In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
-
a.
de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
-
b.
de gemeenten: de gemeenten Middelburg en Veere;
-
c.
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;
-
d.
collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische
bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom
van of beheer bij de Minister en de gemeenten voor zover het betreft voorwerpen of
bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats
van de gemeenten;
-
e.
colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, en
-
f.
provincie: de provincie Zeeland.
-
1 De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de colleges
bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele
documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie
en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen.
Aan het bestuur van het Zeeuws archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en
bevoegdheden van de colleges en de Minister overgedragen:
-
a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden
die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;
-
b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;
-
c. de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;
-
d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister en de colleges van de gemeenten
over de taken en bevoegdheden, die door de Minister of de colleges van de gemeenten
worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en
-
e. het verrichten van door de Minister of de colleges opgedragen andere taken die verband
houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.
Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister
op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.
-
5 De Minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid,
voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis
vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen
bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling
anders bepaalt.
-
3 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge
artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting
valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde
begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.
-
4 Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen,
maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen,
indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van
het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan raden van de gemeenten
en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis
van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.
Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Minister, de
raden van de gemeenten en de colleges de door hen gevraagde inlichtingen.
-
3 De colleges en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben
aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt
of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen
bestuur gevoerde beleid.
De Minister en de colleges kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur,
dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.
-
7 Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder
verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks
bestuur dit nodig oordelen.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.
Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
-
a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Zeeuws archief;
-
b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;
-
c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van het Zeeuws archief;
-
d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;
-
e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Zeeuws archief, met uitzondering
van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;
-
f. besluiten namens het Zeeuws archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur
rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of
handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor
zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;
-
g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen
van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;
-
h. het beheer van de activa en passiva van het Zeeuws archief, en
-
i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het
geldelijk beheer en de boekhouding van het Zeeuws archief.
-
2 Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.
-
1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur,
voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente,
of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen
voor hun werkzaamheden ten behoeve van Zeeuws archief.
-
2 De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming
in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het
bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.
-
1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden
verschaft door de Minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen,
op basis van de begroting.
-
4 De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling
van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister
in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.
De gemeenten volgen in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.
-
8 Indien de Minister of de gemeenten een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de
Minister of de gemeente opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een
tevoren overeengekomen vergoeding betaald.
-
3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting
aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand
aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben,
worden deze toegezonden aan de Minister en de raden van de gemeenten.
-
4 De Minister en de colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde
lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Zeeuws archief over te behalen
resultaten voor de komende vier jaren.
-
2 Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten en de Minister een ontwerp aan
voor de begroting met toelichting van Zeeuws archief en een meerjarenraming met toelichting
voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.
-
3 Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt
het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid in acht en daarnaast de
afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.
-
4 In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen
activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het
Zeeuws archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen
worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
-
2 Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan
de raden van de gemeenten en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van
de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.
-
3 Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch
in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting
dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.
-
2 De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij
geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling
aan gedeputeerde staten van de provincie.
-
2 Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening
dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raden van de gemeenten. De
jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid,
afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
-
3 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door
of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken
naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
-
4 Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raden van de gemeenten
voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid
in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en
werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
-
5 Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling,
doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening
betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, aan de raden van de gemeenten
en de Minister.
-
1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve,
of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen
bestuur, gehoord de Minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo
niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage
uitgekeerd aan de Minister en de gemeenten.
Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister
en de gemeenten vast.
De Minister en de gemeenten kunnen, binnen het kader van de onderhavige regeling,
gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de
inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten
voor de accountantscontrole.
-
1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld,
draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Zeeuws archief.
-
1 De colleges, de Minister en het Zeeuws archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen
en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. De Minister en
de colleges kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover
dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.
-
1 De colleges en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in
voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen,
bedoeld in artikel 2, voor het Zeeuws archief van belang zijn.
-
2 De colleges en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het
gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur
zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of Minister kenbaar maken.
Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur
van het Zeeuws archief.
-
2 Met inachtneming van artikel 14, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door
de directeur mede ondertekend.
Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks
bestuur.
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij daartoe strekkende besluiten van de
Minister, het college, na verkregen toestemming van de raad van de gemeente, alsmede
de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de Minister en van de colleges.
Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van
de Minister en van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam
over de Minister en de gemeenten te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch
Centrum ‘Zeeuws archief’.
