De instandhoudingssubsidie kan worden aangevraagd wanneer het voortbestaan van de
GWI bedreigd is door het uitblijven van subsidie in de financieringsronde "Nationale
Roadmap Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016".
De NWO-subsidie die aangevraagd kan worden bedraagt maximaal € 400.000. De middelen
moeten worden ingezet voor het einde van het eerste kwartaal 2023. Subsidiëring van
aanvragen geschiedt op voorwaarde van medefinanciering door het betrokken consortium
of hun eventuele (externe) private of publieke partners. Er kunnen meerdere private
en publieke partners bij een aanvraag betrokken zijn. De bijdragen van de verschillende
partners mogen bij elkaar opgeteld worden. Er zijn geen vooraf ingestelde regels met
betrekking tot welk type en welk deel van de medefinanciering iedere partner moet
inbrengen, zolang de totale medefinanciering voldoet aan de onderstaande voorwaarden.
De medefinanciering kan zowel in-cash als in-kind zijn en moet aan de volgende voorwaarden
voldoen:
-
○ De medefinanciering dient ten minste 50% van het totale budget te dekken. Het totale
budget wordt gevormd door de medefinanciering en de NWO-bijdrage samen.
-
○ De medefinanciering wordt onderbouwd door een intentieverklaring van de aanvragende
instelling, mede namens eventuele andere betrokken instellingen. Deze verklaring dient
expliciet de overeengekomen financiële of gekapitaliseerde personele en/of materiële
bijdrage te vermelden. De in de brief vermelde bedragen moeten overeenkomen met de
bedragen in de budgetsheet van de aanvraag. Een formele garantstelling is onderdeel
van de startvoorwaarden en moet binnen 3 maanden na toekenning worden afgegeven.
Subsidiabele kosten
Enkel kosten die essentieel zijn voor het oplossen van een acute bedreiging voor het
voortbestaan van de GWI kunnen aangevraagd worden, mits grondig onderbouwd in het
voorstel. Subsidiabele kosten zijn materiële kosten, personele kosten, kleine investeringen,
ICT kosten, en lidmaatschapskosten. Indien onvoldoende gespecificeerd kan de gevraagde
subsidie naar beneden worden bijgesteld.
Materiële kosten
Materiele kosten zijn kosten met betrekking tot verbruiksgoederen, materialen, kleine
instrumenten en andere middelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben.
Hieronder worden mede begrepen (internationale) reis- en verblijfskosten; kosten voor
kennisoverdracht, kennisvalorisatie, internationalisering; kosten voor gebruik van
reeds bestaande infrastructuur, datacollecties, tools en apparatuur; werk door derden;
onderhoudskosten.
Personele kosten
Indien subsidie voor personeelskosten wordt aangevraagd, of indien personeelskosten
als medefinancieringsbijdrage worden opgevoerd, dient men te onderbouwen waarom deze
personeelskosten noodzakelijk zijn voor de instandhouding van de infrastructuur. Enkel
personeelskosten voor medewerkers die essentieel zijn voor de bouw en exploitatie
van de infrastructuur zijn subsidiabel. Kosten voor de uitvoering van onderzoek zijn
dus niet ontvankelijk. De aanvrager dient in de begroting een gedetailleerde beschrijving
op te nemen van de afzonderlijke taken en kosten. De hoogte en specificatie van personeelskosten
moeten in overeenstemming zijn met de normen die hiervoor zijn vastgelegd in het Akkoord
Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek van NWO en VSNU.
Het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek is raadpleegbaar via www.nwo.nl/contractvsnu.Subsidiëring
van deze salariskosten is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar
het personeel is/wordt aangesteld:
-
○ Voor universitaire instellingen worden salariskosten gefinancierd conform de op het
moment van subsidieverlening geldende VSNU-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).
-
○ Voor universitair medisch centra worden salariskosten gefinancierd conform de op het
moment van subsidieverlening geldende NFU-salaristabellen (www.nwo.nl/salaristabellen).
-
○ Voor personeel van hogescholen en andere instellingen worden salariskosten gefinancierd
op basis van de cao inschaling van de betreffende medewerker, gebaseerd op de Handleiding
Overheidstarieven 2017.
-
○ Voor de Nederlandse Cariben geldt dat de rijksoverheid in Caribisch Nederland ambtenaren
op de BES- eilanden onder andere voorwaarden in dienst neemt dan in Europees Nederland.
https://www.rijksdienstcn.com/werken-bij-rijksdienst-caribisch-nederland/arbeidsvoorwaarden.
N.B. De uitzondering op de maximumtarieven van het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk
Onderzoek zoals toegepast in de financieringsronde "Nationale Roadmap Grootschalige
Wetenschappelijke Infrastructuur – Tweede ronde Roadmap 2016" is niet van toepassing
op deze subsidie.
Investeringen
Investeringen zijn alle middelen die worden ingezet voor de uitvoering van het plan
van aanpak die na afloop van het werk economische waarde hebben c.q. kunnen worden
hergebruikt. Dat wil zeggen apparatuur, software met restwaarde, infrastructuur, etc.
Indien de aard van de GWI maakt dat het onderscheid van de GWI en de huisvesting moeilijk
te bepalen is (bijvoorbeeld in het geval van een kas of een cleanroom) moet vooraf
goedkeuring worden gevraagd om NWO-middelen in te zetten voor specifieke onderdelen
van de huisvesting van de GWI.
ICT kosten
Onder informatie (en communicatie) technologie (ICT)-kosten wordt verstaan de kosten
voor de realisatie en gebruik van benodigde ICT-infrastructuur, voor zover deze bovenop
de reeds regulier beschikbare ICT-infrastructuur komt die de betrokken instellingen
bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, zoals SURF. Er wordt verwacht dat waar
van toepassing de benodigde ICT-infrastructuur wordt afgestemd en/of geharmoniseerd
met SURF.
