3. Procedure
[Regeling vervallen per 01-01-2025]
3.1. In aanmerking komende organisaties en activiteiten
[Regeling vervallen per 01-01-2025]
Voor subsidieverlening in het kader van het Mine Action en Clustermunitie Programma
2020–2024 komen in aanmerking zelfstandige maatschappelijke organisaties die gespecialiseerd
zijn in mine action en die op een resultaatgerichte manier bezig zijn met het bevorderen
van veiligheid van mensen en het verminderen van fysieke dreigingen in aanmerking
voor subsidie. Onder maatschappelijke organisatie wordt verstaan: een niet op winst gerichte, niet
aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie met een maatschappelijk
oogmerk, beschikkend over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht, die niet door
een overheidsinstantie is opgericht, dan wel die na oprichting door een overheidsinstantie
geheel verzelfstandigd is.
Voor een subsidie voor operationele ontmijningsactiviteiten dient de aanvraag zich
op één land te richten en op ten minste drie van de volgende vijf categorieën van
activiteiten:
-
1) Ruimen van (geïmproviseerde) mijnen, ERW, UXO, AXO en clustermunitie (door detecteren,
in kaart brengen, markeren en ruimen);
-
2) Vernietigen van voorraden (geïmproviseerde) mijnen, ERW, UXO, AXO en clustermunitie
(inclusief ontmantelen van productiecapaciteit en opslagfaciliteiten);
-
3) Hulp aan slachtoffers en families, inclusief rehabilitatie, re-integratie en psychosociale
hulp;
-
4) Bewustwording van en voorlichting aan de lokale bevolking over risico van (geïmproviseerde)
mijnen, ERW, UXO, AXO en clustermunitie;
-
5) Capaciteitsopbouw ter ondersteuning van lokale en/of nationale uitvoerders gerelateerd
aan de activiteiten genoemd onder 1) tot 4) hierboven.
Voor een subsidie voor capaciteitsopbouw, innovatie, en strategische beleidsbeïnvloeding
dient de aanvraag zich te richten op ten minste drie van de volgende vijf categorieën
van activiteiten:
-
1) Onderzoeksprojecten en kennisopbouw die de effectiviteit en efficiëntie van de ontmijningssector
vergroten;
-
2) Ondersteuning van IT-managementprocessen ten behoeve van het standaardiseren en stroomlijnen
van ontmijningsactiviteiten;
-
3) Ontwikkeling van richtlijnen en handleidingen op het gebied van veilig en efficiënt
ruimen van landmijnen;
-
4) Strategische beleidsadviezen schrijven voor het ontwikkelen van nationale strategieën
voor ontmijningsautoriteiten;
-
5) Technische en operationele ondersteuning, zoals trainingen en workshops, aan nationale
(ontmijningsautoriteiten) om effectiviteit te verhogen.
Nederland is een grote voorstander van innovatie binnen ontmijningsactiviteiten, in
thematische zin of door verbetering van de interventie strategie (verbeteren van de
effectiviteit van het programma) of door verbetering van de efficiëntie bij het implementeren
van programma’s. Nederland moedigt NGO’s aan om hun kennis te delen via open-sources
om bij te dragen aan innovatie en efficiëntie in de gehele ontmijningssector. Nederland
is voorstander voor verdere digitalisering binnen de ontmijningssector waar mogelijk.
Organisaties kunnen zelfstandig subsidieaanvragen indienen of deel uitmaken van een
alliantie van penvoerder en mede-indieners. In geval van een aanvraag namens een alliantie
dient de penvoerder namens de alliantie een aanvraag voor het programma van de alliantie
in. Als de aanvraag wordt goedgekeurd is de penvoerder verantwoordelijk en aanspreekbaar
voor de uitvoering van het programma van de alliantie en de naleving van de aan de
subsidieverlening verbonden verplichtingen. In een alliantie kunnen alleen maatschappelijke
organisaties, zoals eerder genoemd, deelnemen. Waar hierna wordt gesproken over ‘aanvrager’
wordt bedoeld een zelfstandige aanvrager of een penvoerder.
Organisaties welke betrokken zijn of waren bij de illegale handel in landmijnen of
wapens, of de productie ervan, zijn uitgesloten van subsidieverlening in het kader
van het Mine Action en Cluster Munitie Programma 2020–2024. Hetzelfde geldt voor commerciële
ontmijningsbedrijven. Deze bedrijven kunnen zich rechtstreeks wenden tot UNMAS die
in de landen waar zij werkzaam is gebruik maakt van aanbesteding.
