Inleiding en leeswijzer
Digitaal werken bij ZonMw
ZonMw wil digitaal werken en het archiveren van de documentaire neerslag (documenten
en dossiers) van haar processen optimaal faciliteren.
ZonMw doet dat door digitale ondersteuning in te richten voor de documentaire informatiehuishouding,
deze beschikbaar te stellen en een duidelijke rol- en taakverdeling vast te stellen.
Op het moment van het schrijven van dit document heeft ZonMw voor het opslaan en archiveren
de volgende applicaties/locaties beschikbaar:
-
• Corsa (Document Management Systeem)
-
• AIMS (Grant Management Systeem
-
• Afas (HR systeem)
-
• UBW (Financieel systeem)
-
• Netwerkschijven
De werkwijze zoals beschreven in dit “Handboek vervanging archiefbescheiden ZonMw”
blijft van toepassing als deze systemen worden vervangen. De wijziging van systeem
wordt opgenomen in het logboek.
Om volledig digitaal te kunnen werken, worden de documenten die ZonMw op papier bereiken,
gedigitaliseerd (gescand) voordat ze in behandeling worden genomen. Vanaf dat moment
geldt het digitale exemplaar als het origineel: het vervangt het papieren exemplaar
dat wordt vernietigd. Daarbij moet gegarandeerd kunnen worden dat de gescande documenten
een exacte kopie zijn van de papieren documenten.
Dit handboek beschrijft de procedures, werkwijze en techniek die ZonMw hanteert om
betrouwbare vervanging te realiseren. Daarbij wordt ook ‘de verdere levensloop’ van
de gescande documenten geschetst.
Op basis van dit handboek kan ZonMw met volledig vertrouwen besluiten de papieren
documenten te vervangen en te vernietigen, waarmee volledige digitale archivering
ook formeel de enige juiste manier van archiveren is.
Leeswijzer
Om het proces van vervanging transparant te beschrijven, moet ZonMw de volgende zaken
beschrijven zoals genoemd in de Archiefregeling:
-
a) De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een
opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het
vervangingsproces geldt;
-
b) De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en
de randapparatuur;
-
c) Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
-
d) De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
-
e) De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend
de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter
zake van reproductie per batch of per stuk;
-
f) De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van
fouten;
-
g) Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
-
h) De kwaliteitsprocedures.
Deze zaken staan beschreven in de verschillende hoofdstukken van dit Handboek. Het
is als volgt opgebouwd:
In hoofdstuk 1 worden de Kenmerken, uitgangspunten en reikwijdte van dit handboek
beschreven.
Het tweede hoofdstuk beschrijft de inrichting van het vervangingsproces. Hierbij gaat
het om de vervanging van papieren door digitale originelen, de kern van de vervanging.
Daarnaast is er aandacht voor de rest van de levenscyclus van de nieuwe originelen
die door vervanging ontstaan.
De hoofdstuk 3 wordt de hard- en software beschreven die ZonMw gebruikt voor de vervanging.
De laatste twee hoofdstukken (4 en 5) gaan over de vernietiging van de gescande documenten
(een voorwaarde voor vervanging) en over de actualisatie van het handboek.
Terminologie
We spreken in het handboek voornamelijk over ‘documentaire informatie(huishouding)’:
de ongestructureerde (bijvoorbeeld niet in databases opgenomen) informatie die meestal
in documentvorm is of wordt vastgelegd.
1. Kenmerken, uitgangspunten en reikwijdte
1.1. Kenmerken van de vervanging
De vervanging bij ZonMw heeft de volgende kenmerken:
-
1. De papieren post die ZonMw ontvangt wordt gescand en ter behandeling aan de behandelaar
aangeboden.
De scan zelf is niet wijzig baar.
De scan wordt niet op de netwerkschijf opgeslagen.
-
2. Scannen vindt plaats op multifunctionals waarvan de instellingen voldoen aan de eisen
voor vervanging.
-
3. De vervanging geldt voor alle werkprocessen van ZonMw, dus zowel voor permanent te
bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
1.2. Uitgangspunten van de vervanging
ZonMw hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:
-
• Een-op-een vervanging
Papieren documenten worden gescand naar PDF/A. Het digitale origineel wijkt inhoudelijk NIET af van het papieren document. De kwaliteit van het gescande document en het
aantal gescande pagina’s worden na het scannen gecontroleerd.
-
• Garanties op het proces
Het proces rond digitaal werken en dossiervorming wordt zodanig ingericht, dat een
maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context gegarandeerd is.
-
• Digitale dossiervorming
Dossiervorming vindt plaats tijdens de afhandeling in daartoe bestemde applicaties.
