Klachtenregeling MIVD

Geraadpleegd op 12-09-2024.
Geldend van 01-10-2018 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Klachtenregeling MIVD

De Minister van Defensie

Gelet op hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en paragraaf 7.2.3. van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017;

Besluit:

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. directeur: de directeur van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

• b. MIVD: de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

• c. minister: de Minister van Defensie;

• d. secretaris-generaal (SG): de secretaris-generaal van het ministerie van Defensie;

• e. leidinggevende: de persoon die de hoogste zeggenschap uitoefent binnen een team of afdeling;

• f. klager: de indiener van een klacht;

• g. klacht: uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan dan wel een persoon die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan zich heeft gedragen;

• h. klachtbehandeling: het onderzoeken van een klacht met inachtneming van afdeling 9.1.2. en 9.1.3. van de Algemene wet bestuursrecht;

• i. klachtafdoening: de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden als bedoeld in artikel 9:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

• j. klachtcoördinatiepunt MIVD: centraal punt binnen de MIVD, onder leiding van de klachtcoördinator, waar alle klachten binnenkomen. Het klachtcoördinatiepunt MIVD is telefonisch, per e-mail en per post te bereiken aangaande klachten;

• k. interne commissie klachtbehandeling: één of twee juristen, een beleidsondersteunend medewerker en een ondersteunend medewerker;

• l. klachtcoördinator: een door de directeur van de MIVD aan te wijzen medewerker van de MIVD, welke is belast met de coördinatie van de klachtbehandeling;

• m. afdeling klachtbehandeling: afdeling klachtbehandeling van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (CTIVD);

• n. Wiv 2017: Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2017.

Artikel 2. Doel en reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op de behandeling van klachten, zoals bedoeld in artikel 9:4 van de Algemene wet bestuursrecht, met dien verstande dat deze regeling enkel van toepassing is op de behandeling van klachten over (vermeend) optreden ter uitvoering van de Wiv 2017 of de Wet veiligheidsonderzoeken, als bedoeld in artikel 114 van de Wiv 2017.

Artikel 3. Het indienen van een klacht

• 1 Een ieder kan een klacht indienen over het (vermeende) optreden van de MIVD.

• 2 Een mondelinge klacht wordt ingediend bij het klachtcoördinatiepunt MIVD. De klacht van een klager die werkzaam is bij de MIVD, kan ook mondeling worden ingediend bij zijn leidinggevende als bedoeld in artikel 8.

• 3 Een schriftelijke klacht wordt rechtstreeks ingediend bij het klachtcoördinatiepunt MIVD.

• 4 Een leidinggevende, vertrouwenspersoon of andere functionaris die een klacht ontvangt, stelt het klachtcoördinatiepunt MIVD onverwijld in kennis van de klacht.

• 5 Met het indienen van een schriftelijke klacht wordt gelijkgesteld het door klager op elektronische wijze toezenden van de klacht, indien aan artikel 6, eerste lid, is voldaan.

Artikel 4. Termijn voor indiening

Een klacht over een gedraging die langer dan een jaar voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden, maar binnen een jaar nadat de klager van de gedraging op de hoogte is geraakt is ingediend, wordt in beginsel in behandeling genomen.

Artikel 5. Geen verplichting tot het behandelen van een klacht

• 1 Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien deze betrekking heeft op een gedraging:

  • a. waarover eerder een schriftelijke klacht is ingediend, die met inachtneming van deze regeling is behandeld;

  • b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

  • c. waartegen door klager bezwaar gemaakt is of had kunnen worden; dit laat onverlet de mogelijkheid een klacht in te dienen over de bewoordingen van de motivering van het besluit;

  • d. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is geweest of;

  • e. zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek of bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsverzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 2 Geen verplichting tot behandeling van een klacht bestaat, indien het belang van klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

• 3 Van het niet in behandeling nemen van een schriftelijke klacht, wordt klager door of namens het bevoegd gezag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld. In de kennisgeving wordt klager de mogelijkheid voorgehouden om over het niet in behandeling nemen van de klacht te klagen bij de afdeling klachtbehandeling.

• 4 In het geval er sprake is van een situatie als omschreven in het eerste lid, onder e, kan er alleen tot behandeling van een klacht worden overgegaan, na toestemming van het Openbaar Ministerie, de Koninklijke Marechaussee of de politie.

