 Wanneer het gesprek door een gespreksafvaardiging van de Aangezochte Staat, of door een andere in onderling overleg aangestelde deskundige, wordt gevoerd, kunnen de Partijen onderling overeenkomen om specifieke regelingen te treffen met betrekking tot de planning van de gesprekken zodat de partijen die namens de Verzoekende Staat bij het gesprek betrokken zijn, kunnen gebruikmaken van de diensten van de gespreksafvaardiging.

3 Per geval kunnen de Partijen overeenkomen om gesprekken via videoconferentie te voeren.

4 De Aangezochte Staat brengt de Verzoekende Staat onverwijld, en in elk geval uiterlijk binnen de tien (10) werkdagen na het gesprek, op de hoogte van het resultaat van dit gesprek.

Artikel 8. Overdracht

(Artikel 6 van de Overeenkomst)

1 De bevoegde autoriteit van de Verzoekende Staat stelt de bevoegde autoriteit van de Aangezochte Staat schriftelijk via officiële e-mail of ander elektronisch communicatiemiddel minimaal vijf (5) werkdagen vóór de geplande overdracht in kennis van haar voornemen om daartoe over te gaan. Daartoe wordt gebruikgemaakt van het formulier dat als Bijlage 3 aan dit Protocol is gehecht. Bij de kennisgeving van overdracht van een persoon uit hoofde van Lid 2 van Artikel 6 van de Overeenkomst wordt een kopie van een geldig reisdocument of identiteitsbewijs van de Aangezochte Staat gevoegd. Een kopie van dit formulier wordt bezorgd aan de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van de Aangezochte Staat.

2 Indien de Verzoekende Staat niet in staat is de terug te nemen persoon binnen de in artikel 5, vierde lid van de Overeenkomst genoemde termijn over te dragen, stelt zij de bevoegde autoriteit van de Aangezochte Staat daarvan onverwijld in kennis. Zodra de effectieve overdracht van de betrokkene kan plaatsvinden, stelt de bevoegde autoriteit van de Verzoekende Staat de Aangezochte Staat daarvan in kennis met behulp van het in het eerste lid van dit Artikel bedoelde formulier en met inachtneming van de voor deze overdracht geldende termijnen.

3 Indien de Verzoekende Staat van mening is dat het vervoer over de weg moet plaatsvinden, vermelden de bevoegde autoriteiten van de Verzoekende Staat dit op het in het eerste lid van dit Artikel bedoelde formulier.

Artikel 9. Verplichtingen van de begeleiders

(Artikel 12, lid 4, van de Overeenkomst)

1 Begeleiders zijn door de Verzoekende Staat aangewezen en zijn verantwoordelijk voor de begeleiding van de terug te nemen persoon.

2 Op verzoek van de Verzoekende Staat verstrekt de Aangezochte Staat onverwijld visa voor de begeleiders.

3 Op het grondgebied van de Aangezochte Staat leven de begeleiders in alle omstandigheden het recht van de Aangezochte Staat na.

4 De begeleiders voeren hun taak ongewapend en in burgerkledij uit. Zij zijn in het bezit te van een begeleidingsvergunning, de toestemming voor terugname en een identiteitsdocument.

Artikel 10. Kosten

(Artikel 8 van de Overeenkomst)

1 Door de Aangezochte Staat gemaakte kosten in verband met terugname welke op grond van artikel 8 van de Overeenkomst ten laste van de Verzoekende Staat komen, worden door de Verzoekende Staat na overlegging van een factuur vergoed. Deze factuur vermeldt tevens de bankgegevens van de Aangezochte Staat.

2 De Verzoekende Staat betaalt alle kosten aan de Aangezochte Staat binnen dertig (30) dagen na ontvangst van de factuur.

Artikel 11. Taal

Partijen communiceren met elkaar in de Engelse taal.

