Bijlage 1. De wijze van berekening van servicekosten
[Tekst zonder datum inwerkingtreding. Zie het wijzigingenoverzicht.]
Toelichting bij bijlage 1
§ 1. Warmte en koude
Paragraaf 1 gaat over de levering of doorlevering door de verhuurder van verwarmd
tapwater, warmte en koude lucht, aan woonruimten en gemeenschappelijke ruimten. De
levering van gas of elektriciteit waarmee de huurder zelf warmte of koude creëert
valt onder paragraaf 2. Delen van de warmte- of koude-leverende installatie die als
onroerende aanhorigheid onderdeel uitmaken van de gehuurde woonruimte of de gemeenschappelijke
ruimten, kunnen niet via de servicekosten worden verrekend.1
Paragraaf 1 maakt een onderscheid tussen vaste en variabele kosten. Daarbij zijn vaste
kosten gedefinieerd als kosten waar het gebruikersgedrag van de huurder geen invloed
heeft. Met deze benadering wordt aangesloten bij NEN 7440 die in praktijk door verhuurders
wordt toegepast. Deze regeling geeft geen limitatieve opsomming van kosten die als
vast moeten worden gezien. De vaste kosten worden gelijk verdeeld over de woonruimte
waar deze betrekking op hebben. Hierbij kan worden gekozen voor een gelijke verdeling
per woonruimte of een verdeling op basis van de oppervlakte van de betreffen woonruimten.
Voor de variabele kosten geldt het uitgangspunt dat deze overeenkomstig het verbruik
over de woonruimten worden verdeeld. Hiervoor is het gebruik van een warmtemeter of
warmtekostenverdelers noodzakelijk. Alleen als er geen (werkende) meters zijn, kan
de verhuurder tot een andere redelijke kostenverdeling komen.
De kosten voor het gebruik en aflezen warmtemeters en warmtekostenverdelers worden
als onderdeel van de vaste kosten in rekening worden gebracht. Kosten voor het uitlezen
van de meters, het verdelen van de kosten en het opstellen van de servicekosten jaarrekening
zijn onderdeel van de administratiekosten, bedoeld in paragraaf 8. Deze zijn gemaximeerd
op 2% van de totale kosten voor de levering of doorlevering van verwarmd tapwater,
warmte en koude lucht.
In paragraaf 1 wordt gesproken over de kosten in verband met onbemeterde warmteafgifte
door inpandige leidingen. Hiervoor kan de verhuurder een redelijk aandeel van de totale
warmteafgifte voor het gebouw in de berekening betrekken. Een aandeel van 35% gezien
wordt in ieder geval gezien als een redelijke verdeling2. Deze berekeningsmethoden kunnen worden gebruikt maar worden niet verplicht gesteld.
Tevens dient de verhuurder de gekozen berekeningsmethoden op grond van artikel 7:259,
tweede lid, BW inzichtelijk voor de huurder te maken. Indien in een complex naast
een woonfunctie, sprake is van warmte- of koude gebruik door andere gebruiksgroepen
(bijvoorbeeld bedrijfsruimten) dan moet de toerekening van de kosten afzonderlijk
voor elke gebruikersgroep worden uitgevoerd. Deze kostenverdeling is noodzakelijk
om het onderscheid voor huurders van woonruimte inzichtelijk te maken en vindt plaats
op basis van het totale gebruik van de gebruikersgroepen, gemeten door de individuele
meters binnen de betreffende gebruikersgroepen. Alleen de kosten voor de gebruiksgroepen
die betrekking hebben op de woonfunctie kwalificeren als servicekosten.
§ 2. Elektriciteit, gas en water
Deze paragraaf gaat uitsluitend over de levering of doorlevering door de verhuurder
van elektriciteit, gas en water. Deze paragraaf kent dezelfde opbouw en systematiek
als paragraaf 1.
De afrekening van zonnepanelen vindt plaatst volgens de systematiek die hoort bij
paragraaf 3 Roerende zaken. De opbrengsten van de zonnepanelen (de opgewekte elektriciteit en eventueel saldering
of terugleververgoeding) worden verdeeld overeenkomstig hetgeen verhuurder en huurder
daarover hebben afgesproken bij het aangaan van de servicekosten. In beginsel zal
dit neerkomen op de situatie waarin de huurder een bedrag betaalt voor het gebruik
van de zonnepanelen en daarvoor 100% van de opbrengsten ontvangt. Hiervan kan worden
afgeweken door bijvoorbeeld een lagere vergoeding overeen te komen voor het gebruik
van de zonnepanelen waarbij ook een lager percentage van de opbrengsten aan de huurder
toekomen. Het is aan de verhuurder om, op grond van artikel 7:259, tweede lid, BW
inzichtelijk te maken hoe de verdeling is en wat de verhouding is tot de vergoeding
die de huurder betaalt voor de zonnepanelen. De kapitaal- en onderhoudslasten voor
onroerende zonnepanelen kunnen niet via de servicekosten in rekening worden gebracht,
deze panelen zijn immers onderdeel van het gehuurde waarvoor de huurder huurprijs
betaalt.
