Bij dit besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties is rekening
gehouden met:
-
a.
Reikwijdte vervangingsproces met opgave organisatieonderdelen en categorieën archiefbe-scheiden:
Het vervangingsproces heeft betrekking op de volgende categorieën archiefbescheiden:
Primair proces:
-
• correspondentie over juridische, privacy- en beveiligings-aangelegenheden;
-
• afspraakdocumenten en overeenkomsten met ketenpartners;
Secundair proces:
-
• correspondentie over bedrijfsvoeringstaken op het gebied van Personeel, Informatie,
Organisatie, Financiën en Facilitaire Zaken en Archief (PIOFACH).
De routinematige en retrospectieve vervanging heeft betrekking op de periode vanaf
2006 waarvan het belang van raadpleging voor het werkproces van Justid nog aanwezig
is. De routinematige en retrospectieve vervanging betreft archiefbescheiden die betrekking
hebben op de archieven van de gehele organisatie van Justid met de volgende directies:
Dit vervangingsbesluit is niet van toepassing op de dubbelen van de akten van de burgerlijke
stand.
-
b.
Inrichting vervangingsapparatuur, gekozen instellingen en randapparatuur.
Voor de vervangingsapparatuur wordt bij de scanafdeling van Justid in Zutphen gebruik
gemaakt van meerdere scanapparaten van leveranciers die voldoen aan de voorwaarden
die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten. De parameters zijn standaard minimaal
ingesteld op de volgende basisinstellingen: resolutie 300, kleur (24-bit), zwart-wit
(1-bit). Bij het vaststellen van het contrast en de helderheid worden de waarden automatisch
vastgesteld.
-
c.
Software en gekozen instellingen:
De scanomgeving van Justid maakt gebruik van software die voldoet aan de voorwaarden
die gelden bij inkoop voor Rijksopdrachten.
-
d.
Criteria voor keuze kleur, grijswaarden of zwartwit.
Voor de bestuursrechtelijke besluitvormig worden grotendeels taal- of tekstdocumenten
gehanteerd, waarin de factor kleur geen specifieke betekenis heeft voor het werkproces.
Deze documenten worden zwart/gescand. Bij documenten waar de kleur betekenis heeft,
bijvoorbeeld identiteitsdocumenten of foto’s worden kleurinstellingen toegepast.
-
e.
Wijze waarop reproductie tot stand komt:
-
• Formaten: JPEG, TIFF, PDF, PDF-A.
-
• Bewerkingen: omzetting van TIFF naar PDF-A, compressie kleur JPEG, compressie zwart-wit
groep 4, Optical Character Recognition (OCR).
-
• Basismetagegevens: digitaliseringsdatum, documentnaam.
-
• Reproductie per batch.
-
f.
Inrichting controle op juiste en volledige weergave en herstel fouten:
-
• Na scanning volgt controle op fouten: bij scanfouten wordt het incorrecte deel verwijderd
en wordt het document opnieuw gescand.
-
• Controle vindt plaats op basis van het 4-ogenprincipe waarbij door twee personen afzonderlijk
de scans worden verwerkt en gecontroleerd. Als blijkt dat de gedigitaliseerde documenten
onvoldoende zijn gedigitaliseerd, dan worden deze teruggestuurd naar de scanmedewerker
en wordt de procedure herhaald. Zijn de gegevens weer correct dan worden ze door de
controlemedewerker geverifieerd en goedgekeurd.
-
g.
Proces vernietiging:
-
h.
Kwaliteitsprocedures:
