NWO Subsidieregeling 2017

Geraadpleegd op 21-03-2023.
Geldend van 07-02-2019 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

NWO Subsidieregeling 2017

1 mei 2017

De raad van bestuur van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek;

gelet op artikel 6, vierde lid, van de Wet op de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek;

gelet op artikel 2.2, eerste lid, onder e, van het Bestuursreglement NWO 2017;

besluit de volgende regeling vast te stellen:

Aanhef

Deze subsidieregeling bevat de voorwaarden en verplichtingen die van toepassing zijn bij de verlening van subsidies door NWO (waaronder begrepen: afwijzing, wijziging en vaststelling). De regeling is modulair opgebouwd en volgt daarbij het subsidieproces: aanvraag (module 1), beoordeling en besluitvorming (module 2), projectuitvoering (module 3) en publicatie en utilisatie (module 4). In module 5 (definities) zijn de gehanteerde begripsbepalingen opgenomen.

Deze subsidieregeling is een algemene regeling. Voor een specifiek subsidie-instrument kunnen aanvullende voorwaarden gelden. Deze dienen te worden opgenomen in de zogenoemde brochure. In de subsidieregeling is expliciet aangegeven (bijvoorbeeld met de formulering ‘in de brochure kan’) op welke onderdelen dergelijke specifieke bepalingen kunnen gelden.

Deze regeling is een subsidieregeling en past in het algemeen geldende bestuursrechtelijke kader (Algemene wet bestuursrecht, Europese regelgeving inzake staatssteun etc.). Eventuele privaatrechtelijke afspraken tussen projectdeelnemers dienen te worden opgenomen in een afzonderlijke overeenkomst.

De besluitvorming door NWO in het subsidieproces vindt plaats door verschillende organen en/of functionarissen. Omwille van de leesbaarheid is in deze regeling gekozen voor de generieke aanduiding NWO. In de Bevoegdhedenregeling NWO 2017 is bepaald welk orgaan of welke functionaris bevoegd is tot het nemen van het desbetreffende besluit.

Deze regeling is niet van toepassing op:

• • Kleine subsidies: een algemene uitzondering op het toepassingsbereik geldt voor subsidies tot en met 50.000 Euro.

• • Subsidie-instrumenten die NWO uitvoert, maar geheel of overwegend door een andere partij worden gefinancierd, kunnen buiten het bereik van deze regeling blijven, wanneer dat met de externe subsidiegever is afgesproken en in de subsidiebrochure wordt vermeld welke regels wel van toepassing zijn.

1. Aanvraag (‘wie kan aanvragen’)

1.1. Aanvrager

• 1. Subsidie kan worden aangevraagd door onderzoekers van de volgende kennisinstellingen:

  • • Universiteiten gevestigd in het Koninkrijk der Nederlanden;

  • • Universitaire medische centra;

  • • KNAW- en NWO-instituten;

  • • het Nederlands Kanker Instituut;

  • • het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

  • • de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble;

  • • NCB Naturalis;

  • • Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

  • • Prinses Maxima Centrum.

• 2. In de brochure kan worden bepaald dat subsidie ook kan worden aangevraagd door de in lid 1 genoemde kennisinstellingen zelf (vertegenwoordigd door het bestuur c.q. een daartoe door de kennisinstelling gemandateerde).

• 3. In de brochure kan worden bepaald dat aan andere organisaties en/of hun onderzoekers de mogelijkheid wordt geboden een subsidieaanvraag in te dienen. In dat geval gelden tenminste de volgende cumulatieve voorwaarden:

  • a. De desbetreffende organisatie:

    • i. is gevestigd in Nederland (tenzij lid 4 van toepassing is);

    • ii. heeft een publieke taak en is onafhankelijk in de uitvoering van onderzoek;

    • iii. ontvangt minimaal 50% publieke financiering;

    • iv. heeft geen winstoogmerk anders dan ten behoeve van het doen van verder onderzoek.

  • b. De onderzoekers genieten vrijheid van publicatie in de internationale wetenschappelijke literatuur.

• 4. Van de in lid 3, onder a, sub i, genoemde voorwaarde kan in de brochure (Call for proposals) worden afgeweken indien er sprake is van een internationaal subsidie-instrument waarbinnen NWO de verantwoordelijkheid draagt voor de aanvraag- en beoordelingsprocedure, of indien een (private) cofinancier van een NWO subsidie-instrument aanzienlijk bijdraagt aan het voor dit instrument beschikbare budget en tussen NWO en deze (private) cofinancier overeenstemming is bereikt over de categorieën en/of het percentage buitenlandse organisaties dat een subsidieaanvraag kan indienen.

• 5. In de brochure betreffende een subsidie-instrument uitgevoerd door het Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek (NRO), kan worden bepaald dat subsidie kan worden aangevraagd door onderzoekers en/of vertegenwoordigers van (niet in lid 1 genoemde) niet- universitaire onderzoeksinstituten, van hbo-instellingen en van overige onderwijsinstellingen die onderzoek kunnen uitvoeren van vergelijkbaar niveau.

• 6. In de brochure betreffende een subsidie-instrument uitgevoerd door het Nationaal Regieorgaan Praktijkgericht Onderzoek SIA, kan worden bepaald dat subsidie kan worden aangevraagd door onderzoekers en/of vertegenwoordigers van hbo-instellingen.

• 7. In de brochure betreffende een subsidie-instrument in het kader van de Nationale Wetenschapsagenda (NWA) kan worden bepaald dat van de in lid 3, onder a, genoemde voorwaarden wordt afgeweken. In dat geval dient de hoofdaanvrager werkzaam te zijn bij een organisatie die onafhankelijk is in de uitvoering van onderzoek en is gevestigd in Nederland.

1.2. Hoofd- en medebegunstigde

• 1. Subsidie kan gezamenlijk worden aangevraagd door meerdere aanvragers. In dat geval wijzen de gezamenlijke aanvragers een hoofdaanvrager aan. De kennisinstelling waarbij de hoofdaanvrager in dienst is c.q. de kennisinstelling die als hoofdaanvrager wordt aangewezen, wordt na verlening van de subsidie aangemerkt als hoofdbegunstigde. De hoofdbegunstigde is tevens de penvoerder. Medeaanvragers in dienst van een kennisinstelling c.q. de kennisinstellingen die medeaanvrager zijn, worden aangemerkt als medebegunstigden. De persoon in dienst van de kennisinstelling die de hoofdbegunstigde is en die de inhoudelijke en financiële eindverantwoordelijkheid draagt voor het project, wordt aangemerkt als (beoogd) projectleider. Elke medeaanvrager c.q. medebegunstigde in dienst van een kennisinstelling c.q. de kennisinstellingen die medeaanvrager zijn, wijst een (beoogd) deelprojectleider aan.

• 2. Hoofdaanvrager en medeaanvragers zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de subsidievoorwaarden, zoals onder meer bepaald in artikel 3.1.1. De (beoogd) projectleider ziet hierop toe en is voor NWO het eerste aanspreekpunt. Dit laat onverlet dat NWO de medebegunstigden ook rechtstreeks kan aanspreken, zoals onder meer bepaald in artikel 3.4.2, lid 2, jo. artikel 3.5.2, lid, 10.

• 3. In de brochure kan worden bepaald dat er tussen de hoofdaanvrager en medeaanvragers en/of private cofinanciers een (consortium)overeenkomst dient te worden overeengekomen. NWO kan partij zijn bij deze overeenkomst. De overeenkomst dient te voldoen aan de voorwaarden in deze subsidieregeling, alsmede aan de toepasselijke in de brochure gestelde voorwaarden, waaronder begrepen het geldende staatsteunregime zoals bedoeld in artikel 4.2.1, lid 4.

• 4. Hoofdaanvragers en medeaanvragers die in deeltijd werken beschikken in ieder geval over voldoende faciliteiten en budget om een project naar behoren te kunnen (laten) uitvoeren.

1.3. Kwalificaties aanvragers en onderzoekers

• 1. Een aanvrager dient te beschikken over een masterdiploma of een gelijkwaardige kwalificatie en dient aan het project deel te nemen (zie ook artikel 3.1.2).

• 2. Een aanvrager die niet tevens het onderzoek zelf uitvoert, dient gepromoveerd en/of hoogleraar bij een Nederlandse universiteit te zijn. De aanvrager dient in vaste dienst te zijn of een tenure track aanstelling te hebben bij een van de in artikel 1.1, lid 1, genoemde kennisinstellingen. Indien deze aanvrager niet in dienst is van een Nederlandse universiteit, dient hij aantoonbaar te beschikken over voldoende ervaring op het desbetreffende onderzoeksgebied en met het begeleiden van wetenschappelijk onderzoek.

• 3. De hierboven genoemde kwalificatie-eisen zijn niet van toepassing op aanvragers van een subsidie bij NRO en/of NRPO-SIA (zoals bedoeld in artikel 1.1, lid 5 en 6). In de brochure worden aan de aanvragers en/of onderzoekers nadere kwalificatie-eisen gesteld.

1.4. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen (‘wat kan worden aangevraagd’)

• 1. Uitsluitend projectspecifieke kosten komen voor subsidie in aanmerking. Deze zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:

  • i. personele kosten;

  • ii. materiële kosten;

  • iii. benchfee;

  • iv. investeringen.

• 2. Elke aanvraag is voorzien van een begroting aangaande de uit te voeren activiteiten, waarbij – voor zover van toepassing – in elk geval onderscheiden wordt tussen bovengenoemde kostenposten, indien de brochure niet anders vermeldt.

• 3. Kosten worden aangemerkt als projectspecifiek indien:

  • a. het gaat om directe (onderzoeks)kosten samenhangend met het in de aanvraag beschreven doel en passend bij de doelstelling uit de brochure;

  • b. deze kosten zijn gemaakt gedurende de looptijd van het project en niet vóór de datum van het subsidieverleningsbesluit, tenzij NWO vanwege bijzondere omstandigheden samenhangend met de (gedeeltelijke) cofinanciering bij het subsidieverleningsbesluit expliciet anders heeft bepaald;

  • c. de kosten niet uit andere middelen zijn of worden gefinancierd;

  • d. (in geval de subsidie wordt gebruikt als vergoeding voor personele kosten zonder dat op dit personeel de CAO NU of UMC’s van toepassing is): het aanstellingsbesluit betreffende dit personeel naar het oordeel van NWO betaling uit publieke onderzoeksmiddelen rechtvaardigt.

