Tegemoetkomingsregeling kindverlof tijdens aanvraagprocedure persoonsgebonden subsidie

Geldend van 23-02-2019 t/m heden

Besluit van de raad van bestuur van de Nederlandse Organisatie van Wetenschappelijk Onderzoek van 13 februari 2019, nr. 2019 RvB 038, houdende een tegemoetkomingsregeling bij de aanvraag van persoonsgebonden subsidies ter bevordering van de gelijke behandeling van aanvragers met kindverlof

Artikel 1

Deze tegemoetkomingsregeling treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst en werkt terug tot 1 januari 2019.

Artikel 2

Deze tegemoetkomingsregeling wordt aangehaald als ‘Tegemoetkomingsregeling kindverlof tijdens aanvraagprocedure persoonsgebonden subsidie’

Den Haag, 13 februari 2019

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Tegemoetkomingsregeling ‘Kindverlof tijdens aanvraagprocedure persoonsgebonden subsidie’

Inleiding

NWO ontvangt in haar financieringsprogramma’s voor persoonsgebonden subsidies vele aanvragen van talentvolle wetenschappelijk onderzoekers. Het doel van deze persoonsgebonden subsidies is de persoonsgerichte stimulering van onderzoekers in de verschillende fasen van hun carrière. Dit creëert voor excellente onderzoekers de creatieve ruimte voor het uitvoeren van uitdagend en vernieuwend onderzoek, en behoudt deze onderzoekers voor de wetenschap.

In de regel beoordeelt NWO aanvragen voor onderzoekssubsidies via een tenderprocedure. Hierbij worden de subsidieaanvragen die binnen één financieringsronde zijn ingediend gerangschikt aan de hand van objectieve criteria. De kwalitatief beste aanvragen eindigen daarbij het hoogst en komen zodoende als eerste in aanmerking voor subsidie. De subsidies worden op volgorde van deze kwalitatieve rangschikking verstrekt totdat het subsidieplafond is bereikt.

NWO moet waarborgen dat alle aanvragers gelijke kans maken op subsidie. Dit betekent in beginsel dat alle aanvragers gelijk dienen te worden behandeld. Binnen elke subsidieronde hanteert NWO daarom een vooraf vastgestelde beoordelingsprocedure met een vast tijdpad. NWO heeft echter geconstateerd dat dit kan leiden tot de voortijdige uitval van aanvragers die gedurende de beoordelingsprocedure verlof in verband met de komst van een kind (hierna: kindverlof) hebben, in het geval dat een bepaalde stap in het beoordelingsproces een actieve bijdrage van deze aanvrager vereist die samenvalt met het kindverlof. Voorbeelden hiervan zijn het indienen van een weerwoord op referentenrapporten en het deelnemen aan een interview.

Dit betekent dat in deze gevallen de gelijke behandeling van alle aanvragers in de praktijk niet leidt tot gelijke kansen voor alle aanvragers. Om dit te ondervangen hanteert NWO voor bepaalde financieringsprogramma’s reeds een extensieregeling. Daarnaast bood NWO tot op heden in deze gevallen aan zwangere aanvragers een maatwerkoplossing, die per geval werd vastgesteld.

Ter verbetering van de transparantie en rechtszekerheid heeft NWO de mogelijkheden voor maatwerkoplossingen vastgelegd in deze beleidsregel, de tegemoetkomingsregeling ‘Kindverlof tijdens aanvraagprocedure persoonsgebonden subsidie’. De tegemoetkomingsregeling regelt onder welke voorwaarden en omstandigheden aanvragers van persoonsgebonden subsidies in aanmerking kunnen komen voor een afwijkende behandeling van hun aanvraag, teneinde de gelijke kansen op subsidie voor aanvragers te bevorderen.

1. Definities

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

  • 1.1. Aanvrager: de persoon die bij NWO een persoonsgebonden subsidie aanvraagt en die wegens kindverlof gebruik wenst te maken van de regeling.

  • 1.2. Call for proposals: de door NWO gepubliceerde regeling voor een specifieke subsidieronde, zoals bedoeld in artikel 2.1.2 van de NWO Subsidieregeling 2017. Ook wel aangeduid als ‘Brochure’.

