Deze werkinstructie geldt voor aanvragen van reguliere paspoorten en identiteitskaarten
door niet-ingezetenen en is opgesteld voor de uitgevende instanties van de aangewezen
gemeenten, de posten in het buitenland en de Kabinetten van de Gouverneurs.
Voor het indienen van de aanvraag heeft een burger mogelijkerwijs de digitale vragenlijst
(‘paspoorttool’) op nederlandwereldwijd.nl ingevuld. Aan de hand daarvan heeft deze
burger een ‘checklist’ ontvangen met voor de aanvraag benodigde documenten. Hoewel
aan deze lijst geen rechten kunnen worden ontleend kan de burger in de veronderstelling
verkeren alle voor de aanvraag benodigde documenten bij zich te hebben. Hiermee dient
u rekening te houden. Dit neemt niet weg dat in geval van gerede twijfel de mogelijkheid
bestaat om nader onderzoek te doen.
Het aanvraagproces is opgedeeld in vijf stappen die uiteindelijk bepalen welke documenten
een aanvrager moet overleggen om te bepalen of u de aanvrager een reisdocument kunt
verstrekken.
-
• Stap 1: vaststellen van de identiteit van de aanvrager.
-
• Stap 2: vaststellen of u bevoegd bent.
-
• Stap 3: vaststellen van de nationaliteit.
-
• Stap 4: vaststellen handelingsonbekwaamheid aanvrager.
-
• Stap 5: vaststellen houdergegevens.
1. Vaststellen van de identiteit van de aanvrager
Voor het vaststellen van de identiteit volgt u de volgende werkwijze:
-
1.1. Heeft de aanvrager een geldig identiteitsdocument en kunt u met dit document de identiteit vaststellen?
-
1.1.1. Ja, de aanvrager heeft een document en daarmee kan de identiteit worden vastgesteld.
Ga door naar 1.2
-
1.1.2. Ja, de aanvrager heeft een document, maar daarmee kan de identiteit niet worden vastgesteld.
Ga door naar 1.3
-
1.1.3. Nee. Ga door naar 1.3
-
1.2. Is het overlegde Nederlandse document van rechtswege vervallen?
-
1.2.1. Nee, ga door naar 2
-
1.2.2. Ja, ga door naar 1.3
-
1.3. Heeft de aanvrager eerder een Nederlands reisdocument gehad en is met behulp van het
oude aanvraagdossier de identiteit vast te stellen?
-
1.3.1. Ja, er is eerder een Nederlands reisdocument verstrekt en met behulp van het oude
aanvraagdossier kan de identiteit worden vastgesteld. Ga naar 2
-
1.3.2. Ja, er is eerder een Nederlands reisdocument verstrekt, maar met behulp van het oude
aanvraagdossier kan de identiteit niet worden vastgesteld. Ga naar 1.4
-
1.3.3. Nee. Ga door naar 1.4
-
1.4. Is de aanvrager ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI deel van de BRP en is
het mogelijk met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit
vast te stellen?
-
1.4.1. Ja, de aanvrager is ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI deel van de BRP en
het is mogelijk om met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen de identiteit
vast te stellen. Ga naar 2
-
1.4.2. Ja, de aanvrager is ingeschreven als niet-ingezetene in het RNI deel van de BRP, maar
het is niet mogelijk om met behulp van de persoonslijst en identificerende vragen
de identiteit vast te stellen. Ga naar 1.5
-
1.4.3. Nee. Ga door naar 1.5
-
1.5. Is het mogelijk om met behulp van andere bronnen de identiteit vast te stellen?
-
1.5.1. Ja, ga door naar 2
-
1.5.2. Nee, u kunt de identiteit niet vaststellen en geen aanvraag in behandeling nemen
2. Vaststellen of u bevoegd bent?
Nu de identiteit is vastgesteld stelt u, voordat u de nationaliteit gaat vaststellen
of u bevoegd bent een aanvraag in behandeling te nemen.
-
2.1. Bent u een uitgevende instantie voor niet-ingezetenen?
-
2.2. Is de aanvrager ingeschreven in de BRP/PIVA?
-
2.2.1. Ja, de aanvrager is als ingezetene ingeschreven in BRP/PIVA. Grensgemeente: U bent
als grensgemeente niet bevoegd. Verwijs de aanvrager door naar de gemeente waar hij
als ingezetene staat ingeschreven. Kabinet Gouverneur: wijs de aanvrager door naar
afdeling burgerzaken van het land.