§ 3. Roerende zaken
Indien roerende zaken mede ter beschikking worden gesteld aan de huurder, kan hiervoor
een vergoeding in rekening worden gebracht. Onderdeel van de bedoelde vergoeding zijn
de afschrijvingskosten gebaseerd op de aanschafkosten aangevuld met eventuele leverings-
of montagekosten. Deze kosten worden afgeschreven over de verwachte levensduur van
de betreffende roerende zaak. Daarbij dient rekening te worden gehouden met een eventuele
restwaarde. Hiermee sluit de regeling aan bij de gangbare bedrijfseconomische benadering.
De te hanteren afschrijvingstermijnen worden in deze regeling niet voorgeschreven.
Het is aan de verhuurder die te bepalen. Deze regeling biedt nadat een roerende zaak
is afgeschreven, geen mogelijkheid tot herwaardering. De volledige daadwerkelijk gemaakte
kosten zijn dan immers reeds door de huurder via de servicekosten betaald. Indien
er na het gebruik door de huurder nog een restwaarde is, moet hiermee rekening worden
gehouden door deze in mindering te brengen bij het berekenen van de vergoeding. Ook
eventuele kosten voor onderhoud kunnen als onderdeel van de gebruikersvergoeding in
rekening worden gebracht. Indien onderhoud bijvoorbeeld om de twee of drie jaar plaatsvindt,
biedt deze regeling de mogelijkheid deze kosten per kalenderjaar te verrekenen. Hiervoor
is gekozen om sterke schommelingen in de jaarlijkse onderhoudskosten te voorkomen.
Deze regeling maakt voorts onderscheid tussen onderhoud- en reparatiekosten. Wanneer
de huurder een vergoeding heeft betaald en daarmee het recht heeft de goederen te
gebruiken, is het niet redelijk dat de huurder aanvullend moet betalen mocht het betreffende
goed stuk gaan.
Voor de verbruiksvergoeding van roerende zonnepanelen geldt dat de afrekening plaats
vindt conform de systematiek behorende bij deze paragraaf. De opbrengsten van de zonnepanelen
komen toe aan de huurder. Daarmee wordt de opgewekte elektriciteit en eventueel saldering
of terugleververgoeding bedoeld. De opbrengsten komen tevens toe aan de huurder in
situaties waarbij de zonnepanelen onroerend aanhorig aan het gehuurde zijn. De kapitaal-
en onderhoudslasten voor onroerende zonnepanelen kunnen niet via de servicekosten
in rekening worden gebracht, deze panelen zijn immers onderdeel van het gehuurde waarvoor
de huurder huurprijs betaalt.
Voor de gebruiksvergoeding voor roerende brandbeveiligingsmiddelen (zoals brandblussers
en blusdekens) en beveiligingscamera’s mag maximaal 50% van de kosten die overeenkomstig
paragraaf 3 mogen worden gerekend, in de doorberekening aan de huurder worden meegenomen.
Dit vanuit de overweging dat genoemde roerende zaken óók in het belang van de verhuurder
zijn en dat het daarmee niet uitsluitend en volledig om aan de huurder in gebruik
gegeven roerende zaken gaat. Brandbeveiligingsmiddelen die als onroerende aanhorigheid
aan de gehuurde woonruimte zijn verbonden, kunnen niet via de servicekosten worden
verrekend.
§ 4. Kleine herstellingen
Het begrip kleine herstellingen is in deze regeling uitsluitend van toepassing op
kleine herstellingen zoals bedoeld in het Besluit kleine herstellingen. Om kleine
herstellingen als servicekosten in rekening te mogen brengen bij huurders moeten huurder
en verhuurder dit in de huurovereenkomst overeen zijn gekomen.3 De redelijke vergoeding bestaat uit arbeidskosten (gebaseerd op een urenverantwoording
vermenigvuldigd met een uurtarief), aangevuld met materiaalkosten. Deze regeling bepaalt
geen redelijk of maximum uurtarief. Het schoonhouden van de gemeenschappelijke ruimten
is onderdeel van de kleine herstellingen.4 Kosten hiervoor worden gelijk verdeeld over het aantal woonruimte die gebruik kunnen
maken van de gemeenschappelijk ruimte.
