Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Geldend van 15-05-2018 t/m heden

Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Artikel 1

Dit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op papier die behoren of zullen gaan behoren tot het personeelsdossier van de medewerkers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties. Deze vervanging betreft alle papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op personeelsgegevens en salarisgegevens zoals beschreven in het ‘Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk, 1945.

Artikel 2

De digitale reproductie geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen zoals deze zijn opgenomen in de bijlage en in het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers. Het handboek ligt ter inzage bij het Cluster P-beheer van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

K.H. Ollongren

Bijlage

Deze bijlage bevat een samenvatting van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers conform artikel 26b van de Archiefregeling 2009 (wijziging 17 december 2012)

Het volledige handboek ligt ter inzage bij het Cluster P-beheer van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

  • a. De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt.

  • b. De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur.

  • c. Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen.

  • d. De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit.

  • e. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk.

  • f. De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten.

  • g. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

  • h. De kwaliteitsprocedures.

Ad.a

De documenten die het vervangingsproces doorlopen, betreffen alle originele papieren personele documenten van de medewerkers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die in het digitale personeelsdossier komen. Een onderscheid wordt gemaakt tussen de volgende personele documenten:

  • alle bestaande originele papieren documenten, die met terugwerkende kracht, na scanning zijn opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers van BZK;

  • alle nieuwe originele papieren documenten die na scanning bij de ‘vervangings’-locatie (P-Direkt) zijn/worden opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers van BZK.

Ad.b

Voor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:

  • Scannen in kleur of zwart/wit- Minimaal 60 pagina’s per minuut bij 300 dpi.

  • Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject (portrait).

  • Papierinvoer van minimaal 100 vel.

  • Bedrijfscyclus van minimaal 7.500 scans per dag.

Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8 Bit. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina toch zwart-wit worden gescand.

Voor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit. Het scannen in kleur wordt telkens handmatig ingesteld. Op aanvraag is er wel een kleurenprofiel te in te stellen.

  • Voor gedrukte teksten in zwart/wit betekent dat een bijna hoge kwaliteit, Alles is goed leesbaar.

  • Voor gedrukte teksten in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alles is bijzonder goed leesbaar.

  • Voor afbeeldingen in zwart/wit betekent dat een gemiddelde kwaliteit, alle relevante details zijn zichtbaar.

  • Voor afbeeldingen in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alle relevante details zijn heel goed zichtbaar.

De kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:

  • 300 dpi.

  • A4-formaat.

  • JPEG quality – 82 (op schaal van 1 tot 100).

  • Double sided scanning.

  • True color of zwart/wit.

  • OCR quality – High.

De Virtual Rescan instellingen zijn minimaal:

Clarity (helderheid):

Zwart/wit:

Kleur:

– Brightness

45

50

– Contrast

50

50

– Gamma

0

0

Automatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal (3) (onderdrukking van de achtergrond).

De Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:

  • Line filter (negeert dunne lijntjes) – Laag; Bij zwart/wit is de lineweight op normaal (5).

  • Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) – Zeer laag. (small 4).

  • Halftone pictures – normaal (50%) Density.

De Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:

  • Deskew (rechtzetten) – aan.

  • Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop aan) – aan.

  • Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) – aan.

  • Auto orientation (automatische pagina orientatie herkenning) – aan.

  • Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) – uit.

  • Edge Fill (automatische aanvullen met achtergrond bij hoekjes/randjes) – uit.

  • Auto Hole Fill (automatische perforatiegaten opvulling) – aan.

De kleurinstellingen zijn minimaal:

  • Colordetection (automatische kleurherkenning) – uit.

  • Detect small color areas (herkenning van kleine vlakken kleur) – aan – 50 (op schaal van 100).

De Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal;

  • Enable smoothing (sta regulering toe) – aan.

  • Background color (standaard achtergrondkleur) – Automatisch;-Background Color Sensitivity (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) – aan – 50 (op schaal van 100). In kleurscanmodus is deze instelling uit.

De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:

  • Enable Deletion (verwijderen toestaan) – aan.

  • Content Sensitivity (gevoeligheid op aanwezige content) – 50 (op schaal van 100) waarbij gaten worden genegeerd.

Ad.c

De scanstations zijn voorzien van ‘Capture-software’ voor het batchgewijs scannen van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen (metadata). Module Validation.

Aanvullend zijn de scanstations voorzien van ‘Virtual ReScan-software’ dat er voor zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.

Ad.d

Standaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat (Wettelijk identiteitsbewijs, Diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt telkens handmatig ingesteld bij het scannen.

Ad.e

Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per departement wordt er een batchclass aangemaakt ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken worden toegekend aan het digitale document. Documenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.

Documenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.

Ad.f

Nadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd op correct- en volledigheid. Om vervanging te waarborgen wordt het vier ogen principe toegepast. De medewerker welke heeft gevalideerd mag niet verifiëren. Dit wordt autorisatietechnisch in het systeem afgevangen. Module Verification.

Afwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden heeft veroorzaakt.

Ad.g

Na de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van het departement de te vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container. Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de inhoud wordt vervolgens vernietigd. Van de feitelijke vernietiging van het papier wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.

Ad.h

Voordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:

  • Leesbaarheid;

  • Volledigheid;

  • Authenticiteit;

  • Kleurstelling;

  • Aantal pagina’s;

  • Volgorde van de pagina’s;

  • Onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen, vlekken of vouwen;

  • Geen lege pagina’s.

  • 1x per week een controle op de scankwaliteit en instellingen doormiddel van testvellen, zoals de Macbeth chart.

Vervolgens wordt de batch voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus altijd dezelfde richting uit wijzen.

Terug naar begin van de pagina