De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, Landerd, Mill en Sint Hubert, Oss, Schijndel, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Sint Oedenrode, Uden, Veghel en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel,
Gelet op hoofdstuk V en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen,
Besluiten:
tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Noord-Brabant, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, Landerd, Maasdonk, Mill en Sint Hubert, Oss, Schijndel, Sint Anthonis, Sint-Michielsgestel, Sint-Oedenrode, Uden, Veghel en Vught, en de waterschappen Aa en Maas en De Dommel;
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
a.
de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
b.
de gemeenten: de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, Landerd, Mill en Sint Hubert, Oss, Schijndel, Sint Anthonis, Sint-Michielsgestel, Sint-Oedenrode, Uden, Veghel en Vught,
c.
de waterschappen: de waterschappen Aa en Maas en De Dommel;
d.
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;
e.
collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de Minister en de gemeenten voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente;
f.
de colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, en
g.
de algemene en dagelijkse besturen: de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel;
h.
De provincie: de provincie Noord-Brabant
1 De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de waterschappen in gezamenlijkheid te behartigen.
2 Het openbaar lichaam ‘Brabants Historisch Informatie Centrum’ voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de Minister, de gemeenten en de waterschappen mede uit.
4 De Minister, de waterschappen en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Brabants Historisch Informatie Centrum de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.
Aan het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister overgedragen:
a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2, eerste lid, genoemde archiefbewaarplaatsen;
b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;
c. de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;
d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen over de taken en bevoegdheden, die door de Minister, de colleges of de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en
e. het verrichten van door de Minister, de colleges of de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.
Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.
8 Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de Minister, de colleges of de algemeen en dagelijkse besturen van de waterschappen zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
2 Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie, tot gemeentearchivaris van de gemeenten en tot waterschap archivaris van de waterschappen benoemen.
3 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de vastgestelde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 19 en 20.
4 Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.
Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Minister, de raden en colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen de door hen, of een of meerdere van hun leden, gevraagde inlichtingen.
3 De colleges, de algemene en de dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.
De Minister, de colleges van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.
7 Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.
Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
a. het voeren van het dagelijks bestuur van Het Brabants Historisch Informatie Centrum;
b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;
c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van het Brabants Historisch Informatie Centrum;
d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;
e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Brabants Historisch Informatie Centrum, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;
f. besluiten namens het Brabants Historisch Informatie Centrum, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;
g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;
h. het beheer van de activa en passiva van het Brabants Historisch Informatie Centrum, en de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Brabants Historisch Informatie Centrum.
2 Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.
1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, lid van het algemeen of dagelijks bestuur van het waterschap, of als ambtenaar in rijks-, gemeente- of waterschapsdienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Brabants Historisch Informatie Centrum.
2 De leden van het algemeen en dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.
1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister, de gemeenten en de waterschappen, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.
2 De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdragen van de gemeenten en waterschappen worden jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage dat voor dit doel is vastgesteld.
6 Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de in het tweede lid aangegeven investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/of derden worden gedragen, worden de financiële voordelen die daardoor ontstaan op de door de Minister, de waterschappen en de gemeenten verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering gebracht.
7 Indien de Minister, de gemeenten of de waterschappen een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister, de gemeenten of de waterschappen in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.
3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.
4 De Minister, de colleges van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Brabants Historisch Informatie Centrum over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.
1 Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.
2 Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 19, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van het Historisch Informatie Centrum Brabant en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.
3 Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.
4 In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Brabants Historisch Informatie Centrum met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
5 De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.
6 De raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen kunnen bij het algemeen bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.
2 Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.
2 De artikelen 18 en 19, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de raden van de gemeenten, de Minister en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen.
De Minister, de gemeenten en de waterschappen voldoen de bijdragen bij wijze van voorschot in door hen nader te bepalen termijnen.
1 Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
2 Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister, de gemeenten en de waterschappen in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
3 Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
4 Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de raden van de gemeenten, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister.
1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister, de raden van de gemeenten en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister, de gemeenten en de waterschappen.
Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister, de gemeenten en de waterschappen vast.
De Minister, de gemeenten en de waterschappen kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.
1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Brabants Historisch Informatie Centrum.
1 De colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen, de Minister en het Brabants Historisch Informatie Centrum verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.
2 De Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden van het Brabants Historisch Informatie Centrum, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.
3 Het Brabants Historisch Informatie Centrum stelt de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.
1 De colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Brabants Historisch Informatie Centrum van belang zijn.
2 De colleges, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeentes, de waterschappen of Minister kenbaar maken.
Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Brabants Historisch Informatie Centrum.
1 De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Brabants Historisch Informatie Centrum die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2 voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.
2 Met inachtneming van artikel 14, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.
Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.
2 Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de provincie Noord-Brabant, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden.
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij daartoe strekkende besluiten van de Minister, de colleges en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen, na verkregen toestemming van de raden van de gemeenten, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
3 De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college van burgemeester van wethouders van een gemeente, het uittredend algemeen of dagelijks bestuur van een waterschap of, in geval van uittreding van de Minister, voor rekening van de Minister.
Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de Minister, de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen en de colleges. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de Minister en van de waterschappen en de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de Minister, de waterschappen en de gemeenten te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling Brabants Historisch Informatie centrum.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
......................................................
Het Algemene Bestuur van waterschap Aa en Maas,
De dijkgraaf,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Het Dagelijks Bestuur van waterschap Aa en Maas,
De dijkgraaf,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Het Algemeen Bestuur van waterschap De Dommel,
De watergraaf,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Het Dagelijks Bestuur van waterschap De Dommel,
De watergraaf,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Bernheze,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Boekel,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Cuijk,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Grave,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Landerd,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Oss,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Schijndel,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Sint Anthonis,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Sint Oedenrode,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Uden,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Veghel,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................
Burgemeester en wethouders van de gemeente Vught,
De burgemeester,
......................................................
de secretaris,
......................................................