Artikel 12. Bijlagen

1 De bijlagen 1 tot en met 3 vormen een integrerend onderdeel van dit Protocol.

2 Elke wijziging van de Bijlagen bij dit Protocol wordt schriftelijk overeengekomen tussen de Partijen en treedt in werking op een door de Partijen te bepalen datum.

Artikel 13. Wijzigingen

Dit Protocol kan in onderlinge overeenstemming tussen de Partijen worden gewijzigd en aangevuld. Wijzigingen en aanvullingen, die een integrerend onderdeel van dit Protocol vormen, worden opgesteld in de vorm van afzonderlijke protocollen en treden in werking volgens de in artikel 15 van de Overeenkomst bedoelde procedure.

Artikel 14. Inwerkingtreding, schorsing en beëindiging

Dit Protocol treedt in werking overeenkomstig artikel 15 van de Overeenkomst en wordt gelijktijdig met de opschorting of beëindiging overeenkomstig artikel 16 van de Overeenkomst opgeschort of beëindigd.

Voor Mongolië,

L. BOLD

Voor het Koninkrijk België,

N. DE MOOR

Voor het Groothertogdom Luxemburg,

J. C. KUGENER

Voor het Koninkrijk der Nederlanden,

P. J. KLEIWEG DE ZWAAN

Bijlage 1 bij het Uitvoeringsprotocol bij de Terug- en overnameovereenkomst tussen de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) en Mongolië

GRENSDOORLAATPOSTEN

voor Mongolië

Chinggis Khaan Internationale Luchthaven, Ulaanbatar

voor het Koninkrijk België

Brussels National Airport

voor het Groothertogdom Luxemburg

Luxembourg Airport

voor het Koninkrijk der Nederlanden

Schiphol Amsterdam Airport

Bijlage 2 bij het Uitvoeringsprotocol bij de Terug- en overnameovereenkomst tussen de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) en Mongolië


	VERZOEK OM TERUGNAME

	(Art. 3 van de Overeenkomst en Art. 3 van het Uitvoeringsprotocol)

□ Terugname van eigen onderdanen van een Staat

DATUM VERZOEK: ..........

DOSSIER NR.: ..........

VAN: BEVOEGDE AUTORITEIT (Verzoekende Staat)
..........
Tel.:	E-mail:

AAN: BEVOEGDE AUTORITEIT (Aangezochte Staat)
..........
Tel.:	E-mail:

1 – PERSONALIA VAN DE PERSOON OM WIENS TERUGNAME WORDT VERZOCHT

NAAM	..........		VOORNAMEN	..........
MEISJESNAAM	..........			..........
ANDERE NAMEN	..........			..........
(alias, ...)	..........			..........
	..........
GESLACHT	..........
GEBOORTEDATUM	..........		GEBOORTEPLAATS	..........
			LAATSTE PLAATS
			VAN VERBLIJF OP
			HET GRONDGEBIED VAN
			DE
			AANGEZOCHTE PARTIJ	..........

BURG. STAAT:
		□ Ongehuwd
		□ Gehuwd
		□ Gescheiden
		□ Weduwe/weduwnaar

ECHTGENO(O)T(E)	..........
Naam	..........
Geboortedatum	..........
Nationaliteit	..........

MINDERJARIGE KINDEREN	.......... (aantal)

Na(a)m(en)	..........	Geboortedatum	..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........

2 – BEWIJSMIDDELEN (Art. 4 van de Overeenkomst en Art. 4 van het Uitvoeringsprotocol)

(NB – het gaat hier om datum afgifte, geldigheidsduur documenten e.d.)

1.	..........
2.	..........
3.		..........
4.	..........
5.	..........
(kopieën bijgevoegd)

3 – INFORMATIE OMTRENT HET ONRECHTMATIG VERBLIJF OP HET GRONDGEBIED VAN DE VERZOEKENDE PARTIJ

DATUM VASTSTELLING ONRECHTMATIG VERBLIJF

4 – BIJLAGEN

AANTAL STUKKEN (incl. korte omschrijving)	1.	..........
	2.	..........
	3.	..........
	4.	..........
	5.	..........
	6.	..........

