Beleidsregel werkgeversrapportage onderzoek arbeidsongevallen

Geraadpleegd op 03-05-2025.
Geldend van 14-06-2024 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Beleidsregel van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 5 juni 2024, nr. 2024-0000154060, over het gebruik van een werkgeversrapportage bij een onderzoek naar een meldingsplichtig arbeidsongeval in het kader van de bestuursrechtelijke handhaving van de Arbeidsomstandighedenwetgeving (Beleidsregel werkgeversrapportage onderzoek meldingsplichtige arbeidsongevallen)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 9, eerste lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

Artikel 1. Instellen onderzoek door werkgever en opstellen werkgeversrapportage

• 1 Na de melding bij de toezichthouder van een arbeidsongeval als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Arbeidsomstandighedenwet, en een feitenonderzoek door de toezichthouder ter plaatse, wordt de werkgever door de toezichthouder in de gelegenheid gesteld zelf een onderzoek uit te voeren naar de oorzaken van het ongeval en naar aanleiding daarvan een rapportage en verbeterplan in te dienen bij de toezichthouder.

• 2 De rapportage en het verbeterplan vormen tezamen de werkgeversrapportage en bevatten een onderzoek naar de directe en de basisoorzaken van het ongeval alsmede concrete maatregelen tot verbetering van de arbeidsomstandigheden teneinde dergelijke ongevallen te voorkomen. De rapportage en het verbeterplan bevatten ten minste de informatie die is opgenomen in de bijlage bij deze beleidsregel.

• 3 De werkgeversrapportage wordt binnen 15 werkdagen na het verzoek tot opstellen ervan ter beoordeling aan de toezichthouder gezonden.

• 4 Indien de werkgeversrapportage niet binnen 15 werkdagen na het verzoek tot opstellen ervan is ontvangen, zal de toezichthouder de werkgever de gelegenheid bieden de werkgeversrapportage alsnog binnen 10 werkdagen toe te zenden.

• 5 Indien een werkgever op grond van het vierde lid in de gelegenheid is gesteld om de werkgeversrapportage alsnog toe te zenden en de werkgeversrapportage niet binnen de daarvoor gestelde termijn is ontvangen, hervat de toezichthouder het ongevalsonderzoek en stelt deze zo nodig een boeterapport op. De werkgever wordt hier per brief van op de hoogte gesteld.

Artikel 2. Beoordeling werkgeversrapportage

• 1 Na ontvangst van de werkgeversrapportage, toetst de toezichthouder deze aan de criteria, die nader zijn uitgewerkt in de bijlage bij deze beleidsregel.

• 2 Indien de rapportage naar het oordeel van de toezichthouder voldoet aan de criteria, bedoeld in het eerste lid, bevestigt de toezichthouder dit per brief aan de werkgever en wordt het ongevalsonderzoek afgesloten. De ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging en de bij het arbeidsongeval betrokken persoon of personen ontvangen conform artikel 24, vijfde lid, van de Arbeidsomstandighedenwet een afschrift van de brief. De bij het arbeidsongeval betrokken persoon of personen ontvangen daarnaast de werkgeversrapportage.

• 3 Indien de werkgeversrapportage binnen de termijn, genoemd in artikel 1, derde lid, is ontvangen, maar naar het oordeel van de toezichthouder niet voldoet aan de criteria, bedoeld in het eerste lid, zal de toezichthouder de werkgever de gelegenheid bieden de werkgeversrapportage binnen 10 werkdagen te wijzigen en opnieuw toe te zenden. Artikel 1, vijfde lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 4 Indien de werkgever op grond van artikel 1, vierde lid, dan wel het derde lid, in de gelegenheid is gesteld om de werkgeversrapportage alsnog respectievelijk opnieuw toe te zenden en deze binnen de gestelde termijn is ontvangen, maar naar het oordeel van de toezichthouder niet voldoet aan de criteria, bedoeld in het eerste lid, hervat de toezichthouder het ongevalsonderzoek en stelt deze zo nodig een boeterapport op. De werkgever wordt hier per brief van op de hoogte gesteld.

• 5 De toezichthouder kan te allen tijde een onderzoek instellen om te beoordelen of de concrete maatregelen tot verbetering van de arbeidsomstandigheden na een arbeidsongeval hebben plaatsgevonden. Indien de verbeteringen niet zijn gerealiseerd kan de toezichthouder handhaven.

Artikel 3. Uitzonderingen onderzoek werkgever en werkgeversrapportage

• 1 In afwijking van artikel 1, eerste lid, krijgt een werkgever geen gelegenheid om zelf een onderzoek uit te voeren en een werkgeversrapportage op te stellen indien het een arbeidsongeval betreft waarbij:

  • a. het slachtoffer is overleden;

  • b. sprake is van een arbeidsongeval in een Seveso-inrichting als bedoeld in het Besluit activiteiten leefomgeving, waarbij een gevaarlijke stof als bedoeld in artikel 4.2, tweede lid, van dat besluit is betrokken;

  • c. sprake is van uitzonderlijk ernstig letsel van het slachtoffer;

  • d. een minderjarige werknemer slachtoffer is; of

  • e. een familielid tot en met de 3^e graad van de werkgever slachtoffer is.

