2.1. Algemeen
-
• Doelstelling controle op het jaarverslag
-
• Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole
-
• Materialiteitstabel
-
• Omgaan met fouten (foutdefinities)
-
• Algemeen referentiekader
-
• Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren
-
• Steunen op de werkzaamheden van een AK en gegevensgerichte werkzaamheden
2.1.1. Doelstelling controle op het jaarverslag
1 juli 2018
In dit deel van het accountantsprotocol staan het jaarverslag 2020 centraal. Met "jaarverslag"
wordt in dit accountantsprotocol bedoeld: de jaarrekening, het bestuursverslag en
de overige gegevens (artikel 1, onder c, van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs).
De controleverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de
getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat,
evenals de naleving van de wet- en regelgeving. Het oordeel omtrent de naleving van
wet- en regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid
van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant
stelt verder vast dat het bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen
materiële afwijkingen bevat.
2.1.2. Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole
1 juli 2019
Het begrip omvangsbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage materialiteit
moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording.
De te hanteren omvangsbases bij de controle van de jaarrekening zijn afhankelijk van
de te controleren massa: de totale publieke middelen en bestedingen van de (geoormerkte)
aanvullende subsidies/bekostiging.
De instellingsaccountant voert zijn controle in overeenstemming met de Nederlandse
controlestandaarden en dit accountantsprotocol uit en richt in dat kader zijn controle
zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening
geen afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen met
een materieel belang.
2.1.3. Materialiteitstabel
1 december 2019
Een verklaring met een goedkeurende strekking met betrekking tot de rechtmatigheid
impliceert, dat gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in de verantwoording geen
afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude, en onzekerheden) voorkomen, die groter
zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel.
Tabel 2.1.3a Materialiteitstabel
|
Onjuistheden (in de verantwoording
|
Onzekerheden (in de controle)
|
Beperking
|
Afkeuring
|
Beperking
|
Oordeelonthouding
|
Rechtmatigheid
|
|
|
|
|
Rechtmatigheid besteding (% van de totale publieke middelen)
|
>3 en <5
|
≥5
|
>5 en <10
|
≥10
|
De materialiteit is van toepassing op het oordeel over de financiële rechtmatigheid
en de overige rechtmatigheid, tenzij sprake is van een specifieke materialiteit.
Publieke middelen zijn middelen die verkregen zijn bij of krachtens de wet ingestelde
heffingen. Deze middelen zijn op basis van Extensible Business Reporting Language
(XBRL) in de jaarrekening van de instelling opgenomen in model B Staat van Baten en
Lasten onder de Baten ‘Rijksbijdragen’ en ‘Overheidsbijdragen en -subsidies overige
overheden’ en bestaan daarnaast uit de wettelijke college-, cursus-, les- en examengelden,
de financiële baten (mits gegenereerd uit publieke middelen) en de publieke middelen
onder de overige baten.
In het accountantsprotocol wordt geen materialiteit meer voorgeschreven voor de getrouwheid.
Voor OCW is een maximale materialiteit van 2% van het totaal van de baten en 5% van
het balanstotaal aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant
om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen hierover in de standaarden is opgenomen.
Voor elke post gelden voor de foutevaluatie bij de oordeelvorming de materialiteit
op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de materialiteitstabel.
Voor alle in het accountantsprotocol genoemde posten, exclusief de hieronder opgenomen
posten, geldt een standaard rapportagegrens van 0,1% (van de totale publieke middelen).
De rapportagegrens geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden aan OCW
in het verslag van bevindingen. Zie verder omgaan met fouten.
Voor de volgende posten/onderwerpen geldt een specifieke materialiteit (SM) en specifieke
rapportagegrens (SR):
-
• Treasurybeleid (paragraaf 2.4.1) (0% SM, 0% SR)
-
• Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren (0% SM, 0% SR)
-
• Geoormerkte aanvullende subsidies / bekostiging met een bestedingsverplichting (3%
SM, 0% SR)
-
• NWO-subsidies (3% SM, 0,1% SR)
-
• Verklaring omtrent het gedrag (1% SM, 0% SR)
-
• Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven
bij opleidingsscholen (alle sectoren) (1% SM, 0% SR)
-
• Declaraties HO (3% SM, 1% SR)
-
• Kosten opleidingen in het buitenland (€ 250.000 SM, 0% SR)
-
• Europese Aanbestedingen (3% SR)
De afwijkingen (als gevolg van fouten en fraude) die bij deze controlewerkzaamheden
worden geconstateerd worden door de instellingsaccountant ook betrokken in de foutevaluatie
bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel.
In geval op grond van Rjo, artikel 3h geconsolideerde jaarverslaggeving van meerdere bevoegde gezagen gezamenlijk plaatsvindt
dient de materialiteit (waaronder de specifieke materialiteit en de specifieke rapportagegrens)
in dit hoofdstuk toegepast te worden op de verslaglegging van het instandhoudingniveau
(d.w.z. op het niveau van één bevoegd gezag).
2.1.4. Omgaan met fouten (foutdefinities)
1 december 2018
Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde
controle is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met
één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat,
voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving betreft. Saldering van fouten
is daarom niet toegestaan.
Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende
(controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout
aan te merken. Bijvoorbeeld als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan
de wet- en regelgeving. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk
dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.
Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door het bevoegd gezag
van de school of instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten, die
betrekking hebben op rechtmatigheid geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat
de besteding reeds plaats heeft gevonden.
Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten geldt voor de accountantscontrole
van de jaarrekening:
-
• Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening hoeft het bevoegd gezag van
de school of instelling fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de materialiteit
niet te corrigeren en de instellingsaccountant hoeft ze niet te rapporteren. Het effect
op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.
-
• Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële
en niet-materiële fouten. Het bevoegd gezag van de school of instelling corrigeert
voor zover mogelijk geconstateerde fouten. Het bevoegd gezag van de school of instelling
kan echter dergelijke fouten meestal niet corrigeren. De instellingsaccountant informeert
het bestuur en de interne toezichthouder hierover conform de geldende beroepsvoorschriften.
Materiële fouten (d.w.z. fouten groter dan de materialiteit) hebben invloed op de
strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring
toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (d.w.z. fouten kleiner dan de materialiteit)
stelt de instellingsaccountant een verslag van bevindingen op zoals opgenomen in Accountantsproducten / Rapportering met inachtneming van de geldende rapportagegrens.
2.1.5. Algemeen referentiekader
1 juli 2014
In het accountantsprotocol is op het hoogste niveau het referentiekader opgenomen.
Met betrekking tot een aantal posten en/of stromen is in dit accountantsprotocol ook
een aantal specifieke criteria opgenomen die voortvloeien uit de wet- en regelgeving.
De beroepsvoorschriften voor instellingsaccountants zoals opgenomen in de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) zijn altijd onderdeel van de controlecriteria.
2.1.6. Afhandelingscorrespondentie en herstelopdrachten voorgaande jaren
1 december 2020
De instellingsaccountant stelt vast dat het bevoegd gezag van de school of instelling
de aanwijzingen heeft verwerkt en/of de correcties heeft opgevolgd waarover de Inspectie
van het Onderwijs (inspectie) eerder met het bevoegd gezag van de school of instelling
heeft gecorrespondeerd. Indien de aanwijzingen niet zijn verwerkt en/of de correcties
niet zijn opgevolgd dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen
zoals vermeld in
Accountantsproducten / rapportering.
Door de inspectie wordt alleen een brief (afhandelingscorrespondentie) verstuurd met
aanwijzingen voor de controle indien in voorgaand controlejaar (2019) door het bevoegd
gezag van de school of instelling een niet goedkeurende controleverklaring en/of een
verslag van bevindingen van de instellingsaccountant bij DUO is ingediend. Daarnaast
is het mogelijk dat in door de inspectie uitgebrachte rapporten een herstelopdracht
is opgenomen, die betrekking heeft op het jaarverslag.
Via de link, https://toezichtresultaten.onderwijsinspectie.nl/, kunt u per instelling
zien welke rapporten de inspectie heeft uitgebracht en daar kennis van nemen.
2.1.7. Steunen op de werkzaamheden van een AK en gegevensgerichte werkzaamheden
1 december 2018
Schoolbesturen in het PO hebben in veel gevallen hun administratie uitbesteed aan
een administratiekantoor (AK). In mindere mate geldt dit ook voor VO-scholen. De AK’s
verrichten ten behoeve van deze schoolbesturen en de onder hen ressorterende scholen
veelal de financiële, personele en salarisadministratie en vervaardigen de jaarrekening
van de besturen. Het bevoegd gezag van de school of instelling levert daartoe zijn
primaire vastleggingen (inkoopfacturen, mutaties ten aanzien van in- en uitdiensttredingen
en andere mutaties in salarissen) aan de AK’s. De AK’s verrichten hierop controle
op o.a. deugdelijkheid en autorisatie en verwerken deze. Op onder andere deze controles
en op verwerkingscontroles van AK’s steunen instellingsaccountants bij de controle
van de GGL en de jaarrekening.
Bij de toepassing van risicoanalyse bij de accountantscontrole dient de instellingsaccountant
voor het bepalen van de aard en omvang van het risico van een afwijking van materieel
belang onder andere kennis te verkrijgen van de entiteit en haar omgeving. Onder de
entiteit wordt hier, ook in geval van een AK-gerichte aanpak, de organisatie van de
school en het schoolbestuur verstaan. De interne beheersingsomgeving wordt in geval
van een AK-gerichte aanpak hoofdzakelijk op het niveau van een administratiekantoor
(en niet per afzonderlijk schoolbestuur) ingericht. De instellingsaccountant toetst
daarom op dit niveau of hij kan steunen op de getroffen maatregelen van interne beheersing.
(Een en ander hoeft niet te betekenen dat iedere afzonderlijke school in de systeemcontrole
dient te worden betrokken). Bij de toetsing van de maatregelen van IB dient hij rekening
te houden met verschillen in de zogenaamde ‘service level agreement’ tussen het AK
en de individuele besturen. Ook dient hij na te gaan of de controle van het AK alle
rechtmatigheidsaspecten van het accountantsprotocol raakt. Indien dit niet het geval
is zal de instellingsaccountant ook andere controles (dan gericht op het AK) moeten
verrichten.
Ongeacht het ingeschat risico van een afwijking van materieel belang en ongeacht de
keuze voor hetzij een bestuur-gerichte, hetzij een AK-gerichte controleaanpak dient
de instellingsaccountant gegevensgerichte werkzaamheden op te zetten en uit te voeren
voor elke transactiestroom, post van de jaarrekening en elk onderdeel van de toelichting
op de jaarrekening van materieel belang.
Dit laatste is van toepassing voor alle sectoren, zowel t.b.v. de getrouwheid als
de financiële rechtmatigheid op het niveau van de betreffende jaarrekening. Het is
aan de instellingsaccountant om hier door opvolging van de beroepsvoorschriften adequate
invulling aan te geven en die werkzaamheden te kiezen die passend zijn bij de specifieke
omstandigheden.
Voorbeelden van gegevensgerichte werkzaamheden voor personele kosten door de instellingaccountant
zijn:
-
• Kritische analyse van de formatieoverzichten en de verzamelloonstaat. In deze analyse
kunnen worden betrokken: salarisschalen, de omvang en samenstelling van eventuele
niet norm-functies binnen de formatie, de betrekkingsomvang van de dienstbetrekkingen
en ongebruikelijke beloningen. Deze analyse wordt uitgevoerd op bestuursniveau.
-
• Uitvoeren van een cijferbeoordeling op de personele kosten, in relatie tot de begroting
en de jaarrekening van het voorgaande jaar. Bij sterke fluctuaties en ongebruikelijke
saldi controleert de instellingsaccountant met detailstukken. De cijferbeoordeling
vindt plaats op bestuursniveau.
2.2. Getrouwheid
-
• Verslaggevingscriteria
-
• Bestuursverslag
2.2.1. Verslaggevingscriteria
1 december 2018
De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de Regeling jaarverslaggeving onderwijs, maar in een aantal gevallen kan ook andere wet- en regelgeving (zoals de WNT) bepalingen bevatten over de wijze waarop een bevoegd gezag verslag doet. De rechtspersoon
richt het jaarverslag in op basis van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs (Rjo).
Voor de instellingsaccountant vormt de regeling een verslaggevingscriterium. De instellingsaccountant stelt vast dat het jaarverslag aan de Regeling jaarverslaggeving
onderwijs voldoet.
Voor de zorginstellingen met onderwijscomponent zijn de afspraken uit de brief van
15 mei 2009 met kenmerk 113787 ten aanzien van de jaarverslaggeving van toepassing.
Voor instellingen voor Jeugd en Opvoedhulp waaraan bekostigd onderwijs vanuit het
Ministerie van OCW is verbonden zijn de afspraken uit de brief van 25 april 2012 met
kenmerk 389858 van toepassing.
Ook stelt de instellingsaccountant vast dat het jaarverslag aan de Wet normering topinkomens
(WNT)(en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving) voldoet. Hierbij volgt de instellingsaccountant
het door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koningrijksrelaties (BZK) opgestelde
controleprotocol WNT.
2.2.2. Bestuursverslag
1 juli 2020
Aanvullende verslaggevingscriteria:
Handreiking voor de inrichting van onderwijskundige publiek-private arrangementen
(d.d. 25 maart 2011, kenmerk 285339 sector bve en kenmerk 282532 sector ho); Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016; WPO, artikel 17c, lid 1 onder e en artikel 171, lid 1, onder a; WEC, artikel 28i, lid 1, onder e en artikel 157, lid 1, onder a; WVO, artikel 24 e1, lid 1, onder e en artikel 103, lid 1, onder a; WEB, artikel 2.5.4, artikel 6.1.2a, lid 2, artikel 6.1.3, lid 4 en artikel 7.2.7, lid 3, 4 en 10; WHW, artikel 9.8, lid 1, 9.51, lid 2, 10.3d en 11.6: Besluit experimenten flexibel hoger onderwijs, artikel 17, lid 3en artikel 32, lid 2: Besluit experiment vraagfinanciering hoger onderwijs, artikel 9, lid 5; Besluit experiment promotieonderwijs, artikel 12, lid 1, onder b;
Algemeen
-
• Specifieke elementen
-
• Rapportering
Algemeen
1 december 2020
Met betrekking tot het bestuursverslag stelt de instellingsaccountant vast dat:
-
•
het bestuursverslag alle wettelijk verplichte elementen (op grond van de Rjo en opgenomen
in paragraaf 2.2.2 Bestuursverslag) bevat (aanwezigheidstoets);
-
•
de in de jaarrekening en in het bestuursverslag opgenomen informatie op elkaar aansluit
(consistentietoets) en
-
•
de inhoud van het bestuursverslag overeenkomt met de opgedane kennis van de instelling,
waaronder de bevindingen over de interne beheersing (signaleren materiële onjuistheden
bestuursverslag).
Ten aanzien van rapportering is hetgeen aan het einde van deze paragraaf is opgenomen
ook op voorgaande bepalingen van toepassing.
Voor instellingen in de sector ho is in het kader van de kwaliteitsafspraken een verplichting
tot opname van informatie in het jaarverslag opgenomen (respectievelijk artikel f1 en artikel l1 van de Rjo). De rol van de accountant beperkt zich hierbij tot de gebruikelijke in het kader
van standaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant bij andere informatie’. Dit is door de Minister ook aan de instellingen gecommuniceerd met de brief d.d.
14 oktober 2019 met kenmerk 7889752.
In artikel 4, lid 6, van de Rjo is opgenomen dat de Minister van OCW jaarlijks thema’s kan aanwijzen, waarover het
bevoegd gezag in het bestuursverslag rapporteert met betrekking tot de wijze waarop
middelen zijn ingezet en de resultaten die daarmee zijn behaald.
