Direct naar content

U bent hier:

  1. Zoeken
  2. Regeling
Zoek opnieuw

Circulaire uniformering aanvraag- en uitgifteproces niet-ingezetenenGeraadpleegd op 16-05-2025.
Geldend van 13-12-2024 t/m heden

Inhoudsopgave

Circulaire uniformering aanvraag- en uitgifteproces niet-ingezetenen

Geraadpleegd op 16-05-2025.
Geldend van 13-12-2024 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Circulaire uniformering aanvraag- en uitgifteproces niet-ingezetenen

1. Inleiding

Deze circulaire heeft als doel om meer uniformiteit aan te brengen in het aanvraag- en uitgifteproces van Nederlandse paspoorten en identiteitskaarten aan niet-ingezetenen door aangewezen gemeenten en Nederlandse posten in het buitenland (met inbegrip van de externe dienstverleners (EDV’s)) en door de Kabinetten van de Gouverneurs van Aruba, Curaçao en Sint Maarten wat paspoorten betreft, en de vestigingen van de Nederlandse regering (namens de burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer) in Aruba, Curaçao en Sint Maarten wat identiteitskaarten betreft.1Met niet-ingezetenen worden personen bedoeld die geen inschrijving hebben in het ingezetenendeel van de Basisregistratie Personen (BRP)2 of in de Persoonsinformatievoorziening Nederlandse Antillen en Aruba (PIVA). Doelstelling is dat de burger, los van waar hij een reisdocument aanvraagt, een soortgelijke werkwijze kan verwachten en dezelfde documenten dient te overleggen. De circulaire beoogt enerzijds het aanvraag- en uitgifteproces meer te structureren en anderzijds duidelijker te specificeren welke documenten in welke gevallen noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de aanvraag. Het betreft een instructie waarin bestaande wet- en regelgeving nader geduid wordt. Het betreft zowel de Paspoortwet, het Paspoortbesluit als de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN), de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 (PUB) en de Paspoortuitvoeringsregeling Caribische landen (PuCAR).

Deze circulaire is eveneens van toepassing op de afgifte van reguliere reisdocumenten en Nederlandse identiteitskaarten aan personen die ingezetene zijn in de BRP of PIVA, maar die een aanvraag doen op een andere locatie dan de gemeente van inschrijving, het openbaar lichaam van inschrijving of het Caribisch land van inschrijving.

2. Doelgroep

Hoofden burgerzaken, medewerkers burgerzaken, medewerkers in de frontoffice bij Nederlandse posten in het buitenland, medewerkers van EDV’s, medewerkers van de consulaire serviceorganisatie (backoffice) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ), de medewerkers van de consulaire afdeling van de Kabinetten van de Gouverneurs van Aruba, Curaçao en Sint Maarten en de medewerkers van de Vertegenwoordiging van de Nederlandse regering in Aruba, Curaçao en Sint Maarten.

4. Indeling

De circulaire bestaat uit twee delen. In de circulaire zelf worden de procesinrichting van het aanvraag- en uitgifteproces en het juridisch kader van het aanvraagproces beschreven. De bijlage bevat een werkinstructie voor de uitgevende instanties. Hierin worden alle te volgen stappen van het aanvraagproces van een reisdocument aan een niet-ingezetene doorgelopen.

5. Procesinrichting

A. Benodigde informatie

Op de websites rijksoverheid.nl en nederlandwereldwijd.nl is informatie te vinden die Nederlanders die geen ingezetenen zijn, nodig hebben om een reisdocument aan te vragen. Op de website nederlandwereldwijd.nl kunnen burgers aan de hand van een vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) de voor hen geldende situatie bepalen en een overzicht genereren van documenten die zij bij het indienen van een aanvraag moeten overleggen. Dit laat onverlet dat u te allen tijde burgers extra informatie of documenten kunt vragen, bijvoorbeeld als u twijfelt aan de echtheid van bepaalde overgelegde documenten.4 Echter, voor het grootste deel van de aanvragen is de informatie zoals deze op rijksoverheid.nl en nederlandwereldwijd.nl staat voldoende.5 U wordt dringend verzocht op uw eigen website naar deze uniforme informatie te linken. Op uw website kunt u, indien gewenst, aanvullend locatie-specifieke informatie over openingstijden, het maken van afspraken en dergelijke publiceren. In de bijlage van deze circulaire is een werkinstructie opgenomen voor de medewerkers die de aanvragen behandelen. Deze bijlage en de vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) op de website nederlandwereldwijd.nl zijn op elkaar afgestemd. U wordt derhalve verzocht om in uw eigen procedures ter beoordeling van de aanvraag deze werkinstructie aan te houden.

B. Te overleggen documenten: invullen vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) vooraf

Burgers hechten er veel waarde aan vooraf zoveel mogelijk zekerheid te krijgen over de vraag of zij de juiste documenten bij zich hebben als ze verschijnen om een reisdocument aan te vragen. Ook voor het werkproces bij de uitgevende instantie is het wenselijk dat hierover bij de burger zoveel mogelijk vooraf duidelijkheid bestaat. U kunt duidelijkheid creëren door burgers erop te wijzen voorafgaand aan het maken van een afspraak of voorafgaand aan het digitaal indienen van de benodigde documenten voor het maken van een afspraak6 de vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) op nederlandwereldwijd.nl in te vullen. De burger krijgt een checklist te zien met voor de aanvraag relevante documenten. Deze werkwijze voorkomt dat de burger naar huis moet om alsnog andere documenten op te halen. Dit is een voordeel voor de burger en voor de uitgevende instantie. De burger kan, afhankelijk van de innamelocatie, per email, online of telefonisch een afspraak maken voor het indienen van een aanvraag en ontvangt hiervan een bevestiging. Bij de afspraakbevestiging wordt u geadviseerd de burger nogmaals te wijzen op de in te vullen vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) op nederlandwereldwijd.nl.

C. Behandeltijd

Indien de aanvraag incompleet is, bestaat de mogelijkheid om bewijsstukken op een later tijdstip alsnog te overleggen. De wettelijke termijn voor het behandelen van een aanvraag is vier weken vanaf het moment van indiening van de aanvraag (artikel 41, eerste lid, Paspoortwet). Indien bij de aanvraag stukken ontbreken, dient u een verzuimtermijn aan te bieden. Gedurende de periode dat de burger aanvullende stukken mag indienen, wordt de behandeltermijn tijdelijk stopgezet.7 Als de aanvraag compleet is, gaat de termijn van vier weken weer lopen. De termijn kan in bijzondere gevallen met vier weken worden verlengd (artikel 41, tweede lid, Paspoortwet). Uiteraard wordt de aanvrager hierover schriftelijk geïnformeerd.

D. Wachttijden8

Door de wachttijden op nederlandwereldwijd.nl te publiceren blijkt het in veel gevallen mogelijk om duidelijker te communiceren over de wachttijden bij de aangewezen gemeenten voor het kunnen indienen van een aanvraag. In dit verband worden de aangewezen gemeenten verzocht om de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) (info@rvig.nl) te informeren of de wachttijd voor het maken van een afspraak tussen de 0-2, 2-4 of 4-6 weken enz. bedraagt. De verstrekte informatie zal door het Ministerie van BZ op nederlandwereldwijd.nl worden gepubliceerd, zodat burgers hiermee rekening kunnen houden bij de keuze van de aanvraaglocatie (de RvIG verwijst op rijksoverheid.nl naar nederlandwereldwijd.nl voor de actuele wachttijden). Zodra de wachttijd verandert, melden de aangewezen gemeenten dit zodat de informatie op de website kan worden aangepast.

E. Niet in staat persoonlijk te verschijnen9

Elke Nederlander heeft recht op een nationaal paspoort en/of een Nederlandse identiteitskaart als geen weigeringsgrond van toepassing is. De Nederlander dient voor de aanvraag en uitreiking in persoon te verschijnen.

Als een aanvrager stelt langdurig niet in staat te zijn persoonlijk te verschijnen bij de aanvraagbalie van uw grensgemeente en aangeeft een aanvraag voor een paspoort of een identiteitskaart te willen indienen, kunt u deze persoon adviseren contact op te nemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse post in het buitenland met een aanvraagbalie. Indien de bewegingsvrijheid van de aanvrager wettelijk beperkt is (detentie), dient de aanvrager in het buitenland ook contact op te nemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse post in het buitenland. Indien de aanvrager een verklaring omtrent het bewijs van Nederlanderschap wil aanvragen, kunt u hem voor de aanvraag verwijzen naar nederlandwereldwijd.nl.

F. Toestemming

Bij aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige moet worden vastgesteld wie het gezag heeft en wie op basis daarvan toestemming moet(en) geven. Hiertoe moet een originele geboorteakte worden getoond.10 Vervolgens dien(t)en de pers(o)n(en) met gezag toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen.11 Bij aanvraag van een reisdocument voor een onder curatele gestelde (meerderjarige) persoon dient de curator toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen.12

Bij de aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige is toestemming nodig van alle personen met gezag. Er is bij de aanvraag van een reisdocument voor een minderjarige geen toestemming van een persoon met gezag nodig indien er vervangende toestemming is van de bevoegde rechter. Bij de aanvraag van een reisdocument voor een onder curatele gestelde (meerderjarige) persoon is eveneens geen toestemming van de curator nodig indien er vervangende toestemming is van de bevoegde rechter. Dit kan zowel een Nederlandse als een buitenlandse rechter13 betreffen. Bovenstaande geldt wat betreft minderjarigen bij aanvragen voor Nederlandse identiteitskaarten voor minderjarigen tot 12 jaar en voor het aanvragen van paspoorten voor minderjarigen tot 18 jaar.

Toestemming door de perso(o)n(en) met gezag kan bij een aanvraag verleend worden door ondertekening van (alleen) het aanvraagformulier indien het voor betrokkene(n) voldoende duidelijk is dat daarmee toestemming wordt gegeven voor een aanvraag van een paspoort of Nederlandse identiteitskaart door een minderjarige, dan wel een afzonderlijke toestemmingsverklaring naast het aanvraagformulier. Indien sprake is van een afwezige persoon met gezag, dan dient van die persoon een kopie van het geldige paspoort of de Nederlandse identiteitskaart te worden overgelegd met daarop een originele handtekening en de datum waarop de kopie is gemaakt. De originele handtekening moet vergeleken kunnen worden met de handtekening op de kopie van het paspoort of de Nederlandse identiteitskaart. Indien dit niet mogelijk is, dienen alle personen met gezag bij de aanvraag aanwezig te zijn. Legalisatie is niet verplicht. Dit laat onverlet dat, indien er aanleiding is tot twijfel, u over kunt gaan tot aanvullend onderzoek. De maximale geldigheidsduur van het formulier/verklaring (tussen toestemming en aanvraag) is drie maanden. De geldigheid van de toestemmingsverklaring eindigt zodra de aanvraag waarvoor de toestemmingsverklaring is gegeven, is afgehandeld.

