Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet bescherming klokkenluiders (hierna: wet) is dit protocol aangepast op 19 december 2023. De aanpassingen zien
vooral op de personele en materiële reikwijdte van de wet.
Inleiding
Het Huis voor Klokkenluiders (hierna: het Huis) is opgericht voor personen in Nederland die melding willen doen van (een redelijk vermoeden van) een werkgerelateerde misstand.
Het Huis draagt bij aan een betere bescherming van melders, degene die een melder
bijstaat en de betrokken derde. Dit doet het Huis door het geven van advies, het doen
van onderzoek en door organisaties te stimuleren hun integriteit te bewaken.
De afdeling advies van het Huis adviseert (potentiële) melders, degene die een melder
bijstaat en de betrokken derde vertrouwelijk over de mogelijkheden, de risico’s en
hun rechten en plichten bij het doen van een melding. Het doel is het melden mogelijk
te maken zonder dat dit leidt tot benadeling van de meldende werknemer of verslechtering
van de relatie tussen de melder en de werkgever.
Begrippen
-
– Het begrip melder wordt in de wet als volgt opgevat: een natuurlijke persoon die in
de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt
of openbaar maakt. Het Huis geeft een ruime uitleg aan dit begrip binnen het wettelijk
kader. Zo valt onder de wet een persoon die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid
verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid
verricht of heeft verricht, zoals een uitzendkracht, een zelfstandige zonder personeel,
stagiair of vrijwilliger. Maar ook leveranciers, (onder)aannemers, aandeelhouders
en personen in leidinggevende organen, zoals leden van een raad van commissarissen,
kunnen onder het begrip vallen.
-
– Een melder kan door iemand worden bijgestaan in het meldproces. Degene die een melder
bijstaat is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een melder adviseert in het
meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is.
Hierbij kan worden gedacht aan de vertrouwenspersoon.
-
– In de wet is ook de betrokken derde genoemd. Een betrokken derde wordt gedefinieerd
als een derde die in een werkgerelateerde context verbonden is met een melder of een
rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de
melder anderszins werkgerelateerd verbonden is.
-
– Onder een vermoeden van een misstand wordt verstaan:
-
a. een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of
-
b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
-
1°. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne
regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift
door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel
-
2°. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting
van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming
als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of
nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een
patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk
is;
Een vermoeden moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Dit betekent dat de melder
zelf bij zijn werkgever hier kennis van heeft genomen en bijvoorbeeld met stukken
kan onderbouwen waarop het vermoeden gebaseerd is.
Adviestaak
De adviestaak van de afdeling Advies van het Huis wordt in artikel 3a, tweede lid, van de wet als volgt beschreven:
-
– Het informeren en adviseren van een natuurlijke persoon die in de context van zijn
werkgerelateerde activiteiten een melding heeft gedaan of voornemens is een melding
te doen, degene die deze persoon bijstaat en een betrokken derde over de te ondernemen
stappen inzake het vermoeden van een misstand, alsmede over de rechten van deze personen;
-
– Het verwijzen naar bestuursorganen of diensten die zijn belast met de opsporing van
strafbare feiten of met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens
enig wettelijk voorschrift of een andere bevoegde instantie waar het vermoeden van
een misstand kan worden gemeld;
-
– Het verwijzen naar instanties of organisaties die juridische of psychosociale ondersteuning
kunnen verlenen, en
-
– Het geven van algemene voorlichting over het omgaan met een vermoeden van een misstand.
Onthouden van deelneming van medewerker Advies en bestuurslid aan het adviestraject
Indien er een schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan bij de behandeling van
een advies, zal de medewerker van het Huis dit onverwijld aan de voorzitter van het
Huis moeten melden. De voorzitter beslist dan per geval of de betreffende medewerker
zich om deze reden van deelneming aan het adviestraject onthoudt. Dit is geregeld
in artikel 3g van de wet. In dit artikel wordt ook een aantal voorbeelden gegeven van situaties van belangenverstrengeling.
Van het bestuurslid advies wordt in het geval van belangenverstrengeling verwacht
dat deze zich onthoudt van deelneming aan het advies. Dit is geregeld in artikel 3f van de wet.
Doel van dit protocol
In dit adviesprotocol beschrijft het Huis de wijze waarop invulling wordt gegeven
aan de adviestaak. Hiermee verschaft het Huis inzicht in de werkwijze van de afdeling
Advies en draagt het bij aan de transparantie van de organisatie.
Toekomstige wijzigingen van de wet en de ervaringen die de afdeling Advies de komende
jaren opdoet met de hier beschreven werkwijze, in samenhang met de missie en visie
van het Huis, kunnen aanleiding zijn om dit adviesprotocol op delen te herzien. Het
adviesprotocol zal dan opnieuw worden vastgesteld door het bestuur van het Huis en
worden gepubliceerd in de Staatscourant.