In de sector PO heeft de Minister hiervan gebruik gemaakt voor de extra middelen werkdrukverlaging
met de brief met kenmerk 1320432 d.d. 6 maart 2018. In de brief is een bijlage opgenomen
met een format voor het jaarverslag.
In de sectoren PO en VO heeft de Minister voor het verslagjaar 2020 een aantal maatschappelijke
thema’s aangewezen middels een brief aan het bestuur (brief Maatschappelijke thema’s
jaarverslaggeving sector PO en brief Maatschappelijke thema’s jaarverslaggeving sector
VO).
In de sector MBO heeft de Minister voor het verslagjaar 2019 en 2020 een aantal maatschappelijke
thema’s aangewezen middels een brief aan het bestuur (kenmerk 17756448).
WPO artikel 17c, lid 1, onder a
,
WEC artikel 28i, lid 1, onder a
,
WVO artikel 24e1, lid 1, onder a
,
WEB artikel 9.1.4, lid 3, onder c
en
WHW artikel 9.8, lid 1, onder c
,
artikel 10.3d, lid 2, onder c
of
artikel 11.6, lid 1, onder c
.
In bijlage 3 van de Rjo is de set van gegevens ten behoeve van de continuïteitsparagraaf als onderdeel van
het bestuursverslag opgenomen. Voor dit onderdeel van het bestuursverslag wordt, in aanvulling op bovenstaande werkzaamheden
nog specifiek van de instellingsaccountant gevraagd vast te stellen dat:
In het kader van ontleend aan de planning & control cyclus stelt de instellingsaccountant
minimaal de aansluiting vast tussen de interne informatie en de informatie, die is
opgenomen in de continuïteitsparagraaf (reconstrueerbaarheid van de informatie).
Met de Raad van Toezicht wordt in de sectoren primair en voortgezet onderwijs bedoeld
de intern toezichthouder of het intern toezichthoudende orgaan, zoals beschreven in
de WPO, artikel 17c, WEC, artikel 28ien WVO, artikel 24e1
Indien de instellingsaccountant vaststelt dat de meerjarenbegroting hieraan niet voldoet,
dan neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld
in Accountantsproducten / rapportering.
Specifieke elementen
1 december 2020
-
•
Handreiking voor de inrichting van onderwijskundige publiek-private arrangementen
(sector mbo en ho)
De instellingsaccountant stelt vast dat aan de in de handreiking opgenomen verslaggevingseis
is voldaan. Dit betekent dat de instellingsaccountant vaststelt dat de instelling
in het bestuursverslag aandacht besteedt aan de ratio achter publiek-private arrangementen,
de risico’s en risicobeheer van publiek-private arrangementen en de feitelijke resultaten
van de publiek-private arrangementen in relatie tot de beoogde resultaten (innovatie,
kwaliteit etc.) en de missie c.q. lange termijn doelstelling van de instelling.
-
•
Artikel 10, van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 (Externe verantwoording)
De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in de jaarverslaggeving heeft
voldaan aan de verslaggevingseisen uit
artikel 10 van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016.
De instellingsaccountant stelt vast dat het bevoegd gezag van de school of het samenwerkingsverband
in het bestuursverslag:
-
○
een verslag van de interne toezichthouder of het interne toezichthoudende orgaan heeft
opgenomen, waarin deze verantwoording aflegt over de uitvoering van haar taken en
bevoegdheden;
-
○
de gehanteerde code voor goed bestuur wordt vermeld, alsmede verantwoording over afwijkingen
van die code voor goed bestuur.
-
•
Branche code Goed bestuur in het mbo (
artikel 2.5.4., WEB)
De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in het bestuursverslag:
-
•
Sector MBO Verantwoording wijzigingen opleidingenaanbod met betrekking tot het arbeidsmarktperspectief
en de doelmatige verzorging van een opleiding (
WEB, artikel 6.1.3, lid 4)
De instellingsaccountant stelt vast dat indien van toepassing is voldaan is aan de
verslaggevingseisen
WEB, artikel 6.1.3, lid 4
.
-
•
Sector MBO Verantwoording onderwijsprogramma met minder uren (
WEB, artikel 7.2.7, lid 3 en 4)
De instellingsaccountant stelt vast dat indien van toepassing is voldaan is aan de
verslaggevingseisen
WEB, artikel 7.2.7, lid 3 en 4
.
-
•
Sector MBO Verantwoording afwijking koppeling keuzedelen aan de kwalificatie van de
opleiding (
WEB, artikel 7.2.7, lid 10)
De instellingsaccountant stelt vast dat indien van toepassing is voldaan is aan de
verslaggevingseisen
WEB, artikel 7.2.7, lid 10
.
-
•
Sector MBO Verantwoording keuzedelen (
WEB, artikel 6.1.2a, lid 2)
De instellingsaccountant stelt vast dat indien van toepassing voldaan is aan de verslaggevingseisen
WEB, artikel 6.1.2a
, lid 2.
-
•
Sector HO (
WHW, artikel 9.8, lid 1, artikel 9.51, lid 2 en artikel 10.3d en artikel 11.6)
De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in het bestuursverslag:
-
○
een verslag van de Raad van Toezicht heeft opgenomen, waarin deze verantwoording aflegt
over de uitvoering van haar taken en bevoegdheden;
-
○
als de instelling afwijkt van het hoofdmodel RvT/CvB dan zijn de redenen daarvoor
verantwoord in het bestuursverslag.