Een aantal grensgemeenten onderzoekt de mogelijkheid om met DigiD digitaal toestemming te kunnen verlenen. Gemeenten wordt geadviseerd dit alleen aan te bieden op minimaal DigiD midden (sms verificatie) of substantieel niveau in verband met de benodigde zekerheid bij de identiteitsvaststelling.

G. Verlies Nederlanderschap

Nederlanders woonachtig in het buitenland kunnen in bepaalde situaties ongemerkt hun Nederlanderschap verliezen. U wordt daarom verzocht een niet-ingezetene standaard hierover te informeren door middel van het door het Ministerie van BZ opgestelde inlegvel. U verstrekt het inlegvel bij uitgifte van een nieuw reisdocument aan elke niet-ingezetene. Het inlegvel bevat een link naar de in april 2022 op de website van de rijksoverheid gepubliceerde brochure van het Ministerie van Justitie en Veiligheid ‘Brochure Nederlandse nationaliteit automatisch verliezen’.

6. Juridisch kader van het aanvraagproces

Het aanvraagproces is opgedeeld in vijf stappen (zie ook de werkinstructie op pagina 10 en verder) die uiteindelijk bepalen welke documenten een aanvrager moet overleggen om na te kunnen gaan of u de aanvrager een reisdocument kunt verstrekken.

U behandelt de aanvraag aan de hand van de bepalingen in de Paspoortwet, het Paspoortbesluit en de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN), die regels stellen voor de aangewezen gemeenten. Als u werkzaam bent voor één van de vestigingen van de Vertegenwoordiging van de Nederlandse regering (namens de burgemeester Haarlemmermeer) in Aruba, Curaçao en Sint Maarten wat identiteitskaarten betreft, behandelt u de aanvraag aan de hand van de bepalingen in de Paspoortwet, het Paspoortbesluit en de PUN. Het Ministerie van BZ behandelt de aanvraag op basis van de bepalingen in de Paspoortwet, het Paspoortbesluit en de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 (PUB) en de Gouverneurs van de Caribische landen aan de hand van de Paspoortwet, het Paspoortbesluit en de Paspoortuitvoeringsregeling Caribische landen (PuCAR):

A. Verhouding Wet BRP, Landsverordening (PIVA) en de Paspoortwet

Bij het aanvraag- en uitgifteproces van reisdocumenten kan de vraag zich voordoen hoe de aanvraag zich verhoudt tot de BRP en de PIVA en welke wet van toepassing is (de Wet BRP, de Landsverordening14 of de Paspoortwet). Voor aanvragen van een reisdocument door niet-ingezetenen gaat de Paspoortwet (en de onderliggende regelgeving) voor. Slechts indien de Paspoortwet of de onderliggende regelgeving uitdrukkelijk verwijst naar de Wet BRP of de wetgeving over de bevolkingsadministratie van de landen, volgt u deze. Als informatie uit de BRP of de PIVA niet beschikbaar of niet actueel is, dan regelen de Wet BRP, de Landsverordening en de Paspoortwet dat het mogelijk is om op basis van alternatieve documenten voldoende zekerheid te krijgen.

B. Niet-ingezetenen zonder adres in de BRP (vertrokken onbekend waarheen: VOW’ers)

Indien een niet-ingezetene een reisdocument bij u aanvraagt en hij aangeeft niet te beschikken over een adres in het buitenland, dient u deze aanvraag gewoon in behandeling te nemen. In de Grondwet is vastgelegd dat iedere Nederlander recht heeft het land te verlaten (tenzij bij wet anders is bepaald). Een administratieve belemmering voor het verkrijgen van een reisdocument in de vorm van een adresvereiste is daarom niet toegestaan. Denk bijvoorbeeld ook aan de zogenaamde wereldreizigers. De behandeling van een aanvraag voor een reisdocument mag niet als drukmiddel worden gebruikt voor inschrijving in de BRP. Indien de aanvrager als niet-ingezetene in de BRP (RNI) staat, bent u bevoegd en dient u de aanvraag in behandeling te nemen, ook als u het vermoeden heeft dat de als VOW´er in de BRP (RNI) geregistreerde burger in Nederland woont. Indien u vermoedt dat de aanvrager woonachtig is in Nederland, wijst u hem er wel op dat hij verplicht is zich in te schrijven bij de gemeente waar hij feitelijk woonachtig is en dan daar een aanvraag moet doen. Bij behandeling van de aanvraag, doet u op grond van art. 2.34 van de Wet BRP een terugmelding aan het college van de gemeente waar de aanvrager volgens u feitelijk woonachtig is.15 Het is aan deze gemeente om adresonderzoek te doen.

C. Niet-ingezetenen en de PIVA

In de Caribische landen zijn de Kabinetten van de Gouverneurs de uitgevende instanties voor reisdocumenten, behoudens Nederlandse identiteitskaarten,16 aan Nederlanders die niet ingeschreven staan in de bevolkingsadministratie (PIVA) van de landen. Nederlanders die langer dan 9 maanden in de Caribische landen verblijven zouden zich in moeten laten schrijven in de PIVA. In de praktijk laten Nederlanders zich niet altijd inschrijven. De situatie kan zich voordoen dat een Nederlander die eigenlijk als ingezetene in de PIVA geregistreerd zou moeten staan zich voor het aanvragen van een reisdocument als niet-ingezetene meldt bij het Kabinet van de Gouverneur. In het kader van de goede bijhouding van de bevolkingsadministratie wordt u gevraagd een burger erop te attenderen dat hij dient te voldoen aan de meldplicht (inschrijving in de PIVA) bij een verblijf langer dan 9 maanden (of in geval van Aruba: 3 maanden).17 De aanvraag voor een reisdocument dient u in behandeling te nemen ongeacht de inschrijving in de PIVA.

