2. Verantwoording voor de selectielijst
2.1. Selectiedoelstelling en -methodiek
De selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief is in 2010 in een Kamerbrief als volgt geformuleerd:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen
en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat
en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of
onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
-
1. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
-
2. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
-
3. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties
in een bepaalde periode weerspiegelen.
Het Nationaal Archief heeft met het oog op de operationalisering van deze nieuwe selectiedoelstelling
een nieuwe waarderingsmethodiek (NWM) ontwikkeld, die in 2015 vorm kreeg in de handreiking
Belangen in Balans (BiB). De nieuwe aanpak omvat de toepassing van drie instrumenten:
-
• Systeemanalyse
-
• Risicoanalyse
-
• Hotspotmonitor
Ieder instrument hanteert een eigen invalshoek. De resultaten van de systeemanalyse
en de risico-analyse zijn vastgelegd in de voorliggende selectielijst. Deze selectielijst
wordt aangevuld met een periodiek en afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst, het resultaat
van de uitvoering van de hotspot-monitor.
2.2. Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht geworden.
De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt
worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar
voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens,
bijzondere persoons-gegevens en strafrechtelijke gegevens.
Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties
of openbare- of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden
te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’
al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen ná overbrenging
naar een archiefbewaarplaats. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’
is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige
doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent
bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording
moet kunnen worden afgelegd.
Concreet vermeldt de selectielijst voor elk proces of en, zo ja, welke categorie persoonsgegevens
wordt verwerkt (gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke
gegevens). Voor alle persoonsgegevens wordt vervolgens met de hieronder opgesomde
cijfers aangeduid welke grondslag – en in het geval van bijzondere- of strafrechtelijke
persoonsgegevens ook welke uitzonderingsgrond – van toepassing is:
-
• Voor gewone persoonsgegevens met de hieronder opgesomde cijfers aangeduid welke grondslag(en)
van toepassing is of zijn (maximum 2).
-
• Voor bijzondere persoonsgegevens met de hieronder opgesomde cijfers de grondslag(en)
voor gewone persoonsgegevens aangeduid (maximum 2) én de uitzonderingsgrond(en) voor
bijzondere persoonsgegevens (maximum 2).
-
• Voor strafrechtelijke persoonsgegevens met de hieronder opgesomde cijfers de belangrijkste
grondslag voor gewone persoonsgegevens aangeduid én de uitzonderingsgrond voor strafrechtelijke
persoonsgegevens.
|
Grondslag
|
Gewone persoonsgegevens
|
|
1
|
Toestemming van de betrokken persoon
|
|
2
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
|
|
3
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen
|
|
4
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen
|
|
5
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen
belang of uitoefening van openbaar gezag
|
|
6
|
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde
belangen
|
|
Uitzondering
|
Bijzondere persoonsgegevens
De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is verboden. Tenzij u zich kunt beroepen
op een wettelijke uitzondering én op één van de grondslagen voor het verwerken van
‘gewone’ persoonsgegevens. In de praktijk vallen sommige van die grondslagen samen.
|
|
BP-1
|
De uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon
|
|
BP-2
|
De verwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de
uitoefening van specifieke rechten van u of betrokken persoon. Dit op het gebied van
het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht
|
|
BP-3
|
De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen van de betrokken
persoon of van een andere natuurlijke persoon. Dit geldt alleen wanneer diegene fysiek
of juridisch niet in staat is om zijn toestemming te geven
|
|
BP-4
|
De verwerking wordt gedaan door een stichting, een vereniging of een andere instantie
zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied
werkzaam is. Die organisatie verwerkt gegevens in het kader van gerechtvaardigde activiteiten
en met passende waarborgen
|
|
BP-5
|
De verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door betrokkene openbaar
zijn gemaakt
|
|
BP-6
|
De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van
een rechtsvordering. Of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid
|
|
BP-7
|
De verwerking is noodzakelijk vanwege een zwaarwegend algemeen belang
|
|
BP-8
|
De verwerking is noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of (arbeids)geneeskundige
aard
|
|
BP-9
|
De verwerking is noodzakelijk om redenen van algemeen belang op het gebied van de
volksgezondheid
|
|
BP-10
|
De verwerking is noodzakelijk met het oog op de archivering in het algemeen belang,
wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
|
|
Uitzondering
|
Strafrechtelijke persoonsgegevens
De verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden. Tenzij u zich kunt
beroepen op een specifieke wettelijke uitzondering én op één van de grondslagen voor
het verwerken van ‘gewone’ persoonsgegevens.
|
|
SP-1
|
De verwerking moet onder toezicht van de overheid staan óf
|
|
SP-2
|
De verwerking is toegestaan bij nationaal recht. Het gaat dan om Unierechtelijke of
lidstaatrechtelijke bepalingen die passende waarborgen bieden voor de rechten en vrijheden
van betrokken personen
|
Daarbij aansluitend wordt aangegeven welke persoonsgegevens (BSN, NAW-gegevens, medische
gegevens, IP-adressen, enzovoort) worden verwerkt en de wettelijke grondslag op basis
waarvan de organisatie de gegevens oorspronkelijk heeft verwerkt. Een beslissing tot
blijvende bewaring wordt uiteindelijk gemotiveerd in de systeemanalyse. De uitzonderingsgrond
BP-10 “archivering in het algemeen belang” moet bijgevolg niet expliciet benoemd worden.
Voor de Rekenkamer geldt dat de onderzoeksprocessen worden uitgevoerd op basis van
een wettelijke taak en algemeen belang. De in deze processen voorkomende persoonsgegevens
vallen onder grondslag 3 en 5. De overige processen worden uitgevoerd op basis van
een overeenkomst of een wettelijke taak en vallen onder grondslagen 2 en 3. Voor de
soort persoonsgegevens wordt verwezen naar het AVG-verwerkingsregister van de Rekenkamer.
Dit register is niet openbaar.
2.3. Verantwoording voor de waarderingen
2.3.1. Systeemanalyse
Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen
voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen
actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren
die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse
en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.
Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken
van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf
Systeem Analyse – Bewaarcriteria (SA-B) geformuleerd.
|
Selectiecriterium
|
Toelichting
|
|
SA-B1
Processen die betrekking hebben op de besluitvorming
|
Hieronder wordt verstaan de neerslag van de belangrijkste besluitvormings-organen
en -routes die betrekking hebben op de kerntaken/ doelen van de organisatie en de
inrichting van de organisatie. Denk daarbij aan structurele overleggen op het hoogste
niveau binnen de organisatie, maar ook aan cruciale besluitvorming die langs andere
wegen verloopt, bijvoorbeeld via ambtelijke voorportalen.
