Op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand; hierna: de Regeling (Stcrt. 1993, nr. 228) behoren akten van de burgerlijke stand
op zodanige wijze te worden vervaardigd dat gewaarborgd is dat zij voldoen aan de
in de Regeling gestelde eisen.
Deze eisen houden in dat de akten tenminste 100 jaar houdbaar en goed leesbaar moeten
zijn (art.1 van de Regeling). De eisen gelden zowel voor de akten zelf als voor de dubbelen van de akten van
de burgerlijke stand. Zij zijn opgenomen in de circulaire over automatisering van
de burgerlijke stand van het ministerie van Justitie, van 11 december 1997 kenmerk
nr. 668307/97/6.
Om te voorkomen dat printers voor de vervaardiging van akten van de burgerlijke stand
worden gebruikt, die niet voldoen aan de kwaliteitseisen, worden deze eisen opnieuw
bekend gemaakt door middel van de onderhavige circulaire.
De eisen waaraan printers voor de vervaardiging van akten van de burgerlijke stand
dienen te voldoen zijn vastgesteld op basis van onderzoek dat is uitgevoerd in samenwerking
met het Hechtingsinstituut van de Technische Universiteit in Delft. Vervolgens is
een procedure ontwikkeld om vast te stellen of printers van zodanige kwaliteit zijn,
dat de daarmee vervaardigde akten van de burgerlijke stand voldoen aan de voormelde
eisen van houdbaarheid en leesbaarheid.
De procedure is als volgt: een leverancier die een printer aanbiedt voor de vervaardiging
van akten van de burgerlijke stand die tenminste 100 jaar houdbaar en goed leesbaar
dienen te zijn, behoort te worden verwezen naar het Centrum voor Onderzoek en Technisch
advies (COT) in Haarlem om het printresultaat van de desbetreffende printer te laten
onderzoeken. De leverancier neemt hiertoe zelf contact op met het COT en draagt de
met het onderzoek gemoeide kosten.
Het COT gaat vervolgens in samenwerking met een aantal deskundigen na of verwacht
mag worden dat het printresultaat van de printer in kwestie aan de eisen voldoet.
Afhankelijk van het resultaat van het onderzoek zal het COT al dan niet een verklaring
aan de leverancier afgeven waarin staat dat de desbetreffende printer geschikt is
voor het vervaardigen van akten van de burgerlijke stand die voldoen aan de eisen
van houdbaarheid en leesbaarheid.
De verklaring is voor een periode van 3 jaar geldig. De lijst van goedgekeurde printers
is te raadplegen op de site van het COT: http://www.cot-nl.com/laboratorium/printerkeuringen/.
Als een printer op de lijst vermeld staat of, mocht de printer daar nog niet op voorkomen,
de leverancier een verklaring van het COT kan overleggen waaruit blijkt dat de printer
aan de eisen voldoet, kan de printer gebruikt worden voor het vervaardigen van akten
van de burgerlijke stand.
Daarbij moet tevens worden voldaan aan de volgende randvoorwaarden:
-
a. er mag uitsluitend het bij de printer behorende afdrukmateriaal worden gebruikt;
-
b. de met de printer vervaardigde akten dienen in chemisch neutrale mappen -derhalve
geen mappen die van plastic zijn gemaakt- te worden bewaard en
-
c. de printer dient overeenkomstig de geldende voorschriften te worden onderhouden.
Akten van de burgerlijke stand die al langs geautomatiseerde weg zijn vervaardigd
en waarvan de termijn van houdbaarheid onzeker is, dienen te worden gereconstrueerd.
De gemeenten waarvoor dat geldt, wordt verzocht hiertoe contact op te nemen met het
COT, tel. 023-5319544 of via de website.
De circulaire over de automatisering burgerlijke stand van 11 december 1997, kenmerk
nr. 668307/97/6 vervalt en wordt vervangen door de onderhavige circulaire.