-
•
Sector HO Besluit experimenten flexibel hoger onderwijs
artikel 17, lid 3, artikel 17o, lid 5 en artikel 32, lid 2
De instellingsaccountant stelt vast dat de gevraagde rapportages in het bestuursverslag
van een deelnemende bekostigde instelling aanwezig zijn.
-
•
Sector HO Besluit experiment vraagfinanciering hoger onderwijs, artikel 9, lid 5
De instellingsaccountant stelt vast dat de gevraagde rapportages en gegevens in het
bestuursverslag van een deelnemende bekostigde instelling aanwezig zijn.
-
•
Sector HO Besluit experiment promotieonderwijs, artikel 12, lid 1, onder b
De instellingsaccountant stelt vast dat de gevraagde rapportage en gegevens in het
bestuursverslag van een deelnemende instelling aanwezig zijn.
Rapportering
1 december 2016
De instellingsaccountant neemt, indien niet voldaan is aan de wettelijke bepalingen,
een tekstpassage hieromtrent op in de controleverklaring onder de ‘Verklaring over
de in het jaarverslag opgenomen andere informatie’.
2.3. Financiële rechtmatigheid
-
• Referentiekader
-
• Treasurybeleid
-
• Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis
-
• Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting
-
• NWO-subsidies (alle sectoren)
-
• Contractactiviteiten voor derden (overige baten)
-
• Aftrekposten bekostiging PO
-
• Declaraties sector HO
-
• Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo
-
• Kosten opleidingen in het buitenland HO
-
• Afrekening bij beëindiging bekostiging of opheffing (sector PO en VO)
2.3.1. Referentiekader
1 juli 2019
De volgende wet- en regelgeving valt onder de reikwijdte van het oordeel van de instellingsaccountant
over de financiële rechtmatigheid:
-
• de relevante bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving, deze zijn in detail opgenomen
in bijlage I van dit protocol;
-
• de relevante bepalingen in (onderwijs) wet- en regelgeving, zoals die als controlecriteria
zijn opgenomen in hoofdstuk 2.3;
-
• aanbestedingswetgeving (zowel Europees, als nationaal: Aanbestedingswet 2012, Aanbestedingsbesluit en Gids Proportionaliteit) en
-
• individuele subsidiebeschikkingen waaruit blijkt dat deze verantwoord moeten worden
in model G onder 2 (zie ook paragraaf 2.3.5).
De overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving, zoals de belastingwetgeving
valt dus buiten het kader voor de financiële rechtmatigheid. Deze overige wet- en
regelgeving neemt de instellingsaccountant wel mee in zijn werkzaamheden ten aanzien
van de getrouw beeld verklaring in het kader van Standaard 250 ‘Het belang van wet- en regelgeving bij de controle van financiële overzichten’.
Voor aanbestedingen die boven de Europese drempelbedragen vallen geldt de gebruikelijke
materialiteit. Daarnaast is sprake van een specifieke rapportagegrens van 3%.
De fout komt bij overschrijding van de gebruikelijke materialiteit en rapportagegrens
alleen tot uitdrukking in de controleverklaring (dus niet in een VvB). Een nadere
uitleg van de foutenevaluatie bij aanbestedingen (boven de Europese drempelwaarden)
is opgenomen in bijlage III.
Voor de aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen geldt een kwalitatieve materialiteit.
Hiermee wordt bedoeld dat de instellingsaccountant de AO/IB rondom deze aanbestedingen
beoordeelt en daarover (ingeval van niet voldoen) rapporteert in de management letter
en/of het accountantsrapport (dit is niet de uitzonderingsrapportage, zoals in paragraaf 1.1.3 genoemd) aan de RvT en/of het bestuur.
Toelichting Kader Financiële Rechtmatigheid OCW wet- en regelgeving
Het kader, als opgenomen in bijlage I van dit protocol, bevat bepalingen (gehele regelingen
of individuele (delen van) artikelen) uit de wet- en regelgeving van OCW voor onderwijsinstellingen.
Opgenomen zijn bepalingen die de uitkomsten van de financiële transactie beïnvloeden.
Deze bepalingen geven aan welke uitgaven (en incidenteel: inkomsten) zijn toegestaan.
Het kader vervangt voor de scholen en instellingen niet de gehele wet- en regelgeving.
Beoogd is om volledig te zijn, maar het abusievelijk niet opnemen van een bepaling
betekent niet dat een school of instelling zich er niet aan hoeft te houden. Wel betekent
het dat de instellingsaccountant bij zijn controle kan uitgaan van het kader. Slechts
als de instellingsaccountant kennis krijgt van het niet naleven van relevante en materiële,
niet opgenomen, bepalingen dient de instellingsaccountant in overeenstemming met de
beroepsvoorschriften (Standaard 240 en Standaard 250) te handelen.
Het kader bevat dus niet:
-
• bepalingen voor de inrichting van het onderwijs;
-
• bepalingen voor het verkrijgen van bekostiging (bekostigingsparameters, aanvragen,
termijnen etc.) tenzij deze specifiek zijn opgenomen in hoofdstuk 2.3;
-
• bepalingen voor derden zoals gemeenten;
-
• bepalingen over hoe OCW om moet gaan met de (rechten van) het bevoegd gezag van de
school of instelling;
-
• bepalingen voor het afleggen van verantwoording (voor jaarrekening, bestuursverslag,
specifieke subsidieverantwoordingen);
-
• bepalingen voor het inrichten van administraties.