NAAM AMBTENAAR	STEMPEL EN HANDTEKENING


	ANTWOORD OP HET VERZOEK OM TERUGNAME

	(Ar. 5, derde en vierde lid, van de Overeenkomst en Art. 5 van het Uitvoeringsprotocol)

DATUM ANTWOORD: ..........

1 – GENOMEN BESLISSING

□ AKKOORD	□ WEIGERING
WEIGERINGSGRONDEN IN GEVAL VAN NEGATIEF ANTWOORD

2 – BIJZONDERHEDEN

NAAM AMBTENAAR	STEMPEL EN HANDTEKENING

Bijlage 3 bij het Uitvoeringsprotocol bij de Terug- en overnameovereenkomst tussen de Benelux-Staten (het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden) en Mongolië


	INKENNISSTELLING INZAKE DE OVERDRACHT

	(Art. 6 van de Overeenkomst en Art. 8 van het Uitvoeringsprotocol)

DATUM: ..........	DOSSIER NR.: ..........

UW POSITIEF ANTWOORD VAN (datum): ..........

VAN: BEVOEGDE AUTORITEIT (Verzoekende Staat)
..........
Tel.:	E-mail:

AAN: BEVOEGDE AUTORITEIT (Aangezochte Staat)
..........
Tel.:	E-mail:

1 – PERSONALIA VAN DE PERSOON WIENS OVERDRACHT WORDT AANGEKONDIGD

NAAM	..........	VOORNAMEN	..........
	..........		..........
			..........
			..........
GEBOORTEDATUM	..........	GEBOORTEPLAATS	..........
NATIONALITEIT	..........

ECHTGENO(O)T(E)	..........
Naam	..........
Geboortedatum	..........
Nationaliteit	..........

MINDERJARIGE KINDEREN	.......... (aantal)

Na(a)m(en)	..........	Geboortedatum	..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........
	..........		..........

2 – DOCUMENTEN IN HET BEZIT VAN DE PERSOON WIENS OVERDRACHT IS AANGEKONDIGD

(NB – het gaat hier om datum afgifte, geldigheidsduur documenten e.d.)

1.	LAISSEZ-PASSER
	afgegeven op	(datum)	..........	te (plaats)	..........
	geldig tot	(datum)	..........

2.	ANDERE (REIS)DOCUMENTEN		..........
			..........
			..........
			..........
			..........
(kopieën bijgevoegd)

3 – DATUM, TIJDSTIP, PLAATS EN WIJZE VAN OVERDRACHT

DATUM EN TIJDSTIP OVERDRACHT
PLAATS OVERDRACHT
WIJZE VAN VERVOER	LUCHT/LAND/ZEE^*

VERVOERMIDDEL
– AUTO	JA/NEE^* KENTEKEN
– VLIEGTUIG	JA/NEE^* VLUCHTNR
BEGELEIDING:	JA/NEE^*
AANTAL BEGELEIDERS
NAMEN BEGELEIDERS	1. ..........
	2. ..........
REDENEN WAAROM DE TERUGNAME NIET VIA DE LUCHT KAN PLAATSVINDEN	..........

GEZONDHEIDSTOESTAND (toestemming van betrokkene vereist)	..........
	..........
	..........

VEREISTE BIJSTAND	..........
	..........
	..........

TE TREFFEN BESCHERMINGS- OF VEILIGHEIDSMAATREGELEN	..........
	..........
	..........
	..........

^* Doorhalen wat niet van toepassing is.

4 – BIJLAGEN

AANTAL STUKKEN (incl. korte omschrijving)	1.	..........
	2.	..........
	3.	..........
	4.	..........
	5.	..........
	6.	..........

NAAM AMBTENAAR	STEMPEL EN HANDTEKENING


	ONTVANGSTBEVESTIGING INKENNISSTELLING

DATUM: ..........

NAAM AMBTENAAR	STEMPEL EN HANDTEKENING