• 4. Het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek geeft maximum tarieven voor de subsidiabele (personele) kosten. Hierbij geldt dat de in de begroting van de subsidieaanvraag opgenomen bedragen de standaardbedragen genoemd in het Akkoord, inclusief daarbij behorende opslagen, niet mogen overschrijden. Dat geldt ook waar het Akkoord niet wordt gevolgd, tenzij met expliciete toestemming van de raad van bestuur. Voor tarieven die niet onder het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek vallen, kunnen nadere regels worden gesteld.

• 5. Indien kosten voor buitenlandse reizen voor subsidie in aanmerking komen, worden deze uitsluitend vergoed op grond van economy class.

• 6. Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere instellingen, die niet subsidiabel zijn op grond van artikel 1.1 van deze regeling, dan dragen deze niet-subsidiabele instellingen hun eigen kosten.

• 7. In de brochure kunnen nadere eisen worden gesteld aan kosten die voor subsidie in aanmerking komen.

• 8. De kennisinstelling behoudt als goed werkgever een eigen verantwoordelijkheid voor haar personeel en de daarmee gemoeide kosten die niet specifiek aan het project kunnen worden toegerekend, maar mede uit de eerste geldstroom worden gefinancierd. De kennisinstelling draagt zorg voor de benodigde basisvoorzieningen en de begeleiding van het op het project aangestelde personeel.

1.5. Private cofinanciering

• 1. Private cofinanciering van het project is uitsluitend mogelijk indien en voor zover dit in de brochure is bepaald.

• 2. Private cofinanciering kan zowel in cash als in kind worden geleverd. De waardebepaling vindt plaats conform artikel 3.2.4.

• 3. In de brochure kan NWO bepalen dat, indien private cofinanciering in cash aan een subsidie-instrument wordt geleverd, deze cofinanciering wordt toegevoegd aan het budget van een of meerdere projecten naar keuze van de desbetreffende private cofinancier.

• 4. Private cofinanciers dienen de door hen te leveren bijdrage in een steunbrief toe te zeggen. Een kopie van deze steunbrief (toezegging) wordt door de aanvrager bij de indiening meegestuurd.

• 5. De private cofinanciering wordt vastgelegd in een contract tussen de hoofdbegunstigde en de cofinancier c.q. tussen NWO en de cofinancier. NWO vermeldt de cofinanciering in het subsidieverleningsbesluit.

• 6. Private cofinanciers kunnen aan de cofinanciering geen voorwaarden verbinden, noch daar rechten aan ontlenen, tenzij in hoofdstuk 4 van deze subsidieregeling uitdrukkelijk anders is bepaald.

1.6. Procedure: aanvraagsysteem en taal

• 1. In de brochure wordt het aanvraagsysteem bepaald aan de hand waarvan aanvragen kunnen worden ingediend.

• 2. In de brochure wordt bepaald in welke taal de aanvraag moet worden ingediend.

2. Beoordeling en besluitvorming

2.1. Algemene principes en specifieke selectiecriteria

2.1.1. Algemene Principes

• 1. De beoordeling van aanvragen is non-discriminatoir, onafhankelijk, vertrouwelijk, efficiënt, en transparant.

• 2. Deze principes vormen de basis voor deze subsidieregeling. Het principe van onafhankelijke beoordeling impliceert dat binnen een besluitvormingsproces inhoudelijke advisering en besluitneming functioneel gescheiden zijn. Hoe om te gaan met betrokkenheid wordt expliciet beschreven in de Gedragscode Belangenverstrengeling.

2.1.2. Brochure (‘Call for proposals’)

• 1. Bij het openstellen van een subsidie-instrument publiceert NWO een brochure. In de brochure neemt NWO de specifieke selectiecriteria op. NWO kan in de brochure aanvullende voorwaarden opnemen, die bij de verlening van de subsidie worden opgelegd aan de begunstigde(n).

• 2. De brochure bevat, in aanvulling op deze subsidieregeling, de relevante informatie over het subsidie-instrument, waaronder in elk geval:

  • – wie kunnen aanvragen;

  • – wat kan worden aangevraagd;

  • – het totale maximale budget (subsidieplafond);

  • – instructies voor het opstellen van de aanvraag;

  • – beschrijving van de beoordelingsprocedure;

  • – het tijdpad waarbinnen de beoordelings- en besluitvormingsprocedure zal worden afgerond;

  • – de selectiecriteria;

  • – administratieve criteria zoals het maximaal aantal pagina’s van de aanvraag, opbouw van de begroting, etc.;

  • – de beleidsmatige criteria die door NWO worden gehanteerd, die de uiteindelijke prioritering van de voorstellen bepalen;

  • – waar van toepassing, de programmaspecifieke bepalingen inzake cofinanciering;

  • – bepalingen inzake de eventuele instelling van een gebruikerscommissie;

  • – eventuele nadere subsidievoorwaarden in aanvulling op de subsidieregeling NWO.

• 3. Indien van toepassing bevat de brochure tevens de minimaal te behalen classificatie of score om voor honorering in aanmerking te komen.

2.2. Beoordelings- en besluitvormingsprocedure

2.2.1. In behandeling nemen

• 1. Het bureau toetst de administratieve volledigheid van de aanvraag aan de hand van de criteria die zijn opgenomen in de brochure. Indien wordt vastgesteld dat een aanvraag administratief niet compleet is, wordt de aanvrager binnen een door NWO te stellen termijn in de gelegenheid gesteld deze tekortkoming te herstellen zodat de aanvraag alsnog in het beoordelingsproces kan worden opgenomen.

• 2. De beoordelingscommissie kan concluderen dat een aanvraag niet tot het onderzoeksterrein van het onderzoeksprogramma behoort.

• 3. In de in lid 1 en 2 genoemde gevallen kan NWO besluiten om de aanvraag af te wijzen (op grond van art. 4:5 Awb).

2.2.2. Vooraanmelding

• 1. In de brochure kan worden bepaald dat de aanvrager een vooraanmelding dient te doen.

• 2. De vooraanmelding houdt in dat er een beknopte aanvraag wordt ingediend.

• 3. De beknopte aanvraag wordt beoordeeld op de wijze zoals in de brochure is vermeld.

• 4. In de brochure wordt aangegeven of de beoordeling van de beknopte aanvraag leidt tot een (niet bindend) advies of tot een besluit van NWO aan de aanvrager over het al dan niet indienen van een volledige aanvraag.

• 5. Zonder vooraanmelding kan geen volledige aanvraag worden ingediend.

2.2.3. Voorselectie

• 1. NWO kan, indien na indiening van de aanvragen wordt vastgesteld dat het totaal aangevraagde subsidiebedrag het totaal beschikbare budget meer dan vier maal overschrijdt, besluiten tot een voorselectie van alle ingediende (volledige) aanvragen.

• 2. Alle subsidieaanvragen worden in geval van voorselectie globaal op de in de brochure beschreven selectiecriteria door een beoordelingscommissie beoordeeld. In de brochure wordt de wijze waarop deze criteria gewogen worden in geval van voorselectie nader uitgewerkt.

• 3. De beoordelingscommissie geeft de aanvrager gelegenheid tot wederhoor en adviseert vervolgens het bestuursorgaan. NWO besluit op basis van dit advies de niet of minder kansrijke aanvragen af te wijzen.

• 4. Indien de aanvraagdruk zo hoog is, dat een voorselectie onvoldoende soelaas biedt om het aantal te beoordelen aanvragen tot een aanvaardbaar aantal terug te brengen, kunnen aanvullende maatregelen getroffen worden.

2.2.4. Inschakeling van referenten

• 1. Bij de beoordeling van onderzoeksvoorstellen kan NWO referenten inschakelen. Referenten zijn deskundig op het onderzoeksterrein van de aanvraag en hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van NWO, de aanvrager en de beoordelingscommissie.

• 2. In de brochure kan NWO bepalen dat vanwege het bijzondere karakter van een subsidie-instrument geen referenten worden ingeschakeld.

• 3. Indien bij de beoordeling inschakeling van referenten plaatsvindt, worden in behandeling genomen subsidieaanvragen in principe beoordeeld door tenminste twee referenten die elk een beoordelingsrapport over de subsidieaanvraag opstellen. NWO kan besluiten om voor een bepaald subsidie-instrument het minimaal aantal te raadplegen referenten te verhogen. Hiervan wordt melding gemaakt in de brochure.

• 4. Van het minimale aantal referentenrapporten kan worden afgeweken onder de volgende voorwaarden:

  • i. er is een redelijk aantal referenten tot de beoordeling uitgenodigd;

  • ii. het ontbreken van referentenrapporten wordt afdoende gecompenseerd in die zin dat de betrokken beoordelingscommissie voldoende informatie voor handen heeft om zich een oordeel te kunnen vormen over de te beoordelen aanvragen.

• 5. Referentenrapporten die voor de gestelde deadline (die geldt voor deze rapporten) binnenkomen, worden altijd meegenomen bij de beoordeling van de desbetreffende aanvraag, tenzij ze kennelijk ongeschikt zijn als grondslag voor advisering.

• 6. Per aanvraagdossier vindt na de deadline een sluiting plaats voor opname van rapporten. Zolang deze sluiting niet heeft plaatsgevonden, en het aanvraagdossier nog niet het aantal beoogde referentenrapporten bevat, kan de deadline voor referentenrapporten vervolgens worden uitgesteld, voor zover de procedure dit toelaat.

• 7. In geval er geen enkel referentenrapport beschikbaar komt, beslist NWO welke werkwijze wordt gevolgd.

• 8. Tenzij dit in de brochure wordt uitgesloten, kunnen referenten gewraakt worden op de volgende wijze: aanvragers hebben de mogelijkheid om bij indiening aan het bureau ‘non-referenten’ op te geven tot een maximum van drie. NWO waarborgt de anonimiteit van deze non-referenten.

