Algemeen Reglement van de Stichting Nederlands Fonds voor de Film

Geraadpleegd op 04-05-2025.
Geldend van 01-01-2025 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Algemeen Reglement van de Stichting Nederlands Fonds voor de Film

Het bestuur van de Stichting Nederlands Fonds voor de Film,

gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht (Awb),

gelet op artikel 10, lid 4, van de Wet op het specifiek cultuurbeleid,

met goedkeuring van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 4 november 2024,

besluit:

Artikel 1. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• activiteitenplan: het plan van de aanvrager tot uitvoering van een met elkaar samenhangend geheel van filmactiviteiten niet zijnde een filmproductie;

• afwerking: het voor (bioscoop)vertoning en verdere exploitatie gereed maken van een filmproductie na voltooiing van de werkkopie;

• animatie: een filmproductie die een kunstmatige filmtechniek hanteert waarbij door het na elkaar afspelen van verschillende stilstaande beelden de illusie van beweging ontstaat;

• arthouse film: een speelfilm waarbij de nadruk op de artistieke kwaliteit ligt en het eindresultaat dusdanig bijzonder is dat dit in potentie nationaal of internationaal herkend en gewaardeerd wordt;

• begroting: de gedetailleerde financiële onderbouwing van de kosten van een filmproductie of filmactiviteit;

• bestuur: het bestuur van het Fonds;

• bioscoopuitbreng: de landelijke distributie van een filmproductie, die na de première -voorafgaand aan de non-theatrical release – in een significant aantal bioscopen of filmtheaters voor een betalend publiek in Nederland wordt uitgebracht;

• categorie: een soort filmproductie;

• code diversiteit & inclusie: de gedragscode gericht op een gelijkwaardige en toegankelijke cultuursector voor makers, producenten, werkenden en publiek, zoals van tijd tot tijd gepubliceerd op de website van het Fonds;

• coproductie: een filmproductie, waaraan twee of meer coproducenten risicodragend, op basis van een door alle partijen goedgekeurd filmplan of scenario een inhoudelijke en financiële bijdrage leveren;

• documentaire: een non-fictie filmproductie geschikt voor bioscoopvertoning die een aspect van de werkelijkheid belicht waarbij de eigen visie van de regisseur wordt vormgegeven met creatieve gebruikmaking van filmische middelen in een persoonlijke stijl;

• documentaire script: de inhoudelijke opzet voor een documentaire met daarin opgenomen de visie van de regisseur op het onderwerp, de stijl, de vorm en de ontwikkeling binnen de vertelling;

• eindexploitant: een marktpartij die via vertoningen in bioscopen- of filmtheaters, publieke of commerciële omroepkanalen dan wel op basis van een verdienmodel van abonnementen, advertenties of transacties filmproducties en afgeleide en andere audiovisuele werken openbaar maakt

• Fair practice code: de gedragscode voor ondernemen en werken in kunst, cultuur en creatieve industrie, zoals van tijd tot tijd gepubliceerd op de website van het Fonds;

• filmconsulent: een gespecialiseerd filmprofessional die voor een beperkte periode door het Fonds is aangesteld om te adviseren over aanvragen bij het Fonds;

• financieel & productioneel protocol: het protocol waarin specifieke financiële en productionele vereisten die het Fonds aan filmproducties en filmactiviteiten stelt, zijn opgenomen;

• filmactiviteit: activiteiten op het gebied van film, concreet in de tijd afgebakend, die niet als filmproductie kunnen worden aangemerkt;

• filmplan: het plan van de aanvrager tot uitvoering van een met elkaar samenhangend geheel van activiteiten dat bestaat uit het financieren, voortbrengen en (doen) exploiteren van een filmproductie;

• filmproductie: een cinematografisch werk;

• filmprofessional: een natuurlijk persoon met aantoonbare gedegen en actuele kennis en ervaring op het gebied van filmproductie;

• het Fonds: Stichting Nederlands Fonds voor de Film;

• governance code cultuur: normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties, zoals van tijd tot tijd gepubliceerd op de website van het Fonds;

• internationale coproductie: een in de Nederlandse bioscoop of filmtheaters uit te brengen internationaal gecoproduceerde filmproductie. Bij een minoritaire coproductie is de Nederlandse producent in beperkte mate beslissingsbevoegd en verantwoordelijk en brengt tevens minder dan vijftig procent van de financiering van de filmproductie bijeen. Bij een majoritaire coproductie is de Nederlandse producent hoofdverantwoordelijk en beslissingsbevoegd en brengt tevens meer dan vijftig procent van de financiering van de filmproductie bijeen;