7. Een in het buitenland voltrokken rechtsfeit

Soms is er sprake van een in het buitenland voltrokken rechtsfeit (zoals een huwelijk, wijziging van geslacht, etc.) dat niet verwerkt is in een Nederlandse akte. Voor de verstrekking van een reisdocument is het niet verplicht het in het buitenland voltrokken rechtsfeit te laten verwerken in de Nederlandse burgerlijke stand. Indien het rechtsfeit leidt tot gewijzigde houdergegevens én de burger kan dit rechtsfeit aan de hand van een document aantonen, neemt u de gewijzigde houdergegevens op in het reisdocument. Dit volgt uit het feit dat u geacht wordt de identiteit en de nationaliteit van betrokkene vast te stellen aan de hand van het overgelegde reisdocument en eventuele andere bewijsstukken.

Documenten

Voor alle genoemde documenten geldt dat ze moeten voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in de Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen, alsmede de toepassing van DNA-onderzoek.18

De Minister van BZ is aangewezen als bronhouder van de informatie over landspecifieke informatie betreffende mogelijk te overleggen stukken. Deze informatie wordt ontsloten en actueel gehouden via de landeninformatie op nederlandwereldwijd.nl en in de vertrouwelijke database DISCS.

Er geldt geen vereiste dat bij de eerste aanvraag van een reisdocument het brondocument niet langer dan 1 jaar geleden dient te zijn afgegeven.19 Het document mag ouder dan een jaar zijn. Een afschrift van een akte van de burgerlijke stand is een authentiek stuk waarvan alleen dan een nieuw afschrift kan worden gevraagd als de situatie gewijzigd is. Sommige landen verstrekken geboorteakten eenmalig. Het is dan voor de burger ondoenlijk om een recent document te overleggen.

Origineel slotformulier en ondertekening

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Digitalisering en Koninkrijksrelaties

F.Z. Szabó

Bijlage Werkinstructie

Deze werkinstructie geldt voor aanvragen van reguliere paspoorten en identiteitskaarten door niet-ingezetenen en is opgesteld voor de uitgevende instanties van de aangewezen gemeenten, de posten in het buitenland en de Kabinetten van de Gouverneurs.

Voor het indienen van de aanvraag heeft een burger mogelijkerwijs de digitale vragenlijst (‘paspoorttool’) op nederlandwereldwijd.nl ingevuld. Aan de hand daarvan heeft deze burger een ‘checklist’ ontvangen met voor de aanvraag benodigde documenten. Hoewel aan deze lijst geen rechten kunnen worden ontleend, kan de burger in de veronderstelling verkeren alle voor de aanvraag benodigde documenten bij zich te hebben. Hiermee dient u rekening te houden. Dit neemt niet weg dat in geval van gerede twijfel de mogelijkheid bestaat om nader onderzoek te doen.

Het aanvraagproces is opgedeeld in vijf stappen die uiteindelijk bepalen welke documenten een aanvrager moet overleggen om te bepalen of u de aanvrager een reisdocument kunt verstrekken.

  • • Stap 1: vaststellen/verifiëren van de identiteit van de aanvrager.

  • • Stap 2: vaststellen of u bevoegd bent.

  • • Stap 3: vaststellen/verifiëren van de nationaliteit.

  • • Stap 4: vaststellen/verifiëren handelingsbekwaamheid aanvrager.

  • • Stap 5: vaststellen/verifiëren houdergegevens.

1. Vaststellen/verifiëren van de identiteit van de aanvrager

Voor het vaststellen/verifiëren van de identiteit volgt u de volgende werkwijze:

  • 1.1. Heeft de aanvrager een geldig identiteitsdocument20 en kunt u met dit document de identiteit verifiëren?

    • 1.1.1. Ja, de aanvrager heeft een document en daarmee kan de identiteit worden geverifieerd. Ga door naar 1.2

    • 1.1.2 Ja, de aanvrager heeft een document, maar daarmee kan de identiteit niet worden verifieerd. Ga door naar 1.3

    • 1.1.3. Nee. Ga door naar 1.3

  • 1.2. Is het overgelegde Nederlandse document van rechtswege vervallen21?

    • 1.2.1. Nee, ga door naar 2

    • 1.2.2. Ja, ga door naar 1.3

  • 1.3. Heeft de aanvrager eerder een Nederlands reisdocument gehad en is met behulp van het oude aanvraagdossier de identiteit te verifiëren?

    • 1.3.1. Ja, er is eerder een Nederlands reisdocument verstrekt en met behulp van het oude aanvraagdossier kan de identiteit worden geverifieerd. Ga naar 2

    • 1.3.2. Ja, er is eerder een Nederlands reisdocument verstrekt, maar met behulp van het oude aanvraagdossier kan de identiteit niet worden geverifieerd. Ga naar 1.4

    • 1.3.3. Nee. Ga door naar 1.4

  • 1.4. Is de aanvrager ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI-deel van de BRP en is het mogelijk met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit vast te stellen?