2.2.5. Weerwoord

De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om op de referentenrapporten te reageren door middel van een weerwoord. In de brochure wordt gespecificeerd hoe dit gebeurt. Het weerwoord wordt toegevoegd aan het te beoordelen materiaal.

2.2.6. Interview of site visit

• 1. In geval van een interview of site visit dient het doel hiervan binnen de besluitvormingsprocedure in de brochure te worden vermeld. Een interview respectievelijk een site visit vormt een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot een herijking van de rangorde waarin de aanvragen zijn geplaatst.

• 2. De uitnodiging voor een interview of de aankondiging van een site visit wordt tijdig verstuurd, zodat de aanvrager zich kan voorbereiden. Bij de uitnodiging, maar in elk geval minimaal één week voorafgaand daaraan, worden de namen van de leden van de interview- respectievelijk site visitcommissie aan de aanvrager bekend gemaakt.

• 3. Na afloop van het interview of de site visit vindt een verslaglegging plaats van de voor de beoordeling van de aanvraag relevante feiten die zich hebben voorgedaan tijdens het interview of de site visit, ten behoeve van het dossier van de desbetreffende aanvraag. Dit verslag wordt toegevoegd aan het dossier.

2.2.7. Beoordelingscommissie of jury

• 1. Voor de beoordeling en vergelijking van ontvangen (en volledige) aanvragen binnen een subsidieronde stelt NWO een adviesorgaan in, zijnde een beoordelingscommissie of een jury.

• 2. De samenstelling en werkwijze van een beoordelingscommissie of jury vinden plaats overeenkomstig de daarvoor door NWO opgestelde regels, voor zover deze regels niet in strijd zijn met onderstaande bepalingen.

• 3. De taak van de beoordelingscommissie of jury is om de ingediende aanvragen en de daarop betrekking hebbende stukken in onderlinge samenhang en op eigen merites te beoordelen. De beoordeling geschiedt op basis van de in de brochure gegeven selectiecriteria.

  • a. De werkwijze van de beoordelingscommissie bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

    • i. De beoordelingscommissie vergadert – bij voorkeur fysiek – over de kwaliteit van aanvragen.

    • ii. Alvorens tot beoordeling over te gaan bespreekt de beoordelingscommissie eventuele gevallen; van belangenverstrengeling en neemt daarover een besluit. Hierbij wordt de Gedragscode belangenverstrengeling NWO in acht genomen;

    • iii. De beoordelingscommissie stelt een (absoluut) eindoordeel vast over elke aanvraag afzonderlijk op basis van de aanvraag en de aanvullend verkregen informatie, en op basis van de criteria zoals beschreven in de brochure;

    • iv. De beoordelingscommissie stelt haar prioriteringsadvies vast, inclusief onderbouwing en een adequate beschrijving van de door haar gevolgde werkwijze. Over de prioritering van de aanvragen of een daarvan kan (ultimo) anoniem gestemd worden. In dat geval hoeft geen aanvullende onderbouwing van het kwaliteitsoordeel opgesteld te worden.

  • b. De werkwijze van de jury bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

    • i. De juryleden bepalen onafhankelijk van elkaar de kwaliteit van de aanvragen en de aanvullend verkregen informatie (waaronder het weerwoord), en stellen op basis van de criteria zoals beschreven in de brochure een (absoluut) eindoordeel vast over alle voorliggende aanvragen;

    • ii. NWO compileert en toetst de uitkomsten, hetgeen een scorelijst oplevert die dienst doet als (voorlopige) prioritering.

• 4. In geval het aantal aanvragen te omvangrijk is om door één beoordelingscommissie of jury te worden afgehandeld, kan de beoordeling en prioritering worden ondergebracht in deelcommissies, mits bij de aanvang van de beoordelingswerkzaamheden een protocol beschikbaar is waarin de wijze van prioritering is opgenomen.

• 5. De beoordelingscommissie of jury kan bij haar afweging nieuwe informatie betrekken of haar eigen oordeel over een aspect van de aanvraag waarover de referenten geen oordeel hebben gegeven. In dat geval dient hierover terugkoppeling (= vorm van wederhoor) naar de aanvrager plaats te vinden, en dient de commissie of jury de reactie van de aanvrager bij haar oordeelsvorming mee te wegen.

• 6. De rangorde wordt bepaald op elk moment binnen het selectieproces waarop een aantal voorstellen van verdere beoordeling wordt uitgesloten en dient minimaal te voorzien in een aantal categorieën waarin de te selecteren voorstellen worden ondergebracht.

2.3. Besluit en bezwaar

2.3.1. Het besluit

• 1. NWO neemt het besluit over de subsidieaanvragen op basis van het advies van de beoordelingscommissie of jury, en eventuele beleidsmatige criteria die vooraf zijn aangekondigd in de brochure.

• 2. Voor zover in de brochure aangegeven, kan er in een subsidieronde sprake zijn van verschillende momenten van besluitneming over de beoordeelde aanvragen, waarbij voor een deelgroep van de aanvragen een besluit eerder valt.

• 3. In de brochure wordt informatie gegeven over het tijdpad, c.q. de beslissingstermijnen. Indien de besluitvorming vertraging heeft opgelopen, stelt het bestuursorgaan de aanvragers zo spoedig mogelijk, en in elk geval voor afloop van de (aanvankelijke) beslistermijn, op de hoogte van de vertraging. Dit onder mededeling van de reden en de uiterlijke datum waarop het besluit alsnog genomen zal worden.

• 4. NWO bepaalt bij het besluit welk gedeelte van het beschikbare budget wordt ingezet. In aanmerking voor honorering komen slechts die aanvragen die, na het doorlopen van het hele selectieproces, aan de tevoren gestelde criteria voldoen. Voorstellen worden binnen het beschikbare budget in principe geheel toegewezen of afgewezen door NWO. NWO heeft de mogelijkheid om gemotiveerd het bij een voorstel behorend budget in te korten of een deelonderzoek voor honorering af te wijzen.

2.3.2. Kennisgeving van het besluit

• 1. NWO deelt het besluit schriftelijk mee aan de hoofdaanvrager en (indien de hoofdaanvrager niet tevens de projectleider is, ook) de projectleider. De projectleider stelt de medeaanvragers van dit besluit in kennis.

• 2. Een subsidieverleningsbesluit bevat de volgende elementen:

  • a. de mededeling dat de subsidieaanvraag en de bijbehorende begroting zijn goedgekeurd waarbij er sprake kan zijn van een bijstelling op de begroting, of afwijzing van deelonderzoeken;

  • b. Het toegekende (maximale) subsidiebedrag met een onderverdeling op hoofdkostenposten, waarbij er per afzonderlijke begrotingspost maxima kunnen worden gesteld en/of eigen bijdragen van de subsidieontvangers en/of bijdragen van private cofinanciers;

  • c. afspraken over de wijze van betaling;

  • d. de volgende termijnen:

    • 1. de termijn waarbinnen het project uiterlijk van start moet zijn gegaan te rekenen vanaf de datum van het subsidieverleningsbesluit;

    • 2. indien het subsidiebedrag niet hoger dan 50.000 euro is (en er bovendien niet onmiddellijk een vaststellingsbesluit is genomen), tevens:

      • i. de eindeuitvoeringsdatum;

      • ii. de uiterste datum waarop de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;

  • e. toepasselijke en eventuele aanvullende subsidievoorwaarden;

  • f. toepasselijke subsidieverplichtingen, waaronder in elk geval een datamanagementplan;

  • g. afspraken ten aanzien van tussentijdse rapportages en de eindrapportage;

  • h. afspraken over de op te leveren output.

• 3. Elk besluit over de al dan niet toekenning van middelen wordt voorzien van een voor de aanvrager – naar objectieve maatstaven – deugdelijke motivering en een bezwaar- of beroepsclausule.

2.3.3. Bezwaar

• 1. Een belanghebbende bij een besluit kan een bezwaarschrift indienen bij de raad van bestuur van NWO, binnen zes weken gerekend vanaf de datum van het besluit. De raad van bestuur neemt een besluit over dit bezwaarschrift op basis van een advies hierover van de Commissie Bezwaarschriften NWO.

• 2. In geval de raad van bestuur overgaat tot herroeping van een bestreden besluit, neemt de raad van bestuur in beginsel tegelijkertijd een nieuw besluit. Indien de raad van bestuur voor het nemen van dit nieuwe besluit echter afhankelijk is van nadere informatie vanuit een ander orgaan (zoals bv. het betrokken NWO-domein) zal de raad van bestuur eerst die informatie moeten inwinnen alvorens te (kunnen) besluiten op het bezwaarschrift. Hiervan wordt dan onverwijld mededeling gedaan aan de belanghebbende, onder vermelding van de uiterste datum waarop het besluit op het bezwaarschrift alsnog zal worden genomen.

2.3.4. Definitieve aanvaarding subsidievoorwaarden en -verplichtingen

De subsidievoorwaarden en -verplichtingen worden geacht definitief te zijn aanvaard, indien de begunstigde niet binnen de in artikel 2.3.3, lid 1, gestelde termijn in bezwaar gaat tegen het subsidieverleningsbesluit.

3. Project

3.1. Algemene verplichtingen

3.1.1. Verantwoordelijkheden begunstigden en (deel)projectleiders

• 1. De projectleider en de hoofdbegunstigde dragen zorg voor het voeren van een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de subsidiemiddelen.

• 2. Elke begunstigde verstrekt de voor het project benodigde basisvoorzieningen en draagt zorg voor de begeleiding van het op het project aangestelde personeel.

• 3. Elke begunstigde draagt er zorg voor dat de (deel)projectleiders de subsidievoorwaarden naleven bij de uitvoering van het project, en dat de subsidie op doelmatige wijze wordt besteed voor de doeleinden waarvoor deze wordt verleend.

• 4. De (deel)projectleiders en de begunstigden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

• 5. De (deel)projectleiders mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NWO ten behoeve van het project materialen of vertrouwelijke informatie van een derde gebruiken, of werkzaamheden door een derde, die geen dienstverband heeft met de begunstigde, laten uitvoeren.