Niet alle besluitvormingsorganen komen in aanmerking voor bewaring. Alleen besluitvorming
op de hoogste politieke en ambtelijke niveaus komt in aanmerking voor blijvende bewaring.
In het algemeen geldt dat besluitvormingsorganen in aanmerking komen voor blijvende
bewaring als:
• ze van belang zijn om het handelen van de organisatie op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren;
• sprake is van een belangrijk informatieknooppunt.
NB: Voor overleggen geldt dat de besluitvorming alleen gereconstrueerd kan worden
als ook de stukken op grond waarvan de besluiten zijn genomen als onderdeel van het
proces gearchiveerd worden. Juist de aanwezigheid van deze stukken maakt dat een overleg
beschouwd kan worden als informatieknooppunt.
|
|
SA-B2
Processen die betrekking hebben op de besluitvorming die de organisatie overstijgt
|
Een deel van de besluitvorming ligt buiten de organisatie, maar wordt wel binnen de
organisatie voorbereid of door de organisatie geadministreerd. Voorbeelden zijn:
• overleg tussen organisaties: wanneer de organisatie het secretariaat voert en het
gaat om overleg op hoog ambtelijk niveau komt het overleg in aanmerking voor blijvende
bewaring.
• internationale besluitvorming: de voorbereiding van besluitvorming binnen de Benelux,
EU, NAVO en VN komt in aanmerking voor bewaring als een organisatie verantwoordelijk
is voor de coördinatie van de Nederlandse inbreng.
NB: de vergaderstukken van sommige internationale gremia mogen niet bewaard worden.
|
|
SA-B3
Processen die betrekking hebben op (tijdelijke) cruciale ontwikkelingen cq. procedures
|
Hieronder wordt verstaan de (tijdelijke) processen die als cruciaal worden beschouwd,
omdat ze een goed beeld geven van nieuwe initiatieven, koerswijzigingen en belangrijke
ontwikkelingen.
Hierbij kan gedacht worden aan beleid op bepaalde terreinen (kerntaken), wet- en regelgeving
op bepaalde terreinen, bijzondere commissies en werkgroepen, reorganisatietrajecten,
enz. Uitvoerende, repeterende processen zullen niet in aanmerking komen voor bewaring.
|
|
SA-B4
Processen die betrekking hebben op verslaglegging en planvorming
|
Verslagen en plannen die een goed beeld geven van de ontwikkeling en planvorming op
een van de beleidsterreinen van de organisatie of de ontwikkeling binnen de organisatie
zelf.
In geaggregeerde vorm wordt in verslaglegging en planvorming vaak veel vastgelegd
over het actuele functioneren, de inrichting en de doelen van de organisatie. Niet
alle rapportages en plannen komen in aanmerking voor bewaring, maar alleen die verslagen
en plannen die betrekking hebben op de hele of een groot deel van de organisatie,
op een kerntaak of een belangrijk beleidsterrein. Daarbij dient te worden bepaald
of alleen het eindproduct in aanmerking komt voor blijvende bewaring of heel het proces.
Met name bij planvorming op een bepaald beleidsterrein zal het proces mogelijk ook
van belang zijn.
|
|
SA-B5
Processen die betrekking hebben op de (Basis)-registraties
|
Hieronder wordt verstaan de grootschalige registraties die een waardevolle bron zijn
voor toekomstig historisch onderzoek, statistische analyse enzovoort.
Basisregistraties komen altijd in aanmerking voor bewaring. Voor andere registraties
kan het zijn dat deze zulke waardevolle en unieke informatie bevatten dat deze eveneens
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Wanneer het gaat om registraties waarin persoonsgegevens voorkomen, wordt op voorhand
bepaald of de data als dusdanig of in geanonimiseerde of gepseudonimiseerde vorm bewaard
worden. Dat is afhankelijk van andere wetgeving. Dat een register persoonsgegevens
bevat is op zich geen reden om het te vernietigen. Het is wel reden om met de beschikbaarstelling
van deze informatie zeer zorgvuldig om te gaan.
|
De systeemanalyse heeft de volgende inzichten opgeleverd over de Rekenkamer:
De Rekenkamer onderzoekt of de rijksoverheid publiek geld zinnig, zuinig en zorgvuldig
uitgeeft. De wettelijke taak van de Rekenkamer is het controleren van de inkomsten
en uitgaven van het Rijk en het rapporteren van de resultaten aan de Tweede Kamer
en de Eerste Kamer. Dit gebeurt op Verantwoordingsdag, de derde woensdag van mei.
Op basis van het oordeel van de Rekenkamer besluit het parlement om al dan niet décharge
te verlenen aan het Kabinet. Naast dit verantwoordings- of rechtmatigheidsonderzoek
onderzoekt en rapporteert de Rekenkamer ook de doelmatigheid van overheidsuitgaven.
Alle primaire werkzaamheden van de Rekenkamer zijn gericht op het doen van onderzoek
naar de financiën van de rijksoverheid en overige organisaties en instellingen die
door het Rijk worden gefinancierd. Ook Europese geldstromen kunnen door de Rekenkamer
(mede)onderzocht worden. Het grootste deel van de neerslag rond deze processen wordt
blijvend bewaard. Dat geldt ook voor de stukken die het college van de Algemene Rekenkamer
(college) behandeld. Het college is dan ook het belangrijkste informatieknooppunt
van de Rekenkamer.
De Algemene Rekenkamer werkt nauw samen met rekenkamers en rekencommissies binnen
het Koninkrijk der Nederlanden en binnen Europa. De neerslag van processen die hiermee
te maken hebben, worden ook grotendeels bewaard.
De president van de Rekenkamer heeft verschillende bijzondere taken binnen het Staatsbestel,
zoals het mede-uitoefenen van de voogdij over het minderjarig staatshoofd en het benoemen
van de Nationale ombudsman. Deze taken zijn in de Grondwet en in specifieke wetten opgenomen. De meeste neerslag uit deze processen wordt ook
blijvend bewaard.
Met name de secundaire processen (bedrijfsvoering) komen in aanmerking voor vernietiging.
Alleen als een secundair proces over verantwoording gaat, of procedureel of beleidsmatig
van aard is met externe werking of werking voor de Rekenkamer als geheel, kan de neerslag
van dit proces voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
2.3.2. Risicoanalyse
Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient
te blijven alvorens de informatie kan worden vernietigd. Het doel van een risicoanalyse
is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang
vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt
vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijk-heid die
hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang
bewaren van informatie.