1. Advies door afdeling Advies van het Huis
Een natuurlijke persoon die te maken krijgt met een vermoeden van een werkgerelateerde
misstand kan kosteloos en vertrouwelijk advies inwinnen bij de afdeling Advies van
het Huis. De natuurlijke persoon (hierna: adviesverzoeker genoemd) kan daartoe op
verschillende manieren contact opnemen met de afdeling Advies met het verzoek om advies
of informatie. Een adviseur van de afdeling Advies neemt het verzoek om advies in
behandeling.
Het eerste contact tussen de adviesverzoeker en de adviseur vindt doorgaans telefonisch
plaats. De adviseur geeft uitleg over de adviesrol van de afdeling Advies, biedt een
luisterend oor en probeert er tegelijkertijd achter te komen of het over een vermoeden
van een misstand gaat. Gaat het overduidelijk níet om een vermoeden van een misstand
of is deze niet werkgerelateerd dan wordt het adviesverzoek niet verder behandeld.
Het verzoek om advies valt dan niet onder de dienstverlening/bevoegdheid van het Huis.
De adviseur informeert de adviesverzoeker hierover en geeft zo mogelijk nog tips en/of
verwijst de adviesverzoeker door naar de juiste instantie.
Mocht niet meteen duidelijk zijn of sprake is van een vermoeden van een misstand dan
vraagt de adviseur om nadere informatie ter toelichting en onderbouwing. Op basis
van die nadere informatie beoordeelt de afdeling Advies of het op redelijke gronden
om een vermoeden van een misstand gaat.
Gaat het volgens de afdeling Advies inderdaad over een vermoeden van een misstand
dan zal de adviseur de adviesverzoeker laten weten dat de advisering aanvangt. De
adviesverzoeker ontvangt dan schriftelijk een bevestiging dat hij voor de dienstverlening
van de afdeling Advies in aanmerking komt. De afdeling Advies vormt zich een eigen
oordeel over de zaak en geeft op grond daarvan advies.
De adviesverzoeker behoudt gedurende het hele adviestraject de regie over zijn zaak.
Dit betekent dat de adviesverzoeker zelf besluiten neemt op basis van het gegeven
advies. Een adviesverzoeker kan altijd (tussentijds) besluiten om een melding niet
voort te zetten en het adviestraject te beëindigen. In dat geval wordt het adviestraject
afgesloten.
De afdeling Onderzoek van het Huis kan op eigen initiatief een misstandonderzoek starten
naar aanleiding van een of meerdere adviesvragen die bij de afdeling Advies binnenkomen.
Informatie uit de adviesvraag wordt dan alleen aan de afdeling Onderzoek verstrekt
als de adviesverzoeker verklaart daar geen bezwaar tegen te hebben.
Het verloop en de duur van een adviestraject verschilt per geval. Elk adviesverzoek
wordt geregistreerd in een administratief systeem van het Huis. Deze informatie wordt
vertrouwelijk behandeld, ook indien het verzoek niet leidt tot advisering.
De afdeling Advies van het Huis neemt alle adviesvragen in het Nederlands in behandeling. Zo mogelijk zal de afdeling Advies ook adviesvragen
in andere talen in behandeling nemen. Het Huis volgt het vertaalbeleid van de overheid
en communiceert in principe in de Nederlandse taal. Indien gewenst kan een samenvatting
van de verstrekte informatie worden vertaald naar het Engels. Echter aan de informatie
in de Engelse taal kunnen geen rechten worden ontleend, de Nederlandse taal is leidend.
Afdeling Onderzoek van het Huis
De afdeling Onderzoek van het Huis verricht onderzoek naar vermoedens van misstanden
(misstandsonderzoek) en naar de wijze waarop een werkgever is omgegaan met een werknemer
die een vermoeden van een misstand heeft gemeld (bejegeningsonderzoek). De afdeling
Onderzoek heeft daarmee een andere taak dan de afdeling Advies. De afdeling Onderzoek
heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Advies berusten. Dit geldt ook
andersom: de afdeling Advies heeft geen toegang tot gegevens die bij de afdeling Onderzoek
berusten.
Er wordt tussen de afdelingen Advies en Onderzoek geen informatie gedeeld, tenzij
een adviesverzoeker schriftelijk verklaart daartegen geen bezwaar te hebben. In dergelijke
gevallen kunnen de afdeling Onderzoek en de afdeling Advies in overleg treden.
Binnen het Huis is tevens regelmatig overleg tussen de afdelingen Advies, Onderzoek
en Kennis en Preventie en binnen het bestuur over de interpretatie van (wettelijke)
begrippen, de methoden van onderzoek en de van de verschillende soorten onderzoeken
te verwachten resultaten, trends en ontwikkelingen in adviesverzoeken, de signalering
daarvan ten behoeve van derden en voor algemene voorlichting en informatieverschaffing.
In overlegsituaties wordt de identiteit van adviesverzoekers niet bekend gemaakt.