  • 1.3. Domeinbestuur: het bestuur van een van de domeinen van NWO, zoals bedoeld in artikelen 6.2 en 6.3 van het NWO Bestuursreglement 2017.

  • 1.4. Indienkans: NWO hanteert ten aanzien van persoonsgebonden subsidies een maximum aantal mogelijkheden dat een persoon een aanvraag kan indienen. Met indienkans wordt één van deze mogelijkheden bedoeld.

  • 1.5. Input: Een moment gedurende het beoordelingsproces waarbij van de aanvrager een actieve bijdrage wordt verwacht, op grond waarvan de door de aanvrager ingediende aanvraag wordt beoordeeld. Meest voorkomende voorbeelden hiervan zijn het indienen van een weerwoord op referentenrapporten en het deelnemen aan een interview.

  • 1.6. Kindverlof: verlof in verband met de komst van een kind. In het kader van deze regeling wordt hieronder verstaan:Ziekteverlof valt expliciet niet onder deze regeling.

  • 1.7. NWO: de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek. In deze regeling wordt met NWO het orgaan, dan wel de functionaris aangeduid die op grond van de geldende Bevoegdhedenregeling NWO bevoegd is NWO te vertegenwoordigen dan wel het desbetreffende besluit te nemen.

  • 1.8. Persoonsgebonden subsidie: subsidie van NWO die als doel heeft talentvolle wetenschappelijk onderzoekers te stimuleren in de verschillende fasen van hun carrière. Een aanvraag voor een persoonsgebonden subsidie kan slechts door één natuurlijk persoon worden ingediend.

  • 1.9. Raad van bestuur: de raad van bestuur van NWO, zoals bedoeld in artikel 2 van het NWO Bestuursreglement 2017.

  • 1.10. Subsidieplafond: het in een call for proposals vastgestelde bedrag dat voor een bepaalde subsidieronde ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies, zoals bedoeld in artikelen 4:22 en 4:25-4:28 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • 1.11. Vooraanmelding: een beknopte aanvraag die ingediend en beoordeeld dient te worden alvorens het mogelijk is een volledige aanvraag in te dienen, zoals bedoeld in artikel 2.2.2 van de NWO Subsidieregeling 2017. In de call for proposals wordt bepaald of in de desbetreffende subsidieronde wordt gewerkt met een vooraanmeldingsfase.

  • 1.12. Voorselectie: een globale eerste beoordeling van alle ingediende aanvragen, die kan plaatsvinden indien na de indieningsdeadline blijkt dat het totaal aangevraagde subsidiebedrag het subsidieplafond meer dan viermaal overschrijdt, zoals bedoeld in artikel 2.2.3 NWO Subsidieregeling 2017.

2. Reikwijdte

  • 2.1. In deze beleidsregel is vastgelegd hoe NWO gebruik maakt van haar bevoegdheid om ter bevordering van de gelijke behandeling van alle aanvragers af te wijken van de in de calls for proposals vastgelegde aanvraagprocedure.

  • 2.2. De reikwijdte van de tegemoetkomingsregeling beperkt zich tot:

    • (i) persoonsgebonden subsidies, voor zover van toepassing verklaard in de call for proposals van de desbetreffende subsidieronde.1

    • (ii) kindverlof, zoals gedefinieerd in artikel 1.6 van deze regeling.

  • 2.3. De tegemoetkomingsregeling wordt in acht genomen door de raad van bestuur, de domeinbesturen en regieorganen van NWO en de onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen die bij de behandeling van subsidieaanvragen betrokken zijn.

  • 2.4. Afwijking van de tegemoetkomingsregeling is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen toegestaan. Indien onverkorte toepassing van de tegemoetkomingsregeling uit het oogpunt van algemene beginselen van behoorlijk bestuur tot onaanvaardbare resultaten zou leiden, kan de directeur van het penvoerend domein – op advies van de programmacoördinator dan wel programmasecretaris – ten gunste van de aanvrager hiervan afwijken.

  • 2.5. In alle gevallen waarin de tegemoetkomingsregeling niet voorziet beslist de raad van bestuur.