• 2 In afwijking van artikel 1, eerste lid, kan de toezichthouder ervan afzien de werkgever in de gelegenheid te stellen om zelf een werkgeversrapportage op te stellen, en stelt de toezichthouder zelf een ongevalsonderzoek in, indien:

  • a. de historie van arbeidsongevallen en overtredingen bij de werkgever hiertoe aanleiding geeft;

  • b. het een arbeidsongeval betreft met grote maatschappelijke impact; of

  • c. dit gelet op alle omstandigheden van het geval naar het oordeel van de toezichthouder niet passend is.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin hij wordt geplaatst.

Artikel 5. Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel werkgeversrapportage onderzoek arbeidsongevallen.

Origineel slotformulier en ondertekening

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 5 juni 2024

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

C.E.G. van Gennip

Bijlage bij Beleidsregel werkgeversrapportage onderzoek meldingsplichtige arbeidsongevallen

Onderdelen van de rapportage

Bij het opstellen van de werkgeversrapportage moet het volgende in de rapportage worden opgenomen:

• 1. Beschrijving van het ongeval.

  Hier wordt verwacht dat er aan de hand van een beschrijving van de arbeidsplaats en/of het arbeidsmiddel, foto’s, getuigenverklaringen en slachtofferinterviews zo objectief mogelijk beschreven wordt hoe het ongeval zich heeft voorgedaan. Deze documenten moeten bij de rapportage worden gevoegd.

• 2. Beschrijving van de risico’s van de situatie waarin het ongeval zich heeft voorgedaan.

  Hier wordt verwacht dat er een beschrijving volgt van de risico’s die voorafgaand aan het ongeval geïnventariseerd en geëvalueerd zijn. Dit kan bijvoorbeeld in een risico- inventarisatie, een veiligheids- en gezondheidsplan en/of een taak-risico-analyse vastgelegd zijn. Deze documenten worden bij de rapportage gevoegd.

• 3. Beschrijving van de vooraf ontwikkelde werkwijze voor de handeling waarbij het ongeval zich heeft voorgedaan en de daarbij horende maatregelen.

  Is voorafgaand aan het ongeval een werkwijze bedacht om de handeling (veilig) te kunnen doen, dan wordt de beschrijving hiervan toegevoegd. Daarnaast een beschrijving van de maatregelen die zijn getroffen om deze ontwikkelde werkwijze ook daadwerkelijk voor de werknemers uitvoerbaar te maken en of deze ook daadwerkelijk waren toegepast.

• 4. Beschrijving van de aan de betrokken werknemers gegeven voorlichting over de risico’s en onderricht inzake het toepassen van de werkwijze.

  Als er voorlichting en onderricht is gegeven dan moet concreet gemaakt worden waar dit precies uit bestond en zoveel als mogelijk worden onderbouwd met documenten. Ook dit moet bij de rapportage gevoegd worden. Hierbij kan gedacht worden aan gegeven toolboxen over het onderwerp, een startbijeenkomst of een aangeboden opleiding.

• 5. Beschrijving van het gehouden (veiligheids)toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden ten tijde van het ongeval.

  Hierbij wordt gedacht aan de rol van de werkgever, de aanwezigheid van een toezichthouder, beschrijving van zijn taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden en een sanctiebeleid. Ook dit moet concreet worden gemaakt en zoveel als mogelijk worden onderbouwd met documenten.

• 6. Beschrijving van de inspanningen die direct na het ongeval zijn geleverd om een dergelijk ongeval in de toekomst te voorkomen.

  Zijn er nog andere inspanningen geleverd na het ongeval om ditzelfde ongeval in de toekomst te voorkomen, dan kunnen deze in de werkgeversrapportage worden opgenomen, alsmede door wie deze inspanningen zijn geleverd.

• 7. Beschrijving van de overige aspecten die invloed hebben gehad op het ontstaan of mogelijk voorkomen van dit ongeval in de toekomst.

  Hier kunnen nog andere maatregelen en documenten worden benoemd of aangeleverd die verder van het ongeval afstaan, maar mogelijk wel invloed hebben gehad op het ontstaan en/of de omvang hiervan en van belang zijn voor het onderzoek. Alle relevante zaken, stukken en documenten die van belang kunnen zijn, kunnen worden toegevoegd.

Onderdelen van het verbeterplan

Bij het opstellen van de werkgeversrapportage moet het volgende in het verbeterplan worden opgenomen:

• 1. de maatregelen om soortgelijke ongevallen in de toekomst te voorkomen, die aansluiten bij de gevonden oorzaken;

• 2. de naar aanleiding van het ongeval doorgevoerde aanpassingen in de risico-inventarisatie en -evaluatie en het plan van aanpak en/of in de bijgewerkte risico-inventarisatie en -evaluatie zelf.