Bij elk proces is met proceseigenaren en/of kenners van het proces besproken hoe lang
het overheids-orgaan de informatie nodig heeft voor de taakuitvoering. Daarnaast is
per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke
(jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is
hierin meegenomen, evenals overige geldende, relevante wetgeving. Dit is voor de Algemene
Rekenkamer met name de Comptabiliteitswet. Daarna is gekeken naar gangbare termijnen voor bedrijfsvoeringsprocessen. Gezamenlijk
is gekomen tot een bewaartermijn voor de informatie van elk werkproces.
2.3.3. Hotspots en uitzonderingen
Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd
als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek
voorziet een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingsvoorwaarden
benoemd worden.
Hotspots
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve
interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken
die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer
van de volgende criteria:
-
• Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor
veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat
in de media.
-
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen
tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties
los.
-
• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek
debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
-
• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de Minister of het
Kabinet ernstig is bedreigd.
De hotspotmonitor is gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties
in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie
die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om er voor
te zorgen dat de informatieobjecten die betrekking hebben op deze hotspots worden
aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze archiefstukken
in de selectielijst.
Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer
vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijk gepubliceerd hotspotlijst.
In de selectielijst wordt louter beschreven en vastgelegd welke procedure wordt gevolgd
en welke criteria worden gehanteerd voor het maken van uitzonderingen.
Andere uitzonderingen
Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit kunnen informatieobjecten en dossiers die normaal gesproken voor vernietiging in
aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende
klassieke uitzonderingen:
-
• Het betreft zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie of werkveld
uniek of bijzonder karakter.
-
• Het betreft personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn of zijn geweest
voor het werkgebied of de organisatie.
-
• Kopieën of afschriften van informatieobjecten die als blijvend te bewaren zijn aangemerkt,
maar die teloor gegaan zijn.
-
• Archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de
te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.
Te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen
De meeste informatie uit de primaire processen van de Rekenkamer wordt blijvend bewaard.
Daarin zitten ook de trends en ontwikkelingen die grote invloed hebben op de maatschappij
en de Rekenkamer zelf. Er is daarom geen procedure vastgesteld voor het aanwijzen
van hotspots en uitzonderingen. De Rekenkamer zal rijksbrede hotspots, zoals aangewezen
door het Nationaal Archief, volgen.
2.4. Verslag van de vaststellingsprocedure
In mei 2024 is de conceptselectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het
verzoek om de selectielijst vast te stellen. Dit concept werd in juni 2024 voorgelegd
aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het overleg over de selectielijst in de periode van mei 2023 tot september 2024
is een verslag opgesteld (zie bijlage 3).
Vanaf 2 december 2024 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage
bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief,
hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele
burgers is geen commentaar ontvangen.
2.5. Afspraken en vooruitkijken
De voorliggende selectielijst is zoveel mogelijk tijdsonafhankelijk opgesteld, maar
indien noodzakelijk moet deze in overleg met het Nationaal Archief bijgewerkt worden
op grond van wettelijke wijzigingen, wijziging in taken, spoedeisende bepalingen of
vanwege termijnen die op basis van jurisprudentie of de dagelijkse praktijk problematisch
blijken te zijn.
3. Contextuele informatie
3.1. Taken en organisatie
In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de taken van de Rekenkamer en de inrichting
van de organisatie.
3.1.1. Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie
Het instituut ‘Rekenkamer’ is een eeuwenoud begrip. Frankrijk had al een rekenkamer
aan het begin van de 14e eeuw in. Het Bourgondische Rijk creëerde een centrale rekenkamer
in Brussel. Doel was het krijgen van grip op de belastinginkomsten. De eerste Hollandse
Rekenkamer (ook wel Grafelijkheidskamer) bestond al voor 1444 en was gevestigd in
Den Haag. Bij het ontstaan van het Koninkrijk der Nederlanden in 1814 richtte Koning
Willem I de huidige Algemene Rekenkamer op. Sinds 1868 is het kantoor van de Rekenkamer
gevestigd op het Lange Voorhout 8, waar de Rekenkamer nog altijd zetelt. Waar de Algemene
Rekenkamer vanaf 1814 alleen verantwoording meedeelde aan de Koning, veranderde dit
in 1841 met de introductie van de Instructiewet, waarin onder andere de verslaglegging
aan het parlement werd geregeld.
Vanaf 1927 valt de werking van de Rekenkamer grotendeels onder de Comptabiliteitswet. Toen werd ook de Instructiewet ingetrokken. Tot op heden is de Comptabiliteitswet
de belangrijkste wet op basis waarvan de Rekenkamer werkt. Een bijzondere periode
is de Tweede Wereldoorlog, toen er twee Rekenkamers actief waren: één in bezet Nederland
(waar de bestaande Rekenkamer de werkzaamheden zo goed als mogelijk bleef uitvoeren)
en één in Londen (de Buitengewone Algemene Rekenkamer). Na de oorlog zijn de taken
van de Buitengewone Algemene Rekenkamer weer ondergebracht bij de Algemene Rekenkamer
(per koninklijk besluit van 14 september 1946).
Na de Tweede Wereldoorlog heeft er een verschuiving plaatsgevonden in het soort onderzoek
dat de Rekenkamer doet. Waar er eerst vooral sprake was van verantwoordings- ofwel
rechtmatigheids-onderzoek, ontstond er door de explosieve ontwikkeling van de overheidsfinanciën
steeds meer behoefte aan doelmatigheidsonderzoek. Deze trend is tot op heden zichtbaar.
Uiteraard vindt nog altijd het verantwoordingsonderzoek plaats, als kerntaak van de
Rekenkamer. Daarnaast is er steeds meer aandacht voor de rapportages: deze worden
uitgebreider en duidelijker. Vanaf de jaren ’90 van de twintigste eeuw komt er ook
aandacht voor de besteding van Europese geldstromen in Nederland, via het EU-verdrag
(voorheen EG-verdrag).
In de jaren ’90 van de twintigste eeuw maakte de Rekenkamer roerige tijden door. Dit
had vooral te maken met de tijdelijke verhuizing naar een ander pand. Tussen 1993
en 1997 is de nieuwbouw op de locatie aan het Lange Voorhout gebouwd en opgeleverd.
Daarnaast werd in 1995 een ingrijpende reorganisatie afgerond, waarover in de volgende
paragraaf meer.
In de 21e eeuw doet de Rekenkamer nog steeds onderzoek naar de rechtmatige en doelmatige
besteding van overheidsgelden van de Nederlandse overheid. De samenwerking met de
Europese Rekenkamer en de rekenkamers van de lidstaten van de Europese Unie wordt
ook steeds verder uitgebreid en geformaliseerd. De Rekenkamer bevindt zich in een
dynamische omgeving, waarin de nadruk op doelmatigheid een steeds grotere rol speelt.