3. Uitgangspunt van de regeling

Aanvragers met kindverlof zijn in beginsel tot de verlofperiode in staat om zonder belemmeringen deel te nemen aan de in de call for proposals neergelegde beoordelingsprocedure. NWO mag daarna niet van aanvragers met kindverlof verwachten om tijdens de verlofperiode input te leveren overeenkomstig de beoordelingsprocedure. Het staat de aanvrager uiteraard vrij om dit wel te doen. NWO is zich ervan bewust dat de afweging om wel of niet input te leveren tijdens het kindverlof zeer persoonlijk is, waarbij onder meer de verloop van de zwangerschap, de gezondheid van de aanvrager en de huidige arbeidssituatie van de aanvrager een rol spelen. Alleen de desbetreffende aanvrager kan een goede inschatting maken of het verlof van invloed is op de kwaliteit van tijdens het verlof geleverde input.

De aanvrager is dus steeds zelf verantwoordelijk voor de keuze tussen het geven van input of het terugtrekken van de aanvraag die met de tegemoetkomingsregeling wordt geboden.

4. Kindverlof tijdens schriftelijke input

  • 4.1 In het geval dat een aanvrager kindverlof heeft tijdens het moment dat hij/zij gedurende de beoordelingsprocedure schriftelijke input dient te leveren, dan heeft de aanvrager de keuze uit de volgende alternatieven:

    • (i) de periode voor het leveren van schriftelijke input door NWO voor deze aanvrager naar een dusdanig moment laten verplaatsen dat de periode voor het geven van de schriftelijke input valt buiten het kindverlof, mits het voor NWO praktisch mogelijk is dit in te passen in de desbetreffende beoordelingsprocedure;2

    • (ii) conform de in de call for proposals vastgelegde beoordelingsprocedure schriftelijke input leveren;

    • (iii) van het leveren van schriftelijke input afzien en de aanvraag zonder schriftelijke input laten beoordelen;

    • (iv) de aanvraag intrekken en een nieuwe aanvraag indienen in de daaropvolgende subsidieronde, met behoud van indienkans.

  • 4.2 Indien een aanvrager kiest voor de in lid 1 van dit artikel genoemde optie (ii), en derhalve schriftelijke input geeft gedurende het kindverlof, wordt de in de call for proposals vastgelegde periode voor de schriftelijke input verlengd met drie extra werkdagen.

  • 4.3 Indien een aanvrager heeft gekozen voor de in lid 1 van dit artikel genoemde opties (i) of (ii), maar onverhoopt niet in staat blijkt te zijn schriftelijke input in te dienen, dan is het mogelijk om de keuze te converteren naar optie (iii) of (iv).

    Als de keuze wordt geconverteerd naar optie (iv), dan komen eventueel toegezonden referentenrapporten en/of preadviezen te vervallen en kunnen deze niet worden meegenomen naar de daaropvolgende subsidieronde.

  • 4.4 Het is niet mogelijk om te kiezen voor de in lid 1 van dit artikel genoemde optie (iv), indien:

    • aanvankelijk is gekozen voor optie (i) of (ii) en de aanvrager de schriftelijke input inmiddels heeft ingediend;

    • aanvankelijk is gekozen voor optie (iii) en de aanvraag is afgewezen.

5. Kindverlof tijdens mondelinge input

  • 5.1 In het geval dat een aanvrager kindverlof heeft tijdens een moment dat hij/zij gedurende de beoordelingsprocedure mondelinge input dient te leveren, dan heeft de aanvrager de keuze uit de volgende alternatieven:

    • (i) het moment dat door de aanvrager mondeling input dient te worden geleverd door NWO laten verschuiven naar een dusdanig moment dat het buiten het kindverlof valt, mits het voor NWO praktisch mogelijk is dit in te passen in de desbetreffende beoordelingsprocedure3;

    • (ii conform de in de call for proposals vastgelegde beoordelingsprocedure op reguliere wijze mondelinge input leveren;

    • (iii) mondelinge input leveren middels digitale videoconferentie (Skype);

    • (iv) de aanvraag intrekken en een nieuwe aanvraag indienen in de daaropvolgende subsidieronde, met behoud van indienkans.