• korte film: een filmproductie met een vertoningsduur tot 60 minuten

• mainstream film: een speelfilm waarbij de nadruk ligt op de publiekspotentie, dat wil zeggen de grootte van het publieksbereik in samenhang met de beoogde commerciële resultaten;

• marktpartijen: partijen wier reguliere professionele activiteiten zijn gericht op het distribueren en exploiteren van filmproducties, in de ruimste zin des woords, ofwel partijen die risicodragende investeringen doen;

• mediabedrijf: een rechtspersoon die zich bezighoudt met het verspreiden, dan wel doen verspreiden, van audiovisuele media-inhoud aan het algemene publiek of delen daarvan;

• non theatrical release: alle mogelijke vormen van distributie van een filmproductie, uitgezonderd die via bioscopen en filmtheaters, waaronder in ieder geval wordt begrepen de distributie op DVD en Blu ray, via televisie, Video On Demand, pay per view- en online distributiekanalen;

• onderzoek & experiment: een filmproductie, in welke categorie dan ook, die naar het oordeel van het bestuur onderzoekend of grensverleggend is;

• ontwikkeling: alle werkzaamheden verbonden aan de ontwikkeling van een filmproductie tot aan de productie ervan;

• producent: de natuurlijke persoon die de productiemaatschappij rechtsgeldig vertegenwoordigt en binnen de organisatie van de productiemaatschappij beleidsmatig, bedrijfsmatig en inhoudelijk eindverantwoordelijk is;

• productiekosten: de kosten gemoeid met de realisering van een filmproductie;

• productiemaatschappij: een rechtspersoon die op continue basis bedrijfsactiviteiten ontplooit met als hoofddoel de productie en exploitatie van filmproducties of mediaproducties. De rechtspersoon is ten tijde van de aanvraag gedurende minimaal twee jaar daarvoor gevestigd en actief geweest in Nederland, een lidstaat van de Europese Unie, of in een Staat die partij is bij de overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, of in Zwitserland;

• realisering: alle werkzaamheden na de fase van ontwikkeling die verbonden zijn aan het tot stand brengen en voor vertoning gereed maken van een filmproductie die bestemd is voor bioscoopuitbreng in Nederland;

• regisseur: een natuurlijk persoon die de artistieke regie voert over de uitvoering van een filmproductie;

• scenario: een beschrijving van opeenvolging van scènes en geschreven tekst met dialoog geschikt om te verfilmen tot een filmproductie;

• scenarist: de schrijver van een synopsis, treatment, scenario of documentaire script;

• speelfilm: een filmproductie in het genre fictie met een vertoningsduur van tenminste 60 minuten, die primair bestemd is voor bioscoopuitbreng;

• storyboard: een opeenvolging van op papier uitgewerkte shots van scènes uit een scenario bestaande uit tekeningen aangevuld met uitgeschreven informatie zoals de dialoog, het geluid en een korte beschrijving en de duur van elk shot;

• subsidie: de aanspraak op financiële middelen, door het Fonds verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het Fonds geleverde goederen of diensten;

• synopsis: een korte omschrijving van het verhaal en de belangrijkste personages van het te schrijven scenario;

• treatment: een per scène of cluster van scènes, geconcentreerd geschreven weergave van het te schrijven scenario, zonder dialogen;

• uitvoeringsovereenkomst: de overeenkomst tussen het Fonds en de ontvanger van een subsidie als bedoeld in artikel 4:36 Awb ter uitvoering van het besluit tot verlening van die subsidie.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Het Algemeen Reglement is van toepassing naast en in aanvulling op de deelreglementen Ontwikkeling, Realisering, Distributie en Filmactiviteiten tenzij in de betreffende deelreglementen anders is bepaald.

Artikel 3. Subsidieverlening

• 1 Het bestuur verstrekt, ter bevordering van de kwaliteit en de diversiteit van filmproducties in Nederland en voor een voor de filmkunst ontvankelijk klimaat in Nederland, subsidies ten behoeve van professionele filmproducties en filmactiviteiten.

• 2 Subsidieverlening wordt in ieder geval geweigerd als niet wordt voldaan aan de culturele criteria zoals bedoeld in artikel 4.

• 3 Onverminderd het bepaalde in dit reglement neemt het bestuur bij zijn besluit op de aanvraag tot subsidieverlening het volgende in overweging:

  • – de vereisten en beoordelingscriteria genoemd in dit reglement;

  • – de vereisten en beoordelingscriteria in de deelreglementen;

  • – de door het bestuur vastgestelde en gepubliceerde beleidsprioriteiten;

  • – de noodzaak en omvang van de gevraagde subsidie;

  • – de beschikbare middelen;

  • – de vereisten en richtlijnen vermeld in het Financieel & Productioneel Protocol van het Fonds;

  • – de projectanalyse van het subsidiebureau; en,

  • – het advies van de filmconsulent(en) of ad hoc adviseur(s) of hoofd(en), desgevraagd.