    • 1.4.1. Ja, de aanvrager is ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI-deel van de BRP en het is mogelijk om met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit vast te stellen. Ga naar 2

    • 1.4.2. 1.4.2. Ja, de aanvrager is ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI-deel van de BRP, maar het is niet mogelijk om met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit vast te stellen. Ga naar 1.5

    • 1.4.3 Nee. Ga door naar 1.5

  • 1.5. Is het mogelijk om met behulp van andere bronnen de identiteit vast te stellen/te verifiëren?

    • 1.5.1. Ja, ga door naar 2

    • 1.5.2. Nee, u kunt de identiteit niet vaststellen/verifiëren en geen aanvraag in behandeling nemen

2. Vaststellen of u bevoegd bent

Nu de identiteit is vastgesteld/geverifieerd stelt u, voordat u de nationaliteit gaat vaststellen/verifiëren, vast of u bevoegd bent een aanvraag in behandeling te nemen.

  • 2.1. Bent u een uitgevende instantie voor niet-ingezetenen?

    • 2.1.1. Nee, u bent niet bevoegd.

    • 2.1.2. Ja, ga naar 2.2

  • 2.2. Is de aanvrager ingeschreven in de BRP/PIVA?

    • 2.2.1. Ja, de aanvrager is als ingezetene ingeschreven in BRP/PIVA. Grensgemeente: U bent als grensgemeente niet bevoegd. Verwijs de aanvrager door naar de gemeente waar hij als ingezetene staat ingeschreven. Kabinet Gouverneur: wijs de aanvrager door naar afdeling burgerzaken van het land.

    • 2.2.2. Ja, de aanvrager is als niet-ingezetene ingeschreven in de BRP. Ga naar 2.3

    • 2.2.3. Nee, de aanvrager is niet in de BRP/PIVA geregistreerd. Ga naar 2.3

  • 2.3. Heeft de aanvrager een bewijs van verblijf22 in een ander land?

    • 2.3.1. Ja, u bent bevoegd, ga naar 3.

    • 2.3.2. Nee, u bent ook in dit geval bevoegd. Grensgemeente: betreft het een niet- ingezetene die VOW is uitgeschreven en heeft u het vermoeden dat de aanvrager woonachtig is in Nederland, dan wijst u hem er op dat hij verplicht is zich in te schrijven bij de gemeente waar hij feitelijk woonachtig is; dat is dan de gemeente waar een aanvraag moet worden ingediend. Indien de aanvrager er op staat de aanvraag in te dienen bij de grensgemeente, doet u op grond van artikel 2.34 van de Wet BRP een terugmelding aan het college van B&W van de gemeente waarvan u het vermoeden heeft dat de aanvrager woonachtig is. U neemt de aanvraag in behandeling. Ga naar 3.

      Kabinetten Gouverneurs: indien u het vermoeden heeft dat de aanvrager eigenlijk ingeschreven zou moeten staan in de PIVA, wordt u in het kader van de goede bijhouding van de bevolkingsadministratie gevraagd een burger erop te attenderen dat hij dient te voldoen aan de meldplicht (inschrijving in de PIVA) bij een verblijf langer dan 9 maanden.23 Mits de wetgeving en het beleid van het Caribisch land het toelaat, kan tevens een melding worden gedaan aan de afdeling Burgerzaken van het Caribisch land waar aanvrager ingeschreven zou moeten staan. Ook in dit geval dient u de aanvraag in behandeling te nemen.

3. Vaststellen van de nationaliteit

Nu de identiteit is vastgesteld/geverifieerd en u heeft vastgesteld dat u bevoegd bent, stelt u de nationaliteit op de volgende wijze vast/verifieert u de nationaliteit op de volgende wijze. Voor het indienen van de aanvraag heeft de burger mogelijkerwijs een vragenlijst (‘paspoorttool’/persoonlijke checklist) ingevuld die u betrekt bij het beantwoorden van de volgende vragen over de nationaliteit.

  • 3.1 Heeft de aanvrager een geldig Nederlands reisdocument overgelegd?

    • 3.1.1 Ja, ga door naar 3.2

    • 3.1.2 Nee, ga door naar 3.2

  • 3.2. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier aangegeven niet in het bezit te zijn van een buitenlands reisdocument?

    • 3.2.1. Ja, ga door naar 3.3

    • 3.2.2. Nee, ga door naar 3.3

  • 3.3. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier aangegeven niet in het bezit te zijn van een andere nationaliteit?

    • 3.3.1. Ja, ga door naar 3.4

    • 3.3.2. Nee, ga door naar 3.4

  • 3.4. Is in het overgelegde bewijs van verblijf uitsluitend de Nederlandse nationaliteit vermeld?

    • 3.4.1. Ja, of: er is geen bewijs van verblijf overgelegd, of het bewijs vermeldt geen nationaliteit, ga door naar 3.5.

    • 3.4.2. Nee, er is wel een bewijs van verblijf overgelegd waarin (aanwijzingen voor) een andere nationaliteit in zijn opgenomen, ga door naar 3.5.

  • 3.5. Bepaal of aanvullend onderzoek nodig is om vast te stellen/te verifiëren of de aanvrager de Nederlandse nationaliteit bezit:

    • 3.5.1. Indien op de vragen 3.1, 3.2, 3.3 en 3.4 ja is geantwoord is de aanvrager Nederlander en is geen aanvullend onderzoek nodig, ga door naar 4.

    • 3.5.2. Indien op een of meer van de vragen 3.1, 3.2, 3.3 of 3.4 Nee is geantwoord is het noodzakelijk nader onderzoek uit te voeren, ga naar 3.6.

  • 3.6. Onderzoek of de aanvrager (nog) Nederlander24 is aan de hand van25:

    • 3.6.1.