§ 5. Toezicht, beveiliging en vuil
De redelijke vergoeding voor het verrichten van diensten in het kader van toezicht,
beveiliging en vuil als bedoeld in paragraaf 5 van het Besluit servicekosten, bestaat
uit arbeidskosten (gebaseerd op een urenverantwoording vermenigvuldigd met een uurtarief),
aangevuld met materiaalkosten. De kosten worden gelijk verdeeld over het aantal woonruimte
waar deze betrekking op hebben, dit geldt ook voor de kosten voor werkzaamheden die
worden ten behoeve van gemeenschappelijke gedeelten. Deze regeling bepaalt geen redelijk
of maximum uurtarief. De vergoeding voor in het kader van toezicht, veiligheid en
vuil, in gebruik gegeven roerende zaken, wordt berekend overeenkomstig paragraaf 3.
Roerende zaken. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om vuilcontainers of pakketkluizen. De kosten voor
het gebruik van bijvoorbeeld een zaklamp door de huismeester of een beveiliger, valt
binnen de materiaalkosten zoals bedoeld in paragraaf 5. Het betreft hier immers geen
roerende zaak die mede ter beschikking is gesteld aan de huurder.
§ 6. Signaallevering
Voor diensten in het kader van centrale opvang, verstrekking ten behoeve van de gemeenschappelijke
gedeelten en doorlevering van een signaal voor radio, televisie, computer, internet
of andere elektronische apparatuur, geldt dat de redelijke vergoeding bestaat uit
de volledige kosten die de verhuurder daarvoor maakt. Wanneer deze kosten zijn gemaakt
ten behoeve van meerdere woonruimten of gemeenschappelijke gedeelten, worden de kosten
gelijk verdeeld over de woonruimten. De vergoeding voor de aan de huurder mede ter
beschikking gestelde roerende elektronische apparatuur wordt berekend overeenkomstig
paragraaf 3. De signaallevering ten behoeve van toezicht en beveiliging is onderdeel
van de materiaalkosten uit paragraaf 5.
§ 7. Verzekeringen en fondsvorming
Op basis van het Besluit servicekosten is het mogelijk om een gemeenschappelijk fonds
te vormen. In de praktijk gaat het veelal om fondsen voor het kunnen verrichten van
kleine herstellingen. Het gaat om relatief lage kosten, waarbij het afrekenen van
de daadwerkelijk gemaakte kosten in de praktijk onnodig ingewikkeld zou zijn. Het
in te richten fonds biedt dan een praktische oplossing in het belang van zowel de
huurder als de verhuurder. Om te borgen dat het om kleine bedragen gaat en om ervoor
te zorgen dat de administratieve last laag kan blijven, stelt deze regeling een maximum
aan de maandelijkse inleg van het fonds en de totale omvang. Wanneer ervoor is gekozen
om bepaalde kosten via een fonds te verrekenen, is het niet mogelijk om eventueel
aanvullende of resterende kosten alsnog op een andere wijze in rekening te brengen.
Dit vanuit de overweging dat de huurder ervan uit moet kunnen gaan dat met de maandelijkse
bijdrage aan het fonds de betreffende kosten worden gedekt en er niet achteraf nog
een aanvullende rekening volgt.
§ 8. Administratiekosten
Voor alle administratieve handelingen om tot een servicekostenafrekening te komen,
kan de verhuurder administratiekosten bij de huurder in rekening brengen. In deze
paragraaf 8 wordt een maximum gesteld aan deze administratiekosten. Hiervoor is gekozen
omdat het specificeren van de daadwerkelijk gemaakte administratiekosten in de praktijk
tot een onredelijke hoge administratieve lasten kan leiden, die ook niet in verhouding
staat tot de omvang van de kosten in deze paragraaf.
Voor de administratiekosten die worden gemaakt om tot een afrekening van paragraaf 1
en 2 te komen, geldt een maximumpercentage voor de administratiekosten van 2% van
de totale kosten als bedoeld in die paragrafen. Voor de overige paragrafen (3 tot
en met 7) geldt een maximumpercentage van 5%. Dit heeft te maken met de gemiddelde
servicekosten per categorie, die voor de servicekosten uit paragraaf 1 en 2 veel hoger
zijn. Voorts geldt een maximumbedrag voor het totaal aan administratiekosten van € 75,00
per kalenderjaar per woonruimte en tevens een minimumbedrag van € 7,50 per kalenderjaar.
Een minimumbedrag is nodig omdat een eindafrekening van de servicekosten ook kan resulteren
in een klein of negatief bedrag; ook in die gevallen moet het mogelijk blijven redelijke
administratiekosten in rekening te brengen. Het maximumbedrag van € 75,00 aan administratiekosten
geldt per kalenderjaar en nadrukkelijk niet per afrekening. Dit kalenderjaar betreft
het kalenderjaar, bedoeld in artikel 7:259 tweede lid BW, waarin de verplichting is
opgenomen dat de verhuurder de huurder elk kalenderjaar een afrekening van de servicekosten
stuurt. In het geval dat bijvoorbeeld de kosten voor elektriciteit, gas en water afzonderlijk
van de overige servicekosten worden afgerekend, dan mag het totaal aan administratiekosten
het gestelde jaarlijkse maximum niet overschrijden.