3.1.2. Organisatiestructuur vanaf 1993
De Algemene Rekenkamer bestaat in feite uit twee onderdelen: het college, bestaande
uit de president en de collegeleden, en de ambtelijke organisatie. De Algemene Rekenkamer
wordt binnen de eigen organisatie ‘Rekenkamer’ genoemd. Dit is ook de benaming van
de website (Externe link: www.rekenkamer.nl). Dit is ook de term die in deze selectielijst zo wordt gebruikt. Wanneer dit verwarrend
werkt, wordt de term Algemene Rekenkamer gebruikt.
Het college staat aan het hoofd van de organisatie en bestaat uit de president (voorzitter)
en twee leden. Deze zijn alle drie voor het leven benoemd. Het college gaat uit van
collegiaal bestuur en neemt daarom besluiten als geheel. Wel is elk collegelid rapporteur
voor een deel van de onderzoeken van de Rekenkamer. De president houdt ook toezicht
op de ambtelijke organisatie. Daarnaast kunnen maximaal drie leden in buitengewone
dienst worden benoemd in het college.
Het college stelt een secretaris aan, die eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke
organisatie van de Rekenkamer. De secretaris wordt benoemd per koninklijk besluit.
De ambtelijke organisatie wordt onderverdeeld in directies en stafafdelingen. De exacte
samenstelling verschilt per periode. Een belangrijke reorganisatie vond in 1995 plaats:
de organisatiestructuur werd gestroomlijnd en de interne lijnen werden korter gemaakt.
Van de medewerkers veranderde ruim de helft van functie of van werkplek. De herstructurering
van de organisatie vormde de basis voor een andere wijze van functioneren. Met de
introductie van een nieuw managementconcept werd de verdeling van de bevoegdheden
verduidelijkt en zijn beheersmatige en inhoudelijke verantwoordelijk-heden gescheiden.
Dit zorgde voor verdere professionalisering van de Rekenkamer, beginnend bij de verbetering
van het management en de flexibilisering van de organisatie. Ook werd veel aandacht
besteed aan strategische beleidsontwikkeling en de informatisering en digitalisering.
Het organogram zag er als volgt uit:
Deze inrichting heeft geruime tijd zo bestaan, er werd niet veel aan de basisstructuur
veranderd. Wel kwam er meer aandacht voor diversiteit middels een doelgroepenbeleid.
In de ondersteuning kwam wel een kleine organisatiewijziging in deze jaren. Naast
de drie onderzoeksdirecties kwam er een staf-directie Bedrijfsvoering en een Stafdirectie
Beleid en Communicatie.
In 2013–2014 vond er een reorganisatie plaats van de twee stafdirecties, die werden
samengevoegd tot één directie. Doel van deze reorganisatie was onder andere om de
positie rond automatisering te versterken en het aantal managers te verkleinen. Ook
werd de projectplanning verplaatst naar de projectleiders in de onderzoeksdirecties
en werd de secretariaatsfunctie versterkt.
Een volgende reorganisatie vond plaats in 2017. Op 1 juli 2017 is deze nieuwe organisatie
van start gegaan. De managementstructuur werd aangepast om te komen tot een plattere,
minder hiërarchische organisatie met kortere lijnen. In de onderzoeksdirecties werd
het middenmanagement uitgefaseerd. De aansturing gebeurde nu door zes onderzoeksdirecteuren.
Daarnaast kwam er één stafdirecteur, ondersteund door vijf middenmanagers. Deze structuur
is sinds 2017 nauwelijks meer aangepast. Bij het opstellen van deze selectielijst
in 2023 zag de organisatie van de Rekenkamer er als volgt uit:
De ambtelijke organisatie van de Rekenkamer is nu ingericht op onderzoeksdirecties,
die worden ondersteund door de Stafdirectie. Daarnaast bestaat er het Audit Advisory
Committee (AAC). Dit comité adviseert de president en de secretaris over de dagelijkse
leiding van de organisatie. Het advies kan zowel betrekking hebben op het bedrijfsvoeringsbeleid
als op de uitvoering van de bedrijfsvoering. Het AAC bestaat uit drie leden en heeft
een adviesfunctie. Het is geen toezichthoudend orgaan. Het AAC wordt benoemd door
het college en vergadert tenminste éénmaal per jaar met het college.
3.1.3. Missie, doelstelling en kerntaken van de organisatie
De Rekenkamer heeft als missie ‘bijdragen aan het verbeteren van het functioneren en presteren van de rijksoverheid
en de daarmee verbonden organen. Daartoe gaat de Rekenkamer na of de rijks-overheid
haar geld zinnig, zuinig en zorgvuldig besteedt’. De Rekenkamer controleert de inning en besteding van publiek geld. Elke paar jaar
stelt de Rekenkamer een nieuwe strategie vast, die gedurende enkele jaren de leidraad
wordt bij controles.
Concreet houdt dit in dat de Rekenkamer doorlopend onderzoek pleegt naar overheidsfinanciën.
Dat is dan ook de kerntaak van de organisatie. De organisatie heeft, als Hoog College
van Staat, een grondwettelijke taak, die nader is uitgewerkt in de Comptabiliteitswet:
Als Hoog College van Staat is de Rekenkamer een onafhankelijk instituut en is geen
onderdeel van de regering of het parlement. De Rekenkamer bepaalt zelf, binnen de
wettelijke taken, wat er wordt onderzocht en hoe en wanneer daarover wordt gepubliceerd.
De Eerste en Tweede Kamer of bewindspersonen kunnen de Rekenkamer ook verzoeken onderzoek
te verrichten, maar kunnen daar geen opdracht toe geven. De Rekenkamer beslist hier
zelf over.
Daarnaast werkt de Rekenkamer samen met de Europese Rekenkamer en andere vergelijkbare
instanties in het buitenland. Ook binnen het Koninkrijk der Nederlanden wordt samengewerkt
met rekenkamers en rekenkamercommissies van gemeenten en rijksdelen. De Rekenkamer
is bijvoorbeeld lid van:
-
• EUROSAI: de internationale organisatie van 50 nationale rekenkamers in Europa en de
Europese Rekenkamer;
-
• Het Contact Comité: het overlegorgaan van presidenten van rekenkamers van EU-landen
en de Europese Rekenkamer;
-
• INTOSAI: de internationale organisatie van 195 nationale rekenkamers wereldwijd.
De Rekenkamer werkt ook samen in programma’s met nationale rekenkamers om hun institutionele
ontwikkeling te begeleiden. Dit gebeurt altijd op verzoek van de betreffende nationale
rekenkamer en wordt extern gefinancierd. Deze programma’s lopen vaak meerdere jaren.