3.2. Selectieproces
[Regeling vervallen per 01-01-2025]
Op de subsidieverstrekking in het kader van het Mine Action en Cluster Munitie Programma
2020–2024 zijn de Algemene wet bestuursrecht, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 onverkort van toepassing. Daarnaast gelden bij de beoordeling van de subsidieaanvragen
en de verdeling van de beschikbare middelen de in dit subsidiebeleidskader neergelegde
beleidsregels.
Elke aanvraag bestaat uit een volledig ingevuld aanvraagformulier (annex 6A/B bij
deze beleidsregels) en een conceptnotitie inclusief track record en begroting gebruikmakende
van het hiervoor aangewezen format (annex 7A/B bij deze beleidsregels). Aanvragen
voor een subsidie in het kader van Mine Action en Cluster Munitie Programma 2020–2024
worden beoordeeld in twee fasen:
-
1) Fase 1:
-
− Drempeltoets voor zowel aanvragen voor subsidie voor operationele ontmijningsactiviteiten
in de prioritaire landen als voor activiteiten gericht op capaciteitsopbouw, innovatie,
en strategische beleidsbeïnvloeding;
-
− Toets kwaliteit conceptnotitie voor zowel aanvragen voor subsidie voor operationele
ontmijningsactiviteiten in prioritaire landen als voor activiteiten gericht op capaciteitsopbouw,
innovatie, en strategische beleidsbeïnvloeding.
-
− Toets kwaliteit track record (als onderdeel conceptnotitie) voor aanvragen voor subsidie
voor operationele ontmijningsactiviteiten in prioritaire landen,
-
2) Fase 2:
-
− Toets organisatorische capaciteit en integriteit van alle voor fase 2 geselecteerde
aanvragers;
-
− (Beknopte) drempeltoets voor zowel aanvragen voor subsidie voor operationele ontmijningsactiviteiten
in prioritaire landen en niet prioritaire landen, als voor activiteiten gericht op
capaciteitsopbouw, innovatie, en strategische beleidsbeïnvloeding;
-
− Toets kwaliteit volledig voorstel voor zowel aanvragen voor subsidie voor operationele
ontmijningsactiviteiten in prioritaire landen en niet prioritaire landen, als voor
activiteiten gericht op capaciteitsopbouw, innovatie, en strategische beleidsbeïnvloeding,
op grond van uitgebreidere context- en risicoanalyse, en de voorgestelde monitoring
op basis van SMART outcomes en outputs met bijbehorende kwaliteitsindicatoren en streefwaarden.
3.2.1. Fase 1
[Regeling vervallen per 01-01-2025]
In fase 1 behoren aanvragers aan te tonen dat aan de drempelcriteria wordt voldaan
en een of meerdere conceptnotitie(s) in te dienen. Een aanvraag moet of betrekking
hebben op operationele ontmijningsactiviteiten in één (1) prioritair land of op activiteiten
gericht op capaciteitsopbouw, innovatie, en strategische beleidsbeïnvloeding. Indien
door één (1) organisatie voor beide soorten activiteiten aanvragen worden ingediend,
wordt alleen de eerst ontvangen aanvragen in behandeling genomen en wordt/worden de
overige aanvra(ag(en) afgewezen. Indien aanvragen voor beide soorten activiteiten
tegelijkertijd wordt ingediend, worden alle aanvragen afgewezen en niet in behandeling
genomen. Indien een aanvraag wordt ingediend die betrekking heeft op beide soorten
activiteiten wordt de aanvraag afgewezen.
Aanvragen voor operationele ontmijningsactiviteiten in prioritair landen moeten betrekking
hebben op activiteiten in één (1) prioritair land.
Eén aanvrager dient (als zelfstandige aanvrager en/of penvoerder) aanvragen voor ten
minste twee (2) en ten hoogste drie (3) in voor operationele ontmijningsactiviteiten
in prioritaire landen. Daarbij geldt dat één organisatie in totaal bij niet meer dan
drie (3) aanvragen betrokken mag zijn als zelfstandige aanvrager en/of penvoerder.
Er gelden geen beperkingen ten aanzien van het aantal keer waarin een organisatie
als mede-indiener participeert in een alliantie, noch ten aanzien van het aantal keer
waarvoor namens eenzelfde alliantie een aanvraag wordt ingediend (mits er niet meer
dan drie maal eenzelfde organisatie als penvoerder optreedt).
Indien één (1) organisatie bij meer dan drie (3) aanvragen betrokken is als zelfstandige
aanvrager en/of penvoerder, worden alleen de eerste drie aanvragen beoordeeld, de
later ontvangen aanvragen worden afgewezen en niet in behandeling genomen. Indien
één aanvrager bij één aanvraag meer dan één (1) conceptnotities tegelijkertijd indient,
word de aanvraag afgewezen en niet in behandeling genomen. Indien één (1) organisatie
slechts één (1) aanvraag indient, wordt de aanvraag afgewezen.