• 4 De rechten en verplichtingen die uit de subsidieverlening voortvloeien zijn niet overdraagbaar, te bezwaren, tot zekerheid te stellen of te cederen aan derde partijen.

Artikel 4. Culturele criteria en staatssteunpercentages filmproducties

• 1 Om in aanmerking te komen voor subsidie in de zin van dit reglement dient een filmproductie, onverminderd het bepaalde in Europese staatsteun regelgeving, in het geval van speelfilms ten minste aan drie en, in het geval van de overige categorieën en minoritaire coproducties, aan twee van de hierna volgende kenmerken te voldoen:

  • a. het scenario waarop de filmproductie is gebaseerd speelt zich in overwegende mate af in Nederland, of in een andere lidstaat van de Europese Unie, of in een Staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, of in Zwitserland;

  • b. ten minste één van de hoofdpersonages behoort tot de Nederlandse cultuur of het Nederlandse taalgebied;

  • c. het scenario waarop de filmproductie is gebaseerd is hoofdzakelijk in de Nederlandse taal geschreven;

  • d. het scenario van de filmproductie is gebaseerd op een van origine Nederlandstalig literair werk;

  • e. het hoofdthema van de filmproductie heeft betrekking op kunst dan wel kunstenaars;

  • f. het hoofdthema van de filmproductie heeft betrekking op historische figuren of gebeurtenissen;

  • g. het hoofdthema van de filmproductie heeft betrekking op voor de Nederlandse bevolking relevante actuele culturele, maatschappelijke dan wel politieke kwesties.

• 2 Voor een filmproductie, waarvoor van een ander (Nederlands) bestuursorgaan of van het Fonds een subsidie is ontvangen, kan slechts een zodanig bedrag aan subsidie worden verleend dat het totaal aan staatssteun verleende subsidies niet meer bedraagt dan 50% van de productiekosten.

• 3 Voor een grensoverschrijdende filmproductie die door subsidies van meer dan een lidstaat van de Europese Unie wordt gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, kan het in het tweede lid genoemde percentage aan staatssteun maximaal 60% van het productiebudget bedragen.

• 4 Voor een ‘moeilijke’ film (zie toelichting) of een grensoverschrijdende filmproductie waarbij landen uit de DAC-landenlijst van de OESO betrokken zijn en die derhalve beperkte commerciële waarde hebben, kan een hoger percentage worden verleend dan het in het tweede en derde lid genoemde percentage, mits producent en eventueel de regisseur bij de subsidieaanvraag een schriftelijke visie hebben gevoegd waaruit naar het oordeel van het bestuur blijkt dat de filmproductie:

  • (i) bijdraagt aan de diversiteit van film in Nederland; en daarnaast:

  • (ii) een opvallende artistieke verrijking of een innovatieve aanvulling betekent op het reguliere filmaanbod in Nederland.

Artikel 5. Beoordelingscriteria

• 1 Bij de beoordeling van een subsidieaanvraag hanteert het bestuur de volgende criteria ter beoordeling van de kwaliteit van de filmproductie of filmactiviteit. De filmproductie of filmactiviteit dient:

  • a. inhoudelijke kwaliteit te hebben, en,

  • b. gebaseerd te zijn op een solide filmplan of activiteitenplan en een haalbaar bereik te hebben.

• 2 Bij de beoordeling van de staat van dienst beoordeelt het bestuur de resultaten die de betrokken scenarist, regisseur, producent of betrokken organisaties met eerdere filmproducties of filmactiviteiten hebben behaald.

• 3 Bij de beoordeling van de bijdrage aan de diversiteit en het filmklimaatbeoordeelt het bestuur in welke mate de filmproductie of filmactiviteit bijdraagt aan:

  • a. de diversiteit van het (film)aanbod en van de daarbij betrokken filmprofessionals in Nederland, en,

  • b. de professionalisering, verduurzaming van de filmsector en versterking van het Nederlandse filmklimaat.

• 4 Om in aanmerking te komen voor toekenning van de aanvraag dient het oordeel over de in het eerste tot en met het derde lid genoemde beoordelingscriteria positief te zijn waarbij de onderlinge samenhang tussen deze criteria eveneens bij dit oordeel wordt betrokken.

• 5 Het bestuur kan in de deelreglementen nadere beoordelingscriteria opnemen.

Artikel 6. Subsidievormen

• 1 Het bestuur verstrekt projectsubsidies, meerjarige activiteitensubsidies dan wel subsidies in de vorm van slate funding.