3.1.2. Kwalificaties projectleider en personeel

• 1. Het op het project aan te stellen personeel dient minimaal te beschikken over die kwalificaties, die voor de door hen uit te voeren werkzaamheden zijn vereist. Wijziging in de samenstelling van het in het projectplan opgevoerde personeel dan wel de omvang waarin de personeelsleden voor het project worden ingezet en/of wijziging van de persoon van de projectleider worden aangemerkt als een gewijzigde omstandigheid zoals bedoeld in paragraaf 3.4 waarover NWO onverwijld dient te worden geïnformeerd.

• 2. De projectleider draagt er zorg voor dat het personeel voldoet aan de vereiste kwalificaties. De begunstigden zien hierop toe.

3.1.3. Uitvoering conform projectplan, wetenschappelijke normen en algemene regelgeving

• 1. De projectleider voert het project uit conform het projectplan. Hij neemt daarbij de criteria en standaarden in acht die gelden voor het desbetreffende wetenschappelijk onderzoek en handelt in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de geldende Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening (VSNU). Indien een betrokkene een vermoeden heeft van schending van genoemde wetenschappelijke normen en standaarden bij de uitvoering van het project, stelt de betrokkene NWO onverwijld op de hoogte van dit vermoeden en overlegt deze alle ter zake relevante documenten aan NWO. NWO kan een onderzoek instellen.

• 2. Een substantiële bijstelling van het projectplan gedurende het project wordt aangemerkt als een gewijzigde omstandigheid zoals bedoeld in paragraaf 3.4. Substantiële bijstelling is niet mogelijk zonder voorafgaande toestemming door NWO.

3.1.4. Investeringen

• 1. Onderzoeksmiddelen die worden bekostigd uit de subsidie en die als investeringen kunnen worden aangemerkt (doordat zij na afloop van het project economische waarde hebben cq kunnen worden hergebruikt) worden eigendom van de desbetreffende begunstigde, tenzij in de brochure en/of het subsidieverleningsbesluit door NWO anders is bepaald.

• 2. Aan investeringen kunnen bij het subsidieverleningsbesluit bijzondere verplichtingen worden verbonden, waaronder de verplichting om op aanschrijving van NWO deze apparatuur mede in gebruik te geven aan derden.

3.1.5. Misbruik, schade en aansprakelijkheid

• 1. Indien en voor zover het project kan leiden tot schadelijke gevolgen voor derden – zoals bijv. bij patiënten of proefpersonen – verzekert begunstigde, zich afdoende tegen de risico’s van desbetreffende aanspraken. Elke begunstigde vrijwaart NWO van iedere aansprakelijkheid ter zake.

• 2. De (deel)projectleider en de begunstigde(n) zullen zich inspannen en, waar dit in de rede ligt, de nodige voorzorgen nemen die waarborgen dat het project en/of de daarmee gegenereerde resultaten niet bij (kunnen) dragen aan terroristische activiteiten, de schending van mensenrechten en/of andere onwettige activiteiten.

3.2. Start van het project

3.2.1. Vooraf

• 1. Een project start niet eerder dan het moment waarop aan de voorwaarden is voldaan die in het subsidieverleningsbesluit met betrekking tot de start worden gesteld.

• 2. NWO kan in de brochure bepalen dat in aanvulling op het subsidieverleningsbesluit partijen voorafgaand aan de start in een overeenkomst hun onderlinge afspraken vastleggen.

• 3. NWO kan in de brochure bepalen dat er een subsidieovereenkomst dient te worden gesloten zoals bedoeld in artikel 4:36 Awb.

• 4. NWO kan een mededeling van het subsidieverleningsbesluit en/of de startdatum van het project op de website plaatsen, met een samenvatting van het projectvoorstel. Bij het indienen van de subsidieaanvraag kan de begunstigde – gemotiveerd – aangeven geen toestemming te geven voor publicatie van (/een deel van) de samenvatting op de website.

3.2.2. Uiterste startdatum

Het project gaat uiterlijk van start binnen 6 maanden na dagtekening van het subsidieverleningsbesluit, tenzij in de brochure anders is bepaald. Op verzoek van de begunstigde kan NWO in bijzondere gevallen toestemming verlenen de startdatum uit te stellen.

3.2.3. Betaling

• 1. NWO stort de toegekende subsidie op de rekening van de hoofdbegunstigde. NWO kan met de hoofdbegunstigde een afwijkende betalingswijze overeenkomen.

• 2. Betaling kan periodiek, in tranches plaatsvinden, volgens een vooraf vastgesteld betalingsschema, afhankelijk van het subsidie-instrument en looptijd van het project.

• 3. De hoofdbegunstigde zal de ontvangen middelen ter beschikking stellen aan de projectleider, met in achtneming van het bij het subsidieverleningsbesluit behorende goedgekeurde subsidiebudget en het geldende Akkoord.

• 4. De projectleider draagt er zorg voor dat elke begunstigde zijn aandeel in het goedgekeurde budget ontvangt.

• 5. Uitsluitend kosten waarvoor subsidie is toegekend in het subsidieverleningsbesluit komen voor betaling in aanmerking.

3.2.4. Betaling bij private cofinanciering

• 1. Private cofinanciering in cash wordt door NWO gefactureerd aan de desbetreffende partijen, tenzij NWO met de hoofdbegunstigde (tevens penvoerder) heeft afgesproken dat deze de inning van deze cofinanciering op zich neemt. In geval NWO de inning van de private cofinanciering op zich heeft genomen, stelt NWO deze, na ontvangst beschikbaar aan het project.

• 2. De waarde van private cofinanciering in kind die in de vorm van mensuren wordt geleverd, wordt vastgesteld aan de hand van de door NWO vastgestelde tarieven voor onderzoekers (zie www.nwo.nl/financiering/hoe-werkt-dat/salaristabellen).

• 3. De waarde van private cofinanciering in kind die in de vorm van materiële zaken c.q. investeringen wordt geleverd, wordt vastgesteld op grond van de kostprijs waarop reeds gedane afschrijvingen in mindering worden gebracht. Deze kostprijs dient naar rato van het gebruik aan het project te worden toegerekend.

• 4. De waarde van private cofinanciering in kind die in de vorm van dienstverlening of achtergrondkennis wordt geleverd, wordt deugdelijk onderbouwd. Voorwaarde daarbij is dat deze als nieuwe inspanning kan worden geïdentificeerd.

• 5. De private cofinanciers moeten kunnen aantonen dat de toegezegde in kind bijdrage is geleverd. Desgevraagd zal de projectleider een overzicht van de ingebrachte in kind bijdrage(n) aan NWO sturen. NWO is gerechtigd om dat overzicht te (laten) controleren.

3.2.5. Achtergrondkennis ten behoeve van de uitvoering van het project

• 1. Indien er achtergrondkennis wordt ingebracht door een van de projectdeelnemers en/of een lid van de gebruikerscommissie ten behoeve van de uitvoering van het project en voor de duur daarvan, verstrekt deze het gebruiksrecht op deze achtergrondkennis om niet.

• 2. De projectdeelnemer dan wel het lid van de gebruikerscommissie die achtergrondkennis inbrengt, blijft rechthebbende c.q. eigenaar van deze achtergrondkennis.

• 3. De rechthebbende garandeert de andere projectdeelnemers dat hij zelf over het gebruiksrecht kan beschikken. Indien en voor zover er beperkingen gelden bij de uitoefening van dit gebruiksrecht, verstrekt de rechthebbende de andere projectdeelnemers adequaat alle benodigde relevante informatie dienaangaande.

• 4. Indien en voor zover de achtergrondkennis benodigd is ten behoeve van de exploitatie en utilisatie geldt het bepaalde in paragraaf 4.2.

3.3. Voortgang

3.3.1. Projectverantwoordelijkheid

• 1. De projectleider is eerstverantwoordelijke voor de voortgang van het project en primair aanspreekpunt voor NWO. Een en ander laat onverlet dat de hoofdbegunstigde tevens penvoerder eindverantwoordelijke is voor de doelmatige en rechtmatige besteding van de subsidie. De projectleider is gehouden de begunstigde(n) op de hoogte te houden van alle relevante ontwikkelingen.

• 2. Eventuele (voorgenomen) afspraken dan wel overeenkomsten met derden ter uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt gegeven, dienen in het projectplan te worden vermeld.

3.3.2. Rapportage

• 1. Gedurende de uitvoering van het project zal NWO de voortgang ervan volgen door het opvragen van output gegevens. Tevens kan NWO waar gewenst tussentijdse rapportages opvragen, met inachtneming van de door de minister vastgestelde Aanwijzingen voor subsidieverstrekking:

  • a. Ongeacht de hoogte van de subsidiewaarde kan jaarlijks een opgave van de projectresultaten worden gevraagd.

  • b. Er kan maximaal één keer in de twee tot drie jaar een voortgangsverslag worden gevraagd voor:

    • i. projecten met een subsidiewaarde van meer dan 50.000 Euro tot en met 125.000 Euro en die bij een fulltime aanstelling langer dan drie jaar duren, of

    • ii. projecten waarvan de subsidiewaarde meer dan 125.000 Euro bedraagt en waarvan de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt langer dan twaalf maanden duurt.

  • c. Er kan maximaal één voortgangsverslag per twaalf maanden worden gevraagd voor:

    projecten met een subsidiewaarde van meer dan 50.000 Euro en waarvoor tevens geldt dat:

    • – die uitgevoerd worden met of gefinancierd worden door externe partijen, ofwel

    • – kennisvalorisatie een grote rol speelt en de periode voor uitvoering van de subsidieactiviteiten langer dan twaalf maanden bedraagt.

• 2. Voor tussen- en eindrapportages over de gesubsidieerde activiteiten geldt dat deze:

  • a. moeten worden aangeleverd via het door NWO aangegeven elektronische systeem en, voor zover vereist, in het daarvoor bestemde format;

  • b. worden ondertekend door de projectleider. De kennisinstelling tekent de financiële rapportages mede voor akkoord, en de inhoudelijke rapportages mede voor gezien.

