Regeling inzage- en correctierecht UWV 2018

Geldend van 25-05-2018 t/m heden

Regeling inzage- en correctierecht UWV 2018

De Raad van Bestuur van Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen

Gelet op hoofdstuk III Algemene Verordening Gegevensbescherming

BESLUIT

§ 1. Definities

Artikel 1. Definities en toepassingsbereik

  • 1 Deze regeling is van toepassing op verzoeken om inzage in en correctie van persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de wettelijke taken door UWV.

  • 2 In deze regeling wordt verstaan onder:

    • a. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;

    • b. UWV: Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen als bedoeld in artikel 2 van de Wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;

    • c. persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

    • d. verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

    • e. betrokkene: Natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

    • f. verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;

    • g. verzoek om inzage: een verzoek van of namens betrokkene aan UWV om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van de betrokkene betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te krijgen in de persoonsgegevens en van de in artikel 15, lid 1, AVG genoemde informatie, alsmede, voor zover het betreft medische gegevens uit een medisch dossier, een verzoek op grond van artikel 7:456 Burgerlijk Wetboek tot inzage in en afschrift van bescheiden;

    • h. verzoek om correctie: een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 16 AVG, persoonsgegevens van betrokkene te corrigeren of de gegevens aan te laten vullen wanneer deze incompleet zijn, bijvoorbeeld door een aanvullende verklaring te verstrekken;

    • i. verzoeker: degene die een verzoek om inzage of correctie indient bij UWV;

    • j. schriftelijk: niet in elektronische vorm;

    • j. legitimatiebewijs: een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;

    • k. derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

§ 2. Indiening en in behandeling neming verzoeken

Artikel 2. Indiening van verzoeken

  • 1 De betrokkene heeft het recht vrijelijk en met redelijke tussenpozen een schriftelijk verzoek om inzage in en correctie van zijn persoonsgegevens in te dienen.

  • 2 Een schriftelijk ingediend verzoek wordt gedateerd en ondertekend, en bevat ten minste:

    • a. de volledige naam en voorletters en het adres van de betrokkene;

    • b. diens geboortedatum;

    • c. diens Burgerservicenummer (BSN)

    • d. een kopie van een geldig legitimatiebewijs van betrokkene.

  • 3 Een schriftelijk verzoek dat namens betrokkene wordt ingediend door een wettelijk vertegenwoordiger of een gemachtigde gaat vergezeld van een bewijsstuk inzake de wettelijke vertegenwoordiging of van een originele, door betrokkene ondertekende schriftelijke machtiging ter uitoefening van het inzage- of correctierecht door de verzoeker. Onverminderd het bepaalde in lid 2 wordt tevens ter identificatie een kopie van een geldig legitimatiebewijs van verzoeker bijgesloten en vermeldt het verzoek ook de volledige naam, voorletters en het adres van de verzoeker. Vorenstaande geldt niet als het verzoek wordt ingediend door een advocaat die als gemachtigde van betrokkene optreedt.

  • 4 Een verzoek om correctie kan slechts worden ingediend nadat de verzoeker inzage heeft genomen in de betreffende gegevens waarop correctie wordt verzocht. In aanvulling op het tweede en derde lid bevat een verzoek om correctie de aan te brengen wijzigingen.

  • 5 Het verzoek om inzage dan wel correctie moet worden ingediend bij een UWV-vestiging.

Artikel 3. Kosten van verzoeken

Aan een verzoek om inzage en een verzoek om correctie zijn geen kosten verbonden.

Artikel 4. Berichtgeving ontvangst

  • 1 Binnen vijf werkdagen na ontvangst van een verzoek verstuurt UWV een ontvangstbevestiging.

  • 2 De ontvangstbevestiging bevat tenminste de naam van een contactpersoon, een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van het verzoek.

Artikel 5. Toets op in behandeling nemen

  • 1 UWV betrekt bij de behandeling van een verzoek om inzage en/of correctie slechts die verwerkingen waarvoor het is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Ingeval UWV constateert dat het verzoek mede of uitsluitend betrekking heeft op gegevens die bij een ander bestuursorgaan als verwerkingsverantwoordelijke berusten, zendt UWV het verzoek ter behandeling door naar dat andere bestuursorgaan. Verzoeker krijgt hiervan, bericht.

  • 2 UWV toetst of een verzoek voldoet aan het bepaalde in artikel 2.

  • 3 Indien het verzoek niet voldoet aan het bepaalde in artikel 2 dan wordt verzoeker daarvan met de ontvangstbevestiging, bedoeld in artikel 4, in kennis gesteld. Verzoeker wordt dan in de gelegenheid gesteld zijn verzoek binnen 2 weken aan te vullen. Wordt binnen deze termijn het verzuim niet hersteld dan ontvangt verzoeker een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.

§ 3. Procedure uitvoering inzage en correctie

Artikel 6. Behandeling van verzoeken

  • 1 De verantwoordelijke (districts)manager van het organisatieonderdeel waarop het verzoek betrekking heeft en van de UWV-vestiging waar het verzoek is ingediend, dragen zorg voor afhandeling van een verzoek om inzage dan wel correctie.

  • 2 Indien het verzoek onder verantwoordelijkheid van een manager van een andere UWV-vestiging dient te worden afgehandeld, wordt het verzoek onverwijld naar die andere UWV-vestiging doorgezonden. Verzoeker krijgt, onverminderd het bepaalde in art. 4, hiervan bericht.