• 2 Het bestuur kan aan het verstrekken van deze subsidies de voorwaarde verbinden dat de inkomsten die worden verkregen uit exploitatie van de op de aanvraag betrekking hebbende filmproductie of filmactiviteit worden terugbetaald aan het Fonds.

• 3 Het bestuur kan een subsidie in de vorm van een garantstelling verstrekken.

Artikel 7. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

• 1 Het bestuur kan per kalenderjaar een subsidieplafond vaststellen en bepalen hoe het beschikbare bedrag wordt verdeeld.

• 2 Het bestuur kan per deelreglement, binnen de verschillende deelreglementen, programma’s en categorieën als ook per subsidieronde afzonderlijke subsidieplafonds vaststellen en bepalen hoe de beschikbare bedragen worden verdeeld.

• 3 De subsidieplafonds kunnen per kalenderjaar verschillen en worden gepubliceerd in de Staatscourant en bekendgemaakt op de website van het Fonds: www.filmfonds.nl.

• 4 De subsidieverlening wordt geweigerd indien door het verlenen van de subsidie de subsidieplafonds, bedoeld in het eerste en tweede lid, worden overschreden.

• 5 Subsidie wordt verleend onder voorbehoud van verstrekking van de bijbehorende middelen door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Artikel 8. Hoogte van het subsidiebedrag

• 1 De hoogte van een subsidie kan door het bestuur per geval worden bepaald aan de hand van maximale bijdragen, eventueel vermeerderd met eventuele aanvullende subsidies die worden gepubliceerd in het Financieel & Productioneel Protocol.

• 2 Het bestuur kan de in het vorige lid bedoelde subsidies vaststellen per categorie, per programma, voor internationale coproducties en voor filmproducties waarbij het Fonds samenwerkt met andere (subsidie verlenende) instellingen.

Artikel 9. Aanvrager

• 1 Een subsidie op aanvraag wordt slechts verstrekt aan een filmprofessional of een rechtspersoon die tenminste gedurende minimaal twee jaar voorafgaand aan de aanvraag in het Koninkrijk der Nederlanden, een lidstaat van de Europese Unie, of in een staat die partij is bij de overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, of in Zwitserland woonachtig respectievelijk gevestigd is, en wiens beroep respectievelijk hoofdactiviteit is het schrijven voor, het ontwikkelen, produceren, exploiteren/distribueren van filmproducties of het organiseren of uitvoeren van een filmactiviteit ter bevordering van de kwaliteit en de diversiteit van de filmproductie in Nederland en een voor de filmkunst ontvankelijk (productie)klimaat in Nederland.

• 2 Het bestuur kan in een deelreglement nadere eisen stellen aan de aanvrager.

• 3 Niet in aanmerking voor een subsidie komen:

  • – een mediabedrijf;

  • – een aanvrager waarin een mediabedrijf direct of indirect zodanige zeggenschap of feitelijke invloed heeft dat dit mediabedrijf in belangrijke mate het beleid van de aanvrager kan bepalen of aanmerkelijke invloed heeft op de inhoud van het beleid van de aanvrager of van de filmproductie;

  • – zij die nog een (beroeps)opleiding volgen.

Artikel 10. Vereisten

Een subsidie kan slechts worden verstrekt, indien naar het oordeel van het bestuur:

• a. door de aanvrager voldoende is aangetoond dat de filmproductie onafhankelijk is. Een filmproductie is onafhankelijk indien naar het oordeel van het bestuur de eindexploitant geen doorslaggevende invloed heeft op de inhoud, productie en uitvoering van de filmproductie en de aanvrager voldoende commerciële vrijheid heeft en behoudt ten aanzien van de exploitatie en vertoning van de filmproductie of een afgeleide daarvan.

• b. de subsidie dient ter dekking van de kosten bij de totstandkoming van de filmproductie of filmactiviteit voor zo ver deze kosten niet reeds door een derde partij worden gedekt;

• c. aannemelijk is dat verlening van de subsidie noodzakelijk is voor het bereiken van het doel van de aanvraag;

• d. aannemelijk is dat het doel van de aanvraag gerealiseerd kan worden conform de in de aanvraag begrote uitgaven en dat de begrote uitgaven redelijk, kosten-efficiënt en marktconform zijn;

• e. aannemelijk is dat de aanvrager daadwerkelijk kan beschikken over alle financiële middelen, met inbegrip van de eventuele subsidie van het Fonds, en de verfilmings- en exploitatierechten op de filmproductie of filmactiviteit die blijkens het bij de aanvraag ingediende film- of activiteitenplan noodzakelijk zijn voor het bereiken van het in de aanvraag aangegeven doel;

• f. voldoende vertrouwen bestaat dat het film- of activiteitenplan naar behoren zal worden uitgevoerd;

• g. de filmproductie of filmactiviteit waarvoor subsidie wordt gevraagd ten tijde van de subsidieverlening niet reeds geheel of gedeeltelijk in de openbaarheid is gebracht;

• h. de subsidie niet ter dekking dient van kosten die zijn gemaakt in de periode gelegen voor het besluit tot subsidieverlening; en

• i. aannemelijk is dat de aanvrager aan de in dit reglement vermelde subsidieverplichtingen kan voldoen.