• 3. Naar aanleiding van door NWO ontvangen tussentijdse rapportages kan NWO nadere aanwijzingen van inhoudelijke en/of financiële aard geven aan de projectleider.

• 4. In het geval de begunstigde valt onder het onderwijsaccountantsprotocol van het Ministerie van OCW/EZ, controleert de accountant van de begunstigde de rechtmatigheid van de besteding van de subsidiegelden in het kader van zijn jaarrekeningcontrole overeenkomstig het voornoemd protocol. Dit onverminderd de bevoegdheid van NWO tot controle van de boeken respectievelijk tot onderzoek bij de instelling naar de naleving van aan de subsidie verbonden verplichtingen. De instelling verleent de door NWO gevraagde medewerking aan deze site visits.

3.3.2a. Gebruikerscommissie

• 1. In de brochure kan worden bepaald dat NWO een gebruikerscommissie instelt. Bij de instelling wordt haar taak en werkwijze vastgelegd. De projectleider is voorzitter van de gebruikerscommissie. Het secretariaat van de commissie wordt gevoerd door NWO. De hoofdtaak van de gebruikerscommissie is de projectleider te adviseren over de richting van het project met als doel de utilisatiemogelijkheden te maximaliseren.

• 2. Indien er een gebruikerscommissie is ingesteld, rapporteert de projectleider schriftelijk minimaal twee weken voorafgaand aan een vergadering van de gebruikerscommissie over de voortgang van het project. De projectleider draagt er zorg voor dat tijdens de vergadering van de gebruikerscommissie de resultaten worden gepresenteerd. De projectleider stuurt de rapportage aan NWO.

• 3. De projectleider rapporteert in ieder geval over het doel van het onderzoek, werkplan, mijlpaalplanning, resultaten, utilisatie, samenwerking en contacten met gebruikers, beknopt financieel overzicht, congressen en publicaties. Tevens neemt de projectleider in de rapportage een gespecificeerd overzicht op van de tot dan toe verstrekte cofinanciering zowel in cash als in kind.

3.3.2b. Tussentijdse rapportage resultaten die in aanmerking komen voor octrooi(aanvraag)

• 1. De bij een (consortium)overeenkomst betrokken partijen informeren elkaar onmiddellijk als er gedurende het project aanwijzingen bekend zijn dat de resultaten onder een octrooi(aanvraag) van een begunstigde, een gebruiker of van een derde vallen.

• 2. Indien er resultaten worden gegenereerd die in aanmerking komen voor bescherming door een octrooi, informeert de projectleider onmiddellijk NWO, de projectdeelnemers en eventuele gebruikers. De projectleider vult een invention disclosure formulier in.

• 3. Aan de hand van het invention disclosure formulier besluiten de bij de (consortium)overeenkomst betrokken partijen gezamenlijk, indien van toepassing na consultatie van de gebruikers, of de resultaten zullen worden geoctrooieerd. Partijen maken daarover nadere schriftelijke afspraken.

• 4. Indien er geen consortiumovereenkomst is overeengekomen, wordt dit besluit genomen door de projectleider, de begunstigde(n) en NWO gezamenlijk.

3.3.3. Evaluatie

NWO kan het uitvoeren van een of meerdere evaluaties opdragen aan de projectleider en/of de hoofdbegunstigde. Bij het subsidieverleningsbesluit wordt de aanvrager hierover nader geïnformeerd.

3.3.4. Openbaarheid resultaten

• 1. De resultaten van het project zijn openbaar (zoals bedoeld in artikel 4.1.1), tenzij in de brochure anders is bepaald. Met dien verstande dat de periode van geheimhouding nooit langer kan zijn dan vijf jaar na einde looptijd project, hetgeen bij de subsidieverlening en de ‑vaststelling wordt vastgelegd.

• 2. Bij de openbaarmaking van resultaten wordt een publicatieprocedure gevolgd, conform artikel 4.1.3.

• 3. De openbaarheid heeft tenminste betrekking op:

  • a. resultaten die door de projectleider worden openbaargemaakt in een (tussentijdse) publicatie waaronder begrepen de onderzoeksdata zoals genoemd in het datamanagementplan;

  • b. resultaten die worden openbaar gemaakt, voortvloeiend uit de octrooiformaliteiten ter bescherming van resultaten;

  • c. resultaten die openbaar moeten worden gemaakt krachtens een beslissing van een rechter of een publiekrechtelijk orgaan. De ontvanger informeert de verstrekker schriftelijk over deze openbaarmaking.

• 4. Indien en voor zover in de brochure een geheimhoudingsverplichting is opgenomen, dragen de begunstigden er zorg voor dat deze op adequate wijze is gewaarborgd en wordt nageleefd.

3.3.5. Verzoek tot voortzetting

• 1. Een project kan in fases worden uitgevoerd. De subsidie kan door NWO per fase worden toegekend. In geval van voortzetting dient de projectleider een verzoek tot voortzetting in bij NWO binnen de in de brochure vermelde termijn.

• 2. In de toelichting van de verzoek tot voortzetting beschrijft de projectleider de voortgang, het werkplan/de mijlpaalplanning, de te verwachten resultaten en de noodzakelijkheid van de resterende subsidie voor de uitvoering van het projectplan.

• 3. Indien en voor zover van toepassing beschrijft de projectleider in het verzoek tot voortzetting tevens de (extra) inbreng van gebruikers, de mogelijkheden van bescherming van resultaten, de mogelijkheden tot commercialisering van de resultaten.

• 4. NWO kan nadere voorwaarden aan de inhoud van het verzoek tot voortzetting stellen.

• 5. Indien er een gebruikerscommissie is ingesteld, legt NWO het verzoek tot voortzetting voor aan de gebruikers in de gebruikerscommissie. NWO vraagt de gebruikers hun gemotiveerde advies (schriftelijk of tijdens de vergadering van de gebruikerscommissie) te geven over de voortzetting van het project.

• 6. NWO neemt een subsidieverleningsbesluit over de voortzetting van het project op grond van i) haalbaarheid van de projectdoelen waaronder indien van toepassing het geschetste utilisatie perspectief; en ii) noodzakelijkheid van de resterende subsidie voor een succesvolle afronding van het project conform het projectplan.

3.4. Gewijzigde omstandigheden

3.4.1. Meldingsplicht

• 1. Voor elke substantiële inhoudelijke afwijking dan wel wijziging van het door NWO gehonoreerde projectplan is voorafgaande toestemming van NWO vereist. De in het subsidieverleningsbesluit c.q. de goedgekeurde begroting opgenomen afzonderlijke begrotingsposten gelden als maxima. Ten aanzien van verschuivingen tussen begrotingsposten geldt het bepaalde in artikel 3.4.3.

• 2. Zodra er aanleiding is voor de projectleider, subsidiair de begunstigde (tevens penvoerder), om te veronderstellen dat het project niet of niet geheel vóór de einddatum kan worden afgerond of vóór deze datum niet geheel aan de subsidiebepalingen zal worden voldaan, dient de projectleider, subsidiair de begunstigde (tevens penvoerder), dit onverwijld te melden aan NWO. In dat geval vindt overleg plaats zoals bedoeld in artikel 3.4.2. Hiervan is onder meer sprake in de volgende gevallen:

  • a. Zodra voor het onderzoeksproject waarop een subsidieverleningsbesluit betrekking heeft van andere zijde financiële steun is of wordt toegezegd of gegeven;

  • b. Wijziging in de samenstelling van de in het projectplan genoemde personeel dan wel de omvang van de mate waarin zij voor het project worden ingezet en/of de persoon van de projectleider;

  • c. Wijziging in de arbeidsrelatie tussen projectleider en de begunstigde (met name het verbreken van deze arbeidsrelatie, een duurzame verstoring van de arbeidsrelatie en langdurige arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte) waardoor de projectleider gedurende langere periode niet meer inzetbaar is voor de hoofdbegunstigde. Partijen zetten zich in om, in overleg met de projectleider, tot een oplossing te komen, die de uitvoering van het onderzoek ten goede komt.

3.4.2. Overleg en wijzigingsbesluit

• 1. Naar aanleiding van de gewijzigde omstandigheden vindt er overleg plaats tussen NWO, de projectleider en de begunstigde(n) over de wijze waarop het project kan worden voortgezet en succesvol kan worden afgerond. Indien aanpassing van het projectplan noodzakelijk is, kan NWO een wijzigingsbesluit nemen.

• 2. Indien en voor zover de gewijzigde omstandigheid zich specifiek voordoen bij een medebegunstigde, kan NWO onder omstandigheden ook rechtstreeks met de desbetreffende medebegunstigde nadere afspraken maken. Deze afspraken kunnen gevolgen hebben voor dat deel van de subsidie die aan deze medebegunstigde is toegekend. Eventuele terugvordering dan wel intrekking van dat deel van de subsidie vindt plaats conform het bepaalde in artikel 3.5.2, lid 8 en lid 10.

• 3. Op verzoek van de projectleider kan NWO besluiten het restant van de subsidie alsmede de voortzetting van het project over te dragen aan een andere (hoofd)begunstigde, indien de projectleider bij deze begunstigde in dienst treedt of anderszins het project wordt overgedragen aan een andere begunstigde.

• 4. NWO behoudt zich het recht voor om, als de verstrekte informatie daar aanleiding toe geeft, het betalingsritme (bevoorschotting) van de subsidie aan te passen.

3.4.3. Verschuivingen tussen begrotingsposten

• 1. Verschuivingen tussen de begrotingsposten personeel en materieel behoeft toestemming van NWO, tenzij te voren (bv. in de brochure of in het subsidieverleningsbesluit) andere afspraken zijn gemaakt.

• 2. Verschuivingen tussen materiële kostenposten tot maximaal 20% van het totale materiële budget behoeven vooraf geen toestemming van NWO. Voorwaarde is dat de verschuiving past binnen het totale materiële budget en dat het verschoven budget ten goede komt van het onderzoeksproject en de besteding kan worden verantwoord.

3.4.4. Tussentijdse toetreding private cofinancier bij toegepast onderzoek

• 1. Bij toegepast onderzoek kan een private cofinancier tussentijds toetreden tot een gebruikerscommissie.