De bepalingen vallen uiteen in de volgende categorieën:
-
• de activiteiten waarvoor kosten mogen worden gemaakt;
-
• de toegestane kostensoorten;
-
• de maximale hoogte van bepaalde uitgaven;
-
• de maximale en minimale hoogte van bepaalde inkomsten;
-
• invloed op balansmutaties.
Als er sprake is van algemene bepalingen voor toegestane uitgaven, dan zijn ook de
bepalingen opgenomen die de algemene bepalingen beperken, doch niet de bepalingen
die een verruiming bieden. Als een instellingsaccountant vast kan stellen (positieve
controle) dat de verruimende bepaling van toepassing is, kan hij de uitgaven of inkomsten
alsnog goedkeuren.
Soms wordt in een opgenomen bepaling verwezen naar een andere bepaling (artikel).
Die is voor de overzichtelijkheid van het kader dan niet opgenomen.
Niet voor alle bepalingen die zijn opgenomen in het kader zijn expliciet minimale
werkzaamheden opgenomen. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij zijn
controle in het kader van de financiële rechtmatigheid zo inricht, dat hij met inachtneming
van de gegeven materialiteit tot een oordeel over de financiële rechtmatigheid kan
komen.
2.3.2. Treasurybeleid
1 juli 2019
Aanvullend controlecriterium: Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016.
De instellingsaccountant stelt vast dat aan artikel 4, artikel 5, lid 4 en 5, artikel
6, 7, 8, 9 en 12, lid 1, van de
Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016
is voldaan.
Voor opname in een VvB zijn de volgende aanwijzingen van toepassing:
Het niet voldoen van een belegging, lening of derivaat aan de Regeling wordt gemeld aan het bestuur en opgenomen in een VvB. Zolang sprake is van het niet
voldoen van een belegging, lening of derivaat aan de Regeling moet dit elk jaar in een VvB gemeld worden. Alleen in het jaar dat de belegging, lening of het derivaat
is aangeschaft dient de betreffende waarde meegeteld te worden voor de foutbepaling
van de strekking van de controleverklaring over de financiële rechtmatigheid.
In geval een belegging bij aanschaf (onder de Regeling B&B 2010) aan de ratingseisen voldeed, maar inmiddels niet meer, maar de betreffende rating
voldoet wel aan de eisen uit de regeling van 2016 dan kan opname in een VvB achterwege blijven.
In geval een belegging bij aanschaf (onder de Regeling B&B 2010 of de Regeling 2016) voldeed aan de ratingseisen, maar inmiddels niet meer voldoet aan de ratingseisen
uit de regeling van 2016 dan dient wel opname in het VvB plaats te vinden. Omdat geen
sprake is van een onrechtmatige beheershandeling hoeft de omvang niet meegeteld te
worden voor de foutbepaling van de strekking van de controleverklaring over de financiële
rechtmatigheid.
2.3.3. Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis
1 juli 2010
Aanvullend controlecriterium: academische ziekenhuizen: artikel 2.12, van de WHW.
Dit controlepunt geldt alleen voor universiteiten, waaraan een academisch ziekenhuis
is verbonden. De universiteit die ondersteund wordt door het academisch ziekenhuis
bij het verzorgen van geneeskundig onderwijs en onderzoek, krijgt hiervoor een rijksbijdrage
toegekend. De instellingsaccountant controleert of deze bijdrage onverwijld aan het academisch
ziekenhuis is doorbetaald.
2.3.4. Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting
1 december 2018
De instellingsaccountant stelt op grond van de bekostigings-/subsidievoorwaarden/subsidieverplichtingen
vast dat de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidie met bestedingsverplichting
rechtmatig is besteed. Dit betreft de in model G onder G2 verantwoorde subsidies. Voor nog te besteden (geoormerkte)
aanvullende bekostiging/subsidies uit voorgaande jaren blijven de aanwijzingen uit
voorgaande accountantsprotocollen van kracht. In alle gevallen zijn de aanwijzingen
in de individuele subsidiebeschikkingen ten aanzien van verantwoorden leidend.
Voor deze post geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie
Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit
en specifieke rapportagegrens).
Het totaalbedrag van de bestedingen (in het controlejaar) van de geoormerkte aanvullende
bekostiging/subsidies met een bestedingsverplichting vormt een afzonderlijke massa
waarop de specifieke materialiteit voor de controle van de bestedingen moeten worden
toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate
van zekerheid kan verkrijgen dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een
belang dat groter is dan 3% van de totale bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende
bekostiging/subsidies met bestedingsverplichting in het betreffende controlejaar.
Als deze specifieke materialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de
jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij
de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen. Het kan eventueel voor de school/instelling wel consequenties hebben voor terugbetalingsverplichtingen,
zoals uit de desbetreffende regeling blijkt.
Als de instellingsaccountant bestedingen constateert die in strijd zijn met de subsidievoorwaarden
dan wel bekostigingsvoorwaarden of subsidieverplichtingen en deze hebben mogelijk
invloed op de totale omvang van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging,
dan moet het bevoegd gezag deze corrigeren. Indien de instellingsaccountant constateert dat de bekostiging niet rechtmatig is,
dan ziet de instellingsaccountant erop toe dat het bevoegd gezag dit corrigeert.
Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in
een verslag van bevindingen zoals vermeld in
Omgaan met fouten.
2.3.5. NWO-subsidies (alle sectoren)
1 juli 2020
Naast OCW verstrekt ook de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
(NWO) subsidies aan onderwijsinstellingen. Onder deze subsidies worden ook begrepen
de subsidies van Technologiestichting STW (STW) en Zorg Organisatie Nederland en Medische
wetenschap (ZonMw), voor zover de NWO subsidievoorwaarden van kracht zijn. De financiële
verantwoording over deze subsidies vindt plaats via de jaarrekening van de onderwijsinstellingen.
Op grond van een akkoord gesloten tussen de Vereniging van Universiteiten (VSNU),
NWO en de vereniging Sectie Gezondheidsfondsen (SGF) kunnen ook de subsidies van de
gezondheidsfondsen aangesloten bij deze vereniging op deze wijze worden verantwoord
(alleen universiteiten).
Voor deze post geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie
Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit
en specifieke rapportagegrens). De toepassing hiervan is zoals vermeld in de paragraaf
voor de besteding van geoormerkte aanvullende subsidies. Deze subsidies worden gezien
als een afgescheiden controlemassa los van de verantwoorde subsidies op G2. De controlecriteria
vloeien voort uit de afzonderlijke subsidiebeschikkingen.
De instellingsaccountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van deze subsidiegelden.
In afwijking van hetgeen is opgenomen in
Accountantsproducten / rapportering
, stuurt de instelling, indien van toepassing, een verslag van bevindingen naar de
NWO.
2.3.6. Contractactiviteiten voor derden (overige baten)
1 juli 2019
Aanvullend controlecriterium: EU verdrag oneerlijke concurrentie.
Overheidsgelden mogen niet zodanig worden aangewend dat er oneerlijke concurrentie
ontstaat. Van de instellingsaccountant wordt geen marktonderzoek verlangd. Wel stelt hij vast dat minimaal een kostendekkend tarief is berekend.
2.3.7. Aftrekposten bekostiging PO
1 juli 2020
Specifieke controlecriteria: artikel 138 en 139, van de WPO en artikel 132 en 133, van de WEC, Regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-herbenoeming ontslaguitkeringsgerechtigde
ex-werknemers primair onderwijs
Wachtgelden PO
De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag de bepalingen over voorrang
bij benoemingen (eigenwachtgelderbepalingen) naleeft.
Als deze bepalingen niet worden nageleefd controleert de instellingsaccountant of
op de bekostiging in mindering gebracht is: de salarissen, toelagen, uitkeringen of
andere bijdragen waarop aanspraak wordt gemaakt door personeel dat is benoemd met
voorbijgaan aan de eigenwachtgelderbepalingen of aan personeel dat gebruik maakt van
een regeling voor onvrijwillige werkloosheid of taakvermindering.
De instellingsaccountant stelt in geval van vacatures waarvoor een (toekomstige) ontslaguitkeringsgerechtigde
ex-werknemer (‘eigen wachtgelder waarop geen ontheffing van toepassing is’) beschikbaar
is, vast dat:
-
•
geen nieuw personeel is benoemd;
-
•
van geen enkel personeelslid de betrekkingsomvang is uitgebreid;
-
•
van geen enkel personeelslid de tijdelijke benoeming is verlengd;
-
•
van geen enkel personeelslid de tijdelijke benoeming is omgezet in een vast dienstverband.
Als blijkt dat een bevoegd gezag zich niet aan de herbenoemingsverplichting van uitkeringsgerechtigde
ex-werknemers heeft gehouden, neemt de instellingsaccountant dit op in een verslag
van bevindingen zoals vermeld in
Accountantsproducten/rapportering. De instellingsaccountant vermeldt de financiële gevolgen van het niet-naleven van
deze bepaling.
Document:
Vermindering bekostiging negatieve toetsingen PO
1 juli 2018
Specifieke controlecriteria: artikel 138, lid 2 en 139, lid 4, van de WPO en artikel 132, lid 2 van de WEC.
De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag rekening houdt met de vermindering
op de bekostiging van de kosten van werkloosheidsuitkeringen, suppleties inzake arbeidsongeschiktheid
alsmede uitkeringen wegens ziekte en arbeidsongeschiktheid van gewezen personeel anders
dan op grond van de Ziektewet, die DUO Den Haag uitvoert in het kader van de instroom
van de werkloosheidsuitkeringen. Deze vermindering op de bekostiging is niet van toepassing,
indien het Participatiefonds heeft ingestemd met het ten laste van het Participatiefonds
brengen van de kosten van uitkeringen of suppleties als bedoeld in de eerste volzin.
Als blijkt dat een bevoegd gezag zich niet aan de regelgeving heeft gehouden, neemt
de instellingsaccountant dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in
Accountantsproducten / rapportering. De instellingsaccountant vermeldt de financiële gevolgen van het niet-naleven van
deze bepalingen.
2.3.8. Declaraties sector HO
1 december 2019
Aanvullend controlecriterium: Regeling declaraties en bestuurskosten CvB-leden bekostigde
Nederlandse hogescholen, Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse universiteiten.
Voor deze post geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens (zie
Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit
en rapportagegrens).