Voor aanvragen voor subsidie voor activiteiten gericht op capaciteitsopbouw, innovatie,
en strategische beleidsbeïnvloeding geldt dat de conceptnotities alle beoogde activiteiten
dienen te omvatten.
In fase 1 worden de tijdig ontvangen aanvragen ten eerste beoordeeld aan de hand van
de drempelcriteria opgenomen in par. 5.1. Aanvragen die niet aan alle drempelcriteria
voldoen worden afgewezen en niet verder beoordeeld.
Vervolgens wordt de kwaliteit van de conceptnotitie(s) voor operationele ontmijningsactiviteiten
in prioritaire landen en voor activiteiten gericht op capaciteitsopbouw, innovatie,
en strategische beleidsbeïnvloeding beoordeeld. Van aanvragers voor een subsidie voor
operationele ontmijningsactiviteiten in prioritaire landen wordt eveneens de kwaliteit
van het track-record als onderdeel van de conceptnotitie beoordeeld. De criteria voor
de beoordeling hiervoor zijn opgenomen in paragraaf 5.2.
Aan de hand van de uitkomsten van deze beoordeling en de beschikbare middelen, en
rekening houdend met een evenwichtige spreiding van middelen over de prioritaire landen
en (sub)doelen, wordt een selectie gemaakt (zie paragraaf 2.2) van aanvragen waarvan
de aanvragende organisaties in fase 2 worden uitgenodigd om een volledig voorstel
in te dienen. Om als aanvrager te worden geselecteerd voor fase 2 dient de kwaliteit
van zowel de conceptnotitie(s) als van het track record ten minste ruim voldoende
te zijn (in ruim voldoende mate te voldoen aan de daarvoor geldende criteria). Tevens
dient een aanvrager ten minste twee aanvragen te hebben ingediend die als van ruim
voldoende kwaliteit zijn beoordeeld. Per aanvrager/penvoerder worden niet meer dan
drie (3) aanvragen geselecteerd om te worden uitgewerkt tot volledige programmavoorstellen.
Met in achtneming van het voorgaande zullen in totaal er voor operationele ontmijningactiviteiten
in prioritaire landen ten minste twee (2) en ten hoogste vier (4) aanvragers uitgenodigd
worden voor het indienen van volledige voorstellen onder fase 2, voor de door hen
ingediende aanvragen die zijn beoordeeld als van ruim voldoende kwaliteit (per aanvrager/penvoerder
minstens twee (2) en hoogstens drie (3) aanvragen).
Voor activiteiten gericht op capaciteitsopbouw, innovatie, en strategische beleidsbeïnvloeding
zal er met in achtneming van het voorgaande één (1) organisatie uitgenodigd worden
voor het indienen van een volledig voorstel onder fase 2.
Niet-geselecteerde aanvragen worden afgewezen en niet verder beoordeeld. Aanvragers
ontvangen hier uiterlijk 28 mei 2020 bericht over. Geselecteerde aanvragers ontvangen
uiterlijk 28 mei 2020 bericht dat zij een volledig voorstel mogen indienen.
3.2.2. Fase 2
[Regeling vervallen per 01-01-2025]
In fase 2 werken de geselecteerde aanvragers hun aanvragen uit tot volledige voorstellen.
Bij de uitnodiging zal het Ministerie een aanvullend aanvraagsjabloon meesturen, welke
verplicht gebruikt dient te worden door de aanvrager bij het indienen van zijn volledige
voorstellen. In de uitnodiging om volledige voorstellen in te dienen wordt een maximum
indicatief subsidiebedrag vermeld. Dit richtbedrag is gebaseerd op het aantal geselecteerde
aanvragers, de aangevraagde subsidiebedragen, de kwaliteit van het trackrecord en
de conceptnotitie(s), de beschikbare middelen en de evenwichtige spreiding van de
beschikbare middelen over de prioritaire landen en (sub)doelen.
De twee tot vier aanvragers die uitgenodigd worden om volledige voorstellen in te
dienen voor operationele ontmijningsactiviteiten in meerdere prioritaire landen worden
tevens in de gelegenheid gesteld om een aanvraag in te dienen voor operationele ontmijningsactiviteiten
in één (1) niet-prioritair land. De organisatie kan naar eigen inzicht besluiten voor
welke niet-prioritair, bij het Ottawa- en/of Osloverdrag aangesloten land, een aanvraag
wordt ingediend. Deze aanvragen worden getoetst op grond van de drempelcriteria fase
2, opgenomen in par. 5.1.2, en de inhoudelijke criteria opgenomen in par. 5.3. Bij
de uitnodiging wordt aangegeven voor welk richtbedrag subsidie kan worden aangevraagd
voor het voorstel voor een niet prioritair land. Dit richtbedrag wordt berekend aan
de hand van een verdeelsleutel gebaseerd op het aangevraagde subsidiebedrag van organisaties
die voor subsidie in aanmerking komen in fase 2. Indien de aanvrager niet ingaat op
de uitnodiging of zijn voorstel voor een niet-prioritair land niet van voldoende kwaliteit
blijkt te zijn, wordt het gereserveerde bedrag toegevoegd aan het subsidieplafond
voor contingency funding.