• 2. In onderling overleg tussen NWO en de begunstigden wordt de waarde vastgesteld van de door de cofinancier te leveren bijdrage(n) met inachtneming van artikel 3.2.4. Indien er een consortiumovereenkomst is overeengekomen wordt deze daarop aangepast, mede met oog op artikel 4.2.4.

• 3. De private cofinancier wordt lid van de gebruikerscommissie.

• 4. In de brochure kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan tussentijdse toetreding.

3.4.5. Intrekken of wijzigen van de subsidieverlening

• 1. NWO kan, zolang de subsidie niet is vastgesteld, de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de begunstigde wijzigen, indien:

  • a. de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden;

  • b. de begunstigde niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

  • c. de begunstigde onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid;

  • d. de subsidieverlening anderszins onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten, of

  • e. met toepassing van artikel 4:34, vijfde lid, Awb een beroep wordt gedaan op de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

• 2. Van de in lid 1 genoemde situaties is onder meer sprake:

  • • indien de middelen niet zijn uitgegeven en/of worden besteed voor een ander doel, dan waarvoor deze zijn bestemd dan wel op andere wijze niet verantwoord kunnen worden;

  • • bij gewijzigde omstandigheden zoals bedoeld in paragraaf 3.4 waarover door NWO en de begunstigde geen overeenstemming kan worden bereikt (bijvoorbeeld inzake een bijstelling van het projectplan en/of vervanging van de projectleider dan wel beëindiging van de arbeidsrelatie van de projectleider bij de begunstigde);

  • • het project niet binnen de in het subsidieverleningsbesluit bepaalde termijn is gestart;

  • • (in de situatie waarbij instelling van gebruikerscommissie een subsidievoorwaarde is) indien er geen gebruikerscommissie is of kan worden samengesteld;

  • • (in de situatie waarin er cofinanciering plaatsvindt): indien de cofinancier in staat van faillissement is komen te verkeren of zijn cofinanciering om andere redenen niet (meer) bijdraagt en er binnen redelijke termijn geen andere cofinancier bereid wordt gevonden de cofinanciering voor zijn rekening te nemen.

3.5. Einde

3.5.1. Projectduur en einde projectactiviteiten

• 1. Het project heeft een looptijd van maximaal 6 jaar. In de brochure kan een afwijkende maximale looptijd worden bepaald.

• 2. De projectactiviteiten dienen te worden beëindigd na ommekomst van de looptijd. De projectleider draagt er zorg voor dat het project binnen de looptijd succesvol wordt afgerond.

3.5.2. Subsidievaststelling

• 1.

  • a. Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, stelt NWO de subsidie overeenkomstig de subsidieverlening vast.

  • b. De subsidie kan lager dan wel op nihil worden vastgesteld indien:

    • – de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden;

    • – de begunstigde niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

    • – de begunstigde onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid, of

    • – de subsidieverlening anderszins onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten

• 2. Bij de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag wordt onderscheid gemaakt in drie categorieën:

  • a. Indien de tevoren aangeleverde begroting niet realistisch is gebleken (en de subsidiewaarde niet meer dan 50.000 Euro bedraagt), dient de begunstigde binnen 13 weken na einde van het project de juistheid van het totale bedrag van de werkelijke subsidiabele kosten aan te tonen, inclusief de gerealiseerde eigen bijdrage en de eventuele bijdragen van derden;

  • b. Voor subsidiewaardes tot en met 125.000 Euro dient de begunstigde binnen dertien weken na einde van het project aan te tonen dat het project daadwerkelijk is uitgevoerd en dat is voldaan aan de subsidievoorwaarden;

  • c. Voor subsidiewaardes boven de 125.000 Euro dient de begunstigde binnen dertien weken na einde van het project zowel een inhoudelijk als een financieel eindverslag in te leveren. Deze verslagen worden ondertekend door zowel de projectleider als de begunstigde.

• 3. NWO verstrekt vooraf richtlijnen waarin wordt aangegeven op welke wijze een en ander moet worden aangeleverd of aangetoond.

• 4. Het (financiële) eindverslag sluit aan op de ingediende en door NWO goedgekeurde begroting. Het bevat in ieder geval de benodigde gegevens over de omvang en looptijd van de aanstelling van het op het project aangestelde personeel en een overzicht van de te vergoeden materiële kosten.

• 5. Voor een eventuele toegekende benchfee vindt in principe geen financiële eindafrekening plaats.

• 6. Binnen dertien weken na ontvangst van het eindverslag neemt NWO een besluit omtrent de definitieve vaststelling van de subsidie. Dit subsidievaststellingsbesluit kan door NWO onder opgave van redenen worden uitgesteld tot een nader te bepalen datum.

• 7. Bij niet tijdige of onvolledige aanlevering van het eindverslag kan NWO de uitbetaling van het nog openstaande subsidiebedrag opschorten. Indien NWO een half jaar na einde van het project nog altijd geen subsidievaststellingsbesluit kan nemen als gevolg van het ontbreken van een (adequaat) eindverslag, stelt NWO deze situatie gelijk met afkeuring van het eindverslag.

• 8. NWO kan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen:

  • a. op grond van feiten of omstandigheden waarvan het bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld;

  • b. indien de subsidievaststelling onjuist was en de begunstigde dit wist of behoorde te weten, of

  • c. indien de begunstigde na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 9. De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald.

• 10. Terugbetaling van dat deel van de subsidie dat specifiek was bestemd voor een medebegunstigde, dat wordt ingetrokken, vindt plaats door de hoofdbegunstigde die een verhaalsrecht heeft op de desbetreffende medebegunstigde. NWO kan het desbetreffende deel van de subsidie ook rechtstreeks terugvorderen bij de medebegunstigde.

3.5.3. Controle rechtmatige subsidiebesteding

• 1. In de volgende gevallen stelt NWO als verplichting dat de begunstigden een controleverklaring aanleveren:

  • a. in geval het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ niet van toepassing is voor begunstigden. Als uitgangspunt geldt hierbij dat in principe alleen bij subsidies boven 125.000 Euro een controle verklaring verplicht wordt opgelegd, en/of

  • b. in geval NWO zelf gebonden is aan een specifieke voorwaarde tot overlegging van een controleverklaring voor door haar ontvangen middelen van publieke cofinanciers ten behoeve van het subsidie-instrument waarbinnen de begunstigde subsidie ontvangt.

• 2. NWO is tot twee jaar na de datum van subsidievaststelling (of indien van toepassing: de daadwerkelijke betaling van de eindafrekening), gerechtigd de rechtmatigheid van de besteding van de NWO-middelen en uitvoering conform de opgelegde subsidiebepalingen en eventuele andere randvoorwaarden te controleren bij alle begunstigden van de subsidie.

• 3. NWO kan bij de controle worden bijgestaan door (medewerkers van) derde partijen, en waar nodig, aanvullende informatie betreffende het project opvragen. Bedoelde informatie dient, waar van toepassing, in het door NWO gevraagde format te worden aangeleverd binnen de daarvoor door NWO gestelde redelijke termijn.

• 4. In geval van een controle ter plaatse dient de begunstigde toegang te verlenen tot de plaats waar de controle zal worden uitgevoerd.

• 5. De begunstigde zal een verslag van bevindingen ontvangen en informatie over de eventuele maatregelen die NWO noodzakelijk acht, respectievelijk zal treffen naar aanleiding van de uitgevoerde controle.

4. Publicatie en utilisatie

4.1. Publicaties

4.1.1. Toegankelijkheid projectresultaten en moment van publicatie

• 1. Projectresultaten worden zo spoedig mogelijk gepubliceerd. Met het oog op te verwachten exploitatierechten kan de projectleider, dan wel de hoofdbegunstigde, de publicatie van projectresultaten uitstellen tot maximaal negen maanden na de totstandkoming daarvan, tenzij in de brochure anders is bepaald (conform artikel 3.3.4, lid 1).

• 2. Met het oog op een optimale verspreiding, respectievelijk toepassing van de projectresultaten dienen deze op het moment van publicatie direct Open Access toegankelijk te zijn. Auteursrechten mogen slechts worden overgedragen aan derden voor zover daardoor de mogelijkheid om via Open Access te publiceren niet wordt geblokkeerd.

• 3. In geval het project (mede) wordt uitgevoerd door personen die geen dienstverband hebben met de kennisinstelling dient de projectleider dan wel de hoofdbegunstigde er zorg voor te dragen dat eventuele auteursrechten en IE-rechten van deze personen geen belemmering vormen voor publicatie van de projectresultaten.

• 4. NWO kan de benodigde auteursrechten claimen ten aanzien van projectresultaten indien NWO zelf een publicatie verzorgt over de desbetreffende resultaten.

• 5. Resultaten die niet in aanmerking komen voor publicatie en de bescherming middels IE-rechten, kunnen door de projectdeelnemers aan de andere betrokkenen (waaronder begrepen eventuele gebruikers) als know how vertrouwelijk ter beschikking worden gesteld.

4.1.2. Databestanden

• 1. De binnen het project verzamelde gegevens dienen goed en toegankelijk te worden gedocumenteerd en opgeslagen met name ten behoeve van verder wetenschappelijk onderzoek. Bij databestanden worden NWO en de begunstigde waar het onderzoek is uitgevoerd, tezamen beschouwd als de ‘producent van de databank’ zoals bedoeld in de Databankenwet.

• 2. De begunstigde waar het onderzoek is uitgevoerd die tevens kan worden aangemerkt als de producent van een databestand, en waar van toepassing ook de auteursrechthebbende, geeft toestemming aan NWO om ten aanzien van het databestand:

  • • met het oog op de bevordering van de kennisoverdracht van onderzoeksresultaten nadere voorwaarden te stellen aan de auteursrechten en de extractierechten;

  • • nadere aanwijzingen te geven over de wijze waarop de databestanden beschikbaar dienen te worden gesteld voor gebruik ten behoeve van verder wetenschappelijk onderzoek.

4.1.3. Publicatieprocedure

• 1. De (deel)projectleider draagt zorg voor publicatie van de resultaten, tenzij publicatie geen enkel publiek belang dient.