Artikel 11. Aanvraag

• 1 Een subsidieaanvraag wordt uitsluitend ingediend met gebruikmaking van een door het Fonds ter beschikking gesteld aanvraagformulier.

• 2 Het aanvraagformulier dient naar waarheid, volledig en volgens de in de toelichting bij het aanvraagformulier en het Financieel & Productioneel Protocol vermelde richtlijnen te worden ingevuld en voorzien te zijn van alle gevraagde bijlagen.

• 3 Aanvraagformulieren zijn digitaal beschikbaar via de website www.filmfonds.nl.

• 4 Een aanvraag die te laat is ingediend wordt niet in behandeling genomen.

• 5 Indien het bestuur constateert dat een aanvraag onvolledig is ingediend stelt hij de aanvrager in de gelegenheid de aanvraag binnen een termijn van vijf werkdagen aan te vullen. Indien de aanvrager er niet in slaagt om de aanvraag binnen de gestelde termijn aan te vullen, dan wordt de onvolledig zijnde aanvraag niet in behandeling genomen. Indien de aanvraag binnen de gestelde termijn volledig is ingediend dan geldt de initiële datum van indiening.

• 6 Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij andere bestuursorganen, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen.

• 7 Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven tevens financiering heeft aangevraagd bij of ontvangen van private partijen, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag door middel van specificatie van deze partijen, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot deze financiering.

• 8 Verschillende aanvragen voor dezelfde filmproductie of filmactiviteit kunnen niet gelijktijdig bij het Fonds worden ingediend, tenzij het bestuur hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.

Artikel 12. Inleverdata

• 1 Het bestuur behandelt aanvragen in subsidierondes, vanaf de daarvoor bestemde sluitingsdata, tenzij door het bestuur anders is bepaald.

• 2 Het Fonds publiceert de sluitingsdata van de subsidierondes op zijn website: www.filmfonds.nl

Artikel 13. Wijze van beoordeling en beslissing op de aanvraag

• 1 Een aanvraag is gericht aan het bestuur. Het bestuur kan een aanvraag ter advisering voorleggen aan een filmconsulent(en) of (ad hoc)adviseur(s) of hoofd(en), zoals bedoeld in het Huishoudelijk reglement.

• 2 Het bestuur besluit op de aanvraag uiterlijk binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag. Indien de aanvraag ter advisering aan een filmconsulent of (ad hoc) adviseur(s) is voorgelegd bedraagt deze termijn uiterlijk 22 weken.

Artikel 14. Weigeringsgronden

• 1 Onverminderd het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, wordt een aanvraag voor een subsidie afgewezen, indien naar het oordeel van het bestuur niet wordt voldaan aan het bepaalde in het Algemeen Reglement, waaronder, maar niet beperkt tot, artikel 10 van het Algemeen Reglement of het van toepassing zijnde deelreglement van het Fonds.

• 2 Het bestuur heeft de mogelijkheid een lagere subsidie te verlenen dan is aangevraagd op grond van de door het bestuur vastgestelde bedragen zoals bedoeld in artikel 8.

• 3 Een aanvraag voor subsidie kan verder worden afgewezen indien de aanvrager of de natuurlijke persoon die de aanvrager rechtsgeldig vertegenwoordigt niet aantoonbaar heeft voldaan aan voorschriften gesteld aan eerder door het bestuur toegekende subsidies, dan wel toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van één of meer verplichtingen verbonden aan een eerdere subsidieverlening of een uitvoeringsovereenkomst van het Fonds.

• 4 Een aanvraag voor een filmactiviteit of fase van een filmproductie die tweemaal eerder door het bestuur is afgewezen, wordt niet meer in behandeling genomen.

Artikel 15. Voorwaarden en uitvoeringsovereenkomst

• 1 Het bestuur verbindt in het geval van een subsidie in de vorm van een lening, aan het besluit tot subsidieverlening de opschortende voorwaarde dat de uitvoeringsovereenkomst tot stand komt tenzij in de beschikking tot subsidieverlening anders is bepaald.

• 2 Het bestuur verbindt in het geval van een subsidie in de vorm van een garantstelling, aan het besluit tot subsidieverlening de opschortende voorwaarde dat de leningsovereenkomst tussen de producent en de kredietverstrekker tot stand komt.