-
2.2.2. Ja, de aanvrager is als niet-ingezetene ingeschreven in de BRP. Ga naar 2.3
-
2.2.3. Nee, de aanvrager is niet in de BRP/PIVA geregistreerd. Ga naar 2.3
-
2.3. Heeft de aanvrager een bewijs van verblijf in een ander land?
-
2.3.1. Ja, u bent bevoegd, ga naar 3
-
2.3.2. Nee, u bent ook in dit geval bevoegd. Grensgemeente: betreft het een niet- ingezetene
die VOW is uitgeschreven en u heeft het vermoeden dat de aanvrager woonachtig is in
Nederland, wijst u hem er op dat hij verplicht is zich in te schrijven bij de gemeente
waar hij feitelijk woonachtig is en dat het aanvragen van een reisdocument daar goedkoper
is. U doet op grond van artikel 2.34 van de Wet BRP een terugmelding aan het college van B&W van de gemeente waar de aanvrager woonachtig
is. U neemt de aanvraag in behandeling. Ga naar 3.
Kabinetten Gouverneurs: indien u het vermoeden heeft dat de aanvrager eigenlijk ingeschreven
zou moeten staan in de PIVA wordt u in het kader van de goede bijhouding van de bevolkingsadministratie
gevraagd een burger erop te attenderen dat hij dient te voldoen aan de meldplicht
(inschrijving in de PIVA) bij een verblijf langer dan 9 maanden.
3. Vaststellen van de nationaliteit
Nu de identiteit is vastgesteld en u heeft vastgesteld dat u bevoegd bent stelt u
de nationaliteit op de volgende wijze vast. Voor het indienen van de aanvraag heeft
de burger mogelijkerwijs een vragenlijst ingevuld welke u betrekt bij het beantwoorden
van de volgende vragen over de nationaliteit.
-
3.1. Heeft de aanvrager een geldig of maximaal 2 jaar verlopen Nederlands reisdocument
overgelegd?
-
3.1.1. Ja, ga door naar 3.2
-
3.1.2. Nee, ga door naar 3.2
-
3.2. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier aangegeven niet in het bezit te zijn van
een buitenlands reisdocument?
-
3.2.1. Ja, ga door naar 3.3
-
3.2.2. Nee, ga door naar 3.3
-
3.3. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier aangegeven niet in het bezit te zijn van
een andere nationaliteit?
-
3.3.1. Ja, ga door naar 3.4
-
3.3.2. Nee, ga door naar 3.4
-
3.4. Is in het overgelegd bewijs van verblijf uitsluitend de Nederlandse nationaliteit
vermeld?
-
3.4.1. Ja, of: er is geen bewijs van verblijf overgelegd, of het bewijs vermeldt geen nationaliteit,
-
3.4.2. Nee, er is wel een bewijs van verblijf overgelegd waarin (aanwijzingen voor) een andere
nationaliteit in zijn opgenomen
-
3.5. Bepaal of aanvullend onderzoek nodig is om vast te stellen of de aanvrager de Nederlandse
nationaliteit bezit:
-
3.5.1. Indien op de vragen 3.1, 3.2, 3.3 en 3.4 ja is geantwoord is de aanvrager Nederlander
en is geen aanvullend onderzoek nodig. Ga door naar 4.
-
3.5.2. Indien op een of meer van de vragen 3.1, 3.2, 3.3 of 3.4 Nee is geantwoord is het
noodzakelijk nader onderzoek uit te voeren, ga naar 3.6
-
3.6. Onderzoek of de aanvrager (nog) Nederlander is aan de hand van:
-
3.7. Is de aanvrager Nederlander?
-
3.7.1. Ja, ga door naar 4.
-
3.7.2. Nee, u kunt geen aanvraag in behandeling nemen
Als u vaststelt dat de aanvrager niet langer beschikt over de Nederlandse nationaliteit
en wel een geldig Nederlands reisdocument in zijn bezit heeft neemt u dit document
in. Als het niet mogelijk is het document in te houden stuurt u een kennisgeving (C7
formulier) naar RvIG. U stelt betrokkene daarvan op de hoogte. Het document is met
de vaststelling dat de houder niet (meer) over de Nederlandse nationaliteit beschikt
van rechtswege vervallen en moet in het Basisregister reisdocumenten worden opgenomen.
Tevens stuurt u een verzoek tot opname in het Register Paspoortsignalering via een
formulier aan RvIG. Per document moet een formulier verstuurd worden.
Een aanvrager die het Nederlanderschap heeft verloren wijst u op de via rijksoverheid
beschikbaar gestelde informatie over het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit:
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/nederlandse-nationaliteit/inhoud/nederlander-worden
4. Vaststellen handelingsbekwaamheid aanvrager?
Nu de identiteit is vastgesteld, u heeft bepaald dat u bevoegd bent en dat de aanvrager
de Nederlandse nationaliteit bezit bepaalt u of u in verband met handelingsonbekwaamheid
aanvullende toestemming nodig heeft. 4.2.1 is niet van toepassing op de Kabinetten
van de Gouverneurs.