• 2. Projectdeelnemers en een eventuele gebruikerscommissie kunnen in onderling overleg nadere afspraken maken over een publicatieprocedure.

• 3. Bij publicatie van projectresultaten wordt aangegeven dat NWO subsidie heeft verleend, onder vermelding van het NWO-projectnummer en het subsidie-instrument waarvan het project deel uitmaakt. Het NWO-logo wordt afgebeeld. Indien van toepassing wordt de formele aanduiding van NWO in de desbetreffende taal gehanteerd (zie definitiebepalingen).

4.2. Utilisatie

4.2.1. Algemeen

• 1. De projectdeelnemers spannen zich tijdens en na afloop van het project in voor een adequate en effectieve utilisatie van de resultaten.

• 2. In een overeenkomst, waaronder een overeenkomst zoals bedoeld in artikel 1.2, lid 3, worden afspraken gemaakt over de rechten op de projectresultaten met inachtneming van het bepaalde in de overige leden van dit artikel.

• 3. In geval het project (mede) wordt uitgevoerd door personen die geen dienstverband hebben met de kennisinstelling dient de projectleider dan wel de (hoofd)begunstigde er zorg voor te dragen dat eventuele IE-rechten van deze personen geen belemmering vormen voor utilisatie van de projectresultaten.

• 4. Afspraken die partijen maken met betrekking tot utilisatie dienen te voldoen aan het geldende regime inzake staatsteun.1 Indien en voor zover de gemaakte afspraken strijdig blijken te zijn met het regime inzake staatssteun, treden partijen zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg om de gemaakte afspraken zodanig aan te passen dat deze voldoen aan dit regime. Daarbij streven partijen ernaar dat de nieuwe afspraken de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benaderen.

• 5. Projectresultaten zijn gedurende het project ter vrije beschikking van alle projectdeelnemers ten behoeve van de (verdere) uitvoering van het project.

• 6. Indien naar het oordeel van een projectdeelnemer en/of de gebruikerscommissie sprake is van octrooieerbare resultaten, stelt deze partij de andere partijen hiervan op de hoogte vóórdat de octrooiaanvraag wordt ingediend.

• 7. Voor ieder licentie (gebruiksrecht) geldt dat de licentienemer verplicht is om zich in te spannen de projectresultaten daadwerkelijk te commercialiseren of toe te passen en om over die inspanningen te rapporteren. Deze inspanningsverplichting tot commercialisatie van de projectresultaten geldt dienovereenkomstig voor een partij aan wie een octrooi op de projectresultaten wordt overgedragen.

• 8. Begunstigden behouden altijd het recht de onderzoeksresultaten te gebruiken voor onderzoek en onderwijs.

• 9. Een gebruiker stelt NWO en de begunstigde(n) niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het gebruik van de projectresultaten en vrijwaart NWO en de begunstigde(n) van eventuele aansprakelijkheidsstelling door derden.

• 10. Waar relevant kan bij het vaststellingsbesluit zoals bedoeld in artikel 3.5.2 worden aangegeven tot welke datum de projectleider en de begunstigden dienen te rapporteren aan NWO over de utilisatie van de projectresultaten.

• 11. De (deel)projectleider en NWO maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van elkaar geen afspraken met een gebruiker of een derde over de resultaten, zoals bijvoorbeeld afspraken waarbij de derde eigendomsrechten of gebruiksrechten op resultaten krijgt, of over geheimhouding van resultaten, of over voorwaarden die aan een publicatie worden gesteld.

4.2.2. IE-rechten bij project in buitenland door niet-nederlandse kennisinstelling

Indien en voor zover het project in het buitenland wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van een in het buitenland gevestigde kennisinstelling, kan de desbetreffende buitenlandse kennisinstelling de in het land van onderzoek toepasselijke IE-wetgeving toepassen, mits deze IE-wetgeving in vergelijking met de Nederlandse IE-wetgeving niet ten nadele werkt van de betrokken Nederlandse partij(en) en/of de onderzoeksresultaten.

4.2.3. Achtergrondkennis ten behoeve van utilisatie van projectresultaten

• 1. Indien er achtergrondkennis als bedoeld in artikel 3.2.5 benodigd is ten behoeve van de (commerciële) exploitatie dan wel utilisatie van de projectresultaten, verstrekt de rechthebbende van de achtergrondkennis op nader overeen te komen voorwaarden het desbetreffende gebruiksrecht aan de overige projectdeelnemers en eventuele gebruikers. De voorwaarden zijn redelijk dan wel marktconform.

• 2. De rechthebbende garandeert de projectdeelnemers dat hij over het gebruiksrecht kan beschikken. Indien en voor zover er beperkingen gelden bij de uitoefening van dit gebruiksrecht, verstrekt de rechthebbende de andere projectdeelnemers adequaat alle benodigde relevante informatie dienaangaande. De commerciële belangen van de rechthebbende worden door de uitoefening van het gebruiksrecht door de projectdeelnemers in redelijkheid niet geschaad.

4.2.4. IE-rechten op resultaten

• 1. In de brochure wordt bepaald wie de regie heeft bij de verdeling van de IE-rechten op de projectresultaten: NWO of de (deel)projectleider.

• 2. Indien NWO de in lid 1 bedoelde regie heeft, komen de IE-rechten op de resultaten gezamenlijk toe aan NWO en de begunstigde, wiens medewerker de betreffende resultaten heeft gegenereerd. Afspraken dienaangaande worden opgenomen in een afzonderlijke overeenkomst. NWO kan hiervoor in de brochure nadere regels stellen.

• 3. Indien de projectleider de in lid 1 bedoelde regie heeft, wordt door de betrokken partijen in de consortiumovereenkomst bepaald op welke wijze de IE-rechten op de projectresultaten worden verdeeld tussen de projectdeelnemers en (waar van toepassing) gebruikers. Daarbij wordt de keuze gemaakt uit een van de twee volgende modellen:

  • i. De verdeling van de IE-rechten op de resultaten vormt een passende afspiegeling van de werkpakketten, bijdragen en respectieve belangen van de projectdeelnemers en eventuele gebruikers.

  • ii. De IE-rechten komen toe aan de werkgever van de onderzoeker die de vinding heeft gedaan.

    • • De bij de consortiumovereenkomst betrokken partijen kunnen op een later moment overeenkomen dat de aldus door de betreffende werkgever verkregen IE-rechten geheel of gedeeltelijk zullen worden overgedragen aan een private partij, bij voorrang een van de projectdeelnemers of gebruikers;

    • • Indien de vinding gezamenlijk wordt gedaan door onderzoekers van verschillende werkgevers terwijl niet goed kan worden bepaald wat het exacte aandeel van de verschillende onderzoekers daarbij is, komen de IE-rechten toe aan de desbetreffende werkgevers gezamenlijk.

• 4. NWO kan in de brochure een van de in lid 3 genoemde modellen als voorwaarde stellen. In dat geval hebben de bij de consortiumovereenkomst betrokken partijen geen keuzerecht uit genoemde modellen.

• 5. Private cofinanciers kunnen rechten op de projectresultaten naar rato van de door de betreffende private cofinancier geleverde bijdrage op het totaal van de goedgekeurde projectbegroting, tenzij een passende afspiegeling afwijking hiervan rechtvaardigt, als volgt verwerven:

  • i. Indien de waarde van de private cofinanciering niet hoger is dan 10% (rekenkundig afgerond zonder decimaal), verwerft de betreffende cofinancier geen rechten op de resultaten van de uitvoerende onderzoekspartij. De cofinancier kan tijdens het onderzoek gegenereerde resultaten royalty-vrij aanwenden uitsluitend voor intern gebruik;

  • ii. Indien de waarde van de private cofinanciering tenminste 11% bedraagt doch niet hoger is dan 30% (rekenkundig afgerond zonder decimaal) verwerft de private cofinancier – in aanvulling op het onder i genoemde recht, een optierecht op licentie of overdracht van de projectresultaten die (mede)eigendom zijn van de kennisinstelling(en) en eventueel NWO. Bij effectuering van de optie dient voor overdracht of verkrijging van een al dan niet exclusieve licentie een marktprijs te worden betaald minus de private bijdrage. Indien meerdere gebruikers in aanmerking komen voor een optie, worden de toepassingsgebieden bepaald. Indien dit niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve licentie. Indien een werknemer van een private cofinancier mede-uitvinder is van een octrooi op een resultaat, verkrijgt deze private cofinancier voorts een optie op een niet-exclusief, royalty-vrij, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor maximaal 30 maanden op dat octrooi.

  • iii. Indien de waarde van de private cofinanciering 31% of meer bedraagt, verwerft de private cofinancier – in aanvulling op het onder ii genoemde optierecht- een optierecht op niet-exclusief, royalty-vrij commercieel gebruiksrecht.

• 6. In een overeenkomst wordt van elk van de private cofinanciers aangegeven in welk van de in lid 5 genoemde categorieën de cofinancier wordt ingedeeld. De waardebepaling van de geleverde bijdrage(n) vindt plaats op grond van de in artikel 3.2.4 beschreven systematiek.

• 7. In de brochure kunnen nadere beperkingen worden gesteld aan de termijn waarbinnen de in lid 5 genoemde optierechten door private cofinanciers kunnen worden uitgeoefend.

• 8. Bij overdracht van rechten op projectresultaten geldt als uitgangspunt dat hiervoor een marktconforme vergoeding dient te worden betaald, minus de private bijdrage. IE-rechten mogen slechts worden overgedragen aan derden voor zover daardoor eventuele private cofinanciers niet onevenredig in hun belangen worden geschaad.

5. Algemeen

5.1. Begripsbepalingen

• Aanvrager De persoon of de instelling die subsidie aanvraagt [zie artikel 1.1].

• Akkoord Het Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek. De tekst van het Akkoord is als bijlage gehecht aan deze regeling en te vinden op de NWO-website.

• Begunstigde De kennisinstelling waaraan het subsidiebedrag wordt uitbetaald, dan wel deels via de hoofdbegunstigde, tevens de penvoerder.

