Circulaire bezorgproces reisdocumenten

Geldend van 01-05-2018 t/m heden

Circulaire bezorgproces reisdocumenten

1. Inleiding

Deze circulaire heeft tot doel u te informeren over de wijzigingen in wet- en regelgeving1 inzake de (thuis)bezorging van reisdocumenten. De circulaire bevat voorwaarden voor bezorgdiensten, gecontracteerd door de uitgevende instanties. Het ontwerp van de circulaire is op 21 december 2017 gemeld aan de Commissie van de Europese Unie, notificatienummer 2018/0001/NL. Dit ter voldoening aan artikel 5, eerste lid, van Richtlijn (EU) 2015/1535 van het Europees Parlement en de Raad van 9 september 2015. Door aanmelding is voldaan aan de informatieprocedure op het gebied van technische voorschriften en regels betreffende diensten van de informatiemaatschappij (codificatie) (PbEU 2015, L241) (notificatierichtlijn). De circulaire bevat technische voorschriften in de zin van deze richtlijn. Deze bepalingen zijn verenigbaar met het vrije verkeer van goederen; zij zijn evenredig en waar nodig voorziet de circulaire in een gelijkwaardigheidsbepaling met het oog op de wederzijdse erkenning.

De onderhavige circulaire start met de aanleiding en inhoud van de wetswijzigingen en sluit met de criteria voor de (thuis) bezorging van reisdocumenten.

2. Aanleiding wijziging wet- en regelgeving

De wetswijziging vloeit voort uit de in 2013 door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) opgestarte proeftuin ‘Bezorgen reisdocumenten’. Het doel van de proeftuin was te bekijken of het mogelijk is om de uitreiking van een reisdocument niet te laten plaatsvinden aan het loket van een uitgevende instantie, maar bij de aanvrager thuis of op het werk. Dit onder handhaving van een adequaat niveau van beveiliging en zonder afbreuk te doen aan de eisen (organisatorisch, technisch en juridisch) voor een verantwoord uitgifteproces van reisdocumenten. Gemeenten konden door afsluiting van een convenant met het ministerie van BZK deelnemen aan de proeftuin. Circa 50 gemeenten namen deel aan de proeftuin.

3. Inhoud wetswijziging (thuis) bezorgen reisdocumenten

Met de aanpassing van de Paspoortwet, de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (hierna: PUN) en het Besluit Paspoortgelden in 2017 kunnen alle gemeenten opteren voor het laten (thuis)bezorgen van reisdocumenten. In de Paspoortwet2 is een grondslag opgenomen voor heffing van bezorgleges. De maximumtarieven voor heffing van de bezorgleges zijn met ingang van 1 januari 2018 opgenomen in het Besluit Paspoortgelden. In artikel 7, tweede lid van de Paspoortwet is ‘de snelheid van uitreiking’ aangevuld met ‘de wijze van uitreiking’. Door deze aanpassing is het mogelijk het document thuis of op het werk uit te reiken door een bezorgdienst en daarvoor leges in rekening te brengen.

In de PUN is een aantal wijzigingen doorgevoerd. In het nieuwe artikel 8a van de PUN is geregeld dat het bezorgen van reisdocumenten door ‘bevoegd en gekwalificeerd personeel’ moet worden uitgevoerd. In een aantal artikelen in de PUN (39 en 40 e.a.) is de term ‘ambtenaar/ambtenaren’ gewijzigd in ‘persoon/personen’. Reden hiervoor is om in het aanvraag- en uitgifteproces van reisdocumenten, het onderscheid aan te geven tussen handelingen die ambtenaren moeten verrichten en handelingen die ook andere personen mogen verrichten. Dit onderscheid wordt bepaald door de vraag of er sprake is van rechtshandelingen of feitelijke handelingen. Rechtshandelingen, zoals de beslissing of een reisdocument mag worden verstrekt, moeten door een ambtenaar worden uitgevoerd. Feitelijke handelingen, zoals de uitreiking van het reisdocument, mogen door andere personen worden verricht. Met deze aanpassing in de regelgeving is het mogelijk het uitreiken van het reisdocument te mandateren aan een bezorgdienst.

De wijziging in wet- en regelgeving ziet toe op het bezorgproces. De mogelijkheid om het reisdocument op het stadhuis uit te reiken blijft ook door aanpassing van wet- en regelgeving bestaan. De optie van bezorgen van het reisdocument wordt naast de reguliere uitgifteprocedure aangeboden.

4. Nadere regels die toezien op het (thuis)bezorgen

De bezorging van het reisdocument door de bezorgdienst vindt plaats met inachtneming van de volgende voorwaarden.

4a. Voorwaarden bezorgdienst

  • Is gespecialiseerd in en heeft aantoonbare ervaring met complexe logistieke dienstverlening met fraudegevoelige producten.

  • Heeft aantoonbare ervaring in processen betreffende een zorgvuldige en deugdelijke identiteitsvaststelling bij aflevering van een product.

  • Heeft aantoonbare ervaring op het terrein van informatiebeveiliging, bijvoorbeeld door middel van ISO 27001 of een vergelijkbaar niveau.

  • Is permanent bereikbaar voor de gemeenten zodat te allen tijde de laatste informatie kan worden doorgegeven.

  • Beschikt over een ‘track and trace-systeem’ zodat bij de gemeente te allen tijde bekend is waar de bezorger en de uit te reiken reisdocumenten zich bevinden en tussentijds in het Register Paspoortsignaleringen geregistreerde belemmeringen voor bezorgen van het reisdocument onmiddellijk kunnen worden doorgegeven aan de bezorgdienst.

  • Houdt zich aan de toepasselijke regels in verband met de bescherming van persoonsgegevens, vernietigt de gegevens betreffende de bezorging direct nadat de bezorging succesvol is afgerond, dan wel nadat de bezorging definitief is afgebroken en kan aantonen dat te vernietigen gegevens ook daadwerkelijk zijn vernietigd.

  • Zorgt voor onmiddellijke terug bezorging bij de gemeente van de reisdocumenten die niet konden worden bezorgd.

4b. Voorwaarden voor bewaring

  • Bewaart de reisdocumenten in een deugdelijke, inbraak vertragende en brandwerende voorziening, welke voorziening is geplaatst in een afgesloten ruimte, aangesloten is op een alarmsysteem en uitsluitend toegankelijk is voor daartoe bevoegde medewerkers van de bezorgdienst, dan wel, bij het transport van de reisdocumenten, in een specifiek daarvoor bestemde, deugdelijke, inbraak vertragende en brandwerende voorziening in een onopvallend motorrijtuig.

  • De brandwerende voorziening ofwel de kluis dient te voldoen aan de Europese NEN-normen.

4c. Voorwaarden identiteitsvaststelling

  • Het personeel van de bezorgdienst is opgeleid om een deugdelijke en zorgvuldige identiteitsvaststelling uit te voeren.

  • Na vaststelling van de identiteit wordt het document persoonlijk aan de aanvrager uitgereikt.

  • Het personeel van de bezorgdienst voldoet voorts ten minste aan de volgende eisen:

    • zijn gescreend door middel van een verklaring omtrent het gedrag;

    • hebben een integriteitverklaring getekend;

    • hebben aantoonbaar opleidingen gevolgd betreffende een zorgvuldige en deugdelijke identiteitsvaststelling;

    • hebben aantoonbare ervaring met het werken met producten waar zeer zorgvuldig mee moet worden omgegaan en met het vaststellen van de identiteit van de aanvrager.

4d. Proces van bezorgen

  • In het contract tussen de burgemeester en de bezorgdienst worden de voorwaarden voor de bezorgdienst, bewaring van reisdocumenten en voorwaarden omtrent identiteitsvaststelling vastgelegd.

  • De door de burgemeester gecontracteerde bezorgdienst dient te voldoen aan de randvoorwaarden voor veiligheid en privacyaspecten zoals vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Paspoortwet en de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland.

  • De bezorgdienst wordt door de burgemeester gemandateerd voor (thuis)bezorging en uitreiking van de reisdocumenten.

4e. Communicatie

  • Het ministerie van BZK wordt onverwijld geïnformeerd door de aangewezen contactpersoon van de gemeente, indien:

    • er risico's worden vastgesteld dan wel vermoed voor de bezorger of de ontvangers van de reisdocumenten;

    • reisdocumenten gedurende de periode dat ze zijn overgedragen van de gemeente aan de bezorgdienst en nog niet aan de ontvanger zijn uitgereikt, als gevolg van diefstal, vermissing of door andere oorzaak vermist zijn geraakt;

    • er sprake is van een voorval waarvan de gemeente vermoedt dat het ministerie van BZK moet worden geïnformeerd.

5. Leges

De heffing voor bezorgleges is per 1 januari 2018 opgenomen in het Besluit Paspoortgelden. In het onderhavige besluit is voor de bezorging van reisdocumenten binnen Nederland een maximumtarief van € 15 opgenomen. Voor de bezorging door grensgemeenten is een maximumtarief van € 25 opgenomen. Differentiatie van de in het besluit opgenomen tarieven is mogelijk, bijvoorbeeld bij bezorging in het weekend. De door de gemeente te hanteren tarieven voor (thuis)bezorging van reisdocumenten worden in de gemeentelijke legesverordening opgenomen.

6. Nadere informatie

U kunt voor vragen over deze circulaire contact opnemen met het contactcentrum van RvIG, te bereiken onder telefoonnummer 088-900 1000 of via info@rvig.nl

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

R.W. Knops

  1. Staatsblad 2017, 217 en Staatscourant 2016, nr. 52594

    ^ [1]
  2. Staatsblad 2017, 217

    ^ [2]
Terug naar begin van de pagina