• 5 Voor sommige ernstige strafbare feiten, ambtsmisdrijven of personen bestaat een aangifteplicht. Bij twijfel of er sprake is van een mogelijk strafbaar feit of dat er aangifteplicht bestaat, overlegt de interne commissie klachtbehandeling met een juridisch adviseur van de Directie Juridische Zaken van het ministerie van Defensie. Verdere behandeling van de klacht vindt plaats na toestemming als bedoeld in het vierde lid.

Artikel 6. Vereisten voor het indienen van een schriftelijke klacht

• 1 Een schriftelijke klacht wordt door klager ondertekend en bevat ten minste de gegevens als vereist in artikel 115, eerste lid, onder a tot en met d, van de Wiv 2017.

• 2 De klager vermeldt zo concreet en nauwkeurig mogelijk wat de gedraging is, zo mogelijk waar en wanneer de gedraging heeft plaatsgevonden en de identiteit van aangeklaagde(n) evenals eventuele getuigen, indien bekend.

Artikel 7. Bevoegdheid

Namens de minister is de secretaris-generaal bevoegd tot klacht afdoening, tenzij sprake is van een herhaalde klacht of de klacht naar aard of inhoud zodanig gewicht heeft dat de minister deze zelf behoort af te doen.

Artikel 8. Vertrouwenspersoon

• 1 Een klager die werkzaam is bij de MIVD kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon, waarbij kan worden bezien of op informele wijze een aanvaardbare oplossing kan worden gevonden.

• 2 De vertrouwenspersoon heeft een intern verschoningsrecht en kan niet verplicht worden om vertrouwelijke informatie te geven aan anderen, ongeacht hun positie of rang, uitgezonderd aan opsporingsambtenaren in uitoefening van hun functie.

Artikel 9. Klachtcoördinator

De klachtcoördinator is verantwoordelijk voor de begeleiding van de uitvoering van de interne klachtbehandeling als ook voor de interne begeleiding van het onderzoek door de afdeling klachtbehandeling naar klachten die, na de interne klachtbehandeling, bij deze afdeling zijn ingediend. Tot slot draagt de klachtcoördinator zorg voor het, namens de minister, gevolg geven aan het bepaalde in artikel 124, vijfde lid, van de Wiv 2017.

Artikel 10. Interne commissie klachtbehandeling

• 1 De interne commissie klachtbehandeling bestaat uit ten minste één jurist van de Afdeling Juridische Zaken, één beleidsondersteunend medewerker van de Afdeling Beleidsondersteuning en één ondersteunend medewerker van de MIVD. In het geval van meer complexe klachten zullen er twee juristen zitting nemen in de commissie.

• 2 De interne commissie klachtbehandeling staat onder de eindverantwoordelijkheid van het Hoofd Afdeling Juridische Zaken.

• 3 De interne commissie klachtbehandeling behandelt de klachten die aan haar worden doorgezet door de klachtcoördinator.

• 4 Voor de commissieleden van de interne commissie klachtbehandeling geldt dat zij niet op enigerlei wijze betrokken mogen zijn, of zijn geweest, bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.

• 5 De afdeling waarop de klacht betrekking heeft biedt de door de interne commissie klachtbehandeling benodigde ondersteuning indien daartoe wordt verzocht door de interne commissie klachtbehandeling. De afdeling mengt zich niet in het onderzoek.

Artikel 11. Ontvangstbevestiging schriftelijke klacht

• 1 Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht, wordt door de klachtcoördinator aan klager bevestigd dat de klacht is ontvangen. De klachtcoördinator vermeldt daarbij de te volgen procedure van klachtbehandeling.

• 2 Indien de klacht niet voldoet aan de vereisten bedoeld in artikel 6, eerste lid, wordt klager in de gelegenheid gesteld dit verzuim te herstellen binnen een door de interne commissie klachtbehandeling gestelde redelijke termijn. Pas na het herstel van het verzuim vangt de termijn van behandeling bedoeld in artikel 12 aan.

Artikel 12. Termijnen voor behandeling

• 1 De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgedaan.

• 2 De afdoening kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

• 3 In het geval dat er tijdens de klachtbehandeling een mogelijk strafbaar feit naar voren komt waarvan aangifte wordt gedaan, wordt de behandeling van de klacht opgeschort totdat is vernomen van het Openbaar Ministerie, de Koninklijke Marechaussee of de politie dat geen bezwaar bestaat tegen het verder behandelen van de klacht.