Onder ICT-kosten wordt mede begrepen specifieke analysesoftware (de aanschaf of ontwikkeling
daarvan), rekentijd, opslagcapaciteit, en kosten voor repositories en datastewardship
voor langdurige opslag van data conform de FAIR principes.
ICT-gerelateerde personeelskosten kunnen onder de personeelskosten in de begroting
worden opgenomen.
Lidmaatschapskosten
Lidmaatschapskosten omvatten de lidmaatschapsbijdragen van Nederland aan een internationale
onderzoeksfaciliteit of een internationaal project indien die van belang zijn voor
de ontwikkeling, aanschaf/bouw of exploitatie van de beoogde GWI.
Niet-subsidiabele kosten
De volgende kosten zijn niet subsidiabel:
-
− kosten die worden gemaakt of waarvoor verplichtingen worden aangegaan voor een periode
voorbij de duur van het plan van aanpak;
-
− kosten die eerder zijn gesubsidieerd of op een andere manier zijn bekostigd uit universitaire
en/of openbare middelen;
-
− kosten voor reguliere huisvesting en huisvestingslasten;
-
− verzekeringskosten;
-
− kosten voor regulier beschikbare ICT-infrastructuur die de betrokken instellingen
bieden, of die reeds landelijk beschikbaar is, bijvoorbeeld via SURF;
-
− kosten voor onderzoek dat met de GWI wordt uitgevoerd.
-
− ndien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere instellingen, die niet subsidiabel
zijn op grond van de brochure, dan dragen deze niet-subsidiabele instellingen hun
eigen kosten.
In-kind bijdragen
In-kind bijdragen zijn rechtstreeks aan het plan van aanpak toe te rekenen en door
partijen die onderdeel zijn van het aanvragende GWI consortium of hun eventuele (externe)
private of publieke partners gemaakte kosten. In-kind bijdragen zijn essentieel voor
het plan en moeten opgenomen zijn in de door NWO goedgekeurde begroting van de kosten
van de aanvraag waarin de private dan wel (semi-) publieke partij participeert.
In te brengen in-kind bijdragen zijn loonkosten, materiele kosten, gebruik van apparatuur
en machines en dienstverlening. NB op in-kind bijdragen zijn dezelfde regels van toepassing
als op die voor subsidiabele kosten. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat kosten voor
onderzoekspersoneel niet kunnen worden opgevoerd. De regels voor niet-subsidiabele
kosten zijn ook van toepassing op de medefinanciering.
Loonkosten
De waarde van in-kind bijdragen die in de vorm van mensuren wordt geleverd, wordt
vastgesteld aan de hand van de door NWO vastgestelde tarieven voor onderzoekers (zie
www.nwo.nl/financiering/hoe-werkt- dat/salaristabellen). Wanneer wordt afgeweken van
VSNU-tarieven wordt uitgegaan van een uurloon, berekend op basis van het jaarloon
bij een volledige dienstbetrekking volgens de kolom loon voor de loonbelasting van
de loonstaat, verhoogd met de wettelijke dan wel de op grond van een individuele of
collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, en van
1650 productieve uren per jaar. Hierover mag een opslag worden opgevoerd voor overige
algemene kosten, met grootte ten hoogste 50% van de hierboven bedoelde loonkosten.
Het hieruit volgende aan het plan van aanpak toe te schrijven uurtarief, inclusief
de genoemde 50% opslag voor algemene kosten, is gemaximeerd op € 100.
Materiële kosten
De waarde van in-kind bijdragen die in de vorm van materiële zaken c.q. investeringen
wordt geleverd, wordt vastgesteld op grond van de kostprijs waarop reeds gedane afschrijvingen
in mindering worden gebracht. Deze kostprijs dient naar rato van het gebruik aan het
plan van aanpak te worden toegerekend.
Gebruik van apparatuur en machines
Volgende kosten met betrekking tot het gebruik van apparatuur en machines kunnen verrekend
worden als in-kind bijdrage:
-
− kosten van aanschaf en gebruik van machines en apparatuur, met dien verstande dat
wordt uitgegaan van de aan het plan van aanpak toe te rekenen afschrijvingskosten,
berekend op basis van de oorspronkelijke aanschafprijzen en een afschrijvingstermijn
van tenminste vijf jaar;
-
− kosten van gebruiksgoederen en onderhoud tijdens de gebruiksperiode;
-
− kosten van aanschaf en gebruik van machines en apparatuur die niet uitsluitend voor
het plan van aanpak zijn aangeschaft, worden slechts als bijdragen op de voet van
het hier bovenstaande naar rato in aanmerking genomen, indien een sluitende urenverantwoording
per machine respectievelijk van de apparatuur aanwezig is.
In-kind bijdragen in de vorm van korting op de normale aanschafprijs in het economisch
verkeer (list-prijs) van machines en apparatuur zijn enkel aanvaardbaar indien de
korting minimaal 25% van de list-prijs bedraagt. De kosten die ten laste gebracht
worden van het apparatuur budget van het plan van aanpak bedragen dan de listprijs
verminderd met die korting.
Dienstverlening
De waarde van dienstverlening of achtergrondkennis die wordt geleverd, dient deugdelijk
onderbouwd te zijn. Voorwaarde daarbij is dat deze als nieuwe inspanning kan worden
geïdentificeerd.
In-Cash bijdragen
Cash bijdragen zijn contante bijdragen aan het plan van aanpak die direct door de
hoofdbegunstigde worden geïnd. Indien de cash bijdrage door de hoofdbegunstigde wordt
geleverd, dan wordt deze expliciet gereserveerd voor het plan van aanpak.