Toetsingscriteria werkgeversrapportage

De werkgeversrapportage moet aan de volgende criteria voldoen om als voldoende beoordeeld te worden:

• a. De rapportage bevat een voldoende duidelijke en volledige beschrijving van het gevaar en de risico’s van de situatie waarin het ongeval zich heeft voorgedaan, de toedracht van het ongeval en de omstandigheden waarin het ongeval kon plaatsvinden.

  Daarbij wordt het volgende beoordeeld:

  • 1. de gegevens van het ongeval en de daarbij betrokken personen, arbeidsmiddelen en de omstandigheden op de arbeidsplaats zijn volledig vermeld;

  • 2. de beschrijving van de toedracht en de feiten zijn compleet en logisch;

  • 3. de beschrijving van aanwezigheid en uitvoering van de voorafgaande aan het ongeval ontwikkelde wijze van voorlichting, onderricht en toezicht. Ook de eventuele afwezigheid ervan wordt beschreven.

• b. De typering van het ongeval tijdens de ongewilde gebeurtenis dat de werkgever heeft benoemd is voldoende aannemelijk.

  Met de typering van het ongeval wordt bedoeld het soort contact dat tot het letsel heeft geleid. Voorbeelden daarvan zijn: ‘Gestoten tegen’, ‘Geraakt door’, ‘Gevallen van’, ‘Bekneld tussen’, ’Abnormaal gebruik van, etc.

• c. De directe oorzaken van het arbeidsongeval door de werkgever zijn gevonden, deze aannemelijk en voldoende omvattend beschreven zijn;

  Daarbij wordt het volgende beoordeeld:

  • 1. de directe oorzaken (oorzaak) zijn/is door de werkgever gevonden/benoemd;

  • 2. deze oorzaken zijn aannemelijk en voldoende omvattend beschreven.

• d. De basisoorzaken van het arbeidsongeval door de werkgever zijn gevonden, deze aannemelijk en voldoende omvattend beschreven zijn.

  Daarbij wordt het volgende beoordeeld:

  • 1. de basisoorzaak (oorzaken) is/zijn door de werkgever gevonden/benoemd;

  • 2. deze oorzaak (oorzaken) en is/zijn aannemelijk en voldoende omvattend beschreven.

• e. In het verbeterplan zijn concrete maatregelen opgenomen, voorzien van een realistisch tijdpad, die leiden tot verbetering van de arbeidsomstandigheden waardoor in het vervolg het ongeval dat heeft plaatsgevonden kan worden voorkomen. Deze maatregelen moeten voldoende uitvoerbaar zijn.

  Daarbij wordt het volgende beoordeeld:

  • 1. de maatregelen zijn voldoende geïdentificeerd / benoemd / gepland om dergelijke ongevallen in de toekomst te voorkomen;

  • 2. de maatregelen zijn geformuleerd om de arbeidsomstandigheden in de breedste zin in de toekomst te verbeteren, maar minimaal voldoende gericht op dezelfde en/of soortgelijke situaties als bij het ongeval;

  • 3. de maatregelen sluiten aan bij de gevonden oorzaken;

  • 4. de analyse hiertoe is gedaan tot en met de basisoorzaken;

  • 5. er is voldoende onderzocht of de risico-inventarisatie en -evaluatie inclusief het plan van aanpak, als bedoeld in artikel 5 van de Arbowet, naar aanleiding van de werkgeversrapportage en/of het verbeterplan moet worden aangepast en deze zijn ook in de risico-inventarisatie en -evaluatie en/of het plan van aanpak opgenomen dan wel in het verbeterplan is de wijziging daarvan als verbetermaatregel opgenomen;

  • 6. de maatregelen in het verbeterplan zijn voldoende compleet, concreet en SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) geformuleerd en volgen logisch uit het onderzoek en de rapportage.

Bij de toetsing van de werkgeversrapportage wordt gekeken naar:

• – de volledigheid van de gegevens van het ongeval en van de daarbij betrokkenen;

• – een duidelijke beschrijving van de wijze van onderzoek;

• – de onderzoeksdocumenten (voorbeelden daarvan zijn o.a. de getuigeninterviews, foto- /beeldmateriaal);

• – een beschrijving van de risico’s die voorafgaand aan het ongeval zijn geïnventariseerd en geëvalueerd;

• – een beschrijving van de voorafgaand aan het ongeval ontwikkelde werkwijze om de handeling (veilig) te kunnen verrichten;

• – een beschrijving van de voorafgaand aan het ongeval gecreëerde randvoorwaarden om die handeling te kunnen toepassen;

• – een overzicht van verstrekte instructies over de toe te passen werkmethode;

• – uitleg over hoe het toezicht op de uitvoering van die werkmethode was georganiseerd;

• – een overzicht van (tijdelijke) maatregelen die direct na het ongeval zijn genomen en/of genomen zullen worden om herhaling te voorkomen;

Bovenstaande punten moeten met verklaringen, gebruikte documentatie en foto/beeldmateriaal, etc. onderbouwd zijn. Ook moet duidelijk zijn hoe en op basis waarvan de beschrijvingen in het rapport tot stand zijn gekomen.