3.2.1. De vergoeding van deelnamekosten
[Regeling vervallen per 13-04-2022]
‘Deelnamekosten’ worden in artikel 10h, eerste lid, Wmh, gedefinieerd als ‘kosten voor de deelname aan bijeenkomsten of manifestaties, waaronder
de daaraan verbonden reis- en verblijfskosten’. De vergoeding of het niet in rekening
brengen van deze kosten is toegestaan, mits dit beperkt blijft tot hetgeen strikt
noodzakelijk is om aan de bijeenkomst of manifestatie deel te nemen. Deelnamekosten
mogen zich niet uitstrekken tot anderen dan natuurlijke personen die betrokken zijn
bij de toepassing van een medisch hulpmiddel. Bovendien is niet relevant of de vergoeding
rechtstreeks door de leverancier aan de deelnemers wordt verstrekt, of via een tussen(rechts)persoon;
in beide gevallen moeten de hier beschreven regels voor de vergoeding van deelnamekosten
worden nageleefd.
Bij de beoordeling van de vraag of de vergoeding of het niet in rekening brengen acceptabel
is, zijn er drie criteria die zowel op bijeenkomsten als op manifestaties van toepassing
zijn:
-
• De deelnamekosten moeten strikt beperkt blijven tot het hoofddoel van de bijeenkomst
of manifestatie;
-
• De bijeenkomst of manifestatie dient plaats te vinden op een passende locatie;
-
• De vergoeding dient beperkt te blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is om aan de
bijeenkomst of manifestatie deel te nemen.
Daarnaast geldt voor bijeenkomsten nog het criterium dat er:
Criterium 1: De vergoeding blijft strikt beperkt tot het hoofddoel van de bijeenkomst
of manifestatie
Voor de invulling van het criterium dat de deelnamekosten strikt beperkt moeten blijven
tot het hoofddoel moet worden gekeken naar de verhouding in tijdsbesteding tussen
het (wetenschappelijke) programma en de overige onderdelen.
In algemene zin geldt dat het programma begrijpelijk en aanvaardbaar moet zijn. Het
programma moet niet alleen betrekking hebben op maar ook geschikt zijn voor het overdragen
van kennis. Dat betekent dat het programma van de bijeenkomst geschikt moet zijn voor
demonstraties van de specifieke hulpmiddelen en/of het overdragen van kennis en/of
vaardigheden met betrekking tot het gebruik, toepassing of onderhoud van specifieke
hulpmiddelen, en qua opbouwen tijdsindeling evenwichtig en redelijk en uitsluitend
gericht op het doel van de bijeenkomst.
De geschiktheid van het programma dient ook te blijken uit het inhoudelijke programma
en de kwalificaties en expertise van de trainers, begeleiders of sprekers. Wat opbouw
van het programma betreft dat koffie- en theepauzes, lunches en diners logische onderbrekingen
in het programma moeten zijn. Overnachtingen moeten gerechtvaardigd zijn. Andere programmaonderdelen
die geen verband houden met het inhoudelijk gedeelte, zoals recreatieve en sociale
activiteiten (zoals concerten, sportactiviteiten e.d.), zijn niet toegestaan.
Criterium 2: De bijeenkomst of manifestatie vindt plaats op een passende locatie
Met het criterium dat de bijeenkomst of manifestatie plaats dient te vinden op een
passende locatie wordt beoogd de vergoeding van deelnamekosten bescheiden te houden
en uitwassen te voorkomen. De economische waarde van de reis en het verblijf spelen
hierbij een rol. Bij de beoordeling van de gerechtvaardigdheid van de locatie speelt
de aard van de specifieke medische hulpmiddelen waar de bijeenkomst betrekking op
heeft een rol. Zo kan de keuze voor een bepaalde locatie vanwege de grootte of complexiteit
van de medische hulpmiddelen voor de hand liggen en zelfs noodzakelijk zijn voor de
training. Juist bij deze bijeenkomsten zal de rechtvaardiging voor de ligging en faciliteiten
gelegen zijn in het doel van de bijeenkomst. Zo zal een training vaak plaatsvinden
in een klinische omgeving, bij een bedrijf zelf of in een proefopstelling.
Meer specifiek ten aanzien van bijeenkomsten in het buitenland geldt dat deze eerder
kunnen worden gerechtvaardigd indien de bijeenkomst wordt georganiseerd door een buitenlandse
of internationale vereniging of instantie, indien de bijeenkomst open staat voor deelname
door natuurlijke personen die betrokken zijn bij de toepassing van een medisch hulpmiddel
uit meerdere landen, er een directe relatie is tussen het onderwerp of doel van de
bijeenkomst en de locatie, of indien er mogelijk een relevant onderzoeksinstituut
of bedrijf ter plekke aanwezig is, etc.
Criterium 3: De vergoeding blijft beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is
De vergoeding van deelnamekosten voor bijeenkomsten blijft beperkt tot hetgeen strikt
noodzakelijk is wanneer:
-
• deze niet meer bedraagt dan strikt noodzakelijk is en waarbij geldt dat de deelnamekosten
die door een leverancier of derde partij worden vergoed of niet in rekening worden
gebracht per persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel in ieder
geval niet meer bedragen dan € 500,– per keer en € 1.500,– per jaar; of
-
• de persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel draagt zelf ten
minste 50% van de deelnamekosten aan de bijeenkomst. Het spreekt voor zich dat een
transparante en valide afrekening daaraan ten grondslag dient te liggen en dat de
kosten reëel dienen te zijn.
Bij manifestaties blijft de vergoeding van deelnamekosten beperkt tot hetgeen strikt
noodzakelijk is indien de deelnamekosten die door een leverancier of derde partij
worden vergoed of niet in rekening worden gebracht per persoon betrokken bij de toepassing
van een medisch hulpmiddel in ieder geval niet meer bedragen dan € 75,– per keer en
€ 375,– per jaar.
Criterium 4: Sprekers op bijeenkomsten zijn transparant over hun banden met leveranciers
van medische hulpmiddelen.
Voor bijeenkomsten geldt de eis dat banden tussen sprekers en leveranciers of derde
partijen vooraf bekend dienen te worden gemaakt. Leveranciers mogen slechts in die
hoedanigheid aanwezig zijn indien zij als zodanig herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door
het dragen van badges.