      • a. Bewijsstukken dat het Nederlanderschap is verkregen door b.v. afstamming (geboorteakte met eventuele latere vermeldingen, nationaliteitsgegevens ouders), of:

      • b. Een door bevoegde Nederlandse autoriteiten (IND/nationaliteitenregister) afgegeven document waaruit blijkt dat het Nederlanderschap is verkregen door optie of naturalisatie

    • 3.6.2. Bewijsstukken van verkrijging van een andere nationaliteit om te kunnen beoordelen of deze verkrijging mogelijk gevolgen heeft voor verlies van de Nederlandse nationaliteit

  • 3.7. Is de aanvrager Nederlander?

    • 3.7.1. Ja, ga door naar 4.

    • 3.7.2. Nee, u kunt geen aanvraag in behandeling nemen.

Als u vaststelt dat de aanvrager niet langer beschikt over de Nederlandse nationaliteit en wel een geldig Nederlands reisdocument in zijn bezit heeft, neemt u dit document in.26 Als het niet mogelijk is het document in te houden, stuurt u een kennisgeving (C7 formulier) naar RvIG. U stelt betrokkene daarvan op de hoogte. Het document is met de vaststelling dat de houder niet (meer) over de Nederlandse nationaliteit beschikt van rechtswege vervallen en moet in het Register vermiste of vervallen reisdocumenten en het Basisregister reisdocumenten worden opgenomen. Tevens kunt u een verzoek tot opname in het Register Paspoortsignaleringen via een formulier aan RvIG sturen.27 Per document moet een formulier verstuurd worden. Vanaf 1 april 2022 is er een optiemogelijkheid voor het herkrijgen, met terugwerkende kracht, van het Nederlanderschap op grond van artikel 6, eerste lid, onderdeel p, van de Rijkswet op het Nederlanderschap (RWN).

Een aanvrager die het Nederlanderschap heeft verloren, wijst u op de via de rijksoverheid beschikbaar gestelde informatie over het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/nederlandse-nationaliteit/inhoud/nederlander-worden

4. Vaststellen handelingsbekwaamheid aanvrager

Nu de identiteit is vastgesteld/geverifieerd, u heeft bepaald dat u bevoegd bent en dat de aanvrager de Nederlandse nationaliteit bezit, bepaalt u of u in verband met handelingsonbekwaamheid aanvullende toestemming nodig heeft. 4.2.1 is niet van toepassing op de Kabinetten van de Gouverneurs.

  • 4.1 Is de aanvrager minderjarig?

    • 4.1.1 Ja, ga naar 4.3

    • 4.1.2. Nee, ga naar 4.2

  • 4.2. Twijfelt u over de handelingsbekwaamheid van de meerderjarige?

    • 4.2.1. Alleen van toepassing op grensgemeenten en posten in het buitenland: Ja, bepaal aan de hand van www.curateleregister.nl wie de curator is of vraag (buitenlandse) bewijsstukken waaruit blijkt wie de curator is.

    • 4.2.2. Nee, ga naar 5

  • 4.3. Stel vast/verifieer wie het gezag over de minderjarige heeft.

    • 4.3.1. Als ouders gehuwd zijn op moment van geboorte, dienen beide ouders toestemming te verlenen om een aanvraag in te dienen en moet bij een aanvraag een originele geboorteakte worden getoond zodat kan worden vastgesteld wie er toestemming moet geven.28

    • 4.3.2. Als ouders gehuwd zijn op het moment van geboorte, maar een van de ouders overleden is, moet met een overlijdensakte aangetoond worden dat de andere ouder alleen het gezag uitoefent.29

    • 4.3.3. Als ouders gescheiden zijn na de geboorte en niet beide (schriftelijk) toestemming verlenen, moeten zij aantonen wie het wettelijk gezag over de minderjarige uitoefent.

    • 4.3.4. Als op moment van geboorte de moeder ongehuwd is en het kind niet erkend is, moet de moeder (schriftelijk) toestemming verlenen.

    • 4.3.5. Indien op het moment van geboorte de ongehuwde ouders het gezamenlijk wettelijk gezag na de geboorte van de minderjarige(n) hebben aangevraagd of sinds 1 januari 2023 de moeder en de persoon die het kind heeft erkend het gezag automatisch hebben verkregen op basis van artikel 1:251b BW, dan moeten beide ouders toestemming verlenen.

    • 4.3.6. Indien geen van bovenstaande van toepassing is, ga dan na wie het gezag heeft, o.a. door toepassing van het Haags Kinderbeschermingsverdrag 199630 en/of het raadplegen van wetgeving terzake in het land waar het kind woonachtig is. Uitsluitend in geval van twijfel moeten ouders of voogd(en) met een uittreksel uit het gezagsregister, of als het kind in het buitenland is geboren een ander relevant document aantonen31 wie het wettelijk gezag heeft.

De toestemming moet schriftelijk worden gegeven. De identiteit van degenen die toestemming verlenen, wordt vastgesteld/geverifieerd met een (kopie van een) identiteitsdocument met handtekening. Bij twijfel over de juistheid van de gegeven toestemming wordt nader onderzoek uitgevoerd.

5. Vaststellen houdergegevens

In voorgaande stappen heeft u diverse bewijsstukken beoordeeld. Aan de hand van een onderlinge vergelijking van deze documenten bepaalt u of u de houdergegevens vast kunt stellen/verifiëren.

  • 5.1 Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier om opneming van de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner verzocht?