-
• Juiste toepassing selectielijst
Vernietiging en overbrenging van dossiers zijn volledig gebaseerd op de selectielijst
van ZonMw.
-
• Het vierogen principe wordt toegepast op het vervangingsproces.
1.3. Reikwijdte
De vervanging, zoals beschreven in het “Handboek vervanging archiefbescheiden”, geldt
voor alle documenten in alle processen van ZonMw waarbij een papieren origineel wordt
vervangen door een digitaal origineel.
De invoering van vervanging in de organisatie vindt plaats samen met de implementatie
van het DMS Corsa.
In het dagelijks bestuur van 25 september 2023 is het handboek vastgesteld. De vervanging
geldt (zonder enige terugwerkende kracht) voor post die vanaf 10 oktober 2023 wordt
ontvangen.
2. Inrichting van het vervangingsproces
Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop het proces van vervanging is ingericht bij
ZonMw.
Aandacht is er voor:
-
• De systemen waarin gescande documenten worden opgeslagen, behandeld en gearchiveerd;
-
• De verdeling van de verantwoordelijkheden binnen het proces van vervanging.
2.1. Inkomende papieren documenten
Het proces van vervanging van inkomende papieren documenten kent de volgende stappen:
2.1.1. Ontvangen papieren post
Post die via de postbus of antwoordnummer wordt ontvangen wordt door PostNL bij NWO
bezorgd. De bode van NWO brengt de post naar de receptie van ZonMw. Pakketpost wordt
direct afgegeven bij de receptie. Post die op het huisadres wordt bezorgd haalt de
receptionist uit de brievenbus.
De receptionist sorteert de post en maakt daarbij de volgende keuzes:
Wel/niet voor ZonMw
De post die niet voor ZonMw is gaat terug naar NWO met het verzoek ‘retour afzender’
of ter bezorging bij NWO.
Wel/niet openen
De enveloppen worden niet geopend tenzij uit de adressering niet blijkt voor welk
organisatieonderdeel het poststuk bestemd is.
Wel/niet scannen
Na sortering op organisatieonderdeel worden tijdschriften, publicaties, brochures
e.d. door de receptionist(e)in het postvak van het desbetreffende organisatieonderdeel
gelegd. Deze worden niet gescand.
De brieven gaan in het postvak van DIH, zij openen de enveloppen en doen een check
op wel/niet scannen.
2.1.2. Het scanproces
Ter voorbereiding van het scannen wordt:
-
• Gecontroleerd of het document echt wel mag worden vervangen;
-
• de documenten worden ontdaan van nietjes, papierclips en plastic;
-
• documenten die uit meer dan 1 vel bestaan worden los geschud zodat vellen niet aan
elkaar blijven plakken en pagina’s daardoor ongescand blijven;
-
• zo nodig ontvouwen en gladstrijken van documenten om er zeker van te zijn dat er geen
stukken dubbelgevouwen in de scanner komen;
-
• het verwijderen van de rug van rapporten. Indien de rug is geplakt wordt voorkomen
dat tekst wordt weg gesneden.
De DIH medewerkers scannen documenten naar de DIH mailbox en na toepassing van het
vier ogenprincipe worden de scans verdeeld over de organisatieonderdelen. De scans
bestemd voor AIMS, Afas of UBW worden verzonden naar de groepsmailbox van het desbetreffende
organisatieonderdeel. Scans die worden opgenomen in Corsa worden door DIH in Corsa
geplaatst en vanuit Corsa verzonden aan het desbetreffende organisatieonderdeel.
Het organisatieonderdeel registreert de scan in de daartoe aangewezen applicatie.
Controlepunten zijn:
-
• of alle pagina’s zijn gescand;
-
• of in de juiste paginavolgorde is gescand;
-
• of pagina’s volledig zijn gescand;
-
• of op een juiste manier is omgegaan met het scannen van blanco pagina’s;
-
• of het beeld is verminkt tijdens het scannen;
-
• wegval van tekstdelen;
-
• of het beeld zichtbaar scheef gescand is;
-
• of er onleesbare passages in de scan zijn;
-
• of er kleurafwijkingen zijn;
-
• horizontale en verticale strepen;
-
• pixelverstoringen of vlekken;
-
• verspringingen en andere vervormingen;
-
• onvoldoende helderheid.
De papieren documenten gaan in een archiefdoos waarin ze nog 3 maanden worden bewaard
waarna DIH ze vernietigd.
2.2. Zelf scannen door medewerkers
Medewerkers kunnen zelf papieren documenten scannen met de multifunctionals. Deze
apparaten worden ook gebruikt om te scannen ten behoeve van de vervanging. De instellingen
zijn niet aan te passen door medewerkers.
Scannen ten behoeve van vervanging is een taak van DIH.