3.1.4. Besluitvormende overlegstructuren
Het belangrijkste besluitvormende orgaan is het college. Het college vergadert wekelijks
over alle belangrijke zaken die de Rekenkamer aangaan. Daarnaast is er een managementteam,
bestaande uit de secretaris van de Rekenkamer en de directeuren.
De Rekenkamer heeft een Ondernemingsraad die ook overleg voert, zowel onderling als
met de secretaris van de Rekenkamer in de functie van bestuurder. Daarnaast bestaat
het Georganiseerd Overleg waarin ook de vakbonden aansluiten.
3.2. Relaties met andere organisaties
De Rekenkamer heeft relaties met veel verschillende organisaties. Het betreft in elk
geval alle gecontroleerde organisaties, zoals die in de Comptabiliteitswet en sommige specifieke wetten zijn opgenomen. Dit gaat om organisaties binnen de rijksoverheid,
zelfstandig bestuursorganen (ZBO’s) en overige organisaties die met rijksgeld worden
gefinancierd en waar de Rekenkamer onderzoek uitvoert op basis van de genoemde wetten.
Daarnaast heeft de Rekenkamer relaties met de Hoge Colleges van Staat en diverse internationale
samenwerkingsorganisaties. Ook zijn er relaties met andersoortige organisaties binnen
en buiten Nederland. Dit betreft bijvoorbeeld:
-
• De Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal
-
• De Raad van State
-
• De Nationale ombudsman
-
• De Europese Rekenkamer
-
• European Organisation of Supreme Audit Institutions (EUROSAI)
-
• Contact Comité
-
• International Organisation of Supreme Audit Institutions (INTOSAI)
-
• International Congress of Supreme Audit Institutions (INCOSAI)
-
• Rekenkamers en rekenkamercommissies van de Nederlandse gemeenten
-
• Rekenkamers binnen het Koninkrijk der Nederlanden
-
• Universiteiten
-
• NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, voorheen NIVRA)
Deze lijst is niet compleet, maar dit geeft een beeld van de breedte van de relaties
en de samenwerking met andere organisaties.
3.3. Het onderzoeksproces
Het belangrijkste proces dat de Rekenkamer uitvoert, is het doen van onderzoek naar
de ontvangsten en uitgaven van het Rijk en daarmee verbonden organen (de inning en
besteding van publiek geld). In deze paragraaf wordt nader uitgelegd hoe de Rekenkamer
dit onderzoek doet. De Rekenkamer doet onderzoek op basis van de grondwettelijke taak
zoals is uitgewerkt in de Comptabiliteitswet.
Het onderzoek naar de rechtmatigheid van de financiën van de rijksoverheid vindt jaarlijks
plaats. Dit wordt ook wel het verantwoordingsonderzoek genoemd. De Rekenkamer onderzoekt
dan of de ministeries hun geld volgens de regels (rechtmatig dus) hebben besteed.
Ook kijkt de Rekenkamer naar de bedrijfsvoering bij de ministeries en agentschappen
en wordt gekeken of het beleid de gewenste resultaten heeft gehad. Deze onderzoeken
worden dus uitgevoerd als onderdeel van de verantwoording voer de publieke middelen
aan de Tweede Kamer. Hier geldt dat uiterlijk op 31 maart de Minister van Financiën
de verslagen van de ministeries aanbiedt bij de Rekenkamer, inclusief de rapporten
opgesteld door de Auditdienst Rijk. Het financiële jaarverslag van het Rijk wordt
aangeboden met het rapport door de Auditdienst Rijk uiterlijk op 21 april. Op de derde
woensdag van mei biedt de Minister van Financiën de financiële jaarverslagen aan aan
de Tweede Kamer. Op diezelfde dag worden ook de rapporten van de Rekenkamer aangeboden
aan de Tweede Kamer. In overleg met de voorzitter van de Tweede Kamer en de president
van de Rekenkamer kan dit verlaat worden naar uiterlijk 1 juni, in geval van een reces
of feestdag ten tijde van de derde woensdag van mei.
Doelmatigheidsonderzoek is onderzoek naar de effecten die het bestede overheidsgeld
hebben opgeleverd. Dit onderzoek kan op elk moment starten en wordt op initiatief
van de Rekenkamer uitgevoerd, op basis van de onderzoekstrategie die om de paar jaar
wordt herzien. Daarnaast is het mogelijk dat een Minister, de Eerste Kamer of de Tweede
Kamer zelf vraagt om een onderzoek. De Rekenkamer beslist of zij een dergelijk verzoek
honoreert.
De Rekenkamer verricht niet alleen onderzoek bij ministeries en bij andere organisaties
binnen het Rijk, zoals de rechterlijke macht en de Hoge Colleges van Staat, maar ook
-
• bij instellingen die met publiek geld een in de wet geregelde taak uitvoeren (zogenaamde
‘rechtspersonen met een wettelijke taak’);
-
• bij organisaties die een financiële binding hebben met her Rijk, bijvoorbeeld omdat
zij subsidies, leningen of garanties ontvangen;
-
• bij ondernemingen waarin de rijksoverheid aandelen heeft (zogenaamde ‘staatsdeelnemingen’)
en
-
• naar bijdragen uit de begroting van de Europese Unie (EU-begroting).
Bij de rijksoverheid en de hierboven genoemde organisaties heeft de Rekenkamer toegang
tot alle informatie die zij nodig acht om haar taken te vervullen.
De Rekenkamer heeft geen onderzoeksbevoegdheid bij gemeenten, provincies, waterschappen
en bij de Openbare Lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Zij kan deze overheden
wel vragen om mee te werken aan haar onderzoek.
Ook bij openbare lichamen en gemeenschappelijke organen die zijn ingesteld krachtens
de Wet gemeenschappelijke regelingen is de Rekenkamer niet bevoegd onderzoek te doen, tenzij het Rijk deelnemer is aan
zo’n orgaan. Tot slot is de Rekenkamer niet bevoegd onderzoek te doen bij openbare
lichamen voor beroep en bedrijf en bij financiële ondernemingen en elektronischgeldinstellingen.
In sommige gevallen voert de Rekenkamer ook kortere doelmatigheidsonderzoeken uit,
het zogenaamde focusonderzoek. Een focusonderzoek is een manier om sneller onderzoeksresultaten
te kunnen delen door middel van een kort, feitelijk en helder rapport met één duidelijke
vraagstelling. Het onderzoek kent een kortere doorlooptijd dan ander onderzoek van
de Rekenkamer. Het focus-onderzoek is actueel, snel, gefocust, feitelijk, kort en
beeldend, maar valt verder geheel onder het proces ‘doelmatigheidsonderzoeken’. Dit
geldt ook voor onderzoeken naar specifieke thema’s (‘thema-onderzoek’). Ook dit valt
geheel onder de doelmatigheidsonderzoeken.