Het totaalbedrag van de declaraties (voor alle CvB-leden tezamen, zoals opgenomen
in het overzicht verantwoording declaraties CvB-leden in het bestuursverslag) vormt
een afzonderlijke massa waarop de specifieke materialiteit voor de controle van de
declaraties moeten worden toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke mate
van zekerheid kan verkrijgen dat geen vergoedingen voorkomen met een belang dat groter
is dan 3% van de totale omvang van de declaraties, die niet in overeenstemming zijn
met de Regeling declaraties en bestuurskosten CvB-leden bekostigde Nederlandse hogescholen
of de Declaratieregeling CvB-leden Nederlandse universiteiten.
Als deze specifieke materialiteit wordt overschreden, maar de materialiteit voor de
jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de controleverklaring bij
de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen.
2.3.9. Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo
1 juli 2020
Aanvullend controlecriterium: Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo artikel 3, lid 2, Overzichten Financiële Beschikkingen 2020 van de school.
Uit de Overzichten Financiële Beschikkingen over 2020 blijkt of een school op grond
van artikel 3, lid 2 aanvullende bekostiging voor eerste opvang heeft ontvangen.
Ingeval de school aanvullende bekostiging voor eerste opvang heeft ontvangen stelt de instellingsaccountant vast dat een verklaring van de gemeente, waaruit blijkt
dat de school nog niet eerder aanvullende bekostiging van de gemeente heeft ontvangen
voor de organisatie van eerste opvang aanwezig is in de administratie van de school.
Indien de gevraagde verklaring van de gemeente niet aanwezig is, dan neemt de instellingsaccountant
dit op in het verslag van bevindingen.
2.3.10. Kosten opleidingen in het buitenland sector HO
1 juli 2019
Aanvullend controlecriterium: Uitvoeringsbesluit WHW 2008 artikel 6.8 (lid 1 tot en met 3), dit artikel is ook van toepassing op de voorbereidingskosten (voor of zonder aanvraag
voor toestemming bij Onze Minister)
Voor dit onderwerp geldt een specifieke materialiteit en specifieke rapportagegrens
(zie Algemeen voor een toelichting en zie Materialiteitstabel voor de betreffende specifieke materialiteit
en rapportagegrens).
De accountant stelt vast dat publieke middelen (zoals gedefinieerd in
artikel 6.8, lid 1
) niet zijn aangewend voor de kosten van een opleiding in het buitenland of voor de
kosten van voorbereiding op het verzorgen van die opleiding in het buitenland of voor
de kosten voor het indienen van een aanvraag.
De accountant stelt vast dat in voorkomende gevallen sprake is van een afzonderlijke
boekhouding voor activiteiten betreffende de opleiding in het buitenland enerzijds
en de activiteiten bedoeld in
artikel 1.3, van de WHW
anderzijds (
artikel 6.8, lid 2
).
Indien OCW op grond van
artikel 6.8, lid 3
nadere voorschriften heeft gesteld met betrekking tot de financiële verantwoording,
dan stelt de accountant vast dat aan die voorschriften is voldaan.
In geval van fouten of dat de boekhouding of financiële verantwoording niet voldoet
dan neemt de accountant die bevindingen op in een Verslag van Bevindingen, zoals vermeld
in Accountantsproducten/rapportering.
2.5. Controleverklaring bij het jaarverslag
Algemeen
1 december 2019
Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een andere dan een goedkeurende
verklaring afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Het feit dat hij een andere
dan een goedkeurende verklaring heeft afgegeven, gebruik maakt van een paragraaf ter
benadrukking van aangelegenheden en/of paragraaf inzake overige aangelegenheden moet
hij vermelden op het zogenoemde Aanbiedingsformulier, dat bij de indiening van de
jaarrekening bij DUO moet worden gebruikt.
Ook geeft de instellingsaccountant op het Aanbiedingsformulier aan of er een afzonderlijk
verslag van bevindingen (zie paragraaf 1.1.3) is opgesteld.
Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, dan
sluit hij voor wat betreft de oordeelsparagraaf aan bij de teksten van deel 3 sectie
II van de HRA (deel Voorbeeldteksten), uitgegeven door de NBA.
Instellingsaccountants kunnen vrijwillig gebruik maken van de uitgebreidere controleverklaring
(zie Standaard 700.31) in overleg met de betreffende instelling. Hiervoor zijn optionele passages in de
voorbeeld verklaring opgenomen. Bij toepassing van de uitgebreidere controleverklaring
volgt de instellingsaccountant de aanwijzingen in de beroepsstandaarden.
Meer informatie over de uitgebreidere controleverklaring is te vinden op de website
van de NBA: https://www.nba.nl/Wet-en-regelgeving/Adviescollege-Beroepsreglementering1/Naar-een-uitgebreidere-controleverklaring/
Voorbeeldtekst goedkeurende controleverklaring
1 december 2020
De voorbeeldtekst goedkeurende controleverklaring voor de onderwijssector is opgenomen
op de website van de NBA (
https://www.nba.nl/tools-en-voorbeelden/voorbeeldteksten-en-verklaringen/
) in HRA deel 3.
De accountant is verplicht de voorbeeldtekst op de website van de NBA te volgen.
De voorbeeldtekst is voor een enkelvoudige jaarrekening (inclusief eventueel groepsrelaties),
ingeval sprake is van een geconsolideerde jaarrekening met een enkelvoudige jaarrekening,
dan dient de voorbeeldtekst daar conform de beroepsvoorschriften op aangepast te worden.