Artikel 1. Begripsbepalingen
[Regeling vervallen per 15-11-2024]
-
archiefbescheiden:
archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 waarvoor Raad van Bestuur van KVK ingevolge artikel 23, eerste lid, van de Archiefwet 1995 zorgdrager is;
-
archiefbewaarplaats:
een bij of krachtens Archiefwet 1995 voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;
-
auditor:
de medewerker van de afdeling Audit Risk & Compliance die onafhankelijk en objectief
zekerheid geeft aan de Raad van Bestuur over de inrichting en effectiviteit van het
digitaal informatie- en archiefbeheer bij KVK;
-
beheer:
het verrichten dan wel doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden (registratie,
ordening, selectie, vernietiging, raadpleging en overbrenging) ter aanvulling van
de zorg voor archiefbescheiden;
-
de Kamer:
de Kamer van Koophandel als bedoeld in artikel 2 van de Wet op de Kamer van Koophandel;
-
informatie- en archiefbeheer:
beheer als bedoeld onder sub d, inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden
van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van
archiefbescheiden, alsmede de systematische controle op deze processen;
-
overbrenging:
overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
-
proces:
samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een
taak;
-
proceseigenaar:
de manager die de verantwoordelijkheid heeft om het proces op doelmatige en rechtmatige
wijze uit te voeren;
-
selectie:
het op basis van een selectielijst onderscheid maken tussen te bewaren en te vernietigen
archiefbescheiden.
-
selectielijst:
het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen
archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
-
structuurplan:
een systematisch overzicht van onder de proceseigenaar berustende archiefbestanden,
de wijze waarop deze bestanden gestructureerd en toegankelijk zijn, de vernietigingstermijnen
voor onderscheiden archiefbescheiden, alsmede de interne regels betreffende het beheer;
-
vernietiging:
het zodanig bewerken van informatie dat deze nadien niet meer te reconstrueren is;
-
vervanging:
de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig
de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden;
-
vervreemding:
overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk
of rechtspersoon van archiefbescheiden;
-
zorg:
de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in artikel 3 van de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende informatie in goede, geordende
en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en om de daarvoor in aanmerking komende
informatie op termijn te vernietigen;
-
zorgdrager:
degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast is met de zorg voor archiefbescheiden van de KVK.
