Protocol van de directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie
Taken IOB
IOB levert een bijdrage aan kennis over de uitvoering en effecten van het Nederlands
buitenlands beleid. IOB voorziet in onafhankelijke evaluatie van beleid en uitvoering
ten aanzien van alle beleidsterreinen die vallen binnen de Homogene Groep Internationale
Samenwerking (HGIS). Voorts adviseert IOB ten aanzien van de programmering en uitvoering
van de evaluaties die onder verantwoordelijkheid van beleidsdirecties en posten vallen.
In het licht van dit mandaat heeft IOB de volgende taken:
-
1. kwalitatief hoogwaardige evaluaties uitvoeren ten behoeve van de leer- en verantwoordingsfunctie;
-
2. zorg dragen voor een evenwichtige evaluatieprogrammering op het terrein van het buitenlands
beleid;
-
3. bijdragen aan de verhoging van de kwaliteit van evaluaties uitgevoerd door, of onder
verantwoordelijkheid van, beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties, door het ministerie
van Buitenlandse Zaken (BZ) gesubsidieerde instellingen en multilaterale organisaties;
-
4. bevorderen van de kennis en verspreiding van evaluatieresultaten;
-
5. adviseren over lopend en nieuw beleid op basis van (beleids)evaluaties;
-
6. ondersteunen via beurzen van de capaciteitsopbouw op het terrein van evaluatie in
ontwikkelingslanden.
Dit geschiedt door:
-
1. het (laten) uitvoeren (en begeleiden) van evaluatieonderzoek, beleidsdoorlichtingen
en overige studies;
-
2. het bijeenbrengen van elders geproduceerde (evaluatie)kennis;
-
3. het opstellen en hanteren van algemeen geldende kwaliteitseisen en richtlijnen voor
het doen van evaluaties;
-
4. het adviseren over de opzet en uitvoering van individuele evaluaties, door systematische
beoordeling van de kwaliteit van deze evaluaties of peer reviews van evaluatiediensten;
-
5. het verspreiden van deze kennis onder relevante onderdelen van het ministerie, uitvoeringsorganisaties
en andere betrokken partijen;
-
6. het trainen en opleiden van betrokken partijen voor beleidsleren en capaciteitsopbouw.
Waarborgen voor onafhankelijkheid
IOB is inhoudelijk onafhankelijk. Dit betekent dat IOB zich in de keuze van de methoden
van onderzoek, bij de beoordeling van data en in de weging van alternatieve verklaringen,
maar ook van onderzoek of onderzoeksvoorstellen van anderen, niet laat beïnvloeden
door buiten-inhoudelijke overwegingen (bijvoorbeeld van politieke of commerciële aard).
Bewindspersonen en ambtenaren nemen kennis van de uitkomsten van de door IOB of in
opdracht van IOB uitgevoerde evaluaties, beleidsdoorlichtingen en overige onderzoeken.
Ze geven geen aanwijzingen omtrent de formuleringen, uitkomsten, onderzoeksmethoden
of veronderstellingen die ten grondslag liggen aan het onderzoek.
Een wezenlijk onderdeel van de inhoudelijk onafhankelijke positionering binnen BZ
is voorts dat IOB volledig en ongehinderd toegang ontvangt tot alle gegevens waarover
de beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties beschikken. Bovendien staat het onderzoekers
van of namens IOB vrij gericht naar informatie te vragen via interviews met betrokken
spelers en belanghebbenden, onder wie de betrokken beleidsambtenaren.
De terms of reference van te publiceren onderzoek worden direct na vaststelling door
de directeur IOB op de IOB-website geplaatst. In elke IOB-publicatie staat vermeld
dat uitsluitend IOB verantwoordelijk is voor de inhoud ervan. De Directie Ondersteuning
Bestuur van BZ ziet toe op tijdige verzending van evaluaties en beleidsdoorlichtingen
aan het parlement. Is de termijn van drie maanden eenmaal verstreken, dan maakt deze
Directie de evaluaties en beleidsdoorlichtingen die zijn opgenomen in de openbare
evaluatieprogrammering standaard openbaar via verzending door de minister naar het
parlement, ook als de beleidsreactie nog niet gereed is.
Positie van de directeur IOB
De directeur van IOB is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de beleidsdoorlichtingen,
evaluaties en overige studies die IOB onder eigen naam uitbrengt. De directeur wordt
aangetrokken van buiten het ministerie van BZ, wordt aangesteld voor bepaalde tijd
en komt niet in aanmerking voor een vervolgaanstelling binnen het ministerie van BZ.