• Benchfee Persoonsgebonden kosten die ter beschikking worden gesteld voor de aan te stellen promovendi en senior wetenschappelijk medewerkers à € 5.000 per (voltijdse) aanstelling. De benchfee is bedoeld ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerkers; onder meer de promotiekosten en (buitenlands) congresbezoek kunnen hieruit worden betaald. De benchfee staat volledig ter beschikking van de projectleider ten behoeve van de gefinancierde projectmedewerker(s), volgens de geldende regels van de desbetreffende instelling.

• Beoordelingscommissie Een commissie zoals bedoeld in artikel 6.1 van het toepasselijke domeinreglement, die tot taak heeft om te adviseren over de ingediende subsidieaanvragen.

• Brochure Bevat de specifieke voorwaarden van een subsidie-instrument, zoals bedoeld in artikel 2.1.2. Ook wel aangeduid als Call for proposal.

• (Private) cofinancier Degene die in cash en/of in kind bijdraagt aan het project, zonder hoofdaanvrager of mede-aanvrager te zijn. Ook publiekrechtelijke instellingen kunnen optreden als private cofinancier.

• IE-rechten Alle rechten met betrekking tot intellectuele eigendom, met uitzondering van auteursrechten.

• Gebruiker Lid van de gebruikerscommissie zoals bedoeld in artikel 3.3.2a.

• Gebruikerscommissie Een door NWO ingestelde commissie die tot hoofdtaak heeft de projectleider te adviseren over de inrichting van het project, met als doel de utilisatiemogelijkheden van het project te maximaliseren.

• Investeringen Alle onderzoeksmiddelen die worden ingezet voor het project die na afloop van het project economische waarde hebben cq kunnen worden hergebruikt. Dat wil zeggen apparatuur, software met restwaarde, infrastructuur etc.

• Invention disclosure formulier Een door NWO verstrekt standaard formulier met alle relevante informatie over een vinding op basis waarvan de octrooieerbaarheid en de utilisatie van de vinding kan worden vastgesteld.

• Jury Een commissie zoals bedoeld in artikel 6.1 van het toepasselijke domeinreglement, die tot taak heeft om te adviseren over de ingediende subsidieaanvragen.

• Kennisinstelling zie artikel 1.1, leden 1-3.

• Materiële kosten Projectspecifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, materialen, kleine instrumenten en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben, waaronder bepaalde software. Hieronder worden mede begrepen (internationale) reis- en verblijfskosten.

• NWO De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, daaronder begrepen haar domeinen. In deze subsidieregeling wordt met NWO het orgaan dan wel de functionaris aangeduid die op grond van de geldende Bevoegdhedenregeling NWO bevoegd is NWO te vertegenwoordigen dan wel het desbetreffende besluit te nemen.

  Formele aanduiding NWO in andere talen. De naam van NWO wordt als volgt vertaald:

  • – (Engels): Netherlands Organisation for Scientific Research (engels);

  • – (Frans): Organisation Néerlandaise pour la Recherche Scientifique;

  • – (Duits): Niederländische Organisation für wissenschaftliche Forschung;

  • – (Italiaans):Organizzazione nazionale olandese per la ricerca scientifica;

  • – (Spaans): Organización neerlandesa de investigaciones científicas.

• Onderzoek Waar relevant wordt in deze subsidieregeling onderscheid gemaakt tussen toegepast onderzoek (d.w.z. industrieel onderzoek en/of experimentele ontwikkeling) en fundamenteel onderzoek:

  • • Fundamenteel onderzoek: zoals bedoeld in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de EU, nl. experimentele of theoretische werkzaamheden die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een directe commerciële toepassing of een direct commercieel gebruik wordt beoogd.

  • • Industrieel onderzoek: zoals bedoeld in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de EU, nl. planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de creatie van onderdelen voor complexe systemen en kan ook de bouw omvatten van prototypes in een laboratoriumomgeving en/of in een omgeving met gesimuleerde interfaces voor bestaande systemen, alsmede pilotlijnen, wanneer dat nodig is voor het industriële onderzoek en met name voor de validering van generieke technologie.

  • • Experimentele ontwikkeling: zoals bedoeld in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de EU, nl. het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technologische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden, gericht op het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten. Dit kan ook activiteiten omvatten die gericht zijn op de conceptuele formulering, de planning en documentering van alternatieve producten, procedés of diensten.

    • ○ Experimentele ontwikkeling kan prototyping, demonstraties, pilotontwikkeling, testen en validatie omvatten van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten in omgevingen die representatief zijn voor het functioneren onder reële omstandigheden, met als hoofddoel verdere technische verbeteringen aan te brengen aan producten, procedés of diensten die niet grotendeels vast staan. Dit kan de ontwikkeling omvatten van een commercieel bruikbaar prototype of pilot die noodzakelijkerwijs het commerciële eindproduct is en die te duur is om te produceren alleen met het oog op het gebruik voor demonstratie- en validatiedoeleinden.

    • ○ Onder experimentele ontwikkeling wordt niet verstaan routinematige of periodieke wijziging van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen, diensten en andere courante activiteiten, zelfs indien die wijzigingen verbeteringen kunnen inhouden.

  • • Toegepast Onderzoek, zoals bedoeld in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie, nl. industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling of een combinatie van beide.

• Open Acces Toegankelijk Vrije toegankelijkheid voor iedereen, zonder embargoperiode, als bedoeld in het Open Access beleid van NWO zoals gepubliceerd op de NWO website.

• Penvoerder De hoofdbegunstigde aan wie de subsidie is verleend en waaraan het subsidiebedrag door NWO wordt uitbetaald. De betaling via penvoerder geldt als betaling aan de subsidieontvanger(s).

• Projectleider De persoon in dienst van de kennisinstelling die de hoofdbegunstigde is en die de inhoudelijke en financiële eindverantwoordelijkheid draagt voor het project.

• Projectdeelnemer Een begunstigde of een cofinancier die deelneemt aan de uitvoering van het project.

• Projectresultaten Alle uitvindingen, uitkomsten, materialen, methodes, processen, producten, programma’s, software, vindingen of ontdekkingen die binnen een project worden gegenereerd.

• Publicatie Openbaarmaking van projectresultaten op welke wijze of langs elke weg dan ook, met uitzondering van openbaarmaking die voortvloeit uit een octrooiaanvraag op resultaten.

• Startdatum De datum waarop de projectleider een eerste uitgave van de toegekende financiering voor het project heeft gedaan of de datum van de eerste aanstelling van personeel op het project.

• Subsidie-instrument Een instrument voortkomend uit het NWO- subsidiebeleid en opgezet als een geheel van regels via welke een bepaalde hoeveelheid subsidiemiddelen beschikbaar wordt gesteld aan het betrokken onderzoeksveld.

• Subsidieverleningsbesluit Besluit van NWO zoals bedoeld in artikel 2.3.1 waarmee subsidie wordt verleend aan de begunstigde(n) om een project uit te voeren.

• Tenure track-aanstelling Een aanstelling voor een ervaren wetenschappelijk onderzoeker met uitzicht op een vast dienstverband en een hoogleraarschap op termijn. De tenure track-aanstelling moet schriftelijk zijn vastgelegd en gefinancierd worden uit structurele middelen van de onderzoeksinstelling, hetgeen blijkt uit een schriftelijke verklaring van de universiteit.

• Vaststellingsbesluit Besluit van NWO zoals bedoeld in artikel 2.5.2 waarmee de subsidie definitief wordt vastgesteld voor de begunstigde(n) en op grond waarvan eindafrekening plaatsvindt.

5.2. Juridische grondslag en context

• 1. Deze regeling bevat richtlijnen (zoals bedoeld in artikel 6, vierde lid, van de wet) voor subsidiebesluiten die genomen worden door de raad van bestuur, of in mandaat namens de raad van bestuur.

• 2. Deze regeling is de NWO subsidieregeling zoals bedoeld in artikel 2.2, eerste lid, onder e, van het Bestuursreglement en artikel 3.1, eerste lid, van de Bevoegdhedenregeling.

• 3. Deze regeling is op 26 april 2017 vastgesteld door de raad van bestuur.

• 4. Op subsidieverstrekkingen door of namens de raad van bestuur is voorts de volgende wet- en regelgeving van toepassing:

  • a. De Algemene wet bestuursrecht (meer in het bijzonder titel 4.2 van de Awb);

  • b. de geldende ‘Aanwijzingen voor subsidieverstrekking’ (vastgesteld door de minister van algemene zaken);

  • c. het geldende Onderwijscontroleprotocol OCW/EZ;

  • d. de geldende Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening VSNU.

In deze subsidieregeling wordt waar nodig aangesloten op bovengenoemde wet- en regelgeving, waardoor het in beginsel niet nodig is deze separaat te raadplegen, tenzij er in deze regeling expliciet naar wordt verwezen. Indien en voor zover deze subsidieregeling afwijkt van bovengenoemde wet- en regelgeving op onderdelen waarop dit niet is toegestaan, heeft bovengenoemde wet- en regelgeving ten aanzien van de desbetreffende onderdelen voorrang op deze subsidieregeling.

5.3. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘NWO Subsidieregeling 2017’ en treedt in werking na publicatie in de Staatscourant en werkt terug tot 1 mei 2017.

5.4. Intrekking oude regelingen/ oude algemene voorwaarden

De ‘NWO regeling subsidies’ van 1 december 2015 alsmede de ‘Algemene Voorwaarden STW’ van 1 december 2015 en de daarop gebaseerde nadere voorwaarden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in de zogenoemde programmabrochures) komen op het moment van inwerkingtreding van deze regeling te vervallen. Dat wil zeggen dat op nieuwe vanaf 1 mei 2017 vastgestelde brochures (alsmede de hierop gebaseerde besluiten) uitsluitend deze subsidieregeling van toepassing is. Op de vóór genoemde datum vastgestelde brochures (en de daarop gebaseerde besluiten), blijven de destijds geldende subsidievoorwaarden van toepassing.

Bijlage Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek

[Red: Gepubliceerd op www.nwo.nl.]

1. Op dit moment met name de zogenoemde Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de EU [AGVV 651/2014], meer specifiek deel 4 betreffende ‘Steun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie’. Alsmede de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie [2014/C 198/01]. ^ [1]