    • 5.1.1 Ja, ga door naar 5.2

    • 5.1.2 Nee, ga door naar 5.4

  • 5.2. Is dit gegeven ook in het vorige reisdocument opgenomen en bevatten de ontvangen documenten geen aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming?

    • 5.2.1. Ja, dit gegeven is ook in het vorige reisdocument opgenomen en de ontvangen documenten bevatten geen aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming. Neem de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner over en ga door naar 5.4

    • 5.2.2. Ja, dit gegeven is ook in het vorige reisdocument opgenomen, maar de ontvangen documenten bevatten aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming, ga door naar 5.3

    • 5.2.3. Nee, ga door naar 5.3

  • 5.3. Is het mogelijk om met behulp van de aanwezige documenten vast te stellen wat de burgerlijke staat is van de aanvrager?

    • 5.3.1. Ja, neem de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner over, ga door naar 5.4

    • 5.3.2. Nee, verzoek de aanvrager om documenten te overleggen waarmee de burgerlijke staat vastgesteld kan worden. Bepaal aan de hand hiervan of de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner overgenomen kan worden, ga door naar 5.4

  • 5.4. Bevatten de documenten aanwijzingen die aanleiding zijn om te twijfelen over de op te nemen gegevens?

    • 5.4.1. Ja, verzoek de aanvrager om documenten te overleggen waarmee de houdergegevens vastgesteld kunnen worden. Bepaal aan de hand hiervan welke houdergegevens opgenomen moet worden, ga door naar 5.5

    • 5.4.2. Nee, bepaal aan de hand van de reeds overgelegde documenten welke houdergegevens opgenomen moet worden, ga door naar 5.5

  • 5.5. Is er sprake van een in het buitenland voltrokken rechtsfeit dat niet is verwerkt in een Nederlandse akte?

    • 5.5.1. Nee, bepaal aan de hand van de reeds overgelegde documenten welke houdergegevens opgenomen moet worden, ga door naar 5.6

    • 5.5.2. Ja, als de burger dit rechtsfeit aan de hand van een buitenlands document32 kan aantonen, neemt u de gewijzigde houdergegevens op in het reisdocument, ga door naar 5.6.

  • 5.6. Staat de aanvrager ingeschreven als niet-ingezetene in de BRP/Piva?

    • 5.6.1. Ja: neem, indien van toepassing, het BSN over uit de BRP en neem het op in het reisdocument