Hoe onderzoeken precies worden uitgevoerd, verschilt door de tijd heen. Er is wel
een aantal stappen te benoemen, die gezamenlijk het onderzoek vormen. Er is in feite
sprake van twee fases: de onderzoeksfase en de rapportage- en publicatiefase. In de
onderzoeksfase worden de volgende stappen doorlopen:
-
• Opstellen onderzoeksplan
-
• Aankondigen van het onderzoek
-
• Verzamelen van informatie (de gecontroleerde instantie levert deze onderzoeksinformatie
aan)
-
• Opstellen van de conceptnota van bevindingen
-
• Houden van ambtelijk wederhoor
-
• Opstellen van de definitieve nota van bevindingen
In de rapportage- en publicatiefase volgen nog drie stappen:
-
• Opstellen van de conceptrapportage
-
• Houden van bestuurlijk wederhoor
-
• Vaststellen van de publicatie
Daarna wordt het rapport aangeboden aan het parlement, aan de betrokken bewindsperso(o)n(en),
de eventuele onderzochte instelling(en) en een aantal vaste adressanten. In het rapport
is de reactie van de Minister opgenomen met een nawoord van de Rekenkamer.
De informatie waarop het onderzoek wordt gebaseerd, wordt aangeleverd door de gecontroleerde
instantie. Dit materiaal bestaat uit documenten, maar ook steeds vaker uit ruwe data.
Deze data wordt geanalyseerd en verwerkt in een document. Dit document beschrijft
stap voor stap hoe men tot de conclusies is gekomen. Voor reconstructie van het onderzoek
volstaat dit document. De ruwe data worden nog enige tijd bewaard, en daarna vernietigd.
3.4. Archieven en registraties
Het archief is gevormd en beheerd door de Rekenkamer. Archivering vond tot 2019 formeel
op papier plaats. Sinds 2019 heeft de Rekenkamer een vervangingsbesluit, waardoor
de oorspronkelijke, papieren archiefstukken, conform de wettelijke voorschriften worden
vervangen door (digitale) reproducties. Het vervangingsbesluit is niet van toepassing
op archiefstukken uit het geheim archief.
3.4.1. Ordening van de archieven
Het archief uit de periode 1993 tot en met 2003 werd gevormd volgens een verbaalstelsel:
archiefvorming vond plaats op basis van een chronologisch systeem. Dat houdt in dat
de ingekomen brieven, rapporten en dergelijke werden geregistreerd voor de zogenaamde
Rode Agenda (geregistreerde binnenkomende post ter kennisneming van het college) in
chronologische volgorde met behulp van een doorlopende dagnummering.
Een groot deel van het archief van de Rekenkamer werd gevormd door de bijlagen tot
de notulen. Als stukken in de collegevergadering waren behandeld, werden ze ‘afgedaan’
en kregen een afdoenings-nummer met datum van de betreffende collegevergadering. Als
het om uitgaande brieven van de Rekenkamer ging, werd achter het afdoeningsnummer
een ‘R’ geplaatst.
Het geheim archief van het college wordt beheerd door de secretaris van de Rekenkamer.
De stukken zijn voorzien van een littera (La A, La B enz.) en zijn chronologisch opgeborgen.
Een deel van het geheim archief is gerubriceerd. Dit betreft vooral aangelegenheden
van personele aard en defensie.
De stukken die door het college werden ‘aangetekend’ voor het jaarverslag van de Rekenkamer,
werden gevormd tot zogenaamde ‘verslagdossiers’. Een verslagdossier bestond uit de
belangrijkste stukken die tot een bepaalde rapportage hadden geleid, zoals correspondentie
met de verantwoordelijke bewindspersoon. Ook stukken die ter gelegenheid van bepaalde
evenementen werden bijeengebracht, werden tot dossier gevormd.
Vanaf 2004 is met de aanschaf van een nieuw documentmanagementsysteem een ordeningsplan
voor de archiefvorming geïmplementeerd en zijn alle geregistreerde stukken geordend
in een dossier.
Heden ten dage wordt gewerkt via het principe van ‘archiving by design’, waarbij al
bij de inrichting van een systeem wordt gekeken naar de dossiervorming en gekoppelde
bewaartermijnen. Er wordt bovendien onder architectuur gewerkt, waarbij afspraken
worden vastgelegd over processen, de betekenis van begrippen en metadatering. Elk
onderzoek krijgt een vaste indeling en wordt volledig digitaal afgehandeld. Dit geldt
ook voor bedrijfsvoeringsprocessen. Ook hier wordt vooraf bepaald welke metadata moeten
worden gebruikt en hoe het dossier er uit komt te zien. Het betreft dus een meer zaaksgewijze
ordening.
3.4.2. Registers
De Rekenkamer houdt zelf geen registers bij. Wel maakt de president van het college
van de Rekenkamer jaarlijks een overzicht van de nevenfuncties van de collegeleden
bekend. Dit wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995
gevoerde overleg tussen de Algemene Rekenkamer en het Nationaal Archief met betrekking
tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit
1995, voor de archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer vanaf 1 januari 1993.
Selectiedoelstelling en belangen
Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening
gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed
en het onder sub d van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden
voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor
historisch onderzoek.
Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren
archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen
en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat
en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of
onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
-
a.
representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
-
b.
representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
-
c.
door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties
in een bepaalde periode weerspiegelen.
(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).
Organisatie van het overleg
Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager
en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk
plaats in de periode mei 2023 tot september 2024. De concept-selectielijst werd tevens
voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995. De externe deskundige die bij dit overleg werd betrokken was prof. dr. mr. M.A.P.
Bovens, hoogleraar Bestuurskunde bij het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap
van de Universiteit Utrecht
Verslag van het overleg
Reikwijdte van de selectielijst
De voorliggende selectielijst geldt voor de periode vanaf 1 januari 1993.
Het “Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005” dat in 2008 is vastgesteld wordt afgesloten op het moment dat de voorliggende selectielijst
in werking treedt voor de documenten die zijn opgesteld en ontvangen voor 1 januari
1993 en ingetrokken voor documenten die zijn opgesteld en ontvangen vanaf 1 januari
1993.
Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag
Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen,
in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling, en met behulp van de in 2015 door het
Nationaal Archief geïntroduceerde nieuwe waarderingsmethodiek (zie de publicatie Belangen in balans, een handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden
in de digitale tijd), waarbij waarderingen tot stand zijn gekomen na uitvoering van een systeemanalyse
en een risicoanalyse. De nieuwe waarderingsmethodiek is verder uitgewerkt door het
gebruik van vijf Systeem Analyse – Bewaarcriteria (SA-B).