-
4.1. Is de aanvrager minderjarig?
-
4.1.1. Ja, ga naar 4.3
-
4.1.2. Nee, ga naar 4.2
-
4.2. Twijfelt u over de handelingsbekwaamheid van de meerderjarige?
-
4.3. Stel vast wie het gezag over de minderjarige heeft.
-
4.3.1. Als ouders gehuwd zijn op moment van geboorte, dienen beide ouders toestemming te
verlenen om een aanvraag in te dienen en moet bij een eerste aanvraag een originele
geboorteakte worden getoond zodat kan worden vastgesteld wie er toestemming moet geven.
Bij een vervolgaanvraag is een kopie voldoende.
-
4.3.2. Als ouder gehuwd zijn op moment van geboorte, maar een van de ouders overleden is
moet met een overlijdensakte aangetoond worden dat de andere ouder alleen het gezag
uitoefent.
-
4.3.3. Als ouders gescheiden zijn na de geboorte en niet beide schriftelijk toestemming verlenen,
moeten zij aantonen wie het wettelijk gezag over de minderjarige uitoefent.
-
4.3.4. Als op moment van geboorte de moeder ongehuwd is en het kind niet erkend is, moet
de moeder schriftelijk toestemming verlenen.
-
4.3.5. Als op moment van geboorte ongehuwde ouders het gezamenlijk wettelijk gezag na de
geboorte van de minderjarige(n) hebben aangevraagd, moeten beide ouders toestemming
verlenen.
-
4.3.6. Indien geen van bovenstaand van toepassing is, ga dan na wie het gezag heeft, o.a.
door het raadplegen van wetgeving terzake in het land waar het kind woonachtig is.
Uitsluitend in geval van twijfel moeten ouders met een uittreksel uit het gezagsregister,
of als het kind in het buitenland is geboren een ander relevant document aantonen wie het wettelijk gezag heeft.
De toestemming moet schriftelijk worden gegeven. De identiteit van degenen die toestemming
verlenen, wordt vastgesteld met een (kopie van een) identiteitsdocument met handtekening.
Bij twijfel over de juistheid van de gegeven toestemming wordt nader onderzoek uitgevoerd.
5. Vaststellen houdergegevens
In voorgaande stappen heeft u diverse bewijsstukken beoordeeld. Aan de hand van een
onderlinge vergelijking van deze documenten bepaalt u of u de houdergegevens vast
kunt stellen.
-
5.1. Heeft de aanvrager op het aanvraagformulier om opneming van de geslachtsnaam van de
(gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner verzocht?
-
5.1.1. Ja, ga door naar 5.2
-
5.1.2. Nee, ga door naar 5.4
-
5.2. Is dit gegeven ook in het vorige document opgenomen en bevatten de ontvangen documenten
geen aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming?
-
5.2.1. Ja, dit gegeven is ook in het vorige document opgenomen en de ontvangen documenten
bevatten geen aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming. Neem de geslachtsnaam
van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner over en ga door naar
5.4
-
5.2.2. Ja, dit gegeven is ook in het vorige document opgenomen, maar de ontvangen documenten
bevatten aanwijzingen die afwijken van het verzoek om opneming, ga door naar 5.3
-
5.2.3. Nee, ga door naar 5.3
-
5.3. Is het mogelijk om met behulp van de aanwezige documenten vast te stellen wat de burgerlijke
staat is van de aanvrager?
-
5.3.1. Ja, neem de geslachtsnaam van de (gewezen) echtgenoot, echtgenote of geregistreerd
partner over, ga door naar 5.4
-
5.3.2. Nee, verzoek de aanvrager om documenten te overleggen waarmee de burgerlijke staat
vastgesteld kan worden. Bepaal aan de hand hiervan of de geslachtsnaam van de (gewezen)
echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner overgenomen kan worden, ga door naar
5.4
-
5.4. Bevatten de documenten aanwijzingen die aanleiding zijn om te twijfelen over de op
te nemen gegevens?
-
5.4.1. Ja, verzoek de aanvrager om documenten te overleggen waarmee de houdergegevens vastgesteld
kunnen worden. Bepaal aan de hand hiervan welke houdergegevens opgenomen moet worden.
Ga door naar 5.5
-
5.4.2. Nee, bepaal aan de hand van de reeds overgelegde documenten welke houdergegevens opgenomen
moet worden. Ga door naar 5.5
-
5.5. Is er sprake van een in het buitenland voltrokken rechtsfeit welke niet is verwerkt
in een Nederlandse akte?
-
5.5.1. Nee, bepaal aan de hand van de reeds overgelegde documenten welke houdergegevens opgenomen
moet worden. Ga door naar 5.6
-
5.5.2. Ja, als de burger dit rechtsfeit aan de hand van een buitenlands document kan aantonen neemt u de gewijzigde houdergegevens op in het reisdocument. Ga door
naar 5.6
-
5.6. Staat de aanvrager ingeschreven in de BRP/Piva?
-
5.6.1. Ja: neem, indien van toepassing, het BSN over uit de BRP en neem het op in het reisdocument
-
5.6.2. Nee: neem geen BSN op in reisdocument