Verplichting tot het voeren van een deugdelijke administratie
Administratie
De administratie borgt dat gegevens van de bedrijfsvoering, financiële gegevens en gegevens over de begeleiding van de klant (digitaal) worden vastgelegd. Alle gegevens zijn controleerbaar met bewijsstukken zodat verantwoording en controle mogelijk is. De informatie moet te allen tijde voor UWV inzichtelijk gemaakt kunnen worden, of op aanvraag aangeleverd kunnen worden. Op welke wijze de gegevens worden gepresenteerd wordt in onderling overleg bepaald. Onder deugdelijke administratie wordt minimaal verstaan:
De administratie wordt gevoerd op basis van door UWV verstrekt:
– burgerservicenummer (bsn);
– inkoopordernummer (indien van toepassing, zie toekomstige ontwikkelingen digitalisering).
Personeelsadministratie van Jobcoaches
– volledige personeelsadministratie van alle bij de Jobcoaching betrokken personeelsleden, inclusief functie en dienstverband;
– verzuim en verlof registratie/administratie van de Jobcoaches.
Doorlooptijden van de (vervolg) aanvragen
Resultaten van begeleiding per Jobcoachperiode
Jobcoachorganisatie is in staat om inzicht te geven in de resultaten die behaald zijn:
– klant is werkzaam zonder begeleiding;
– klant is werkzaam bij werkgever en vervolgaanvraag is gebaseerd op een lichter regime;
– klant is werkzaam bij werkgever en vervolgaanvraag is gebaseerd op een gelijkblijvend regime;
– klant is werkzaam bij werkgever en vervolgaanvraag is gebaseerd op een hoger regime;
– klant is werkzaam met begeleiding van werkgever onder wiens directe leiding en gezag hij zijn werkzaamheden uitvoert;
– klant is niet meer werkzaam.
Aantal klachten
Jobcoachorganisatie is in staat om inzicht te geven in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten.
– aantal ingediende klachten;
– aantal klachten dat niet in behandeling is genomen;
– specificatie van de aantal afgehandelde klachten inclusief doorlooptijden;
– specificatie van te laat afgehandelde klachten inclusief reden.
Financiële administratie
De Jobcoachorganisatie is verplicht om een sluitende financiële administratie te voeren. Op verzoek van UWV is de Jobcoachorganisatie in staat ten minste de volgende gegevens inzichtelijk te maken:
– datum ingediende facturen en de betaaldatum door UWV;
– ontvangen verzoeken creditfacturen en datum ingezonden creditfacturen aan UWV;
– openstaande facturen die niet binnen de betaaltermijn van 30 dagen door UWV zijn betaald.
Facturatie
Factuurmomenten
Tot aan het moment dat UWV een positieve beschikking aan de klant heeft afgegeven over de inzet van Jobcoaching, draagt de Jobcoachorganisatie het economische risico van de inzet van de Jobcoaching. Dit geldt voor elke (vervolg)aanvraag voor een Jobcoachperiode.
Nadat door UWV een positieve beschikking aan de klant op zijn aanvraag is gegeven, stuurt de Jobcoachorganisatie op een moment naar keuze zijn eerste factuur. In totaal kan de Jobcoachorganisatie per Jobcoachperiode maximaal 2 facturen versturen. Zijn eerste factuur betreft de door hem uitgevoerde werkzaamheden vanaf de 1e dag van aanvang van de Jobcoachperiode tot aan het moment van facturering.
Deze werkzaamheden moeten zijn geregistreerd en verantwoord in het Jobcoachportaal. Een Jobcoachorganisatie kan uitsluitend die uren factureren die ook daadwerkelijk aan Jobcoaching zijn besteed in de tijdsperiode waarop de factuur betrekking heeft. Een en ander onder voorwaarde dat deze uren in het Jobcoachportaal zijn geregistreerd en verantwoord.
De 2e factuur (ofwel eindfactuur) stuurt de Jobcoachorganisatie uiterlijk binnen 4 weken na beëindiging van de Jobcoachperiode. De eindfactuur beslaat de tijdsperiode vanaf de laatste datum waarover is gefactureerd bij de 1e factuur, tot en met datum einde van de Jobcoachperiode. Ook voor deze eindfactuur geldt dat de werkzaamheden moeten zijn geregistreerd en verantwoord in het Jobcoachportaal.
De norm voor goede facturatie ligt op 95%. Dit betekent dat 95% van de facturen tijdig en volledig zijn ingediend:
Tijdig:
|
Moment voor insturen 1e factuur is vrij. Insturen 2e factuur moet binnen 4 weken na beëindiging jobcoaching.
|
Volledig:
|
De factuur is ingediend onder vermelding van het BSN van de klant en indien aan de orde het Inkoopordernummer. De factuur beslaat uitsluitend de uren die daadwerkelijk aan Jobcoaching zijn besteed. De factuur voldoet minimaal aan de eisen, die te vinden zijn op www.uwv.nl/zakelijk.
|
Toekomstige ontwikkelingen digitalisering
UWV is bezig met het continue verbeteren van zijn processen en IT ondersteuning van het Jobcoach- en betaalproces. UWV streeft naar een situatie waarin de uitwisseling van gegevens zoveel mogelijk via elektronische berichtenverkeer geschiedt. UWV houdt het recht om het proces te wijzigen en in te richten van digitalisering van de aanvraag Jobcoaching tot het elektronisch insturen van facturen.
Klachtenmanagement
De Jobcoachorganisatie informeert de klant en werkgever over de wijze waarop hij/zij een beroep kan doen op de klachtenprocedure. De Jobcoachorganisatie stelt bij aanvang van de Jobcoachperiode zijn klachtenreglement ter beschikking aan de klant en de werkgever.
De Jobcoachorganisatie registreert alle door klanten geuite klachten en voegt hier tevens zijn oordeel over gegrond (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie) of niet gegrond aan toe. UWV beoordeelt alle klachten op gegrondheid (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie). Alle gegronde klachten worden besproken in het periodieke overleg met de contractdeskundige. Het oordeel van UWV is hierbij doorslaggevend.
Een gegronde klacht wordt als volgt gedefinieerd:
De norm is dat er maximaal 2 gegronde klachten per kwartaal voor mogen komen. Bij meer dan 2 gegronde klachten dient de Jobcoachorganisatie, binnen 2 weken na het periodieke overleg waarin de klachten zijn besproken, een herstelplan in bij de contractdeskundige.