  • 3 Indien voor de uitoefening van het inzage- of correctierecht ook andere onderdelen van UWV moeten worden ingeschakeld, zet de verantwoordelijke manager hiertoe de nodige stappen en coördineert hij de uitvoering van de inzage of correctie.

  • 4 Een verzoek om inzage in of correctie van gegevens uit een medisch dossier wordt in afwijking van het eerste lid doorgezonden naar het betrokken onderdeel van Sociaal Medische Zaken (SMZ) en beoordeeld door de verzekeringsarts krachtens de aanwijzingen van de Richtlijn Beheer medische gegevens vallend onder het medisch beroepsgeheim van de verzekeringsarts.

  • 5 Een verzoek om inzage in of correctie van gegevens uit een opsporingsdossier wordt in afwijking van het eerste lid doorgezonden naar het betrokken onderdeel van directie Handhaving (DHH) en beoordeeld krachtens de instructie DHH Inzage-en correctierecht.

Artikel 7. Uitvoering inzageverzoek

  • 1 UWV deelt verzoeker schriftelijk onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van een verzoek, dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2, mee of UWV persoonsgegevens over de betrokkene verwerkt en of dan wel in hoeverre het verzoek om inzage wordt ingewilligd.

  • 2 Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken, kan de termijn in het eerste lid met twee maanden worden verlengd. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2, wordt verzoeker van een dergelijke verlenging in kennis gesteld.

  • 3 Indien het verzoek wordt ingewilligd, stelt UWV binnen de in het eerste en tweede lid bedoelde termijn de volgende informatie ter beschikking:

    • o een volledig en begrijpelijk overzicht van de verwerkte gegevens;

    • o een omschrijving van:

      • het doel of de doeleinden van de verwerking;

      • de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;

      • de ontvangers of categorieën ontvangers;

    • o alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens, wanneer de gegevens niet bij de betrokkene worden verzameld;

    • o de bewaartermijn van de persoonsgegevens;

    • o dat betrokkene het recht heeft op correctie en het recht om bezwaar te maken;

    • o dat betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

    • o het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

  • 4 Desgevraagd verschaft UWV tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

  • 5 Betrokkene heeft het recht een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

  • 6 Een verzoek om inzage wordt geheel of gedeeltelijk geweigerd voor zover dit noodzakelijk en evenredig is in het belang is van:

    • a. de nationale veiligheid;

    • b. landsverdediging;

    • c. de openbare veiligheid;

    • d. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid;

    • e. andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van de Europese Unie of van Nederland, met name een belangrijk economisch of financieel belang van de Europese Unie of van Nederland, met inbegrip van monetaire, budgettaire en fiscale aangelegenheden, volksgezondheid en sociale zekerheid;

    • f. de bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures;

    • g. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;

    • h. een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt, al is het incidenteel, met de uitoefening van het openbaar gezag in de gevallen, bedoeld in de onderdelen a, b, c, d, e en g;

    • i. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen; of

    • j. de inning van civielrechtelijke vorderingen.

  • 7 Als de administratie persoonsgegevens van een derde bevat die naar verwachting bezwaar zal hebben tegen verstrekking ervan aan betrokkene, stelt UWV die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost. UWV beslist naar aanleiding van hetgeen door die derde naar voren is gebracht of één van de in de lid 6 genoemde uitzonderingsgronden van toepassing is.

  • 8 De beslissing tot gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek om inzage vermeldt op welke gronden van het zesde lid een beperking van de inzage heeft plaatsgevonden.

Artikel 8. Uitvoering correctieverzoek

  • 1 UWV zal een verzoek om correctie slechts honoreren voor zover de opgenomen gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt.

  • 2 UWV deelt betrokkene schriftelijk onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2 mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

  • 3 Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken, kan de termijn in het tweede lid met twee maanden worden verlengd. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek dat voldoet aan het bepaalde in 6 wordt betrokkene van een dergelijke verlenging in kennis gesteld

  • 4 UWV voert een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk uit.

  • 5 Het bepaalde in artikel 7, zesde lid, is van overeenkomstige toepassing op een verzoek om correctie.

  • 6 Indien de persoonsgegevens zijn vastgelegd op een gegevensdrager waarin geen wijzigingen kunnen worden aangebracht, treft UWV de voorzieningen die nodig zijn om de gebruiker(s) van de gegevens te informeren over de onmogelijkheid van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, ondanks het feit dat er grond is voor aanpassing van de gegevens op grond van artikel 16 AVG.

  • 7 Indien de gegevens naar aanleiding van het verzoek zijn verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, brengt UWV derden aan wie de gegevens voorafgaand daaraan zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk op de hoogte van de aangebrachte wijzigingen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost.

  • 8 Indien verzoeker daarom vraagt, doet UWV opgave van de derden aan wie de wijzigingen zijn medegedeeld.

§ 4. Slotbepalingen

Artikel 9. Bezwaar en bemiddeling

  • 1 UWV wijst verzoeker in zijn beslissing op de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen besluiten die het op grond van deze regeling neemt.

  • 2 UWV wijst verzoeker in de beslissing op bezwaar op de mogelijkheid daartegen beroep aan te tekenen dan wel een verzoek tot bemiddeling in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 11. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling inzage- en correctierecht UWV 2018.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Amsterdam, 15 mei 2018

A. Paling

Voorzitter Raad van Bestuur

Terug naar begin van de pagina