Waarborgen voor inhoudelijke kwaliteit
Evaluatietrajecten en -rapporten van IOB worden standaard begeleid door een interne
klankbordgroep van IOB zelf en door een externe referentiegroep. De externe referentiegroep
adviseert de directeur van IOB over de kwaliteit van het onderzoek. Hierin nemen tenminste
twee externe materiedeskundigen zitting, naast vertegenwoordigers van bij het onderzoek
betrokken beleidsdirecties en/of uitvoeringsorganisaties. De referentiegroep komt
minimaal drie maal op sleutelmomenten bijeen: bij de besprekingen van de terms of
reference, de deelrapportages en het concept-eindrapport. Van elke referentiegroepbespreking
wordt een schriftelijk verslag gemaakt, dat ter vaststelling aan de deelnemers wordt
voorgelegd.
Evaluatieprogrammering
De kwaliteit en relevantie van beleidsdoorlichtingen zijn gebaat bij een zorgvuldig
en transparant besluitvormingsproces. Dit begint bij de programmering van evaluaties.
Bij BZ is de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) systeemverantwoordelijke
voor de rollende evaluatieprogrammering van het gehele ministerie van BZ. Deze directie
voert samen met IOB jaarlijkse programmeringsgesprekken met de directies om vast te
stellen welk evaluatieonderzoek wordt gepland en welke partij (de beleidsdirectie
zelf of IOB) hiervoor verantwoordelijk is. IOB publiceert de vastgestelde evaluatieprogrammering
op de eigen website. FEZ zorgt er voor dat de evaluatieprogrammering conform de geldende
Rijksbegrotingsvoorschriften wordt opgenomen in de Rijksbegroting.
IOB heeft de eindverantwoordelijkheid voor de programmering van eigen evaluaties op
alle beleidsterreinen (ODA en non-ODA) vallend onder de HGIS van het ministerie van
BZ. IOB formuleert voor de eigen evaluaties zelf de afbakening, de onderzoeksvragen
en -methoden, na overleg met de externe referentiegroep. Deze kunnen gedurende het
onderzoek door IOB zelf worden bijgesteld.
In de evaluatieprogrammering wordt onderscheid gemaakt tussen drie typen evaluaties:
beleidsdoorlichtingen (beleidsevaluaties), effectonderzoek ex post en overig evaluatieonderzoek.
Beleidsdoorlichting en effectonderzoek ex post vallen onder de Regeling periodiek evaluatieonderzoek (RPE). Deze schrijft voor dat elk beleidsterrein op het niveau van de operationele
doelstellingen (ODs) periodiek onderwerp is van een beleidsdoorlichting of beleidsevaluatie.
Naast de RPE hanteert IOB ook andere overwegingen om evaluaties in de eigen programmering op te
nemen. De veelomvattende beleidsdoorlichtingen worden in beginsel door IOB uitgevoerd.
Andere evaluaties worden in beginsel alleen volledig door IOB zelf uitgevoerd als
deze:
-
1. voor de directies te complex zijn om zelf goed te laten uitvoeren, bijvoorbeeld omdat
deze thema-, directie- DG- en/of departement-overstijgend zijn;
-
2. nieuwe, voor de directies relevante onderzoeksthema’s omvatten waardoor de betrokkenheid
van IOB een toegevoegde waarde heeft.
Onderdelen van het beleid kunnen op bepaalde momenten onderwerp zijn van politiek
of maatschappelijk debat. In die gevallen kan het van belang zijn het debat te voeden
met inzichten verkregen op basis van degelijk en onafhankelijk evaluatieonderzoek
door IOB.
Opvolging aanbevelingen uit beleidsdoorlichtingen en evaluaties
Uiterlijk twaalf maanden na het aanbieden door IOB van een beleidsdoorlichting of
grotere evaluatie aan de minister agendeert FEZ een opvolgingsgesprek met de meest
betrokken DG(‘s) en directeur(en) en de directeuren FEZ en IOB. Hierin bespreken ze
hoe beleidsmatig opvolging is/wordt gegeven aan de aanbevelingen uit de doorlichting
of evaluatie. Van deze gesprekken wordt een verslag opgesteld met eventuele nadere
punten voor opvolging. Dit verslag wordt gedeeld met de Bestuursraad.
Communicatie en voorlichting
IOB communiceert met andere delen van het ministerie. Medewerkers die namens IOB publieke
optredens verzorgen, stemmen dit vooraf af met de leiding van IOB. Ze leggen bij publieke
optredens het accent op beschrijvingen, analyses en aanbevelingen voortkomend uit
het evaluatieonderzoek en communiceren geen persoonlijke standpunten over beleid(-salternatieven).
Medewerkers die namens IOB media-optredens verzorgen, informeren vooraf de leiding
van IOB en de directie Communicatie.