Deze bewaarcriteria worden aangevuld met de mogelijkheden tot uitzondering van vernietiging
van archiefbescheiden op basis van artikel 5, eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit 1995: deze worden omschreven in onderdeel 2.3.3 op pagina 9-10 van de selectielijst.
Opmerkingen bij de toelichtende tekst
Op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris verduidelijken
de vertegenwoordigers van de zorgdrager de uitgevoerde risicoanalyse in paragraaf
2.3.2 en wordt de wettelijke grondslag vermeld op basis waarvan de bewaartermijnen
zijn bepaald.
Ten aanzien van de te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en uitzonderingen
in paragraaf 2.3.3 merken de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris op
dat de gebeurtenissen die de Algemene Rekenkamer signaleert niet alleen grote invloed
dienen te hebben op de maatschappij maar ook specifiek op de Algemene Rekenkamer.
De passage wordt overeenkomstig aangepast.
De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris en de vertegenwoordigers van
de zorgdrager bespreken de afspraken en het moment van vooruitkijken met betrekking
tot de voorliggende selectielijst (paragraaf 2.5). Vaak wordt een selectielijst na
vijf jaar geëvalueerd, al naar gelang de noodzaak op grond van (wettelijke) wijzigingen
of behoefte in uitvoering. Op voorstel van de vertegenwoordigers van de zorgdrager
blijft de formulering behouden zonder deze te koppelen aan een termijn.
Na overleg met de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris werken de vertegenwoordigers
van de zorgdrager de passage over de huidige ordening van het digitale archief in
paragraaf verder uit.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris
voeren overleg over de opname van een concordans (bijlage 3). Op advies van de vertegenwoordigers
van de algemene rijksarchivaris wordt een concordans opgenomen omdat de selectielijst
“Basisselectiedocument Algemene Rekenkamer – beleidsterrein Algemene Rekenkamer 1945–2005”
in gebruik blijft voor de waardering uit van het archief uit de periode 1945-1993.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager stemmen hiermee in.
De externe deskundige is van mening dat de selectielijst uitstekend is gestructureerd
en helder inzicht biedt in de achtergrond van deze exercitie en in de algemene overwegingen
die aan de keuzes ten grondslag liggen. Voor zover hij kan nagaan is er een zeer adequate
omschrijving van alle relevante werkprocessen en bijbehorende producten. De waardering
ervan is goed navolgbaar. Er is vrijwel overal gekozen voor een ruimhartig bewaarregime.
In de jaren na de vaststelling van de vorige lijst in 2008, zijn er de nodige veranderingen
geweest in de context van het werk van de Algemene Rekenkamer, zoals de invoering
van de AVG en een steeds verder voortschrijdende digitalisering.
Met name de overgang naar volledig digitale werkprocessen bij de Algemene Rekenkamer
heeft de nodige gevolgen voor archivering. Enerzijds positieve, omdat dit het fysiek
mogelijk maakt om veel meer aangeleverde onderzoeksgegevens te bewaren. De keuze die
is gemaakt om vanaf nu alle aangeleverde onderzoeksinformatie waarnaar verwezen wordt
in publicaties van de Algemene Rekenkamer te bewaren, is wat de externe deskundige
betreft zeer te waarderen. Voor onderzoekers biedt dat in de toekomst een belangrijke
extra vindplaats van informatie over het reilen en zeilen van de rijksdienst, zeker
in die gevallen waarin de onderzochte overheidsinstantie wellicht zelf niet alle archivering
op orde heeft.
Digitalisering van gegevens en werkprocessen brengt echter haar eigen uitdagingen
met zich mee. Gegevensdragers en informatiesystemen hebben een hoge omloopsnelheid
en zijn beperkt compatibel. Hierdoor komt de vindbaarheid en raadpleegbaarheid van
gegevens op lange termijn in gevaar. In hoeverre hierin is voorzien kon de externe
deskundige niet achterhalen. Het kan zijn dat de lange-termijn raadpleegbaarheid van
digitale data de verantwoordelijkheid is van het Nationaal Archief en dat daar de
nodige voorzieningen worden getroffen. De externe deskundige zou zich echter kunnen
voorstellen dat er ook enige algemene woorden worden gewijd aan de wijze waarop de
Algemene Rekenkamer gegevens bewaart en overdraagt.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager merken op dat de langetermijnraadpleegbaarheid,
oftewel de duurzame toegankelijkheid, primair de verantwoordelijkheid is van de Algemene
Rekenkamer zelf. De uitdagingen van de digitalisering die de externe deskundige terecht
noemt mitigeert de Algemene Rekenkamer door enerzijds het vaststellen van beleid in
de vorm van een metadatamodel, een op een digitaal werkende organisatie toegesneden
informatieverordening en de nieuwe selectielijst en anderzijds door de modernisering
van het applicatielandschap waarbij principes uit de informatiearchitectuur worden
toegepast.
Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige hebben de vertegenwoordigers
van de zorgdrager bij paragraaf 1.1. Aanleiding aangegeven dat de nieuwe selectielijst
onderdeel vormt van een breder programma van de Algemene Rekenkamer gericht op het
realiseren van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.
De externe deskundige vraagt zich in dat verband ook af hoe ver het begrip ‘producten’
reikt. Zijn uitingen via sociale media ook inbegrepen onder ‘stukken’ of ‘correspondentie’?
Denk aan berichten van de Algemene Rekenkamer via X, Instagram of LinkedIn of via
Whatsapp en email. In dat verband is de parallel met de Wet open overheid (Woo) interessant. Deze wet, die ook geldt voor de Algemene Rekenkamer, strekt zich,
behoudens sommige uitzonderingen, ook uit tot uitingen via een reeks van sociale media.
Wordt bijvoorbeeld het professionele WhatsApp- of email-verkeer van de Algemene Rekenkamer
ook gearchiveerd? Bij de Algemene Rekenkamer zou dat relevant kunnen zijn voor een
reconstructie van de interne besluitvorming rondom benoemingen, spannende onderzoeksprojecten,
klachten, of samenwerking met andere instellingen.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager merken op dat voor de Archiefwet geldt dat documenten ‘ongeacht hun vorm’ archiefbescheiden zijn. Hieronder vallen
dus ook uitingen via sociale media, e-mails en chatberichten. Voor deze archiefbescheiden
treft de Algemene Rekenkamer maatregelen om de informatie geautomatiseerd veilig te
stellen.