  • 5.2 Indien een aanvrager heeft gekozen voor de in lid 1 van dit artikel genoemde opties (i), (ii) of (iii), is het niet meer mogelijk om deze keuze te converteren in optie (iv) nadat de aanvrager de mondelinge input heeft geleverd.

6. Intrekken aanvraag met behoud van indienkans

  • 6.1 Als een aanvrager ervoor kiest om overeenkomstig artikel 4.1 (iv) of artikel 5.1 (iv) de aanvraag in te trekken en een nieuwe aanvraag in te dienen in de daaropvolgende subsidieronde, dan kan de aanvrager dit doen met behoud van een indienkans.

  • 6.2 In het geval in de beoordelingsprocedure is gewerkt met een vooraanmelding en op de vooraanmelding van de aanvrager door NWO positief is beslist, danwel niet bindend is geadviseerd, kan de aanvrager in de daaropvolgende subsidieronde de vooraanmeldingsfase overslaan, en gelijk overgaan tot het indienen van een uitgewerkte aanvraag. Deze uitgewerkte aanvraag moet dan (zoals reeds gebruikelijk bij vooraanmeldingen) hetzelfde onderwerp betreffen als de oorspronkelijke vooraanmelding.

  • 6.3 In het geval in de beoordelingsprocedure is gewerkt met een voorselectie en de aanvraag door NWO tijdens deze voorselectie is geselecteerd voor verdere behandeling, kan de aanvrager in de daaropvolgende subsidieronde de voorselectie overslaan. Het is in dat geval niet mogelijk de aanvraag inhoudelijk aan te passen.

7. Tijdig informeren NWO

  • 7.1 Aan de hand van het in de call for proposals opgenomen tijdpad voor de beoordelingsprocedure is het voor een aanvrager meestal mogelijk om reeds op voorhand in te schatten of tijdens het kindverlof door NWO input zal worden verwacht. Het is voor NWO alléén mogelijk om het inputmoment te verplaatsen naar een moment voor of na het kindverlof, als NWO hiervan tijdig door de aanvrager op de hoogte wordt gesteld. Het is daarom van belang dat een aanvrager zo snel mogelijk contact opneemt met de in de call for proposals vermelde NWO-contactpersoon.

  • 7.2 Door de aanvrager in verband met deze tegemoetkomingsregeling aan NWO verstrekte informatie wordt door NWO vertrouwelijk behandeld.

8. Verzoek gebruikmaking tegemoetkomingsregeling

Om gebruik te kunnen maken van deze regeling dient een aanvrager daartoe een met redenen omkleed schriftelijk verzoek in te dienen bij NWO via de secretaris van de desbetreffende subsidieronde. Bij dit verzoek verstrekt de aanvrager alle benodigde informatie op grond waarvan NWO een beslissing kan nemen, met inbegrip van informatie waaruit blijkt dat de aanvrager zal zijn verhinderd om input te leveren wegens kindverlof.

  1. Toelichting: in geval van aanvragen van subsidie door onderzoeksgroepen (d.w.z. met meerdere aanvragers) kan niet-deelname aan de beoordelingsronde door een van de aanvragers als gevolg van zwangerschap van deze aanvrager in de regel worden opgevangen door andere leden van de onderzoeksgroep.

    ^ [1]
  2. Toelichting: Afhankelijk van het moment waarop het oorspronkelijke moment van schriftelijke input binnen het kindverlof valt, alsmede het moment waarop NWO alle referentenrapporten heeft ontvangen, en de bestaande ruimte binnen de beoordelingsprocedure, is verschuiving van de schriftelijke inputperiode naar een moment buiten het kindverlof in sommige gevallen voor NWO praktisch onmogelijk.

    ^ [2]
  3. Toelichting: Interviews vinden meestal slechts op één of enkele op elkaar volgende dagen plaats, waardoor verschuiving van het interview naar een moment dat het buiten het kindverlof valt vaak onmogelijk is, zonder dat dit zou leiden tot een significante vertraging van de subsidieronde.

    ^ [3]
Terug naar begin van de pagina