    • 5.6.2. Nee: neem geen BSN op in reisdocument

  1. Aanleiding zijn aanbevelingen van de Nationale ombudsman betreffende signalen dat de wachttijden bij grensgemeenten voor een aanvraag te lang zijn en klachten van burgers dat de aangewezen gemeenten onderling verschillende voorwaarden stellen en dat deze ook anders zijn dan bij Nederlandse posten in het buitenland (met inbegrip van externe dienstverleners (EDV’s)); Nationale Ombudsman, Rapport over de wachttijden voor het aanvragen van reisdocumenten door Nederlanders die in het buitenland wonen, d.d. 23 december 2015, Rapportnummer: 2015/173. ^ [1]
  2. De BRP kent een ingezetenen-deel en een niet-ingezetenen-deel. Niet-ingezetenen in de context van deze circulaire kunnen een inschrijving hebben in het niet-ingezetenen-deel van de BRP, maar ze kunnen ook geen inschrijving in de BRP hebben. De PIVA kent alleen ingezetenen. ^ [2]
  3. Paspoortwet, artikel 2, eerste lid, onder a, en tweede lid. ^ [3]
  4. Indien van toepassing, is informatie over het legaliseren van buitenlandse documenten per land te raadplegen op nederlandwereldwijd.nl. ^ [4]
  5. www.nederlandwereldwijd.nl/paspoort-id-kaart/buitenland ^ [5]
  6. Een aantal gemeenten werkt met een proces waarbij de aanvrager eerst de benodigde documenten om de aanvraag te kunnen beoordelen digitaal moet indienen, waarna de gemeente contact opneemt met de aanvrager om een afspraak te maken. ^ [6]
  7. Artikel 4:15, eerste lid, onder a, Algemene wet bestuursrecht. ^ [7]
  8. Deze paragraaf is niet van toepassing op de Kabinetten van de Gouverneurs, de Minister van BZ, de gezaghebbers van de openbare lichamen en de vestigingen van de Vertegenwoordiging van de Nederlandse regering in Aruba, Curaçao en Sint Maarten. ^ [8]
  9. Deze paragraaf is niet van toepassing op de Kabinetten van de Gouverneurs. ^ [9]
  10. In het kader van het Haags Kinderbeschermingsverdrag 1996 dienen de lokale wetgeving omtrent gezag in het land van hoofdverblijf van het kind en eventueel het gezagsregister, de BRP of een uitspraak van een buitenlandse rechter apart te worden gecontroleerd. ^ [10]
  11. In een aantal gevallen, bijvoorbeeld bij overlijden van (één van) de ouders of scheiding van de ouders, dient een afwijkende procedure te worden gevolgd. Zie hiervoor onderdeel 4.3 van de werkinstructie in de bijlage van deze circulaire. ^ [11]
  12. Voor de aanvraag van een Nederlandse identiteitskaart heeft een onder curatele gestelde geen toestemming nodig. ^ [12]
  13. HR 31 oktober 2014, ECLI:NL:HR:2014:3070. ^ [13]
  14. De Caribische landen hebben eigen wetgeving voor de registratie van persoonsgegevens. Aruba: Landsverordening op het aanleggen en bijhouden van het bevolkingsregister. Sint Maarten en Curaçao: Landsverordening basisadministratie persoonsgegevens. Een verordening in de Caribische Landen heeft dezelfde status als een wet heeft in Nederland. ^ [14]
  15. Wanneer een VOW-er een aanvraag indient bij de Kabinetten van de Gouverneurs van Curaçao, Aruba of Sint Maarten en het vermoeden bestaat dat iemand feitelijk woonachtig is in één van deze landen, is het – mits de wetgeving en beleid van het land het toelaat – ook mogelijk om een melding te doen aan de afdeling Burgerzaken van het land waar aanvrager vermoedelijk feitelijk woonachtig is. ^ [15]
  16. Nederlandse identiteitskaarten kunnen op Aruba, Curaçao en Sint Maarten worden aangevraagd bij en uitgereikt worden door de Nederlandse Vertegenwoordigingen aldaar (namens de burgemeester van Haarlemmermeer) voor Nederlanders die in de basisadministratie van Aruba, Curaçao of Sint Maarten zijn ingeschreven en een inschrijving in de BRP hebben. Met een inschrijving in de BRP beschikt de aanvrager over een burgerservicenummer (BSN). Een BSN is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van het publiek identificatiemiddel (artikel 3a, derde lid, Paspoortwet) dat op een Nederlandse identiteitskaart is geplaatst (artikel 1.6, eerste lid, Paspoortbesluit). Met dit identificatiemiddel is elektronische dienstverlening op DigiD Hoog-niveau mogelijk. ^ [16]
  17. Daarnaast is het – mits de wetgeving en het beleid van het Caribisch land dit toelaat – mogelijk om een melding te doen aan de afdeling Burgerzaken van het land waar aanvrager vermoedelijk feitelijk woonachtig is. ^ [17]
  18. Zie: Staatscourant 2023, 8509 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl). ^ [18]
  19. Wel kan nader onderzoek – bijvoorbeeld door middel van het stellen van vragen of door een onderzoek door Bureau Documenten van de IND – worden verricht wanneer twijfel bestaat over de authenticiteit van het brondocument. ^ [19]
  20. Zie de Wet op de identificatieplicht: http://wetten.overheid.nl/BWBR0006297. Voor het Caribisch deel van het Koninkrijk geldt de toepasselijke wetgeving omtrent een identificatieplicht aldaar. ^ [20]
  21. Grensgemeenten toetsen de geldigheid van het document door het stellen van de volgende verificatievraag aan de BV BSN: Is het document, met behulp waarvan een persoon zich identificeert, een document als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder 1°, 2° of 4°, van de Wet op de identificatieplicht? (toetsen geldigheid identiteitsdocument). ^ [21]
  22. Op de website Nederlandwereldwijd.nl is per land gespecificeerd welke typen brondocumenten hiervoor moeten worden overgelegd. ^ [22]
  23. In Aruba geldt dat een burger dient te voldoen aan de meldplicht (inschrijving in de PIVA) bij een verblijf langer dan 3 maanden. ^ [23]
  24. HvJ EU 12 maart 2019, ECLI:EU:2019:189. ^ [24]
  25. Voor grensgemeenten geldt: als het onderzoek geen uitsluitsel geeft, of u twijfelt, neemt u voor advies contact op met de IND. Voor posten geldt: indien u twijfelt, maakt u een aantekening t.b.v. de unit CSO-RD in het dossier. ^ [25]
  26. Vaststellen van de nationaliteit gebeurt binnen het Ministerie van BZ bij de unit CSO-RD. Reisdocumenten worden ingenomen door de frontoffice. ^ [26]
  27. De vermelding in het Register Paspoortsignaleringen (RPS) vindt plaats op grond van artikel 47, eerste lid, onder a, in samenhang met artikel 47, tweede lid, van de Paspoortwet. RPS-signaleringen worden doorgegeven voor vermelding in het Executie & Signaleringssysteem (E&S) van de Nederlandse politie. ^ [27]
  28. Controleer hierbij tevens of aan de hand van informatie uit de BRP blijkt wie toestemming moet geven. Volg in dat geval de informatie uit de BRP. ^ [28]
  29. Controleer ook hier of overlijden uit de BRP blijkt en volg in dat geval de informatie uit de BRP. ^ [29]
  30. Verdrag inzake de bevoegdheid, het toepasselijke recht, de erkenning, de tenuitvoerlegging en de samenwerking op het gebied van ouderlijke verantwoordelijkheid ter bescherming van kinderen, 19 oktober 1996. ^ [30]
  31. Op nederlandwereldwijd.nl staat gespecificeerd welke type documenten hier moeten worden overgelegd. ^ [31]
  32. Het is voor de verstrekking van een reisdocument niet verplicht een latere vermelding aan een Nederlandse akte van de burgerlijke stand toe te voegen. Uiteraard kunt u de aanvrager wel adviseren om de betreffende gemeente een latere vermelding te laten plaatsen of om de akte aan te bieden bij het bureau Landelijke taken.Adviseer de aanvrager ook om de gegevens in de BRP aan te laten passen. Bij een aanvraag in het buitenland worden de gegevens aangepast als betrokkene al een inschrijving in de BRP heeft; als dit niet het geval is dan kan de aanvrager als niet-ingezetene ingeschreven worden in de BRP. Bij een aanvraag bij een grensgemeente kunnen de gegevens van de aanvrager worden aangepast bij een zogeheten RNI-loket (Registratie niet-ingezetenen) (Contact opnemen met een RNI-loket | Nederland Wereldwijd). ^ [32]