De externe deskundige is ook benieuwd of het feit dat de Algemene Rekenkamer tegenwoordig
onder de Woo valt, terwijl zij niet onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) viel, nog gevolgen heeft voor het algemene archiveringsbeleid (naast hetgeen
vermeld staat bij de processen 49 en 73).
De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven aan dat de komst van de Woo bijdraagt
aan de urgentie om de informatiehuishouding te verbeteren. Enerzijds door informatie
beter vindbaar te maken zodat het voldoen aan Woo-verzoeken minder tijd kost en anderzijds
door informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken daadwerkelijk te vernietigen.
Bespreking van afzonderlijke werkprocessen
Werkproces 4: Het instellen, bemensen en opheffen van het Audit Advisory Committee
De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen in een eerste concept de waardering
‘B, SA-B3 en V, 4 weken na einde procedure: sollicitatiegegevens niet benoemde personen’
voor. Zij bevestigen op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris
dat de waardering SA-B1 ook mogelijk is en passen de waardering overeenkomstig aan.
Werkproces 11: Het in gezamenlijk overleg met de Vice-President van de Raad van State
en de president van de Hoge Raad der Nederlanden opmaken van een aanbeveling voor
de benoeming van de Nationale ombudsman
De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen in een eerste concept de waardering
‘B: SA-B3 en SA-B4 indien de Rekenkamer het secretariaat voert; V: V 5 jaar overige
neerslag en V: V 4 weken na einde procedure: sollicitatiegegevens niet benoemde kandidaten’
voor. Zij bevestigen op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris
dat de waardering SA-B2 ook mogelijk is en passen de waardering overeenkomstig aan.
De waardering ‘V 5 jaar’ wordt uitgebreid met de toevoeging ‘indien de Rekenkamer
het secretariaat niet voert’.
Werkproces 13: Het doen van verantwoordingsonderzoek in de vorm van het controleren
van de financiële jaarverslagen van het Rijk en de afzonderlijke ministeries, inclusief
de begrotingsfondsen en agentschappen
De vertegenwoordigers van de zorgdrager lichten in het eerste concept toe dat in dit
werkproces voor de reconstructie van verantwoordingsonderzoek gebruik wordt gemaakt
van (ruwe) data. Deze data vormt de basis van onderzoek en analyses die op hun beurt
weer ten grondslag liggen aan de nota van bevindingen. Ruwe data en niet gebruikte
onderzoeksinformatie krijgt de waardering V 10 jaar. De vertegenwoordigers van de
algemene rijksarchivaris vragen of in de praktijk een duidelijk onderscheid gemaakt
kan worden tussen gebruikte en niet gebruikte onderzoeksinformatie. Met terugwerkende
kracht blijkt dit onderscheid moeilijk te maken. Op basis van de waardering van dit
product (V 7 jaar) in de selectielijst die is vastgesteld in 2008 zijn delen al vernietigd.
Sinds de introductie van ‘archiving by design’ registreert een aantal afdelingen in
het digitale systeem welke informatie is gebruikt voor het onderzoek en welke niet.
Werkproces 36: Het uitvoeren van internationale projecten en programma’s om kennis
rond controle op de overheidsfinanciën te vergroten
De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen in een eerste concept de waardering
‘B: SA-B2 en V: V 5 jaar correspondentie, vergaderstukken van overleg waarbij de Rekenkamer
geen secretariaat heeft gevoerd’ voor. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris
vragen waarom is gekozen voor deze bewaartermijn. Er is overeenstemming dat aan gelijksoortige
informatie een gelijksoortige bewaartermijn wordt toegekend. Na afstemming met de
afdeling is de waardering gewijzigd in V 7 jaar voor correspondentie en vergaderstukken
van overleg waarbij de Rekenkamer geen secretariaat heeft gevoerd.
Werkproces 42: Het doen van intern onderzoek naar aanleiding van een klokkenluidersmelding,
een datalek of een interne klacht.
De externe deskundige vraagt zich af waar de overige neerslag, die een bewaartermijn
heeft van 5 jaar, uit bestaat. Hij merkt op dat dat niet veel kan zijn, gezien het
feit dat alle correspondentie onder de producten valt. Bovendien kan het om historische
redenen wellicht relevant zijn om die overige stukken toch te bewaren, bijvoorbeeld
als het gaat om interne stukken, mediaberichten of om interne of externe uitingen
op sociale media.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven aan dat dit proces gaat over klokkenluidersmeldingen
en andere klachten. In het geval van een klokkenluider wordt alles bewaard in verband
met het historische belang. Bij de rest (gewone klachten) is de bewaartermijn onder
andere vanwege de privacy 5 jaar. Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige
hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordigers van de algemene
rijksarchivaris ‘overige neerslag’ vervangen door het specifiekere ‘onderzoek op basis
van een datalek of interne klacht’.
Werkproces 76: Het (laten) uitvoeren van gebouwenbeheer
De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vragen of de bewaartermijn ‘V
50 jaar: beheersplan asbest’ lang genoeg is voor de afhandeling van eventuele ziekteclaims.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager lichten toe dat de bewaartermijn van dit beheersplan
is afgestemd met de adviseur HRM en dat deze de vrij standaard bewaartermijn van V
40 jaar voor asbestclaims zelfs overstijgt. Er wordt besloten vast te houden aan de
bewaartermijn van V 50 jaar.
Werkproces 80: Het opstellen en (doen) uitvoeren van beveiligings- en ontruimingsplannen
De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen voor de producten van dit werkproces
de waardering ‘V 5 jaar na vervanging; V 5 jaar na inlevering van de Rijkspas: gegevens
uitgifte of inlevering Rijkspas; V 4 weken: bezoekersgegevens en camerabeelden; Direct
na inlevering: Rijkspas’ voor. Op vraag van de vertegenwoordigers van de algemene
rijksarchivaris worden de waarderingen van nadere context voorzien. Om misverstanden
te voorkomen wordt de formulering ‘Direct na inlevering: Rijkspas’ gewijzigd in ‘V
direct na inlevering: Rijkspas’.
Verder is een aantal werkprocessen naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordigers
van de algemene rijksarchivaris nader verduidelijkt of toegelicht.
Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken
partijen het eens.
Verslag van het Strategisch Informatieoverleg
In het Strategisch Informatieoverleg (SIO) op 12 november 2024 hebben de Algemene
Rekenkamer, de algemene rijksarchivaris en de externe deskundige van de Algemene Rekenkamer
deze selectielijst besprokene en geaccordeerd. Tijdens het overleg is zowel het proces
als het eindresultaat besproken. Dit leidde niet tot andere inzichten of aanpassingen.