Voordat de kwaliteit van de tijdig ontvangen volledige voorstellen wordt beoordeeld,
wordt in de drempeltoets fase 2 op grond van artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken eerst beoordeeld of de aanvrager/penvoerder in staat is tot een adequaat financieel
beheer en door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten waarvoor
subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten
kan waarborgen.
Tevens dient de aanvrager aan te tonen dat hij, en in geval van een alliantie ook
zijn mede-indieners, een integriteitsbeleid heeft, dan wel hebben vastgesteld. De
aanvrager toont aan dat hij, en in geval van een alliantie ook zijn mede-indieners,
procedures heeft, dan wel hebben ingevoerd om aan dat beleid toepassing te kunnen
geven. Dit integriteitsbeleid en deze procedures zijn er om ernstige vormen van grensoverschrijdend
gedrag, daaronder begrepen seksuele misdragingen, jegens medewerkers en derden bij
de uitvoering van de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft door de penvoerder,
de mede-indieners en de door hen ingeschakelde partijen, zo veel mogelijk te voorkomen,
in voorkomend geval te onderzoeken, met passende maatregelen zo spoedig mogelijk te
doen beëindigen en de gevolgen daarvan te mitigeren. De procedures zijn zodanig ingericht
dat een tijdige melding van incidenten aan de minister is gewaarborgd.
De beoordeling op beide vereisten (capaciteit en integriteit) vindt plaats aan de
hand van het door de aanvrager/penvoerder bij het volledige voorstel in te dienen
ORIA-format (dat tezamen met het sjabloon voor het volledige voorstel bij de uitnodiging
om een volledig voorstel in te dienen zal worden meegestuurd).
Aanvragen die worden ingediend door een organisatie die niet voldoet aan beide vereisten
worden afgewezen en niet verder beoordeeld.
De volledige programmavoorstellen van aanvragen die voldoen aan de vereisten ten aanzien
van capaciteit en integriteit en overige drempelcriteria fase 2 worden kwalitatief
beoordeeld op grond van de criteria opgenomen in paragraaf. 5.3. Om in aanmerking
te kunnen komen voor subsidie in het kader van het Mine Action en Clustermunitie Programma
2020–2024 dient de kwaliteit van het programmavoorstel ten minste voldoende te zijn.
Als de beschikbare middelen voor subsidies voor operationele ontmijningsactiviteiten
niet toereikend zijn om alle aanvragen die als voldoende zijn beoordeeld volledig
te honoreren, worden de aanvragen die het beste voldoen aan de criteria opgenomen
in paragraaf 5.3, als eerste gehonoreerd, totdat de beschikbare middelen zijn uitgeput.
Daarbij wordt rekening gehouden met een evenwichtige spreiding van de beschikbare
middelen over de prioritaire landen en de (sub)doelen.
3.3. Termijnen van indiening
[Regeling vervallen per 01-01-2025]
Voor het indienen van subsidieaanvragen in het kader van Mine Action en Cluster Munitie
Programma 2020–2024 gelden de volgende indieningstermijnen:
Fase 1
Aanvragen voor een subsidie in het kader van Mine Action en Cluster Munitie Programma
2020–2024 worden ingediend in één van de volgende openstellingen:
-
a) subsidieaanvragen voor operationele ontmijningsactiviteiten in prioritaire landen:
in de periode vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit tot en met 4 mei
2020 12:00.00 uur CET+1;
-
b) subsidieaanvragen voor activiteiten gericht op capaciteitsopbouw, innovatie, en strategische
beleidsbeïnvloeding: in de periode vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit
tot en met 4 mei 2020 12:00.00 uur CET+1.
-
c) subsidieaanvragen voor operationele ontmijningsactiviteiten in het kader van contingency
funding: in de periode vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit tot en
met 31 augustus 2024 23:59.59 uur CET+1.
Fase 2: vanaf 28 mei (de datum van uitnodiging tot het inleveren van een volledig
voorstel en eventueel een aanvraag voor subsidie voor operationele ontmijningsactiviteiten
in een niet-prioritair land) tot en met 24 juli 2020 23:59.59 uur CET+1;
Aanvragen of volledige voorstellen die te laat worden ontvangen worden afgewezen en
niet verder beoordeeld.