2.3. Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijken binnen het vervangingsproces zijn per werkproces verschillend.
Om het overzichtelijk te houden zijn deze op genomen in bijlage 4 Taken en verantwoordelijkheden.
3. Specificaties van de hardware en software
3.1. Inleiding
Voor het scannen gebruikt ZonMw multifunctionals van Canon, de Image RUNNER advance
c5550i. Deze worden onderhouden door de servicedesk en de leverancier.
Indien nodig, wordt een multifunctional vervangen door een van hetzelfde type of een
type dat aan de specificaties en instellingen zoals opgenomen in het handboek kan
voldoen. Bij aanbesteding voor vervanging van de huidige multifunctionals worden de
specificaties ten behoeve van het vervangingsproces als eis vermeld.
3.2. Specificaties / instellingen van de multifunctionals
Alle multifunctionals worden geïnstalleerd op basis van de volgende specificaties:
|
Kleur / Zwart wit
|
Scannen in full color
|
|
Resolutie
|
300 dpi
|
|
Compressie
|
Geen compressie
|
|
Contrast aanpassingen en andere softwarematige verbeteringen.
|
In principe worden geen aanpassingen toegepast omdat deze ertoe kunnen leiden dat
de scan afwijkt van het papier.
Als de informatie beter leesbaar is met aanpassingen, is dit toegestaan. Dit moet
wel worden gedocumenteerd.
|
|
Enkelzijdig / dubbelzijdig
|
Indien het papieren origineel dubbelzijdig is geprint, wordt het dubbelzijdig gescand.
Hierbij worden ook de lege pagina’s gescand. Er kan anders discussie ontstaan omdat
je niet kan bewijzen dat er lege pagina’s waren.
|
|
Gebruikte software
|
Canon Uniflow Neevia documentconverter.
Bij vervanging van de multifunctionals dient deze software gelijkwaardig te zijn.
Dit wordt gedocumenteerd in het logboek.
|
|
Scanbestemming
|
DIH@zonmw.nl
|
|
Papierformaat
|
A4 en A5
Automatische herkenning van het papierformaat.
|
3.3. Onderhoud van de multifunctionals
De multifunctionals worden regelmatig onderhouden. Dat onderhoud bestaat uit:
3.3.1. Kalibreren
De multifunctionals zijn door de leverancier gekalibreerd. Door de mutifunctional
te verschuiven wordt de kalibratie ontregeld en moet de leverancier deze opnieuw kalibreren.
Alleen medewerkers van de servicedesk mogen de multifunctional verplaatsen. Op het
moment dat een multifunctional door anderen is verschoven moet dit worden gemeld aan
servicedesk@zonmw.nl. Een verstoring van de kalibratie veroorzaakt scheve scans. Met
deze multifunctional mag niet meer worden gescand t.b.v. de vervanging totdat deze
opnieuw is gekalibreerd.
4. Vernietigingsprocedures
4.1. Vernietiging vervangen archiefbescheiden
Als ZonMw overgaat tot vervanging, zorgt zij ervoor dat de oorspronkelijke papieren
originelen drie maanden na het scannen procedureel worden vernietigd. Voordat ze worden
vernietigd, worden ze in archiefdozen bewaard, want in uitzonderlijke gevallen blijkt
uit controle op kwaliteit of volledigheid dat opnieuw scannen noodzakelijk is.
De papieren originelen worden nooit ter afhandeling naar de behandelend medewerker
gestuurd.
4.2. Vernietiging digitale archiefbescheiden
Digitale archiefbescheiden zijn na vervanging de originelen geworden. Ze worden procedureel
vernietigd op basis van de waardering en bewaartermijn volgens de selectielijst van
ZonMw.
5. Actualiseren handboek en aanbevelingen
Het “Handboek vervanging archiefbescheiden ZonMw” wordt jaarlijks in de maand december
door de medewerkers DIH getoetst op actualiteit. Deze toetsing is met name gericht
op proces- en procedurele aanpassingen die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden.
Indien van toepassing worden ze verwerkt in het handboek.
Op basis van de uitgevoerde kwaliteitstoetsen kan de medewerker DIH ook met vooruitwerkende
kracht voorstellen doen voor verbetering van de processen en procedures en deze verwerken
in het handboek.
Als aanpassingen plaatsvinden in de hardware- of softwarematige technieken die worden
gebruikt bij vervanging, wordt het handboek hierop direct aangepast. Zolang de nieuwe
hardware en software worden toegepast met instellingen die voldoen aan de minimale
eisen voor vervanging, hoeft ZonMw geen nieuw besluit te nemen.
In het logboek (bijlage 1) worden alle wijzigingen opgenomen.