• 3 Het bestuur kan in het besluit tot subsidieverlening bepalen dat de aanvrager van een subsidie á fonds perdu verplicht is mee te werken aan de totstandkoming van een uitvoeringsovereenkomst.

Artikel 16. Algemene verplichtingen

• 1 Het bestuur legt aan de subsidieontvanger de verplichting op dat:

  • a. de doeleinden gesteld in het filmplan of het activiteitenplan op basis waarvan subsidie is verleend, op doelmatige wijze worden nagestreefd;

  • b. (de resultaten van) de filmproductie of de filmactiviteit waarvoor een subsidie wordt verstrekt al dan niet tegen betaling openbaar toegankelijk zijn;

  • c. het Fonds te allen tijde juist en waarheidsgetrouw wordt geïnformeerd.

• 2 Het bestuur kan aan de subsidieontvanger de verplichting opleggen dat:

  • a. de administratie op overzichtelijke en doelmatige wijze wordt gevoerd conform Nederlandse wet- en regelgeving, het Financieel & Productioneel Protocol en het bijbehorende Handboek Financiële Verantwoording;

  • b. de administratie een juist, volledig en actueel beeld geeft van het functioneren van de aanvrager en op detailniveau aansluit op de door het Fonds goedgekeurde begroting en financieringsplan;

  • c. van alle ontvangsten en uitgaven deugdelijke bewijsstukken aanwezig zijn, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen of van de verrichte diensten duidelijk blijken en rapportages, kosten-, bestedings- en andere overzichten in de administratie van de aanvrager zijn opgenomen;

  • d. de administratie en de daarbij behorende bewijsstukken ten minste gedurende vijf jaar na de vaststelling van de subsidie worden bewaard;

  • e. de subsidie wordt uitgegeven conform de bestedingsverplichting, in het geval die is opgenomen in het deelreglement;

  • f. de met exploitatie van de filmproductie of filmactiviteit te genereren opbrengsten worden verdeeld volgens een vooraf overeengekomen wijze tussen de rechthebbenden en financiers en dat de opbrengsten van de, op grond van deze regeling verleende subsidie op een gegeven moment aangewend dienen te worden voor een volgende filmproductie of filmactiviteit;

  • g. de filmproductie of filmactiviteit in overeenstemming met het dan geldende duurzaamheidsbeleid, zoals beschreven op de website van het Fonds, tot stand komt;

  • h. ten minste eenmaal per 12 maanden een tussentijds voortgangsverslag wordt verstrekt.

• 3 De subsidieontvanger doet onverwijld melding aan het Fonds zodra:

  • a. aannemelijk is dat de filmproductie of filmactiviteit waarvoor subsidie is verleend niet, of niet tijdig of niet geheel zal worden verricht conform het doel of het film- of activiteitenplan op basis waarvan subsidie is verleend;

  • b. aannemelijk is dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan;

  • c. substantiële wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de bij de aanvraag overgelegde gegevens die aan het Fonds zijn verstrekt in het kader van subsidieverlening dan wel -vaststelling, of,

  • d. met betrekking tot de uitvoering van de filmproductie of -activiteit wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de aanvraag of zich bijzondere omstandigheden voordoen.

• 4 De subsidieontvanger toont aan, op in de beschikking tot verlening van subsidie aangegeven wijze, dat de filmproductie of filmactiviteit waarvoor de subsidie is verleend, is gerealiseerd en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 5 Het Fonds gaat ervan uit dat aanvragers en de bij een aanvraag betrokken filmprofessionals en ondernemingen de kaders van de eigen beroepsverenigingen respecteren, de op de sector van toepassing zijnde gedragscodes (waaronder de fair practice code, de code diversiteit & inclusie en de governance code cultuur) toepassen en als opdrachtgevers en opdrachtnemers transparant, integer en professioneel handelen.

Artikel 17. Bijzondere verplichtingen

De subsidieontvanger:

• a. is verplicht er zorg voor te dragen dat de filmactiviteit of de filmproductie waarvoor subsidie is verleend is afgerond binnen 12 maanden na de subsidieverlening. Voor een filmproductie waarvoor realiseringssubsidie is verleend geldt dat deze in beginsel start binnen 12 maanden na de subsidieverlening en binnen 24 maanden na de start gereed is en openbaar wordt gemaakt;

• b. stelt het Fonds in kennis van het moment waarop de openbare toegankelijkheid van de te subsidiëren filmproductie of filmactiviteit een aanvang neemt;

• c. stelt het Fonds in kennis van het publieksbereik en de (commerciële) resultaten die worden behaald vanaf het moment waarop de openbare toegankelijkheid van de te subsidiëren filmproductie of filmactiviteit een aanvang neemt;

