Bijlagen
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
Plan van aanpak
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
Ingevolge artikel 6 Instellingsbesluit Commissie advies versterking intern toezicht Defensie, stelt de
commissie vooraf een plan van aanpak met een procesbeschrijving op. Zij verantwoordt
haar werkwijze in het eindrapport. De leden van de commissie doen hun werk zonder
last of ruggespraak (artikel 3).
De commissie gaat transparant te werk en stelt de leden van het Toezichtberaad, in
vereniging en individueel, optimaal in staat hun opvattingen en aandachtspunten naar
voren te brengen. Dit in de overtuiging dat het proces mede bepalend kan zijn voor
het draagvlak onder de toezichthouders voor haar bevindingen en adviezen. De commissie
informeert op gezette tijden het Toezichtberaad over de voortgang van haar werkzaamheden.
Zo nodig informeert zij individuele leden ook afzonderlijk. De commissie informeert
de Secretaris-generaal van Defensie periodiek over de voortgang van haar werk. Alvorens
haar adviezen definitief vast te stellen, bespreekt de commissie deze met het voltallige
Toezichtberaad.
Het Ondersteuningsteam Toezicht voert het secretariaat van de commissie en ondersteunt
de commissieleden. Rapporten, notities, verslagen, adviezen en andere producten die
door of namens de commissie worden vervaardigd of vergaard, worden niet actief door
de commissie openbaar gemaakt, maar overgedragen aan de Secretaris-generaal.
Procesbeschrijving
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
De commissie onderscheidt de volgende fasen in haar werkzaamheden:
Bestuderen relevante stukken
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
De commissie bestudeert relevante informatie over de ontwikkelingen in het toezicht
binnen Defensie en daarbuiten. Hierbij is bijvoorbeeld te denken aan wet- en regelgeving,
beleidsmatige en politieke documenten en wetenschappelijke verhandelingen.
Eerste gespreksronde
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
In een eerste gespreksronde vormt de commissie zich een beeld van het huidige toezicht
en de beelden daarover. De commissie voert oriënterende gesprekken met de leden van
het Toezichtberaad en met verantwoordelijken in beleid en uitvoering bij Defensie.
De commissie verstaat zich voorts met relevante partijen buiten Defensie, waaronder
externe toezichthouders.
Tweede gespreksronde
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
In een tweede gespreksronde gaat de commissie met de leden van het Toezichtberaad
in op de inzichten die zij in de oriëntatieronde heeft opgedaan. Op basis daarvan
gaat zij dieper in op mogelijkheden om het toezicht bij Defensie te versterken en
op samenwerkingsvormen die daarbij zouden kunnen passen. Ook in deze tweede gespreksronde
raadpleegt de commissie zo nodig andere relevante partijen binnen en buiten Defensie.
Analyse
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
Op basis van de verzamelde informatie en de gevoerde gesprekken beoordeelt de commissie
de kwaliteit, toekomstbestendigheid en onafhankelijkheid van het toezicht. Daarnaast
beoordeelt de commissie in hoeverre het toezicht bij Defensie is afgedekt met de bestaande
toezichthouders, verenigd in het Toezichtberaad. Op grond van haar bevindingen formuleert
de commissie adviezen over de verdere ontwikkeling en professionalisering van het
toezicht bij Defensie en over de gewenste samenwerkingsvorm(en) die daartoe bijdragen,
inclusief de benodigde maatregelen om die mogelijk te maken.
Terugkoppeling
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
De commissie bespreekt haar bevindingen en adviezen in het voltallige Toezichtberaad
alvorens zij haar eindrapport vaststelt. Desgewenst licht zij haar rapport toe in
een plenaire bijeenkomst met de medewerkers van de leden van het Toezichtberaad. Desgewenst
licht zij het rapport ook toe bij andere betrokken partijen.
Aanbieden eindrapport
[Regeling vervallen per 12-12-2023]
De commissie biedt haar eindrapport aan de Secretaris-generaal aan, vergezeld van
een eindverslag over de activiteiten in de periode waarin de commissie werkzaam is
geweest.