• 4 In overmachtsituaties, kan enige flexibiliteit in de genoemde termijnen, onder voorbehoud van voortvarendheid in afdoening, noodzakelijk zijn.

• 5 Van iedere verdaging of uitstel wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en eventuele aangeklaagde.

Artikel 13. Behandeling van een schriftelijke klacht

• 1 De behandeling van een klacht is niet openbaar.

• 2 Aangeklaagde wordt een afschrift van de schriftelijke klacht en van de op de zaak betrekking hebbende stukken toegezonden. Klager krijgt eveneens de op de zaak betrekking hebbende stukken toegezonden.

• 3 Klager en aangeklaagde worden gehoord door de interne commissie klachtbehandeling. Degene die klager en aangeklaagde hoort, bepaalt of zij in elkaars aanwezigheid worden gehoord.

• 4 Klager en aangeklaagde kunnen zich door een raadsman laten bijstaan. Kosten voor deze bijstand worden niet vergoed. Een ieder kan optreden als raadsman zolang dit optreden zich verhoudt tot zijn of haar functie en positie ten opzichte van klager en aangeklaagde.

• 5 Van het horen van klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 6 De interne commissie klachtbehandeling is bevoegd informatie in te winnen, die voor de klachtbehandeling noodzakelijk is. Aangesproken functionarissen zijn gehouden de gevraagde informatie te verstrekken dan wel op andere wijze medewerking te verlenen, voor zover hun wettelijke geheimhoudingsplicht daartoe niet wordt geschonden.

• 7 Van elk horen wordt een verslag gemaakt. Klager en aangeklaagde hebben het recht om kennis te nemen van alle verslagen en te reageren op de afgelegde verklaringen.

• 8 De behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman en de rechtmatigheid van het optreden van de MIVD gelden als beoordelingskader voor de behandeling van de klacht.

• 9 Indien de behandeling van de klacht voor afronding van het onderzoek heeft geleid tot genoegdoening van de klager, kan de behandeling worden gestopt. Dit wordt schriftelijk bevestigd aan klager en aangeklaagde en geregistreerd door de klachtcoördinator.

Artikel 14. Afdoening

• 1 In de afdoeningsbrief stelt de interne commissie klachtbehandeling klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de schriftelijke klacht, zijn oordeel daarover, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden.

• 2 In de afdoeningsbrief wordt expliciet opgenomen of de klacht (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is. Indien de verweten gedragingen niet vastgesteld kunnen worden, wordt geen oordeel uitgesproken over de betreffende gedraging.

• 3 De afdoeningsbrief vermeldt dat, indien klager het niet eens is met de behandeling en/of afdoening van de klacht, hij binnen één jaar na kennisgeving van de afdoening zich kan richten tot de afdeling klachtbehandeling van de CTIVD zodat zij de klacht in behandeling kunnen nemen op basis van artikel 114 van de Wiv 2017.

• 4 De interne commissie klachtbehandeling is eigenaar van het dossier en draagt zorg voor een deugdelijke opslag daarvan. De commissieleden informeren de klachtcoördinator ten behoeve van de registratie van de afdoening van de klacht.

Artikel 15. Rechtsbescherming

• 1 De klager die ingevolge deze regeling te goeder trouw een klacht heeft ingediend, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg hiervan.

• 2 De leden van de interne commissie klachtbehandeling en andere personen die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de indiening en/of behandeling van een klacht worden op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van hun taken.

Artikel 16. Geheimhoudingsplicht

Een ieder die ingevolge deze regeling op de hoogte is gebracht van feiten dan wel in het bezit is gekomen van documenten, is verplicht tot geheimhouding van deze feiten en documenten voor zover dit uit aard van de zaak voortvloeit.

Artikel 17. Registratie en rapportage

De klachtcoördinator draagt zorg voor de registratie van klachten en de cijfermatige vermelding daarvan, in het jaarverslag van de MIVD.

Artikel 18. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2018.

Artikel 19. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling MIVD.

Origineel slotformulier en ondertekening

Deze regeling zal met de toelichting worden geplaatst in de Staatscourant.

’s-Gravenhage, 9 mei 2018

De Minister van Defensie,

A.Th.B. Bijleveld-Schouten