• d. is verplicht om na voltooiing van de filmactiviteit of de filmproductie waarvoor de subsidie is verleend kopieën van de voltooide filmproductie conform eventuele richtlijnen voor oplevering als vermeld in het Financieel & Productioneel Protocol, c.q. het exemplaar van het activiteitenverslag aan het Fonds in eigendom over te dragen. Aan het Fonds wordt het recht toegekend tot gehele of gedeeltelijke openbaarmaking van de filmproductie of het activiteitenverslag binnen het kader van de gebruikelijke activiteiten van het Fonds of diens rechtsopvolgers, tenzij in redelijkheid gesteld kan worden dat deze openbaarmaking de belangen van de aanvrager of diens rechtverkrijgenden onevenredig kan schaden;

• e. verplicht zich om ‘om niet’ toestemming te verlenen voor niet commercieel educatief gebruik dan wel eenmalige of bijzondere openbaarmakingen van de filmproductie die in het kader van de bevordering van het filmklimaat in Nederland en van nationaal belang zijn, en deze daartoe te verveelvoudigen, tenzij in redelijkheid gesteld kan worden dat deze openbaarmaking de belangen van de aanvrager of diens rechtverkrijgenden onevenredig kan schaden.

Artikel 18. Voorschotten

• 1 Het bestuur kan voorschotten verstrekken. In het besluit tot subsidieverlening en in de uitvoeringsovereenkomst worden het bevoorschottingsritme en de hoogte van het voorschot bepaald.

• 2 Indien subsidie is verleend aan een rechtspersoon als aanvrager waarvan de hoofdvestiging of vestigingsplaats niet in het Koninkrijk der Nederlanden is gelegen, dan is de aanvrager verplicht ten genoegen van het bestuur aan te tonen dat de aanvrager op het moment van voorschotverlening beschikt over een nevenvestiging in Nederland met ten minste één werknemer in vaste dienst.

Artikel 19. Verantwoording

• 1 De subsidieontvanger is verplicht onverminderd het bepaalde in artikel 4:45 Awb desgevraagd de volgende bescheiden in te dienen:

  • a. een verslag van de filmactiviteit of een filmprint van (het onderdeel van) de filmproductie waarvoor subsidie is verleend;

  • b. rapportages van inkomsten uit exploitatie.

• 2 Het activiteitenverslag zoals genoemd in het eerste lid onder a, geeft inzicht in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidiëring verrichte activiteiten, alsmede in het publieksbereik. Het activiteitenverslag vergelijkt de verrichte activiteiten met de voorgenomen activiteiten in het activiteitenplan.

• 3 Het bestuur kan de subsidieontvanger verplichten een financieel verslag inzake werkelijke kosten en ontvangen financiering in te dienen.

• 4 Het financiële verslag geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de aanwending en de feitelijke besteding van de subsidie door de subsidieontvanger en van de ontvangen financiering van derden. Het financieel verslag sluit aan op de indeling van de begroting en het financieringsplan die voorafgaand aan de subsidieverlening of bij de ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst zijn overgelegd en door het Fonds zijn goedgekeurd volgens het Financieel & Productioneel Protocol van het Fonds. Belangrijke verschillen tussen financieel verslag en begroting of financieringsplan worden toegelicht.

• 5 Het bestuur kan de subsidieontvanger verplichten om het financieel verslag te voorzien van een verklaring van de accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. In dat geval volgt de accountant het Handboek Financiële Verantwoording van het Fonds.

• 6 Vertegenwoordigers van het Fonds hebben op eerste verzoek inzage in de administratie die betrekking heeft op de filmproductie of de filmactiviteit waarvoor de subsidie is verleend. De kosten voor een dergelijke controle door vertegenwoordigers van het Fonds zijn voor rekening van het Fonds tenzij er verwijtbare onregelmatigheden worden aangetroffen. In een dergelijk geval worden de kosten doorberekend aan de ontvanger van subsidie.

• 7 Het Fonds kan ongelimiteerd steekproeven houden om te controleren of aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.

Artikel 20. Subsidievaststelling

• 1 Binnen vier maanden na eerste openbaarmaking van de filmproductie of voltooiing van de filmactiviteit dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in, tenzij een andere termijn is vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst of de subsidie bij verlening al is vastgesteld. Indien deze termijn wordt overschreden, is het bestuur bevoegd de verleende subsidie ambtshalve vast te stellen.

• 2 De aanvraag tot vaststelling gaat vergezeld van de in artikel 19 en in de uitvoeringsovereenkomst genoemde bescheiden.

• 3 De ontvanger van de subsidie is verplicht aan het Fonds op verzoek alle bescheiden en inlichtingen te verstrekken die het noodzakelijk acht voor het vaststellen van de subsidie.

• 4 De ontvanger van een subsidie draagt er zorg voor dat zijn accountant medewerking verleent aan een eventueel onderzoek door of vanwege het Fonds naar de door de accountant van de aanvrager verrichte (controle) werkzaamheden. De kosten die zijn gemoeid met de medewerking van de accountant, komen voor rekening van de aanvrager.

• 5 Het bestuur stelt de hoogte van de subsidie uiterlijk 22 weken na de in het eerste lid bedoelde indieningtermijn vast. De hoogte van de subsidievaststelling kan niet hoger zijn dan het bedrag van de subsidieverlening.

• 6 In afwijking van dit artikel kan het bestuur in bepaalde gevallen een beschikking tot subsidieverlening geven, met vermelding van de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht en van de datum waarop de subsidie uiterlijk door het fonds wordt vastgesteld.

Artikel 21. Betaling

• 1 Binnen acht weken na dagtekening van de beschikking tot vaststelling van de subsidie wordt het subsidiebedrag betaald of verrekend met betaalde voorschotten.

• 2 De ontvanger van de subsidie stort teveel ontvangen voorschotten terstond terug.

Artikel 22. Wijziging, intrekking en terugvordering subsidie

• 1 Het bestuur kan de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen als deze niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, waaronder maar niet beperkt tot, de meldingsplicht zoals bedoeld in artikel 16 dan wel tekort is geschoten in de nakoming van de verplichtingen voortvloeiend uit de uitvoeringsovereenkomst waarna de middelen toevallen aan de betreffende categorie.

• 2 Als het bestuur constateert dat substantiële wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de bij de aanvraag dan wel bij de totstandkoming van de uitvoeringsovereenkomst overgelegde gegevens die aan het Fonds zijn verstrekt, kan het bestuur de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen.

• 3 Het bestuur is bevoegd de subsidie te wijzigen dan wel in te trekken wanneer de aanvrager na de subsidieverlening, maar vóór de vaststelling van de subsidie, meer of minder financiële bijdragen van derde partijen heeft verkregen dan aangegeven bij de aanvraag.

• 4 De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is verleend, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald.

• 5 Het bedrag waarmee de subsidie eventueel wordt verlaagd wordt in eerste instantie verrekend met de nog te verlenen voorschotten. Mocht dat niet toereikend zijn dan worden reeds uitbetaalde voorschotten teruggevorderd.

Artikel 23. Overig

In voorkomende gevallen kan het bestuur met inachtneming van de artikelen 3 tot en met 5 van dit reglement, buiten het toepassingsgebied van de deelreglementen, een subsidie verstrekken.

Artikel 24. Conservering en exploitatie

Ter behoud van het cultureel erfgoed is het Fonds of diens rechtsopvolger gerechtigd om alle stukken, documenten en eventueel opgeleverde filmkopieën of ander beeldmateriaal, die het met betrekking tot een aanvraag voor een subsidie in zijn bezit heeft, na afronding van de aanvraag te bewaren dan wel in bewaring te geven c.q. te schenken aan het EYE Filminstituut Nederland of de Rijksarchiefdienst. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur en, waar nodig, van de rechthebbende(n) zullen deze stukken en documenten noch door het Fonds of diens rechtsopvolger, noch door het EYE Filminstituut Nederland of de Rijksarchiefdienst aan derden ter inzage worden gegeven. Het bestuur zal deze toestemming niet verlenen indien het redelijkerwijs kan vermoeden dat het verlenen van inzage in de stukken of documenten, het belang van de aanvrager, of andere bij de aanvraag betrokken personen, kan schaden.

Artikel 25. Overgangs- en slotbepalingen

• 1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

• 2 Het bestuur kan om zwaarwegende redenen afwijken van dit reglement en de hierop gebaseerde deelreglementen, voor zover dergelijke afwijkingen verenigbaar zijn met het beoordelingskader voor staatssteun aan de filmsector, zoals dat wordt gehanteerd door de Europese Commissie.

• 3 Per 1 januari 2025 zijn wijzigingen in het reglement geïmplementeerd welke zijn vastgesteld door het bestuur met goedkeuring van de Raad van Toezicht op 20 september 2024.

• 4 Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

• 5 Het Algemeen Reglement, geldend vanaf 1 januari 2024 is per 1 januari 2025 ingetrokken.

• 6 Op alle aanvragen die door het Fonds voor 1 januari 2025 zijn ontvangen blijft het Algemeen Reglement zoals dit gold tot 1 januari 2025 van toepassing.

• 7 Dit reglement wordt aangehaald als Algemeen Reglement van de Stichting Nederlands Fonds voor de Film.

• 8 Dit reglement wordt bekendgemaakt door kennisgeving ervan in de Staatscourant en op de website van het Fonds (www.filmfonds.nl).